C.E.N.T.

N° 74
A.T.S.A

MICROSOFT EXCEL
 MICROSOFT EXCEL
Es una planilla de cálculo donde se puede
ingresar fórmulas matemáticas, estadísticas,
financieras y cálculos de ingeniería. Con los
datos de entrada adecuados, nos devolverá
los resultados de aplicar las fórmulas
ingresadas.
Como ingresar a Excel:
• Haga clic en el botón inicio
• Microsoft office
• Microsoft Excel
 USO DEL RATÓN - COMO DESPLAZARSE
EN EXCEL
Con el fin de introducir los datos de su
hoja de cálculo, necesitamos algún
método para desplazarnos a las diferentes
celdas de esa hoja. Tenga en cuenta que
la parte de la hoja de cálculo que se
muestra en pantalla es una pequeña
parte de la hoja de cálculo real. Para
recorrer una hoja de cálculo con el ratón
podemos usar las siguientes técnicas:
Para… Haga clic en …

Mover el sector a esa celda Cualquier celda visible

Ver una fila, arriba o abajo. Flechas hacia arriba o hacia

debajo de la barra de
desplazamiento vertical.

Ver una columna mas a la Flechas a la izquierda o a la

izquierda o a la derecha . derecha de la barra de
desplazamiento vertical.
Recorrer rápidamente una Barra de desplazamiento y
hoja de calculo. A medida arrastre.
que arrastra , una
sugerencia despliega el
numero de fila / columna
actual.
 AJUSTE DEL ANCHO DE COLUMNA Y ALTO
DE FILA CON EL RATÓN
El alto de las celdas se ajusta
automáticamente cuando cambia el tamaño
del texto. Sin embargo, si el ancho de la
columna es más estrecho que sus datos, tal
vez estos se vean sustituidos por una colección
de ######. Debe ajustarse el ancho de la
columna para que se despliegue sus datos
reales. Puede ajustar el ancho de una
columna o el alto de una fila utilizando el
cuadro de diálogo o arrastrando los elementos
con el ratón.
 AJUSTE DEL ANCHO DE COLUMNA Y ALTO
DE FILA CON EL RATÓN
1. Para cambiar el ancho de dos o más filas o
columnas, primero selecciónelas arrastrando
sobre sus encabezados. Para cambiar una sola
columna o fila pase por alto este paso y
continúe con el paso 2.
2. Coloque el puntero del ratón sobre el borde de
uno de los encabezados de la fila o columna,
hasta que la flecha del ratón tome la forma de
una herramienta para cambio de tamaño ( )
3. Arrastre el borde al tamaño que necesita.
4. Suelte el botón del ratón; Excel ajusta el alto de
la fila o el ancho de la columna.
 MENÚ INSERTAR – INSERCIÓN DE HOJA
DE CÁLCULO
Para insertar hoja de cálculo a
un libro:
1. Seleccione la hoja de
cálculo que desee quede
después de la hoja que
habrá de insertar.
2. Abra el menú desplegable
haciendo clic con el botón
derecho del mouse y elija
INSERTAR.
 MENÚ INSERTAR – INSERCIÓN DE HOJA
DE CÁLCULO

Una manera rápida

de insertar una hoja
de cálculo es hacer
clic en el botón se
inserta una nueva
hoja de cálculo y
podrá también
cambiar el nombre.
 ELIMINAR HOJA DE CÁLCULO

Para eliminar una hoja de

cálculo a un libro:
1. Abra el menú
desplegable haciendo
clic con el botón
derecho del mouse y
elija ELIMINAR.
2. Y se eliminó la hoja que
seleccionó.
 COMO CAMBIAR EL NOMBRE DE LAS
HOJAS DE CÁLCULO
Como opción predeterminada todas las hojas cálculo se
llaman “Hojas”, donde X es un número consecutivo, a
partir de 1. Por tanto, si desea tener una mejor idea de la
información que contiene cada hoja, debe cambiar los
nombres que aparecen en las etiquetas:
1. Haga clic en la etiqueta de
la hoja de cálculo a la que
desee cambiar de nombre.
El nombre actual se resalta.
 COMO CAMBIAR EL NOMBRE DE LAS
HOJAS DE CÁLCULO
1. Escriba el nuevo nombre de la hoja de
cálculo y oprima ENTER. Excel
reemplazará el nombre predeterminado
por el nombre que escribió.
 INSERCIÓN DE FILAS Y COLUMNAS

