PROGRAMA DE GESTIÓ DOCUMENTAL

MINISTERIO DEL TRABAJO

2022

Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

Dirección: Carrera 14 No. Sede de Atención al 018000 112518
99-33 Ciudadano Celular
Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 120
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1. ALCANCE DEL PGD

El Programa de Gestión Documental del Ministerio del Trabajo forma parte del Sistema
Integrado de Gestión a través de la ejecución y seguimiento del Sistema de Desarrollo
Administrativo tal como lo establece el Decreto 2482 de 2012, el cual contempla dentro de su
política de Eficiencia Administrativa “la orientación a identificar, racionalizar, simplificar y
automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de
recursos, con el propósito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y
abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y
oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del
Estado”.

Esta política que incluye, entre otros, los temas relacionados con la eficiencia administrativa,
cero papel, racionalización de trámites, modernización institucional, gestión de tecnologías de
información y gestión documental, lo que permite relacionar la gestión documental con el Plan
Estratégico del Ministerio y MYPG, junto con las actividades planteadas a desarrollar en el Plan
de Acción Institucional anual dentro de las diversas políticas de la entidad; estas están
enfocadas a cumplir con las acciones o actividades planteadas a corto, mediano y largo plazo
del plan de implementación adjunto al programa, las cuales deben ser ejecutadas por los
servidores públicos y contratistas del Ministerio, divulgadas al interior de MinTrabajo.

La parte inicial del Programa incluye la información y el análisis del diagnóstico inicial sobre
gestión documental de las Direcciones Territoriales, junto con el resultado de la evaluación
PINAR, los cuales permiten identificar los requerimientos de la gestión documental y el
planteamiento de las actividades a ejecutar de acuerdo con las prioridades y el presupuesto
asignado al mismo.

Con base en los Acuerdos y Normas del Archivo General de la Nación, las versiones de
actualización del presente documento serán aprobados por el Comité Institucional de gestión,
gerencia y desempeño del Ministerio cuya implementación está a cargo del Grupo de
Administración Documental de la Subdirección Administrativa y Financiera de la Secretaria
General de la entidad.

1.1. Procedimientos de Gestión Documental

Los procedimientos de la gestión documental, registrados en el Decreto 2609 de 2012 el
cual fue derogado por el Decreto 1080 de 2015, son aquellos esenciales para desarrollar el
ciclo vital del documento (físico o electrónico) y la puesta al servicio de la información tanto
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de los servidores públicos del Ministerio del Trabajo como de la ciudadanía en general.

1.2. Objetivos Específicos

• Contar con archivos organizados técnicamente de acuerdo con los procedimientos

estandarizados en la PGN para su fácil manejo y consulta tanto para documentos físicos
como electrónicos

• Establecer la línea estratégica de los procedimientos de gestión documental a ejecutar, para

asegurar la integridad, disponibilidad, usabilidad, autenticidad de los documentos como soporte
a la continuidad de las actividades misionales y de apoyo de la PGN.

2. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO EL PGD

El documento tiene un carácter interno, cuya aplicación es de todos los servidores de las
dependencias del Ministerio del Trabajo (Nivel Central, Direcciones Territoriales e Inspecciones
de Trabajo) y en general a las partes interesadas del Ministerio (entes de control y ciudadanía)
donde se facilitan los mecanismos de participación ciudadana.

3.REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD

3.1 Requerimientos Normativos

A continuación se relacionan las normas que se aplican para el cumplimiento de la función

archivística y la gestión documental en las entidades del orden nacional expedidas por el
Archivo General de la Nación siendo estas aplicables al Ministerio del Trabajo:

Descripción
Constitución Política de Artículo 15, Artículo 20, Artículo 74, Artículo 94.
Colombia de 1991

Ley 57 de 1985 Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.
Ley 489 de 1998 Normas sobre organización y funcionamiento de las entidades del orden
nacional. Disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las
atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la
Constitución Política.

Ley 527 de 1999 Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificación.

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.

Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único.

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Ley 962 de 2005 Disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos

administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares
que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del
control de la gestión pública.
Ley 1581 de 2012 Disposiciones generales para la protección de datos personales.
Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual expide el Código General de Proceso y se dictan otras
disposiciones.

Normatividad Descripción

Ley 1712 de 2014 Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan
otras disposiciones.

Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los
documentos públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento

Penal público. Artículos 262 a 263. Sobre valor
probatorio de documento privado.
Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas
comerciales – medios para el asiento de operaciones.
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia
comercial.
Artículo 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y
papeles del comercio.

Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos impresos, planos, dibujos,
cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas,
radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto
mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas,
monumentos, edificios osimilares”.

Decreto 2527 de 1950 Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede
valor
probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
Decreto 264 de 1963 Defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos
de la Nación.
Decreto 2620 de 1993 Procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los
archivos de los comerciantes.

Decreto 254 de 2000 Régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional.

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Decreto 190 de 2003 Reglamentación Ley 790 de 2002 - Programa de renovación de la

administración pública.
Decreto 229 de 1995 Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden
nacional. Artículo 36. Literal f. Archivos.

Decreto 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública
Decreto 2364 de 2012 Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma
electrónica y se dictan otras disposiciones.

Normatividad Descripción

Decreto 2482 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la
gestión.

Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la
República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011,
y se dictan otras disposiciones.

Decreto 103 de 2015 Por la cual se reglamenta la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1080 de 2015 Decreto Único de Sector Cultura.
Directiva Presidencial 04 de Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.
2012

Acuerdo AGN 11 de 1996 Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.
Acuerdo 048 DE 2000 Por el cual se desarrolla el capítulo V "Acceso a documentos de archivo", del Archivo
General de la Nación, del Reglamento General de Archivos sobre "Restricciones por
razones de
conservación.
Acuerdo 049 DE 2000 Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 "Conservación de Documentos" del
Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de edificios y locales destinados a
archivos".

Acuerdo 050 DE 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "Conservación de documento", del
Reglamento General de Archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo
y situaciones de riesgo".

Acuerdo 056 DE 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para Consulta" del capítulo V, acceso a
documentos de archivo", del reglamento general de archivos.

Acuerdo 060 DE 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas.
Acuerdo 038 DE 2002 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos, Ley 594
de 2000.
Acuerdo 042 DE 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos Ley
594 de 2000.

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Acuerdo 002 DE 2004 Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de Fondos
Acumulados.

Acuerdo 027 DE 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo 007 de 1994.

Acuerdo 003 DE 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el
Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones.

Normatividad Descripción

Acuerdo 005 DE 2013 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y
descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 002 DE 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, control y
consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones.
Acuerdo 006 DE 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de
Documentos" de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 007 DE 2014 Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y
se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 008 DE 2014 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
parágrafos 1 y 3 de la Ley
594 de 2000.
Acuerdo 003 DE 2015 Por el cual se establecen los lineamientos generales para las Entidades del Estado en cuanto a
la gestión electrónica de documentos generados como resultado del uso de medios
electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se
reglamenta el artículo 21 de 594 de
2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012.

Acuerdo 004 DE 2015 Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión,
custodia y aseguramiento de documentos públicos relativos a los
Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en las
Entidades del Estado.
Acuerdo 004 de 2019 Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y
convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series
Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD

Circular 002 DE 1997 Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos
públicos.

Circular 007 DE 2002 Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular 004 DE 2003 Organización de Historias Laborales.

Circular 012 DE 2004 Orientación para el cumplimiento de la circular No. 004 de 2003. (Organización de Historias
Laborales).

Circular 004 DE 2012 Censo de Archivos e Inventario documental relacionados con la atención a víctimas del
Conflicto Armado en Colombia.

Circular 005 DE 2012 Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales
electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

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Circular 001 DE 2015 Alcance de la expresión "Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta".

Circular 003 DE 2015 Directrices para la Elaboración de Tablas de Retención Documental.

Norma Técnica Colombiana Información y documentación. Sistemas de gestión de registros fundamentos y
NTC/ISO 30300 vocabulario.
Norma Técnica Colombiana Archivado Electrónico. PARTE 1 Especificaciones relacionadas con el diseño y el
NTC-ISO 14641-1 funcionamiento de un sistema de información para la preservación de
información electrónico.

Norma Técnica Colombiana Información y documentación Directrices para la implementación de la digitalización

ISO TR 13028 de
documentos.
Norma Técnica Colombiana Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos
ISO 16175- 1 y 2 electrónicos de oficina. Parte 2: directrices y requisitos funcionales para sistemas de gestión de
registros digitales.

