3 Tendencias y 15 casos de éxito de RPA (Automatización Robótica de Procesos)

RPA es un conjunto de tecnologías que logran automatizar tareas repetitivas y de alto volumen
usando robots digitales.

Los robots digitales (‘bots’) son programas especializados en ejecutar procesos de trabajo con
datos imitando a lo que hace una persona. Mucho más deprisa y sin fallos.

3 Tendencias en automatización de procesos (RPA) para 2024

3.1 Automatización de procesos de atención al cliente:

Con el crecimiento constante del comercio electrónico y la interacción en línea, las empresas se
enfrentan a un aumento en las consultas y solicitudes de los clientes. La RPA puede utilizarse
para automatizar tareas de atención al cliente, como responder a preguntas frecuentes,
procesar devoluciones y gestionar solicitudes de reembolso. Los bots de RPA pueden brindar
respuestas precisas y rápidas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, reduciendo la carga
de trabajo del personal de atención al cliente y mejorando la satisfacción del cliente.

Nada hay mejor que el calor de una conversación con una persona.

Nada mejora más las ventas y la satisfacción del cliente.

El RPA bien diseñado favorece esas conversaciones porque aporta los datos necesarios a la
persona que da el soporte, filtra a los usuarios hacia sus interlocutores más adecuados y ahorra
tiempo a todo el mundo.

3.2 Automatización de procesos de recursos humanos (RRHH):

Los departamentos de recursos humanos enfrentan una gran cantidad de tareas

administrativas, como el procesamiento de nóminas, la gestión de beneficios, la incorporación
de empleados y la gestión de licencias. La RPA puede automatizar estos procesos, eliminando la
necesidad de entrada manual de datos y reduciendo los errores.

Se trata de liberar tiempo de tareas repetitivas como rellenar formularios, verificar datos y luego
rellenar informes periódicos en Excel

Las personas de RRHH suelen estar saturadas de trabajo debido a procesos de selección y a que
deben dedicar el tiempo necesario a cada persona. Este tipo de tareas son más estratégicas y de
mayor valor. Además suele faltarles tiempo para la planificación de la fuerza laboral y el
desarrollo de talento.

3.3 Automatización de procesos de aprovisionamiento y logística industrial:

La segunda generación de RPA consigue un híbrido entre la actuación de personas y tareas

automatizables.

Piensa en procesos donde hay que coordinar logística de proveedores con ingeniería de
producto y con el departamento de Calidad. Es muy fácil que haya un atasco y se provoquen
retrasos en la entrega prevista de un producto físico que hay que fabricar a medida.
Un bot de software ‘inteligente’ puede ayudar a buscar y validar toda la información. En
producción suelen controlar con sistemas MRP las materias primas que necesitan para fabricar
algo a tiempo. El problema surge cuando dependes de áreas como Compras, proveedores
externos o Ventas que hacen cambios de última hora debido a presiones de clientes e
imprevistos casi inimaginables. Es la vida misma y negar la evidencia no es buena cosa.

Piensa que se requiere que todas las materias primas, los semielaborados y los datos de
producción en planta (disponibilidad de personas y máquinas necesarias para fabricar ese
producto)

Queda comentar un uso clásico en el que todo el mundo piensa cuando se imagina un bot de
software.

En el ámbito financiero y contable, la RPA es especialmente efectiva para la automatización de

tareas repetitivas, como la conciliación de cuentas, especialmente las del banco, la entrada de
datos contables, el registro de asientos y la generación de informes financieros. Al usar la RPA
para estas tareas, las organizaciones pueden reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo
dedicados a la contabilidad, minimizar los errores y garantizar el cumplimiento normativo. Esto
libera a los profesionales de las finanzas para concentrarse en análisis más estratégicos y
decisiones financieras.

Estas tendencias muestran cómo la RPA puede ser una solución valiosa para reducir la carga de
trabajo en diversas áreas empresariales al automatizar tareas rutinarias y repetitivas. Al hacerlo,
las organizaciones pueden mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y permitir que su
personal se concentre en actividades de mayor valor añadido.

15 casos de éxito de RPA

#1. Cumplimiento de la normativa y conocimiento del cliente (CSC)

El sector financiero fue uno de los que mejor exploró los casos de uso de la automatización
robótica de procesos. En este sector se realizan muchas tareas de gran volumen que requieren
rapidez y precisión. Además, está inundada de software heredado y tiene que hacer frente a
estrictos controles normativos. La RPA está hecha a medida para cada uno de estos escenarios.

Los bancos y las instituciones financieras han adoptado diversas aplicaciones de RPA. Algunos
de estos casos de uso han ayudado a resolver problemas de manejo de grandes cantidades de
datos, mientras que otros han abordado cuestiones nuevas que el ERP clásico no cubre, en
particular la normativa y el cumplimiento de la legislación.

