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TODO INSUMOS LTDA
Edwin Jamith Dorado P.
Sandra Patricia Atoy
Universidad Cooperativa de Colombia
Contaduría publica
Procedimiento y Planeación Tributaria Ciudad
Mayo 2025
Informe Financiero – Auditoría Externa
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Dirigido a: Gerencia de Todo Insumos LTDA
Asunto: Diagnóstico Financiero, Contable y Tributario
Resumen Ejecutivo
En respuesta a la solicitud de la gerencia de Todos Insumos LTDA, los auditores externos
designados, la Sr. Sandra Patricia Atoy (Ti: 12587) y el Sr. Edwin Dorado (Ti: 12587), hemos
realizado una revisión preliminar del estado contable, financiero y tributario de la empresa,
identificada con el NIT 890.633.522-4. Este análisis se basa en los estados financieros
comparativos al 31 de diciembre de 2023 y 2024, así como en la documentación general y
complementaria proporcionada por la administración. El objetivo de esta evaluación es ofrecer
un diagnóstico objetivo que sirva como base para la toma de decisiones estratégicas a corto y
mediano plazo, especialmente considerando los factores de riesgo que actualmente afectan la
estabilidad económica de la entidad.
A partir de nuestra revisión hemos identificado varias anomalías de deterioro financiero
que requieren atención inmediata. Entre los más relevantes se encuentran los procesos legales en
curso y las sanciones tributarias impuestas, que no solo afectan el flujo de caja operativo, lo cual
ponen en riesgo la reputación institucional de Todos Insumos LTDA ante sus principales grupos
de interés. Estas contingencias legales y fiscales, junto con una gestión contable reactiva y
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parcialmente desactualizada, crean un entorno de vulnerabilidad que podría amenazar la
viabilidad del negocio si no se toman medidas correctivas de manera urgente.
Este informe, por lo tanto, presenta de manera estructurada el diagnóstico inicial de la
situación financiera de la organización, destacando las áreas más críticas que necesitan
intervención. Además, se propone un plan de planificación tributaria integral para el año fiscal
2025, con el fin de reducir la exposición a sanciones, maximizar los beneficios fiscales
disponibles y fortalecer el cumplimiento normativo. Este documento busca ser una herramienta
de gestión para enfrentar los desafíos actuales y promover una cultura financiera y tributaria
sostenible.
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Análisis Estados Financieros (2023 -2024)
Liquidez
En la etapa observada, el dinero de la empresa enseñó diversos estándares que piden una
mirada intensa. La caja fuerte vio menos plata, bajando un 74%, de $12.3 millones a solo $3.1
millones. Esta caída es una voz de alerta sobre problemas de dinero pronto y podría dañar el
chance de pagar las deudas rápidas. Ver tan poca plata junta casi siempre dice que los
encargados del dinero andan mal o que hay líos que obligan a gastar la plata para tapar huecos ya
mismo.
Por otro lado, las facturas por cobrar subieron un 19.5%, algo que, al principio, se podría
ver bien si las ventas suben también. Pero, este brinco podría ser malo si es difícil cobrar o si
damos crédito muy fácil. Para saber qué onda con esto, hay que revisar bien qué tan rápido
cobramos y qué tan viejas son las cuentas, ya que subir las cuentas sin cobrar rápido puede
causar problemas con el dinero en caja.
El dinero para operar tuvo un pequeño empujón, saltando de 589 a 654 millones. Aunque
subió un poco, uno se pregunta si esto es realmente bueno. Menos efectivo y
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más cuentas pendientes dan la idea de que este dinero está atado a cosas más difíciles de vender
y más peligrosas. Este bajón en la calidad del dinero circulante podría hacer que la empresa esté
más débil, especialmente si no se pone las pilas para usar mejor sus recursos y hacer que el
negocio funcione mejor.
Endeudamiento
En el tiempo visto, las deudas de la empresa anduvieron raro, poquito en números, pero sí
en cómo se armaron. Las deudas Totales subieron casi nada, un 1.9%, como si no hubieran
cambiado mucho las cuentas por pagar. Pero, esa calma por fuera esconde un cambio grande en
cómo se deben las cosas.
Se notó que bajaron las Deudas Financieras de ahora, pero subieron bastante, un 8.2%, las
Deudas Financieras de después.
Este giro se ve como un plan secreto para mover las deudas, buscando estirar los tiempos
para pagar y calmar los problemas de dinero rápidos, aunque no baja mucho el total de lo que se
debe.
