Caso Práctico U3 – Oficina de

Gestión de Proyectos

Implementación herramientas
informáticas en empresa ABZ

Nombre del alumno: Dariel Colarte Fuentes

Institución: Universidad Europea de Monterrey
Curso o asignatura: Oficina de Gestión de Proyectos
Fecha: 10/12/2024
Índice
Resumen ........................................................................................................................................................................3
Introducción .................................................................................................................................................................3
Desarrollo del contenido ..........................................................................................................................................3
1. Herramienta informática sugerida ....................................................................................................................3
2. Plan de implantación de la herramienta ..........................................................................................................6
3. Desarrollo de un cuadro de mando integral ...................................................................................................7
Conclusiones ................................................................................................................................................................8
Referencias bibliográficas........................................................................................................................................9
Resumen
Este trabajo analiza la situación actual de la empresa ABZ, una multinacional
dedicada al desarrollo de proyectos informáticos, con el objetivo de optimizar su gestión
de proyectos y mejorar la toma de decisiones estratégicas. Se propone la implementación
de Microsoft Project Online, una herramienta tecnológica que, gracias a su integración
con las herramientas existentes y su flexibilidad, permitirá a ABZ alcanzar un mayor
nivel de eficiencia operativa. Además, se sugiere un plan de implantación estructurado
para garantizar una transición fluida y la creación de un cuadro de mando integral que
facilite el monitoreo del desempeño organizacional, maximizando así el impacto de sus
operaciones en el mercado europeo.

Introducción
La empresa ABZ, con sedes en España y Lisboa, se enfrenta al reto de gestionar
30 proyectos informáticos de manera simultánea en un entorno multinacional. A pesar de
contar con procesos definidos en un 75%, la falta de herramientas tecnológicas avanzadas
limita su capacidad de optimizar la gestión y tomar decisiones estratégicas basadas en
datos. En este contexto, resulta imprescindible identificar soluciones que no solo
fortalezcan sus operaciones, sino que también alineen sus actividades con los objetivos de
crecimiento y sostenibilidad organizacional.

Este documento presenta una propuesta integral que incluye la implementación

de Microsoft Project Online, un plan de implantación detallado para minimizar
interrupciones operativas y un cuadro de mando integral que garantice el monitoreo y
ajuste de procesos en tiempo real. Con estas iniciativas, ABZ podrá consolidar su
posición como líder en la industria tecnológica y mejorar la colaboración entre sus sedes,
logrando así un impacto positivo en sus resultados operativos y financieros.

Desarrollo del contenido

1. Herramienta informática sugerida

Teniendo en cuenta que la empresa ABZ ya utiliza herramientas básicas como OpenProj
para planificación, Microsoft Office para tareas ofimáticas y una unidad de red para la
gestión documental, el nivel de madurez de la empresa, considero importante
complementar estas herramientas con una solución tecnológica que integre y mejore la
eficiencia de sus procesos. Ent al sentido, sugiero implementar una herramienta PPM
(Project and Portfolio Management) con características flexibles que no requieran una
alta inversión inicial y que permitan integrar y reutilizar las herramientas ya existentes.
 Concretamente la herramienta sugerida en este caso particular sería:
MICROSOFT PROJECT ONLINE.

Con base en los documentos estudiados de unidades anteriores, estos serían los
elementos que argumentan, sostienen o fortalecen la recomendación o propuesta de esta
herramienta:

Razones basadas en la situación de la empresa ABZ:

1. Madurez Organizacional Media:

 Según el análisis de madurez, la empresa tiene procesos definidos en un 75%. Esto

indica que la organización está en un punto intermedio entre una estructura básica
y una avanzada.
 Como mencionan los documentos, herramientas como Microsoft Project Online
son ideales para organizaciones que ya tienen procesos estandarizados y buscan
escalar su gestión sin un aumento significativo en complejidad.

2. Integración con herramientas existentes:

 Microsoft Project Online se integra de forma natural con Microsoft Office, que ya
se utilizaría en la empresa para tareas ofimáticas. Esta compatibilidad reduce la
curva de aprendizaje, facilita la gestión del cambio en la empresa y los costos de
adopción.
 OpenProj, utilizado actualmente, puede exportar cronogramas que pueden ser
integrados en Project Online, asegurando la continuidad de los datos históricos.

