OBJETIVO DEL DOCUMENTO
Dicho documento tiene como objetivo
detallar los puntos más importantes del
Front End en lo relacionado a la Clase 1
FRONT END – CLASE 1
PMS ADMINTOUR – Marzo 2025
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FRONT END – CLASE 1
PMS Admintour
1 - Front End
Los temas a tratar son los siguientes:
• Apertura de Caja, 1
• Planning de Habitaciones, 4
• Gestor de Reservas, 6
• Ingreso de Reservas, 8
• Reservas grupales, 11
• Modificación de Reservas, 12
• Cancelación de Reservas, 14
• Cambios de Habitación, 16
• Cambio de Tarifa, 17
• Bloqueo de habitaciones, 18
• Agregar Titular y Acompañantes a la reserva, 19
• Ingreso de observaciones generales y de Mucama, 22
• Ingreso de Vehículos por habitación, 23
• Ejercicio práctico, 24
1.1 Apertura de Caja
Cada turno del hotel debe preceder a realizar la apertura de caja con el fondo de caja
correspondiente en cada moneda. Dependiendo de cada hotel el fondo se puede definir
en forma fija desde el módulo de contaduría o dejarlo abierto para que se cambie por el
propio cajero en el momento de la apertura.
En el caso de manejar un punto de venta de Extras se debe realizar la apertura de caja
del punto de venta correspondiente.
Si un turno no realiza la apertura de caja no se podrá realizar el ingreso de recibos de seña
ni emitir facturas ya que todo lo relacionado a la facturación y cobranza se debe asociar
a una caja.
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Para abrir la caja de cuenta corriente (Módulo Hotel), en el menú se debe seleccionar
Facturación y luego Apertura y Cierre de Caja
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Para abrir la caja un Punto de Venta se debe seleccionar el icono de Punto de Venta
(Tenedores) y luego
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1.2 Planning de Habitaciones
El Planning de habitaciones permite visualizar todas las reservas con habitaciones
asignadas en un período de fechas y desde el mismo se podrán hacer nuevos ingresos,
modificaciones o bloqueos.
Al ingresar al Planning se despliega la siguiente pantalla:
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Las funciones mas importantes del Planning son:
• Ingreso de una nueva Reserva
• Modificar una Reserva
• Consultar
• Modificaciones varias
• Bloqueo
Los colores dependen de cada hotel pero normalmente la configuración estándar es
la siguiente: Rojo sin pagos, anaranjado pago parcial, Verde pago total, violeta
reservas de Ota.
Una Reserva con un clic verde identifica que es una reserva con checkin, con una
cruz identifica que esta con checkout y si no tiene ninguno de estos dos iconos es
una reserva sin Checkin
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1.3 Gestor de Reservas
Dicha pantalla permite visualizar todas las reservas ingresadas para un rango de fechas
donde existe la posibilidad de hacer búsquedas por otros criterios como ser nombre,
numero etc.
Según el estado de cada reserva se permitirá hacer modificaciones o cancelaciones
sobre las mismas.
Para ingresar en dicha pantalla se debe seleccionar en el menú del hotel la opción
Gestión de Reservas y luego Gestor de Reservas.
La pantalla que se visualiza es la siguiente:
Desde dicha pantalla se pueden hacer funciones tales como:
• Ingreso de una nueva reserva
• Modificación
• Cancelación
• Consulta
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Para buscar una reserva se debe seleccionar el rango de fechas, ingresar los filtros
necesarios y luego presionar el icono
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1.4 Ingreso de Reservas
El ingreso de reservas se puede realizar tanto del Gestor de Reservas como desde el
propio Planning de habitaciones.
La diferencia radica en que si se realiza desde el planning en forma automática queda la
habitación asignada y si se realiza desde el gestor queda sin habitación asignada y dicha
asignación se debe realizar en una segunda instancia.
Ingreso desde el Planning
Para ingresar una reservas desde el planning hay que asegurarse que en la parte
superior del planning diga Tipo de Reserva Individual.
