Permanencia: se puede dejar constancia de la inf y permite comprobaciones posteriores.
Comunicación múltiple y simultánea: un mismo mensaje llega, a la vez, a diversas personas en
distintos lugares.
Mayor elaboración: es necesario pensar sobre el contenido y la forma para que el mensaje se
entienda. En esta comunicación tenemos tiempo para pensar previamente y modificarlo antes
de transmitirlo.
FASES: Planificación + Textualización + Revisión del texto.
Características
Impersonal: el mensaje es impersonal.
Contratos, correo Sin comunicación no verbal: el registro escrito no permite el uso de elementos de comunicación
certificado, carta no verbal.
despido, facturas, Sin retroalimentación inmediata: la retroalimentación es difícil, uso de internet a través de los
recibos, instancias… chats. Redes sociales…
Carácter funcional: nos ayuda a relacionarnos con el resto de la sociedad. Cartas comerciales,
oficios, etc.
Adecuación: el mensaje debe adaptarse al receptor y al contexto.
Claridad: el mensaje tiene que poder entenderse con facilidad, sin dejar a dudas o
interpretaciones.
Concisión: conviene expresar el mayor nº de ideas con la mínima cantidad de palabras.
Utilizaremos frases breves y párrafos cortos que faciliten la lectura.
Principios Corrección: hay que respetar las normas gramaticales y ortográficas.
Cortesía: el tratamiento que utilicemos debe ser respetuoso con el receptor.
COMUNICACIÓN Coherencia: las diferentes partes del texto deben estar relacionadas entre sí. El documento
ESCRITA estará organizado y con sentido lógico, sin contradicciones.
Riqueza de vocabulario: el mensaje ha de incluir vocabulario variado y preciso, evitando repetir
Tipo de comunicación palabras o expresiones cte.
en la que un emisor
elabora un mensaje Papel: DIN A4 de color blanco y de 80g
utilizando como Márgenes: superior/izquierdo > inferior/derecho:
código la lengua - Superior: 3-4cm en la primera pág y 2-3cm en las siguientes.
escrita, sin necesidad - Izquierdo: 3-4cm.
de coincidir ni - Inferior y derecho: 2-3cm.
temporalmente con su Presentación Interlineado: sencillo o de 1,5 líneas, en f(x) de la cantidad de texto que contenga el documento.
receptor. Alineación: Justificada.
Párrafos: En cada uno se desarrolla una idea. Separados por punto y a parte. Y separados por
espacios.
Tipografía: sencilla y facilite la lectura. No abusar de la negrita, subrayado o cursiva. Arial.
Tamaño y color: generalmente 12 puntos de color negro.
Concordancia
Reglas generales de acentuación
Normas
Diptongos e hiatos
ortográficas y
Tilde diacrática
gramaticales
Mayús.
Signos de puntuación
Membrete: datos del remitente (nombre, logo, dirección, web, tlf…), actualizados que
permitan el contacto.
Destinatario: Datos de la pers a la que se dirige la carta:
- Si es una pers física, se indicará el nom + apellidos, precedidos por D./Dña.
- Si es una pers jurídica, se indicará su razón social o nombre comercial. Si se dirige a alguien
Encabezamiento concreto de la empr A/A.
Lugar y fecha: localidad Mayús. seguida de una coma, y el día en nº + mes en minúscula + año
en nº.
Asunto y referencias: Frase breve que describa el motivo de la carta.
Saludo: en consonancia con el documento, es decir si hablamos en plural saludamos en plural
sino en singular.
Introducción: planteamiento inicial del tema. Para hacer referencia a correspondencias
anteriores, agradecer al destinatario o describir los motivos de la carta. Debe despertar
CARTA interés del lector.
COMERCIAL: Cuerpo Desarrollo: se desarrolla la idea principal de la carta. Expone de forma clara y ordenada todos
Estructura los hechos y circunstancias.
Documento de Conclusión: idea final, resumen del desarrollo e incitación al lector para que lleve a cabo una
comunicación externa acción.
utilizado por las empr
para intercambiar inf y Despedida: Frases de cortesía breves y sencillas, en consonancia con la carta. A veces se
establecer relaciones enlaza con el último párrafo:
comerciales con clientes, - Si la fórmula es breve, SIN verbo, se finaliza con una coma (Ej: Atentamente, Un cordial
prov, etc. saludo,).
- SI hay verbo, se escribe un punto al final (Ej: En espera de sus noticias, reciba un cordial
Cierre o pie saludo.).
- Si el verbo va en 3ª pers y la firma forma parte de la oración, no se escribe ningún signo de
puntuación.
Firma: Nom + Apellido + Cargo. Suele ir en color de tinta diferente.