He aquí dos de los mejores ejemplos de automatización robótica a partir de los requisitos del
banco para cumplir las normas de gobernanza financiera:

 Ayuda para el «compliance»

 Mejorar los tiempos y precisión en la tramitación de créditos. Hay un montón de
expertos en ciencia de datos trabajando en estas cuestiones y con IA.

Los bancos están sometidos a una gran presión para que ayuden a abordar la cuestión de la
información de los clientes a través de las restricciones contra el blanqueo de capitales (AML).
El cumplimiento de estas normas ha dado lugar a la necesidad de añadir más personal y
tecnología, y los informes sugieren que el gasto en «RegTech» (tecnología para cumplir con las
Regulaciones) alcanzará unos 200.000 millones de dólares en 2028.

El procesamiento de documentos es uno de los cuellos de botella más considerables a los que
se enfrentan las empresas financieras debido a la necesidad de saber muy bien quién es un
nuevo cliente potencial CSC (Controles de Seguridad del Cliente) y luego saber si se confirma
que ese cliente es «bueno» con la DDC o «diligencia debida con respecto al cliente». El gran
problema es que estos procedimientos suponen un gasto que no genera ingresos y, sin embargo,
su incumplimiento acarrea cuantiosas multas. Este dilema pone de manifiesto la urgente
necesidad de soluciones para el procesamiento de los datos personales que no sean costosas.

Caso práctico de RPA para KYC (Know Your Customer), conoce a tu cliente

HDFC es el mayor banco privado de la India. Tuvieron que hacer frente a un aumento de nuevos
clientes, lo que supuso una importante carga administrativa. Leer y procesar los documentos
necesarios para aprobar la normativa KYC implica muchas tareas manuales que consumen
mucho tiempo.

Utilizaron una solución RPA para extraer datos de las solicitudes de cuentas, incluidos los
documentos escaneados. El software RPA les permitió gestionar todo el ciclo KYC. Al acelerar el
proceso, redujeron los costes y las horas de trabajo en un 50%, aumentaron la productividad
global en un 60% y redujeron los errores humanos.

#2. Tramitación de préstamos

Tradicionalmente, la tramitación de préstamos ha sido un proceso muy ineficaz y lento. Implica

una cantidad considerable de comprobaciones de datos y mucho papeleo. La industria financiera
está superpoblada, y la competencia de los neobancos disruptivos. Las expectativas de los
consumidores han aumentado considerablemente en los últimos años, y la rapidez de las
decisiones de préstamo suele ser un punto de competencia entre los bancos.

Estudio de caso de RPA para la tramitación de préstamos

UBS es un banco suizo con una enorme presencia mundial. Durante la COVID-19, el Consejo
Federal suizo aprobó préstamos a tipo cero para las empresas que luchan contra la crisis. El reto
para UBS era no disponer de la infraestructura necesaria para gestionar el maremágnum de
aplicaciones.

Se había acumulado un retraso de 10.000 solicitudes. Así que, como parte de sus esfuerzos
generales de transformación digital, UBS razonó que RPA podría utilizarse para ayudar a
procesar estos préstamos. El equipo utilizó RPA para implantar un proceso de automatización
en sólo seis días. La tecnología transformó el tiempo de tramitación de cada préstamo de unos
40 minutos a sólo cinco, ahorrando tiempo y mano de obra.

#3. Acceso a los datos de los pacientes

Tener acceso a los datos de los pacientes es esencial para ofrecer una atención óptima. Sin
embargo, a menudo esta información se encuentra aislada en bases de datos inconexas de
consultas médicas, hospitales y otros repositorios de datos sanitarios. Esta situación da lugar a
solicitudes de datos ineficaces y a mucho procesamiento manual.
La RPA, al igual que la automatización de pruebas, puede utilizarse para automatizar muchos de
estos procesos, lo que significa que los médicos tienen acceso a los datos que necesitan para
tomar decisiones más informadas y fundamentadas.

Caso práctico de RPA para acceder a historiales de pacientes

El Servicio Nacional de Salud (NHS), el sistema sanitario público del Reino Unido, es una especie
de milagro. Presta asistencia sanitaria gratuita a los 67 millones de ciudadanos del país. Sin
embargo, al estar formada por una amalgama de fideicomisos, consejos y organismos, se ha
ganado fama de ineficaz, abultada y redundante.

El NHS de Dorset necesitaba encontrar una forma de que los médicos de cabecera pudieran
acceder al Dorset Care Record (DCR), una colección de historiales médicos de pacientes. Por
supuesto, como estos registros contienen información sanitaria y social sensible, la seguridad es
una gran preocupación.

Su solución de RPA consistió en crear cuentas para cada uno de los 1.500 médicos de cabecera
de la zona de Dorset con el fin de proporcionar una búsqueda de pacientes segura y eficaz. El
proceso ahorra mucho tiempo a los médicos de cabecera y les da acceso a historiales precisos
de los pacientes con sólo pulsar un botón, superando así un gran problema al que se enfrenta
una organización sobrecargada.