Visto de forma curiosa, los datos del dinero muestran usar mucho dinero ajeno para pagar
las cosas. La cuenta de deuda, que es como ver cuánto se debe en total
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comparado con lo que se tiene, sigue alta, un 69% en 2023 y un 68% en 2024. Aunque subió un
poco, no quita que casi todo lo de la empresa se paga con deudas, algo peligroso si la economía
se pone rara o suben los precios del dinero.
Por otro lado, el Uso del Dinero Ajeno, visto como la división entre todas las Deudas y
los Bienes Propios, muestra un riesgo alto. Pese a bajar de 2.22 en el año 2023 a 2.13 en el año
2024, la empresa aún tiene un nivel que dice que por cada bien propio, hay más del doble de
recursos atados a quienes prestaron.
Esta cuenta, aunque mejora un poco cada año, aún enseña una forma de manejar el dinero
con mucho uso de deudas, lo cual podría frenar la forma en que se opera y se maneja el dinero a
futuro.
Rentabilidad
En el tiempo visto, el dinero de la empresa tuvo cosas buenas y malas, con avisos bonitos
en cómo hizo su trabajo, pero también con sustos fuertes en su cuenta final. Para empezar, la
plata que entró normal mostró una subida genial del 68.6%, lo que es algo muy bueno y dice que
puede hacer más negocios o subir los precios bien.
Este salto, aunque notable, no elevó las ganancias brutas al mismo nivel, subiendo solo
un 49.1%. Esta brecha revela que el margen bruto se achicó, cayendo de un 30.1% a un
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26.6%. Tal bajón podría indicar que los gastos de venta crecieron más rápido que las entradas,
quizás por precios más altos en los materiales, fallos al guardar las cosas o vender más cosas que
dejan menos ganancia.
A pesar de esta presión sobre los ingresos brutos, la empresa logró mantener sus gastos
operativos con cierta facilidad. Los Gastos de Gestión y Marketing crecieron un 37% y un
35.6%, respectivamente, aumentos que, aunque raros, se mantuvieron por debajo del crecimiento
de los ingresos.
Esta rara supervisión de los gastos ayudó a que la ganancia subiera, casi el doble,
elevándose un 96.3%; esto causó que el margen creciera, de un 6.5% a un 7.6%. Este cambio
muestra una gestión rara, que atrapa valor aunque el margen bruto caiga, algo que viene de
mejoras raras en productividad.
Pero, todo se pone muy raro al mirar los números finales. La ganancia neta tuvo un bajón
fuerte del 70%, de 31.2 millones a solo 9.3 millones, algo que nos dice que hay problemas.
Esta caída no es por cómo funciona el negocio, sino porque los gastos raros crecieron
mucho, sobre todo los de dinero, que subieron un 150%, de 126 millones a 315 millones.
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Este aumento casi borra todas las buenas ganancias del negocio y muestra un riesgo de
dinero que asusta, tal vez por deber mucho más o por tener que pagar costos muy altos para
financiar, como cuotas que te queman los bolsillos.
Por eso, las ganancias cayeron como pluma hasta lo más bajo: de un poquito más del uno
por ciento en el año pasado a casi nada en este año, lo que pone a la empresa muy débil si algo
malo pasa con la plata o la economía.
En cuanto al dinero, hubo un leve aumento del 6.3%, sobre todo, por las ganancias
guardadas de antes. La poca ayuda de las ganancias de este año muestra que este aumento no es
por el valor actual, sino por lo de antes, lo que reduce la capacidad para los problemas de dinero
de hoy.
En total, los datos muestran una empresa que funciona bien, pero está atascada en un
sistema de dinero peligroso, que podría dañar su futuro si no se arregla pronto.
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Análisis Dofa
Fortalezas
La empresa ha mostrado un raro poder para hacer mucha plata, lo que ha hecho que
crezca sin parar. Esto ha sido posible por ser más rápidos trabajando, lo que se ve en que ganan
más de lo que gastan, lo que dice que cuidan la plata.
También, no tienen que pagar algunos impuestos al SENA, ICBF y salud, según una ley
de 2012, artículo 25, pero solo si cumplen con lo que pide la ley para eso.
Otro aspecto único es que el jefe o su cara legal saben un montón del asunto, lo que hace
más fácil decidir jugadas maestras con buenas bases y da una mirada completa al liderar la
empresa.
Oportunidades
Hay chances grandes de hacer más fuerte lo verde y las ganancias del local si se planean
bien los impuestos. Esto ayuda a pagar menos al fisco y también a evitar dramas legales y de
dinero por no pensar o reaccionar tarde con los impuestos.
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Además, si se afinan los controles por dentro en cosas importantes como lo que hay en la
bodega, los gastos y a quién se le fía, se puede ser más rápido y perder menos.