Luego para la fecha indicada se debe hacer doble clic sobre la línea de la habitación
y arrastrar los días deseados
Por ejemplo sobre la habitación 109 y para la fecha actual
Una vez seleccionada la habitación y la fecha de checkin y checkout se despliega la
pantalla de ingreso de una reserva
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En dicha pantalla se debe cargar el nombre de la reserva y si el cliente titular ya está
registrado en la base de clientes se puede seleccionarlo con la flechita azul, de lo
contrario se puede cargar un nombre genérico en la reserva y luego en el momento del
checkin se carga el titular de la reserva y los acompañantes.
El otro dato obligatorio es cargar el Orígen, Segmento, chequear la fecha de ingreso
y salida y cantidad de personas.
Para finalizar la reserva se debe seleccionar el régimen (Tipo de tarifa), el tipo de
habitación y categoría.
Para finalizar con el botón Grabar Nueva Reserva
Ingreso desde el Gestor de Reservas
Si se desea ingresar una reserva desde el Gestor de Reservas sin asignar una
habitación el procedimiento es el siguiente:
Ingresar al Gestor de Reservas y luego presionar el botón Nueva Reserva
Al presionar dicho botón se despliega la siguiente pantalla:
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Una vez cargados los datos básicos: Nombre, origen, segmento, rango de fechas se debe
presionar el botón Confirmar
A continuación se despliega la pantalla para cargar las habitaciones que se desean
reservar.
Una vez confirmado el cabezal se debe seleccionar la solapa Reservar Habitación sin
Asignar número
Desde dicha pantalla se cargan las habitaciones deseadas
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1.5 Reservas Grupales
Las reservas grupales se pueden cargar directamente desde el Gestor de Reservas,
indicando la cantidad de habitaciones deseadas de cada tipo cuando se está haciendo
la reserva o desde el planning.
En el caso de ingresar reservas grupales desde el planning lo mas simple es hacer una
reserva individual y luego modificarla y cargar el resto de las habitaciones deseadas.
Por ejemplo si modificamos una reserva desde el planning haciendo doble clic sobre la
reserva o botón derecho modificar, modificar reserva se despliega la siguiente pantalla:
Para poder agregar mas habitaciones a dicha reserva se debe seleccionar la solapa
Reservar habitaciones sin asignar número y desde dicha pantalla se cargan las
habitaciones de cada tipo, categoría y régimen.
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1.6 Modificación de Reservas
Para modificar una reserva se puede utilizar el gestor de reservas o el propio planning de
habitaciones.
En el caso del Gestor de Reservas se debe buscar la reserva en el período deseado y
luego presionar el icono de modificar sobre la línea. Esto se puede hacer mientras la
reservas se encuentra en estado Reservado u Ocupada, una vez que se hace checkout
no se permite modificar una reserva.
Si la modificación se hace desde el planning se debe hacer doble clic sobre la reserva o
botón derecho Modificar, Modificar Reserva
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Una vez que se ingresa en la reserva se permite hacer las modificaciones deseadas
dentro de las que se encuentran:
• Modificar fecha de ingreso
• Modificar fecha de salida
• Cargar el titular
• Cargar empresa que paga
• Asignar una habitación
• Modificar cantidad de personas
• Ingresar observaciones
• Ingresar Observaciones para las mucamas
• Cargar los autos
• Modificar una tarifa
También existe la posibilidad de hacer modificaciones a una reserva haciendo clic derecho
en el mouse para que se despliegue el siguiente menú:
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1.7 Cancelación de Reservas
Toda reserva que no tenga checkin realizado y sin pagos a cuenta puede ser cancelada
tanto desde el gestor de reservas como desde el Planning.
Para cancelar una reserva desde el Gestor de Reservas, se debe identificar la reserva
haciendo una búsqueda por rango de fechas y una vez identificada la reserva se debe
presionar el icono Cancelar.
Al presionar el icono de Cancelar se despliega la siguiente pantalla:
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Para Cancelar una Reserva desde el Planning se debe presionar el botón derecho del
mouse sobre la reserva y seleccionar la opción Cancelar Reserva.
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1.8 Cambios de Habitación
Para cambiar una reserva de habitación se puede realizar desde la pantalla de
modificación de Reservas o desde el planning con el botón derecho del mouse y la
opción Cambios de Habitación.
