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1. OBJETIVO
El presente procedimiento tiene por objeto establecer las pautas a seguir para la
identificación, revisión, elaboración, aprobación, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y disposición de los documentos y registros del
Sistema de Gestión Integrado de GASCOD HOLDING S.A.S.
2. ALCANCE
Los criterios establecidos en el presente procedimiento aplican para todos los procesos y
proyectos que utilicen los documentos del Sistema de Gestión Integrado de GASCOD
HOLDING S.A.S.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NTC ISO 9001:2015
NTC ISO 45001:2018
Decreto 1072 de 2015 (capitulo 6).
4. GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
Los aspectos de seguridad, salud y medio ambiente para el desarrollo de las actividades
de este procedimiento están contemplados en la Matriz de Identificación de Peligros,
Valoración de Riesgos y Determinación de Controles.
5. RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades y autoridades para el control de la información documentada en el
Sistema de Gestión integrado de GASCOD HOLDING S.A.S., se definen en la siguiente
GERENCIA GESTION GESTIÓN RECURSOS
PROCESO ADMINISTRACIÓN HUMANOS
GENERAL HSEQ COMERCIAL
REALIZA X X X X X
REVISA X X
APRUEBA X
tabla:
Tabla 1 – Matriz de Autoridad Documental
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6. DEFINICIONES
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro,
especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA: El
medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o
muestra patrón o una combinación de éstos.
FORMATO: Es un esquema para recolectar datos.
REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas o de los resultados alcanzados. Nota: Otros ejemplos de Registros
son: Fichas Técnicas de Elementos de Protección Personal, Hojas de Seguridad
de Productos Químicos, Certificados de Calidad y RETIE de productos, Hojas de
Datos.
ELABORA: Consiste en el proceso de redacción y constitución de un documento
del SGI o proyecto (procedimiento o registro).
REVISA: Consiste en el proceso de verificación del contenido de un documento
(procedimiento o registro), con el fin comprobar la adecuación e idoneidad del
mismo conforme a su utilización.
APRUEBA: Consiste en el visto bueno para la emisión y divulgación de un
documento (procedimiento o formato) luego de que este ha sido revisado por los
responsables de su verificación.
LISTADO MAESTRO: Es la lista de documentos debidamente identificados
donde se describen los datos de: Tipo de documento, proceso al que pertenece,
versión, revisión, actualización, aprobación y disposición de almacenamiento.
COPIA CONTROLADA: Copia de documento que contiene la información
actualizada, vigente.
COPIA NO CONTROLADA: Copia de documento que corresponde a una versión
cuya información no ha sido actualizada y/o no es controlada por el Sistema de
Gestión Integrado.
DOCUMENTO INTERNO: Documento que se genera dentro de la Organización y
afecta al sistema de Gestión integrado.
DOCUMENTO EXTERNO: Documento que se genera fuera de la Organización y
afecta al Sistema de Gestión (Libros, Manuales, Planos del Cliente,
Especificaciones Técnicas, Procedimientos del cliente, Normas Técnicas y de
Seguridad, Guías, Fichas Técnicas de equipos, Hojas de Seguridad, etc.).
DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que no tiene efecto en el Sistema de
Gestión y fue reemplazado por otro.
DOCUMENTO DEROGADO: Documento que se anula del Sistema de Gestión.
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ARCHIVO INACTIVO: Área de disposición de la documentación física de los
procesos y/o proyectos de GASCOD HOLDING S.A.S., para consulta hasta su
eliminación definitiva.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
7.1. GESTIÓN DOCUMENTAL
Para la gestión documental del sistema de gestión integrado de GASCOD HOLDING
S.A.S. En medio físico se consideran documentos controlados las copias impresas que
reposan en la oficina de HSEQ (Dossiers de Calidad, HSE o Administrativo, según la
necesidad del proyecto) y las que son impresas en los Dossiers de proyecto bajo custodia
de los mismos (al cierre de cada proyecto esta custodia pasara a manos del Líder HSEQ).
Una vez el proyecto tenga finalización los documentos en los Dossiers no requieren ser
actualizados por considerarse archivo final.
7.2. SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Todo documento del sistema de gestión Integrado, es controlado por el Líder HSEQ,
desde el proceso de Sistema de Gestión Integrado de CIAL S.A.S., teniendo en cuenta
esto, todo documento que se requiera crear, modificar o eliminar en el SGI, debe tener un
visto bueno de aprobación por parte de al menos uno de los antes mencionados; el
usuario que desee realizar la solicitud de documentación al SGI, debe enviar un correo
electrónico indicando la acción necesita y adjuntando el documento. El correo habilitado
para esta solicitud es: xxxxx HSE tendrá 48 horas como plazo máximo para gestionar la
solicitud de creación, modificación o eliminación.
