TEMA 11 OFIMATICA

I. ¿Qué es el correo electrónico?

Correo electrónico (también llamado e-mail) es un servicio que ofrece Internet y sirve
para enviar mensajes entre personas. Es como enviar una carta, pero por computadora
o celular.

¿Qué puedes mandar por correo electrónico?

 Textos: como escribir una carta.

 Imágenes: como fotos o dibujos.

 Documentos: como archivos Word o PDF.

 Audio y vídeo: como canciones o videos cortos.

 Enlaces: direcciones de páginas web.

👉 Algunos correos no dejan mandar archivos muy grandes.

👉 Puedes mandar el mismo mensaje a varias personas a la vez.

👉 Si quieres mandar algo además del texto (como una foto), lo haces con un archivo
adjunto (adjuntar = agregar).

Ejemplos de correos gratuitos:

 Gmail

 Outlook

 Hotmail

¿Cómo leo mi correo?

Usas un programa o página web llamada cliente de correo electrónico, como:

 Microsoft Outlook

 Gmail (desde el navegador)

En algunas empresas:

Tienen su propio sistema de correo, que no usa Internet, sino su red interna (llamada
intranet).

II. Ventajas y desventajas del correo electrónico

✅ Ventajas (cosas buenas):

  Rápido: llega en segundos.

 Gratis: la mayoría no cuesta nada.

 Versátil: puedes mandar todo tipo de archivos.

 Fácil de usar.

 Accesible: puedes leerlo desde el móvil, la tablet o la compu.

❌ Inconvenientes (cosas malas):

 Peligros de seguridad: a veces llegan virus o estafas (como el phishing).

 Demasiados correos: te puedes distraer.

 Malos entendidos: como no ves la cara de la otra persona, puede haber

confusión.

III. Dirección de correo electrónico

Una dirección de correo es como una dirección postal, pero en Internet. Ejemplo:
[Link]@[Link]

¿Cómo está formada?

1. Parte izquierda: el nombre de la persona o empresa. Ejemplo: [Link]

2. Símbolo @ (arroba).

3. Dominio: el nombre del servicio y su tipo. Ejemplo: [Link]

Algunas reglas:

 Cada dirección es única, no se repite.

 Puede tener hasta 256 letras en total.

IV. Buzón de correo electrónico

Un buzón de correo es donde se guardan tus mensajes (como una bandeja de

entrada).

 No se borran solos, tú decides qué borrar.

 Aunque estés desconectado, los correos te esperan en el buzón hasta que los
leas.

 Pero el buzón tiene límite, si se llena, no podrás recibir más hasta borrar algo.
V. ¿Qué es el SPAM?

SPAM es el correo no deseado, también llamado correo basura. Son mensajes que no
pediste y muchas veces vienen de desconocidos.

VI. ¿Cómo funciona el correo electrónico?

Para que un mensaje viaje por Internet, se usan protocolos, que son reglas que siguen
los servidores (las computadoras que manejan el correo). Los más comunes son:

🔁 Protocolos importantes:

 SMTP: se encarga de enviar el mensaje.

 POP3: descarga los correos al dispositivo, y los borra del servidor.

 IMAP: sincroniza los correos, así que puedes ver lo mismo desde varios
dispositivos.

👉 Hoy en día, IMAP es el más usado, porque no borra los mensajes y los mantiene
actualizados.

VII. Seguridad del correo electrónico

Antes, los mensajes se enviaban sin seguridad. Ahora se usa cifrado (como un candado
virtual) con tecnologías como SSL o TLS.

🟡 I. REQUISITO INDISPENSABLE

Outlook es un programa para gestionar tu correo electrónico. No podrás usarlo hasta

que añadas una cuenta de correo válida (como un Gmail o un Hotmail).

🔹 Cuenta de correo válida = una dirección de correo como nombre@[Link] con su

contraseña y datos técnicos.

Una vez pongas esa cuenta, ya podrás usar Outlook para:

 Enviar y recibir correos.

 Agendar citas y reuniones.

 Guardar contactos.

 Organizar tareas pendientes.

🟡 II. OUTLOOK 2019: MENÚS MÁS IMPORTANTES

Outlook tiene menús que se llaman “pestañas” y están arriba del todo, en una franja
llamada Cinta de opciones. Aquí te explico las más importantes:

Menú (Pestaña) ¿Para qué sirve?

Inicio Crear correos nuevos, responder, buscar o filtrar mensajes.

Menú (Pestaña) ¿Para qué sirve?

Enviar y recibir Actualizar y descargar correos.

Carpeta Crear, borrar o mover carpetas donde guardas correos.

Vista Cambiar cómo se ve todo en la pantalla (diseño, orden, etc.).

También hay otras opciones como:

 Archivo → Configuración general.

 Ayuda → Si necesitas asistencia.

 Complementos → Funciones extra según otros programas que tengas

instalados.

🟡 III. ÁREA DE MENSAJES

Cuando estás dentro de Outlook, verás 3 partes principales:

1. Panel de carpetas: Lista de carpetas (como Bandeja de entrada, Enviados,

Papelera).

2. Panel de mensajes: Donde ves la lista de correos de la carpeta seleccionada.

3. Panel de lectura: Espacio grande donde lees, escribes o respondes correos.

💡 El buscador de Outlook puede encontrar lo que escribas en cualquier parte del

mensaje (asunto, texto, remitente…).

🟡 IV. FAVORITOS

En la parte superior del panel de carpetas hay una zona llamada Favoritos. Ahí puedes
poner tus carpetas más usadas.

🟡 V. VER EL TAMAÑO DE UNA CARPETA

A veces, necesitas saber cuánto espacio ocupa una carpeta de correos. Para eso:

1. Selecciona la carpeta.

2. Ve a la pestaña Carpeta.

3. Pulsa Propiedades de carpeta.

4. Luego, haz clic en Tamaño de la carpeta.

🟡 VI. CONFIGURAR PANEL DE MENSAJES

Puedes personalizar cómo se ven los correos:

 En la pestaña Vista:

o Usa Vista previa del mensaje para elegir cuántas líneas ver (1, 2, 3 o
ninguna).

o Usa Organizar por para elegir cómo ordenar los correos (por fecha,
tamaño, asunto…).

o Usa Orden inverso para poner de más nuevo a más viejo (o al revés).

