Project management o Gestión de proyectos

Bienvenida al curso

FUNDAMENTOS

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

Elegir el Marco de Proyecto Adecuado

Definición de Requisitos del Proyecto

Creación de un Plan de Proyecto

PROGRAMACIÓN

¿Qué es un cronograma de proyecto?

Definición de entregables y actividades

 Estimando el tiempo con precisión

COMUNICACIÓN

Elegir tus métodos y herramientas de comunicación

Elaborando un plan de comunicación

Organización y conducción de reuniones de proyecto efectivas

INFORME Y SEGUIMIENTO

Redactando un informe de estado del proyecto

Controlando los costos a través de la planificación, el seguimiento y los informes.

Cerrando un proyecto.
Lección 1 de 14

Bienvenida al curso

No importa en qué campo trabajes, la gestión de proyectos

juega un papel fundamental. Desde la ingeniería y la
construcción hasta el desarrollo de software y el marketing,
los nuevos proyectos exigen una gestión de proyectos
efectiva.

Objetivo del curso

En este curso, aprenderás los fundamentos de la gestión de proyectos, incluyendo cómo
programar las actividades del proyecto, cómo comunicar los cronogramas y plazos de
manera efectiva, y cómo informar sobre el estado de los proyectos.

Hacé clic en el botón "Iniciar curso" cuando estés listo para comenzar.
Ini ci a r cur s o
Lección 2 de 14

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

En esta lección, aprenderás los fundamentos de la gestión de proyectos. La gestión de

proyectos es la disciplina de iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y cerrar un proyecto.

En términos simples, la gestión de proyectos es el proceso de llevar un proyecto desde el

inicio hasta su finalización.

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¿Qué es un proyecto?
La gestión de proyectos implica la planificación y ejecución de proyectos. Entonces, la
primera pregunta que surge es: ¿Qué es un proyecto? A continuación, podés desglosar un
proyecto en sus componentes principales.

Un proyecto se define por tres características principales:

1 Orientado a objetivos. Primero, un proyecto tiene un objetivo

definido. Tiene una meta o resultado específico que el proyecto
está diseñado para alcanzar, como la creación de una nueva
función de producto, una estrategia de marketing o un curso en
línea.

2 Temporal. En segundo lugar, un proyecto es temporal. Si un

proyecto tiene un objetivo definido, también tiene una fecha de
inicio y una fecha de finalización establecidas. La fecha de
finalización suele estar determinada por el plazo para alcanzar el
objetivo del proyecto.
 3 Único. Por último, un proyecto es temporal, pero sus objetivos
también son específicos y únicos. Un proyecto no es una
operación comercial regular y continua. Por ejemplo, revisar tus
correos electrónicos es una responsabilidad rutinaria, no un
proyecto.

Podés combinar y simplificar estos componentes aún

más para crear la siguiente definición: Un proyecto es
una serie finita de tareas o actividades diseñadas para
crear un producto, servicio o resultado específico.

Las T res Restricciones de la Gestión de Proyectos

Los gestores de proyectos deben cumplir con los objetivos del proyecto mientras trabajan
dentro de tres restricciones: costo, tiempo y alcance.
 Costo se refiere a los
recursos financieros
asignados para un
proyecto. ¿Cuál es el
presupuesto?

T iempo es la duración que

tenés para completar un
proyecto. ¿Cuál es el plazo?
 Alcance abarca la
amplitud y complejidad de
los entregables de un
proyecto. ¿Qué tareas,
características o
entregables están
involucrados en el
proyecto?

Barato, Rápido y Bueno

Las tres restricciones de cualquier proyecto son costo, tiempo y alcance. En otras
palabras, los gestores de proyectos deben equilibrar un proyecto que sea barato, rápido y
bueno. Estas restricciones están interconectadas: los cambios en una restricción tendrán
un efecto de empuje o atracción sobre las otras dos. Considerá el efecto de los siguientes
cambios en cada una de las tres restricciones:
Reducir el costo. Si un cliente quiere reducir el costo o
presupuesto de un proyecto, podés compensar esto aumentando
la cantidad de tiempo necesario o reduciendo el alcance del
proyecto.

Reducir el tiempo. Si reducís el tiempo asignado para completar

un proyecto, probablemente necesitarás aumentar el costo o
reducir el alcance del proyecto para cumplir con el nuevo plazo.

Aumentar el alcance. Si aumentás el alcance de un proyecto o

añadís más entregables, es posible que necesites incrementar el
tiempo o el costo del proyecto para cubrir el trabajo adicional.
La calidad se encuentra en la intersección de costo, tiempo y alcance.

Una mala gestión de proyectos puede llevar a plazos incumplidos, presupuestos

inflacionados, equipos de proyecto tensos, o proyectos incompletos y resultados
deficientes. Una gestión de proyectos sólida aprovecha los recursos disponibles para
entregar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y conforme a los requisitos o
expectativas del proyecto. Veamos algunos marcos de gestión de proyectos que podrías
considerar para tu próximo proyecto.

C O N T IN U E M O S APR E N DIE N DO
Lección 3 de 14

Elegir el Marco de Proyecto Adecuado

Elegir un marco de gestión de proyectos es como elegir un conjunto de herramientas.

¿Deberías usar una sierra recíproca o una sierra circular? La respuesta depende del
proyecto y de tus objetivos. De cualquier manera, hacer la elección correcta será crucial
para tu éxito. En esta lección, aprenderás cómo elegir el marco de gestión de proyectos
adecuado.

Encontrar el marco adecuado

Primero, entendé que no existe un único marco de gestión de proyectos que sirva para
todos. Los marcos de gestión de proyectos vienen en todas formas y tamaños, así como
los proyectos y equipos. Ningún marco funcionará para todos los proyectos, industrias o
equipos. Elegir el marco de gestión de proyectos “adecuado” significa elegir el que mejor
se ajuste a las necesidades de tu proyecto y organización.

Teniendo esto en cuenta, todavía tenés más de una docena de marcos de gestión de
proyectos para elegir. ¿Por dónde empezar?
Encontrar el ajuste adecuado implica investigación,
evaluación y hacer las preguntas correctas. Aprendé a
elegir el marco adecuado mediante los siguientes
cuatro pasos.

Conocé tus Opciones

El primer paso es investigar todas tus opciones. Conocé las diferencias entre Scrum y
Kanban, o entre la Gestión de Proyectos de Ruta Crítica y la Gestión de Proyectos de
Cadena Crítica. Examina los pros y los contras de cada uno. ¿Cómo podés esperar tomar la
mejor decisión si no sabés entre qué marcos estás eligiendo?

Conocé tu Empresa
A continuación, averiguá qué marcos (si es que hay alguno) están actualmente en uso en
tu empresa, o qué marcos se han utilizado en el pasado. ¿Cuál es el estado actual de la
gestión de proyectos? ¿Está funcionando? Si es así, no sientas que necesitas cambiar algo
que ya funciona bien. Si no es así, seguí conociendo mejor tu empresa para ayudarte a
encontrar un marco que sea adecuado. Explorá otras características de tu equipo o
empresa, incluyendo:

Tamaño de la empresa e industria

Objetivos organizacionales

Ambiente y cultura de la empresa

Disponibilidad de recursos (como acceso a tecnología o equipos)

Disposición a asumir riesgos

Habilidades de la empresa o del equipo

Todos estos factores pueden afectar tu toma de decisiones. Necesitás saber si ciertos
marcos tienen sentido en el contexto de tu empresa. Por ejemplo, si tu empresa tiene
recursos limitados y una baja tolerancia al riesgo, no querrás elegir un marco que
sacrifique el presupuesto en favor de la calidad.

Evaluar el Proyecto
Este paso es crucial. Considerá cuidadosamente la naturaleza del proyecto y sus objetivos.
Hacete las siguientes preguntas:

¿Cuáles son los entregables del proyecto?

 ¿Cuáles son los criterios de éxito?

¿Qué pasos están involucrados?

¿Es el proyecto simple o complejo?

¿Estás creando algo nuevo o refinando procesos existentes?

¿Es probable que el proyecto evolucione o cambie?

¿Cuáles son los mayores riesgos para la finalización del proyecto?

Por ejemplo, ¿es el presupuesto, el aumento del alcance, los
conflictos de cronograma o la colaboración del equipo tu mayor
amenaza?

Encontrar un Marco Adecuado

El paso final es encontrar un marco adecuado basado en toda la información que reuniste
de los tres pasos anteriores.

Considerá tu conocimiento sobre la empresa y la naturaleza de tu proyecto mientras te

hacés la siguiente pregunta: ¿Es mi proyecto basado en un plan, orientado al cambio, o
basado en procesos?

Revisá las diferencias entre estas tres categorías de proyectos a continuación. Elegir una
categoría te ayudará a orientarte en la dirección correcta hacia un marco de proyecto que
se ajuste.
Proyect os Basados en un Plan

Los proyectos basados en un plan requieren que toda la planificación del proyecto se complete
por adelantado. Eso significa que todo el trabajo y los recursos involucrados en un proyecto se
definen y se programan antes de comenzar.

Por un lado, los marcos basados en un plan minimizan la incertidumbre y maximizan tu

capacidad para controlar y monitorear un proyecto. Cada paso en el proyecto está definido
y mapeado a través del cronograma y el presupuesto del proyecto.

Por otro lado, puede ser difícil identificar todos los requisitos del proyecto desde el inicio.
Los problemas inesperados o los riesgos no contemplados pueden resultar costosos y

causar retrasos significativos en el proyecto.

Mejores marcos: Si tenés un proyecto basado en un plan, considerá usar los marcos de Gestión
de Proyectos Waterfall, de Ruta Crítica o de Cadena Crítica.

Proyect os Orient ados al Cambio

Los proyectos orientados al cambio esperan y aceptan un alto nivel de cambio a lo largo del
proyecto. Esto puede ocurrir cuando estás desarrollando una nueva idea o producto, o cuando

un proyecto implica un alto nivel de retroalimentación del cliente.

Los marcos orientados al cambio ofrecen mayor flexibilidad y adaptabilidad. Estos

marcos son ideales en situaciones en las que necesitás explorar la mejor solución a un
problema o encontrar la mejor idea nueva.

El enfoque exploratorio de un marco orientado al cambio puede llevar a productos de

mayor calidad y a una mayor satisfacción del cliente. Sin embargo, estos marcos también
 conllevan un mayor nivel de riesgo de que el proyecto requiera más tiempo o recursos de
los inicialmente esperados.

Mejores marcos: Los marcos de gestión de proyectos ágiles como Scrum y Kanban son una
buena opción para proyectos orientados al cambio.

Proyect os basados en procesos

Los proyectos basados en procesos trabajan para mejorar los procesos existentes. Por ejemplo,
imagina una empresa de manufactura que tiene un sistema establecido para producir un
producto existente. Aunque ya existe un sistema en su lugar, es probable que aún haya formas
de optimizar el proceso y hacerlo más eficiente.

Los marcos basados en procesos son ideales para ayudarte a encontrar oportunidades
para ahorrar dinero, tiempo y otros recursos. No son adecuados para proyectos que
implican desarrollar nuevos procesos, productos o ideas.

Mejor marco: El marco de gestión de proyectos Lean, que se enfoca en reducir los recursos

desperdiciados, es ideal para proyectos basados en procesos.

 Revisá tu elección periódicamente

Los proyectos cambian. Los objetivos

organizacionales, la estructura y los
factores ambientales pueden variar. Por lo
tanto, es una buena idea revisar de vez en
cuando tus elecciones de marco de gestión
de proyectos para asegurarte de que sigas
teniendo el ajuste adecuado.

VE R IFIC A T U C O M PR E N SIO N

Tu equipo de desarrollo de software tiene la tarea de realizar una actualización

de producto. Necesitarás trabajar estrechamente con la alta dirección para
definir las principales prioridades para mejorar la experiencia del usuario,

probar nuevas ideas y actualizar el rediseño del software. ¿Cuál categoría de

marcos de gestión de proyectos es la más relevante para ti?

Basado en un plan: investigá marcos de gestión de proyectos

como Waterfall, Ruta Crítica o Gestión de Proyectos de Cadena
Crítica.
 Orientado al cambio: investigá marcos de gestión de proyectos
ágiles como Scrum o Kanban.