7.3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Según lo establecido en Ítem 5 de Responsabilidades, la elaboración de documento para
el SGSST se realizará de dos formas, para documentos emitido en la sede administrativa
y para documento emitidos en proyectos.
En cualquiera de los dos casos el responsable de la elaboración debe elaborar el registro
teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
En el pie de página izquierdo de cada registro se debe ubicar la paginación del mismo y el
siguiente texto:
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Redacción: La descripción del texto a colocar en la documentación debe contar con las
siguientes características:
Brevedad: Texto resumido, que incluya solamente las explicaciones necesarias.
Claridad: Texto comprensible y legible, evitando términos extraños, en caso de
uso de términos en otro idioma, estos deben colocarse en el ítem “Definiciones”.
Aplicabilidad: Contenido pertinente de acuerdo a las políticas de la empresa y de
acuerdo a los requisitos y alcance del documento.
Homogeneidad: En cada etapa del desarrollo del documento se debe conservar
la secuencia lógica y coordinación con la aplicabilidad del mismo.
7.4. CODIFICACIÓN
7.4.1. Codificación: La asignación de la codificación de la documentación del
SGSST, será asignada según las dependencias establecidas en la siguiente muestra:
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7.4.3. Revisión y Aprobación de la Documentación.
Por medio del Listado Maestro de Información Documentada se registrará el control de la
revisión y aprobación de la documentación, así como los comentarios del control de
cambio de cada documento.
Solo las personas autorizadas según su cargo y permiso de acuerdo a la Tabla de
Retención (Ítem 5) podrán realizar la revisión y aprobación de la documentación.
De acuerdo con el Decreto 1072 de 2015, en el capítulo 6, establece los siguientes
controles particulares para los documentos del SGSST que se listan a continuación:
1. Política:
• Fechada y firmada por el representante legal
• Ser revisada como mínimo una vez al año y de requerirse, actualizada acorde con
los cambios en el SGI, como en la empresa.
2. Objetivos:
• Firmados por el empleador.
• Ser revisados y evaluados periódicamente, mínimo una (1) vez al año y
actualizados de ser necesario.
3. Plan de trabajo anual SGSST
• Firmado por Gerencia y Líder SGSST
4. Programa de capacitación Integral:
• Ser revisado mínimo una (1) vez al año, con la participación del COPASST y la
alta dirección de la empresa, con el fin de identificar las acciones de mejora.
7.5. EMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Luego del diseño del documento, elaboración, revisión y aprobación de la documentación,
su emisión y distribución será realizada por medio de correo electrónico institucional a los
líderes de procesos. Adicionalmente se determinan los siguientes criterios para la
divulgación son los siguientes documentos:
7.5.1. Para la divulgación de las Políticas y Reglamentos estos serán publicados y/o
transmitidos verbalmente luego de su aprobación, de igual manera en las carteleras y en
lugares visibles del área administrativa y en proyecto.
7.5.3. El SGSST es responsable de divulgar a las líderes de procesos, de forma oportuna
toda información correspondiente a las gestiones que, en materia legal o técnica, por
calidad, gestión ambiental y/o seguridad y salud en el trabajo, se generen; así como de
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informar al personal HSE a manera de facilitadores de comunicar la información en
proyectos en los casos que aplique.
7.5.4. Una vez adjudicado un proyecto, se establecen los formatos a utilizar y se hace
entrega de la informacion al responsable del proyecto para su utilizacion.
7.6. LISTADOS MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS
Documentos Internos: Los Listados Maestros de Documentos y Registros serán
controlados por SGSST, en la medida que se elaboren, revisen y aprueben los
documentos en el SGSST
Documentos Externos: Los documentos de origen externos una vez identificados, serán
incluidos en el listado maestro para garantizar el control de la versión y su distribución,
estos documentos solo se tendrán en medio digital.
Documentos Obsoletos: cuando un documento se considera obsoleto por nueva versión
o por eliminación, este es actualizado automáticamente en el listado maestro de
documentos y se notificara a los interesados sobre su nueva versión y/o eliminación. Todo
documento obsoleto quedará identificado dentro del listado maestro de documentos y se
conservará de forma digital en una carpeta identificada “Obsoletos” debe tener los
comentarios del cambio a obsoleto en el control del cambio del documento.
Seguimiento y Actualización: Todo documento del SGSST tiene una parametrización de
seguimiento mínima de 12 meses, tiempo en el cual se le informara por correo electrónico
al responsable del documento de la necesidad de revisión del mismo en la cual este
determinara si la versión sigue vigente o si por el contrario requiere de ser actualizada y
generada una nueva versión del documento. La ratificación de la vigencia o los cambios
deben quedar comentados en el control de cambios del documento.
