FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERÍA

CARRERA DE INGENIERÍA DE SOFTWARE

TEMA:
Modelado de Software aplicado a Sistemas Académicos y
Administrativos Universitarios

AUTORES:

Christian Javier Andrade Galeas

Isabela María León Santillán

Oscar Joel Pilataxi Mishqui

Emanuel Andrés Tito Ávila

Andrew Natanael Zúñiga Navarro

ASIGNATURA:
Modelamiento de Software

DOCENTE:
MSIG. Isabel Carrión León

FECHA DE ENTREGA:
11/6/2025

PERIODO:
Abril 2025 a Julio 2025

MILAGRO-ECUADOR
Introducción
En el entorno universitario actual, el acceso a tecnología es fundamental para el
desarrollo académico y profesional. Sin embargo, muchas instituciones carecen de
sistemas eficientes para gestionar el préstamo de equipos como laptops, proyectores o
tablets, lo que genera problemas como desconocimiento de disponibilidad, dificultad
para rastrear préstamos o lentitud en procesos administrativos.

Este documento presenta el diseño de una plataforma digital para centralizar la

gestión de préstamos tecnológicos. El sistema permitirá a estudiantes y docentes solicitar
equipos de forma ágil, mientras que el personal administrativo podrá gestionar
disponibilidad y devoluciones. Además, generará estadísticas de uso para optimizar
recursos y mejorar la adquisición de nuevos equipos.

La implementación de esta solución no solo optimizará los recursos existentes,

sino que mejorará la experiencia académica al garantizar acceso oportuno a tecnología,
contribuyendo así a la calidad educativa de la institución.

Objetivo General

Desarrollar un sistema de gestión de préstamos de material tecnológico que

optimice el uso, control y seguimiento de los dispositivos proporcionados por la
universidad, facilitando el acceso a estos recursos para estudiantes y docentes, y
ofreciendo herramientas eficientes de administración para el personal encargado de su
gestión.

Objetivos Específicos

1. Automatizar el proceso de solicitud y gestión de préstamos, con el fin de reducir

los tiempos de espera y mejorar la eficiencia administrativa.
2. Implementar un módulo de seguimiento en tiempo real que muestre la
disponibilidad de equipos y el estado de los préstamos activos.
3. Generar estadísticas e informes sobre el uso de los dispositivos tecnológicos
para facilitar la toma de decisiones.
4. Crear un historial de préstamos por usuario que permita evaluar patrones de
uso y fomentar la responsabilidad en el manejo de los equipos.
5. Integrar un sistema de notificaciones automáticas para alertas de devolución,
recordatorios y disponibilidad de equipos.
Marco Referencial

La gestión eficiente de recursos tecnológicos en instituciones educativas es un

componente clave en la mejora de los procesos académicos y administrativos. En los
últimos años, diversas universidades han comenzado a adoptar plataformas digitales que
permiten optimizar la administración de dispositivos tecnológicos mediante sistemas de
préstamo, con el objetivo de maximizar el acceso equitativo a estos recursos por parte de
su comunidad educativa.

El modelo de negocio sobre el cual se sustenta esta propuesta puede clasificarse

como una plataforma de gestión institucional, orientada a mejorar procesos internos
mediante la automatización de tareas, la centralización de la información y la toma de
decisiones basada en datos. A diferencia de modelos orientados al consumidor, este
modelo proporciona valor organizacional y sostenibilidad operativa, mejorando la
eficiencia en la gestión de recursos físicos como equipos tecnológicos ( Weill & Woerner,
2015)

Estudios han demostrado que la implementación de sistemas de gestión digital

en contextos universitarios reduce significativamente los errores humanos, los tiempos
de respuesta y los problemas asociados con la disponibilidad de recursos. Por ejemplo,
investigaciones como la de Baena et al. (Baena, Gómez, & Romero, 2020)en la
Universidad de Sevilla evidencian cómo un sistema de préstamos automatizado en
laboratorios mejora la trazabilidad y el control del inventario de equipos informáticos.

Asimismo, modelos similares se han implementado con éxito en bibliotecas y

centros de recursos de aprendizaje, donde los sistemas de gestión han permitido mejorar
la experiencia del usuario, optimizar los tiempos de préstamo y retorno, e integrar
funcionalidades como notificaciones automáticas y reportes de uso (fijeh & Yusuf, 2020).
Estas experiencias sirven como referencia directa para el diseño del sistema propuesto.