🟡 VII. BARRA DE ACCESO RÁPIDO

Esta barra está abajo, al lado del panel de carpetas, y tiene accesos directos a cosas
como:

 Correo

 Calendario

 Contactos

 Tareas

 Notas

🔹 Puedes personalizar esta barra:

1. Haz clic en los tres puntos ....

2. Selecciona Opciones de navegación.

3. Ahí eliges cuántos iconos ver, si se muestran con nombre o no, y el orden de los
botones.

⚠️Ojo: no confundas esta barra con la barra de herramientas de acceso rápido, que
está arriba y se usa para poner botones de comandos frecuentes.

🟡 VIII. BARRA DE ESTADO

Está abajo del todo en Outlook, y te muestra información útil como:

 Cuántos mensajes no has leído.

 Avisos importantes.

 Si Outlook está conectado o sincronizando.

 Botones para cambiar la vista (normal o lectura).

 Control de zoom para agrandar o reducir el tamaño del texto

🟦 I. AÑADIR NUEVAS CUENTAS

¿Qué es una cuenta de correo?
Es la dirección de email que usas para enviar y recibir mensajes, como
ejemplo@[Link].

¿Qué hacer si no tengo ninguna?

Outlook no te deja entrar si no tienes al menos una cuenta configurada.

¿Cómo agregar una nueva cuenta?

1. Ve al menú Archivo (arriba a la izquierda).

2. Haz clic en Agregar cuenta.

3. Escribe tu dirección de correo y contraseña.

💡 Una vez añadida, ya puedes usar todas las funciones de Outlook.

🗂 Todas tus cuentas aparecerán en el Panel de carpetas (parte izquierda de la pantalla).

Haz doble clic sobre el nombre de la cuenta para mostrar u ocultar sus carpetas.

🟦 II. LEER MENSAJES

¿Cómo leer un correo?

Haz clic una vez sobre él → aparece en el Panel de lectura.

¿Qué puedo ver?

 El contenido del mensaje.

 La fecha.

 Quién lo envió.

 A quién va dirigido.

💡 Si dejas el puntero del ratón sobre el nombre del remitente, verás opciones como:

 📩 Enviar correo nuevo

 ⭐ Añadir a favoritos

 📅 Programar reunión

Abrir el mensaje en grande

Haz doble clic sobre el correo y se abrirá en una ventana nueva.

¿Cómo saber qué mensajes no he leído?

Mira si tienen una línea azul a la izquierda.

Cambiar cómo se ve el panel de lectura

Ve a la pestaña Vista → Panel de lectura.
Ahí puedes moverlo a la derecha, abajo o desactivarlo.

⌨ ATAJOS DE TECLADO:

Función Atajo

Marcar como no leído Ctrl + O

Marcar como leído Ctrl + Q

🟦 III. COMPROBAR CORREO

¿Cuándo se revisa el correo?

 Automáticamente al abrir Outlook.

 Automáticamente cada 30 minutos (por defecto).

 O manualmente, cuando tú quieras.

¿Cómo comprobar el correo manualmente?

 Haz clic en Enviar y recibir (arriba).

 Se abre una ventana mostrando el progreso.

¿Cambiar cada cuánto se comprueba automáticamente?

 Ve a Opciones > Avanzado y ajusta el intervalo.

⌨ ATAJOS DE TECLADO:

Función Atajo

Enviar y recibir todos los correos F9 o Ctrl + M

Ajustar el intervalo automático de comprobación Ctrl + Alt + S

🟦 IV. REDACTAR Y ENVIAR MENSAJES

¿Cómo crear un correo nuevo?

1. Haz clic en Nuevo correo electrónico en la pestaña Inicio.

2. Se abre una ventana con todos los campos.

Partes esenciales del mensaje:

 Destinatario: quién lo recibe.

  Asunto: tema del mensaje (breve y claro).

 Cuerpo: el mensaje en sí.

📝 También puedes:

 Añadir firma, adjuntos, saludos, etc.

 Elegir el contacto con el botón Para.

 Abrir tu libreta de direcciones desde la pestaña Mensaje > Libreta de

direcciones.

⌨ ATAJOS DE TECLADO:

Función Atajo

Crear mensaje desde bandeja Ctrl + U

Crear mensaje desde otra vista Ctrl + Shift + M

🟦 V. ELEGIR REMITENTE

Si tienes varias cuentas en Outlook, puedes elegir desde cuál enviar:

1. Haz clic en el botón De (en el nuevo correo).

2. Elige la cuenta desde la que quieres enviar el mensaje.

🟦 VI. CC Y CCO

¿Qué son?

 CC (Con Copia): Todos los destinatarios ven a quién más se envió.

 CCO (Con Copia Oculta): Los destinatarios no ven a los demás.

💡 Útil para enviar a muchas personas sin mostrar sus correos.

🟦 VII. ADJUNTAR ARCHIVOS

¿Cómo enviar archivos adjuntos?

1. Abre el mensaje nuevo.

2. Haz clic en Adjuntar archivo (pestaña Mensaje).

3. Puedes elegir archivos recientes o hacer clic en Examinar este equipo.

Para abrir adjuntos recibidos

Haz doble clic sobre el archivo en el mensaje.

🟡 TRUCOS ÚTILES:

 Para adjuntar varios archivos, mantén Ctrl mientras los seleccionas.

 También puedes arrastrar archivos al cuerpo del mensaje.

 El límite por archivo es 20GB.

 Si el archivo es muy grande, usa servicios como OneDrive.

 No abras archivos adjuntos de desconocidos (pueden contener virus).

🟦 VIII. RESPONDER O REENVIAR MENSAJES

Tipos de respuesta:

Acción ¿Qué hace?

Responder Responde solo al remitente.

Responder a todos Responde al remitente y a todos los que estaban en copia.

Reenviar Envía ese mismo correo a otra persona.

📝 En la pestaña Mensaje, también puedes:

 Responder con una reunión.

 Reenviar como archivo adjunto.

⌨ ATAJOS DE TECLADO:

Función Atajo

Responder al remitente Ctrl + R

Responder a todos Ctrl + Shift + R

Reenviar mensaje Ctrl + F

Responder con una reunión Ctrl + Alt + R

Reenviar como archivo adjunto Ctrl + Alt + O

📨 I. INTERFAZ DE LA VENTANA DE MENSAJES

👉 Cuando vas a escribir un correo en Outlook, se abre una ventana especial con
diferentes pestañas en la parte de arriba (llamada “cinta de opciones”) y su propio
menú Archivo.