Basado en procesos: investigá marcos de gestión de proyectos

como Lean o Six Sigma.

SUBMIT

Elegir el marco de gestión de proyectos adecuado es fundamental para el éxito. Pero con
tantos tipos diferentes de marcos disponibles, hacer la elección correcta es más fácil
decirlo que hacerlo. La verdad es que no existe un marco de gestión de proyectos único
para todos los casos. Cada marco tiene sus propias fortalezas y debilidades, y un marco
que funciona para un proyecto puede no ser adecuado para el siguiente. Una vez que
hayas seleccionado un marco, estarás en una mejor posición para analizar más de cerca
los requisitos de tu proyecto.

C O N T IN U E M O S
Lección 4 de 14

Definición de Requisitos del Proyecto

Recopilar los requisitos del proyecto es un paso fundamental en la planificación y

gestión del alcance del proyecto, es decir, el trabajo que está involucrado en un proyecto.
En esta lección, aprenderás qué son los requisitos del proyecto y cómo recopilarlos.

¿Qué son los Requisitos del Proyecto?

Los requisitos del proyecto son las necesidades de un proyecto. Son las capacidades o
condiciones que deben cumplirse para que un proyecto sea completado y considerado
exitoso.

Considerá este ejemplo: Supongamos que estás creando un foro para una
comunidad en línea. Si comenzás a construir el foro sin conocer los requisitos, es
posible que no ofrezcas las funciones que el cliente quiere y que los miembros de la
comunidad necesitan. Por ejemplo, ¿los usuarios necesitan la capacidad de votar
respuestas? ¿Debería haber un sistema de etiquetas? ¿Y el foro debería ser privado o
público?

Desarrollar una lista de requisitos del foro responderá estas preguntas y te ayudará a
decidir qué trabajo necesita hacerse y cómo podrías abordar decisiones clave del
proyecto. Continuando con este ejemplo, algunos de tus requisitos del foro podrían
incluir:

Los administradores pueden monitorear, editar y eliminar

comentarios de los usuarios.
 Los usuarios pueden votar respuestas.

Los usuarios pueden adjuntar fotos o archivos a los comentarios.

El foro está organizado en un formato de preguntas y respuestas.

Los usuarios pueden publicar comentarios en forma de preguntas

o respuestas.

Soporte para múltiples navegadores/plataformas (ejemplos:

Firefox, Chrome, Safari, PC y Mac)

Soporte móvil

Tu objetivo es realizar el trabajo que cumpla con los requisitos del proyecto—ni más ni
menos.

¿ Q ué e s t á i nv o l ucr a d o e n l a Re co p i l a ci ó n d e Re q ui s i t o s ?

Recopilar requisitos es el proceso de definir, documentar

y priorizar los requisitos del proyecto.
Aunque el gerente del proyecto juega un papel activo en la recopilación de requisitos,
determinar los requisitos del proyecto no es una tarea de una sola persona. Más bien,
implica trabajar estrechamente con los principales interesados o clientes del proyecto
para determinar sus necesidades.

Pensá en vos mismo como un detective. Tenés que hacer las preguntas correctas para
obtener la información que necesitás. Debés contrastar las historias, comparando lo que
el interesado quiere con la realidad de las limitaciones definidas del proyecto, incluyendo
el cronograma, el presupuesto y el alcance. Aunque te apoyás en el testimonio del
 interesado para obtener información, en última instancia sos responsable de descubrir la
verdad sobre las necesidades y requisitos del proyecto.

La parte más difícil de la recopilación de requisitos

no es el acto de registrar lo que el usuario quiere; es
la actividad de desarrollo exploratorio de ayudar a los
usuarios a descubrir lo que realmente desean.

Ste ve McConne ll

Métodos de Recopilación
Existen varios métodos diferentes que podés utilizar para realizar tu trabajo de detective y
recopilar los requisitos de un proyecto. Revisá cinco métodos para recopilar requisitos a
continuación:

Entrevistas

Podés entrevistar a un cliente o interesado clave de manera individual. La entrevista puede realizarse
en persona, por teléfono o mediante un servicio de videollamadas como Skype, Zoom o Google
Hangouts.
T alleres

Podrías considerar realizar un taller. Un taller es ideal para proyectos con múltiples interesados
clave, especialmente si esos interesados trabajan en diferentes departamentos y tienen distintas
necesidades. Podés reunir todas las voces en un proyecto y conciliar diferencias.
Grupos f ocales

Podrías considerar realizar un grupo focal si tu proyecto entregará un producto o servicio a clientes.
Los grupos focales implican reunir a clientes actuales o potenciales y preguntarles sobre sus
necesidades y preferencias antes de comenzar a trabajar en el proyecto. O bien, podrías llevar un
prototipo de un producto para obtener retroalimentación temprana.
Encuestas en línea

Las encuestas o cuestionarios en línea son otras opciones para recopilar requisitos. Son ideales para
llegar a un gran número de clientes y mejorar la precisión de tus resultados.
Observación

Podrías usar la observación para mejorar un producto existente. Este proceso implica observar
cómo un cliente usa actualmente el producto o realiza una tarea. Podés usar este método para
aprender más sobre cómo se usa un producto y generar nuevas ideas para mejorarlo.
Ejemplos de Preguntas para Hacer
Independientemente de cómo decidas recopilar los requisitos de tu proyecto, recordá que
tus conversaciones y preguntas son exploratorias. Hacé preguntas abiertas que permitan
al cliente o interesado expandir sobre sus necesidades o expectativas. Hacé las preguntas
adecuadas para obtener la información que necesitás.

Podés usar las siguientes preguntas de ejemplo para empezar. Utilizalas para inspirar tus
propias preguntas, que deben estar adaptadas al proyecto y al interesado.

Preguntas de Ejemplo para Clientes Preguntas de

Ejemplo para
Consumidores
¿Qué problema resuelve X?

¿Cómo es la solución?
 ¿Cómo podría fallar el proyecto? ¿Cómo se vería
el fracaso? ¿Qué es lo que más
te gusta de X?
¿Cómo se usará esto?

¿Qué es lo que
¿Qué necesita hacer X?
menos te gusta de
¿Por qué necesitás X? X?

¿Qué pasa si …? ¿Por qué necesitás

X?
¿Dónde estará X?

¿Qué estás
¿Cuáles son los pasos involucrados en X? ¿Qué
buscando en X?
ocurre primero, segundo, tercero, y así
sucesivamente? ¿Cómo usás
típicamente X?

Im a g i ná e s t o

Estás asesorando a un jefe de proyecto junior sobre cómo recopilar los requisitos del
proyecto de manera efectiva. Aplicá lo que has aprendido sobre los requisitos del proyecto
en el siguiente escenario.
 ¿Podés darme tu consejo?

Esta es Atsumi, tu protegida en gestión de proyectos. Atsumi está

comenzando un nuevo proyecto y está lista para recopilar
requisitos. Ella ha venido a buscar tu consejo.

CONTINUAR

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 ¿Cuál es el primer paso que debo tomar
para recopilar los requisitos del proyecto?

Crea una lista de todo lo que esperás que el proyecto

1
necesite.

Organiza una reunión con el cliente para explorar

2
juntos las necesidades del proyecto.

3 Pide al cliente que cree un documento de requisitos.

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 No hagas suposiciones

Hacer suposiciones sobre los requisitos de un proyecto deja margen

para la incertidumbre, malentendidos y expectativas conflictivas.
No hagas suposiciones si no es necesario.

CONTINUAR

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 Asumí la responsabilidad
Aunque debés consultar con tu cliente sobre los requisitos del
proyecto, sos el responsable último de definir y documentar los
requisitos en los que vos y tu cliente hayan acordado.

CONTINUAR

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Continue Scene 1 Slide 2
 Mantené una conversación abierta
¡Gran enfoque! Una conversación abierta te ayudará a conocer las
necesidades del cliente, gestionar expectativas y establecer
prioridades de manera efectiva.

COMENZAR DE NUEVO


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Continue End of Scenario

Recopilar los requisitos del proyecto se trata, en última instancia, de crear una definición
compartida de éxito. Es un paso esencial para que vos y tus partes interesadas aclaren qué
significa el éxito y qué debe suceder para lograrlo. De esta manera, nadie terminará
confundido o decepcionado al final del proyecto. Una vez que creas que has definido
claramente los requisitos del proyecto, asegurate de documentarlos y validarlos con los
principales interesados del proyecto. Con esta información, podés pasar a crear tu plan de
proyecto.

C O N T IN U E M O S
Lección 5 de 14

Creación de un Plan de Proyecto

Plazos incumplidos, costos ocultos y expectativas no cumplidas: estos son solo algunos
de los muchos riesgos que enfrenta un proyecto. Es fácil tener una buena idea para un
proyecto, pero es mucho más difícil ejecutarlo. Los proyectos son propensos al caos, y la
variedad de personas, horarios, tareas y recursos a coordinar puede hacer que la cabeza
de cualquier gestor de proyectos dé vueltas.

Entonces, ¿cuál es la mejor defensa? Un plan de proyecto sólido.

En esta lección, aprenderás cómo crear un plan de proyecto. Esta lección cubre las cinco
secciones principales de un plan de proyecto, así como un proceso de cuatro pasos que
podés seguir para construir un plan exitoso.

¿ Q ué e s un p l a n d e p r o y e ct o ?

Un plan de proyecto es un documento formal y aprobado que detalla cómo se ejecutará y

controlará un proyecto. Desglosa las tareas y actividades involucradas en un proyecto,
especificando quién las completará, en qué secuencia y para cuándo. Un plan de proyecto
define los requisitos para la finalización exitosa del proyecto y describe estrategias para
mantener el proyecto en curso.
Aquí hay una lista de preguntas que un plan de proyecto responde para el equipo, la
dirección ejecutiva y los clientes:

¿Cuál es nuestro objetivo?

¿Cuáles son los entregables del proyecto y las expectativas?

¿Cómo completamos el proyecto?

¿Quién es responsable de qué?

¿Cuándo vencen las tareas? ¿Cuándo vence el proyecto?

¿Cuál es nuestro presupuesto?

¿Cómo manejamos los problemas?

¿Cómo manejamos los cambios en el proyecto?

¿ C uá nt a s s e cci o ne s t i e ne un p l a n d e p r o y e ct o ?

Cinco secciones principales de un plan de proyecto

Cinco secciones principales comprenden un plan de proyecto típico. Algunos planes de
proyecto pueden detallar más o menos dependiendo del equipo, el estilo de gestión y el
alcance del proyecto. Sin embargo, estas cinco secciones te proporcionarán una base
sólida.
Sección 1

Resumen del Proyect o

La primera sección es una visión general del proyecto. Incluye una breve descripción del
proyecto y cualquier contexto relevante, como información de antecedentes sobre el proyecto,
por qué se inició, iniciativas anteriores, oportunidades de mercado u otra información
contextual sobre el entorno en el que opera el proyecto.

Sección 2

Objet ivos y Ent regables del Proyect o

Después del resumen del proyecto, utilizá la siguiente sección para describir los objetivos y

entregables del proyecto. Los objetivos deben proporcionar a los miembros del equipo una
comprensión de las metas del cliente y de lo que define la finalización exitosa del proyecto. Los
entregables son cualquier producto tangible o resultado del proyecto, como una publicación en
un blog, una característica del producto o un video. Hacé que los objetivos y entregables del

proyecto sean lo más específicos y medibles posible.

Sección 3

Implement ación y Cronograma

Esta sección constituye la mayor parte de tu plan de proyecto. Incluye el proceso, la estrategia o
el flujo de trabajo para completar el proyecto. La parte de implementación y cronograma de tu
plan de proyecto debería incluir lo siguiente:

Definir Tareas: Determiná qué tareas son necesarias para alcanzar los objetivos y
entregables del proyecto. Agrupá las tareas en hitos clave o fases que compondrán el
proyecto desde la iniciación hasta la ejecución y el cierre.

Asignar Tareas: Asigná los nombres de los miembros del equipo a cada tarea para indicar
quién es el responsable de su ejecución y finalización.