#4. Incorporación de empleados

Los departamentos de Recursos Humanos (RRHH) abarcan una amplia gama de

responsabilidades. Sin embargo, la gestión de los empleados implica muchos formularios y un
trabajo mundano y repetitivo para cumplir las normas. Algunas de estas tareas incluyen la
gestión de los datos de los empleados, el registro del aprendizaje y el desarrollo, los registros de
bajas y ausencias y la incorporación de los empleados.

La contratación de empleados se ha convertido en un tema candente en los últimos años.

Muchas empresas luchan por encontrar a los mejores talentos, e incluso cuando lo consiguen,
tienen dificultades para retener a los recién contratados.

La incorporación de los empleados comprende varias tareas de menor envergadura. Esto incluye
la comprobación de antecedentes, el envío de cartas de oferta, la activación de cuentas de
empleados para software interno y la difusión de documentos y manuales pertinentes.

Para las grandes empresas, estos procesos se traducen en una gran pérdida de tiempo que
podría dedicarse a los elementos más humanos de RR.HH., como garantizar que el personal se
adapte correctamente y se sienta respaldado. En la era del trabajo híbrido y a distancia, estos
factores nunca han sido tan importantes.

Caso práctico de RPA para la incorporación de empleados

Una empresa líder en la fabricación de acero en Estados Unidos estaba experimentando un

periodo de crecimiento sostenido. Esta situación les obligó a realizar un gran número de nuevas
contrataciones. Uno de los grandes problemas a los que se enfrentaban era que sus operaciones
se extendían por todo Estados Unidos, lo que hacía que la incorporación fuera un reto que
requería mucha mano de obra.
La coordinación de este esfuerzo en distintos lugares planteó varios retos. También requería la
colaboración interdepartamental. Por ejemplo, el departamento de TI y el de RRHH tenían que
trabajar juntos para facilitar el acceso a los sistemas y portátiles. El resultado fue un trabajo
desordenado y desorganizado que causó retrasos, perjudicó la productividad e incluso provocó
la rotación de nuevos empleados.

La empresa reconoció la necesidad de un sistema más eficaz. Se decidieron por una solución
para automatizar el proceso de incorporación. Este software utilizaba RPA para leer y
comprender los documentos de los empleados y actualizar la información en las bases de datos
de la empresa. También se trataba de utilizar la tecnología para activar las cartas de oferta y, en
su caso, la documentación para las nuevas contrataciones. Por último, la RPA también se utilizó
para asignar inicios de sesión y accesos al software a varios empleados en función de sus
funciones dentro de la organización.

En general, la adopción de procesos RPA ahorró tiempo y dinero, aumentó la satisfacción de los
empleados y facilitó un proceso de incorporación bien gestionado y sin errores.

#5. Auditoría y Consultoría

Los departamentos de contabilidad de las grandes empresas procesan una cantidad increíble de
transacciones mensuales. Tradicionalmente, se trata de un proceso laborioso que implica
escanear documentos, extraer datos de varios sistemas y una cantidad considerable de
introducción de datos. Es comprensible que estos procesos sean propensos al error humano.

La automatización del software y la RPA pueden utilizarse para automatizar las cuentas por
cobrar, las cuentas por pagar, las nóminas, el cumplimiento de las obligaciones fiscales, la
elaboración de informes, las previsiones y mucho más.

Las auditorías son sólo un área de la contabilidad que RPA puede mejorar. Cada auditoría
consiste en una serie de tareas manuales, repetitivas y de gran volumen. Estas tareas son una
sangría para el capital humano que desvían a los trabajadores humanos de los puestos de trabajo
orientados al valor.

RPA para auditorías aumenta la precisión, el rendimiento y la detección del fraude. La

implantación de la tecnología aumenta la satisfacción de clientes y empleados, además de
reducir costes.

Caso práctico de RPA para auditoría

En el artículo de investigación titulado Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case

Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022), los autores presentan
diversos casos de uso de RPA. La investigación trata de una empresa estadounidense que se
dedica a auditar empresas privadas del sector inmobiliario.

Antes de implantar RPA, el flujo de trabajo empresarial del cliente consistía en los siguientes
pasos:

1. a) Carga de documentos en el programa fiscal

2. b) Ejecución de varios cálculos
3. c) Descargar datos basados en estos cálculos
4. d) Reformateo del fichero con fines informativos
Los investigadores señalan una considerable resistencia a la automatización por parte de los
auditores de las empresas. Sin embargo, una vez que la dirección demostró las ventajas, la
aceptación fue rápida. Además, la aplicación no se tradujo en despidos, lo que ayudó claramente
a la adopción.

Un aspecto interesante de la implantación fue que la empresa de contabilidad no impuso el uso

de RPA en sus procesos. Sin embargo, los equipos que adoptaron RPA pudieron reducir el tiempo
empleado en generar los informes.