ISAD(G) Norma Internacional General de Descripción Archivística.

Norma Técnica Colombiana Norma general para la descripción archivística.
NTC 4095
Norma Técnica Colombiana Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Características
NTC 5397 de calidad.

REQUERIMIENTO DEL MINISTERIO DEL TRABAJO

3.2 Requerimientos Económicos

El Ministerio asignará los recursos financieros, para la implementación del PGD a corto,
mediano y largo plazo, con base en las metas establecidas por el Grupo de Administración
Documental de la Subdirección Administrativa y Financiera - Secretaría General, en el Plan
Institucional de Archivos – PINAR, el cual está aprobado por el Comité de Desarrollo
Administrativo – Comité de Gestión, Gerencia y Desempeño.

Las actividades o acciones para desarrollar se plantearán en el Plan de Acción Anual para cada
vigencia y en el Plan Anual de Adquisiciones para la respectiva apropiación presupuestal.

3.3 Requerimientos Administrativos

El Ministerio del Trabajo cuenta a través de la Secretaría General con el Grupo de

Administración Documental de la Subdirección Administrativa y Financiera, para liderar la
gestión documental en la Entidad, buscando el cumplimiento técnico y normativo de la función
archivística.

Para lo anterior fue necesario fortalecer algunos aspectos, que quedaron plasmados a lo largo
del presente documento como fueron los siguientes:

• El equipo interdisciplinario será conformado con el recurso humano profesional idóneo tanto del
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Grupo como de otras áreas para la actualización del Programa de Gestión Documental.

• Dentro de los planes de acción del PINAR y del PGD se plantea la conformación de un equipo
interdisciplinario, con el recurso humano profesional idóneo de las áreas del Ministerio que
permite la implementación del Plan Institucional de Archivo y del Programa de Gestión
Documental, destinando los recursos administrativos, técnicos y económicos necesarios para la
ejecución de las diferentes fases a corto, mediano y largo plazo, definiendo los respectivos y
roles.

• Se proyectó establecer dentro del Plan Anual de Capacitación que con recursos propios al
interior de la entidad se preste la capacitación que permita fortalecer a los servidores y
colaboradores de la Entidad en temas de gestión documental. Así como solicitar al outsourcing
involucrado en la administración de los archivos de gestión y central que el personal asignado
tenga la instrucción, capacitación y el perfil técnico necesario para el desempeño de sus
obligaciones. Así las cosas, se da cumplimiento a lo definido en el Artículo 2.8.2.5.14.14.
Decreto 1080 de 2015 Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan
funciones públicas deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos
necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios y contratistas de
los diferentes niveles de la entidad.

• En cumplimiento al Acuerdo 08 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación “Por el

cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus
parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000" El Ministerio determina los estándares y
características las instalaciones de los edificios y depósitos propios o de terceros, utilizados para
el almacenamiento y conservación de los materiales documentales a mediano y largo plazo
acorde con el Decreto 1080 de 2015, Artículos 2.8.8.8.1., 2.8.8.8.2, 2.8.8.8.3,
2.8.8.8.4.,2.8.2.12.2.1, servicios que se prestan por medio de procesos públicos de selección, ya
que la entidad no cuenta con instalaciones propias para el desarrollo de la custodia y bodegaje
de los acervos documentales del Ministerio en la ciudad de Bogotá.

• La metodología para el desarrollo y seguimiento de la implementación del PGD se llevará a

cabo con lo solicitado por el FURAG y definidos por la Oficina Asesora de Planeación dentro del
Plan de Acción de la entidad y de los indicadores y riesgos a evaluar periódicamente.

• El Programa de Gestión Documental será divulgado a todas las instancias del Ministerio y
permanecerá publicado en la página WEB de la Entidad, durante todo el tiempo de vigencia y las
respectivas actualizaciones si a ello da lugar.

3.4 Requerimientos Tecnológicos

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Para desarrollar el aspecto tecnológico del Programa de Gestión Documental se tuvieron en

cuenta las herramientas principales con las que cuenta el Ministerio en este momento,
correspondientes al Gestor Documental, SISECI, Plataforma de Trámites y Servicios y el
SISINFO, todas administradas desde el punto de vista tecnológico por el Grupo de Soporte
Informático y que se encuentran incluidas en el PINAR de la entidad.

