Inventario físico
El inventario físico es un proceso que consiste en contar las existencias del almacén, una a
una, con el fin de conocer el stock disponible. Una buena gestión de la mercancía
evita roturas de stock o el exceso de mercancía (más conocido como sobrestock). Al
tratarse de un proceso manual, puede resultar muy laborioso. Implica a gran parte de la
plantilla del almacén, por lo que requiere una correcta organización para realizarlo de la
forma más rápida y eficaz posible.
El stock es uno de los activos más importantes de cualquier empresa —si no el que más—,
de ahí que sea imprescindible llevar un control estricto. En este artículo analizamos cómo
hacer un inventario físico y responderemos a algunas de las dudas más habituales que
genera esta operativa.
¿Qué es el inventario físico?
El inventario físico es una operativa cuya finalidad es conocer con exactitud los productos
almacenados y sus cantidades. Los operarios normalmente recorren los pasillos contando y
anotando de forma manual todos los productos alojados en las estanterías. Dependiendo de
las necesidades de la empresa y del número de productos disponibles, el inventario puede
realizarse de manera permanente, anual o rotativa. En todo caso, lo recomendable es que
coincida con periodos de menor actividad para así poder destinar más plantilla a esta
operativa, efectuarlo de modo más rápido, con menos errores y sin interrumpir otras
obligaciones. El objetivo del inventario físico es contrastar las existencias reales del
almacén con las registradas en el inventario teórico o contable.
¿Cuál es la importancia del inventario físico?
Un control del inventario es indispensable para el negocio, porque redunda en una mayor
productividad. Conocer fielmente la ubicación de cada producto facilita la preparación de
pedidos y evita demoras, lo que se traduce en una mayor satisfacción de los clientes.
El inventario físico ayuda a identificar descuadres, investigar sus causas y evitar que se
vuelvan a producir. Podría ocurrir, por ejemplo, que un operario fuera incapaz de encontrar
un producto teóricamente en stock. Al inspeccionar todo el almacén, se descubriría que ese
producto estaba almacenado en una ubicación errónea y podrían tomarse medidas para
disminuir este tipo de equivocaciones. El inventario físico también ayuda a verificar y
garantizar que los productos se encuentran en buenas condiciones. Al contar los productos
uno a uno se puede comprobar visualmente que estén en buen estado. Esto es vital cuando
se gestiona una gran cantidad de referencias.
¿Quién debe realizar el inventario físico?
El personal encargado de hacer el inventario físico debe disponer de todos los materiales
necesarios para ello y estar capacitado para registrar la información debidamente. Además,
cabe definir un criterio común para llevar a cabo el inventario con celeridad y sin fallos.
¿Qué se necesita para hacer un inventario físico?
Es aconsejable que el almacén esté previamente limpio y ordenado. Aunque parezca obvio,
el jefe de almacén debe velar en todo momento por el orden de la instalación, pues ello se
traduce en una mayor eficacia y fluidez de todas las operativas (incluida esta).
Acto seguido, debe decidirse qué productos hay que contar (todos los artículos en el
almacén, los artículos en un pasillo concreto, los que se hallan en una ubicación, etc.).
El inventario físico puede hacerse en soporte digital o con una lista impresa. En el caso de
optar por el papel, los operarios deben ir anotando el número de artículos que cuenten de
cada tipo. En el caso de ser digital, con la ayuda de un terminal de radiofrecuencia, los
operarios leen el código de barras de cada producto e indican la cantidad.
¿Cómo se realiza un inventario físico en el almacén?
En este punto es inevitable plantearse cómo hacer un inventario de modo práctico. La
dinámica en sí es muy sencilla: los operarios recorren el almacén con una lista de productos
y cuentan y anotan la mercancía ubicada en las estanterías.
Hay dos formas de llevar a cabo esta operativa: con un inventario general o uno selectivo.
La elección de un método u otro dependerá de la precisión que necesitemos y de la
facilidad para detener la actividad del almacén durante varias horas, aunque ambos pueden
ser complementarios. Por ejemplo, pueden contarse algunos artículos en concreto con
mayor frecuencia y hacer un inventario de todo el almacén anualmente.
Inventario general
Es un inventario global, en el que se hace un recuento de todos los productos del almacén al
mismo tiempo. En función del número de productos disponibles, de las distancias que haya
que recorrer y de los operarios asignados a este trabajo, la operativa puede requerir más o
menos tiempo.
Este inventario obliga a detener las demás operativas del almacén durante el tiempo que se
requiera. Sin embargo, los resultados son mucho más rigurosos.
Inventario selectivo
Comprende un grupo de productos previamente seleccionados (por ejemplo, unas
referencias o unos pasillos determinados) y se ejecuta periódicamente, cada vez que se
necesite verificar que las existencias físicas concuerden con las del inventario contable.
Si bien este proceso puede parecer más dilatado en el tiempo (pueden hacerse recuentos con
mucha frecuencia), la ventaja es que no paraliza el resto de operativas del almacén.
