OFIMATICA

La ofimática es el conjunto de métodos y herramientas provenientes de la informática y que se

utilizan para optimizar y automatizar las labores de oficina. El término “ofimática” es
un acrónimo formado por la conjunción de “oficina” e “informática”.

Las herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar, organizar y transmitir la información,
y utilizan computadoras normalmente conectadas a una red informática. Gracias a esta tecnología,
los procedimientos administrativos y burocráticos pueden llevarse a cabo de un modo más rápido,
ágil y confiable, lo cual se traduce en el ahorro de tiempo y recursos.

La ofimática es uno de los principales campos de aplicación de los programas informáticos,

especialmente los que integran paquetes de software de trabajo, como los ofrecidos por Microsoft.

Origen de la ofimática

La ofimática comenzó a desarrollarse en la década de 1970 con la modernización masiva de

los productos de oficina. Este fue un cambio importante en las dinámicas de trabajo, que marcó el
inicio de la incorporación de los sistemas informáticos en la vida cotidiana.

El primer paso en este sentido fue la sustitución de la máquina de escribir por el procesador de
palabras digital, lo cual permitió el ahorro de recursos (papel, tinta, tiempo) y, posteriormente, la
transmisión fácil y directa de una oficina a otra mediante el correo electrónico institucional. Luego
surgieron softwares para gestión de bases de datos, las hojas de cálculo y numerosas aplicaciones
de trabajo, desarrolladas a lo largo de 1980 y 1990.

Durante este período, además, surgieron las grandes empresas proveedoras de software para
ofimática, que se disputaron fuertemente el mercado de tanto las computadoras como los paquetes
informáticos de oficina: Microsoft y Apple.
Esta modernización acelerada también cambió los requisitos y la formación para el trabajo, poniendo
en desuso herramientas como la mecanografía o la taquigrafía.

Características de la ofimática
La ofimática se caracteriza por lo siguiente:

 Agiliza el trabajo. Mejora los mecanismos, procedimientos y herramientas del trabajo de

oficina, es decir, el trabajo burocrático, administrativo o de gestión.
 Utiliza herramientas informáticas. Se basa en el uso de la computación para automatizar,
agilizar y simplificar los procesos de oficina.
 Requiere de poco entrenamiento. No requiere de largos períodos de aprendizaje, ya que la
tecnología es cada vez más intuitiva y amigable con el usuario.
 Es adaptable al caso. Se puede aplicar a diferentes propósitos y oficios, siempre y cuando
se trate de trabajo de oficina: desde una administración de empresas hasta un bufete de
abogados pueden usar las mismas herramientas.
 Aumenta la productividad. Supone un aumento en la productividad y una mayor eficacia
del trabajo, porque disminuye los recursos y el tiempo necesarios para las funciones.
 Funciona tanto online como offline. Aunque muchas labores son más eficientes usando
recursos en línea, las herramientas ofimáticas pueden usarse sin internet perfectamente.

¿Para qué sirve la ofimática?

El propósito fundamental de la ofimática es optimizar y eficientizar el manejo de la información en el
entorno de oficina. Esto se traduce en agilizar y simplificar procesos, permitir el resguardo y envío de
datos, y disminuir el tiempo invertido en las labores cotidianas de escritura y verificación de
formularios.

Por otro lado, las herramientas ofimáticas permiten centralizar las labores y reemplazar con un único
aparato (la computadora) diferentes artefactos y herramientas que anteriormente desempeñaban
funciones específicas dentro de la oficina, y de ese modo ahorrar en recursos materiales.