Establecer Plazos: Aunque necesitás proporcionar una fecha límite para la finalización del
proyecto, también deberías asignar plazos a las tareas individuales o a los hitos clave del
proyecto para ayudar a que el proyecto se mantenga en curso. Los plazos a corto plazo te
ayudarán a monitorear si tu equipo está retrasado en los plazos a largo plazo.

Crear un Cronograma: Finalmente, deberás organizar todas las tareas, responsabilidades y

plazos en un cronograma. El cronograma debería ser visual y fácil para que los miembros
del equipo puedan ver rápidamente por qué son responsables y cuándo vencen sus tareas.

Sección 4

Requisit os de Recursos

Identificá los recursos necesarios para completar un proyecto, incluyendo tiempo, personas,
presupuesto y equipo o tecnología. ¿Qué apoyo necesitás de qué personas? ¿Cuál es tu fecha
límite y presupuesto? ¿Y cómo distribuirás los recursos a lo largo del proyecto y sus fases?

Describí dónde y cómo obtendrás y distribuirás los recursos necesarios para el proyecto.

Sección 5
Gest ión de Riesgos y Comunicación

Esta sección adopta un enfoque proactivo para manejar problemas y cambios en el proyecto.
Podés dividir esta sección en dos subcategorías:

Plan de Gestión de Riesgos: Los riesgos son problemas potenciales o amenazas para la
finalización exitosa del proyecto. Ejemplos de riesgos incluyen problemas con el personal,
financiamiento, suministros o incluso la volatilidad del mercado. Un plan de gestión de
riesgos identifica estos riesgos y define estrategias o planes de contingencia para
abordarlos. Documentar los riesgos y definir estrategias para manejarlos de antemano le
da al equipo del proyecto y a los interesados pasos de acción claros para tomar antes de que

los riesgos se conviertan en problemas mayores.

Plan de Comunicación: La comunicación juega un papel crítico en la identificación y

resolución de problemas de inmediato. Un plan de comunicación define cómo se entregará
la información crítica del proyecto y con qué frecuencia. Por ejemplo, podría establecer

reuniones semanales del equipo o chequeos con el cliente en hitos clave del proyecto.
Ofrece a tu equipo del proyecto líneas de comunicación claras, efectivas y abiertas para
compartir actualizaciones del proyecto, aclarar objetivos y prioridades, y comunicar
problemas o pedir ayuda. También establece expectativas para dar y recibir

retroalimentación del cliente o de la dirección ejecutiva.

Primero, tené una idea práctica y clara; un objetivo,

una meta. Segundo, contá con los medios necesarios
 para alcanzar tus fines; sabiduría, dinero, materiales
y métodos. Tercero, ajustá todos tus medios a ese fin.

Aristóte le s

¿ Q ué d i fe r e nci a a un p l a n d e p r o y e ct o e x i t o s o ?

Los planes de proyecto fallan cuando los objetivos y tareas son genéricos, la

responsabilidad está centralizada y las limitaciones del equipo o los riesgos del proyecto
no se incorporan. Los planes de proyecto deben ser específicos, bien investigados y
proactivos. Vale la pena invertir el tiempo y esfuerzo adicional para que tu plan de
proyecto sea lo más preciso y efectivo posible. De lo contrario, los problemas en tu plan
de proyecto solo se manifestarán en la ejecución del proyecto y podrían impedirte
alcanzar tus objetivos.

Cuatro Pasos para Desarrollar T u Plan de Proyecto

Seguí estos cuatro pasos para desarrollar un plan de proyecto más informado.
 

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 

Investigar y Recolectar Inf ormación

Revisá las cinco secciones de un plan de proyecto efectivo: resumen del proyecto, objetivos y entregables,
implementación y cronograma, requisitos de recursos, y gestión de riesgos y comunicación. ¿Qué
información necesitás y a quién debés consultar para completar los detalles de cada sección con confianza y
precisión?

Entrevistá al cliente o a la dirección ejecutiva para aclarar los objetivos del proyecto, los entregables, las
fechas clave y el modo de comunicación preferido. Revisá tu grupo de talento y conocé los intereses,
habilidades, dinámicas y disponibilidad de tu equipo de proyecto. Finalmente, investigá si tu empresa ha
completado proyectos similares. ¿Cómo los abordaron? ¿Cuál fue su estrategia y tasa de éxito? ¿Y qué
lecciones aprendieron?
 

Elaborar un Plan Inicial

Después de haber reunido la información necesaria y entrevistado a las personas adecuadas, es momento de
redactar un plan inicial del proyecto. Nuevamente, prestá atención a las cinco secciones de un plan de
proyecto efectivo. Sé específico. Desglosá cada hito del proyecto en tareas concretas. Luego, desglosá las
tareas hasta que no puedan ser más específicas. Recorre cada paso de tu plan y buscá brechas o riesgos que
puedan amenazar su éxito. Enfocate en elaborar un plan que sea accionable, orientado a resultados y
detallado.
 

Obtener Retroalimentación del Equipo

Un plan de proyecto está destinado en gran parte a tu equipo de proyecto. Ellos son los que seguirán y
ejecutarán tu plan, por lo que es una buena idea obtener su retroalimentación antes de finalizarlo. ¿Hay algún
problema o inconveniente que vea tu equipo? ¿Existen conflictos de programación con otras prioridades de
los miembros del equipo? ¿Hay vacaciones o feriados que debas tener en cuenta? ¿Y hay algo que estés
pasando por alto desde la perspectiva y área de especialización de cada miembro del equipo? Planteá
preguntas específicas a tu equipo para obtener una retroalimentación más significativa.
 

Formalizar el Plan

El paso final es revisar la retroalimentación de tu equipo, realizar los cambios necesarios y formalizar tu plan
de proyecto. Revisa tu plan una vez más para asegurarte de que tenga sentido y capture todos los detalles
necesarios. Solicita la aprobación oficial o el visto bueno de tu plan de proyecto al cliente o a la dirección
ejecutiva.

En conjunto, los cuatro pasos para desarrollar tu plan de proyecto son investigar y
recolectar información, elaborar un plan inicial, obtener retroalimentación del equipo y
formalizar tu plan.

Completá todo los pasos para poder continuar

 Un plan de proyecto comunica cómo un
equipo llevará a cabo un proyecto. Al
desarrollar tu plan de proyecto, siempre
debes realizar una investigación preliminar,
entrevistar al cliente o a los principales
interesados, y recolectar retroalimentación
de tu equipo. Estos pasos adicionales te
ayudarán a obtener el conocimiento
necesario para hacer tu plan más preciso,
informado y efectivo. Una vez que tengas
tu plan de proyecto en su lugar, necesitarás
enfocarte en la creación y gestión de los
cronogramas del proyecto.

C O N T IN U E M O S APR E N DIE N DO
Lección 6 de 14

¿Qué es un cronograma de proyecto?

Un cronograma de proyecto es esencial para dirigir a tu equipo y crear un proyecto bien

coordinado. En esta lección, aprenderás los fundamentos de la programación de
proyectos.

¿ Q ué e s un cr o no g r a m a d e p r o y e ct o ?

Un cronograma de proyecto comunica las tareas, los recursos y el tiempo necesario para
completar un proyecto. En su forma más simple, un cronograma de proyecto responde
las siguientes preguntas:

¿Qué se necesita hacer?

¿Quién lo hará?

¿Cuándo debe hacerse?

¿Cuánto tiempo llevará?

Desarrollás un cronograma de proyecto durante la fase de
planificación de la gestión de proyectos. La fase de
planificación ocurre después de que se ha conceptualizado y
aprobado la idea de un proyecto (la fase de iniciación), pero
antes de que realmente empieces a trabajar en el proyecto (la
fase de ejecución). Tu cronograma de proyecto guiará la fase de
ejecución y comunicará las expectativas a tu equipo de
proyecto.

¿ Po r q ué e s i m p o r t a nt e un cr o no g r a m a d e p r o y e ct o ?

Los proyectos tienen muchas piezas en movimiento. Puede que necesites equilibrar los
horarios de los miembros ocupados del equipo con los horarios de tu cliente. Ciertas
tareas pueden necesitar realizarse antes de que se pueda comenzar con otro trabajo. Un
cronograma de proyecto te ayuda a documentar y organizar todas estas piezas en
movimiento para que puedas alcanzar los objetivos de tu proyecto dentro del
presupuesto y a tiempo.

Aquí están las tres principales razones por las que un cronograma de proyecto es tan
importante:
1 Establece expectativas claras. Tu equipo de proyecto y los
principales interesados deberían tener acceso al cronograma del
proyecto y revisarlo regularmente. Un cronograma de proyecto
establece expectativas claras sobre lo que necesita hacerse, por
quién y cuándo. No hay dudas sobre los roles o las
responsabilidades cuando esa información está documentada y
visible para todos en el equipo.

2 Coordina con un cronograma preciso. Las tareas del proyecto

rara vez pueden completarse en un orden al azar o en cualquier
momento aleatorio. Es más común que una tarea se retrase por
otra; por ejemplo, el guion del video necesita ser aprobado antes
de poder grabar el video. O puede que los recursos solo estén
disponibles en ciertos momentos: los miembros del equipo del
proyecto se van de vacaciones o el equipo solo se puede alquilar en
fechas particulares. Un cronograma de proyecto tiene en cuenta
estas particularidades y coordina a las personas, las tareas y otros
recursos en consecuencia.

3 Te ayuda a monitorear el progreso. Dos de las principales

limitaciones de un proyecto son el tiempo y el costo: tienes una
fecha límite y un presupuesto. Un cronograma de proyecto detalla
qué tareas completar, cuándo y cómo asignar recursos. Tener un
plan desde el principio facilita el monitoreo de tu progreso y la
determinación de si retrasos o gastos inesperados afectarán el
proyecto en general. Desde allí, puedes ajustar el cronograma
según sea necesario.
Cómo desarrollar un cronograma de proyecto efectivo

Nuevamente, tu cronograma de proyecto es a lo que los miembros del equipo recurrirán

cuando tengan una pregunta sobre sus responsabilidades en un proyecto o cuándo vence
una tarea. Por lo tanto, un cronograma de proyecto mal construido puede hacer más
daño que bien. Sigue estos cinco pasos para crear un cronograma de proyecto efectivo.
 Pas o 1

Identificar tareas

Comienza desglosando todas las actividades o tareas necesarias para completar el

proyecto. Si estuvieras trazando una ruta entre el lanzamiento y la finalización del
proyecto, ¿qué pasos necesitas seguir desde el inicio para llegar a ese destino final?
Ninguna actividad o tarea es demasiado obvia. Si una tarea no está documentada, asume
que no se completará.
 Pas o 2

Organizar tareas

Toma todas las actividades necesarias para completar un proyecto y colócalas en orden.
¿Qué necesita suceder primero, segundo y después? ¿Existen dependencias en el
proyecto? En otras palabras, ¿ciertas tareas necesitan comenzar o finalizar antes de que
otra tarea pueda comenzar?

Por ejemplo, necesitas tomar una foto del producto antes de poder agregarla a tu tienda
en línea. Esa es una dependencia del proyecto. Crea tu secuencia de tareas comenzando
con las dependencias del proyecto primero. Puedes programar cualquier otra tarea del
proyecto que se pueda completar simultáneamente en torno a estas dependencias
críticas.
 Pas o 3

Estimar la duración de las tareas

A continuación, estima cuánto tiempo y esfuerzo llevará completar cada tarea. Las
tareas suelen medirse en horas, días o semanas. Sé realista con tus estimaciones. No
intentes hacer que encajen en el cronograma del proyecto todavía. Comienza con una
evaluación honesta del tiempo y el esfuerzo que requerirá cada tarea. Puedes trabajar
para resolver las discrepancias entre tus estimaciones de tiempo y las fechas límite del
proyecto una vez que sepas cuán grande es la discrepancia.
 Pas o 4

Asignar personas a las tareas

El cuarto paso es asignar personas a las tareas. Agrega el nombre de la persona

responsable de completar cada tarea. Este paso es fundamental para establecer roles
claros y crear responsabilidad.
 Pas o 5

Agregar fechas de inicio y finalización

Finalmente, agrega fechas de inicio y finalización para cada tarea. Trabaja hacia atrás
desde la fecha límite de tu proyecto. Usa tu secuencia de tareas y las estimaciones de
tiempo para ayudarte a establecer fechas de inicio y finalización claras.

