PROCEDIMIENTO DE
TOMA DE INVENTARIO FISICO
1. OBJETIVO
Establecer la política, el proceso y las responsabilidades para la toma de inventarios físicos que
tienen como finalidad verificar la situación de las existencias almacenadas en los depósitos de la
organización
La frecuencia de los inventarios es:
Periódico: mensual/ trimestral
Anual: al menos una vez al año se debe realizar un inventario de todos los almacenes y proyectos
subalmacenes, de acuerdo al cronograma de inventarios anual.
Adicionalmente al cierre de cada proyecto siempre debe realizarse un inventario físico.
2. ALCANCE
Existencias valorizadas ubicadas en los almacenes de la organización a nivel nacional.
3. DEFINICIONES
Toma de inventarios: Proceso que consiste en verificar físicamente “in situ” las existencias
ubicadas los almacenes de la Empresa con la finalidad de asegurar su existencia real y de contar
con información actualizada permanente.
Los inventarios de existencias pueden realizarse según las siguientes modalidades:
Inventario anual (Total).
Inventario sorpresa.
Inventario periódico (por muestreo, por línea, por producto, por sección, etc). Semanal,
mensual, trimestral, etc.
Inventario físico general: Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes
almacenados en los diferentes ambientes o depósitos de la empresa.
Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada
ejercicio.
El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones del almacén por uno o
varios días, pudiendo realizarse también en movimiento. Comprende:
Inventario de existencias de almacén
Kardex digital del sistema de Almacén.- Es el control de las Existencias donde se registran todas
las salidas e ingresos de productos.
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Manual de Controles Contables Corporativo vigente
- Planificación de Inventarios
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCION
1 Inicio
El Gerente de Logistica debe elaborar el
“Cronograma de Inventarios” en
coordinación con los Gerentes de las
Unidades de Negocio (……………………..)
Luego debe presentar este Cronograma a
los Gerentes de Unidades de Negocio y al
Departamento de Administración y
Finanzas, para su aprobación.
Los Gerentes de cada Unidad de Negocio
Cronograma de deben dar su conformidad a este
Elaboración del Inventarios Cronograma, en un plazo no mayor a 48
Gerencia de Logistica
Cronograma horas. Una vez realizado, se da por
2
aprobado.
La Gerencia de Administración y Finanzas
designará al contador como auditor interno
y/o un auditor externo con el fin de verificar y
corroborar el correcto desarrollo del proceso
de toma de inventarios.
De presentarse la necesidad de hacer
alguna modificación al “Cronograma de
Inventario, el mismo debe ser nuevamente
revisado y aprobado por los responsables.
Gerente de Logistica Asegurar los recursos (personal, equipos,
suministros, etc.) para la ejecución del
Asegurar recursos Gerente de
3 proceso de inventario en los diferentes
Operaciones almacenes a nivel nacional.
Comunicar anticipadamente las funciones
4 previamente establecidas en la Planificación
Comunicar Funciones Gerente de Logistica
de Inventarios, al personal encargado de la
realización y supervisión de los inventarios.
Antes de iniciar los inventarios verificar el
Gerente de Logistica
5 Verificar orden del ordenamiento de las existencias en los
almacén almacenes con la finalidad de facilitar el
Supervisor de Campo
inicio y desarrollo del proceso.
Según el Cronograma de Inventarios, se
procede al inicio de los inventarios, para ello
debe extraerse del sistema de Almacén el
“Listado para la Toma de Inventario” (el cual
contiene los stocks a la fecha del día
inmediato anterior al día del inicio de
inventario).
Listado para la El Gerente de Logistica en su calidad de
Toma de responsable de los inventarios dará las
Inventario instrucciones sobre el proceso a todo el
Gerente de Logistica personal involucrado.
Iniciación de los
6 inventarios
Personal Asignado Asimismo realizará una charla de seguridad
Acta de donde se expondrán los riesgos asociados
Iniciación de al proceso. También verificará que todo el
inventarios personal tenga sus EPP requeridos,
adicionalmente en los almacenes que se
encuentren insumos químicos debe verificar
que cuenten con sus respectivas hojas de
seguridad MSDS.