Dichas herramientas cuentan con una cobertura nacional a nivel de Dirección Territorial,
esperando completar la fase de implementación del gestor documental con las inspecciones de
trabajo, una vez se cuente con la conectividad necesaria, que permita el uso de la plataforma
completa incluyendo el uso de DATACAP como herramienta de captura y escaneo de
documentos, el que permite unir la data con la imagen por medio del File Net de la plataforma.

3.5 Gestión del cambio

La gestión del cambio, debe ser continuo donde las áreas implicadas deben liderar los cambios
a desarrollar, en acompañamiento de la Subdirección de Talento Humano, donde por medio de
las diferentes actividades y socialización de los cambios a realizar, se informen y se integren a la
cultura organizacional de la entidad.

4. PLANEACIÓN PARA LA FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTION

DOCUMENTAL PGD (ANÁLOGO Y ELECTRÓNICO)

4.1 Objetivo

Determinar las acciones necesarias que permitan al Ministerio del Trabajo establecer y afianzar
al interior de la entidad, las reglas y principios que regulan la función archivística con fin de
contar con la información del Ministerio organizada para la toma de decisiones en cumplimiento
de sus funciones, prestando servicios de información efectivos tanto para los servidores públicos
como para la ciudadanía en general.

4.2 Alcance

Revisar y analizar la actual normatividad archivística con el fin de elaborar los documentos
estratégicos que sirvan de parámetro para la implementación de las mejores prácticas
archivísticas al interior de la entidad.

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TIPO REQUISITO

ADMINISTRATIVO

TECNOLÓGICO
FUNCIONAL
LEGAL
ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Conformar el comité de Gestión, Gerencia y Desempeño que adelanta las actividades del anterior Comité
de Archivo X X X
Conformar el Grupo de Administración Documental para liderar el proceso de gestión documental del
Ministerio.
Elaborar, aprobar y divulgar la política de gestión documental X X X
Elaborar, revisar y aprobar el Programa de Gestión Documental- PGD X X X
Elaborar, revisar y aprobar el Plan de Institucional de Archivos- PINAR X X X
Actualización, convalidación y publicación de las Tablas de Retención Documental y cuadros de clasificación
documental X X
Elaborar Inventarios Documentales X X X
Elaborar el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos (Firmas electrónicas y certificado
de sello digital) X X X X
Elaborar el banco terminológico de tipos, series y subseries documentales X X
Elaborar los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades
administrativas de la Entidad X X
Elaborar tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y
restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
X X X X
Actualizar el proceso y los procedimientos de gestión documental X X
Elaboración y actualización del mapa de riesgos de gestión documental X X
Establecer indicadores de gestión en eficacia, eficiencia y efectividad X X
Desarrollar el sistema integrado de conservación X X
Realizar la difusión de los documentos y servicios prestados por el Grupo de Administración Documental de la
Subdirección Administrativa y Financiera. X X
Implementar el Sistema de Gestión Documental para el trámite y gestión de los documentos desde su producción
documental o radicación hasta la disposición final. X
Desarrollar las capacitaciones, inducciones e impartir directrices a grupos de trabajo del Ministerio.
X

5. LINEAMIENTOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

LINEAMIENTO CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL MINISTERIO

5.1 Planeación Documental

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5.1.1 Objetivo

Analizar los diferentes elementos y sus respectivos contextos tanto en los aspectos legales,
funcionales, administrativos e institucionales, con el fin de contar con el soporte que permita la
elaboración de los instrumentos archivísticos de la entidad y demás herramientas que fijen las
directrices a seguir para la consolidación del macroproceso de gestión documental dentro del
Ministerio.

5.2 Producción Documental

5.2.1. Alcance

La producción documental hace alusión a la generación de documentos en los diferentes soportes:

físicos, digitales o electrónicos, los cuales deben ser generados teniendo en cuenta la racionalidad
administrativa, la creación y diseño de formatos, formularios y documentos, dentro del contexto
administrativo, legal, misional y técnico archivístico para cumplir con las funciones y procesos de las
dependencias del Ministerio.