Los manuales, procedimientos, instructivos, planes y registros, se mantendrán de forma
digital y solo serán impresos si es estrictamente necesario. El control de la distribución e
impresión será responsabilidad del SGST
7.7. CONTROL DE REGISTROS.
Los registros del SGSST son todos aquellos que suministren evidencias de la ejecución
de las actividades del SGSST, como por ejemplo: planos, órdenes de compras y
proveedores, reportes de inspección, ensayo y en general todo documento que pueda ser
evidencia.
Los registros del SGSST deben diligenciarse en su totalidad, garantizando que no queden
espacios en blanco, que permitan que los registros puedan será alterados posteriormente.
Así mismo se debe garantizar que todos los registros se diligencien de forma legible, con
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letra clara, procurando no se realicen tachones o enmendaduras, que puedan invalidar el
registro.
Los registros no deben tener tachones, ni se deben diligenciar en lápiz, deben ser
diligenciados en lapicero y/o digitalmente.
La creación, modificación, almacenamiento, retención y disposición final de los registros
del SGI se determinan dentro del Listado Maestro de Información Documentada.
Para la definición de las disposiciones relacionadas con el control de los registros
externos, o aquellos registros que no se generan a partir de formatos preestablecidos por
la empresase incluirán en el Listado Maestro de Información Documentada.; en cual se
identifica el nombre de los registros, el almacenamiento, la disposición final y
recuperación.
GASCOD HOLDING S.A.S conservará por un periodo mínimo de 20 (veinte) años
contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la
empresa, los registros y documentos de forma magnética y/o física asociados con:
1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como
los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de trabajadores.
2. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de
los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el
trabajo.
3. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y
salud en el trabajo.
4. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
El responsable del SGI tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el
acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil
de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.
Los trabajadores tendrán derecho a consultar los registros relativos a su salud
solicitándolo al médico responsable en la empresa, o a la institución prestadora de
servicios de seguridad y salud en el trabajo que los efectuó. En todo caso, se debe
garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad legal vigente
(Dec.1072 de 2015).
7.8. COPIA DE SEGURIDAD.
La documentación del SGSST se copiará periódicamente discos duros de respaldo,
servidor y/o Nube. En el caso de la documentación de los proyectos, periodicamente
deben hacer entrega de dichos documentos para su digitalizacion y proteccion.
7.9 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
1 Elaboración e Desarrollar el contenido de los Representante de
identificación documentos y registros siguiendo el Hoja de portada la gerencia y
esquema de este procedimiento, de de cada Líderes de
acuerdo a cada tipo. documento que procesos
contiene quien
Se identificará con el nombre del elaborado por,
documento y nombre del proceso revisado por y
relacionado. aprobado por
cada
Para la realización de documentos, documento.
registros, instructivos, procedimientos,
manuales y demás documentos del SG-
SST, se debe tener en cuenta los
siguientes puntos.
2 Revisión Asegurar que su contenido sea coherente, Representante de
consistente con la realidad y sea la Gerencia/
adecuado a las necesidades de la Gerente
empresa y que cumpla con los requisitos
mínimos de los SG-SST.
3 Aprobación Aprobación del documento y anexos, Gerente
antes de su distribución.
Asegurarse que
Una vez aprobado el documento, el
La versión
encargado del sistema de gestión de la
pertinente esté Representante de
4 seguridad y salud en el trabajo es el
disponible en Puntos de uso la Gerencia
encargado de la disponibilidad de los
los puntos de
mismos en los diferentes puntos de uso
uso
Evaluar si el contenido de los documento Listado maestro
y registros continua siendo adecuado y de documentos
consistente con la realidad y necesidades y registros.
de la empresa cuando: Representante de
5 Seguimiento
Se planeen cambios en las actividades la Gerencia
incluidas en el procedimiento.
Solicitud de las personas involucradas.
Resultados de auditorías.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
El estado de la revisión se identifica con el
número de versión que se inicia con el No. 01
y se va aumentado en uno a medida que se
actualice el documento, se consigna en el
encabezado arriba de la fecha. La fecha de Listado
Estado de la realización de los cambios es consignada en maestro de Representante de la
6
Revisión Actual el histórico de actualizaciones. documentos y Gerencia.
registros
Al final del documento (no aplica a registros ni
listados de datos), se adiciona una tabla que
contiene la siguiente información:
Registro
Fecha Parte No. Modificaciones
histórico de
de Modifi de
actualización
Modifi cada Vers
al final del
cación ión
documento.