3. Sedes multinacionales y proyectos simultáneos:

 La empresa ABZ opera en España y Lisboa con aproximadamente 30 proyectos

simultáneos a lo cual, puede integrarse Microsoft Project Online, basado en la nube,
ya que ofrece conectividad global, facilitando la colaboración y el acceso en tiempo
real a los datos del proyecto desde cualquier ubicación.

Elementos técnicos y funcionales:

1. Escalabilidad y flexibilidad:

 A diferencia de herramientas locales como OpenProj, Project Online permite a la

empresa escalar su gestión de proyectos fácilmente, incorporando metodologías
avanzadas como el seguimiento de indicadores de rendimiento (KPIs) y gestión de
riesgos centralizada.
2. Gestión integral del portafolio:

 Microsoft Project Online cuenta con características avanzadas que soportan

metodologías como PMBOK y PRINCE2, las cuales ya estarían alineadas con los
procesos definidos en ABZ. Esto permite que los jefes de proyecto puedan
planificar, ejecutar, y controlar proyectos de manera integral y a mayores escalas.

3. Optimización de costos:

 Aunque Project Online tiene un costo por usuario, es una solución SaaS (Software
as a Service), lo que elimina la necesidad de invertir en infraestructura local. Esto
es una ventaja significativa, dado que la Alta Dirección ha solicitado aprovechar
los recursos existentes y minimizar inversiones iniciales.

Comparativa con otras herramientas:

1. OpenProj:

 Es una herramienta básica que cumple con la planificación inicial, pero carece de
capacidades de colaboración y seguimiento avanzado, como la gestión de
portafolios o reportes integrados.

2. Oracle Primavera:

 Aunque es una solución robusta para proyectos grandes, su costo y complejidad

serían innecesarios para la proyección estratégica y el nivel de madurez actual de
ABZ.

3. Microsoft Project Online (Recomendado):

 Combina capacidades avanzadas de gestión con facilidad de integración y

escalabilidad, adaptándose perfectamente al tamaño y necesidades actuales de
ABZ.

A modo de resumen, Microsoft Project Online se destaca como la herramienta

ideal debido a su capacidad para adaptarse al nivel de madurez de ABZ, su integración
con herramientas existentes, y su enfoque en la colaboración multinacional. Además, su
flexibilidad SaaS asegura un menor costo de implementación y mantenimiento,
cumpliendo con las directrices de la Alta Dirección para optimizar recursos existentes.
2. Plan de implantación de la herramienta

En base a las condiciones actuales de la empresa, el plan de implantación

sugerido debe asegurar fundamentalmente una transición fluida desde las herramientas
actuales hacia la nueva solución, minimizando interrupciones.

Para lograr los objetivos anteriores, a continuación, se enumeran las fases propuestas del
plan:

1. Diagnóstico inicial y alineación:

 Realizar entrevistas con los 20 Jefes de Proyecto para entender sus necesidades
específicas en la gestión de los 30 proyectos simultáneos.
 Evaluar las deficiencias actuales de OpenProj y Microsoft Office en la planificación
y seguimiento.

2. Configuración de la herramienta:

 Personalizar Microsoft Project Online para reflejar los procesos definidos en el

PMBOK (planificación, ejecución, seguimiento y cierre).
 Integrar las herramientas existentes (Microsoft Office, unidad de red).
 Configurar los permisos de usuario para que los equipos en España y Lisboa
accedan a los proyectos según su rol
3. Capacitación:

 Implementar la herramienta en un proyecto estratégico en España, como el

desarrollo de una nueva aplicación para un cliente importante.
 Proporcionar tutoriales online y guías para el resto del equipo.
4. Prueba piloto:

 Implementar en un proyecto seleccionado para validar configuraciones y detectar

posibles ajustes.
 Realizar ajustes según el feedback de los usuarios.
5. Despliegue completo:

 Extender el uso a los 30 proyectos simultáneos con soporte técnico contínuo

iniciando con los de mayor impacto financiero.
 Se recomienda una combinación de equipos externos e internos en esta fase con
los siguientes objetivos:
- Interno: Configuración básica y seguimiento a largo plazo, aprovechando el
conocimiento de los procesos actuales.
- Externo: Consultores especializados en Microsoft Project Online para
acelerar la configuración inicial.
3. Desarrollo de un cuadro de mando integral

El CMI es una herramienta de gestión estratégica que permite medir el

desempeño de una organización a través de indicadores agrupados en diferentes
perspectivas clave: financiera, procesos internos, clientes y crecimiento/aprendizaje. Va
más allá de las métricas financieras tradicionales al incluir factores que impulsan el éxito
a largo plazo.