Desde la pantalla de modificación de una reserva se puede cambiar la habitación
desde la siguiente opción:
Se debe ingresar la nueva habitación y luego presionar el botón Modificar Todo y el
icono de modificar en la línea.
Si el cambio de habitación se realiza desde el planning los pasos son los siguientes:
También existe la posibilidad de mover la reserva en el planning y llevarla a otra
habitación.
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1.9 Cambios de Tarifa
A una reserva ya ingresada se le puede hacer un cambio de tarifa ingresando en la reserva
y luego sobre la línea de la habitación presionando el icono
Al presionar el icono de modificar tarifa se despliega la tarifa asignada para cada fecha y
se permite hacer ajustes sobre cada una de las fechas.
Se permite cargar una tarifa y aplicarlo a todas las líneas o cargar una tarifa distinta por
cada fecha.
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1.10 Bloqueo de Habitaciones
Para bloquear una habitación se debe ingresar en el planning y seleccionar tipo de
Reserva Bloqueo de Habitación.
Luego se debe marcar la habitación que se desea bloquear y un rango de fechas
Luego se debe presionar el botón Confirmar Bloqueo
Para finalizar el bloqueo se debe ingresar el motivo, para esto se debe hacer doble
clic sobre y bloqueo e ingresar el motivo.
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1.11 Ingresar Titular y Acompañantes a la Reserva
El sistema cuenta con una opción denominada Gestor de Clientes donde se pueden
ingresar y mantener una base de datos de clientes.
El gestor de clientes se encuentra en el menú de Reservas y para ingresar se debe
presionar la opción Gestor de Clientes.
Al ingresar se despliega la siguiente pantalla:
Para ingresar un cliente nuevo se debe presionar el botón
Para cargar un titular o acompañantes en la reserva se puede crear en forma previa
cada uno de los clientes desde el gestor y luego asociarlo a la reserva.
También existe la posibilidad de cargar el Titular de la Reserva o los acompañantes
directamente desde la pantalla de modificación de Reserva.
Como cargar el Titular de una Reserva:
Una vez ingresada a la pantalla de modificación de una reserva para cargar el titular
se debe presionar el icono que se encuentra pegado al código del Pax. Titular
como se muestra en la siguiente imagen
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Al presionar dicha flecha se despliega una consulta donde se puede buscar dicho
titular en la base de datos de clientes y en caso de no existir se debe presionar el
botón Ingresar Nuevo Cliente.
Si el cliente que se desea buscar ya existe se debe seleccionarlo haciendo clic sobe
el código del Cliente.
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Una vez seleccionado el cliente o ingresado en como nuevo el mismo se despliega
en la pantalla de la reserva.
Para poder cargar los acompañantes a una reserva se debe presionar el icono
que se encuentra en las líneas de la reserva
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1.12 Ingresar Observaciones generales y de Mucama
Para ingresar las observaciones generales en una Reserva se debe modificar la
Reserva y luego seleccionar la solapa Observaciones:
Una vez ingresada las observaciones se debe presionar el botón Confirmar.
Para ingresar Observaciones relacionadas a la mucama se debe presionar el
siguiente icono
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1.13 Ingreso de Vehículos por Habitación
Al modificar una reserva se permite cargar los autos asociados a habitación.
Para esto se debe presionar el siguiente icono
Al presionar dicho icono se despliega la siguiente pantalla:
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1.14 Ejercicio Práctico
Ejercicio 1
Ingresar una Reserva desde el gestor de Reservas a nombre de la persona que está
ingresando la misma para 3 noches de alojamiento, dicha reserva quedará sin habitación (hab 999)
La fecha de checkin debe ser 2 posteriores a la fecha actual.
Como régimen se debe seleccionar Rack, Tipo de habitación Doble y Categoría Superior.
El precio debe ser de 110 dólares por día
En las observaciones se debe ingresar el siguiente texto: Habitación con vista
En las observaciones de la mucama se debe ingresar : Habitación matrimonial
Asignarle a dicha reserva una habitación disponible del planning.
Cargar un cliente Titular en la reserva
Ejercicio 2
Hacer un bloqueo en el planning de una habitación para 5 dias como motivo deben escribir
el nombre de cada uno de ustedes.
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