‘‘COLEGIO NACIONAL CORONEL VALOIS

RIVAROLA’’

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

TEMA:

MÓDULO III: ORGANIZACIÓN Y CONDUCCIÓN DE

REUNIONES.

INTEGRANTES:

 Montserrat María Lissie Ramirez Matto.

 Hilda María Aramí Fretes Lezcano.
 Fiorella María Briñoccoli Rojas.
 María Elizabeth Pérez Vera.

PROFESORA: Stella Asunción Giménez Herrera.

CURSO: 3° BATAN.

TURNO: Mañana.

AÑO: 2018.
 ÍNDICE

Introducción………. Pág. 1.

Módulo III: Organización y conducción de Reuniones..

Pág. 2.

Contenido………. Pág. 3 al 8.

Anexo…….. Pág. 9.

Conclusión……… Pág.
10.

Bibliografía………. Pág.
11.

Indicadores………. Pág.
12.
INTRODUCCIÓN.

En una reunión, dos o más personas se reúnen para discutir uno o

varios temas, a menudo en un ambiente formal.

En una organización, las reuniones de trabajo significan una

oportunidad inmensa para crecer y conocer más, al plantearse
diferentes puntos de vistas e ideas y determinar, así mismo, si las
labores en un grupo de la empresa se están realizando
correctamente o no.

Recordemos que el trabajar aislados del resto de nuestros

compañeros nada bueno nos puede traer. El trabajo en equipo es la
base fundamental para la consolidación y el éxito de un proyecto, y
una herramienta valiosísima en una empresa que quiera alcanzar los
mejores resultados y el logro cabal de todos sus objetivos, sin olvidar
que con esto se da una integración de ideas, propósitos y metas
organizacionales.

El tiempo es lo más valioso que poseemos y es lo único que no

podemos comprar.
 1

MÓDULO III
ORGANIZACIÓN Y
CONDUCCIÓN DE
REUNIONES.

CAPACIDADES:
 Reconoce la importancia de un buen manejo de
reuniones.
 Aplica las recomendaciones para la obtención de un
mayor provecho de las reuniones, en la elaboración
de proyectos de área.
 2
Reunión.
Una reunión es un acto o proceso por el que un grupo de personas
se unen, como un conjunto, con un propósito común.
Es la agrupación de varias personas en un momento y espacio
dados, voluntaria o accidentalmente.
Puede llevarse a cabo de manera organizada y planificada, con un
objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también
puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores
propósitos.
En una organización, una reunión convoca a dos o más personas
con el propósito de lograr un objetivo común a través de la interacción
verbal, tales como el intercambio de información o la posibilidad de
llegar a un acuerdo. Las reuniones pueden producirse cara a cara o
virtualmente, mediadas por la tecnología de comunicaciones, tales como
una videoconferencia.
Por lo tanto, una reunión organizada se puede distinguir de otros
tipos de reuniones, como un encuentro casual (no ha sido convocado),
un espectáculo deportivo o un concierto (en ambos casos existe escasa
interacción verbal), una fiesta o la compañía de los amigos (sin ningún
objetivo común que lograr) y una demostración o concentración política
(cuyo objetivo común se logra principalmente a través del número de
manifestantes presentes, no mediante la interacción verbal).
A veces el término es utilizado para referirse a las conferencias o
congresos, ya sean científicos, comerciales o de otro tipo, que son
eventos realizados en un hotel, centro de convenciones o cualquier otro
lugar dedicado a estas reuniones.
1. El tiempo es Oro.
Comienza la reunión a tiempo sin importar el número de personas
ausentes. No castigues a las personas que sí llegan a tiempo y tengan
que esperar a los demás. Decirles a las personas que llegaron tarde que
después podrán poner al corriente. Esto establece el estándar para las
siguientes reuniones y alentará a las personas a llegar a tiempo.
2. Prepararse con anticipación evita un mal desempeño
En un formato por escrito, por lo menos con 48 horas de
anticipación, envía una orden del día, informal, con los temas,
participantes, tiempos, puntos de acción y resultados deseados. Cada
participante debe de estar preparado y tener los documentos e
investigación adecuados. Esto hará ganar velocidad y fuerza para
obtener un resultado positivo y mantendrá el impulso de la reunión
hacia adelante.