Otro aspecto jugoso de la investigación se refiere a los cuellos de botella que ralentizaban la
aplicación. Como se detalla en el documento, los «auditores no mostraron inicialmente a los
desarrolladores del bot todas las variantes del proceso que había que automatizar.» Hay una
gran lección que aprender para los equipos que implementan RPA: se requiere una investigación
adecuada de los procesos de negocio para desbloquear los beneficios de cualquier aplicación de
RPA.

#6. Fabricación. Gestión de datos maestros

Las cadenas mundiales de suministro son un elemento constante del ciclo de noticias. COVID-
19, la inflación galopante y la invasión de Ucrania han puesto de relieve nuestra dependencia de
un flujo de información rápido y preciso en toda la cadena de suministro. Un aspecto importante
de este proceso es la gestión de datos maestros (MDM).

MDM se encuentra en el corazón del buen funcionamiento de las organizaciones de fabricación.

Esta disciplina requiere la interacción entre TI y la empresa para garantizar que los datos estén
actualizados y sean uniformes y precisos. La información incluye datos sobre proveedores,
clientes, cuentas y diversos centros de fabricación.

Algunas de las soluciones que la RPA puede resolver en el ámbito de la MDM son la agilización
de los tiempos de procesamiento, la reducción de los errores humanos, la mejora del
cumplimiento, la mayor precisión de los datos y la reducción de los costes operativos.

Caso práctico de RPA para la gestión de datos maestros

En el artículo Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data
maintenance process (Radke, 2020), los autores destacan ejemplos de RPA en varios sectores.

El primer ejemplo se refiere a una empresa manufacturera vietnamita llamada ABC Electronics.
ABC se ocupa de la reparación de teléfonos. Sin embargo, la empresa no podía generar una lista
de materiales para la reparación de teléfonos utilizando los sistemas habituales de planificación
de recursos empresariales (ERP).

Tal y como estaban las cosas, las solicitudes de excepción se introducían en un sistema global de
gestión de la cadena de suministro (GCSM). A continuación, los operarios tenían que descargar
estos datos y analizarlos en hojas de cálculo Excel. Además, los equipos de compras tenían que
acceder a los sistemas internos y consultar los informes de los planificadores de producción para
determinar qué materiales necesitaban comprar.

En conjunto, era un sistema ineficaz que implicaba una cantidad innecesaria de intervención
humana. Pero lo más preocupante es que el proceso estaba provocando importantes retrasos
en el servicio debido a la falta de piezas y materiales para la reparación.
ABC dividió en grupos los departamentos pertinentes descritos anteriormente. Algunos
aplicaron la RPA, mientras que otros se aferraron al enfoque tradicional. Los resultados fueron
sorprendentes.

El grupo RPA consiguió:

 Reducción del tiempo de tramitación de las solicitudes en un 80%.

 Mayor productividad y satisfacción laboral
 Reducción de los errores humanos
 Mayor cumplimiento
 Mayor precisión de los datos
 Reducción de los costes derivados de una producción deficiente, el trabajo manual y la
pérdida de reputación por la insatisfacción de los clientes.

#7. Aumentar el número de representantes de atención al cliente

El auge de las herramientas de comunicación ha aumentado la variedad de canales de

comunicación que los clientes utilizan para interactuar con las empresas. También ha provocado
un fuerte aumento de las expectativas de los clientes.

El consumidor moderno quiere tener acceso a las empresas 24 horas al día, 7 días a la semana,
y disponer de diversas opciones, incluido el autoservicio. Si estos servicios no cumplen las
expectativas, los clientes abandonan las solicitudes. Algunas de las consecuencias son pasarse a
servicios de la competencia o hablar mal de la empresa en las redes sociales.

La atención al cliente implica muchos procesos manuales. Las empresas libran una batalla
constante para sacar el máximo partido del tiempo de sus representantes de servicio.
Automatizar algunas de estas tareas tiene un atractivo evidente.

Los representantes de atención al cliente representan un desembolso importante para las

empresas. En muchas industrias, estos trabajadores son un aspecto esencial de los
departamentos de cara al cliente. Sacar el máximo partido de estos trabajadores es un
imperativo empresarial.

RPA ayuda de varias maneras diferentes. En primer lugar, los clientes quieren coherencia en
todos los canales. Si han compartido información con una empresa, quieren que esté presente
en todas las interacciones. Del mismo modo, esperan que los operarios estén al tanto de
cualquier promesa o problema pasado.

Algunos de los problemas pueden resolverse con un buen software de gestión de las relaciones
con los clientes (CRM). Sin embargo, estas soluciones viven y mueren por la calidad de los datos.
Garantizar la actualización manual de la información es costoso, está expuesto a errores
humanos y consume un tiempo valioso.

Caso práctico de RPA para aumentar el número de representantes de atención al cliente

Las cualidades transformadoras de RPA pueden verse en un estudio de caso que implica a
Cobmax, un centro de ventas global. A medida que el negocio crecía, los representantes de
ventas se veían sometidos a mucha presión. Cuando la dirección consiguió un contrato para una
importante empresa brasileña de telecomunicaciones, su sistema administrativo manual quedó
al descubierto por anticuado.
Cobmax implantó una solución de RPA que identificó las tareas manuales con altas tasas de
error.