TIPO DE
REQUISITO

ADMINISTRATIVO
ASPECTO/ CRITERIO

TECNOLÓGICO
FUNCIONAL
ACTIVIDADES A DESARROLLAR

LEGAL

Estructura.
Elaborar la guía de comunicaciones oficiales para documentos X X X X
análogos y electrónicos.
1. Establecer condiciones de volumetría en impresión y X
reprografía para documentos análogos y electrónicos.
X X
X
2. Establecer las condiciones y directrices para la descripción de
documentos y expedientes físicos, electrónicos, digitales y/o
Forma de producción o híbridos a través de metadatos. X X
ingreso.
3. Establecer las condiciones de seguridad de la información X X
análoga y electrónica.
4. Establecer las tablas de control de acceso a los documentos
(público, reservado y clasificada).
X X X
Establecer los parámetros parala digitalización de los x x x x
documentos

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Áreas competentes para Establecer el mecanismo para la entrega y trazabilidad de las X X X

el trámite. comunicaciones oficiales

5.3 Gestión y trámite de documentos

5.3.1 Objetivo
Garantizar la accesibilidad a la información, lo que implica su recuperación, el trámite que soporta y
desarrolla tanto de los documentos generados como los que han sido recibidos por la entidad, con el fin
de contar con elementos de juicios de manera oportuna a las solicitudes de la ciudadanía y de los
servidores públicos de la entidad.

5.3.2 Alcance
Inicia con las diferentes solicitudes de información de las dependencias o de la ciudadanía hacia el
Grupo de Administración Documental, de cuyo proceso de búsqueda y recuperación de la misma, se
suministran los datos y documentos al peticionario (interno y externo).

Tipo de
Requisito

Administrativo
ASPECTO/

Tecnológico
CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Funcional
Normalización de las características de redacción y Legal
presentación de los asuntos institucionales en el sistema X X X
de gestión documental para mejorar la descripción de los
Registro de documentos.
Documentos Integración de las tablas de retención documental al
sistema de gestión documental para mejorar la clasificación X X X
de la información.
Digitalización e indexación de las comunicaciones oficiales
Distribución para ser distribuidas a través del sistema de gestión de X X X X
gestión documental.
Mejorar el sistema de gestión documental para que se
pueda consultar documentos de gestión a partir de las X X X X
imágenes digitalizadas y minimizar la consulta de los
documentos fisicos.
Acceso y Mejorar el sistema de gestión documental para hacer las
Consulta consultas de expedientes de los archivos de gestión, a X X X
partir de expedientes virtuales.
Adecuar los espacios para archivos de gestión para que
cumplan con las condiciones nesarias de seguridad y acceso. X X X

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A través del sistema de gestión documental se propone

mejorar controles para verificar la trazabilidad de los trámites
Control y X X X
y sus responsables, ajustar el sistema de tal manera que
Seguimiento
permita alertar a los usuarios sobre el trámite de los
documentos.

5.4 Organización y Transferencia Documental

5.4.1 Objetivo

Establecer los lineamientos para la organización y ordenación interna tanto de los expedientes físicos
como digitales, aplicando las Tablas de Retención Documental de la entidad.

5.4.2 Alcance
Aplica para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de gestión y archivo central del
Ministerio del Trabajo.

Tipo de
Requisito
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
ASPECTO/

Administrativo
CRITERIO

Tecnológico
Funcional
Legal
Actualización y convalidación de las Tablas de Retención
X X X
Documental y cuadro de clasificación documental.
Uso de herramientas automatizadas que permitan administrar
X X X X
las Tablas de Retención Documental.
Cargue de la Tabla de Retención Documental al gestor
Clasificación
documental, de tal manera que se puedan conformar los
X X X X
expedientes digitales con los documentos tanto de radicación
como de producción documental vinculándose al trámite o
proceso que le dio
origen.
Publicación de las Tablas de Retención Documental y Cuadro de
X
x x X
clasificación documental.
Socialización de las tablas de retención documental en las
X
x X
x
dependencias y Direcciones Territoriales.
Ordenación
Seguimiento a la correcta conformación de expedientes físicos
X
x X X
y electrónicos en archivos de gestión.
Definir los parámetros para la descripción de los expedientes
físicos y electrónicos, estableciendo los elementos de
Descripción X X X X
descripción de documentos físicos y los metadatos necesarios
que permitan consultar y acceder a la información electrónica o
digital.
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5.5. Transferencia Documental

5.5.1 Objetivo

Establecer los parámetros para las entregas de documentos y archivos en calidad de transferencia
incluyendo la custodia legal de los mismos, una vez se cumplan los tiempos de retención establecidos
en el instrumento archivístico correspondiente, respetando el ciclo vital de los documentos, lo que va
a permitir la conservación de manera adecuada y la adecuada utilización de los espacios físicos tanto
en las oficinas como en las bodegas destinadas para tal fin.