El sistema planteado en este proyecto adopta un enfoque basado en software

como servicio interno (SaaS institucional), donde la universidad actúa tanto como
usuaria como administradora del sistema. Esta modalidad permite personalizar la
plataforma según las necesidades específicas del entorno académico, mejorar la
seguridad en la gestión de datos sensibles y facilitar la escalabilidad futura del sistema
(Alzahrani, Mahmud, & Ramayah, 2017).
 En conclusión, el modelo de plataforma de gestión institucional representa una
solución eficaz, escalable y alineada con las necesidades actuales del entorno educativo.
Su adopción fortalece la infraestructura tecnológica de la universidad, promueve el
acceso equitativo a los recursos y contribuye al desarrollo académico de estudiantes y
docentes.

Diagrama de Contexto

Descripción: El sistema centraliza la gestión de préstamos de equipos

tecnológicos (laptops, proyectores, tablets) en la universidad. Los estudiantes y docentes
solicitan préstamos y consultan disponibilidad, mientras el personal administrativo
aprueba solicitudes, registra entregas/devoluciones y gestiona el inventario. El sistema
registra el historial de préstamos por usuario y equipo, genera reportes de materiales
más solicitados y envía notificaciones automáticas. Optimiza el uso de recursos
tecnológicos y garantiza transparencia en los procesos.
Diagrama de Casos de Uso

Especificación de Casos de Uso

Caso de uso 1: Solicitar préstamo de equipo

Actor principal: Estudiante / Docente

Objetivo: Iniciar la solicitud de préstamo de un equipo.

Precondición: El usuario debe estar autenticado en el sistema.

Flujo principal:

1. El usuario accede al sistema de préstamos.

2. El usuario selecciona la opción “Solicitar préstamo de equipo”.

3. El sistema muestra la lista de equipos disponibles.

4. El usuario selecciona un equipo.

5. El sistema muestra el formulario de solicitud.

6. El usuario completa los datos requeridos y envía la solicitud.

Postcondición: La solicitud queda registrada en el sistema.

Caso de uso 2: Verificar disponibilidad del equipo

Actor principal: Estudiante / Docente

Objetivo: Consultar si un equipo específico está disponible para préstamo.

Precondición: El usuario debe haber accedido a la interfaz de equipos disponibles.

Flujo principal:

1. El usuario accede al listado de equipos tecnológicos.

2. El usuario selecciona un equipo específico.

3. El sistema consulta su estado en la base de datos.

4. El sistema muestra la disponibilidad al usuario.

Postcondición: Se informa al usuario la disponibilidad del equipo.

Caso de uso 3: Aprobar o rechazar solicitud de préstamo

Actor principal: Administración

Objetivo: Revisar la solicitud y aprobar o rechazar el préstamo.

Precondición: Debe existir una solicitud pendiente.

Flujo principal:

1. La administración accede al sistema y consulta las solicitudes.

2. Revisa la información de cada solicitud.

3. Selecciona si aprueba o rechaza el préstamo.

4. El sistema actualiza el estado de la solicitud.

Postcondición: El estudiante/docente es notificado del resultado.

Requerimientos Funcionales (RF)