🔹 ¿Qué hay en cada pestaña?

Pestaña ¿Para qué sirve? ¿Qué puedes hacer?

Mensaje Cosas básicas del correo Agregar archivos, firmar, poner formato

Añadir cosas dentro del

Insertar Imágenes, ecuaciones, formas, WordArt
correo

Confirmar lectura, cifrar, programar

Opciones Ajustes adicionales
envío

Formato de Cambiar letra, colores, estilos (como

Decorar el texto
texto Word)

Revisar ortografía y
Revisar Comprobar errores antes de enviar
sinónimos

💡 Solo aparecen todas estas pestañas cuando estás escribiendo, respondiendo o

reenviando un correo.
🧠 Cuando solo lees un correo (doble clic), solo ves la pestaña “Mensaje”.

II. RECUPERAR ELEMENTOS ELIMINADOS

Si borras algo en Outlook (correo, tarea, evento, etc.), no se elimina para siempre. Va a
una carpeta llamada:

 Elementos eliminados (si usas Exchange, Microsoft 365, etc.)

 Papelera (si usas otro proveedor)

🔧 ¿Cómo eliminar un correo?

Acción ¿Cómo se hace?

Opción 1 Selecciona el mensaje y pulsa Supr

Opción 2 Selecciona y pulsa Ctrl + D ✅

Opción 3 Clic derecho > Eliminar

Opción 4 Selecciona y haz clic en el icono Eliminar en la pestaña Inicio

Opción 5 Desde la ventana del mensaje > pestaña Mensaje > Eliminar

💡 Si borras algo de la carpeta “Elementos eliminados”, ya no se puede recuperar (ni

con Ctrl + Z).

🧠 Atajos importantes:

 Ctrl + D → Borra los correos seleccionados

 Mayús o Ctrl → Seleccionar varios mensajes a la vez

📦 III. ARCHIVAR MENSAJES

Archivar ≠ Eliminar
Significa mover correos que no quieres borrar, pero que tampoco quieres ver en tu
bandeja de entrada.

🔧 ¿Cómo archivar?

Método Cómo se hace

Opción 1 Selecciona mensaje > haz clic en Archivo en la pestaña Inicio

Opción 2 Clic derecho > Archivo

Opción 3 En ventana del mensaje > pestaña Mensaje > Archivo

🔹 Sólo disponible automáticamente en cuentas Exchange / [Link] / Microsoft

365.
🔹 Para otras cuentas, debes crear la carpeta Archivo manualmente.

🧠 Atajo importante:

 Tecla Retroceso → Archivar mensaje(s)

IV. CORREO NO DESEADO (SPAM)

Outlook tiene un filtro antispam que mueve los correos basura a la carpeta Correo no
deseado automáticamente.
Pero: a veces mete correos buenos por error, así que revisa esa carpeta.

🔧 ¿Qué puedes hacer?

1. Eliminarlo directamente

2. Marcarlo como spam con clic derecho > Correo no deseado

3. Usar la pestaña Inicio > Correo no deseado para opciones:

Opción ¿Qué hace?

Bloquear remitente Los correos de esa persona irán a Correo no deseado

No bloquear nunca al
Siempre permitirá sus correos
remitente

No bloquear nunca el dominio Permite todo lo que venga de @[Link]

No bloquear lista de
Permite correos de un grupo o lista
distribución

Correo que desea recibir Mueve el correo desde la carpeta de spam a la Bandeja
Opción ¿Qué hace?

de entrada

Opciones para el correo no

Abre la configuración avanzada del filtro antispam
deseado

💡 El dominio es la parte que va después del @ (ej: @[Link])

🧠 Atajo importante:

 Ctrl + Alt + J → Recupera correo de spam y lo lleva a la Bandeja de entrada

⚙️V. OPCIONES DE CORREO NO DESEADO

Desde Inicio > Correo no deseado > Opciones... puedes configurar:

 Nivel de protección contra spam

 Lista de remitentes seguros o bloqueados

 Lista de dominios seguros o bloqueados

 Eliminar spam directamente (sin enviarlo a carpeta)

🧠 Consejo: No es recomendable eliminar spam directamente, puedes perder correos

buenos por error.

✏️VI. BORRADORES

Cuando estás escribiendo un correo y no lo terminas, Outlook lo guarda

automáticamente cada 3 minutos en la carpeta Borradores.

🔧 ¿Qué hacer con ellos?

 Para guardar manualmente: clic en Guardar (barra de herramientas o menú

Archivo)

 Para editarlo después: ve a la carpeta Borradores y haz doble clic en el mensaje

 Puedes cambiar el tiempo de guardado automático en:

Archivo > Opciones > Correo > Guardar mensajes

📋 RESUMEN DE ATAJOS DE TECLADO (CON SIGNIFICADO)

Atajo ¿Qué hace?

Ctrl + D Borra los correos seleccionados

Mayús o Ctrl Selecciona varios correos a la vez

Retroceso (←) Archiva el correo seleccionado

Atajo ¿Qué hace?

Recupera un correo desde "Correo no deseado" a la bandeja de

Ctrl + Alt + J
entrada

📨 I. CARPETAS O BANDEJAS PREDETERMINADAS

¿Qué es una carpeta o bandeja?

Son espacios que Outlook crea para ayudarte a organizar los correos electrónicos.
Como si fueran cajones para guardar cartas.

Las principales carpetas que siempre vas a encontrar:

NOMBRE PARA QUÉ SIRVE

Aquí llegan los correos nuevos. Aparecen ordenados por

Bandeja de entrada
fecha.

Elementos enviados Guarda los correos que tú mandas.

Guarda los correos que empezaste a escribir, pero no

Borradores
enviaste aún.

Papelera / Elementos Aquí van los correos que borraste, por si luego quieres
eliminados recuperarlos.