Para insertar una sola fila o columna,

seleccione la que se encuentra a la derecha
de donde desee insertar una columna, o
debajo de donde pretenda introducir una
fila. Para insertar varias columnas o filas,
seleccione el número de ellas que desee
insertar. Para escoger columnas, arrastre
sobre las letras de columnas de la parte
superior de la hoja de cálculo. Para
seleccionar filas, arrastre sobre los números
de las filas.
INSERCIÓN DE FILAS Y COLUMNAS
 MENÚ FORMATO – FORMATO NUMÉRICOS
DE EXCEL
Después de que elija un formato numérico adecuado, siga
estos pasos para aplicarlo:
1. Seleccione la celda o rango que contiene los valores
que desea formar.
2. En el menú INICIO – NÚMERO. Aparece un cuadro de
diálogo haciendo clic en
3. Haga clic en la ficha NÚMERO.
4. En la LISTA CATEGORÍA, seleccione la categoría de
formato numérico que desee utilizar. En el cuadro
MUESTRA se despliega el formato predeterminado para
esa categoría.
5. Haga los cambios necesarios al formato.
6. Haga clic en ACEPTAR u oprima ENTER, Excel reforma las
celdas seleccionadas tomando sus opciones como
base.
MENÚ FORMATO
FORMATO DE CELDA - NÚMERO
 FORMATO DE CELDA - ALINEACIÓN

A medida que ingresan datos en EXCEL

seguramente necesitas darles formato en
cuanto a su orientación en la celda. Para
modificar la orientación de estos datos:
1. Seleccione la o las celdas a las cuales
desea modificar.
2. En el menú INICIO – ALINEACIÓN, aparecerá
un cuadro de diálogo haciendo clic …
3. Haga clic en ACEPTAR u oprima ENTER, una
vez modificada la alineación.
FORMATO DE CELDA - ALINEACIÓN
 FORMATO DE CELDA - FUENTE
Para modificar la apariencia del texto:
1. Seleccione la o las celdas, las cuales desea
modificar.
2. En el MENÚ – ALINEACIÓN, aparece un
cuadro de diálogo haciendo clic en

