EVENTOS GASTRONOMICOS: los EG se dividen en distintos tipos de eventos.
Veremos las técnicas para calcular las mesas, comida. Definimos que es un evento:
su origen, los primeros eventos las ferias. Que es un evento: una experiencia.
Planificar, coordinar y la creatividad: es lo que genera un impacto positivo en la gente,
la gente saca fotos, pública reseñas. Celebraciones: check listo, OPR: ubicación de
las mesas, salones a ofrecer: presentaciones, sistemas de mesas en eventos.
Los eventos se clasifican en 2: 1) eventos sociales y se subdividen en 2 también 1)
eventos externos, 2) eventos internos. Es importante diferenciarlos por el tipo de
público asistente. Evento social externo: recital, festivales, ferias, eventos cultural,
artístico, deportivos. Los concurrentes no se conocen entre si. Eventos social interno:
grupo selecto, acotado y las personas tienen un punto en común que los relaciona y
conocen entre si.
Eventos empresariales: inauguraciones, lanzamientos de productos, reuniones de
trabajo, inauguración de un local comercial también puede ser Externo: abierto a todo
público o Interno solo para clientes habituales conocidos, amigos y familia.
Eventos institucionales como los académicos, conmemoraciones, culturales,
jornadas de formación, congresos, seminarios. Cata de vinos en el Instituto. También
puede ser Externo a un público en general o Interno: solo para los alumnos y profesor.
Tercer sector: fines beneficios: colectas, reuniones para recaudar fondos materiales,
dar a conocer a una ONG. Colectas de Caritas con fines altruistas. Tanto los Eventos
Políticos como los Eventos Religiosos están incluidos en este sector: almuerzos,
cenas, meriendas para recolectar ropa, alimentos. La finalidad marca que evento
corresponde. Jornada de retiro espiritual a un evento religioso.
Eventos deportivos: celebrar logros: salir campeones, despidos de alguna autoridad o
deportista, incorporaciones, etc.
Debemos saber que tipo de evento es, porque debemos saber que hacer en un EV:
invitados, juegos, actividades, orden de servicio, evento consagrado: soplar las
velitas. Ferias: asistentes, colocar puestos, persona que se encargue de sorteos para
mantener qué la gente se quede. Planificar que actividad llevar a cabo.
Check list: lista o herramientas para verificar, sistematizar que no falte ningún
elemento importante. Proceso de sistematización, simple, para que no nos olvidemos
nada.
Cumpleaños: fecha que no se superponga con nada, para 600 empleados por
ejemplo: llegamos a armar todo? Debemos correr de un lado a otro para conseguir lo
que necesitamos? Cobrar eso también, las fechas siempre tienen que darnos un
tiempo prudencial para organizar. Lugar, cantidad de personas, menúes especiales,
edad de la persona, presupuestos con que se maneja. Presupuestos: tenerlos
presentados: evento para 20, 50 personas, para 200 personas. Saber que le voy a
ofrecer: que quiere que yo organice? El cumple completo, o servicio de comida.
Quien se encarga de la comida? Ellos o nosotros? Cuánto tiempo dura el evento? 6, 4
horas? Horario del evento: mediodía o noche. Que tipo de menú ofrecer?
Herramientas para brindar opciones y costos. Marcar las reglas para no regalar el
trabajo. Llevar presupuestos pre armados. No limitarnos a un mero servicio de
comida: música animación, el uso del Freezer se cobra, el uso del aire acondicionado
se cobra, todo presupuesto debe ser ajustado a lo que se ofrece, marcar, delimitar los
costos. Debemos tener un margen para negociar, pero no regalar el trabajo. Debemos
a su vez tener coherencia de precios que variarán según franja etaria del cliente, lugar
donde se va a desarrollar el evento, tipo de cliente que tenemos, los detalles serán
según la complejidad del ev. Marcar un punto mínimo de la negociación.
Colación de grado: acto académico formal porque se trata de la finalización de los
estudios formales. Acto protocolar donde se da la acreditación del título. Recibir el
diploma es el momento culmine. Cuántos alumnos son? Horarios del evento a
comenzar, y de armado del evento? Fecha, cuánto personal voy a necesitar ej. Una
persona en la puerta, 1 persona que indique donde deben sentarse los asistentes, 1
persona maestro de ceremonia, 1 fotógrafo. Saber que actividades se desarrollarán
en ese sector por dónde ingresos, espacio para tomarse fotos, donde se van a sentar,
cuánto dura el evento 3, 4 horas, que desarrollo va a tener: entrega de diplomas:
quien lo va dar? Los alumnos pasarán al escenario a recibirlo? El director y docentes
darán algunas palabras. Cierre: como va a ser? Foto grupal, felicitación de familiares,
fotografías y luego ir al lugar donde tendrán el almuerzo.
En el check list estás preguntas deben ser amplias, que van a comer, menúes
especiales, incluye o no bebidas, cuántas, ej. Café tener una mesa donde se servirá el
café y las medialunas y en otra mesa los descartables. Poner una persona o no para
servir el café. La persona que se encarga de todo esto es persona organizadora de
reuniones o OPR. Requiere experiencia, formación, creatividad. Se encarga de
endulzar al cliente: hacer reels del cumpleañero soplando las velitas, etc. Ofrecer
una torta novedosa, utilizar creatividad, experiencia. El OPR no se limita a delegar o
contratar servicios. Coordina, supervisa desde un enfoque creativo. Es nexo entre los
invitados y el personal del Ev. OPR Pueden haber 2: 1 en la cocina: servicios
gastronómicos y 2 en eventos fuera de la cocina dividiéndose así las tareas. En
cumpleaños, casamientos pueden ser grandes pero no masivos. El OPR es una
persona que maneja o controla el estrés, tiene que haber gestión de estrés, gestión
de tiempo: organizado, creativo, flexibilidad, ej faltó la banda de música, como
reemplazo ese espacio? Flexibilidad, se atraso la entrega de platos de puré de 15 m
de demora, la banda: reemplazar con un karaoke, adelantar la protección de videos,
ponerlos antes, la atención en cada detalle y el trato al cliente: tiene que ser
correcto, ameno. Ofrecemos una experiencia, debe ser lo mejor posible.