¿Sería recomendable utilizarlo para ABZ?

Tomando en cuenta todos los factores descritos anteriormente, la situación

actual de la empresa y los objetivos que persiguen con su crecimiento, considero que
definitivamente sería muy recomendable utilizar un CMI en la empresa ABZ. Debido a
su naturaleza multinacional y la complejidad de gestionar simultáneamente 30 proyectos
informáticos con 20 Jefes de Proyecto, un CMI les proporcionaría:

1. Visión integral: permitiría a la Alta Dirección monitorear el desempeño de los

proyectos en tiempo real desde diferentes perspectivas, alineando los objetivos de
los equipos de España y Lisboa con la estrategia general.
2. Toma de decisiones basada en datos: ayudaría a identificar áreas críticas como
retrasos, sobrecostos o problemas en la calidad del producto final.
3. Facilitación de la mejora continua: al rastrear indicadores clave, los procesos
internos y la capacitación del equipo pueden ajustarse continuamente para
optimizar resultados.

¿Por qué es conveniente para ABZ?

1. Gestión de proyectos simultáneos: dado el volumen de proyectos, un CMI es

ideal para priorizar recursos y tiempo hacia los proyectos más estratégicos.
2. Optimización de recursos: ABZ ya cuenta con procesos definidos en un 75%,
pero un CMI puede ayudar a cerrar esa brecha, identificando debilidades
específicas en planificación, ejecución y cierre.
3. Conexión entre sedes: facilitaría una comunicación eficiente entre España y
Lisboa al unificar métricas e indicadores, asegurando que ambas sedes operen
bajo los mismos estándares.
4. Monitoreo del impacto financiero: dado que los proyectos informáticos suelen
tener márgenes ajustados, el CMI permitiría evaluar constantemente la relación
entre inversión y retorno en cada proyecto.
Perspectivas a incluir:

1. Financiera:

 Indicadores: presupuesto ejecutado vs. planificado, ROI por proyecto,

márgenes de utilidad.
 Objetivo: Optimizar el gasto y maximizar los retornos en proyectos clave.

2. Procesos internos:

 Indicadores: porcentaje de tareas completadas a tiempo, número de

revisiones necesarias por proyecto.
 Objetivo: reducir errores en planificación y ejecución, asegurando mayor
eficiencia operativa.

3. Clientes:

 Indicadores: nivel de satisfacción del cliente (encuestas post-proyecto),

cumplimiento de requisitos del cliente.
 Objetivo: mantener la reputación y de ABZ como proveedor confiable de
soluciones informáticas.

4. Crecimiento y aprendizaje:

 Indicadores: número de capacitaciones anuales realizadas, porcentaje de

adopción de nuevas herramientas como Microsoft Project Online.
 Objetivo: aumentar la capacidad técnica del equipo para gestionar proyectos
más complejos.

Conclusiones
La implementación de Microsoft Project Online permitirá a la empresa ABZ
optimizar la gestión de proyectos, integrando herramientas avanzadas con las existentes y
fortaleciendo la eficiencia operativa. El plan de implantación estructurado minimizará
riesgos y facilitará la aceptación del cambio por parte de los equipos, mientras que el
cuadro de mando integral proporcionará una visión estratégica para la toma de decisiones
basada en datos. Estas iniciativas consolidarán el liderazgo de ABZ en el mercado
europeo, maximizando el retorno de inversión y mejorando la experiencia del cliente
mediante procesos más eficientes y alineados con sus objetivos estratégicos.
Referencias bibliográficas

1. International Organization for Standardization. (2017). ISO 10006:2017 -

Directrices para la gestión de la calidad en proyectos. Recuperado de
https://www.iso.org
2. Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body
of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. Newtown Square, PA: Project
Management Institute.
3. Microsoft. (n.d.). Microsoft Project Online Overview. Recuperado de
https://www.microsoft.com