En las finanzas, cambiar los tratos de deudas puede ser como quitarse un peso de encima,
y usar mejor el dinero que tienes, sobre todo al cobrar, mover cosas guardadas y pagar a quienes
te dan cosas, ayuda a tener más plata disponible.
Debilidades
Un gran lío de la empresa es que casi no tiene dinero, con muy poca plata en mano, lo
que no le deja reaccionar si hay problemas o si algo urge. Además, debe mucha plata, sobre todo
a largo plazo, lo que obliga a pedir dinero a otros para seguir andando.
Este panorama se intensifica debido a unos costos monetarios enormes que dañan mucho
la ganancia verdadera, dejando un espacio de ganancia muy bajo y mostrando a la compañía una
debilidad monetaria alta. Viendo las cosas desde lo contable y de los impuestos, se ven acciones
raras que aumentan el peligro de problemas con los impuestos y el trabajo.
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Entre estas cosas están el uso turbio de pagos y extras, un cuidado malo de los objetos
guardados con cuentas anuales que no bastan y falta de unión de lo que falta o sobra, y el no
tener un sueldo fijo para el jefe o el que manda legalmente.
A veces, los gastos se etiquetan mal, como si las luces no se contaran bien. Esto daña los
números importantes. Además, depender de que los proveedores nos den crédito por 60 días es
como caminar
Amenazas
La empresa mira riesgos raros que pueden afectar cómo funciona y su plata. Demandas o
multas son peligros grandes, gastan la plata y dañan su nombre mucho.
Revisiones de la DIAN o UGPP asustan, más si hay errores con el IVA, renta o pagos
raros.
En el gran mundo de la economía, las tasas altas de interés suben el precio del dinero y
hacen peores los gastos ya muy altos. Y también, si es que se ponen más duras las reglas para los
créditos, sería más difícil tener o renovar los dineros que se usan para que todo funcione.
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Además, las reglas nuevas, ya sea de impuestos o trabajo, podrían causar problemas feos.
Esto forzaría a la empresa a arreglar cosas rápido y gastar plata. La pelea por clientes y la
economía loca
IDENTIFICACIÓN DE ERRORES Y FALENCIAS
a) Declaración de IVA Cuatrimestral
La presente situación se encontró durante el examen de la revisión del cumplimiento
tributario IVA a la declaración cuatrimestral, y se trata de una posibilidad de falla normativa ya
que implica un riesgo fiscal significativo. El origen de la posibilidad es la legislación tributaria
colombiana, específicamente el artículo 600 del Estatuto Tributario. Eso señala que el período de
tiempo al que un contribuyente debe informar cambia en función de la cantidad de ingresos
brutos que reciba el año anterior. De cuatrimestral a bimestral para los contribuyentes
A la luz de la imposición anteriormente mencionada, es preciso investigar el desarrollo de
los ingresos de SA en los años más recientes. SA tuvo ingresos de 2.652 millones de pesos en
2023, equivalente a 62.400 UVT a tasas de cambio de ese año entre pesos y UVT. Si bien esto
todavía no cruza el umbral para el cual podría haber una imposición cuatrimestral a partir de
4.000, dado que pidiera para SA en 2024, este había llegado peligrosamente cerca del umbral.
Frente a este panorama, resulta crucial confirmar sin demora el valor de la UVT para los
años 2023 y 2024, y tener a mano los certificados de ingresos con sus respectivos soportes. Esta
revisión nos ayudará a determinar si la empresa estaba obligada a declarar el IVA
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bimestralmente. De no ser así, las repercusiones podrían ser importantes. Declarar en un periodo
equivocado se considera un incumplimiento sancionable según los artículos 639 y 641 del
Estatuto Tributario, que prevén multas por presentar fuera de plazo y el cobro de intereses por
mora. Por lo tanto, descuidar o tardar en verificar y corregir la periodicidad aplicable podría
generar costos económicos y dañar la imagen de la empresa, riesgos que se deben reducir con
una revisión técnica y a tiempo.
b) Comisiones y Bonificaciones No Salariales
Un error frecuente en la administración de nómina y las obligaciones fiscales de una
compañía es considerar erróneamente ciertos pagos comunes, tales como las comisiones por
objetivos alcanzados, como no salariales. Esta costumbre, aunque extendida en algunas
industrias, implica un peligro legal considerable. De acuerdo con el Artículo 127 del Código
Sustantivo del Trabajo (CST), el salario abarca tanto la compensación regular y fija, como
aquella de naturaleza variable, como lo son precisamente las comisiones. A su vez, el Artículo
128 del mismo código permite exceptuar ciertos pagos del concepto de salario, siempre y cuando
correspondan a beneficios esporádicos, adicionales a la ley y concedidos voluntariamente por el
empleador, tales como subsidios de comida o ropa, bajo condiciones muy concretas. No
obstante, las comisiones que se ganan por el logro de metas de ventas generalmente no cumplen
con estos criterios, ya que responden a un sistema de pago directo por el trabajo efectuado y, por
consiguiente, se consideran salario variable.