Por ejemplo, supongamos que tienes un proyecto de video que debe entregarse el 1 de
julio. Mirarías la última tarea de tu secuencia de tareas: la corrección de color del video.
Has estimado que la corrección de color tomará dos días para completarse. Entonces,
contarías hacia atrás dos días desde tu fecha límite para agregar una fecha de inicio del
29 de junio y una fecha de finalización del 30 de junio. Continúa trabajando hacia atrás a
través del resto de tu secuencia de tareas a partir de ahí.
 Resumen

Los cinco pasos para desarrollar un cronograma de proyecto son: identificar las tareas
del proyecto, organizar o secuenciar las tareas, estimar la duración de las tareas, asignar
personas a las tareas y agregar fechas de inicio y finalización.

Mirá todo el proceso para poder continuar

Revisar y revisar
Esos son los cinco pasos para desarrollar un cronograma de proyecto, pero son solo una
base. Los proyectos rara vez se desarrollan completamente según lo planeado. Los
cronogramas de proyecto casi siempre experimentan al menos algunos retrasos
menores, redistribuciones de recursos o reordenamientos de tareas. Un cronograma de
proyecto es un documento vivo y en evolución. Puedes usar tu cronograma de proyecto
original para comenzar a ejecutar un proyecto y para comparar tus planes con los plazos y
costos reales del proyecto. Pero, más probablemente que no, necesitarás hacer algunos
ajustes. Actualiza tu cronograma de proyecto en consecuencia y comunica cualquier
cambio al resto de tu equipo y a los interesados.
 C o m p r ue b a l o a p r e nd i d o

¿Qué haces?

Estás preparando un cronograma de proyecto. ¿Cuál de las siguientes preguntas

no es un estímulo útil para preguntarte al desarrollar tu cronograma de proyecto?

¿Qué necesita suceder para completar este proyecto?

¿Cómo se distribuirán los costos?

¿Cuánto tiempo llevará cada tarea?

¿Quién es responsable de qué?

¿Existen conflictos en el cronograma? (por ejemplo, feriados,

plazos competitivos, vacaciones)

SUBMIT
 Un cronograma de proyecto es un
documento vital para apoyar el éxito de tu
proyecto y equipo. Comunica información
esencial a tu equipo y a los interesados,
incluyendo las tareas particulares, los
recursos y el tiempo necesarios para
completar un proyecto. Un cronograma de
proyecto es un documento dinámico, no
fijo. Como parte de tu cronograma, querrás
entender cómo definir tus entregables y
actividades.
Lección 7 de 14

Definición de entregables y actividades

En esta lección, aprenderás cómo definir los entregables y actividades de tu proyecto y

preparar tu cronograma para el éxito.

¿Qué es un entregable del proyecto y por qué es

importante?
Un entregable del proyecto es un producto o resultado específico que entregas a tu
cliente. Otra forma de describir un entregable del proyecto es que es el resultado tangible
de un proyecto.

Los entregables del proyecto son importantes porque hacen que los objetivos del
proyecto sean concretos. Los entregables son específicos y medibles. También son
acordados por los principales interesados del proyecto. Esto significa que todos saben
exactamente qué pueden esperar recibir al final del proyecto. Los entregables alinean las
expectativas.
Ejemplos de entregables del proyecto
Hay innumerables ejemplos de entregables del proyecto. Un entregable del proyecto
puede ser un producto tangible, como un mueble o un guante de béisbol. También puede
ser un resultado intangible, como aumentar las tasas de conversión en un 10%.

Del mismo modo, un entregable del proyecto puede ser tan grande o pequeño como sea
necesario. Un entregable puede ser tan grande como un nuevo estadio o tan pequeño
como un itinerario de una página. Aunque no importa si tus entregables del proyecto son
tangibles o intangibles, grandes o pequeños, deben ser específicos y medibles.

Aquí hay más ejemplos de entregables del proyecto:

Un producto o característica de software

Un documento (como una propuesta de proyecto, resumen de

investigación o plan de marketing)

Un activo digital (como una imagen, video, anuncio o logotipo)

Un curso en línea, programa de capacitación o manual de

instrucciones.
 Una consulta.

Un puente o un edificio nuevo.

Un informe (como un informe financiero, informe de negocios o

resultados de una encuesta).

Una tasa de satisfacción del cliente del 98%.

¿ C ó m o d e fi ni r l o s e nt r e g a b l e s d e l p r o y e ct o ?

Definir tus entregables del proyecto es un paso importante en la programación del

proyecto, aunque el proceso es bastante simple. Hay tres pasos. Aprende cada paso
haciendo clic en el (+) a continuación:

 


 

Revisar el objetivo del proyecto

Primero, revisa el objetivo de tu proyecto. Este es el objetivo general o de "gran imagen" del proyecto. Por
ejemplo, el objetivo de un proyecto puede ser mejorar las prácticas de seguridad del equipo y reducir la
cantidad de accidentes e lesiones en el lugar de trabajo.
 

Sé específico

Finalmente, revisa todos tus entregables del proyecto y busca oportunidades para hacerlos más específicos y
medibles. Por ejemplo, si un entregable del proyecto es una serie de videos de capacitación, ¿cuántos videos
entregarás? ¿Y cuánto durará cada video?
 

Desglosalo

Después de revisar el objetivo de tu proyecto, desgloza la información respondiendo a la pregunta: ¿Cuáles

son los productos o resultados reales que se entregarán al final de este proyecto? Por ejemplo, si tu objetivo
es mejorar la seguridad del equipo, entonces los entregables podrían incluir un informe de seguridad que
analice por qué ocurrieron accidentes o lesiones en el pasado. O, un entregable podría ser una nueva guía de
capacitación o un video de capacitación, o la instalación de un nuevo equipo de seguridad.

Definir los entregables de tu proyecto es un paso

importante para desarrollar tu cronograma de
proyecto. Te brinda a ti, a tu equipo y a tu cliente
claridad sobre las cosas o resultados que producirá
un proyecto. También te proporcionará un punto de
partida para definir las actividades de tu proyecto,
que es lo que viene a continuación.

¿ Q ué s o n l a s a ct i v i d a d e s d e l p r o y e ct o y p o r q ué s o n i m p o r t a nt e s ?

Las actividades del proyecto son todos los elementos de acción o pasos que necesitas
seguir para producir los entregables de un proyecto. Son tus tareas del proyecto, y puedes
usar los términos "tareas" o "actividades" de manera intercambiable.

Las actividades del proyecto definen todo lo que necesita suceder para completar un
proyecto, ya sea crear una prueba A/B, redactar un esquema o obtener una licencia de
construcción. Son importantes porque hacen que un proyecto sea ejecutable. Indican a tu
equipo de proyecto qué hacer. Las actividades del proyecto también facilitan la estimación
del tiempo que tomará un proyecto y el monitoreo del progreso del mismo.
 Cómo definir actividades

Las actividades están en los detalles. Debes evaluar cada paso involucrado para producir
un entregable del proyecto.

Trabajá a través de los siguientes tres pasos para crear una lista de actividades completa
y detallada.
 Pas o 1

Revis'a los entregables individualmente.

Comenzá revisando cada entregable del proyecto de manera individual. Eso significa
que trabajarás a través de los siguientes dos pasos para cada entregable del proyecto,
uno a la vez.
 Pas o 2

Identificá los pasos de principio a fin.

Comenzá desde el principio de cada entregable.

Preguntate: ¿Cuál es lo primero que debe suceder para producir este entregable?

Después de identificar la primera actividad, preguntate: ¿Qué debe suceder después

de eso? ¿Y qué pasa después?

Continua identificando cada paso del proyecto secuencialmente hasta llegar a su

finalización.

Por ejemplo, si estuvieras definiendo las actividades involucradas para producir un

video de capacitación, te preguntarías: ¿Cuál es lo primero que debe suceder? Podrías
empezar desarrollando un concepto para el video. ¿Y qué debe suceder después de eso?
Escribes un guion. Después de eso, editas el guion. Luego continuarías desde allí.
 Pas o 3

Investigá más y buscá lagunas

Después de haber delineado todos los pasos involucrados en tu proyecto, revisá el

proyecto en su totalidad y buscá las brechas.

Preguntate a vos mismo y a tu equipo: ¿Falta algo? Luego, examiná cada paso
individualmente y ve si se puede desglosar más.

Por ejemplo, si estabas revisando la actividad del proyecto para grabar el video de
capacitación, podrías intentar desglosarlo más preguntándote: ¿Qué debe suceder para
completarlo? Eso puede impulsarte a pensar en otras actividades, como alquilar un
espacio de estudio, contratar talento o diseñar el escenario.
 Mirá todo el proceso para poder continuar

Aplicá tu comprensión sobre cómo definir los entregables del proyecto frente a las
actividades del proyecto navegando el siguiente escenario.
 Una reunión del equipo de proyecto

Tu gerente de proyecto, Amanda, convoca una reunión del equipo

de proyecto. Quiere que todos participen en el proceso de desglosar
el proyecto en sus actividades. ¡Preparate para ofrecer tus ideas!

CONTINUAR

Scene 1 Slide 1
Continue Next Slide
 ¡Muy bien, equipo! Debemos identificar
qué actividades del proyecto estarán
involucradas en la creación de un
programa de lectura después de la escuela
para primer grado. ¿Quién tiene una idea?

Necesitamos inspirar un amor temprano por la

1
lectura.

Necesitaremos realizar una campaña de donación de

2
libros.

Necesitamos redactar un boletín anunciando el

3
programa a los padres.

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2 Next Slide
 ¡Buen Trabajo!

Redactar un boletín anunciando el programa a los padres es un gran

ejemplo de actividad del proyecto. Es una acción específica que el
equipo puede realizar para el programa y obtener inscripciones.

COMENZAR DE NUEVO


Scene 1 Slide 3
Continue End of Scenario

Una función clave de la gestión de proyectos es desglosar un

proyecto en partes más pequeñas y manejables. Trabaja de
cerca con tu cliente para definir los entregables del proyecto
e involucra a tu equipo al definir las actividades del proyecto
para asegurarte de no omitir nada.

C O N T IN U E M O S
Lección 8 de 14

Estimando el tiempo con precisión

En esta lección, aprenderás cuatro técnicas diferentes para estimar el tiempo de manera
más efectiva. Luego, podrás utilizar una o varias de estas técnicas para tener una mejor
idea de cuánto tiempo llevará un proyecto, y así planificar el cronograma del proyecto en
consecuencia.

Girá la tarjeta para conocer tu objetivo:

 Tu objetivo es que tus
estimaciones de tiempo
sean lo más precisas
posible. Si un proyecto
lleva más tiempo del que
predijiste, podés perder
fechas de entrega o usar
más recursos de los
esperados. Por ejemplo,
podrías tener que
f l

Técnicas para Estimar el Tiempo con Precisión

Existen varias técnicas que podés usar para estimar el tiempo de manera más precisa.
Conocé cada una de las cuatro técnicas de estimación de tiempo en las siguientes
secciones.
C o no z ca m o s l a s Té cni ca s
 1

Estimación de abajo hacia arriba

Primero está la estimación de abajo hacia arriba. Esta técnica implica estimar cuánto
tiempo tomará completar cada una de las tareas del proyecto por separado, y luego sumar
todas esas estimaciones.

El total es el tiempo que podés esperar que tome todo el proyecto.

Por ejemplo, si estás creando una presentación, podrías estimar que te llevará dos horas
hacer la investigación, una hora crear el esquema de la presentación, tres horas
desarrollar las diapositivas y dos horas diseñarlas. Después sumás todas tus
estimaciones, lo que te da un total de ocho horas para terminar la presentación.

La estimación de abajo hacia arriba es una de las

técnicas de estimación de tiempo más precisas. Sin
embargo, también requiere una cantidad
considerable de tiempo y esfuerzo para realizar las
estimaciones, por lo que puede no ser adecuada
para proyectos con un exceso de tareas.