1. Haga clic en la ficha fuente para ver las

opciones, elija lo que desee aplicar.
2. Haga clic en ACEPTAR u oprima ENTER.
FORMATO DE CELDA – FUENTE
 FORMATO DE CELDA – BORDES
A medida que trabaja en la hoja de cálculo en la pantalla observará
que cada celda se identifica con las líneas de división que la rodean.
Como opción predeterminada, estas líneas de división NO SE
IMPRIMEN, para crear líneas bien definidas en la impresión, puede
agregar bordes a las celdas seleccionadas o rangos de celda
completos. Un borde puede aparecer en los cuatro costados de una
celda o en en los lados seleccionados:
1. Seleccione la o las celdas a las cuales desea incluir bordes.
2. En el menú INICIO - ALINEACIÓN aparecerá un cuadro de dialogo
haciendo clic en
 FORMATO DE CELDA – BORDES
3. Haga clic en la ficha
BORDES para ver las opciones
de borde.
4. Seleccione la posición, el
estilo y el color que desea
para el borde. Puede hacer
clic dentro del propio cuadro
borde o en PATRÓN DE BORDE
preestablecido para definir
cual añadir.
5. Haga clic en ACEPTAR u
oprima ENTER.
FORMATO DE CELDA – RELLENO
 AUTOFORMATO
1. Seleccione la o las celdas que contengan los
datos que desea dar formato
2. En el MENÚ INICIO – DAR FORMATO COMO
TABLA
 AUTOFORMATO
3. Recorra la lista y haga clic en el formato prediseñado que desee
utilizar.
4. Haga clic en ACEPTAR, Excel forma su tabla para que parezca a la
del área de vista previa.
 FÓRMULAS Y FUNCIONES
INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS
1. Seleccione la celda en la que desea que aparezca
el cálculo de la fórmula.
2. Escriba el signo =, o haga clic en el icono IGUAL de
la BARRA DE FÓRMULAS.
3. Escriba la fórmula. Esta aparecerá en la barra de
fórmula.
4. Oprima ENTER o haga clic en el botón INTRODUCIR de
la BARRA DE FORMULA; Excel calcula el resultado.
 ¿QUÉ SON LAS FUNCIONES?
Las funciones son fórmulas complejas, listas para usarse, que
realizan una serie de operaciones con un rango específico de
valores. Por ejemplo, para determinar la suma de una serie de
números de la celda seleccionada, puede introducir la función
=SUMA (previa selección del rango a sumar)
Cada función está integrada por los siguientes tres elementos:
1. El signo = indica que lo que sigue es una función (fórmula)
2. El nombre de la función SUMA, que indica la operación que
se llevará a cabo.
3. Una lista de argumentos entre paréntesis, como (A1:H1),
que en este caso indica el RANGO DE LA CELDA cuyos
valores deben utilizar la función. Algunas funciones utilizan
más de un argumento, separado por comas, como en A1,
B1, H1)
 FUNCIONES
Para poder ver las funciones con las que cuenta
Excel debe:
1. Seleccione la celda en que desea insertar la
función.
2. Haga clic en el menú FORMULAS y elegir
FUNCIÓN
 FUNCIONES
1. Establezca el RANGO DE CELDA a las que debe
aplicar la función.
2. Haga clic en el botón ACEPTAR.
CÓMO USAR LA FUNCIÓN AUTOSUMA