💡 También existen otras carpetas, como:

 Correo no deseado (spam)

 Archivo

 Importantes / Destacados

⌨️ATAJOS DE TECLADO IMPORTANTES

FUNCIÓN ATAJO

Seleccionar varios mensajes seguidos Clic en el primero + Mayús + clic en el último

Seleccionar mensajes no consecutivos Ctrl + clic en los mensajes

Seleccionar todos los correos visibles Ctrl + E

Abrir cuadro para ir a otra carpeta Ctrl + Y

Mover mensaje a otra carpeta Ctrl + Mayús + V

Copiar mensaje Ctrl + C, luego Ctrl + V

FUNCIÓN ATAJO

Cortar (mover) mensaje Ctrl + X, luego Ctrl + V

Crear nueva carpeta de búsqueda Ctrl + Mayús + P

🧠 II. BANDEJAS "PRIORITARIOS" Y "OTROS" (solo en cuentas Exchange)

¿Qué son?

Outlook divide los correos en dos grupos:

 Prioritarios: Correos importantes.

 Otros: Correos menos importantes.

Cómo usar:

 Para mover un correo entre estas bandejas:

o Haz clic derecho sobre el correo.

o Elige:
🔄 Mover a Prioritarios / Mover a Otros
🔁 Mover siempre a Prioritarios / Mover siempre a Otros (para todos los
correos futuros del mismo remitente)

🔧 Si no ves estas bandejas:

 Seguramente tu cuenta no es de tipo Exchange, [Link], Hotmail, Live o

MSN.

👁‍🗨 Para mostrar u ocultar la bandeja "Prioritarios":

 Usa el comando Mostrar Bandeja de entrada Prioritarios en la pestaña Vista.

III. GESTIÓN DE CARPETAS

¿Qué puedes hacer con tus propias carpetas?

 Crear nuevas carpetas para organizar correos (por temas, personas, etc.).

 Cambiarles el nombre.

 Borrarlas.

⚠️No puedes cambiar o borrar las carpetas predeterminadas (como Bandeja de

entrada, Enviados, Borradores...).

Si borras una carpeta:

  Sus mensajes van a la papelera automáticamente.

🧹 Usa el comando Limpiar carpeta para eliminar mensajes repetidos.

🔁 IV. MOVER MENSAJES ENTRE CARPETAS

Opciones para mover:

1. Arrastrar el correo (con el botón izquierdo o derecho del ratón).

2. Clic derecho → Mover → elige:

o Otra carpeta (elige destino)

o Copiar en una carpeta

o Mover siempre los mensajes en esta conversación

🧠 Recuerda: Puedes mover varios correos seleccionándolos antes.

🔍 V. CARPETAS DE BÚSQUEDA

¿Qué son?

 No son carpetas reales. Son filtros que muestran correos que cumplen ciertos
requisitos, como si hicieras una búsqueda.

 Ejemplo: Ver solo correos sin leer, importantes, de una persona concreta, etc.

📂 Se agrupan en 3 categorías:

CATEGORÍA OPCIONES FRECUENTES

Lectura de correo Sin leer, Marcado, Importante

Personas y listas De X persona, Enviado directamente a mí

Organización de correo Correo con adjuntos, Antiguo, Por categorías

✏️Puedes crear una Carpeta de búsqueda personalizada si las opciones

predeterminadas no te sirven.

Si eliminas una carpeta de búsqueda, NO se borra ningún correo, solo se borra el

"filtro".

🧲 VI. FILTROS DE CORREO ELECTRÓNICO

¿Para qué sirven?

 Para buscar correos rápidamente cuando tienes muchos.

🔎 En la pestaña Inicio, haz clic en Filtrar correo electrónico.

📑 Filtros disponibles:

 Correos sin leer

 Con archivos adjuntos

 Por fecha: hoy, ayer, esta semana...

 Por categorías

 Marcado como importante

 Enviado directamente a ti

👁‍🗨 Si eliges Más filtros, aparece una pestaña nueva con más opciones como:

 Filtrar todos los buzones o sólo uno

 Buscar en contactos, calendario, etc.

 Reutilizar búsquedas anteriores

📌 Si cierras la pestaña Buscar, se eliminan los filtros aplicados.

✅ RESUMEN RÁPIDO DE ATAJOS DE TECLADO

ACCIÓN ATAJO

Mayús
Seleccionar varios correos seguidos
+ clic

Ctrl +
Selección no consecutiva
clic

Seleccionar todos los correos Ctrl + E

Ir a carpeta Ctrl + Y

Ctrl +
Mover mensajes (diálogo) Mayús
+V

Copiar mensaje Ctrl + C

Cortar mensaje Ctrl + X

Pegar mensaje Ctrl + V

Nueva carpeta de búsqueda Ctrl +

Mayús
ACCIÓN ATAJO

+P

🧠 ¿QUÉ ES LA LIBRETA DE DIRECCIONES EN OUTLOOK?

La libreta de direcciones en Outlook es una lista de personas que conoces o

con las que trabajas. En ella están guardados los nombres, correos
electrónicos, teléfonos, etc.

💡 Piensa en ella como una agenda digital que te ayuda a no tener que
recordar los datos de todo el mundo.

También existe la opción Personas, que es parecida pero más completa.

Puedes ver lo mismo que en la libreta, pero con más funciones para organizar
mejor tus contactos.

¿CÓMO ACCEDER A LA LIBRETA DE DIRECCIONES?

Tienes varias formas:

1. Desde la ventana principal de Outlook:

o Pestaña Inicio → Grupo Buscar → Botón Libreta de

direcciones.

2. Cuando estás escribiendo un correo:

o Clic en los botones Para, CC o CCO → Se abre la libreta.

⌨️ATAJO DE TECLADO PARA ABRIR LA LIBRETA

FUNCIÓN ATAJO

Abrir la libreta de direcciones Ctrl + Mayús + B

➕ ¿CÓMO AGREGAR UN NUEVO CONTACTO?

Hay varias maneras fáciles:

1. Pestaña Inicio → Botón Nuevos elementos → Contacto

2. Abre Personas (abajo a la izquierda del panel) → Haz clic en Nuevo

contacto

3. En la libreta de direcciones, ve a Archivo → Nueva entrada

4. Haz clic derecho en cualquier dirección de correo → Agregar a

ACCIÓN ATAJO

contactos

Luego se abre una ventana donde puedes poner:

 Nombre

 Teléfono

 Correo electrónico

 Empresa

 Foto, archivos, notas, etc.