5.5.2 Alcance
Este procedimiento aplica tanto para las transferencias de tipo primario como secundario, bien sea al

Archivo General de la Nació o a otra entidad competente.

Tipo de
Requisito

Administrativo

Tecnológico
ASPECTO/

Funcional
CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Legal
Uso de herramientas automatizadas que permitan aplicar las
X X X X
Tablas de Retención Documental.
Elaborar e l cronograma de transferencias primarias o
Preparación de secundarias documentales a partir de la actualización de la X X
las transferencias Tabla de Retención Documental o de la Tabla de Valoración
Documental.
Definir los parámetos para transferencias documentales en
X X X X
otros soportes.
Verificar la aplicación de los procesos técnicos en la
organización de los expedientes para la entrega de la X
Validación de
la transferencia.
transferencia Uso de herramientas automatizadas para la elaboración de
inventarios documentales. X X X X
Diseñar lineamientos para asegurar la conservación y la
Migración, consulta de los documentos electrónicos y digitales de
refreshing, X X X
archivo, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el
emulación o AGN.
conversión
Diseñar lineamientos para la definición de metadatos para la
Metadatos recuperación de la información para documentos físicos y X X X
electrónicos.

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5.6 Disposición Final de los documentos

5.6.1 Objetivo

Establecer los mecanismos mediante los cuales se asegura la aplicación de los elementos necesarios
para el destino final de la información sin importar el soporte en el que se encuentre, garantizando la
preservación y la integridad de los procedimientos.

5.6.2 Alcance

Es la aplicación de la valoración documental sobre la información producida por la entidad, de

acuerdo con el instrumento archivístico correspondiente (Tabla de Retención Documental o Tabla de
Valoración Documental) y conforme a esta sea aplicada de manera adecuada la selección,
conservación o eliminación de soportes documentales.

Tipo de
Requisito

Administrativo

Tecnológico
Funcional
ASPECTO/
CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Legal
Uso de herramientas automatizadas que facilite el control y la
Directrices de X X X X
aplicación de la disposición final de los documentos.
Generales
Selección de series documentales de acuerdo con la finalización del x
periodo de retención indicado en las Tablas de Retención X X X
Documental, aplicando técnicas de muestreo.
La disposición de los documentos de acuerdo con lo establecido en las x
Conservación total, Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental.
Seleccióny Para los procesos de microfilmación o digitalización se deben definir los X X X
Microfilmación y/o lineamientos de acuerdo con el análisis que se puede hacer de la
Digitalización documentación.
Definir los lineamientos de conservación de Documentos Electrónicos. X X X X
Normalizar el proceso de eliminación documental para garantizar una
destrucción segura de los documentos físicos o electrónicos. X X X

Eliminación Aprobación por parte del Comité de Gestión, Gerencia y

X
x x
desempeño de las propuesta de eliminación en aplicación
del Acuerdo 004 de 2019
Publicación de los inventarios documentales de eliminación en
X X X
la página web en cumplimiento de la normatividad.

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5.7 Preservación a largo plazo

5.7.1 Objetivo

Determinar los aspectos para la adecuada conservación de la información dependiendo su soporte

Con fines de consulta y soporte jurídico de la entidad.

5.7.2 Alcance
Inicia con el análisis e identificación de los soportes en los cuales esta la información de la entidad,
determinando las acciones necesarias para la conservación adecuada de la misma.

5.8 Reconstrucción de expedientes:

5.8.1 Objetivo
El procedimiento se establece mediante el Acuerdo 007 de 2014 del Archivo General de la Nación,
donde uno de sus propósitos es contar con los elementos que permitan reconstruir de manera parcial
o total ante la perdida de información de expedientes y documentos de la entidad, garantizando su
integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad en cumplimiento de la normatividad vigente,
tanto de gestión documental como la competente a los temas laborales.

5.8.2 Alcance
El alcance corresponde a los expedientes y documentos de la entidad, por lo que se deben promover
la digitalización de los documentos físicos, garantizando la existencia de recursos tecnológicos para la
digitalización, indexación y posterior recuperación de estos.