Estimación de arriba hacia abajo

Por otro lado, la estimación de arriba hacia abajo estima el tiempo que tomará completar
grandes bloques de tareas. Esta técnica proporciona una estimación general para los
hitos importantes del proyecto, en lugar de estimaciones específicas para tareas
individuales.

Por ejemplo, si estuvieras creando un curso en línea, podrías estimar que te llevará tres
días para la investigación y la elaboración del esquema, una semana para terminar el
contenido del curso y dos días para diseñarlo y publicarlo en línea. Eso te da una
estimación aproximada de dos semanas para completar todo el curso en línea.

Estimación Histórica
El siguiente es el método de estimación histórica. Para esta técnica, revisás cuánto
tiempo te llevó finalizar proyectos similares en el pasado y basás tus estimaciones
actuales en esos datos. Cuanta más información histórica tengas sobre cuánto tiempo le
tomó a tu equipo completar tareas específicas, mejores serán tus estimaciones.
 Por ejemplo, si te llevó cuatro horas crear un wireframe comparable en el pasado,
entonces estimarías que te llevará cuatro horas crear uno nuevo.

La estimación histórica es ideal para proyectos que

son muy similares a los que ya completaste en el
pasado. Si tenés los datos, deberías usarlos. Sin
embargo, esta técnica no te servirá para proyectos
nuevos que sean completamente diferentes a
cualquier cosa que hayas hecho antes.

La estimación de tres puntos.

La última técnica es la estimación de tres puntos, y es la más compleja. Hay cuatro pasos
para aplicar esta técnica. Hacé clic en cada paso para obtener más información:
Paso 1

Dividí las t areas del proyect o.

Primero, creás una lista de todas las tareas necesarias para completar el proyecto. Vas a estimar
el tiempo que llevará completar cada tarea de manera individual, igual que lo harías en la

estimación desde abajo hacia arriba (bottom-up).

Paso 2

Hacé una est imación de t res punt os.

Luego, hacé las siguientes tres estimaciones para cuánto tiempo llevará completar cada tarea
del proyecto:

- Optimista: Estimá cuánto tiempo llevará una tarea en el mejor de los casos, sin retrasos ni
contratiempos inesperados.
- Más probable: Estimá cuánto tiempo llevará una tarea de manera realista, sin ser ni demasiado
optimista ni pesimista.

- Pesimista: Estimá cuánto tiempo llevará una tarea en el peor de los casos, teniendo en cuenta
retrasos y contratiempos del proyecto.

Paso 3

Usá la f órmula.
Ahora que tenés tus estimaciones de tiempo, podés usar la siguiente fórmula para crear un
promedio ponderado de las tres.

La fórmula es (O+4M+P)/6.
El O representa tu estimación de tiempo optimista. La M representa la más probable. Y la P
representa la pesimista.

Por ejemplo, supongamos que tu estimación de tiempo optimista es de una hora, la más
probable es de cinco horas y la pesimista es de seis horas. La fórmula quedaría así:
(1+4(5)+6)/6. Al calcular el resultado, tu estimación final de tiempo para esa tarea sería de 4.5
horas.

Paso 4

Sumá la est imación de t iempo de t odas las t areas.

El último paso es sumar todas las estimaciones de tiempo ponderadas para cada tarea del
proyecto. El total es tu estimación de tiempo para todo el proyecto.

Utilizá la técnica de estimación de tres

puntos para obtener estimaciones de
 tiempo más precisas y que tengan en
cuenta los riesgos del proyecto. Sin
embargo, si pensaste que la estimación de
abajo hacia arriba requería mucho esfuerzo,
ten en cuenta que esta técnica requiere
aún más. Para proyectos grandes, quizás no
siempre tengas el tiempo o la energía para
hacer tres estimaciones de tiempo y
calcular una ecuación matemática para
cada tarea del proyecto.

Ve r i fi cá t u co m p r e ns i ó n

Completá la siguiente actividad de clasificación. Hacé clic en cada afirmación y luego

arrastrala a la categoría correcta a continuación:

Estimación ascendente
Sumá cuánto tiempo creés
que tomará completar cada
tarea del proyecto.

Estimación de arriba hacia

abajo

Ofrece una estimación Se usa con mayor frecuencia

aproximada de los hitos del en las primeras etapas de un
proyecto. proyecto.

Estimación histórica

Aplicá estimaciones de
tiempo de proyectos Se basa en datos históricos
anteriores a nuevos de proyectos.
proyectos.
 Estimación de tres puntos

Requiere que hagas una

estimación de tiempo Involucra la fórmula
optimista, más probable y matemática: E=(O+4M+P)/6
pesimista.

Requiere el mayor esfuerzo

de las cuatro técnicas de
estimación de tiempo.

Una estimación precisa del tiempo es esencial para una planificación efectiva del
proyecto, pero no es una tarea fácil. Si solo una tarea del proyecto se retrasa, podría
desajustar todo tu cronograma. Utilizar una técnica de estimación del tiempo puede
ayudarte a evitar errores costosos.

C O N T IN U E M O S APR E N DIE N DO
Lección 9 de 14

Elegir tus métodos y herramientas de

comunicación

La comunicación efectiva es fundamental para el éxito de tu proyecto. Pero una vez que
tienes un mensaje, ¿cómo compartís esa información?

En esta lección, desglosamos cómo elegir el mejor método y herramienta de

comunicación para tu situación.

Activá los subtítulos en español de los videos haciendo clic en CC y luego en: English
(auto-generated) CC
 03:30

En la gestión de proyectos, hay tres métodos de comunicación: interactivo, push y pull.

La comunicación interactiva requiere una respuesta inmediata, mientras que la
comunicación push permite que el destinatario responda cuando le sea más conveniente,
y la comunicación pull no requiere respuesta.

Elegí la herramienta más adecuada para tu método

 ¿ Q ué he r r a m i e nt a co i nci d e co n e l m é t o d o ?

Cada semana, usás el método pull de comunicación para compartir un informe de

estado con tu equipo y partes interesadas. ¿Cuál herramienta de comunicación
funciona mejor con el método pull?

Mensaje instantáneo, para que los miembros del equipo puedan

responder en tiempo real.

Una unidad compartida, para que los miembros del equipo

puedan acceder a los informes cuando lo deseen.

Correo electrónico, para que todos puedan responder al

mensaje cuando les sea más conveniente.

SUBMIT
Hay mucha información involucrada en un proyecto
exitoso. Para gestionar esa información de manera
efectiva, necesitarás elegir los métodos y
herramientas adecuados para tu comunicación.
Elegí la mejor herramienta para tu método, y
tendrás más probabilidades de encaminar tu
próximo proyecto en una dirección positiva.

C O N T IN U E M O S
Lección 10 de 14

Elaborando un plan de comunicación

En esta lección, aprenderás a crear tu propio plan de comunicación para proyectos.

Primero, aprenderás qué es un plan de comunicación y por qué es necesario. Luego,
conocerás los elementos que componen un gran plan, así como cómo monitorear tu
éxito y adaptarte a los cambios.
 ¿ Q ué e s un p l a n d e co m uni ca ci ó n?

Un plan de comunicación es un marco creado durante la etapa inicial de tu proyecto. Es

una sección separada de tu plan de proyecto que aclara el quién, qué, cuándo y cómo de tu
comunicación del proyecto.

Tu plan de comunicación responderá preguntas como:

¿Qué necesita saber cada uno?

¿Quién va a interactuar con quién?

¿Qué tan a menudo debo comunicarme con mi equipo, clientes y

patrocinadores?

¿Qué herramientas utilizaremos para comunicarnos entre

nosotros?

En resumen, un plan de comunicación bien elaborado define qué información necesitan

las personas, quién comparte esa información y con qué frecuencia sucede. Examina los
métodos y herramientas de comunicación disponibles y describe un proceso para usar
esas herramientas de manera efectiva.

Elaborando un plan de comunicación

Veamos cómo crear un plan de comunicación exitoso.

Paso 1
Def inir t us objet ivos

¿Qué necesita ser comunicado? Tu primer paso es definir tus objetivos de comunicación. No
hay respuestas correctas o incorrectas, pero tus objetivos deben ser precisos y orientados a la
acción. Los mejores objetivos son SMART, que significa específicos, medibles, alcanzables,
relevantes y con límite de tiempo.
Aquí hay algunos objetivos que podrías elegir:

Fomentar un diálogo continuo entre empleados y partes interesadas sobre el presupuesto,

el cronograma y las necesidades del proyecto.

Aumentar la conciencia sobre la importancia del proyecto para ganar el apoyo de las partes

interesadas.

Establecer oportunidades semanales para la retroalimentación del equipo.

Paso 2

Ident if icar roles y responsabilidades de comunicación

Ahora que tus objetivos están establecidos, el siguiente paso es identificar a tus jugadores clave.
Preguntate: ¿Quién necesita estar involucrado en mis comunicaciones?
Primero, hacé una lista de todas tus partes interesadas. Eso incluye a todos los que influyen o

son influenciados por el proyecto. Querés tener una idea clara de todos tus contactos y sus roles
para saber a quién contactar a lo largo del proyecto.
Luego, pensá en las responsabilidades de cada persona. ¿Qué información son responsables de
compartir con otros? ¿Qué información necesitarán saber?

Aquí hay algunos roles y responsabilidades típicos a considerar:

Patrocinador ejecutivo: El financiador del proyecto. Responsable de tomar decisiones

finales sobre cuestiones importantes.

Patrocinador del proyecto: El propietario del negocio. Responsable de asegurar el gasto y

conducir los objetivos empresariales.

 Junta del proyecto: Partes interesadas senior responsables de la supervisión y dirección.

Gerente de proyecto: Lidera al equipo en las operaciones diarias. Responsable de la

planificación, ejecución, monitoreo y cierre del proyecto.

Equipo del proyecto: Realiza tareas específicas. Responsable de gestionar su propio trabajo
diario.

Clientes y usuarios: Aquellos que se benefician del producto o servicio final.

Paso 3

Elegir t us mét odos y herramient as

Una vez que entiendas tus objetivos de comunicación y jugadores clave, considerá cómo

compartirás la información para que tenga más sentido.

Dependiendo de lo que necesitas decir y con quién estás hablando, un plan de comunicación
efectivo incorporará varias herramientas y métodos diferentes. Nunca asumas que todos

quieren comunicarse de la misma manera. Sé flexible y apegarte a lo que funciona, no

necesariamente a lo que te gusta más.
Aquí tienes algunos de los enfoques que podrías considerar:

Videoconferencias para reuniones de progreso en grupo.

Mensajes instantáneos para preguntas puntuales.

Reuniones en persona para discutir hitos significativos.

Llamadas telefónicas para actualizaciones individuales de estado.

Paso 4

Ident if icar t us mensajes clave

¿Qué información necesita saber cada uno? ¿Qué necesitan compartir con otros? Identificá tus

mensajes clave considerando cuáles son los temas más cruciales para cada miembro de la
audiencia.

Además, pensá en lo que necesitás discutir para alcanzar cada objetivo de comunicación. Por

ejemplo, si uno de tus objetivos es tener un diálogo sobre los hitos del proyecto, ¿cómo lo
harás? ¿Qué puntos clave necesitás abordar? Quizás tengas esta discusión durante una reunión
diaria de estado. Si es así, incluí una lista de temas a tratar.

Por ejemplo, tu lista podría verse así:

Explicá lo que sucedió ayer

Definí los planes para hoy

Discutí los obstáculos que impiden el éxito

Paso 5

Crear un cronograma

¿Con qué frecuencia deberías comunicarte? Una vez que conozcas el quién, qué y cómo de tu
comunicación, creá un cronograma para enfocarte en el cuándo.

Un cronograma cubre cuándo esperás que la información sea recibida y entregada. Por ejemplo,

un cronograma puede mencionar con qué frecuencia el gerente de proyecto planea reunirse con
su equipo o cuán regularmente se comparte el progreso con la dirección ejecutiva.
Al crear un cronograma, considerá los tipos de comunicación que usarás y con qué frecuencia
los utilizarás. Por ejemplo, tu cronograma de comunicación podría verse así:

Reunión de inicio del proyecto: Discutir objetivos, audiencia, herramientas y mensajes

clave.