📝 Para guardar el contacto, haz clic en Guardar y cerrar.

⌨️ATAJOS RELACIONADOS CON CONTACTOS

FUNCIÓN ATAJO

Crear nuevo contacto Ctrl + Mayús + C

Ctrl + U (funciona aunque no es el

Crear nuevo correo desde contacto
oficial)

Crear nuevo correo desde cualquier

Ctrl + Mayús + M
lugar

🧍 ¿QUÉ ES "PERSONAS"?

Es la sección de Outlook donde ves y gestionas todos tus contactos. Puedes

buscar, modificar, eliminar o agrupar contactos.

Para entrar: Haz clic en el icono de "Personas" abajo a la izquierda de Outlook.

🔍 ¿CÓMO BUSCAR CONTACTOS?

1. Ve a la pestaña Inicio

2. Escribe parte del nombre en el cuadro de búsqueda.

3. Outlook te mostrará los resultados automáticamente.

🛠 También puedes hacer clic en el botón Más (en la pestaña Buscar) para usar
filtros avanzados (por empresa, dirección, etc.).

⌨️ATAJO PARA BUSCAR CONTACTOS

ACCIÓN ATAJO

FUNCIÓN ATAJO

Buscar contactos en "Personas" Ctrl + B

👥 ¿QUÉ SON LOS GRUPOS DE CONTACTOS?

Son listas de varias personas agrupadas en uno solo. Así puedes enviar
correos a muchas personas a la vez escribiendo solo el nombre del grupo.

Ejemplo: Grupo "Departamento de ventas" → Mandas un solo correo y lo

reciben todos los del grupo.

✏️¿CÓMO CREAR UN GRUPO DE CONTACTOS?

Opciones:

1. Ir a Personas → Pestaña Inicio → Clic en Nuevo grupo de contactos

2. Desde la pestaña Inicio de Outlook → Nuevos elementos → Más

elementos → Grupo de contactos

Luego puedes:

 Agregar integrantes

 Quitar integrantes

 Ponerle nombre al grupo

✉️Puedes enviar correos a todo el grupo solo escribiendo su nombre en el

campo Para.

📤 También puedes compartir ese grupo con otros usuarios con el botón
Reenviar grupo (en formato VCard o de Outlook).

🔁 ¿CÓMO REENVIAR O COMPARTIR CONTACTOS?

Desde la sección Personas, en la pestaña Inicio:

 Reenviar contacto: Envías un archivo con los datos del contacto (en
formato VCard o Outlook)

 Compartir contactos: Permites que otra persona vea o acceda a tus

contactos.

 Abrir contactos compartidos: Para ver contactos que alguien te ha

ACCIÓN ATAJO

compartido.

📇 ¿QUÉ ES UNA VCARD?

Una VCard es como una tarjeta de visita digital. Es un archivo que termina
en .vcf. Sirve para enviar contactos por correo fácilmente.

✔️Outlook puede importar y exportar contactos en ese formato.

✅ RESUMEN RÁPIDO DE ATAJOS DE CONTACTOS EN OUTLOOK

FUNCIÓN ATAJO

Abrir libreta de direcciones Ctrl + Mayús + B

Crear nuevo contacto Ctrl + Mayús + C

Crear nuevo correo (desde contacto) Ctrl + U

Crear nuevo correo desde cualquier lugar Ctrl + Mayús + M

Buscar contacto en Personas Ctrl + B

🧩 I. CONVERSACIONES (o Hilos de Correo)

¿Qué son?

Una conversación en Outlook es un grupo de correos electrónicos

relacionados con el mismo asunto.
Ejemplo: Mandas un correo → te responden → tú vuelves a contestar → otra
respuesta…
Todo eso se agrupa como una única conversación.

¿Para qué sirve?

👉 Así no tienes los correos separados y desordenados en tu bandeja de

entrada.

¿Cómo se ve?

 Outlook muestra un iconito con una flecha al lado del correo.

 Si haces clic en él, se despliegan todos los correos de esa

conversación.

¿Dónde se activa o desactiva?

1. Ve a la pestaña Vista (en la parte superior).

ACCIÓN ATAJO

2. Busca el grupo Mensajes.

3. Marca o desmarca la opción: "Mostrar mensajes en conversaciones".

4. También puedes configurar cómo se muestran desde "Configuración

de conversación".

Opciones importantes:

 Mostrar mensajes de otras carpetas: junta los correos aunque estén

en carpetas diferentes.

 Mostrar remitentes antes del asunto: en vez del asunto, verás quién lo
envió.

 Expandir siempre la conversación seleccionada: se abre completa con

un solo clic.

 Usar vista con sangría clásica: agrega sangría para entender mejor
quién respondió a quién.

⌨️ATAJOS DE TECLADO:

🔸 No hay atajo directo para activar conversaciones, pero puedes usar Alt + V
para ir a la pestaña Vista y luego mover con el teclado.

🛠 II. REGLAS DE MENSAJES

¿Qué son?

Las reglas te permiten decirle a Outlook qué hacer automáticamente con

ciertos correos.
Por ejemplo: “Cada vez que reciba un correo de OpositaTest → envíalo a la
carpeta ‘Estudio’”.

¿Dónde se crean?

1. En la pestaña Inicio → grupo Mover → haz clic en Reglas.

2. O haz clic derecho sobre un correo → selecciona Regla.

¿Qué puedes hacer con una regla?

 Mover el correo a una carpeta.

 Reproducir un sonido.

 Mostrar una ventana de alerta.

ACCIÓN ATAJO

¿Cómo crear una regla personalizada?

 Ve a Reglas > Crear regla.

 Elige las condiciones (por ejemplo: remitente, asunto, destinatario).

 Elige las acciones (mover, alertar, marcar...).

Administrar reglas

Desde la opción "Administrar reglas y alertas", puedes:

 Crear/modificar/eliminar reglas.

 Cambiar su orden.

 Ejecutar manualmente.

 Copiar una regla existente.

⌨️ATAJOS DE TECLADO:

🔸 No hay uno directo, pero puedes presionar Alt + H + R para abrir el menú
Reglas en la pestaña Inicio.

⏰ III. SEGUIMIENTO DE MENSAJES

¿Qué es?

Sirve para poner recordatorios o alertas en correos que no puedes olvidar.