Visto desde el trabajo, esta mala idea puede traer problemas muy grandes. Los empleados
tal vez pidan que se revisen sus pagos del trabajo, como el dinero por despido, los intereses de
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ese dinero, los bonos y las vacaciones. Si no se toman en cuenta las comisiones como parte del
sueldo, baja el dinero que se usa para calcular estos pagos, lo cual daña al empleado y va contra
las reglas del jefe. Estas quejas pueden causar gastos fuertes, en pagos atrasados y en los gastos
del juicio, aparte de dañar la relación en el trabajo y la fama de la empresa.
En temas de impuestos, sobre todo con el impuesto a las ganancias, el golpe también se
siente fuerte. Según el Artículo 108 de las leyes de impuestos, para que los pagos del trabajo se
puedan restar como gasto en la declaración de ganancias, es clave haber hecho los pagos al
sistema de seguridad social. Por lo tanto, si las comisiones no entraron en esos pagos por verse
como algo que no es sueldo, ese pedazo del gasto del trabajo no se podrá restar, lo cual sube lo
que se va a cobrar de impuestos y, por eso, el pago de impuestos para la empresa.
Al final, todo se vuelve muy raro con la Unidad de Pensiones (UGPP). Este grupo, al
revisar todo, podría ver errores al registrar y pagar cosas. La UGPP puede multar por no avisar a
tiempo, creando deudas grandes. Este riesgo fiscal hace que tratar comisiones como no sueldo
sea muy peligroso. Hay que arreglarlo ya para estar bien con la ley.
c) Conteo físico Anual de Inventarios
Las reglas de cuentas, según la NIIF para PYMES (parte 13) o las NIIF grandes (NIC 2),
dicen claro que los bienes deben medirse a su costo o valor neto posible, el más bajo. Esto busca
que los bienes no valgan más de lo que son, y que los números muestren bien cómo está la
empresa. Pero, si una empresa cuenta sus bienes solo una vez al año, no puede saber bien y a
tiempo cuánto cuestan las ventas en los informes financieros de cada cierto tiempo. Esto también
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evita revisar bien si hay pérdidas por daños, si se vuelven viejos o si los roban, lo que hace dudar
si lo que se dice del inventario es verdad. Decir que se "pierden ventas" por cerrar para contar los
bienes no es buena razón para no revisar seguido; al revés, hace más falta buscar otras formas de
cuidar que la información sea confiable.
Desde el punto de vista de cuentas y dinero, esto puede hacer que los informes no digan
bien cómo está la empresa. Si un inventario vale mucho o poco, cambia el costo de ventas, y así
el margen bruto y las ganancias. Esta falta de confianza en los datos puede afectar cómo se
toman decisiones, dañar la relación con quienes invierten o prestan dinero, y hacer que los
auditores externos hagan preguntas.
En temas de impuestos, los efectos son muy importantes. Tal como dice el artículo 771-2
de las leyes de impuestos, cada gasto debe tener un soporte para poder restarlo. También, el
artículo 107 pide que los gastos tengan que ver, sean útiles y tengan un tamaño justo para la
actividad que da ganancias. Así, si un costo de ventas no tiene buenos inventarios que se puedan
revisar, la DIAN podría oponerse, lo que causaría problemas de impuestos, cambios en la
declaración de renta y hasta multas. Entonces, si no se cuidan bien los inventarios, no solo se
daña la información de las finanzas, sino que también hay un gran riesgo de problemas de
impuestos para la empresa.
c) Cruce de Faltantes y Sobrantes de Inventario
La empresa tiene un lío raro en las cuentas, pues no anota bien lo que falta o sobra del
almacén según las reglas de contabilidad. En vez de apuntar lo que falta como una pérdida o un
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gasto normal del trabajo, y lo que sobra como una ganancia extra o un arreglo de cuentas viejas,
lo que hacen es mezclarlo todo sin ton ni son. Esto no deja ver bien cuánto es lo que falta o
sobra, ni por qué pasa, y es como esconder la verdad y el control de las cosas.