Anexos: se indica si enviamos algún otro documento, además de la carta.
Proceso de elaboración de cartas
Pasos previos Redacción Revisión
1. Recopilar Una vez decididas las ideas a transmitir y el objetivo, se plasma el Con el borrador redactado,
datos sobre el mensaje en el cuerpo. leemos el texto para realizar las
asunto que Las ideas se redactarán de forma breve, clara y ordenada, correcciones oportunas.
vas a tratar y estructurando el contenido en párrafos. Prestando atención y
sobre el comprobando que:
destinatario. Consejos - Mensaje no es ambiguo,
2. Establecer el sino claro.
SI NO
objetivo. - No hay errores
3. Generar, Tono cercano y respetuoso, Tono con excesiva familiaridad ortográficos/gramática.
depurar, amble y cortés. Nos dirigimos o agresivo, irónico, brusco o - Presentación adecuada y
organizar y al destinatario por Ud. con malas formas. lectura fácil.
jerarquizar las - Vocabulario preciso y
ideas. Párrafos cortos, sencillos y Frases largas y enlazar variado.
comprensibles. oraciones que dificulten la - Contenido no redundante ni
comprensión. con problemas de
concordancia.
Adecuar la redacción al Introducir muletillas y frases - No falta inf relevante.
destinatario. hechas. - Se cumple con el objetivo
pretendido.
Transmitir mensajes positivos. Emplear imperativo y Las apps informáticas ofrecen
mensajes negativos. herramientas que comprueban
Mantener la concordancia y la Care en repeticiones o la ortografía y la gramática,
coherencia. redundancias. incorporan diccionarios de
sinónimos, etc
MEMBRETE
DESTINATARIO
Asunto
Fecha
Saludo
CUERPO
1. INTRODUCCIÓN
2. DESARROLLO
3. CONCLUSIÓN
DESPEDIDA
Firma
ANEXO
Se envían a clientes potenciales para presentar a la propia empr y los productos que ofrecen,
Presentación y
o informar de ofertas, lanzamientos nuevos, aperturas…
ofertas
Pueden ir acompañadas de folletos publicitarios/catálogos.
- Se envían a prov cuando la empr está interesada en adquirir productos o servicios.
El contenido variará en f(x) de si el prov es habitual o si es la primera vez que entablamos
relación. La inf que se desea solicitar puede ser: características de los productos, precios,
Solicitud inf o
dtos, plazos envío, gtos, medios de transporte, formas de pago, etc.
presupuesto
- Si la empr tiene inf suficiente sobre las características del producto, puede solicitar un
presupuesto detallado, especificando las características del art a adquirir, condiciones
comerciales y el coste del mismo. Además, debe incluir una fecha de validez.
- Carta-pedido: en el propio cuerpo de la carta se especifican los detalles de la compra (ref,
uds, precio, envío, plazos entrega, condiciones pago…).
- Carta con pedido anexo: los detalles de la compra se reflejan en un docu adjunto. En la
Pedido carta se hace mención a este
En ambos se presta atención al escribir y dejar claros todos los detalles ya que al enviar una
carta pedido estamos adquiriendo un compromiso con el vendedor. Puede ser con o sin
anexo.
TIPOS DE Se utiliza para exponer una queja y solicitar una solución cuando los productos o servicios
CARTAS recibidos no cumplen con lo esperado. Las causas pueden incluir retrasos, errores, productos
Reclamación
COMERCIALES defectuosos o problemas de precio. Debe expresar el motivo con claridad, firmeza y respeto,
evitando ser ofensivo.
Tras recibir una reclamación, la empresa responde con una carta explicativa, reconociendo o
no el error.
Respuesta a
Si el cliente tiene razón, se acepta la responsabilidad, se ofrecen disculpas y una solución,
reclamación
asegurando medidas para evitar futuras incidencias. Si no procede, se explica con amabilidad
y firmeza, evaluando la relación con el cliente antes de responder.
La empresa reclama el pago de una factura pendiente, incluyendo detalles como importe,
vencimiento y número de factura. El tono varía según el cliente y la situación.
Reclamación
Inicialmente, se asume un descuido y se busca una solución amistosa.
de pagos
Si el impago persiste, se envía una carta más firme por correo certificado.
Si no hay respuesta, se advierte sobre posibles acciones legales.
Tipo de carta comercial que se envía con el mismo contenido a varios destinatarios,
cambiando el nom y la dirección de la pers a la que se dirige.
Se emplean cuando hay que transmitir la misma inf a muchas pers. Ej: inauguración, cambios
Carta circular
de domicilio, lanzamiento de nuevos productos, ofertas…
Aun que la inf es general, se intenta personalizar el mensaje.