Ejemplo: te llega un correo importante → le pones seguimiento para no
olvidarlo.

¿Dónde está?

 Cuando redactas un correo: Pestaña Mensaje > grupo Etiquetas >

Seguimiento.

 Para correos recibidos: botón derecho sobre el mensaje >

Seguimiento.

Tipos de seguimiento:

 Hoy

 Mañana

 Esta semana
ACCIÓN ATAJO

 Próxima semana

 Sin fecha

 Personalizar (fecha/hora específica)

 Agregar aviso (como una alarma)

Marca finalizada

Cuando termines una tarea, puedes marcarla como finalizada y la marca

desaparece.

Cuadro "Personalizar"

Desde ahí puedes:

 Elegir tipo de marca (Seguimiento, Revisar, etc.).

 Fecha de inicio/fin.

 Hora del aviso.

⌨️ATAJOS DE TECLADO:

🔸 Ctrl + Mayús + G → Abre directamente el cuadro "Personalizar

seguimiento".

🎨 IV. CATEGORÍAS DE COLORES

¿Qué son?

Sirven para organizar mejor los correos, tareas, eventos, contactos, etc.
usando colores.

Ejemplo:
🔵 Azul para trabajo
🟡 Amarillo para estudios
🔴 Rojo para urgente

¿Cómo se asignan?

 Haz clic derecho sobre un mensaje → selecciona Categorizar.

 O en la pestaña Inicio > Categorizar.

¿Dónde editarlas?

Selecciona Categorizar > Todas las categorías y podrás:

ACCIÓN ATAJO

 Cambiar nombre del color.

 Crear nuevas categorías.

 Asignar más de una categoría a un mensaje.

 Elegir un atajo de teclado personalizado.

⌨️ATAJOS DE TECLADO:

Outlook permite crear atajos personalizados para categorías, pero solo si lo

configuras:

1. Ve a Todas las categorías.

2. Haz clic en una categoría.

3. Elige una combinación como:

🔸 Ctrl + F2, Ctrl + F3, etc.

🧠 RESUMEN FINAL PARA NO OLVIDAR

Función Qué hace Cómo se accede Atajo

Vista > Mostrar

Agrupa correos
Conversaciones mensajes en —
relacionados
conversaciones

Organiza correos Inicio > Reglas o clic

Reglas Alt + H + R
automáticamente derecho > Regla

Pone recordatorios Inicio > Etiquetas >

Seguimiento Ctrl + Mayús + G
en correos Seguimiento

Colorea y agrupa Inicio o clic derecho Ctrl + F2, F3, etc.

Categorías
elementos > Categorizar (personalizado)

📨 I. FORMATO DEL MENSAJE

Cuando escribes un correo en Outlook, puedes elegir cómo se verá el texto.

Tienes 3 opciones:

1. HTML (el más usado):

o Puedes usar colores, negrita, imágenes, tablas, listas, etc.

o Es como un documento bonito.

ACCIÓN ATAJO

o Recomendado casi siempre.

2. Texto sin formato:

o Solo letras. Sin colores, negrita, ni nada especial.

o Muy simple, sirve si el otro tiene un programa viejo.

o Está casi en desuso.

3. Texto enriquecido (RTF):

o Es un formato de Microsoft.

o Permite un poco de formato, pero no tanto como HTML.

o Solo funciona con Outlook o Exchange.

👉 RECOMENDACIÓN: Usa HTML, a menos que necesites máxima

compatibilidad o que el correo pese muy poco.

⚠️II. ESTABLECER PRIORIDAD

Puedes marcar un correo como IMPORTANTE para que la otra persona lo note
más rápido.

 Está en la pestaña Mensaje, grupo Etiquetas.

 Hay 2 opciones:

o Importancia alta (¡Importante!)

o Importancia baja (no urgente)

¿Para qué sirve?

Para que quien reciba el correo lo vea destacado en su bandeja de entrada.

🕒 III. RETRASAR ENTREGA

Outlook puede enviar correos más tarde, no solo al instante.

Pasos:

1. Haz clic en Nuevo correo electrónico.

2. Ve a la pestaña Opciones.

3. Haz clic en Retrasar entrega.

ACCIÓN ATAJO

4. Marca "No entregar antes de…" y pon fecha y hora.

⚠️Solo funciona si usas una cuenta de tipo [Link] o Exchange.

🤖 IV. CONFIGURAR RESPUESTAS AUTOMÁTICAS

Si te vas de vacaciones o no estás disponible, puedes programar respuestas

automáticas.

Pasos:

1. Ve a Archivo > Respuestas automáticas.

2. Activa Enviar respuestas automáticas.

3. Puedes:

o Activarlo de inmediato.

o O establecer fechas de inicio y fin.

4. Escribe el mensaje que quieres que se envíe.

👉 Útil para avisar que no estás disponible.

✅ V. CONFIRMACIÓN DE ENTREGA Y LECTURA

¿Quieres saber si alguien recibió o leyó tu correo?

 Ve a la pestaña Opciones cuando escribas un mensaje.

 Marca:

o Solicitar confirmación de entrega.

o Solicitar confirmación de lectura.

❗ Ojo: Si la otra persona no acepta la notificación o su correo no lo permite,

no recibirás nada.

✍️VI. AÑADIR UNA FIRMA

La firma es un texto que se pone automáticamente al final de tus correos.

Ejemplo:

css
ACCIÓN ATAJO

CopiarEditar

María Pérez

Asesora Comercial

[Link]

Puedes añadir:

 Nombre, cargo, teléfono, redes sociales.

 Imágenes, logotipos, enlaces web.

Pasos:

1. Haz clic en Nuevo correo.

2. En la pestaña Mensaje, haz clic en Firma.

3. Elige o crea una firma desde Firmas....

💡 Puedes tener varias firmas: formal, informal, empresa, etc.

💡 Puedes decirle a Outlook que las ponga siempre en correos nuevos o solo
en respuestas.

🔊 VII. LEER EN VOZ ALTA

Outlook puede leer los correos en voz alta. Ideal si tienes problemas visuales.

Pasos:

1. Selecciona un mensaje.

2. Ve a la pestaña Inicio.

3. Haz clic en Leer en voz alta.

Te saldrá una barra para controlar la lectura:

 Reproducir, pausar, avanzar, retroceder.