Ya vimos caracterización: académicos, empresariales, deportivas, religiosas, etc. El
evento no es limitativo solo del servicio de comidas y bebidas, ofrecemos
experiencias que busca generar un buen recuerdo. En Corea la importancia de las
fotos: lo tangible de lo que sucedió, es lo que se entiende que va a quedar,
escenografía, escenarios, fotos. Bufet donde cada asistente se sirve y comparten con
otros que se casan en ese momento los alimentos en segundo plano. Lo mas
importante es lo tangible que la gente se queda q son las fotos.
Disponibilidad de las mesas: dependiendo como la coloquemos influye en el
recorrido de los invitados, el escenario, los protagonistas, su visibilidad. En un
cumpleaños de los 15 años las mesas de los invitados son con vista a la mesa de la
cumpleañera, la mesa de la cumpleañera está de frente a la mesa de los invitados:
las mesas se disponen de manera tal que los asistentes están con mira al agasajado y
frente al agasajado esta el escenario, donde se dará el desarrollo del evento social, el
bailongo. Las mesas de los invitados también miran hacia el escenario. Es importante
que quede la menor cantidad de personas de espalda al escenario. Todo esto tiene q
ser previsto y tener varios esquemas según el evento: invitados, tipo de reunión.
La mesa redonda se da mientras que no hay jerarquías, permite interacción directa
con todos en esa mesa y un buen sistema de circulación. En mesas cuadradas deja
mayor espacio de ventana y de cercanía a la vez. La mesa que no es redonda es la
mesa central de los agasajados con sus personas más agregadas, mejores amigos,
familiares, etc. Con las mesas redondas también hay una central rectangular del
agasajado, estos van a tener un solo lugar lineal de asientos y van a estar mirando en
dirección a la mesa de los invitados.
Mesa rectangular: es la mesa banquete: es para cenas formales o eventos
corporativos, se busca no una interacción cercana, sino compartir un espacio
común.
Mesas en U: se ocupan todos los espacios, mesas herradura de caballo, se usan en
conferencias, capacitaciones, facilita la comunicación con un expositor central, es
para personas limitadas cierta cantidad de asistentes, si tengo muchos asistentes:
esquemas de mesa rectangular ej 50 asistentes, en mesa esquema de U 20
asistentes.
Mesa tipo clase o Auditorio: determinadas filas que pueden visualizar un escenario,
para eventos académicos, cara de vinos: mesas apuntando a un lugar determinado
en relación a un expositor o eje central.
Mesa tipo Cóctel: mesas redondas o rectangulares colocadas de manera tal que
aborden un pasillo en relación a lo que voy a ofrecer ej bufet. La disposición de esas
mesas pensadas en ese esquema.
Al diagramar un evento dividirlo en distintas preguntas, pero lo más importante es
donde lo vamos a hacer al evento. Diferenciar los tipos de salones según
prestaciones. Salones consagrados y Salones no Consagrados: lugar que permiten
mayor flexibilidad con los servicios que voy a ofrecer. Servicio básico, alquiler del
espacio, del cátering. El cliente puede asumir cierta actividad contratando
ambientación, música, servicio de mozo con vajillas, servicio de comidas, fotógrafo.
Son salones que se adaptan a presupuestos determinados. Salones consagrados:
salones que ofrecen todos los servicios: cátering, bebida, ambientación, música,
personal. No permiten que el cliente gestione algo.
Ej organizo un casamiento: donde haré el evento? Preguntar por el presupuesto:
cuánto piensa gastar? Los salones consagrados son para un cliente en posición
económica media a alto. Los que no pueden gastar demasiado, quieren pasar tiempo
con sus amigos, allegados, eligen casa quinta, club, estos lugares no Consagrados el
costo es considerablemente inferior, allí está el espacio o lugar donde puedo
personalizar el evento. Los salones consagrados representan seguridad, comodidad,
donde las responsabilidades de delegan. No Consagrados: locadores de espacio, el
usufructo de espacio y el contratante asume la organización, que puede contratar
también alguien que organice el evento. En el consagrado se minimizan riesgos, es
más profesional dedicado pura y exclusivamente a esos dependiendo de uno y otro el
OPR realiza y coordina, supervisa prestaciones con el no contratado. En un
consagrado complementa lo que se esté realizando, puede ofrecer en el cronograma
lo que el cliente puede necesitar.
Mesas estilo auditorio: facilita capacidad mayor, vista directa a quien expone,
interacción entre amistades limitada. La mesa se coloca mirando al expositor como
si fuera un teatro, el uso más común cuando vamos al instituto, se dan en charlas,
conferencias corporativas, mesas tipo escuela.
Mesas en U: uso más común en reuniones ejecutivas, presentaciones donde el
expositor circule, ocupan más espacio que en la mesa auditorio y de capacidad
limitada, la relación entre las amistades de da permitidas.
Mesas redondas: favorece la interacción entre los participantes, permite facilidad a
la hora de circular , disminuye la cantidad de invitados, mesas cuadradas permiten
tener más gente, la mesa redonda limita, y permite visibilizar al expositor.
Tarea: buscar para nosotros información del esquema de mesa ruso y mesa
imperial.( No es para entregar)