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1. Ir por la meta
Conocer el resultado deseado desde el comienzo y comunicarlo en
cada oportunidad. Guía las conversaciones y discusiones de la reunión
hacia esta conclusión. Cuando ocurran reuniones dentro de las
reuniones, recuérdales a los participantes sobre la meta principal para
que se vuelvan a enfocar en ella.
2. Seguir adelante
Debes de tener una lista de preguntas para estimular el
pensamiento. Mantener las cosas a un ritmo rápido y enérgico. Trata de
incorporar algunas de estas preguntas:
¿Cómo va a ocurrir esto?
¿En dónde ha funcionado esto antes?
¿Hay alguna prueba que confirme lo que se ha dicho?
¿Cómo comenzamos y mantenemos la velocidad y fuerza?
¿Ésta idea tendrá algunas restricciones?
3. Trata de hacer una rutina de monólogo
Algunas organizaciones tienen sus reuniones en lugares donde
todo se encuentra de pie. La idea es que el cuerpo y cerebro trabajan de
manera más eficiente en esta posición. Estos tipos de reuniones pueden
lograr resultados rápidos porque es más fácil pensar de manera
espontánea y rápida cuando se está parado.
1. Comer y después reunirse
Si piensas tener comida en una reunión, programa un tiempo para
comer en el itinerario. Si la reunión comienza a las 08:00 en punto, en la
orden del día menciona que el desayuno se servirá de las 07:30 a 08:00
y que solo se servirá café después de las 08:00.
2. Leer las reglas
 Todos conocemos la regla de apagar los celulares. ¡Utilícela!
Asegúrate de tener recesos para que los participantes puedan verificar
sus mensajes. Menciona a qué hora comienza nuevamente la reunión.
3. Siempre hay una siguiente vez
En caso de ser necesario, programa la siguiente reunión antes de
terminar esta para que todas las personas involucradas tengan el mismo
tiempo para organizar su tiempo. Da suficiente tiempo para realizar los
proyectos y tareas (en caso de ser necesario).

Preparación de la Reunión.
·Establecer una agenda: Cada reunión debe de tener un objetivo
claro. Incluirlo en la invitación, junto con los temas para tratar, quienes y
porque deben de participar, la duración estimada y el lugar del
encuentro. Si es posible, establece también quien conducirá la reunión.
Las herramientas como el Microsoft Outlouk y el Calendario de Gmail
facilitan la coordinación y la confirmación de asistencia.
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· Preparar la reunión y pedir preparación a quienes corresponda:
La persona a cargo de la coordinación debe ocuparse previamente de
que esté disponible todo lo necesario para el evento. Desde el material
de presentación o discusión, muestras y productos, hasta los servicios
de soporte como el café o equipamiento tecnológico.
· Exigir (se) puntualidad: Comenzar a tiempo y con todos los invitados
presentes asegura el aprovechamiento de los recursos personales y del
negocio. Además, la reunión requiere de un cierto tiempo pre-pautado
para poder llegar a buen puerto. Si se ve limitado por tardanzas,
quedarán temas pendientes y se tomarán decisiones apresuradas.
· Realizar la apertura formal de la reunión: El coordinador debe dar
comienzo a la reunión, con un repaso de la agenda. La presentación de
los participantes o la primera intervención de cada uno pueden ser
también un espacio para anuncios o comentarios más personales (por
ejemplo, si alguien dejará la reunión antes de tiempo, anticipa que debe
responder a un llamado o comunica que no ha podido preparar algún
tema de la agenda).
· Conducir la reunión: Es raro que un encuentro de varias personas
fluya naturalmente hacia los objetivos planteados. Distracciones,
conversaciones personales, interrupciones, cansancio y otros factores
pueden conspirar en contra de la eficiencia. El conductor del encuentro
tiene que asegurar el cumplimiento de la agenda, administrar los
tiempos y las intervenciones y orientar al grupo hacia los objetivos
planteados.
Si hay una negociación como centro de la reunión, el coordinador debe
actuar como mediador, para que pueda resolverse.
· Cerrar la reunión: Si no se pone un punto final, en el que se
recapitule lo tratado y decidido, y se enumeren los temas abiertos o sin
solución, las reuniones pueden extenderse innecesariamente.
Generalmente este espacio de cierre incluye el debate de dudas,
próximos pasos o tareas pendientes. La existencia de un cierre formal
habilita que puedan retirarse quienes deban o quieran hacerlo.
· Minuta o recordatorio de tareas: Las reuniones son un medio para
resolver problemas, encontrar puntos en común y trazar estrategias
para el futuro. De esta forma, su objetivo no concluye con el fin del
encuentro. Es necesario que el coordinador se asegure de que se
comunique lo tratado y se cumplan las tareas asignadas, para lo que
una minuta o síntesis de la reunión es la herramienta indicada.

