2.
1 Definición y Objetivos del Sistema Contable
Sabemos que la contabilidad es una técnica o ciencia social (como lo
consideremos) que permite la recolección de información de la empresa y con ello la
elaboración de informes que muestre la situación de la empresa para la toma de
decisiones y en este procedimiento es que entra el sistema contable dado que integran
elementos que se interrelaciona para cumplir con el objetivo.
Según la autora JARA R. (2023) el sistema de información contable es:
Es un conjunto de procesos sistémicos Interrelacionados por medio del cual se
desarrollan actividades especiales que requiere la concurrencia de personas,
recursos y conocimientos con la función de manejar la información que generan
sus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar
información de carácter contable-financiero que sea confiable y útil para la
administración en la toma de decisiones sobre el manejo de los recursos y
operaciones (p.13).
El sistema de información contable se entiende por la agrupación de elementos
que se interconecta, usan la información que se genera en la empresa para la elaboración
de los Estados Financieros que sirve la para la toma de decisiones.
Toda información elaborada debe de ser confiable ya que esto refleja la situación
de la empresa e incluso debe de ser capaz de comparación con los informes de periodos
anteriores.
Por otra parte, el autor Barrios (2017) menciona lo siguiente del sistema de
información contable:
El sistema contable tiene por finalidad reunir datos de naturaleza contable,
procesarlos a través de un sistema adecuado de procesamiento, crear y mantener
archivos y producir información contable para la toma de decisiones de los
distintos usuarios (p. 10).
Se puede decir que el sistema contable cuenta procedimientos para producir la
información necesario para la toma decisiones, entre el procedimiento está en reunir,
procesar, crear y presentar. No solo la información será utilizada de forma interna (por
la propia empresa) sino también externa, como los bancos, el Estado, los inversionistas,
los proveedores y la comunidad, siendo así esencial para toda empresa.
Entre los objetivos se tiene los siguiente:
- La elaboración de los informes que refleja la actualidad de la empresa para la
toma de decisiones.
- Apoyar a la administración para la elaboración de un plan.
- Demostrar las variaciones del activo, pasivo, patrimonio, gastos e ingresos
que tuvo la empresa en el periodo determinado.
- Con la elaboración de esos informes, no solo es a interés interno, sino
también para el interés externo como las entidades gubernamentales, la
comunidad y bancos.
2.2 Elementos del sistema contable
Se entiende por elemento que es un parte de un todo, es decir en el contexto del
sistema contables, el elemento son las herramientas, el personal y los documentos que
interconecta para permitir que funcione de manera correcta el sistema. Según el autor
Villareal (2023) los elementoss que cuenta el sistema contable hay 4 y son los
siguientes:
- Plan de cuentas: es la estructura y agrupación de los diferentes elementos de
una empresa, esto permite la elaboración de los informes contables.
- Registro de transacciones: se refiere al proceso para el registro de todas las
compras, ventas, ingresos o gastos.
- Libros contables: es el registro formal de las transacciones en orden
cronológico.
- Estados financieros: Es el resumen de las transacciones de la empresa de un
periodo, lo que muestra la situación real de la empresa.
Entre otros elementos que no considera el autor es el personal y este es lo más
importantes, son ellos que realizaran el proceso contable con el fin de elaborar los
estados financieros, otro de los elementos es el Software contable, aunque hay empresas
que no lo llevan por su política contable, la mayoría de las empresas que tienen la
contabilidad electrónica necesitan hacer uso de software que permite la simplificación
del proceso contable.
2.3 Etapas del proceso contable
Según el autor Barrios (2017) menciona “las etapas del proceso contable
primeramente es reunir datos, procesar datos y producción de información contable
(p.10)”, a ello se puede agregar como paso final “la presentación”. Para su explicación
utilizaremos la siguiente imagen.
La recolección de datos se refiero que solo se recoge datos de carácter contable
de las diferentes áreas de la empresa, como el departamento de recursos humanos que
cuenta planilla o el área de ventas que es de conocer cuánto ingreso dinero y cuantos
productos fueron vendidos. Estos datos que se obtengan se llamaran “datos brutos”.
En el siguiente paso “procesamiento de datos” consiste en clasificar, ordenar y
analizar los datos para que permita realizar la información contable de forma sencilla, es
este paso los datos dejan de ser brutos porque ya están procesados.
En el siguiente paso “Elaboración de la información contable” se transforma
todos los datos en información contable, se sigue por técnicas y por pasos con el fin que
la información contable sea formal y entendible.
En el último paso “Presentación de la información” es solo la presentación a los
gerentes para la toma de decisiones y es por ello su propósito fundamental, permite
presentar la realidad de la empresa para tomar decisiones a partir de eso.