Los procesadores de texto permiten la personalización de forma rápida.
* 4. SOPORTES DE LOS DOCUMENTOS ESCRITOS → PAPEL Y DIGITAL
4.1. PAPEL
→ Medio más utilizado tradicionalmente para elaborar mensajes escritos.
→ La mayoría de los docus de las empr se elaboran utilizando ordenadores y procesadores de texto.
→ Papel normalizado, DIN A4.
→ Tipos de papel:
- Offset: el más utilizado, muy blanco, que no brilla y se utiliza para imprimir.
Docu breve que informa a una gran nº de destinatarios sobre algo urgente y relevante.
AVISO, COMUNICADO, ANUNCIO, A TODO EL PERS….
Se puede remitir de manera individual o en tablones.
Comunicaciones
AVISO
En horizontal y en un lugar visible.
breves
Correo electrónico, intranet, WhatsApp, serv correo interno…
Vacaciones, entrega de ropa, revisión médica…
Docu utilizado para transmitir órdenes, recomendaciones, peticiones entre pers o dptos.
MEMORANDO
Correo electrónico, intranet…
Docu en el que se cita a una reunión, asamblea, junta o evento.
En ella consta:
- Lugar, fecha y hora en la que se celebra la reunión.
CONVOCATORIA - Orden del día: relación de asuntos a tratar.
Relacionados con
- Fecha del docu y firma del remitente.
reuniones
La normativa establece el plazo mín legal para remitir una y el medio para hacérsela llegar
al interesado.
Docu que refleja lo acontecido en una reunión, detallando: participantes, temas tratados,
ACTA valoraciones, acuerdos, votaciones, decisiones tomadas…
El secretario toma notas durante su desarrollo para redactarla.
Docu que recoge la descripción detallada de todos los datos, hechos o acontecimientos relacionados con un dte
asunto. Título en MAYÚS., refleja el asunto, quien lo elabora y solicita, en 3ª pers.
Características:
INFORME
- Objetividad: no se basa en opiniones pers. ni subjetivas, sino en datos objetivos (reales).
- Lenguaje: especializado.
- Orden: cronológico, de lo + antiguo a lo + reciente.
- Estilo: expresiones como “se observa que…”, “se aprecia …”, evitando opiniones pers basadas en la subjetividad
“Yo pienso que…”.
- Confidencialidad: La inf no debe difundirse fuera del ámbito para el que ha sido elaborado.
Personal: sobre una pers concreta.
contenido
Según el
Ej: informe de un candidato a un puesto, informe médico…
Empresarial: sobre la act de una empr o algún hecho que interese a la misma.
Ej: datos de producción, evolución de ventas, viabilidad, bajas laborales…
Internos
PROFESIONALES
Descriptivo o expositivo: expone los hechos de forma abierta.
evaluación
Ej: sobre la ev de las ventas en el último trimestre…
Según la
DOCUS
TIPOS
Evaluativo o interpretativo: expone los hechos con una visión pers e incluye
recomendaciones, propuestas y conclusiones basándose en esos hechos.
Ej: estudio sobre la viabilidad para abrir un establecimiento en otra ciudad…
Interno: se elabora en la propia empr.
Según el
Ej: sobre el absentismo laboral por la plantilla de RRHH…
ámbito
Externo: lo elabora una entidad ajena a la empr.
Ej: auditoría externa.
Memoria: documento que describe las acts realizadas durante un periodo de tiempo concreto y los resultados
obtenidos.
Tipo de informe especial.
Estructura:
- Portada: título del informe, nombre redactores, fecha y destinatarios.
- Índice: cuando hay varias pág.
- Introducción: objetivos perseguidos, medios y métodos utilizados…
- Desarrollo o exposición: varios apartados donde se expone toda la inf de forma objetiva. Intercalado con
gráficos, tablas, fotos… que mejoren la comprensión.
- Conclusión y recomendación: tras el análisis e interpretación de los datos.
- Anexo: tablas, gráficos, fuentes…
Docu empleado para dejar constancia de un hecho dte. Lo emite una pers autorizada, normalmente a petición del
interesado.
Pueden ser emitidos por la Admin Pública o empr privadas.
Tipos: laborales, académicos, médicos, corriente de pago, empadronamiento, defunción, nacimiento…
Estructura: Encabezamiento + Cuerpo + Cierre
Encabezamiento
- Membrete de la empr
CERTIFICADO
- Nom + apellido + cargo + CIF/NIF de la pers/empr que expide el certificado y responsable de dejar constancia del
hecho.
Cuerpo
- CERTIFICO/CERTIFICA
- Precedido por QUE…
Pie:
Externos
- Frase de cierre que concuerde con CERTIFICO/A
- Lugar, fecha (en letra).