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Fase de apertura:
El inicio de la reunión debemos ajustarlo a la hora marcada. la
puntualidad es esencial ya que con ella respetaremos al que llega a la
hora y conseguiremos en las próximas convocatorias de reuniones los
participantes respeten el horario de inicio.
Antes de comenzar con la reunión en sí, y a modo de bienvenida,
estableceremos un breve diálogo sobre un tema de actualidad para
captar la atención de los participantes y crear un clima agradable de
debate.
Posteriormente presentaremos la reunión, hablaremos de los objetivos y
de la duración prevista de la misma. Comprobaremos que todos han
recibido la documentación adjunta e informaremos sobre cómo vamos a
desarrollar la reunión.

Fase de análisis y debate:

Durante esta fase debatiremos sobre los puntos argumentales. el
director ofrecerá la palabra a todos los que desean aportar información,
que será puesta en común. Se vigilará el ritmo, la cantidad y la calidad
de las intervenciones. Es el momento de poner sobre la mesa los
distintos puntos de vista y el director ha de valer por evitar las
interrupciones, bien sean físicas o de teléfonos móviles.
 Utilizaremos las preguntas que tenemos preparadas para centrar
la reunión sobre los temas centrales de la misma y según vayan
definiéndose las diferentes posiciones iremos analizándolas con el grupo
y aclarándolas si es necesario.

Fase de toma de decisiones:

Una vez que las posiciones están claras, el director de la reunión
ira conduciendo a los participantes hacia la culminación de pequeños
acuerdos, controlando siempre el tiempo. Estos acuerdos intermedios
que nos acercan más al objetivo se convertirán en acuerdos decididos
por mayorías o por consenso, aunque estos últimos tendrán más
garantías de ser plasmados posteriormente con éxito y, por tanto, son
mucho más recomendables que los alcanzados por mayorías.

Fase de conclusiones:
En esta fase que cierra el proceso a través del que se desarrolla
una reunión podremos resumir los acuerdos alcanzados, repasar un poco
los temas que hemos abarcado y señalar todos aquéllos que quedan
pendientes para futuras reuniones. Una vez efectuados, ya podemos
empezar a definir qué es lo que hay que hacer, quien lo va a hacer y en
qué plazo.
Como directores al final de la reunión gradeceremos a los
participantes su presencia y su talante dialogante y fijaremos también
fecha para la próxima reunión.

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En caso de que hayamos tomado acta de reunión, levantaremos la
misma y posteriormente, la enviaremos a los que han sido integrantes
de la misma
1. Inicie la Reunión.
· Presentación (Si es necesario).
· Procure que el grupo se sienta cómodo.
· Indique el procedimiento o régimen usado.
· Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos
se desean alcanzar.
· Haga introducción
2. Dirija y Controle.
· Estimule la participación.
· Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio visuales.
· Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.
· Resuma con frecuencia.
· No permita que un participante monopolice un tema.
· Controle la reunión sin provocar resentimientos.
3. Consiga la Aceptación de los Resultados.
· Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas
nuevamente.
· Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría del
grupo las acepte.
· Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por
la mayoría.
4. Resuma la Reunión.
· Indique lo que se ha conseguido con la reunión.
· Muestre los aspectos sobresalientes.
· Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y
experiencias presentadas.
· Determine el plan de acción a seguir.
· Haga una clausura adecuada.

Planificación, organización y dirección de

reuniones.
1. Planificar la reunión.
Las reuniones efectivas que producen resultados comienzan con la
planificación de reuniones. En primer lugar, debes identificar si otros
empleados son necesarios para ayudar a planificar la reunión. Luego,
decide los objetivos que deseas lograr mediante la celebración de la
reunión.
Debes establecer metas factibles para la reunión. Los objetivos
establecerán el marco para un programa de reuniones eficaces. Siempre
debes comenzar con un fin en mente.