Uno de estos procesos consistía en copiar y pegar datos de un sistema CRM a otro. Los errores
hacían que los informes tardaran mucho tiempo debido a estas imprecisiones.

Mediante el uso de RPA para externalizar estas tareas, Cobmax redujo a la mitad las operaciones
de back-office y redujo el tiempo de elaboración de informes hasta en un 66%.

#8. Automatización de facturas

El procesamiento de facturas es un problema en la mayoría de las empresas y no sólo en los

minoristas. Cualquier empresa con un gran volumen de solicitudes de cuentas a pagar es
consciente del largo trabajo manual que supone garantizar que las solicitudes de facturas de
proveedores se paguen a tiempo y en su totalidad.

Un informe de Levvel Research destaca algunos de los grandes problemas a los que se enfrentan
los departamentos de cuentas por pagar. Algunas de ellas son la introducción manual de datos,
la pérdida o duplicación de facturas, la inexactitud de los datos conciliados y el desajuste de los
datos de cuentas a pagar en toda la empresa.

RPA se puede utilizar para automatizar estos procesos, lo que lleva a pagos más rápidos que
mejoran las relaciones con los proveedores, más precisión y auditorías e informes más sencillos.

Caso práctico de RPA para la automatización de facturas

Un gran minorista norteamericano exclusivo para socios tenía un problema. Recibían

diariamente una enorme cantidad de facturas. Durante los periodos de mayor afluencia, la cifra
llegaba a 700 al día.

Procesar estas facturas implicaba abrir correos electrónicos, extraer datos e introducirlos en
sistemas de datos centralizados, incluido el sistema contable interno, para garantizar que el
cliente recibía los pagos. Se tardaba hasta cinco minutos en rellenar cada factura, lo que
planteaba preguntas importantes sobre la sostenibilidad del proceso y la capacidad de la
empresa para escalar.

Resolvieron este proceso aplicando el reconocimiento óptico de caracteres para ayudar a leer y
extraer la información de los correos electrónicos. A partir de ahí, sus robots procesaban la
información y la transmitían a los sistemas pertinentes, garantizando la exactitud de los datos y
la rapidez de los pagos a los proveedores.

Una vez implantado el nuevo sistema de RPA, más del 93% de las facturas se procesaron sin
intervención manual, la precisión aumentó hasta el 95% y alrededor del 20% del personal de AP
quedó libre para dedicarse a tareas de mayor valor. Más información sobre este estudio aquí.

#9 IT

¿Qué son las pruebas de carga, las pruebas de aplicaciones móviles y las pruebas ad hoc?
Los departamentos de TI fueron de los que más rápidamente adoptaron la RPA. En gran medida,
esto se debe a que la dirección y los empleados son receptivos a las nuevas tecnologías y no
tardan en detectar las ventajas potenciales de la automatización.

Casi todos los vértices tienen departamentos informáticos. Es más, cada uno de estos sectores
utiliza las TI de formas muy diversas, desde aplicaciones tan sencillas como ejecutar y mantener
un sitio web hasta operaciones de ciberseguridad completas capaces de gestionar la ardua
transición al trabajo basado en la nube.

Algunos ejemplos concretos de RPA en TI son

Gestión de usuarios: Creación de cuentas, perfiles y direcciones de correo electrónico en

distintos sistemas

Restablecimiento de contraseñas: Forrester Research calcula que cada restablecimiento de

contraseña cuesta unos 70 dólares. La RPA automatiza el problema, recortando cantidades
incalculables de los presupuestos de TI.

Copia de seguridad de datos: La copia de seguridad manual es una pérdida de tiempo. También
es una pesadilla para la programación. La RPA permite a las empresas automatizar la
sincronización de datos y generar informes para garantizar que la información clave esté
actualizada en toda la organización.

Respuestas a los tickets de ayuda: El personal informático es caro. Sin embargo, demasiadas
empresas malgastan el dinero dirigiendo a sus especialistas a responder a incidentes menores,
apartándoles de otras tareas vitales. Los equipos pueden entrenar a los robots RPA para que
realicen comprobaciones de diagnóstico sencillas y otras tareas predecibles paso a paso.

Aunque todos estos ejemplos son magníficos, no son más que la punta del iceberg. La RPA ha
llegado a casi todas las áreas de TI, lo que es una bendición en una época en la que la tecnología
avanza tan rápido que incluso los recién licenciados tienen dificultades para garantizar que sus
conocimientos sean relevantes.

#10. Gestión de usuarios

La formación y el desarrollo electrónicos son fundamentales para que los empleados sean
productivos y estén satisfechos. Sin embargo, para las grandes empresas es todo un reto
gestionar a los usuarios y asegurarse de que disponen de las credenciales necesarias para
acceder a la variedad de cursos y programas que se ofrecen.