 Cambiar la velocidad y la voz.

I. ¿Qué es el calendario de Outlook?

Definición sencilla:
Es una parte de Outlook que te ayuda a organizar tu tiempo. Puedes anotar
citas, reuniones, tareas o eventos como si fuera una agenda.
ACCIÓN ATAJO

🔹 ¿Dónde lo encuentras?
En la parte de abajo de Outlook, hay un icono de calendario. Haz clic ahí.

🔹 ¿Qué puedes hacer desde ese calendario?

 Crear citas o tareas.

 Organizar reuniones.

 Ver lo que tienes pendiente.

 Compartirlo con otras personas.

🔹 Outlook se puede sincronizar con Google Calendar o iCloud, así que si usas
esos, los puedes unir.

🔴 IMPORTANTE: Si borras una cuenta del calendario, también se borra del

correo (y se va todo: mensajes, contactos, etc.).

👀 Truco: Si pones el cursor unos segundos sobre el icono del calendario, verás
un resumen del mes y tus próximos eventos.

🎨 II. Cómo se ve el calendario (Vistas)

Definición sencilla:
Puedes ver el calendario de diferentes formas, según lo que te convenga. Esto
se llama vista.

‍Tipos de vistas (las cambias desde la pestaña "Inicio"):

 Día: Solo ves lo que tienes hoy o en un día específico.

 Semana laboral: Solo de lunes a viernes.

 Semana: Toda la semana, de lunes a domingo.

 Mes: Muestra todo el mes.

 Hoy: Te lleva al día actual.

 Siguientes 7 días: Hoy + los próximos 6 días.

⚙️Puedes cambiar qué días son tu “semana laboral” (por ejemplo, si trabajas
de martes a sábado). Ve a:
Archivo > Opciones > Calendario > Tiempo de trabajo.

🧠 ATAJOS DE TECLADO ÚTILES

ACCIÓN ATAJO

 Ctrl + Alt + 1: Vista día.

 Ctrl + Alt + 2: Semana laboral.

 Ctrl + Alt + 3: Semana.

 Ctrl + Alt + 4: Mes.

 Alt + 1 a Alt + 0: Muestra de 1 a 10 días seguidos.

👥 III. Vista Programación (Para reuniones)

Definición sencilla:
Sirve para ver lo que tienen varias personas en su calendario al mismo
tiempo y así buscar un hueco para reunirse.

 Se muestra en forma de tabla horizontal (muy fácil de comparar).

 Puedes elegir si ves bloques de 15, 30 o 60 minutos.

📌 Atajo de teclado: Ctrl + Alt + 5

🧩 IV. Cómo manejar varios calendarios

Puedes tener varios calendarios (uno personal, otro del trabajo, etc.).

🎨 Cada calendario tiene un color distinto para reconocerlo fácilmente.

✅ ¿Qué puedes hacer con clic derecho en un calendario?

 Abrirlo por separado.

 Cambiarle el nombre.

 Borrarlo.

 Compartirlo.

 Cambiar su color.

 Moverlo de grupo.

 Crear uno nuevo.

🚫 No puedes borrar ni cambiar el nombre del calendario predeterminado (el

principal).

🎨 Puedes cambiar el color desde:

ACCIÓN ATAJO

Pestaña Vista > Color.

📌 Atajo de teclado: Ctrl + I → Saltar a una fecha concreta.

🔁 V. Botones de desplazamiento

Hay dos botones pequeños (← y →) arriba del calendario.

Sirven para moverte entre días, semanas o meses, según la vista que estés
usando.

📌 VI. ¿Qué es el calendario predeterminado?

Definición sencilla:
Es el calendario que Outlook usa por defecto, o sea, el principal.

Cuando haces clic en “Nueva cita” o “Nueva reunión”, se guarda ahí.

👤 Si cambias tu cuenta principal en Outlook, cambiarás el calendario

predeterminado también.

VII. Grupos de calendarios

Puedes agrupar calendarios (como carpetas) para tener todo más organizado.

🔧 ¿Cómo hacer un nuevo grupo?

Haz clic derecho sobre un grupo y elige “Nuevo grupo de calendarios”.

🔹 El grupo llamado “Mis calendarios” siempre estará ahí. No puedes borrarlo

ni cambiarle el nombre.

📦 Puedes:

 Añadir calendarios.

 Mover calendarios de un grupo a otro.

 Ocultar o mostrar un grupo completo con un solo clic.

I. AÑADIR CITAS Y EVENTOS AL CALENDARIO (explicado fácil)

📌 ¿Qué es una cita?

Una actividad con una hora de inicio y fin. Ejemplo: ir al médico de 10:00 a
10:30.
ACCIÓN ATAJO

📌 ¿Qué es un evento?

Una actividad que dura todo el día. No tiene hora específica. Ejemplo: el
cumpleaños de tu prima.

🧾 ¿Cómo añadir una cita o evento?

Muy fácil, tienes 2 opciones:

1. Haz doble clic en el día o la hora del calendario.

2. O haz clic en “Nueva cita” arriba, en la pestaña Inicio.

🔽 Se abrirá una ventana con esto:

 Asunto: Es el título. Por ejemplo: “Dentista” o “Reunión con jefe”.

 Ubicación: ¿Dónde será? Puedes poner el lugar (Ej.: “Oficina”, “Zoom”,

etc.).

 Hora de inicio y de fin: ¿Cuándo empieza y cuándo termina?

 Todo el día: Si marcas esta casilla, será un evento (no pones hora).

⏰ ¿Quieres que Outlook te avise?

Sí se puede.
En la pestaña “Cita”, hay un botón llamado “Aviso” que te deja elegir cuánto
antes te avisa:

 Desde 0 minutos antes hasta 2 semanas antes.

 Puedes elegir un sonido especial si quieres.

🧠 ¡OJO con esto!

 Si marcas la casilla “Todo el día”, Outlook lo trata como evento.

 Si quitas la marca, se convierte en cita (puedes poner hora).

 Puedes cambiar de uno a otro cuando quieras.

🎨 Puedes darle color y prioridad:

ACCIÓN ATAJO

 Puedes marcar una cita o evento como más importante (prioridad).

 También puedes usar colores para clasificar cosas (por ejemplo: rojo
para médicos, azul para trabajo).