7 Identificación de Los cambios, modificaciones y/o Representante de la
los Cambios o actualizaciones a los registros se Gerencia.
Actualización evidenciarán en el listado maestro de
documentos y registros en el cual existe una
tabla de contiene la siguiente información:
Control de cambio de registros Listado
Versión Cambio Fecha Versión maestro de
anterior actual documentos y
registros
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ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REGISTRO
Ajustar el contenido del documento según
resultados de la revisión, cuándo en esta Designado por el
se determine la necesidad de líder del proceso,
Documento por
8 Actualización actualización, y repetir los pasos 2, 3, 4, 6 responsable de la
actualizar
y 7. Para los documentos de origen ejecución del
externo se actualizará el listado maestro de procedimiento.
documentos y registros.
Los documentos que necesaria mente se
necesiten de forma física son impresos. Se
mantiene un listado maestro, donde se
relacionan todos los documentos y
registros del sistema de gestión de la
seguridad, salud en el trabajo y ambiente.
Asegurarse que
Todos los registros que se generen deben
los documentos
ser elaborados y diligenciados en tinta Listado maestro Representante de la
y registros
9 indeleble, letra imprenta, evitando de documentos Gerencia.
permanezcan
tachones, manchones, el uso de
legibles y
correctores; en caso de equivocación
fácilmente
diligencie nuevamente el registro de ser
identificables
posible.
Se deben diligenciar todos los espacios
necesarios de cada registro y de ser
posible anotar las observaciones.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
El responsable del proceso donde aplica el
documento externo informa al
Asegurarse que
10 Representante de la Gerencia sobre la
se identifiquen
introducción a los sistemas integrados de
los documentos Listado maestro Representante de la
gestión y distribución de nuevos
y registros de de documentos y Gerencia y líderes
documentos externos o cambios en las
origen externo y registros de procesos
versiones para que se actualice el listado
se controla la
maestro de estos documentos. En este
distribución
listado se controla la distribución de los
mismos.
Para guías, manuales y otros documentos
Documentos y de origen externo que apliquen al proceso,
Documentos Líderes de
11 registros de el original se mantendrá en medio
externos procesos
origen externo magnético o impreso si así lo decide el jefe
del proceso que corresponda.
Las copias de documentos y registros
internos son eliminadas al entregar la
nueva versión del documento y en el
12 Control de Representante de la
sistema la nueva versión reemplaza a la NA
obsoletos Gerencia
anterior. (conservar la versión anterior
identificada con marca de agua que diga
OBSOLETO)
En la matriz de control de documentos y El asignado en la
registros se define el tiempo en que el En la matriz de columna de
Tiempo de registro debe permanecer disponible control de
13 “Responsable del
retención almacenamiento. documentos y
control del registro”.
registros
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
Cada 3 meses se realiza una copia en
medio magnética de la información
contenida en el sistema, la cual es
conservada en la oficina del Representante
de la Gerencia ante los SGI. Cada vez que
se realice una copia bien sea por cumplir
con este aspecto o por actualización de los
documentos y/o registros, la copia anterior
será eliminada, para evitar la recuperación
y utilización de documentos y/o registros
Representante de la
Protección obsoletos. Copia en medio
14 Gerencia
Magnético
La protección de los registros impresos se
asegura con el almacenamiento en lugar
seco y protegido del polvo o condiciones
que lo deterioren durante el tiempo de
retención.
Para los documentos digitales del SGI, se
resguardan en Disco Duro.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
Cada vez que se actualicen los registros se
entregará de una copia a cada uno de los
responsables identificados en la misma.
Son documentos de copia controlada
(Manuales, procedimientos, instructivos,
guías y demás documentos que contenga
redacción y definición de operaciones;
excluyendo formatos, tablas y demás para
recolección de evidencia) por GASCOD
Representante de la
HOLDING S.A.S. aquellos que se manejen RED interna de
15 Control Gerencia
de manera digital y que posean la siguiente la empresa
leyenda como pie de página:
COPIA CONTROLADA
La versión vigente y original, de este
documento se encuentra disponible en la
carpeta compartida de la empresa de
manera digital y/o física en la oficina del
gerente.
Los demás documento impresos se
considera COPIA NO CONTROLADA
En la En la matriz de control de
Matriz de control Representante de la
documentos y registros se establece lo que
16 Disposición de documentos y Gerencia
se debe hacer con los registros cuando ya
registros
no es necesaria su conservación.
8. REGISTROS
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Listado Maestro de Información Documentada.
9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE PARTE NUMERO DE
MODIFICACIONES
MODIFICACION MODIFICADA VERSION