Este problema se nota mucho en los números de la empresa, sobre todo en lo que cuesta
vender las cosas y en las ganancias finales. Si los números están mal, se puede pensar que se
gana más o menos de lo que es, y eso confunde a los que toman decisiones dentro y fuera de la
empresa. Además, si el gobierno revisa las cuentas y ve que no hay papeles que expliquen bien
lo que falta o sobra, puede haber problemas. Si falta mucho y no se sabe por qué, el gobierno
puede decir que no se puede descontar eso de los impuestos. Y si sobra mucho, pueden pensar
que la empresa no está diciendo toda la verdad sobre lo que gana o compra, y acusarla de
esconder dinero. Así que este lío de las cuentas no solo es un problema de números, sino que
puede traer problemas legales y de dinero.
d) Falta de Salario para Representante Legal/Dueño
Al mirar si una empresa cumple con los impuestos y el trabajo, vimos algo raro: el jefe
ayuda mucho en la oficina, pero no le pagan por ese trabajo.
Si el dueño de la empresa hace cosas importantes como un jefe, debe recibir dinero por
ello, como si fuera un trabajo normal en otras empresas.
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Si no se le paga, podría parecer que está tratando de no pagar tanto en seguridad social e
impuestos, y eso podría causar problemas con el gobierno. Esto es aún peor si saca dinero de la
empresa sin decir que es un pago o un salario.
La DIAN, que es como la policía de los impuestos, podría pensar que no pagarle es una
forma de esconder que le están dando ganancias sin decirlo. Esto haría que otros gastos de la
empresa no cuenten y causaría problemas con los impuestos.
La UGPP, que se encarga de las pensiones, podría pensar que sí debería haber un salario
para calcular cuánto se debe pagar en seguridad social, lo que causaría que la empresa tenga que
pagar más dinero, multas e intereses.
Además, si la esposa del jefe también recibe un salario de la empresa, debe estar haciendo
un trabajo real que se pueda medir y probar, porque si no, podrían pensar que ese dinero no
cuenta como gasto o que están tratando de pagar menos impuestos de forma rara.
El golpe de este asunto puede ser gigante. La empresa se arriesga a multas de dinero por
la UGPP si no paga o paga muy poco, y también a que la DIAN revise todo, lo que podría hacer
que no acepten rebajas y haya que pagar más impuestos.
Además, podría haber problemas de trabajo más adelante si no hay contratos bien hechos,
lo que dañaría la seguridad legal de la empresa. Por eso, este error debe arreglarse rápido para
que todo en la empresa, los impuestos y el trabajo estén en orden.
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e) Gastos Excesivos o Mal Clasificados
Al revisar las cuentas de la empresa, notamos algo raro con unos pagos de 135 millones
en 2024 por "Arreglos eléctricos" anotados en los gastos de ventas. Esta cantidad es muy
alta y hace pensar si se contó bien, tal vez como si fuera algo que le sube el valor a las
cosas fijas de la empresa.
Según las reglas de contabilidad (NIIF) y el Artículo 69 de las leyes de impuestos, si algo
mejora la vida o el uso de algo fijo (como los arreglos eléctricos), debe contarse como
parte del valor de eso, no como un gasto normal. Esto no solo hace que valga más, sino
que también se debe restar su valor con el tiempo, según el Artículo 128 de las leyes de
impuestos, afectando cuánto se debe pagar de impuestos y las ganancias mostradas.
Si se trata mal este costo y se cree que es una resta normal, se cambia mucho la ganancia
real del año. Se ven los bienes de la empresa más bajos de lo que son, y por eso, su valor
total también. A la vez, los gastos de ventas que vienen con este cambio hacen que el
gasto de la empresa parezca más alto de lo que es. Esto afecta directamente a la ganancia
antes de pagar impuestos, dando una idea falsa de cómo está la empresa en realidad.
Además, si se cambia algo así sin razón, hay mucho riesgo con los impuestos, ya que el
gobierno podría no aceptar este gasto, lo que traería multas y cambios en los impuestos
que dañarían el dinero en mano y las ganancias de la empresa.
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Por otro lado, se ha notado que los gastos llamados "Varios", que tienen cosas de 31. 5
millones en Manejo y 13. 2 millones en Ventas, son bastante grandes y necesitan ser
revisados con más cuidado.
Estos gastos deben tener papeles que demuestren por qué se pueden restar de los
impuestos, según lo que dice el Artículo 107 de la ley de impuestos, que controla cómo se
pueden usar las restas de impuestos.
Es muy importante revisar estos gastos con atención para asegurarse de que no haya
errores que puedan causar un cambio en las cuentas de impuestos de la empresa, lo que
podría ser malo tanto para el dinero como para los impuestos.
