CÓDIGO: EMC-RH-INS -001
EMSEC INTEGRAL S.A.S
FECHA:
INSTRUCTIVO DE AFILIACIONES PÁGINA: 1
Instructivo: Afiliación a la EPS
Fecha de elaboración: 2025-09-22
¿Qué es y para qué sirve?
La afiliación a la Entidad Promotora de Salud (EPS) garantiza que el trabajador y su núcleo
familiar accedan al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Este proceso es
obligatorio desde el primer día de labores de todo trabajador dependiente en Colombia. Su
objetivo es brindar servicios de atención médica integral: consultas, urgencias,
hospitalización, cirugías, maternidad, programas de prevención, entre otros. Además,
asegura que el empleador cumpla con la obligación legal de aportar al sistema y protege al
trabajador frente a enfermedades y eventualidades en salud.
Normatividad básica
La base legal de la afiliación a las EPS está en la Ley 100 de 1993, que creó el Sistema
General de Seguridad Social en Salud, junto con decretos reglamentarios y resoluciones del
Ministerio de Salud. Esta normativa establece la cobertura universal, la obligatoriedad de la
afiliación y los porcentajes de cotización.
Requisitos
Formulario de afiliación diligenciado de la EPS escogida (puede ser físico o digital).
Documento de identidad original y copia del trabajador (cédula).
Documentos de identidad de los beneficiarios: hijos menores de 18 años, cónyuge,
padres dependientes económicamente, etc.
Contrato laboral firmado o carta de vinculación donde conste el inicio de actividades.
En algunos casos, certificados de escolaridad para hijos mayores de 18 años que
continúen estudiando.
Procedimiento
1. El empleador, en conjunto con el trabajador, selecciona la EPS en la cual se realizará la
afiliación.
2. Se diligencia completamente el formulario de afiliación con datos personales,
información del empleador y beneficiarios.
3. Se anexan los documentos requeridos y se entregan a la EPS en físico o por la
plataforma en línea.
4. La EPS valida la información y genera la aceptación de la afiliación.
5. Una vez aprobado, se emite un carné o certificado digital de afiliación que permite al
trabajador y su familia acceder a los servicios de salud desde el primer día de trabajo.
AUTORES DEPENDENCIA CARGO FECHA
CÓDIGO: EMC-RH-INS -001
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INSTRUCTIVO DE AFILIACIONES PÁGINA: 1
Obligaciones del empleador y trabajador
El empleador debe registrar al trabajador en la EPS desde el inicio de la relación laboral
y realizar el pago mensual de aportes a través de la PILA (Planilla Integrada de
Liquidación de Aportes).
El trabajador debe reportar información veraz sobre su núcleo familiar y actualizar
datos en caso de cambios (nacimiento de hijos, matrimonio, divorcio, etc.).
Consideraciones
La cotización en salud equivale al 12,5% del salario base de cotización: el empleador
paga el 8,5% y el trabajador el 4%.
Los beneficiarios tienen derecho a los mismos servicios de salud que el trabajador.
El trabajador puede trasladarse a otra EPS después de cumplir un año en la actual, si así
lo desea.
En caso de terminación de contrato, el trabajador puede continuar como independiente
realizando sus aportes directamente.
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