1. RF01 - Registro y Autenticación de Usuarios

o El sistema debe permitir el registro de estudiantes, docentes y
personal administrativo con datos personales válidos.
 o El sistema debe validar credenciales (usuario/contraseña) para el
inicio de sesión.
o El sistema debe asignar roles (estudiante, docente, administrador)
según el tipo de usuario.
2. RF02 - Solicitud de Préstamo de Equipos
o El sistema debe permitir a estudiantes/docentes solicitar
préstamos de equipos tecnológicos (laptops, proyectores, tablets).
o El sistema debe mostrar un formulario con campos obligatorios
(fecha, hora, equipo solicitado).
o El sistema debe registrar la solicitud y asignarle un estado
("pendiente").
3. RF03 - Consulta de Disponibilidad
o El sistema debe mostrar en tiempo real el estado de los equipos
(disponible, prestado, en mantenimiento).
o El sistema debe permitir filtrar equipos por categoría (tipo, marca,
modelo).
4. RF04 - Aprobación/Rechazo de Préstamos
o El sistema debe permitir al personal administrativo aprobar o
rechazar solicitudes de préstamo. Además, debe registrar el
nombre del usuario que realizó la acción de aprobación o rechazo,
junto con la fecha y hora del evento..
o El sistema debe notificar al usuario el resultado de su solicitud
(correo electrónico o mensaje interno).
5. RF05 - Gestión de Devoluciones
o El sistema debe registrar la devolución de equipos y actualizar su
estado a "disponible".
o El sistema debe permitir al administrador reportar daños o
incidencias durante la devolución.
6. RF06 - Historial de Préstamos
o El sistema debe almacenar y mostrar el historial de préstamos por
usuario (fechas, equipos, estado).
o El sistema debe permitir filtrar historial por rango de fechas o tipo
de equipo.
7. RF07 - Generación de Reportes
 o El sistema debe generar reportes estadísticos (equipos más
solicitados, tiempos promedio de préstamo).
o El sistema debe exportar reportes en formatos PDF o Excel.
8. RF08 - Notificaciones Automáticas
o El sistema debe enviar recordatorios automáticos por correo o
SMS para devoluciones próximas.
o El sistema debe alertar al administrador sobre préstamos
pendientes de aprobación.

Requerimientos No Funcionales (RNF)

1. RNF01 - Usabilidad
o La interfaz debe ser intuitiva y accesible para usuarios con
distintos niveles de habilidad tecnológica.
2. RNF02 - Rendimiento
o El sistema debe responder en menos de 3 segundos en consultas
de disponibilidad y préstamos.
o Debe soportar hasta 500 usuarios concurrentes sin degradación
del rendimiento.
3. RNF03 - Seguridad
o Los datos sensibles (contraseñas, historial) deben almacenarse
encriptados.
o El acceso a funciones administrativas requiere autenticación de
dos factores (2FA).
4. RNF04 - Compatibilidad
o El sistema debe funcionar en navegadores modernos (Chrome,
Firefox, Edge) y dispositivos móviles.
5. RNF05 - Disponibilidad
o El sistema debe estar operativo el 99% del tiempo, con
mantenimiento programado en horarios no críticos.
6. RNF06 - Escalabilidad
o La arquitectura debe permitir añadir nuevos tipos de equipos o
usuarios sin afectar el sistema existente.
 7. RNF07 - Cumplimiento Legal
o El sistema debe cumplir con la Ley Orgánica de Protección de
Datos Personales del Ecuador.
8. RNF08 - Integración
o El sistema debe integrarse con el correo institucional para
notificaciones.
Diagrama de Comunicación:

Este diagrama de comunicación representa el proceso de gestión de solicitudes de

préstamo de equipos tecnológicos dentro de un sistema interactivo. El flujo se
inicia cuando el Usuario accede al Sistema de Préstamos y selecciona la opción
para solicitar un préstamo. En respuesta, el sistema consulta y muestra la lista de
equipos disponibles, permitiendo al usuario seleccionar uno específico. Una vez
elegido el equipo, el sistema presenta un formulario de solicitud, que el usuario
completa y envía con los datos requeridos. El Sistema de Préstamos recibe la
solicitud, valida la información y registra la solicitud como pendiente.
Posteriormente, el sistema notifica automáticamente al Administrador sobre la
nueva solicitud ingresada. El Administrador, tras revisar la información, decide
aprobar o rechazar la solicitud. Una vez tomada la decisión, el sistema actualiza el
estado correspondiente y notifica al usuario con el resultado final del proceso.
Diagrama de Secuencia:

Este diagrama de secuencia representa las interacciones temporales entre el estudiante,

el sistema y el administrador durante un ciclo completo de préstamo y devolución de
equipos. El flujo comienza con la consulta de disponibilidad, selección del equipo y envío
de la solicitud. Luego, el administrador evalúa la solicitud y, si es aprobada, el sistema
registra el préstamo y lo confirma al estudiante. Finalmente, al momento de la
devolución, el sistema registra la recepción del equipo, actualiza la base de datos y
confirma la operación al estudiante. El diagrama refleja un control claro y ordenado del
proceso, asegurando trazabilidad y validación de cada paso.
Diagrama de Máquina de Estados:

Este sistema representa un flujo de gestión de equipos que permite rastrear su estado en
diferentes etapas de uso y mantenimiento. Comienza con equipos "Disponibles" que
pueden ser asignados a usuarios, pasando a "EnPréstamo" una vez aprobada la solicitud.
Durante el uso, los equipos pueden sufrir daños ("Reporte de daño") o pérdidas
("Reporte de pérdida"), lo que los marca como "Dañado" (y luego "EnMantenimiento")
o "Perdido", respectivamente. Cuando un usuario recibe el equipo, este queda "EnUso",
y al devolverlo pasa a "Devuelto" para ser verificado antes de volver a estar "Disponible".
El sistema también incluye la opción de "Eliminar Equipo del sistema" cuando ya no es
viable su uso. Este ciclo garantiza un control preciso del estado de cada equipo,
facilitando su administración y mantenimiento.

Diagrama de Actividades:
El diagrama muestra en tres particiones (Usuario, Personal Administrativo y
Sistema) el flujo de préstamo y devolución de equipos: el Usuario inicia
solicitando un préstamo, el Personal Administrativo busca la disponibilidad y
envía al Sistema la verificación; si hay disponibilidad el Sistema confirma, el
administrativo registra el préstamo y entrega el equipo, mientras en paralelo el
Sistema actualiza el material, registra el préstamo del estudiante y actualiza el
historial; en caso contrario notifica la falta de disponibilidad y termina. De forma
separada, para la devolución el Usuario devuelve el equipo, el administrativo
registra la devolución y el Sistema vuelve a registrar el material, culminando el
proceso.
Diagrama de Clases:

El diagrama de clases muestra la estructura principal del sistema de gestión de

préstamos de equipos tecnológicos, representando las clases clave del sistema, sus
atributos, métodos y relaciones. Incluye entidades como Usuario, Prestamo, Equipo y
Notificacion, cada una con responsabilidades bien definidas. Las asociaciones son
bidireccionales y reflejan interacciones como la solicitud de préstamos, el uso de equipos
y la recepción de notificaciones. Además, se utilizan enumeraciones (RolUsuario,
TipoEquipo, EstadoPrestamo, TipoNotificacion) para estandarizar valores y mejorar la
claridad del modelo. El diseño incorpora composición donde corresponde y establece
una base sólida para el desarrollo del sistema.

Conclusión

El presente documento ha permitido definir, modelar y representar de forma

estructurada el sistema de gestión de préstamos de equipos tecnológicos en el entorno
universitario. A partir del análisis del problema, los objetivos planteados y los
requerimientos funcionales y no funcionales, se propuso una solución que busca
optimizar los procesos de solicitud, control y devolución de equipos por parte de
estudiantes y docentes.

Los distintos diagramas desarrollados —incluyendo los de contexto, casos de uso,

comunicación, secuencia, máquina de estados, actividades y clases— permitieron
representar desde distintos enfoques el funcionamiento del sistema. Cada uno aporta
una visión complementaria: desde la interacción entre actores, el comportamiento
dinámico de procesos clave y el ciclo de vida de entidades, hasta la estructura estática del
sistema.

Este modelado integral constituye una base sólida para las etapas posteriores de diseño
detallado e implementación, asegurando coherencia, trazabilidad y alineación con las
necesidades institucionales. Con ello, se contribuye al fortalecimiento de la
infraestructura tecnológica y se promueve un acceso más eficiente y equitativo a los
recursos educativos de la universidad.

Referencias
Weill, P., & Woerner, S. (2015). Thriving in an increasingly digital ecosystem. MIT
Sloan Management Review, 56(4), 27–34.

Alzahrani, A., Mahmud, R., & Ramayah, T. (2017). Modelling the adoption of cloud
computing in higher education. Telematics and Informatics, 34(2), 316–328.
doi:https://doi.org/10.1016/j.tele.2016.07.001

Baena, J., Gómez, A., & Romero, C. (2020). Sistema de gestión de préstamos de equipos
tecnológicos para laboratorios de informática universitarios. Revista
 Iberoamericana de Tecnología en Educación y Educación en Tecnología(25), 35–
41.

fijeh, G., & Yusuf, F. (2020). Digital library services for the visually impaired:
Opportunities and challenges. Digital Library Perspectives, 36(2), 155–168.
doi:https://doi.org/10.1108/DLP-09-2019-0041