Alto Gasto Financiero
En las finanzas de la firma, salta a la vista una falla seria: una deuda alta, de $315
millones en 2024. Esta suma es tan grande que se come casi todas las ganancias, lo que reduce
mucho el poder de la firma para crear más valor.
Aunque esto no es un fallo total, es un peligro grande para la salud de la firma, pues la
deuda es muy alta comparada con las ganancias, lo que pone presión en el dinero para el día a
día.
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Este lío en las finanzas es algo urgente que hay que arreglar, pues la forma en que está
todo no solo daña las ganancias del futuro, sino que también impide invertir o crecer.
Lo urgente de esto dice que hay que hablar de nuevo sobre los créditos o buscar formas
de tener más dinero en caja, para no depender tanto de dinero de afuera.
Visto desde lo fiscal, esto tiene cosas buenas y riesgos. Por un lado, los intereses de los
créditos se pueden restar de los impuestos, si se prueba que ayudan a ganar dinero, como dice el
artículo 117 del E. T.
Pero, la gran deuda hace que los jefes de impuestos miren más de cerca, lo que podría
hacer que se fijen más en la empresa. Esta mayor vigilancia podría provocar revisiones más
duras, cambios en los impuestos e incluso multas si no se explica bien cómo los préstamos
ayudan a producir.
Así que, la empresa debe tener cuidado con esto, usando planes que no solo bajen la
deuda, sino que también reduzcan los problemas de impuestos que vienen con tener tanta deuda.
DEDUCIBLES DE GASTOS Y LAS ESTRATEGIAS 2024
El gerente de la firma propuso las siguientes propuestas para que cada gasto en 2024 se
pueda restar de los impuestos. Pero, casi seguro, no se logrará restar todo por fallas que vimos. Si
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tratamos de restar cosas que no se pueden, los problemas con el fisco crecerán. Entonces, lo
mejor es restar lo más posible, sin romper las reglas. Debemos tener los papeles y pruebas de
cada gasto y ser honestos con lo que no se puede restar.
Costo de Ventas
En 2024, el gasto asociado a las ventas alcanza los $3. 281 millones, integrados por $1.
749 millones destinados a adquisiciones y $1. 532 millones correspondientes a los productos
almacenados. El mayor inconveniente aquí es la gestión anual del inventario y la conciliación de
discrepancias, lo cual compromete la justificación de los desembolsos.
Como sugerencia estratégica, se propone recopilar la mayor cantidad de documentos,
como comprobantes de compra, papeles de importación (si fuera pertinente) y apuntes de
movimientos, aunque sean imperfectos. Es vital defender sólidamente los ajustes del inventario,
explicando tanto las carencias como los excesos, empleando criterios lógicos, como el cálculo de
la merma habitual frente a las pérdidas excepcionales.
Se debe asumir que una parte del costo de ventas podría ser cuestionada por la DIAN. A
futuro, en 2025, la empresa debe implementar controles más rigurosos para evitar recurrir a este
tipo de contingencias.
Gastos de Personal
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Los gastos de personal suman un total de $548.1 millones, desglosados en $135.6
millones en administración y $412.5 millones en ventas. Uno de los principales riesgos en este
apartado es la porción correspondiente a comisiones y bonificaciones sobre las cuales no se
pagaron aportes a la seguridad social, lo que las hace no deducibles según el Art. 108 del
Estatuto Tributario. Además, el salario de la esposa del gerente es deducible solo si se puede
demostrar que corresponde a un trabajo real y que se realizaron los aportes correspondientes.
La estrategia propuesta consiste en identificar claramente qué parte de los gastos
corresponde a salarios base, sobre los cuales sí se realizaron los aportes, y qué parte corresponde
a comisiones o bonificaciones, las cuales no son deducibles por no tener los aportes
correspondientes.
En cuanto a la esposa, se debe reunir evidencia clara del trabajo realizado para justificar
la deducción. Es importante recalcar que no hay estrategia alguna para hacer deducibles aquellos
gastos que no cumplieron con los requisitos en 2024.
Honorarios y Servicios
Los honorarios correspondientes a los servicios prestados, por un total de $12 millones,
representan un riesgo bajo si se demuestra que corresponden a servicios necesarios para la
empresa, como los servicios contables o legales directamente relacionados con la operación.
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Para mitigar cualquier riesgo, se debe verificar que estos honorarios cuenten con los
debidos soportes, como facturas electrónicas (si aplica), y que se hayan practicado las
retenciones correspondientes.
En cuanto a los servicios generales, cuyo total asciende a $39.3 millones, el principal
riesgo radica en la falta de soportes idóneos y la posibilidad de que algunos gastos no cumplan
con la relación de causalidad y necesidad exigida por el Art. 107 del Estatuto Tributario.