- Sello de la empr y firma del responsable de expedirlo. En ocasiones es necesario el visto bueno (VºBº) de un
superior.
Docu que se utiliza parasolicitar algo a la Admin Pública.
Los motivos variados: licencia de apertura o de obra, becas o ayudas, convalidaciones…
Estructura:
1. Encabezamiento: membrete de la Admin (en la empr NO) + Datos pers de la pers que
realiza la petición.
2. Cuerpo:
- Exposición de los hechos: EXPONGO/EXPONE.
INSTANCIA O - Párrafos precedidos por QUE… y finalizando con “y por tanto…”, “en consecuencia…”,
SOLICITUD “y por ello…”.
- Dejando constancia si se adjunta algún docu
- Solicitud: SOLICITO/SOLICITA, en consonancia.
- Petición clara y directa, sin argumentar.
3. Pie:
- Lugar, fecha y firma del solicitante.
- Destinatario + Cargo de la autoridad a la que se dirige con le tratamiento que
corresponda.
Docu que utilizan las Admin Públicas para comunicarse entre sí o con particulares y empr.
Relacionados con
Un org público se comunica con pers físicas o jurídicas o con otros órg de la Admin para
la Admin
informarles de hechos o asuntos que les afectan.
El remitente → ADMIN PÚBLICA.
Estructura:
1. Encabezamiento:
OFICIO
- Membrete de la Admin pública u org público.
- Destinatario.
- Asunto y referencias.
2. Cuerpo: contenido que se transmite.
3. Pie: sello del org, lugar, fecha y firma de la pers responsable del procedimiento que se
comunica.
Docu que se dirige a un órg de la Admin que ha dictado una resolución con la que el
interesado no está de acuerdo.
Se pide a la autoridad correspondiente que modifique el acto o la resolución inicial.
RECURSO
Estructura similar a la instancia.
Se debe indicar la resolución contra la que se esta recurriendo y se tiene que presentar las
alegaciones, es decir, los argumentos por los cuales formulamos el recurso.
Externos
PROFESIONALES
Docu de cortesía, de carácter breve y ceremonioso, que emplean altos cargos y
DOCUS
autoridades para saludar, agradecer, felicitar o invitar a cualquier acontecimiento o acto
de carácter social.
Características:
SALUDA - La pers que lo escribe suele ocupar un alto cargo en la empr priv u Admin Pública.
- En 3ª pers, sin firmar.
- Destinatario, persona con cierta relevancia.
- No aparece la dirección del destinatario.
- Papel A5 (cuartilla), de buena calidad, blanco o claro y presentación cuidada.
Docu breve que tiene como objetivo convocar a alguien a un acto, evento o celebración.
Para invitar a clientes, prov, autoridades u otras entidades: inauguraciones, aniversarios,
presentaciones, jornadas, congreso…
El formato dependerá de la imagen que pretenda transmitir y del acto.
INVITACIÓN Características:
- Papel de calidad, A5 o inferior que permita introducirla en sobres sin doblarla.
- Diseño atractivo, pueden usarse colores e imágenes.
Otros docus
- En el contenido: fecha, hora y lugar del evento, nom del invitado, indicación de
confirmación de asistencia, etiqueta si se requiere…
Incluye los datos de la empr o de alguno de sus miembros. Se entregan a aquellas pers a
las que le pueda interesar, con el objetivo de identificarnos y facilitar contactos
TARJETA DE
posteriores.
VISITA
Deben contener: nom + logotipo de la empr, nom + apellidos + cargo + tlf + correo + web +
RRSS…
Comunicación escrita elaborada por la empr y dirigida a los medios para informar de un
asunto de interés: inauguraciones, eventos, premios, promociones, innovaciones,
nombramientos, patrocinios… relacionados con su marca.
También se usan para explicar alguna noticia que pueda afectar de forma negativa a la
empr, para intentar evitar que dicha inf afecte a la imagen de la empr.
Herramienta eficaz de relaciones públicas y gratuita para la empr.
Tiene que redactarse de forma que atraiga el interés de los medios para que contribuyan
NOTA DE
a su difusión.
PRENSA
Estructura:
- Encabezado: logo + “nota de prensa” + fecha envío + una imagen (si es posible).
- Titular: resumen del contenido en una frase.
*
- Entradilla: primer párrafo de la nota. Recoge la inf en 4-5 líneas.
- Cuerpo: se describe el contenido con un orden lógico (de + a - relevante).
- Breve descripción de la empr: a que se dedica, objetivos, etc.
- Datos de contacto: nom + apellido + cargo + correo…
