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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Secretaría de Marina

Catálogo de Disposición Documental de la

Secretaría de Marina.
Mayo del 2024.
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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

CONTENIDO

a) Introducción 2

b) Objetivo General 3

c) Marco Jurídico. 4

d) Metodología de Elaboración. 5

e) Registro de todas las series documentales. 12

f) Hoja de cierre. 34

g) Listado General de Comprobación Administrativa Inmediata. 35

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a) Introducción.

La Secretaría de Marina (SEMAR), como Dependencia de la Administración Pública Federal

Centralizada, tiene a su cargo, Ejercer el Poder Marítimo Nacional, proteger los intereses marítimos,
mantener el estado de derecho en las zonas marinas mexicanas, costas, ríos, zonas lacustres y recintos
portuarios, así como aplicar la Autoridad Marítima Nacional, para garantizar la soberanía e impulsar el
desarrollo del país en los términos que establece la Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos, las Leyes que de ella deriven y los Tratados Internacionales, siendo una Institución de
vanguardia, adaptable, con capacidades y recursos propios para proteger de manera efectiva los
intereses Marítimos Nacionales; difundiendo, con base a sus principios y valores, la conciencia marítima
en la sociedad, consolidándose como el eje estratégico del Desarrollo Marítimo Nacional, con un
enfoque operativo Internacional.

Dando cumplimiento al artículo 13 de la Ley General de Archivos en su Fracción I. (D.O.F. 15 de junio

de 2018), en la cual se establece que se deberá de contar con los Instrumentos de Control y Consulta
Archivísticos conforme a las Atribuciones y Funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles;
motivo por el cual se actualiza el Catalogo de Disposición Documental, de la Secretaría de Marina 2024
(CDD), solicitando al Archivo General de la Nación (AGN) el visto bueno y validación correspondiente.

El presente Catalogo de Disposición Documental anula y remplaza todas y cada una de las
versiones anteriores a este.

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b) Objetivo General.

Contar con un documento normativo en la Secretaría de Marina, que identifique los tipos
documentales, el tiempo que permanecerán en cada etapa del ciclo vital los documentos, dentro del
Archivo de Trámite, por las comprobaciones administrativas, legales, fiscales o contables que deban ser
consultados, regulando de manera eficaz y eficiente la producción, uso y circulación facilitando la
recuperación de la Información, el control y acceso de los documentos, racionalizando la producción
documental, regulando las transferencia de los documentos al Archivo de Concentración, donde
permanecerán y se les dará el seguimiento adecuado a la Disposición Final, sin correr el riesgo de
eliminar documentación relevante para la Secretaría.

Después de lo anterior, es importante destacar que, de conformidad a lo establecido en el artículo

49, fracción V de la ley General de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, es
responsabilidad de todo Servidor Público, registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e
información que, por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o
evitar su uso, divulgación, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.

Ámbito de Aplicación.

Los criterios y procedimientos previstos en el presente documento, relativo a la organización y

conservación de los archivos y documentación institucional será aplicable a la SubSecretaría de Marina,
Coordinadora General de Puertos y Marina Mercante, Oficialía Mayor de Marina, Estado Mayor General
de la Armada, Direcciones Generales y áreas de apoyo, al cumplimiento de la misión y atribuciones de
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la Secretaría de Marina, las cuales deberán observar en todo momento los principios de conservación,
procedencia, integridad,disponibilidad y accesibilidad que en materia archivística señala el artículo 5 de
la Ley General de Archivos.

c) Marco Jurídico.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, DOF 05-02-1917, y sus reformas.

LEYES

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF 04-05-2015 y su Última Reforma 20-05-2021.
Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados. DOF 26-01-2017.
Ley General de Archivos. DOF 15-06-2018 y su última reforma publicada DOF 05-04-2022.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública DOF 11-06-2002 y su última reforma DOF 01-04-2024.