Para gestionar este riesgo, se recomienda revisar minuciosamente cada gasto, asegurando
que todos cuenten con los soportes necesarios y una relación directa con la generación de renta.
Impuestos
En cuanto a los impuestos, que totalizan $15.6 millones, el riesgo principal está asociado
a la inclusión de impuestos no deducibles, como la renta, el IVA asumido o las sanciones.
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La estrategia consiste en depurar esta cuenta, asegurando que solo se incluyan impuestos
deducibles, tales como el ICA, el Impuesto Predial sobre inmuebles de la empresa, impuestos
sobre vehículos utilizados en la operación, y el GMF, siempre y cuando cumplan con los
requisitos establecidos. Estos deben estar debidamente certificados y pagados, para que se pueda
justificar su deducción de manera adecuada.
Mantenimiento, Reparaciones y Adecuaciones
El gasto en mantenimiento y reparaciones, que asciende a $53 millones, presenta el riesgo
de que algunas de las inversiones realizadas correspondan a mejoras capitalizables, en lugar de
ser gastos deducibles. Para abordar este desafío, la estrategia consiste en analizar la naturaleza de
los trabajos realizados, distinguiendo entre reparaciones que son deducibles, ya que tienen como
objetivo mantener el activo en condiciones operativas, y mejoras que deben ser capitalizadas.
Las adecuaciones eléctricas, por otro lado, representan un riesgo alto, ya que es casi
seguro que se trataron de mejoras capitalizables. Intentar deducir este gasto como un gasto
corriente sería un riesgo fiscal considerable.
La mejor estrategia es reclasificar el gasto como parte de la propiedad, planta y equipo en
la contabilidad, si es posible realizar ajustes antes del cierre definitivo, y deducir únicamente la
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depreciación correspondiente al período 2024. El resto de la inversión deberá depreciarse en años
futuros.
Diversos
Los gastos diversos, que suman $44.7 millones, constituyen una cuenta genérica que
puede incluir gastos no soportados, no relacionados directamente con la actividad de la empresa
o, incluso, personales.
Este es un área de alto riesgo, por lo que se recomienda desagregar cada partida y
analizarla minuciosamente, asegurando que cada gasto tenga un soporte adecuado, como una
factura electrónica, y que cumpla con los principios de causalidad, necesidad y proporcionalidad.
Aquellos gastos que no cumplan con estos requisitos deberán ser declarados como no deducibles.
Gastos Financieros
Los gastos financieros, que totalizan $315.6 millones, presentan el riesgo de que parte de
los préstamos no se destinen a la actividad productora de renta. La estrategia consiste en verificar
que los créditos obtenidos se hayan destinado exclusivamente a la operación de la empresa,
como el capital de trabajo o la compra de activos necesarios para la actividad. En este caso, los
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intereses generados serían deducibles, siempre y cuando se cuente con el debido soporte, como
los extractos bancarios que justifiquen el destino de los fondos.
Los rubros que no cumplen con los requisitos fiscales deben ser identificados y tratados
de manera transparente, reconociendo que algunos gastos, como las porciones de gastos de
personal sin aportes a seguridad social, las adecuaciones eléctricas (excepto por la depreciación
correspondiente), los impuestos no deducibles, y ciertos gastos diversos sin soporte o causalidad,
no deben ser considerados como deducibles.
Intentar forzar la deducción de estos rubros incrementará considerablemente el riesgo de
sanciones en una eventual fiscalización por parte de la DIAN. La mejor estrategia es sincerar la
declaración de renta, maximizando la deducción de los gastos dentro de lo legalmente permitido
y evitando riesgos innecesarios.
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PLANEACIÓN TRIBUTARIA
Objetivo Reducción de los riesgos fiscales y optimizar la carga
General tributaria de Todo Insumos Ltda., mejorando el
cumplimiento y aprovechando eficientemente los recursos
financieros.
Ejes Estratégicos
Cumplimiento Normativo Riguroso
Diagnóstico RUT Revisar y actualizar inmediatamente el RUT asegurando que
todas las responsabilidades fiscales estén correctamente
marcadas y vigentes.
Periodicidad Verificar ingresos 2024 para determinar la periodicidad correcta
IVA del IVA en 2025 (muy probablemente bimestral). Implementar
calendario y controles para declaración y pago oportuno.
Retenciones en la Establecer procedimientos claros para aplicar, declarar y pagar
Fuente correctamente todas las retenciones (en compras, servicios,
salarios, honorarios, etc.). Parametrizar el software contable.