La responsabilidad recae en los departamentos de TI, a menudo sobrecargados de trabajo, que

se ocupan de los tickets de soporte, las alertas de ciberseguridad y otras tareas diversas.

Caso práctico de RPA para la gestión de usuarios

Mid Yorkshire Hospital NHS Trust tiene un fuerte compromiso con la formación y el desarrollo
de los empleados. Esta responsabilidad se extiende tanto a las nuevas contrataciones como al
personal existente. Para garantizar que cada empleado sea capaz de ofrecer un buen nivel de
atención, cuentan con un Equipo de Aprendizaje Digital que recibe el apoyo de su departamento
informático.

Sin embargo, la gestión de usuarios es una tarea ardua para estos departamentos. El registro se
realizó manualmente. Según su estudio de caso, cada solicitud tardaba unos cinco minutos, lo
que significa que un equipo de tres personas tardaba un día y medio en gestionar 200 usuarios.
El Trust emplea a más de 9.000 personas, lo que da cierta dimensión al sentido de la tarea.

Racionalizar este proceso manual ahorraría tiempo y errores y liberaría a su equipo de tareas
monótonas y repetitivas.

El departamento de TI utilizó una solución de RPA para trasladar los registros a una base de
datos y crear cuentas para cada nuevo usuario. A partir de ahí, los robots inscribían a los usuarios
en los cursos y les enviaban los correos electrónicos pertinentes. Cualquier error o registro
duplicado se enviaba al equipo para su supervisión manual.

Los resultados son un ejemplo de libro de cómo la RPA puede transformar las operaciones
empresariales. Entre ellas figuran las siguientes:

 Una reducción de más del 70% en el tiempo de procesamiento

 Capacidades 24/7
 Reducción de errores
 El personal de I+D se ve aliviado de trabajo extra, lo que le permite centrarse en tareas
más presenciales.

#11. Automatización de las declaraciones de los prestamistas

La RPA puede utilizarse para automatizar diversas tareas en el sector de la gestión inmobiliaria.
En parte, esto se debe a que el sector cuenta con muchos procesos empresariales de back-end
que son una característica estándar de cualquier empresa. Sin embargo, existen otros ejemplos
de automatización de procesos robóticos específicos de la gestión inmobiliaria en los que
inspirarse.

Algunos de los casos de uso son cosas que ya hemos tratado anteriormente. Por ejemplo,
agilizando las comprobaciones CSC y AML y el proceso general de incorporación. Sin embargo,
la RPA también puede utilizarse para ayudar en las cuentas por pagar, las comunicaciones con
los residentes y la conciliación de cuentas.

La promoción y la gestión inmobiliarias implican varias tareas manuales. Muchos de ellos

incluyen comprobaciones para garantizar que las entradas de efectivo están al día. Los
expedientes maestros de los préstamos deben cotejarse con los bancos, asegurándose de que
las cuentas de los inquilinos o propietarios están al día.

La realización de estas comprobaciones implica pasos predecibles. Sin embargo, recuperar esta
información lleva mucho tiempo y exige un alto nivel de precisión. Por lo tanto, es un brillante
ejemplo de las aplicaciones de RPA que pueden mejorar muchos negocios.

Caso práctico de RPA para automatizar los extractos de los prestamistas

 A Chicago, IL. empresa de gestión y desarrollo inmobiliario luchado por recuperar los extractos
mensuales del prestamista y los informes del historial de préstamos. Gran parte de las tareas
recaían en un único operario.

La tarea ya era muy repetitiva. Sin embargo, surgieron más complicaciones porque las
declaraciones del prestamista podían aparecer en cualquier momento, aproximadamente en la
última semana de cada mes. Esta situación implicaba que el operario tendría que comprobar
cada banco para cada declaración de prestamista hasta que todas hubieran sido firmadas.

La empresa inmobiliaria implantó una solución RPA que descomponía las tareas en sus partes
constituyentes. Los pasos incluían:

1. Un bot lee el fichero maestro de préstamos y escribe una copia para ese mes
2. Determina con qué bancos o prestamistas tiene que ponerse en contacto
3. A continuación, el bot comprueba la disponibilidad de la declaración del prestamista
4. Si el extracto está disponible, lo descarga y actualiza el fichero maestro de préstamos en
consecuencia.

El proceso ahorró al director 10 horas de trabajo al mes.

#12. Racionalización de las operaciones

Muchos de los casos de uso más potentes de la RPA residen en la externalización de tareas
predecibles que suelen realizar operadores humanos. A medida que las empresas se expanden
y crecen, la dirección busca naturalmente formas de racionalizar los procesos para mejorar la
eficacia operativa.

La racionalización de las operaciones puede llevarse a cabo de diferentes maneras en el sector

de las telecomunicaciones. Puede implicar reducir el personal, maximizar la entrega de pedidos
y automatizar varias tareas administrativas.