5.9 Valoración Documental

5.9.1. Objetivo
Es el procedimiento mediante el cual, se establecen los valores primarios y secundarios de los
documentos e información producida por la entidad, teniendo en cuenta los principios de procedencia
y orden original. Por medio de esta, se establecen los tiempos en años de la permanencia de la
información, en las diferentes fases del ciclo vital del documento y determinar su destino final.

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5.9.2 Alcance
La valoración documental es aplicable por medio de los instrumentos archivísticos correspondientes a
las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

6. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

La implementación de la actualización del PGD se desarrolla básicamente en tres fases
• Ejecución
• Seguimiento
• Mejora

Esto estará incluido en el Plan Estratégico Institucional, en el PINAR y en el Plan Anticorrupción como
segunda línea de defensa en acompañamiento con la Oficina de Control Interno y la Oficina Asesora
de Planeación.

Para esta actividad, el PGD debe encontrarse:

• Alineado con los objetivos estratégicos
• Se deben establecer las metas a corto, mediano y largo plazo
• Contar con los recursos necesarios con el fin de alcanzar las metas propuestas
• Estar articulado con los demás planes de la entidad y programas de acuerdo con la
normatividad como cabeza del sector Trabajo.

7. PROGRAMAS ESPECIFICOS

7.1 Programa de documentos vitales o esenciales

Objetivo general: Desarrollar elementos que permitan la protección de la producción documental,
sobre todo de aquellos vitales, misionales y de derechos humanos en cumplimiento de la misión del
Ministerio, con el fin de preservarlos y conservarlos a largo plazo.

Objetivo específico: Identificar y clasificar los documentos vitales a través de los instrumentos
archivísticos.
Alcance: Esta aplicación corresponde tanto a la información física como electrónica que en desarrollo
de las funciones se produzca al interior del Ministerio.

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Actividades a realizar:

Documento Actividades Responsables

Matriz de identificación y Identificar y clasificar los Grupo de Administración
clasificación de documentos documentos vitales con base en Documental
vitales las series y subseries de las Productores documentales
Tablas de Retención
Documental del Ministerio
Directrices en aplicación del Establecer las directrices que Comité de Gestión, Gerencia y
Sistema Integrado de buscan la protección, Desempeño.
Conservación de la entidad conservación y salvaguarda de Secretaria General
los documentos e información Grupo de Administración
vital de la entidad por medio del Documental
Sistema Integrado de
Grupo de Soporte Informático
Conservación y el Plan de
Preservación Digital a largo
plazo
Matriz de riesgos para los Identificar los riesgos asociados Grupo de Administración
documentos vitales con el fin de implementar las Documental
medidas preventivas de Grupo de Soporte Informático
protección Grupo de Recursos Físicos
(Sedes)
7.3 Programa de gestión de documentos electrónicos y reprografía
El programa esta enfocado y dirigido para fomentar el uso de los medios electrónicos, tanto como
elementos diarios de trabajo, como de conservación y preservación de la información producida por el
Ministerio del Trabajo, garantizando su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
Objetivo general: Establecer los mecanismos que permitan la creación, uso, conservación,
preservación y custodia de los documentos electrónicos y digitalizados, teniendo en cuenta los
lineamientos del Ministerio, al igual que la recuperación de los documentos generados en otros
formatos.

Objetivo específico: Identificar los documentos electrónicos que se generan en la entidad teniendo en
cuenta las Tablas de Retención Documental.
Alcance: Este programa aplica para todos los documentos nativos electrónicos y aquellos que han
sido transformados en su soporte desde su creación hasta el destino final de los mismos.

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Actividades a realizar:

Documento Actividad Responsable

Diagnóstico de documentos Identificar las series Grupo de Administración
electrónicos documentales en las que se Documental
generan tipologías electrónicas. Grupo de Soporte Informático
Promover la producción de Oficina TICS
documentos electrónicos. Demas dependencias del
Integrar y reglamentar el Ministerio.
cumplimiento de los
lineamientos del AGN en los
diferentes sistemas de
información del Ministerio
Identificar el volumen de los
documentos electrónicos con los
que se cuenta actualmente.
Modelo de requisitos para la Establecer las condiciones Grupo de Administración
gestión de documentos técnicas de conservación y Documental
electrónicos preservación de la información Grupo de Soporte Informático.
nativa electrónica y digitalizada.
Elaborar el documento del
Modelo de requisito para los
documentos electrónicos
(nativos y digitalizados)
Tabla de control de acceso Identificar los perfiles que Grupo de Administración
pueden accesar la información Documental
nativa digital y digitalizada, para Grupo de Soporte Informatico
su consulta y disposición. Oficina Tics
Elaborar la Tabla de control de Demas dependencias del
acceso. Ministerio.
Verificar la implementación de la
estructura de metadatos en el
marco del SGDEA