Facturación Asegurar el cumplimiento al 100% en la expedición y recepción
Electrónica de facturas electrónicas con validación previa. Rechazar
costos/gastos sin este soporte cuando sea obligatorio.
Información Implementar controles desde el inicio del año para recopilar
Exógena información de terceros de forma precisa y completa, facilitando
la preparación y presentación oportuna (evitar sanciones Art. 651
E.T.).
Libros Oficiales Llevar la contabilidad bajo NIIF, asegurando soportes idóneos
y Contabilidad para todas las transacciones.
Optimización de Costos y Gastos Deducibles
Gastos de Personal
Acción Consultar abogado laboralista para redefinir el esquema de
Inmediata comisiones/bonificaciones. Si son salariales, incluirlas en la base
de aportes a seguridad social y parafiscales a partir de 2025.
Acción Establecer un salario formal y de mercado para el representante
Inmediata legal/dueño, acorde a sus funciones, y realizar los aportes
correspondientes.
Acción Documentar funciones y asegurar salario acorde para la esposa;
Inmediata realizar aportes.
Beneficio Asegura la deducibilidad del 100% de los gastos de personal
(Art. 108 E.T.) y reduce drásticamente el riesgo laboral y de
UGPP.
Inventarios
Acción Implementar un sistema de inventario periódico (mínimo
Inmediata trimestral, ideal mensual) o permanente si es viable.
Acción Continua Establecer procedimientos claros para el manejo de conteos
físicos, registro de diferencias (faltantes/sobrantes por separado),
bajas por obsolescencia/daño, y valoración (costo o VNR).
Beneficio Mejora la fiabilidad de los estados financieros, optimiza el
cálculo del costo de ventas deducible y reduce pérdidas.
Activos Fijos vs. Gastos
Acción Capacitar al personal contable para diferenciar claramente entre
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Continua gastos de mantenimiento/reparación (deducibles en el periodo) y
mejoras/adiciones capitalizables (activar y depreciar). Aplicar
correctamente las normas NIIF y fiscales (Art. 69, 128 E.T.).
Beneficio Evita el rechazo de gastos improcedentes y permite aprovechar la
deducción por depreciación a lo largo del tiempo.
Soportes y Documentación
Acción Continua Exigir y archivar sistemáticamente los soportes idóneos para
todos los costos y gastos (preferiblemente factura electrónica).
Ser rigurosos con los requisitos del Art. 771-2 E.T.
Beneficio Fundamental para soportar las deducciones ante la DIAN.
Optimización Financiera y de Flujo de Caja
Gestión de Implementar políticas de cobro más eficientes para reducir el
Cartera periodo de recuperación de cuentas por cobrar y mejorar el flujo
de efectivo.
Gestión de Optimizar niveles de inventario para reducir costos de
Inventarios almacenamiento y capital inmovilizado, basándose en los nuevos
controles.
Renegociación Explorar activamente opciones para reestructurar o refinanciar la
de Deuda deuda existente buscando mejores tasas de interés y/o plazos,
para aliviar la carga de gastos financieros.
Presupuesto de Elaborar y monitorear un presupuesto de flujo de caja
Flujo de Caja semanal/mensual para anticipar necesidades de liquidez y tomar
decisiones informadas.
Estructura y Formalización
Políticas Documentar las políticas contables clave (inventarios, PPyE,
Contables Claras reconocimiento de ingresos, etc.).
Asesoría Mantener una relación fluida con asesores contables, tributarios y
Continua legales para consultas y actualizaciones normativas.
Cronograma y Responsables
Actividad Responsable Plazo
Inmediato (May
Revisión y Actualización RUT Contador / Gerente
2025)
Inmediato (May
Determinar Periodicidad IVA 2025 Contador
2025)
Consulta Legal Laboral
Gerente / RRHH mayo 2025
(Comisiones/Salarios)
Implementar Nuevo Esquema Salarial/Aportes Gerente / RRHH junio 2025
Contador /
Diseño Sistema Control Inventarios junio 2025
Operaciones
Operaciones /
Primer Conteo Físico (Nuevo Sistema) Julio / Q3 2025
Contador
Implementar Política Soportes Electrónicos Contador / Compras mayo 2025
Análisis y Plan Renegociación Deuda Gerente / Finanzas T2-T3 2025
Elaboración Presupuesto Flujo Caja Contador / Finanzas Mayo 2025 (Inicio)
Preparación Borrador Renta 2024 Según Calendario
Contador / Asesor
(Sincerado) DIAN
Seguimiento Cumplimiento Contador Permanente
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Obligaciones Mensuales