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2. Asegúrate de lo que necesitas para la reunión.

Una vez que hayas desarrollado tu programa de la reunión,

asegúrate de que una reunión es el vehículo apropiado para el logro de
los objetivos establecidos. Por lo, haz los esfuerzos para disuadir a los
directivos que una reunión es la mejor oportunidad para resolver el
problema, mejorar el proceso, o hacer un plan en curso.
Puedes lograr las metas de la reunión con una discusión por correo
electrónico o mediante la solicitud y la distribución de información a
través del boletín de la empresa. Asegúrate de que la reunión es
necesaria y conveniente no sólo para ti, sino que ayudará a obtener
mejores resultados con los asistentes.
3. Garantizar una adecuada participación en la reunión.
Si una reunión es el medio adecuado para lograr sus metas, consulta a
los participantes que deben asistir a la reunión para tener éxito. Los
asistentes necesarios deben estar disponibles para asistir a la reunión.
Debes posponer la reunión si faltan algunos miembros importantes. Si
un representante asiste en el lugar de otro, debes asegurarte de que el
miembro del personal designado tiene la autoridad para tomar
decisiones.
4. Distribuir y dar revisión previa a trabajar antes de la reunión.
Muchas reuniones que fracasan comienzan con un facilitador
repartiendo hojas informativas o con la proyección de una diapositiva
de Microsoft PowerPoint para la discusión. Esto atenta contra la reunión
debido a que muchos asistentes se centran en leer los documentos en
lugar de prestar atención a las disertaciones. Se puede ser más
productivo si se proporciona este material con tiempo previo antes de la
reunión real.
La documentación que ayudará a alcanzar los objetivos de la
reunión puede incluir informes, datos y gráficos examinados como
información sobre la competencia, las ventas del año hasta la fecha, y
los planes de producción. También diapositivas de Microsoft PowerPoint
que ilustran los puntos clave de discusión y minutos, notas y
seguimiento de reuniones anteriores o afines y proyectos.

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ANEXOS
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CONCLUSIÓN
 La reunión es un acto por el que un grupo de personas se unen
con un fin determinado a través de una interacción verbal como el
intercambio de información y opiniones.
Existen otros tipos de reuniones como: encuentro casual,
espectáculo deportivo, una fiesta y concentración política.
Para obtener mayor provecho de las reuniones debemos tener en
cuenta el tiempo y preparar con anticipación.
Para preparar la reunión debemos establecer una agenda, solicitar
preparación a quien corresponda, exigir puntualidad, realizar apertura
formal de la reunión, conducirla y cerrarla recordando las tareas
asignadas, si así fueron.
El proceso de reunión posee la fase de apertura, análisis y debate,
toma de decisiones y la fase de conclusiones.
El que dirige la reunión, una vez iniciada debe controlar a los
integrantes, conseguir la aceptación de los resultados y por último
realizar una conclusión de la reunión

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BIBLIOGRAFÍA
Material de apoyo: Administración de Empresas.-TERCER CURSO

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 INDICADORES.
Carpeta:
Color verde, hoja oficio, títulos en 16 en negrita; texto en 12 normal, tipo
de letra New Roman; Interlineados 1,5;
4P
Debe contener:
-Portada:
 Carátula, integrantes. 1P
 Introducción.
1P
 Marco teórico o desarrollo del tema.
10P
 Anexo o Ejemplos.
1P
 Conclusión.
1P
 Bibliografía.
1P
 (Índice a partir de Introducción).
1P
Individual:
 Manejo del tema completo / seguridad en el tema.
1P
 Uso correcto de vocabulario técnico.
1P
 Inicio, desarrollo y finalización del tema en forma coherente.
3P
 Responde a los cuestionamientos en forma pertinente y oportuna.
1P
 Viste el uniforme correcto de la institución.
1P
 Presenta el trabajo en fecha establecida. 1P
 Elabora preguntas del tema al público de compañeros.
1P
Exposición con uso de materiales didácticos:
 Proyector.
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