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7.4 Programa de archivos descentralizados

Objetivo general: Este programa está enfocado a la administración y custodia de los archivos
ubicados en diferentes dependencias, Direcciones Territoriales e Inspecciones de Trabajo, bien sea a
través de la prestación del servicio por parte de un tercero o de las sedes propias del Ministerio a
nivel nacional, donde se cumpla con lo reglamentado por el Archivo General de la Nación sobre
bodegas para custodia de documentos.

Objetivo específico: Definir el modelo de archivo descentralizado, donde se especifiquen los

requerimientos en la prestación del servicio de custodia y bodegaje, al igual que la administración de
la información.

Alcance: Establecer los criterios y condiciones requeridas por el AGN mediante los Acuerdos
reglamentarios para la custodia, bodegaje y administración de los documentos del Ministerio de nivel
nacional.

Actividades a realizar:

Documento Actividades Responsable

Identificación de las Revisión de sedes Grupo de Recursos físicos.
necesidades de territoriales
locaciones de
archivo físico a nivel
nacional.

7.5 Plan institucional de Capacitación

En la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos Art. 18: Capacitación de los funcionarios públicos
de archivo “Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo
en programas y áreas relacionadas con su labor2.

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Con base en lo anterior dentro del Plan Anual de Capacitación del Ministerio, se debe incluir este ítem
al inicio de cada vigencia, teniendo en cuenta los procedimientos identificados en el proceso de
gestión documental.

Objetivo general: Fortalecer los conocimientos del proceso de gestión documental a nivel nacional.
Objetivo específico: Implementar de manera adecuada el proceso de gestión documental al interior
del Ministerio a nivel nacional.
Alcance: aplica para todos los servidores públicos del Ministerio del Trabajo a nivel nacional.

Actividades a realizar: Establecer el Plan de Capacitación sobre gestión documental al interior del
Plan Anual Institucional de Capacitación.

7.7.1 Capacitación sobre el protocolo de gestión documental de los archivos referidos a los derechos
humanos ocurridas en ocasión del conflicto armado en Colombia.

Objetivo general: Conocer el manejo de los documentos e información generada en cumplimiento de

la Ley de Víctimas del conflicto armado en Colombia.

Objetivo específico: Conocer el manejo específicos de las series documentales existentes en el

Ministerio del Trabajo, con respecto a la aplicación a la Ley de Víctimas que aplica para la entidad.

Alcance: Este ítem de aplica a las series documentales producidas en aplicación de la Ley de
Víctimas de los Grupos de Víctimas y de la Dirección de Pensiones del Ministerio del Trabajo.

Actividades a realizar

Documento Actividades Responsable

Identificación de las series Revisión Grupo de Administración Documental.
documentales y tratamiento información Grupo de Víctimas
de las mismas dependiendo Dirección de Pensiones y Otras
del soporte. prestaciones.

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7.8 Programa de auditoria y control

El programa de auditoria y control esta enfocado a controlar la correcta aplicación de los
procedimientos de gestión documental por medio de la evaluación y medición, en busca de la mejora
continua, cumplimiento de los objetivos y conservación de la información para tenerla a disposición de
la ciudadanía en general.

Objetivo general: Verificar la correcta aplicación de los procedimientos de gestión documental y del
PGD al interior de la entidad.

Objetivo específico: Disminuir los riesgos de pérdida de información al interior de la entidad.

Alcance: aplica para todos los servidores públicos y contratistas del Ministerio del Trabajo a nivel
nacional.

Actividades a realizar

Documento Actividad Responsable

Cronograma de revisión de los Realizar la revisión de los Grupo de Administración
archivos de las diferentes archivos de gestión de las Documental.
dependencias del Ministerio dependencias del Ministerio.

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