 Esto está en la pestaña Cita o Evento, grupo Etiquetas.

🔒 También puedes hacer una cita privada. Nadie más la verá (está el botón
con un candado).

📎 ¿Puedo adjuntar archivos?

¡Sí! Puedes añadir documentos, imágenes, tablas o dibujos.

Es muy útil en reuniones, para mandar el documento que se va a usar.

🧠 Resumen fácil:

CAMPO ¿QUÉ ES?

Asunto Título del evento o cita

Ubicación Lugar donde sucede

Hora inicio Cuándo empieza

Hora final Cuándo termina

Todo el día Si dura todo el día, sin hora específica

Aviso Outlook te recuerda antes

Prioridad Marca si es importante

Categoría Le das color para identificarlo fácil

Archivos Puedes adjuntar documentos o imágenes

Privado Para que otros no vean esa cita

ATAJOS DE TECLADO ÚTILES

Tecla ¿Qué hace?

Ctrl + I Ir a una fecha exacta del calendario

ACCIÓN ATAJO

Tecla ¿Qué hace?

Alt + S Posponer un recordatorio

Alt + D Eliminar un recordatorio

¡Claro! Aquí tienes la explicación para tontos con definiciones muy sencillas
sobre las TAREAS en Outlook.

📋 I. ¿Qué son las TAREAS en Outlook?

Tareas:
Son cosas que tienes que hacer y quieres organizar para no olvidarlas.
Outlook te ayuda a crear, seguir y controlar esas tareas.

✅ Funciones básicas de las tareas:

 Listas de tareas: Puedes tener diferentes grupos, como “Trabajo”,

“Compra”, “Casa”, etc.

 Recordatorios: Te avisa cuándo tienes que hacer la tarea.

 Progreso: Puedes ver cuánto has avanzado (por ejemplo, 30% hecho).

 Tareas que se repiten: Puedes hacer que una tarea vuelva a aparecer
cada cierto tiempo.

 Adjuntar archivos: Puedes poner documentos, fotos o correos

relacionados con la tarea.

 Prioridad y colores: Le pones colores y niveles de importancia para

saber qué es urgente.

 Asignar tareas a otras personas: Puedes mandar tareas a tus

compañeros o amigos.

 Enviar tareas por correo: Compartes las tareas por email.

¿Dónde encuentro las tareas?

 En la parte de abajo de Outlook hay un icono llamado Tareas (parece

un clip o lista).
ACCIÓN ATAJO

 Al abrirlo, ves 3 partes:

1. Panel de carpetas: Donde están las listas de tareas.

2. Panel de tareas: Donde ves las tareas de la lista que elegiste.

3. Panel de lectura: Aquí ves la información completa de la tarea

que seleccionaste.

Cómo cambiar la vista de las tareas:

 Usa los botones que están en la pestaña Vista > Diseño para cambiar
cómo se ve la pantalla.

 También puedes cambiar cómo ves las tareas con Cambiar vista en la
pestaña Inicio.

 Si pasas el cursor sobre el icono Tareas unos segundos, verás las tareas
recientes.

 En el margen derecho, hay una Barra de tareas pendientes, donde

puedes poner el calendario o contactos.

📂 II. Listas de tareas

 Las listas agrupan tareas parecidas.

 Ejemplo: una lista “Trabajo” y otra lista “Compras”.

 Para ver las tareas de una lista, haz clic sobre su nombre.

 Para crear una nueva lista:

1. Clic derecho sobre cualquier lista.

2. Elige Nueva carpeta.

3. Selecciona “Elementos de tarea”.

4. Pon un nombre y haz clic en Aceptar.

 Las listas se pueden organizar en grupos (como carpetas). Por defecto,

hay un grupo llamado “Mis tareas”.

 Puedes crear más grupos haciendo clic derecho y eligiendo Nuevo

grupo de carpetas.
ACCIÓN ATAJO

 Puedes mover listas dentro de grupos arrastrándolas con el ratón.

➕ III. Cómo añadir una nueva tarea

 Asegúrate de estar en la lista donde quieres crear la tarea (se ve

resaltada).

 Formas de añadir una tarea:

1. Pon el cursor sobre el icono Tareas, escribe el nombre en el

cuadro superior y pulsa Enter.

2. Arrastra un correo electrónico hacia el icono Tareas para crear

una tarea vinculada a ese correo.

3. O haz clic en Nueva tarea en la pestaña Inicio para abrir una

ventana con más opciones.

📅 Qué puedes poner en una tarea:

 Título: Nombre de la tarea (ejemplo: “Comprar leche”).

 Fecha de inicio: Cuando empiezas la tarea.

 Fecha de vencimiento: Cuando debe estar lista.

 Estado: Cómo va (No comenzada, En curso, Completada, Esperando a

alguien, Aplazada).

 Prioridad: Importancia (Alta, Normal, Baja).

 Porcentaje completado: Cuánto llevas hecho (0%-100%).

 Recordatorio: Te avisa cuando toca hacerla.

 Descripción: Explicas detalles de la tarea.

 Adjuntos: Puedes añadir documentos, imágenes, correos, etc.

✔️IV. Gestionar tareas

 Para marcar una tarea como hecha, haz clic derecho y elige Marcar
como completada.

 Para cambiar fechas, estado o progreso, haz doble clic en la tarea y

ACCIÓN ATAJO

edita.

 Puedes enviar la tarea por email con el comando Reenviar.

 Cambia cómo ves las tareas con Cambiar vista (por ejemplo, solo
tareas pendientes o completadas).

👥 V. Asignar tareas a otras personas

 Puedes dar una tarea a otra persona.

 Haz clic derecho en la tarea y elige Asignar tarea.

 El otro recibe un mensaje para aceptar o rechazar.

 Si acepta, podrá actualizar el progreso.

 Puedes enviar informes de estado para saber cómo va la tarea.

⚡ Atajos de teclado importantes

Tecla Qué hace

Ctrl + Mayús + K Crear una nueva tarea

Ctrl + F Reenviar una tarea por correo

🧠 Resumen fácil

 Las tareas son cosas que quieres recordar y hacer.

 Se organizan en listas y grupos.

 Puedes añadir avisos, colores y archivos.

 Puedes dar tareas a otras personas.

 Puedes verlas y cambiarlas fácilmente desde Outlook.