Emails diarios: Enviados según sea necesario.

Reuniones de estado: Realizadas cada lunes y viernes para repasar el progreso y las
preguntas.

Informes de estado: Subidos a la unidad compartida todos los viernes.

Reuniones de hitos importantes: Realizadas según sea necesario; el informe resumido se

envía por correo electrónico inmediatamente después de la reunión.

Reunión final: Presentar el proyecto final y discutir los resultados.

Al armar un plan de comunicación, seguí cinco pasos. Primero, definí tus objetivos e
identificá los roles y responsabilidades de comunicación. Luego, elegí tus métodos y
herramientas de comunicación, e identificá los mensajes. Finalmente, creá un
cronograma para determinar con qué frecuencia deberías comunicarte.

¿ C ó m o s é s i m i p l a n funci o na ?

Monitoreando tu éxito
A medida que avanzás en tu proyecto, recordá que la comunicación puede no ir
exactamente como esperabas. Continuá monitoreando tu éxito.
¿Están recibiendo los mensajes? ¿Los destinatarios están tomando las acciones
correctas? Analizá qué está funcionando y qué no. Sé flexible y ajustá tu plan de
comunicación según sea necesario. Si esas reuniones diarias de estado son una pérdida
de tiempo, preguntate por qué. ¿Necesitás cambiar el mensaje clave, o las reuniones
mismas son innecesarias?

Al monitorear lo que funciona y lo que no, reconocerás dónde estás perdiendo tiempo y
bloqueando la productividad. Luego, podrás hacer los ajustes necesarios para mejorar el
rendimiento futuro.
 ¿Qué salió mal?

Estás liderando un proyecto y experimentando algunos obstáculos

de comunicación. Vos y tu jefe, Chris, están tratando de entender
qué pasó. ¿Cómo deberías responder a su próxima pregunta?

CONTINUAR

Scene 1 Slide 1
Continue Next Slide
 Nuestro contacto principal no está
respondiendo a los mensajes, estoy
recibiendo una avalancha de correos
electrónicos, mensajes de texto y mensajes
de voz de partes interesadas que nunca he
oído.

Debería haber sido más explícito sobre qué

1 herramientas y métodos de comunicación
necesitaba usar cada uno.

Debería haber listado los roles y responsabilidades

2
de cada uno desde el principio.

Mis objetivos de comunicación eran demasiado

3
ambiciosos e irreales.

Scene 1 Slide 2
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2 Next Slide
 Identify Roles and Responsibilities

When creating a communication plan, identify all key players up

front. That way, you’ll know who everyone is and who to fall back
on if your primary contact doesn’t respond.

COMENZAR DE NUEVO


Scene 1 Slide 3
Continue End of Scenario

Un plan de comunicación sólido es crucial para el éxito de tu proyecto. Aclara tus

objetivos y detalla cómo vas a alcanzar esas metas. El plan de comunicación es la clave
para lograr el máximo alcance y un proyecto exitoso.

C O N T IN U E M O S APR E N DIE N DO
Lección 11 de 14

Organización y conducción de reuniones de

proyecto efectivas

En esta lección, exploraremos algunas técnicas prácticas para reuniones. Primero,

aprenderás sobre el propósito de una reunión y tu rol como facilitador. Luego, conocerás
algunos consejos de buenas prácticas para organizar, liderar y obtener retroalimentación
en reuniones de proyecto efectivas.
 ¿ Po r q ué r e a l i z a m o s r e uni o ne s ?

El propósito de una reunión

En la gestión de proyectos, las reuniones son esenciales para comunicar y colaborar con
otros. A través de ellas, damos instrucciones, confirmamos avances, alcanzamos
acuerdos, asignamos tareas y formulamos planes.

Las reuniones no son simples encuentros sociales, son eventos orientados a cumplir
metas. Si no hay un propósito, no debería haber reunión.

Las reuniones deben ser deliberadas e intencionales:

tu ritmo organizacional debe valorar el propósito por
sobre el hábito y la efectividad por sobre la eficiencia.

Chris Fusse ll

Organización y liderazgo de reuniones ef ectivas

Antes de tu próxima reunión, consulta esta lista de verificación para facilitadores de
reuniones. Estas son las responsabilidades clave de todo facilitador de reuniones.

Definí los objetivos de la reunión.

Traducí esos objetivos en una agenda planificada.

Confirmá que las personas adecuadas asistirán.

Asigná trabajo previo para que todos estén preparados.

Gestioná el tiempo para lograr más en menos tiempo.

Mantené la discusión en el tema.

Fomentá la participación completa de todos los asistentes.

Comunicá los resultados de la reunión y los próximos pasos.

Obtené e incorporá retroalimentación.

Completá el contenido anterior antes de continuar.

 Cuatro pasos para organizar una reunión efectiva.

Recordá la lista de verificación anterior y hacé clic a través de este proceso paso a paso
para aprender a organizar una reunión exitosa y llegar preparado.
 Pas o 1

Definí el objetivo.

¿Por qué te estás reuniendo? Recordá que cada reunión tiene un propósito, así que
asegurate de definir el tuyo. Preguntate: ¿Qué quiero que las personas aprendan o logren
durante esta reunión?

Por ejemplo, ¿queres que el grupo tome una decisión? ¿Dar una actualización de estado?
¿O desarrollar nuevas ideas? Podrías decir: "Nuestro objetivo es identificar la mejor
solución para los retrasos actuales" o "Quiero que cada miembro del equipo exponga su
progreso y planes".

El propósito de la reunión es lo que determina la agenda, los asistentes y los temas de

discusión. Es lo que mantiene la conversación enfocada. Comenzá con una meta y es más
probable que termines con éxito.
 Pas o 2

Desarrollá y comunicá una agenda.

Después de definir tu objetivo, desarrollá un plan para alcanzar esa meta. A menudo,
esto será en forma de una agenda, que luego podrás usar para mantener a tu equipo en el
camino correcto.

Para preparar una agenda, enumerá todos los temas que se tratarán durante la reunión.
Poné estos temas en un orden lógico y ofrece cualquier información de fondo que los
asistentes puedan necesitar. La agenda brinda a los participantes una clara disposición
de lo que pueden esperar, así que asegúrate de incluir también el horario y el lugar de la
reunión.

CONSEJO: Siempre enviá la agenda antes de la reunión. Cuando las personas llegan con
expectativas claras sobre lo que se discutirá y cuándo, es más probable que vengan
preparadas.
 Pas o 3

Identificá a los participantes.

¿Quién necesita asistir a esta reunión? Tan pronto como hayas elaborado una agenda,
considera a las personas responsables de cada tema. Si no incluyes a las personas
adecuadas, corres el riesgo de tomar decisiones incorrectas o incompletas.

Al identificar a tus participantes, apuntá al menor número de personas posible para

abarcar el alcance de tu reunión. Pregúntate: ¿Realmente todos aquí necesitan asistir?
¿Hay alguien que he dejado fuera? Cuanto más enfocada esté tu lista de invitados, más
centrada será tu reunión.
 Pas o 4

Asigná trabajo previo.

El paso final para organizar tu reunión es asignar trabajo previo. Preguntate: ¿Hay algo
que las personas puedan hacer ahora para prepararse para esta reunión? Si es así,
hacéselo saber.

Por ejemplo, si tu objetivo es resolver un problema específico, pedile a los asistentes que
vengan preparados con posibles soluciones. Si estás teniendo una reunión de estado,
enumerá los detalles que cada persona necesita proporcionar. Cuando las personas
saben qué se espera de ellas, pueden reflexionar con antelación, lo que lleva a
discusiones grupales más productivas.
 Resumen.

Para llegar preparado a tu próxima reunión, seguí cuatro pasos. Primero, definí el
objetivo. Luego, desarrollá y comunicá una agenda. Por último, identificá a los
participantes y asigná trabajo previo para que todos lleguen preparados.

Consejos para liderar una reunión ef ectiva.

Una vez que tu reunión está planificada y organizada, el siguiente paso es llevar a cabo la
reunión en sí. Expandí las filas a continuación para aprender cuatro técnicas para liderar
reuniones de manera efectiva.

Gest ioná el t iempo.

Una reunión prolongada no solo es frustrante, sino que también impacta negativamente en el
cronograma de tu proyecto. Gestioná el tiempo animando al grupo a lograr tanto como sea
posible en el menor tiempo posible.

Aquí hay algunos consejos:

- Empezá y terminá a tiempo. Cuando empezás y terminás a tiempo de manera constante, se
convierte en un hábito. Las personas sabrán lo que esperás y estarán menos inclinadas a llegar
tarde o a estancarse.

- Establecé una “regla de no repetir”. Una “regla de no repetir” impide que el grupo vuelva a

mencionar puntos anteriores. Si un tema ya ha sido tratado, decí “No repetir” y animá a los
demás a hacer lo mismo. Eso ayudará a señalar comportamientos contraproducentes.

- Establecé límites de tiempo. Si el grupo está teniendo dificultades para llegar a un acuerdo,

asignales un tiempo determinado para decidir. Si no se puede llegar a una decisión después de
ese límite de tiempo, asigná trabajo independiente y postergá el tema hasta la próxima reunión.

Mant ené el enf oque.

Las reuniones suelen desviarse del tema. Es parte de la naturaleza de las conversaciones, pero
sus efectos secundarios pueden impactar tu éxito. Cuando se pasa demasiado tiempo en temas
ajenos, hay menos tiempo para abordar los puntos de la agenda.

Si surgen elementos fuera de tema, utilizá la técnica del "parking lot", que te permite mantener
el enfoque mientras reconocés los puntos fuera de la agenda. Así es como funciona: cuando
alguien menciona un problema que está fuera del alcance de la reunión, anotalo y añadilo al

"parking lot". Incluí esta lista en tus notas de la reunión y guardá estos temas para la próxima
agenda.

Foment á la part icipación equit at iva.

A menudo, quienes son más vocales dominan la discusión en una reunión. Esto no solo impide
que los asistentes más tímidos contribuyan, sino que también sesga tu perspectiva sobre el
proyecto, ya que ciertos puntos se expresan de manera más agresiva que otros.
Podés mejorar la calidad de una reunión fomentando la representación equitativa de todas las
ideas. Una de las técnicas más populares para esto es la técnica del grupo nominal. Al presentar
un tema, utilizá esta técnica y, primero, recorré la sala alentando a todos a compartir sus
pensamientos en 30 segundos o menos. Solo después de haber escuchado la opinión de todos

podés abrir la conversación.

Resumí y def iní los próximos pasos

Al finalizar cada punto de la agenda, resumí lo que se discutió y asegurate de que el grupo esté
de acuerdo con el consenso alcanzado. Luego, preguntá: “¿Cuál es el próximo paso?”. Definan
qué debe suceder a continuación para que el proyecto siga avanzando.

Llevá un registro escrito de ese resumen y de las tareas futuras. Al finalizar la reunión, enviá
estos detalles a todos los participantes y partes interesadas. Documentar lo que se acordó y
quién es responsable de cada acción ayuda a mejorar la comprensión y la rendición de cuentas.

Cuando los líderes saben cómo dirigir reuniones

efectivas, se pierde menos tiempo y hay menos
frustración. Tenemos más energía para enfocarnos
 en el trabajo que realmente importa, alcanzar
nuestro máximo potencial y lograr grandes cosas.

Justin Rose nste in

Ve a m o s e l úl t i m o p a s o

Obtener e incorporar retroalimentación

Al final de una reunión exitosa, siempre hay margen para mejorar. Como un buen
facilitador de reuniones, no olvides el último paso clave: la retroalimentación.
Preguntales a los asistentes qué les resultó útil y qué no. No podés solucionar un
problema que no ves. Un breve análisis posterior ayuda a identificar esos problemas, lo
que mejora tus habilidades de organización y liderazgo.

¿Cómo vas a liderar al grupo?

Estás liderando una reunión que se está demorando. El grupo está intentando
decidir si reducir el cronograma o el presupuesto del proyecto, pero el equipo

sigue repitiendo los mismos puntos una y otra vez. ¿Cómo puedes guiar al grupo
hacia una decisión?
 Como el gerente del proyecto y facilitador de la reunión, tomaré
la decisión yo mismo.

