Javier Echechiquía
20 TIPS PARA OUTLOOK
Aquí te presento una lista de 20 tips y trucos de productividad para Outlook,
cada uno con un ejemplo para que puedas entender mejor cómo aplicarlos:
1. Uso de Reglas:
• Descripción: Automatiza la organización de tus correos
electrónicos.
• Ejemplo: Configura una regla para mover todos los correos de un
remitente específico a una carpeta determinada.
2. Categorías de Colores:
• Descripción: Asigna colores a diferentes tipos de correos para una
rápida identificación.
• Ejemplo: Usa el color rojo para correos urgentes y el verde para
correos informativos.
3. Bandeja de Entrada Inteligente:
• Descripción: Prioriza los correos más importantes.
• Ejemplo: Activa la Bandeja de Entrada Inteligente para que los
correos de tus contactos más importantes aparezcan en la parte
superior.
4. Uso de Plantillas:
• Descripción: Crea y guarda plantillas para respuestas comunes.
• Ejemplo: Guarda una plantilla para confirmar reuniones con un texto
predefinido.
5. Firmas de Correo:
• Descripción: Configura diferentes firmas para diferentes tipos de
correos.
• Ejemplo: Usa una firma profesional para correos de trabajo y una
más casual para correos personales.
6. Búsqueda Avanzada:
• Descripción: Usa operadores de búsqueda para encontrar correos
rápidamente.
• Ejemplo: Usa "from:juan" para encontrar todos los correos de Juan.
7. Recordatorios de Seguimiento:
• Descripción: Configura recordatorios para seguir correos
importantes.
• Ejemplo: Marca un correo para seguimiento en 3 días si no has
recibido respuesta.
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8. Uso de Calendario:
• Descripción: Integra tu calendario con Outlook para gestionar mejor
tu tiempo.
• Ejemplo: Programa reuniones y eventos directamente desde un
correo electrónico.
9. Tareas y Listas de Tareas:
• Descripción: Crea y gestiona tareas directamente en Outlook.
• Ejemplo: Añade una tarea para "Revisar informe mensual" con una
fecha límite.
10. Uso de @Menciones:
• Descripción: Usa @menciones para llamar la atención de alguien en
un correo.
• Ejemplo: En un correo grupal, usa "@Juan" para asegurarte de que
Juan lea tu mensaje.
11. Archivar Correos:
• Descripción: Archiva correos antiguos para mantener tu bandeja de
entrada limpia.
• Ejemplo: Archiva todos los correos de más de 6 meses a una
carpeta de archivo.
12. Uso de Vista de Conversación:
• Descripción: Agrupa correos relacionados en una sola
conversación.
• Ejemplo: Activa la vista de conversación para seguir fácilmente una
cadena de correos sobre un proyecto.
13. Notificaciones Personalizadas:
• Descripción: Configura notificaciones solo para correos
importantes.
• Ejemplo: Recibe notificaciones solo para correos de tu jefe o
clientes importantes.
14. Uso de Quick Steps:
• Descripción: Crea acciones rápidas personalizadas.
• Ejemplo: Configura un Quick Step para mover un correo a una
carpeta específica y marcarlo como leído.
15. Integración con OneDrive:
• Descripción: Adjunta archivos directamente desde OneDrive.
• Ejemplo: Adjunta un archivo grande desde OneDrive en lugar de
enviarlo como archivo adjunto.
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16. Uso de Snooze:
• Descripción: Posponer correos para revisarlos más tarde.
• Ejemplo: Usa Snooze para posponer un correo hasta mañana si no
tienes tiempo de revisarlo hoy.
Outlook para Windows
1. Abre Outlook:
• Abre la aplicación de Outlook en tu computadora con Windows.
2. Selecciona el correo que deseas posponer:
• En tu bandeja de entrada, selecciona el correo electrónico que deseas
posponer.
3. Usa la opción de Snooze:
• En la parte superior del correo seleccionado, verás una opción que dice
"Snooze" (puede aparecer como un icono de reloj).
• Haz clic en "Snooze" y selecciona la opción de tiempo que prefieras (por
ejemplo, "Mañana", "Esta noche", "Este fin de semana", etc.).
17. Uso de Focused Inbox:
• Descripción: Separa correos importantes de los menos importantes.
• Ejemplo: Activa Focused Inbox para que los correos promocionales
no distraigan de los correos importantes.
Outlook para Windows
1. Abre Outlook:
• Abre la aplicación de Outlook en tu computadora con Windows.
2. Accede a la configuración:
• Haz clic en el menú "Archivo" en la esquina superior izquierda.
3. Selecciona "Opciones":
• En el menú de "Archivo", selecciona "Opciones" en la parte inferior
izquierda.
4. Navega a la sección de "Correo":
• En la ventana de "Opciones de Outlook", selecciona "Correo" en el panel
izquierdo.
5. Activa Focused Inbox:
• En la sección de "Correo", busca la opción "Focused Inbox".
• Marca la casilla que dice "Separar elementos en Focused y Other"
(Separar elementos en Focused e Other).
6. Guarda los cambios:
• Haz clic en "Aceptar" para guardar los cambios.
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18. Uso de Teams Integration:
• Descripción: Integra Microsoft Teams con Outlook para una mejor
colaboración.
• Ejemplo: Programa una reunión de Teams directamente desde un
correo electrónico.
19. Uso de Add-ins:
• Descripción: Añade funcionalidades adicionales con
complementos.
• Ejemplo: Instala un add-in para firmar documentos
electrónicamente directamente desde Outlook.
20. Uso de Vista de Lectura:
• Descripción: Usa la vista de lectura para leer correos largos sin
distracciones.
• Ejemplo: Activa la vista de lectura para leer un informe detallado sin
la interferencia de otros elementos de la interfaz.
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