Tipos de herramientas ofimáticas

Con el paso de los años, las herramientas ofimáticas han ido evolucionando y ampliando sus
funciones. Asimismo, han ido surgiendo nuevas opciones en el mercado que facilitan aún más este
tipo de tareas, lo que permite ahorrar mucho tiempo y aumenta la productividad de los usuarios. En
la actualidad, hay muchas clases de herramientas ofimáticas, pero las principales son las siguientes:
Procesador de texto
Los procesadores de texto permiten redactar todo tipo de documentos con el teclado de un
ordenador o incluso desde un dispositivo móvil. Además, estos incluyen herramientas que permiten
modificar varios aspectos como el tamaño o la tipografía de la letra, el color, la alineación del texto,
aplicar un corrector ortográfico, etc.
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo son una de las herramientas ofimáticas más utilizadas del mundo.
Permiten organizar en tablas un gran volumen de datos, así como realizar todo tipo de cálculos
contables. También es posible crear gráficos a partir de los datos, utilizar complejas ecuaciones,
crear facturas y un sinfín de opciones más.
Presentación de diapositivas
Otra de las herramientas más utilizadas son las que permiten realizar presentaciones de diapositivas
de una forma sencilla. Estas incluyen un gran número de recursos gráficos que permiten construir
cualquier tipo de presentación.
Bases de datos
Las herramientas ofimáticas también han facilitado a los usuarios la creación de bases de datos.
Estos programas permiten agrupar datos de forma lógica, así como actualizarlos, eliminarlos o
modificarlos de manera fácil. Se puede decir que han democratizado el uso de bases de datos en las
oficinas, ya que reduce la complejidad de su creación y gestión a su mínima expresión.
Correo electrónico
El correo electrónico es también considerado como una herramienta ofimática. Sin duda, en la
actualidad, es algo vital para las empresas. Cada usuario dispone de su propia dirección y gestor de
emails, con el cual puede comunicarse con sus compañeros y clientes de forma casi instantánea.
Calculadora
Aunque pueda parecer una herramienta menor, la calculadora es de gran utilidad en los trabajos de
oficina. Sea cual sea el sector, siempre hay algún tipo de cálculo que realizar. Por ello, tener a
mano una calculadora digital para realizarlos de manera rápida es de gran ayuda, ya que no solo nos
ahorra mucho tiempo, sino que también evita posibles fallos humanos.
Agenda o calendario
Por último, gracias a la agenda o calendario es posible organizar nuestro tiempo de una forma fácil y
eficiente: incluyen alertas, tareas compartidas, programación de reuniones o citas laborales, etc.
Además, permite sincronizarlos entre distintos dispositivos para así tener siempre nuestro planning
de trabajo a mano.
Programas de ofimática
Si deseas que tu empresa pueda llevar a cabo sus actividades de forma rápida, sencilla, y además
automatizada, deberás contar con los siguientes programas:
Microsoft Word
Microsoft Word es el programa de ofimática más solicitado del mercado. Este es un sistema de
procesamiento de texto con el cual podrás crear textos, modificarlos, y también editarlos. El mismo
incluye una serie de funciones en su menú y atajos de teclado, los cuales te facilitaran de manera
increíble las labores diarias de oficina, en tu empresa.
Microsoft Excel
El programa Microsoft Excel consiste en una aplicación, la cual te permite realizar operaciones
matemáticas muy rápidas, ya que cuenta con hojas de cálculo. Esta herramienta requiere de
capacitación para que así puedas implementarla en tu empresa o negocio.
Microsoft PowerPoint
El Power Point es la herramienta estrella para elaborar impecables presentaciones. Con ella, podrás
elaborar diapositivas en multimedia, y además, con imágenes, videos, sonidos, animaciones y texto.
Google Drive
Este es un archivo que se encuentra localizado en la nube. El mismo representa un lugar seguro
para que puedas guardar tu información más sensible. Para acceder a esta aplicación solo tendrás
que contar con datos o señal de wifi, y además, podrás ver toda tu información desde cualquier
dispositivo aun cuando estés offline.
Google Docs
Google Docs es una herramienta que se encuentra incluida en Drive. Con esta herramienta podrás
elaborar y editar documentos. También podrás trabajar con ella desde el lugar donde te encuentres.
Google Slides
Este programa representa el homólogo de Microsoft Power Point. El mismo lo encontrarás en la suite
ofimática gratuita, y además, en la nube de Google. Mediante este programa podrás elaborar
presentaciones interactivas, las cuales no tienen problema de compatibilidad con otros
ordenadores y sistemas operativos.
Google Spreadsheets
El Google Spreadsheets es una herramienta ofimática parecida al Excel. La diferencia más
destacada de este programa, es que con el podrás alojarte rápidamente en la web. Esto sin duda, te
ayudará a tener un simple acceso cuando desees llevar acciones tales como, compartir o realizar
ediciones.
Dropbox/Dropbox Paper
El Dropbox es similar a Google Drive, ya que te permite alojar toda tu información de multimedia en
la nube. Además, podrás acceder a esta herramienta desde cualquier dispositivo y lugar. Cuenta
además con el Dropbox Paper, el cual te permitirá ejecutar documentos colaborativos, los cuales le
darán mayor eficacia y eficiencia a las labores de tu empresa.
Skype
Skype es un programa que te ofrece la posibilidad de comunicarte mediante:
- Mensajes rápidos e instantáneos
- Video llamadas
- Y archivos que podrás compartir con personas que tengan este programa.
Además, podrás utilizar esta herramienta con cualquier dispositivo, y desde cualquier lugar del
mundo.
Zoom
Zoom es un programa o aplicación web, similar al Skype. Con esta aplicación podrás gestionar
equipos de trabajo de manera remota. Además, podrás organizar conferencias mediante video
llamadas.
Slack
Esta herramienta ofimática te ofrece diversos canales de comunicación en tiempo real. Estos canales
los podrás clasificar por temáticas, o mediante grupos que se encuentren integrados con otros
programas o aplicaciones.
Slack se ha convertido en los últimos años en la herramienta ofimática más empleada por empresas
de tecnología, comunicación y publicidad.
Asana
La aplicación web Asana tiene diversas funcionalidades, entre las cuales se tienen:
- La organización de proyectos
- La organización de equipos
- La organización de subtareas y tareas
Con esta aplicación podrás centralizar todas las tareas de tu empresa o negocio de manera
global. En ese sentido, tendrás la posibilidad de organizar la información de tu negocio en diversos
proyectos. Además, podrás:
- Dar prioridad a unas tareas
- Etiquetar las tareas propias
- Asignar tareas a otras personas que integren el proyecto
Entre muchas más funciones.
Trello
El programa Trello representa una herramienta de administración de proyectos. La misma se basa
en la metodología Kanban, la cual opera de manera muy visual. De esta manera, no descuidará las
actividades por ejecutar y las actividades que estén a punto de finalizar.

Para finalizar sobre los programas de ofimática

Vale la pena destacar, que los programas y aplicaciones de ofimática harán más fluidas las labores
dentro de tu empresa o negocio, ya que son herramientas intuitivas que les permitirá a los miembros
de tu equipo, disfrutar de una gran experiencia. En ese sentido, las actuales herramientas ofimáticas
que se encuentran en el mercado son adaptables, y además se ajustan a los requerimientos y
necesidades de tu empresa, agilizando así la resolución de los problemas que puedan presentarse.
Actualmente son muchas las herramientas de ofimática que se están cotizando en el mercado de la
tecnología. Y es que dependiendo del sector al que pertenezca tu negocio, podrás encontrar una
amplia lista de aplicaciones que se adaptaran con toda seguridad a este.