Analicemos un caso práctico en el que RPA ayudó a una gran empresa de telecomunicaciones a
ahorrar casi 5 millones de dólares en costes.

Caso práctico de RPA para agilizar las operaciones

Una importante empresa australiana de telecomunicaciones se enfrentó a una demanda

acelerada de acceso a Internet. El proceso implicaba actualizar su infraestructura de red y
cumplir el compromiso del Gobierno con una Red Nacional de Banda Ancha (NBN), un programa
que garantizaría el acceso a la banda ancha a millones de australianos.

Una operación nacional a tan gran escala planteaba varios problemas a la empresa. Había que
encontrar la manera de desplegar el acceso rápidamente sin perder de vista los altos niveles de
servicio exigidos. La ampliación a este nivel es precisamente el tipo de tarea para la que puede
utilizarse la RPA.

La operación tenía cuatro pilares. Eran:

1. Mejorar la duración de los ciclos de servicio

2. Impulsar grandes experiencias de cliente
3. Reducción de los costes operativos y de servicio
 4. Optimizar el rendimiento y la productividad de los trabajadores

La empresa empleó 50 robots para aumentar la eficiencia en dos procesos principales. Estos
fueron:

 Garantía de calidad
 Proceso de elaboración de pedidos
 Algunas de las ventajas de esta aplicación de RPA son el ahorro de más de 2 horas en
cada pedido. Además, la empresa pudo reducir considerablemente los costes de mano
de obra, ahorrando unos 5 millones de dólares en costes operativos de entrega.
 Logística

#13. Seguimiento de envíos y auditoría de pedidos

Las empresas logísticas viven y mueren por su rendimiento operativo. A medida que la
producción justo a tiempo y la gestión de inventarios han ido ganando popularidad, los retrasos
pueden tener graves consecuencias.

Prestar servicios a terceras empresas tiene sus propias complejidades. Una vez más, las
expectativas de los clientes han crecido considerablemente con los años. Los consumidores
quieren actualizaciones constantes y periódicas a medida que las entregas circulan por las redes.
Ya no se toleran las previsiones imprecisas.

Las empresas de logística median entre consumidores y vendedores. El seguimiento ha sido

durante mucho tiempo el dominio de los trabajadores manuales. El resultado es una gran
cantidad de solicitudes a través de diversas plataformas de comunicación. Es un trabajo que
lleva mucho tiempo y está sujeto a errores y falta de comunicación.

Caso práctico de RPA para el seguimiento de envíos y la auditoría de pedidos

LTX Solutions es una empresa de gestión de la cadena de suministro con sede en Atlanta. Su
especialidad son los envíos de menos de un camión completo (LTL). En 2019, fueron adquiridos
por Redwood Logistics, un proveedor de larga trayectoria de software de Plataforma Logística
como Servicio (LPaaS).

LTX necesitaba RPA para gestionar un aumento del volumen de negocio. Antes de ser adquirida
por Redwood, gestionaba unas 3.000 entregas al mes con una plantilla de 12 empleados.

Sin embargo, a medida que aumentaba la actividad, la empresa no tardó en darse cuenta de
que su proceso manual de seguimiento y auditoría no podía escalar con ellos. Para empezar,
calcularon que atender el volumen de consultas requeriría la incorporación de 12 nuevos
funcionarios. Añadir un 40% a los costes laborales supondría un reto en un sector con márgenes
notoriamente estrechos.

LTX introdujo procesos RPA para resolver estos problemas. Lo primero que hicieron fue
automatizar el proceso de seguimiento. Según su vicepresidente de procesos empresariales,
Andrew Gleeson, implantaron esta solución en aproximadamente un día, lo que demuestra el
rápido efecto transformador que la RPA puede aportar a una empresa. Las típicas
implantaciones de software pueden llevar semanas o meses, requerir equipos muy técnicos y
presupuestos desorbitados.
A partir de ahí, LTX utilizó RPA para reducir las horas de trabajo de back-office. La tecnología
ayudó a la empresa a revolucionar su proceso de auditoría de entregas. Es más, el equipo
atribuye a este enfoque previsor una contribución clave a su adquisición por Redwood Logistics.

#14. Reducción de los costes de I+D

Las empresas farmacéuticas y de ciencias de la vida se enfrentan a diversas presiones. El

envejecimiento de la población en todo el mundo occidental hace que las necesidades de nuevos
tratamientos aumenten sin cesar. Pero también lo son los costes de investigación y desarrollo
(I+D).

Otro factor importante a tener en cuenta son las estrictas condiciones reglamentarias para el
desarrollo de fármacos. Antes de que un producto pueda salir al mercado, necesita una amplia
investigación, documentación y estudios clínicos.

Ensayos. Estos procesos necesarios implican que las empresas farmacéuticas deben gestionar
cuidadosamente los documentos y datos para mantenerse en el lado correcto de los
reguladores.