Estableceré una "regla de no repetir" y daré al grupo 20

minutos para llegar a una decisión.

SUBMIT

Las reuniones productivas no ocurren por arte de magia. Requieren esfuerzo. Para
organizar y dirigir reuniones efectivas de proyectos, debes utilizar las habilidades de
facilitación adecuadas. Siguiendo las técnicas mencionadas en esta lección, podrás
organizar y liderar reuniones efectivas que mantendrán tus proyectos en marcha y
avanzando en una dirección positiva.

C O N T IN U E M O S
Lección 12 de 14

Redactando un informe de estado del

proyecto

En esta lección, veremos los informes de estado en detalle. Primero, aprenderás qué son
los informes de estado y cómo mantienen los proyectos bajo control. Luego, aprenderás
qué información incluir en un informe de estado y cómo redactarlo de manera efectiva.
¿Qué es un inf orme de estado del proyecto?
Como su nombre indica, un informe de estado cubre el desarrollo de un proyecto. Es una
instantánea de dónde estás en comparación con tu plan de proyecto y detalla hacia dónde
necesitas ir a continuación. Típicamente, gran parte de esa información se comparte en
términos cuantificables (como porcentajes) para que todos puedan determinar
rápidamente si estás en buen camino.

Como gerente de proyecto, compartirás estos informes regularmente con tu equipo y con
aquellos en niveles organizacionales superiores (como gerentes senior, la junta del
proyecto y patrocinadores ejecutivos). La frecuencia exacta dependerá de la duración y
complejidad de tu proyecto, pero a través de informes consistentes, definirás
 expectativas, distribuirás responsabilidades, reconocerás problemas y delinearás
soluciones para los cambios.

Un informe de estado del proyecto es cómo

controlamos, gobernamos y hacemos un seguimiento
del éxito.

Mantener un proyecto bajo control

¿Qué hace que los informes de estado sean tan vitales? Aquí hay cinco razones por las que
la elaboración regular de informes mantiene los proyectos bajo control.

1 Aumentan la visibilidad. Los informes de estado contienen

información valiosa sobre el progreso y el desempeño de un
proyecto. Son documentos oportunos y basados en hechos que
comunican en qué estado se encuentra tu proyecto en todo
momento. Aumentan la visibilidad en cada etapa de tu proyecto,
por lo tanto, protegen contra sorpresas.

2 Monitorean y miden el progreso. Los informes de estado

destacan los hitos clave del proyecto. Analizan el alcance, los
 recursos, los costos y los cronogramas, y proporcionan
actualizaciones regulares sobre el desempeño. A través de ese
seguimiento, podés monitorear y medir el progreso.

3 Generan responsabilidad. Con informes de estado regulares, no

hay lugar para la oscuridad. Todo el trabajo es visible, y eso
mantiene a tu equipo responsable. Todos saben qué se necesita
lograr, quién es responsable de qué tareas y quién no está
cumpliendo con las expectativas.

4 Determinan y analizan las variaciones. ¿Estás adelantado, en

tiempo o retrasado en el cronograma? ¿Por qué? Los informes de
estado responden a esas preguntas al resaltar las variaciones, que
son diferencias medibles entre tu plan proyectado y tus resultados
reales. Una vez que comprendas cuáles son esos problemas,
podrás analizar su impacto.

5 Identifican acciones correctivas. Más allá de simplemente

documentar preocupaciones, los informes de estado también se
centran en solucionarlas. Proporcionan una base para la toma de
decisiones informadas al recomendar en qué debe centrarse el
equipo y qué acciones deben tomarse para evitar que los
problemas se agraven.

¿ Q ué s e i ncl uy e e n un i nfo r m e d e e s t a d o d e l p r o y e ct o ?

Al redactar un informe de estado, ¿qué información deberías incluir? Los informes de

estado efectivos se dividen en cuatro secciones principales:

Resumen ejecutivo. Para comenzar, establece el contexto con un

resumen ejecutivo. Esta sección resume qué es el proyecto, qué
necesita hacerse y cómo está desempeñándose el equipo.
Hitos y entregables. En la segunda sección, enumera tus hitos
clave y cuánto progreso se está haciendo para completarlos.

Problemas, riesgos y cambios. En tercer lugar, analiza cualquier

variación que pueda afectar tu plan de proyecto original: es decir,
problemas, riesgos y solicitudes de cambios.

Progreso del equipo. Finalmente, mide la productividad de tu

equipo. Compara tus proyecciones originales con la producción
real. Además, detalla lo que está planificado a continuación para
que todos puedan prepararse mentalmente.

¿ C ó m o e s cr i b i r b i e n un i nfo r m e ?
 Escribir un Informe de Estado Efectivo

Recordando esas cuatro secciones, haz clic a través de este proceso paso a paso para
aprender cómo escribir tu propio informe de estado efectivo.
 Pas o 1

El Resumen Ejecutivo

La primera sección de tu informe es el resumen ejecutivo, que cubre toda la información

crítica. Mientras alguien lea esta sección, entenderá el contenido del informe. Aquí,
incluye una sinopsis de los identificadores del proyecto, el resumen y la salud general.

Tus identificadores son los elementos del proyecto. Estos introducen a los
patrocinadores y al gerente del proyecto, el nombre y el ID del proyecto, y la fecha. Al
comenzar cada informe de estado con esa información, establecerás uniformidad.

Luego, escribe un resumen a alto nivel del informe. Si un ítem requiere atención,
indícalo aquí (aunque planees mencionarlo nuevamente más adelante). En una o dos
oraciones, enumera tus logros más importantes, el progreso y los problemas. Responde
a estas preguntas:

¿Qué logros planeas alcanzar?

¿Qué has logrado hasta ahora?

¿Cuáles son los problemas y riesgos más relevantes?

Finalmente, explica la salud general del proyecto. Considerando elementos como tu

cronograma, alcance, presupuesto y progreso, ¿cómo va todo? Proporciona una
representación visual de esa respuesta con un sistema de codificación de colores como
verde (en camino), amarillo (en riesgo) y rojo (requiere atención inmediata). Luego,
reflejando esa información, da un porcentaje de la proporción del proyecto total que está
completo.
 Pas o 2

Hitos y Entregables

La segunda sección de tu informe detalla todos tus hitos clave y entregables. Aquí es
donde realizas el seguimiento de lo que se ha logrado hasta ahora.

Primero, enumera tus hitos y su porcentaje de finalización. No todas las tareas son un
hito. Más bien, los hitos son tareas (o eventos) de gran relevancia que impactan
directamente en tu éxito. Los ejecutivos pueden mirar los hitos y entender rápidamente
la historia y el estado del proyecto.

Luego, enumera las fechas de inicio y finalización previstas y reales de cada hito.
¿Cuáles eran tus predicciones originales? ¿Qué fue lo que realmente sucedió? Si el hito
todavía está en progreso, escribe "TBD" (por determinar).
 Pas o 3

Problemas, Riesgos y Cambios

En la tercera sección de tu informe, actualiza a los lectores sobre todas las variaciones
respecto al plan original del proyecto. Considera los problemas actuales, los riesgos y
las solicitudes de cambio.

Primero, documenta todos los problemas. Da una actualización sobre los problemas
pendientes. ¿Se ha logrado algún avance? ¿Cuál es el estado actual? Luego, enumera los
nuevos problemas que han surgido durante este período de informe. Al lado de cada
punto, menciona quién está trabajando en el problema y qué acciones están tomando.

En segundo lugar, ¿cuáles son tus riesgos? Estos son problemas que podrían impactar tu
proyecto. Al conocer tus riesgos, tendrás más posibilidades de detectarlos a tiempo. En
esta sección, alerta a los lectores sobre cualquier área de alto riesgo del proyecto y
bríndales un resumen rápido de tu plan de gestión de riesgos.

Finalmente, destaca las solicitudes de cambio abiertas. Considerando todos los

problemas mencionados, ¿cuáles son los siguientes pasos? ¿Necesitas hacer algún
cambio en tu plan original del proyecto? Si es así, enuméralos aquí. Por ejemplo, podrías
pedir una extensión del presupuesto o reducir el alcance del proyecto en esta sección.
 Pas o 4

Progreso del Equipo

En la última sección de tu informe, mide la productividad de tu equipo. Al observar las

tareas más pequeñas que conforman cada hito, resalta el progreso de tu equipo durante
el período de informe actual. Al detallar esa información, podrás seguir el ritmo de lo
que tu equipo es capaz de lograr.

Primero, enfócate en las tareas programadas. Escribe todo lo que tu equipo estimó que
podrían terminar durante este período de informe. Luego, enumera las tareas que
fueron completadas.

Finalmente, enumera todas las tareas próximas. Aunque la mayor parte de tu informe
tratará sobre lo que ha sucedido, esta última sección le dará a tus lectores una visión
general de lo que se viene a continuación. Solo no olvides incluir cualquier tarea
previamente programada que tu equipo no haya podido abordar en la parte superior de
esta lista.
 Resumen

Al escribir un informe de estado, recordá cuatro secciones:

Primero, crea una visión general ejecutiva con los identificadores del
proyecto, un resumen y la salud general del mismo.

Luego, enumera todos los hitos y entregables, así como los

problemas, riesgos y cambios.

Finalmente, mide el progreso de tu equipo y enumera todas las

tareas próximas.

A medida que los proyectos avanzan, los informes de estado aseguran

que los actores clave sepan en qué punto se encuentra el proyecto.
Aumentan la visibilidad, ayudan a monitorear y medir el progreso, y
crean responsabilidad.

C O N T IN U E M O S
Lección 13 de 14

Controlando los costos a través de la

planificación, el seguimiento y los informes.

En esta lección, aprenderás cómo controlar los costos de un proyecto. Primero,

aprenderás qué es el control de costos y sus beneficios. Luego, analizaremos cómo crear
un presupuesto para el proyecto, hacer el seguimiento de los gastos e informar sobre tus
gastos.
 El control de costos del
proyecto implica la
elaboración de
presupuestos, el
¿Qué es el control de
costos? seguimiento y la
elaboración de inf ormes.
Es un proceso continuo
que nos ayuda a entender
cómo se están utilizando
los fondos a lo largo de un

1 of 1

Al principio, creamos un presupuesto para identificar,

cuantificar y estimar todos los gastos. Ese presupuesto es
cómo establecemos una línea base realista de los costos
esperados. Luego, a medida que el proyecto avanza,
realizamos un seguimiento y generamos informes sobre
esos gastos para entender el estado financiero en curso del
proyecto, monitorear las variaciones y hacer ajustes cuando
sea necesario.
 ¿ Q ué b e ne fi ci o s t r a e co nt r o l a r l o s co s t o s ?

Cuatro beneficios de controlar los costos

El éxito de un proyecto depende de qué tan bien se gestionen los costos. Cada gasto debe
ser contabilizado, controlado y comparado con tus proyecciones originales. Aquí hay
cuatro beneficios clave de controlar los costos:
 1 Identificar sobrecostos. Los sobrecostos son la pesadilla de un
gerente de proyecto. Pueden destruir las ganancias y llevar al
fracaso. Sin embargo, a través del seguimiento y reporte regular
de los gastos, puedes identificar estos sobrecostos en sus
primeras etapas. Esto te permite tomar medidas correctivas y
ajustar el presupuesto antes de que las cosas se salgan de control.

2 Generar confianza. Cuando todos tienen expectativas claras sobre

el presupuesto (y entienden cómo se está asignando el dinero), se
mejora la confianza. Esto es particularmente importante al tratar
con inversionistas y partes interesadas. Si los demás pueden ver
en qué se gasta su dinero, es más probable que confíen en ti, tanto
ahora como en el futuro.

3 Mejorar las proyecciones futuras. Al presupuestar, hacer un

seguimiento y reportar los gastos, crearás un registro formal de lo
que funciona y lo que no. Esa información es invaluable.
Aprenderás de estos éxitos y fracasos y utilizarás esos datos para
mejorar la precisión de tus proyecciones.

