Documentos escritos al servicio de la comunicación
empresarial:
Documentos de comunicación interna en la empresa:
- Aviso o anuncio: El aviso o anuncio es un documento breve que se redacta con el
objetivo de comunicar instrucciones o noticias de interés general a un gran número
de destinatarios.
La colocación de los avisos es tan importante como su contenido. Se deben ubicar en
lugares como los tablones de anuncios o espacios por donde pase frecuentemente el
personal al que van dirigidos.
- Memorándum o nota de régimen interno: es un documento escrito que se
utiliza en la organización para transmitir órdenes, exponer temas, hacer
recomendaciones, solicitar algo, etc.
Este documento se caracteriza por los siguientes rasgos:
- Redacción breve, sencilla y sin mucho protocolo.
- Información clara y precisa y referida a un único tema.
- Convocatoria: documento escrito con el que se cita a una o varias personas a fin
de participar en un acto, como una reunión, una junta de accionistas, una asamblea,
etc.
- Acta: escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión y de las
posibles votaciones y acuerdos que se hayan adoptado.
El encargado de la redacción del acta es la persona que actúa como secretario de la
reunión. Se suele emplear un estilo impersonal, siguiendo el orden cronológico de los
hechos.
- Informe: documento más extenso que se elabora a petición de alguien. Contiene
una exposición detallada y ordenada de determinados hechos, situaciones,
actividades o personas. Este documento brinda información a las empresas para
facilitar la toma de decisiones.
La estructura del informe incluye los siguientes elementos: portada, índice,
introducción, desarrollo y conclusiones, bibliografía y anexos.
- Memoria de actividades: documento que emiten las empresas y en el que se
incluyen datos de contenido muy diverso.
No existe una estructura fija, ya que cada empresa puede adaptarla a sus
necesidades. Además, también es preciso tener en cuenta el público al que va
dirigida la memoria: miembros de la junta directiva, socios, público en general, etc.
Dependiendo de quién sea el destinatario del documento, habrá que incluir unos u
otros contenidos.
Generalmente, la memoria se centra en destacar los logros que se han conseguido
durante un periodo de tiempo determinado.
Documentos de comunicación externa en la empresa:
- Carta: principal documento de comunicación externa de la empresa. Sirve para
dirigirse a otras empresas o a particulares, que pueden ser clientes, trabajadores,
proveedores, etc.
La redacción de una carta debe ser cuidada, de manera que el lector tenga la
impresión de que ha sido escrita exclusivamente para él.
Se pueden distinguir dos tipos, La circular y la comercial.
- Invitación: documento de carácter formal que tiene como objetivo convocar a
alguien a un acto.
En el ámbito empresarial, la invitación se utiliza para presentar un nuevo producto o
servicio, inaugurar instalaciones, etc.
- Saluda: documento de carácter breve y ceremonioso, que se utiliza con motivo de
agradecimientos, felicitaciones, ofrecimientos, notificaciones o cualquier acto de
carácter social.
Características que distinguen a este documento son las siguientes:
• Su redacción es sencilla, sincera, cortés y muy cuidada.
• Normalmente se utiliza papel de tamaño cuartilla de muy buena calidad y de color
blanco o marfil.
• Se redacta en tercera persona y no lleva firme del remitente.
• No figura la dirección del destinatario.
- Tarjetas de visita: instrumentos tradicionales que, pese a la existencia de
Internet y la expansión de los teléfonos, resultan de gran utilidad a la hora de
mantener el contacto en cualquier gestión comercial.
- Comunicado de prensa: documento escrito dirigido a los medios de
comunicación para anunciar algún evento de interés periodístico.
- Telegramas: documento que permite transmitir mensajes de manera rápida, y que
puede ser ordinario o urgente; la tarifa por el servicio se cobra de acuerdo con el
número de palabras contenidas en el texto del mensaje.
Documentos de comunicación con la Administración pública:
- Instancia: documento que se utiliza para solicitar algo a la Administración pública.
Con menor frecuencia, también se emplea en el ámbito privado cuando la petición se
dirige de un particular a una empresa.
Como ciudadanos, cuando necesitemos dirigirnos a la Administración pública para
realizar una solicitud, lo tendremos que hacer mediante una instancia.
- Oficio: el documento básico de comunicación dentro de la Administración pública
para comunicarse entre sus distintas entidades y con los particulares. Su finalidad es
informar o avisar a las personas, ya sean físicas o jurídicas, de algún hecho que las
afecte. A través de oficios, la Administración nos responde a las solicitudes recibidas
o a los recursos formulados.