Caso práctico de RPA para reducir los costes de I+D

En el documento titulado, Robotic Process Automation in Pharma: three case studies

(Anagnoste, 2018), el autor describe un escenario demasiado común al que se enfrentan las
empresas de la industria farmacéutica, a saber, encontrar una manera de suministrar
medicamentos a costes razonables al tiempo que se cambia a un modelo de negocio más
centrado en el paciente.

Además, el documento destaca las cargas asociadas al cumplimiento de la normativa que

afectan a las empresas que operan en el ámbito de las ciencias de la vida. Destacan cómo dos
empresas farmacéuticas líderes habían definido objetivos para mejorar su servicio, entre ellos:

 Tiempos de procesamiento más rápidos

 Mejores resultados de las inversiones
 Menores costes de producción.

Uno de los principales temas de estos estudios de casos farmacéuticos se centraba en la

documentación de los ensayos clínicos. Los ensayos clínicos están muy regulados. Las empresas
deben mantener registros y documentación perfectos dentro de lo que se conoce como archivo
maestro de juicios.

Seguridad, control de cambios, auditorías y archivo son los cuatro pilares de este enfoque.
Además, antes de poner en marcha los ensayos clínicos, hay un sistema de controles y equilibrios
que implica la aprobación y firma de varias partes interesadas. Los documentos se denominan
Formularios de Luz Verde (GLF).

En las configuraciones tradicionales, las tareas de los GLF se gestionaban y distribuían

manualmente. Con varios pasos estandarizados, estos procesos son firmes candidatos a la
automatización. Según los estudios de casos, dos empresas mundiales de ciencias de la vida
emplearon RPA para gestionar su documentación y mejorar el cumplimiento general.

La primera empresa redujo costes y cosechó beneficios como:

  Mayor cumplimiento
 Menor necesidad de apoyo a la gestión de documentos
 Un nuevo proceso simplificado
 Métricas superiores para el seguimiento de juicios y documentos

En la segunda prueba, la empresa se centró en mejorar el cumplimiento y el proceso de solicitud

de documentos. Una vez más, RPA ayudó a la empresa de las siguientes maneras:

 Construir un enfoque adaptable y ágil que pueda ajustarse a los nuevos requisitos de
cumplimiento y regulación.
 Recopilar información de diagnóstico sólida que la empresa pueda aprovechar para
mejorar los procesos.
 Aplicar procedimientos coherentes de escalonamiento de los documentos requeridos
 Al simplificar estos procesos empresariales, ambas empresas pudieron ahorrar costes al
tiempo que cumplían las normas de conformidad en un entorno cada vez más complejo.

#15. Migración de datos

El sector jurídico se ha beneficiado enormemente de la automatización. En el pasado, las

empresas disponían de enormes instalaciones de impresión, procesamiento y almacenamiento
de documentos. Trabajar en papel implicaba largas horas de trabajo, riesgo de errores humanos,
problemas de seguridad y mucho más. La RPA ha contribuido a reducir gran parte del trabajo
manual pesado endémico de la profesión.

Por supuesto, ésta es sólo una de las formas en que la tecnología puede ayudar. Otros casos de
uso de RPA implican la creación de documentos de casos, la realización de búsquedas en bases
de datos, la revisión de información de casos y la cumplimentación de informes.

La migración de datos es un proceso estándar que requieren las empresas de muchos sectores,
no sólo el jurídico. Sin embargo, las prácticas jurídicas requieren no sólo un mantenimiento de
registros sin parangón, sino también la capacidad de compartir y recuperar datos con poca
antelación.

A medida que la transformación digital se convertía en norma en todo el mundo jurídico, muchas
empresas necesitaban soluciones para tomar sus bases de datos existentes y alojarlas en la
nube. Este planteamiento les permitiría trabajar a distancia y acceder a los documentos sobre
la marcha. Sin embargo, no todos los proyectos de migración de datos son sencillos.

Caso práctico de RPA para la migración de datos

Migrar a nuevas estructuras de bases de datos ya es bastante complejo. Sin embargo, los bufetes
de abogados suelen necesitar soluciones a medida. Un estudio de caso de un bufete de
abogados especializado en transmisiones pone de relieve cómo la RPA puede utilizarse para
resolver problemas puntuales y procesos empresariales a largo plazo.

La empresa en cuestión tenía que trasladar cientos de registros de lotes de propiedades de una
base de datos de Microsoft Access a una plataforma basada en la nube. Sin embargo, el nuevo
programa informático carecía de la adaptabilidad necesaria para cargar y validar los registros de
los procuradores.
Mediante la creación de un proceso RPA, el equipo consiguió migrar los datos con una tasa de
precisión del 100%. El proceso duró medio día y ahorró a la empresa unas 350 horas de trabajo.
Una vez más, este estudio de caso ilustra las posibilidades de las aplicaciones RPA para ayudar
en los flujos de trabajo y liberar personal para realizar tareas más centradas en el cliente y el
valor.

Fuente: https://driveo.es/3-tendencias-y-15-casos-de-exito-en-rpa1749-2/