4 Mantener la conciencia financiera. El control de costos fomenta

la conciencia y visibilidad financiera. A través de una gestión
efectiva de los costos, comprenderás cómo se están utilizando tus
finanzas. Cada gasto, sin importar lo pequeño que sea, se
documenta y se supervisa. Cuando surgen sorpresas, estás al
tanto de ellas y puedes tomar medidas correctivas antes de que
sea demasiado tarde.

¿ C ó m o cr e a r un p r e s up ue s t o r e a l i s t a q ue t e ng a e n cue nt a t o d o s
l o s co s t o s ?

Crear un presupuesto de proyecto

Comienza en las primeras etapas de tu proyecto. Paso a paso:
Paso 1

Ident if icar los cost os

Al crear un presupuesto, el primer paso es identificar todos los costos potenciales. Pregúntate:
¿En qué estamos gastando dinero? Reúne a tu equipo y haz un tormenta de ideas juntos.

Piensa en la mano de obra, como proveedores, consultores y abogados. Considera lo que

gastarás en materiales como software, equipos y suministros. Y analiza cualquier gasto de
viaje, como pasajes de avión, estadías en hoteles y alquiler de autos.

Luego, considera todas las contingencias, que son factores fuera de tu control. Las
contingencias pueden ser variables positivas o negativas. Por ejemplo, un proveedor puede
aumentar sus precios, o podrías recibir un descuento por pedidos al por mayor. Piensa en todos

los costos esperados e inesperados.

Paso 2

Crear un presupuest o basado en el t iempo

Una vez que hayas identificado todos los costos, el siguiente paso es convertir esos costos en
un presupuesto realista. Estima cuánto dinero gastarás en cada elemento para lograr el

cronograma y el alcance deseados. Divide esa asignación en un presupuesto basado en el

tiempo, que plantea la pregunta: ¿Cuánto gastarás en cada fase del proyecto?

Luego, una vez que tengas una idea clara de ese marco temporal, realiza una última revisión
respondiendo las siguientes preguntas:

¿Necesito una asignación para contingencias debido a gastos imprevistos? Si es así,

¿cuánto?
 ¿Qué ha funcionado en proyectos similares en el pasado? ¿Qué no ha funcionado?

¿Cuáles son las expectativas y opiniones de mi equipo y los interesados?

¿ C ó m o a s e g ur a r t e d e q ue e l p r e s up ue s t o s e ut i l i ce s e g ún l o
p l a ne a d o ?

Rastreando y Reportando los Gastos

Con el presupuesto establecido y el proyecto en marcha, ahora necesitas asegurarte de
que el presupuesto se utilice según lo planeado. Esto se logra de manera más efectiva a
través del seguimiento y la elaboración de informes consistentes.

El seguimiento requiere que registres los gastos e identifiques las desviaciones de tu

presupuesto basado en el tiempo. La elaboración de informes implica comunicación
continua, revisitar el presupuesto y hacer nuevas previsiones cuando sea necesario.
Expande las filas a continuación para aprender más sobre cada uno de estos pasos.

Paso 1

Regist rar los gast os

Un seguimiento efectivo requiere un registro preciso. Todo debe ser contabilizado y

documentado en tiempo real (sin importar lo grande o pequeño que sea el gasto).

La mejor manera de registrar los gastos es mediante la delegación. Delegá el control de los
costos asignando a uno o varios miembros del equipo para registrar artículos de gastos
específicos. Estos controladores de costos pueden usar una herramienta de gestión de
proyectos o un software como Excel para registrar y mantener todos los gastos, de modo que
no se pase por alto nada.

Paso 2

Ident if icar desviaciones

Mientras registras los gastos, también buscá desviaciones. Identificá las desviaciones
comparando el gasto real con el gasto planificado. ¿Estás gastando lo que esperabas gastar?

Desarrollá algunos indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes para facilitar este paso.
Considerá los siguientes elementos:

Valor planificado: ¿Cuánto presupuestaste para este período de seguimiento?

Costo real: ¿Cuánto dinero has gastado realmente?

Desviación de costos: ¿Estás por debajo o por encima del presupuesto? Si es así, ¿por
cuánto?

Las desviaciones casi siempre ocurren. Pero al comparar tus resultados mientras los vas
registrando, podés detectar rápidamente esas áreas problemáticas y reaccionar en

consecuencia.

Paso 3

Comunicar los hallazgos

A medida que sigas registrando los gastos e identificando desviaciones, dedicá tiempo a
reunirte regularmente con tu equipo y stakeholders para comunicar tus hallazgos. El informe
de gastos requiere comunicación continua.

Compartí los informes de gastos, usá los informes de estado para señalar problemas y cubrí
todos los hallazgos significativos durante las reuniones diarias. Todos deben estar al tanto del
estado del presupuesto. Así, podrás revisar el presupuesto y hacer ajustes cuando sea necesario.

Paso 4

Revisit ar y re-pronost icar

Parte del informe de gastos también implica informar sobre los cambios. El presupuesto es una
parte dinámica de tu proyecto, y es probable que necesite ser revisado y re-pronosticado. Podés
encontrarte con una variación de costos significativa. Si es así, controlá la situación antes de

que se agrave. Algunas discrepancias de costos, como la inflación, están fuera de tu control. Lo
que sí podés controlar es cómo informás sobre esos problemas.

Si tu proyección inicial del presupuesto es incorrecta, revisá el motivo, actualizá el pronóstico y

documentá esos cambios. Es mejor ajustarse a los imprevistos a mitad del proyecto que esperar
hasta que se cierre.
 Cuidado con los pequeños gastos. Una pequeña fuga
hundirá un gran barco.

Be njamin Franklin

C o m p r o b á t u co no ci m i e nt o

¿Se puede presupuestar para sorpresas?

Cuando estimaste tu presupuesto, planeaste una tarifa específica de un

proveedor. Ahora, ese proveedor cambió su precio, y estás muy por encima del

presupuesto. ¿Podrías haber hecho algo diferente durante la etapa de

presupuestación para reducir ese impacto?

No, no hay forma de planificar para esta acción inesperada.

Tendría que esperar hasta la etapa de reporte para hacer
ajustes.

Sí, podría haber elaborado un plan de contingencia.

SUBMIT
Para controlar tus proyectos, debes controlar tus costos. El control de costos te ayuda a
identificar sobrecostos, generar confianza, mejorar tus pronósticos futuros y mantener
la conciencia financiera en cada etapa de tu proyecto. Recuerda que un control de costos
efectivo implica tres elementos: presupuestar, hacer seguimiento y reportar los gastos.

C O N T IN U E M O S
Lección 14 de 14

Cerrando un proyecto.

En esta lección, aprenderás cuándo comienza el cierre de un proyecto, así como cinco
pasos para cerrarlo de manera efectiva. Usá la lista de verificación al final de la lección
para asegurarte de haber solucionado todos los detalles antes de comenzar tus
celebraciones.

Activá los subtítulos en español de los videos haciendo clic en CC y luego en: English
(auto-generated) CC

02:45
Condiciones para el Cierre del Proyecto
El cierre del proyecto ocurre después de que todo el trabajo del proyecto esté completo:
los objetivos se han alcanzado, los acuerdos se han cumplido y el usuario final acepta el
proyecto como terminado.

Las siguientes condiciones deben cumplirse para transitar a la fase de cierre del proyecto:

Todos los objetivos del proyecto se han cumplido y los

entregables están finalizados.

Todos los procesos del proyecto se han ejecutado.

El equipo del proyecto y la dirección acuerdan formalmente que el

proyecto está completo.

El proyecto es aceptado como completo por el cliente, el

consumidor o el usuario final.

Sin embargo, el proceso de cierre de un proyecto implica más que solo la entrega del
mismo. Hay varios otros pasos que el gestor del proyecto debe seguir para asegurarse de
que la transición del proyecto se realice sin problemas, se cumplan los acuerdos y la
empresa pueda volver a sus operaciones normales.
Hay cinco pasos que debes seguir para cerrar un
proyecto con éxito. Los cinco pasos son obtener
aprobaciones, archivar documentación, cerrar finanzas y
contratos, revisar las lecciones aprendidas y liberar
recursos.

T ransición al Mantenimiento del Proyecto

En algunos casos, como un proyecto que da lugar a un nuevo producto o servicio, puede
ser necesario realizar acciones adicionales y continuar con el mantenimiento por parte
del personal de operaciones. En este caso, el gerente del proyecto deberá garantizar la
finalización del proyecto y apoyar la transferencia del proyecto. El gerente del proyecto
puede necesitar proporcionar una lista de tareas o materiales de capacitación, asegurar la
transferencia exitosa del conocimiento por parte del equipo del proyecto y verificar la
transferencia de la propiedad del proyecto.

¿ C ó m o a nunci a r e l ci e r r e d e un p r o y e ct o ?

Anunciar el Cierre de un Proyecto

El cierre de un proyecto debe ser anunciado de manera clara y formal a todas las partes
interesadas. Este anuncio debe incluir un resumen de los logros alcanzados, los objetivos
 cumplidos y las lecciones aprendidas durante el proceso. Es importante reconocer el
esfuerzo del equipo y agradecer a los colaboradores, además de garantizar que todos los
documentos, entregables y responsabilidades hayan sido correctamente transferidos.
Una comunicación eficaz asegura que todos los involucrados estén al tanto del estado del
proyecto y facilita la transición a nuevas etapas o proyectos.

Revisa tu comprensión
Realizá el siguiente breve cuestionario para poner a prueba tu comprensión de la fase de
cierre de un proyecto en la gestión de proyectos.

Pregunta 1 de 2
¿Qué diferencia hay entre un proyecto que está terminado y un proyecto que está
cerrado?

No hay diferencia; una vez que el proyecto está terminado, tu

trabajo está hecho.

Un proyecto que está terminado significa que tu equipo está de

acuerdo formalmente en que se han cumplido los objetivos y
entregables del proyecto. Un proyecto que está cerrado significa
que tu equipo y el cliente o usuario están de acuerdo
formalmente en que se han cumplido los objetivos y
entregables del proyecto.

El proceso de cerrar un proyecto tiene lugar después de que tú y

tu cliente acuerden que el proyecto está terminado. Implica
obtener la aprobación del proyecto, archivar la documentación,
 cerrar las finanzas y contratos, revisar las lecciones aprendidas
y liberar los recursos.

SUBMIT

Respondé para poder continuar

Pregunta 2 de 2

Imagina que tu equipo ha terminado su trabajo en un proyecto. Reviso los

objetivos y entregables del proyecto y creo que todos están cumplidos. Sin
embargo, después de entregar el proyecto al cliente para su aprobación, ella
quiere que hagas algunas revisiones menores. ¿Puedes continuar con el cierre del
proyecto?

Sí. Puedes comenzar a cerrar el proyecto a pesar de las

revisiones menores del proyecto.

No. Necesitas que todas las partes acepten el proyecto como

completo antes de comenzar el proceso de cerrarlo.

SUBMIT
 Respondé para poder continuar

Lista de verificación final

El cierre de un proyecto es un paso esencial en el proceso de gestión de proyectos. No
querés quedarte atrapado en un proyecto que nunca termina, ni ser responsable de un
proyecto que no cumplió con sus objetivos, entregables o criterios de aceptación.
Entonces, antes de dejar atrás un proyecto, revisá la siguiente lista de cierre de proyecto y
asegurate de que tu trabajo esté realmente terminado.

Los objetivos del proyecto, los entregables y los criterios de

aceptación completos.

Aprobaciones del cliente y firmas obtenidas.

Entrega del proyecto y transferencia de propiedad completadas.

Proyectos del equipo y proveedores cerrados.

Finanzas cerradas: todos los pagos recibidos, pagos realizados e

informes financieros completos.

Toda la documentación y los activos del proyecto archivados.

Reunión post-cierre completada y lecciones aprendidas

documentadas.

Miembros del equipo del proyecto liberados o reasignados.

 Equipo o herramientas prestados devueltos.

L l e g a m o s a l fi na l

¡Celebra!

Al cerrar un proyecto, no olvides reconocer

a tu equipo y recompensarlo por un trabajo
bien hecho. Reconocer y celebrar el éxito de
tu equipo es fundamental para fomentar la
moral del grupo y la retención del talento.

¡Gracias por realizar este curso!