DOCUMENTOS NORMATIVO-ADMINISTRATIVOS

Guía para la identificación de series documentales con valor secundario, Archivo General de la Nación, 07/07/2009.
Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, NACG 01 Norma de Archivo Contable Gubernamental,
Secretaría de Hacienda y Crédito Público, 2023.
Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las Materias de Archivo y Gobierno Abierto para la
Administración Pública Federal y su Anexo único DOF 15 -05-17
LINEAMIENTOS

Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal. DOF 03/07/2015

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Lineamientos de Protección de Datos Personales. DOF 17-07-2006

Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al
Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados DOF 09-12-2013.
Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos. 30-07-2015
INSTRUCTIVOS

Instructivo para elaborar del Catálogo de Disposición documental. Archivo General de la Nación 16/04/2012.
Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al Archivo
General de la Nación, Archivo General de la Nación, 10/06/2010.
Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del gobierno federal. Archivo General de la Nación. 24/08/2012

d) Metodología de Elaboración.

Las acciones que sustentan el proceso de elaboración y aplicación del catálogo se realizaron con
base a lo establecido en el Instructivo para la elaboración del catálogo de disposición documental.

La elaboración del catálogo se compone de cuatro etapas: identificación, valoración, regulación

y control. Cada una de estas comprendió la realización de tareas específicas que permitieron la
conformación de este instrumento normativo para regular la política de tratamiento documental
de la Secretaría de Marina.

Primera etapa. Identificación.

Esta etapa consistió en la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales
que constituyen las series documentales, la función, el sujeto productor y el documento de archivo.

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Para la actualización del Catálogo de disposición documental de la SEMAR se inicia mediante las
series sustantivas reflejadas en el nuevo Cuadro General de Clasificación Archivística y se vinculan a las
atribuciones conferidas a cada área de la Secretaría en su estructura orgánica. Como lo estipula el
reglamento interior de la Secretaría de Marina,

Segunda etapa. Valoración.

Consistió en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de cada una de las
series documentales para fijar sus plazos de conservación, vigencia documental y destino final de las
mismas, por cada una de la áreas productoras de la información, determinando criterios o justificaciones
del porque se deben conservar la documentación sus disposiciones legales identificando el artículo y
fracción de que determina el plazo de conservación o la normatividad o disposición documental así
como el cumplimiento a la Ley General de Responsabilidades Administrativas en su artículo 74 donde
indica que para comprobar las faltas administrativas graves, la documentación tiene una prescripción
de siete años, tomando esta vigencia como la mínima requerida para su conservación.

Tercera Etapa. Regulación.

Para tal propósito se llevaron a cabo reuniones y entrevistas con cada uno de los Responsables de
Archivo de Trámite (RAT´s) y coordinadores de cada proceso. Una vez consensada la información de las
series que cada área produce, se procedió a la validación por los titulares de cada área. Se instalaron
mesas de trabajo con el Grupo Interdisciplinario, quienes analizaron de los procesos y procedimientos
Institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie
documental, verificando los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y la disposición
documental que se asentaron en la elaboración de las Fichas Técnicas de Valoración y que, en conjunto,
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conforman este Catálogo de Disposición Documental.

Cuarta Etapa. Control.

Esta última etapa consiste en remitir este Catálogo al Archivo General de la Nación, para su
aprobación registro y validación. Una vez recibida la validación se informará al Órgano Interno de Control
en la SEMAR, realizando la difusión y capacitación a todo el personal de esta Institución para su
comprensión y aplicación, el resultado de esta etapa es un instrumento normativo que permita regular
de manera general y sistemática la política de tratamiento documental de este establecimiento, la
mejora continua al presente Catálogo, debe estar alineada a los cambios que sufra el sistema de control
interno Institucional y organizacional, así como promover la solitud de Destino Final de las series
documentales sustantivas identificadas en este Catálogo de Disposición Documental, mediante los
procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación

Una vez recibida la validación del catálogo, se publicará en el portal de internet institucional y se
realizará su difusión a través de plática de sensibilización a la alta dirección y la impartición de cursos de
capacitación a los enlaces de archivos de trámite de las unidades administrativas para su aplicación y
comprensión, como los son los Mandos Superiores, Superiores en Jefe, Subordinados, Estaciones Navales,
Establecimientos Educativos Navales, Establecimientos de Sanidad, Establecimientos para
Mantenimiento y Reparaciones y las demás áreas de apoyo al cumplimiento de la misión y atribución de
la Secretaría de Marina.