Puesto que SUMA es una de las

funciones que se utiliza con mayor
frecuencia.
 FUNCIÓN AUTOSUMA
Para utilizarlo:
1. Seleccione la celda en que desea insertar la suma. Trate de
elegir una celda al final de la fila o columna de datos, a
sumar, le ayudará a AUTOSUMA en su función de adivinar
las celdas que desea sumar, si autosuma seleccionar el
rango incorrecto de celdas, puede cambiar la selección.
2. Haga clic en AUTOSUMA, inserta =SUMA y la dirección de
rango de las celdas que se encuentran a la izquierda o
arriba de la celda mencionadas.
3. Si el rango seleccionado por Excel es incorrecto, arrastre el
cursor sobre el rango que desea usar, o haga clic en la
barra de fórmulas y edite la fórmula.
4. Haga clic en el botón INTRODUCIR de la barra de fórmulas u
oprima ENTER. Excel calcula el total del rango
seleccionado.
FUNCIÓN HOY (CALCULO DE EDAD)
Haga clic en la celda donde desea insertar la edad, inserta =(HOY()-
H2)/365
Si el rango seleccionado por Excel es incorrecto, arrastre el cursor
sobre el rango que desea usar, o haga clic en la barra de fórmulas y
edite la fórmula.
Haga clic en el botón INTRODUCIR de la barra de fórmulas u oprima
ENTER. Excel calcula el total del rango seleccionado.
El primer método obtiene la diferencia en días entre ambas fechas y
el resultado lo divide entre 365
 AUTOFILTRO
La filtración constituye un método fácil y rápido para
encontrar subconjuntos de datos en una lista y trabajar
con ellos. Cuando se filtra una lista , Excel muestra solo
las filas que contienen cierto valor o que cumple con un
conjunto de condiciones de búsqueda llamada
CRITERIOS. Solo puede aplicar filtros a una lista de una
hoja de cálculo a la vez.
1. Seleccione la lista que desea filtrar.
2. Haga clic en INICIO – ORDENAR
Y FILTRAR. Excel coloca flechas
desplegables directamente en los
rótulos de columna de la lista.
 AUTOFILTRO
3. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los
datos que desea mostrar. Aparecerá una lista de todos los
elementos únicos de la columna.
4. Seleccione el elemento que desea mostrar de una
columna especifica. Se ocultarán instantáneamente todas
las filas que no contengan el dato seleccionado.
5. El elemento seleccionado en una lista desplegable de
columna se llama CRITERIO DE FILTRO.
AUTOFILTRO
 AUTOFILTRO
Puede filtrara la lista aun mas eligiendo otros criterios de
una columna diferente, repitiendo el paso 3 y 4.
COPIAR DATOS FILTRADOS EN OTRO LUGAR
1. Filtre la lista usando el autofiltro
2. Seleccione las celdas que desea copiar de la lista
filtrada.
3. Haga clic en el botón COPIAR.
4. Seleccione la celda superior izquierda del rango en el
cual desea pegar los datos filtrados.
5. Haga clic en el botón PEGAR.
 ORDENAR DATOS
Cuando se ordena una lista, Excel reorganiza las filas
según el contenido de una o mas columnas…..
 ORDENAR DATOS
Para ordenar toda la lista:
1. Seleccione la lista.
2. Haga clic INICIO – ORDENAR LISTA Y FILTRAR. Excel
detectara los rótulos de columna, incluso cuando
ocupen filas dobles, y los excluirá del ordenamiento.
Es posible utilizar los rótulos de columna para
identificar las columnas según las cuales se desea
realizar el ordenamiento.
3. Cuando seleccione el comando ORDENAR, el
programa reorganizara las filas, utilizando el criterio
de ordenamiento especifico.
 ORDENAR DATOS - CRITERIO DE
ORDENAMIENTO PREDETERMINADO
Se puede especificar hasta 3 criterios de ordenamiento
para ordenar una lista. Se puede hacer referencia a
cualquier celda de una fila o columna. Si se usa mas de
un criterio de ordenamiento, las columnas o filas con el
mismo elemento designado como primer criterio se
ordenaran de acuerdo al segundo y tercer criterio. …..
 GRÁFICOS
Puede colocar su nuevo grafico en la misma hoja da
calculo. Los gráficos son útiles para mostrar datos reales
 GRAFICO
Para crear un grafico se selecciona los datos que se
deseen representar y seleccionar INSERTAR – GRAFICO,
donde pueda elegir el mas adecuado a su propósito. No
es necesario que represente todos los datos de la hoja,
sino que se puede seleccionar solo aquellos que que se
deseen mostrar en forma especifica para su análisis.
 CONFIGURACIÓN DE LIBROS
Como cambiar la configuración de la pagina, se
controla en el cuadro de dialogo CONFIGURAR
PAGINA y elija CONFIGURAR PAGINA y elija la
ficha PAGINA.
CONFIGURACIÓN DE LIBROS
En el menú DISEÑO DE PAGINA, haga clic en
CONFIGURARR PAGINA y elija la ficha MARGENES
Introduzca el tamaño de margen que desee en las
casillas SUPERIOR, INFERIOR, IZQUIERDO Y DERECHO.
 IMPRESIÓN DE LIBROS
La impresión especifica de su libro
1. Si desea imprimir una parte de la hoja de calculo,
seleccione el rango que desea imprimir, si solo desea
imprimir. Si solo desea imprimir un grafico, haga clic
en este. Si quiere imprimir una o mas hojas de calculo
de un libro, seleccione las etiquetas de la hoja. Para
imprimir un libro completo, omita todo este paso.
2. Abra el menú ARCHIVO y seleccione IMPRIMIR.
Aparecerá el cuadro de dialogo IMPRIMIR (seleccione
su impresora y el rango de pagina a imprimir)
3. Seleccione las opciones que le gustaría utilizar:
INTERVALO DE PAGINA – IMPRIMIR – COPIAS –
INTERCALAR-
4. Haga clic en ACEPTAR u oprima ENTER…..