Todos los responsables de la toma de
inventarios, firman el “Acta de Iniciación de
inventarios” en señal de conformidad.
Gerente de Logistica Contar físicamente los productos indicando
Listado para la
cualquier diferencia y/u observación en el
Toma de
Encargado de “Listado para la Toma de Inventario”.
Conteo físico Inventario
Almacén
Contador La verificación física es de tipo masivo, se
efectúa realizando el conteo de todos los
Personal Designado bienes encontrados sin excepción.
Si durante el desarrollo del inventario se
requiere despachar Existencias, se podrá
realizar, para los cual antes de realizar algún
retiro se deberá de notificar al inventariador
7 que le ha tocado esa zona para que realice
el inventario de todas las unidades de ese
producto, la cual deberá de incluirlo en la
toma de inventarios.
Las existencias que ingresen al almacen
(Compras o traslados) durante el proceso de
inventarios, deberán ser registradas al
sistema, a la finalización del proceso.
Físicamente se mantendrán alejados de los
productos que se estén inventariándose.
Finalizar conteo físico asegurándose que
todas las líneas de Negocios hayan sido
incluidas.
El Gerente de Logistica con el Contador
Gerente de Logistica
realizaran una primera comparación de la
Listado para la información levantada y el “Listado para la
Encargado de
8 Toma de Toma de Inventario” identificando
Finalizar del Conteo Almacén
Inventario diferencias.
físico y reconteo
Contador
Las existencias que tengan diferencias
deberán ser recontadas en presencia del
Supervisor de Campo
Encargado de Almacén y/o el supervisor de
campo quien podrá mostrar los ítems
faltantes por si se encontraran en un lugar
distinto o en su defecto confirmará la
diferencia.
Proceder con la finalización del inventario
adjuntando el “Acta de Finalización de
Inventarios” Adjuntando al mismo cada una
de las hojas del “Listado para la Toma de
Listado para la
Inventario”, las cuales deben estar firmadas
Toma de
Gerente de Logistica por todas las personas participantes del
Inventario
proceso. El Gerente de Logistica y/o el
Finalización del
9 Personal Designado Supervisor de la Base o Locación debe
inventario
asegurarse de que firmen todas y cada una
Acta de
Supervisor de Campo de las hojas del listado.
Finalización de
Inventarios
Las personas que están presenciando el
inventario, deben ir firmando las hojas del
listado en la medida que se va desarrollando
el mismo.
Gerente de Logistica El Gerente de Logistica y el Contador
realizan una comparación de la información
Contador levantada en todos los almacenes y
10 Consolidación y locaciones y los inventarios; determina las
Análisis Encargado de diferencias y el Encargado de Almacén y/o
Almacén supervisor de campo procede a justificarlas
mediante documentación de sustento (guías
Supervisor de Campo de remisión, guías de salida, etc.).
El Gerente de Logistica hace entrega de las
11 Acta de actas, listados debidamente firmados junto
Iniciación de con el análisis y la justificación de las
inventarios diferencias encontradas (de darse el caso) a
los Gerentes de Cada Unidad de Negocio
Acta de
Gerente de Logistica
Entrega de resultados Finalización de Las Actas y las Listas son entregadas el día
Inventarios inmediato posterior a la finalización de la
Listado para la toma de inventarios. El análisis y la
Toma de justificación serán entregados como máximo
Inventario 01 semana después de finalizado el
inventario.
Registro de Una vez aclaradas las diferencias, los
Contador
Contabilidad Gerentes de cada Unidad de Negocio
aprueban los ajustes correspondientes para
el registro contable. La aprobación debe ser
12 dada dentro de las 48 horas.
Toda diferencia no justificada debe ser
registrada por Contabilidad dentro del
ejercicio y en un plazo no mayor de 90 días,
de acuerdo al Manual de Controles
Contables Corporativo.
13 Fin
6. REQUISITOS DE QHSE
El Personal que interviene en el proceso de Inventarios deberá de contar con sus EPPs
respectivos:
- Botas con punta de Acero
- Guantes
- Tapa oídos ( si fuese necesario)
- Casco
- Lentes de Seguridad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