La vigencia documental comienza a partir del cierre del expediente.

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Instructivo de uso.

Todas las Unidades, Establecimientos y Direcciones de la Secretaría de Marina, aplicaran el

Catálogo con la finalidad de regular las series documentales que correspondan con sus funciones
comunes o sustantivas.
Este apartado permite conocer cada elemento del catálogo de la Secretaría de Marina para
así facilitar sucomprensión y aplicación

Fondo (1)
Sección (2)
Vigencia Documental (5)
Niveles de clasificación Valor documental Vigencia Documental Técnicas de selección (6) Observaciones
Código (4) (5 a) (5 b)
Serie A L F/C AT AC Total Eliminación Conservación Muestreo

(3) (4) (7)

1. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la Secretaría de Marina.

2. Sección: Cada una de las divisiones del fondo documental, basadas en las atribuciones de
la Secretaría de Marina de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
3. Código: Clasificador con el que se identifica la serie mediante abreviaturas con base a
símbolos numéricos simples, que se le da al nombre propio o categoría del agrupamiento
para fines de identificación mediante una selección de claves retomadas del Cuadro General
de Clasificación Archivística.
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4. Niveles de Clasificación:
Serie:
División de una sección que corresponde a un conjunto de documentos producidos en el
desarrollo de una misma atribución general, integrados en expedientes de acuerdo a un
asunto, actividad o tramite especifico.

5. Vigencia documental:
Corresponde al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas
vigentes y aplicables.
5a Valor documental:
Condición de los documentos que les confieren características administrativas,
legales, fiscales o contables en los archivos de trámite y concentración. Estos valores
se indican con una “X” en cada una delas casillas correspondientes.
5b Plazos de conservación:
Se establece en número de años, el tiempo que los documentos tendrán que
conservarse en cada archivo.
 Archivo de Trámite (AT)
 Archivo de Concentración (AC)
 Total. (A.T + A.C. = Total de años de conservación)

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6. Técnicas de selección y/o (destino final): Procesos referentes a las acciones de disposición
final de los documentos. A partir del proceso de valoración, se especifica la conservación o la
eliminación de estos, en la cual se indica con una “X” en cada una de las casillas
correspondientes.
 Eliminación:
Se señalan los documentos susceptibles de ser eliminados definitivamente los cuales
se someterán a valoración y/o autorización del Archivo General de la Nación (AGN).
 Conservación:
Se señala la documentación susceptible de ser conservada permanentemente en su
totalidad, la cual sesometerá a valoración y/o validación del AGN.
 Muestreo:
Se señala la documentación susceptible de ser conservada permanentemente
mediante un proceso que seleccione solo una muestra de los expedientes que
ameriten conservarse. Dicho proceso se efectuará bajo algún método que se haya
establecido por el área productora: método selectivo o cualitativo, sistemático
(cronológico, geográfico, Alfabético o numérico) método aleatorio (al azar) entre otros.
El método determinado por el área productora esta descrito en la ficha técnica de
valoración de la serie documental que corresponde.
7. Observaciones:
Indica las observaciones que por su naturaleza no puedan ser consideradas dentro de los
otros rubros.

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La base del Catálogo de Disposición Documental es el Cuadro General de Clasificación

Archivística, por consiguiente, tiene la misma estructura: Fondo, Sección y Serie. Es por ello que el
presente instrumento servirá para establecer la vigencia de los expedientes que produce la Secretaría
de Marina. El personal responsable de resguardar la producción documental tendrá un control eficiente
sobre los expedientes, ya que tendrán la información a la mano y podrá recuperarla rápidamente sin
necesidad de revisar uno por uno los expedientes que tiene bajo su custodia.

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