PROCESO DE EVALUACIÓN, MONITOREO Y
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CONTROL DE GESTIÓN
INFORME AUDITORIA INTERNA DEL SISTEMA
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INTEGRADO DE GESTIÓN
TIPO DE AUDITORÍA Interna
Determinar la conformidad del sistema integrado de gestión e identificar
OBJETIVO
áreas de mejora del sistema de gestión
Se realizará evaluación independiente a la Gestión Documental, Compras,
ALCANCE
Almacén, y Mantenimiento Locativo
Norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2015; ISO 45001:2018, 55001:2014 y
CRITERIOS Decreto 1072:2015 y demás requisitos aplicables a la prestación del
servicio, así como los reglamentarios adoptados por la organización
PROCESO Administrativo y Servicio Logístico
10 y 14 abril de FECHA DEL
FECHA DE LA AUDITORÍA 21/04/2025
2025 INFORME
Cristian Pimag; Jefe Administrativo
AUDITADOS Alvaro Urquijo, Almacenista
Jhonatan Ordoñez, Asistente de Sistemas
Auditor Líder Andrea Vélez Montenegro, Asesor de Control Interno.
Experto Técnico N/A
Auditores Apoyo N/A
FORTALEZAS
El proceso de gestión documental cuenta con prácticas consolidadas para la organización,
conservación y trazabilidad de la información, apoyadas en herramientas tecnológicas como el
sistema Orfeo. 8.1
El proceso de compras cuenta con mecanismos establecidos y estructurados para la
planificación, ejecución y seguimiento de adquisiciones, garantizando la trazabilidad de cada
solicitud desde su origen hasta el cierre contractual. 8.4
CONFORMIDADES
#
N
Nor DETALLE DE LAS CONFORMIDADES
o.
ma
Se evidenció que los riesgos asociados al proceso Administrativo y de Servicios
Logísticos fueron revisados y actualizados en enero de 2025, en cumplimiento con las
1 6.1
disposiciones del sistema de gestión, lo que contribuye a una gestión oportuna y
eficaz de los riesgos identificados
La empresa ejecuta trimestralmente acciones de vigilancia y control de plagas, para
ello, cuenta con el Contrato No. 20241300003218, vigente para el año 2025,
mediante el cual se realizan jornadas de fumigación preventiva y control de roedores
2 8.2.2
y vectores en cada una de las sedes y subestaciones. Como evidencia de su
ejecución, se encuentra disponible el certificado de control de plagas y desinfección
con radicado No. 20252120007612.
3 6.1.2 Se evidenció que la organización cuenta con una póliza colectiva de automóviles
vigente (No. 3002319), con fecha de vencimiento al 07/05/2025, la cual cubre todos
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los vehículos institucionales. Esto demuestra cumplimiento con los requisitos de
aseguramiento de activos y gestión de riesgos asociados a la operación de los
vehículos.
El proceso de compras cuenta con mecanismos efectivos de comunicación interna y
externa para informar y coordinar con las partes interesadas. Entre estos se
encuentran el uso de carritos de compra, correos electrónicos, circulares internas,
4 7.4
publicaciones en la página institucional, expedientes electrónicos a través del SGD
Orfeo, así como procesos de inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y
ambiental. 7.4, 7.5
Se evidenció que la empresa cumple con los requisitos establecidos por el Decreto
1072 de 2015 en relación con la comunicación de los requisitos de seguridad y salud
5 8.4.3 en el trabajo (SST) y ambientales a contratistas y proveedores. Estos requisitos están
claramente incluidos en los términos contractuales y son reforzados mediante
inducciones y revisiones documentales previas al inicio de actividades.
Se evidenció que los proyectos definidos en el Plan Institucional de Archivos – PINAR
se encuentran con fecha de ejecución vigente y conforme a lo planificado,
6 8.1
demostrando cumplimiento del cronograma establecido y un seguimiento eficaz al
desarrollo de los proyectos archivísticos.
Se evidenció que los responsables de las actividades de radicación, conservación,
préstamo y custodia documental, específicamente el Asistente de Gestión
7 7.2
Documental, cuentan con formación técnica y actualizaciones recientes en temas
archivísticos.
Se asegura que las condiciones del archivo de gestión cumplan con los estándares
de seguridad, accesibilidad y ventilación para la conservación de los documentos,
8 7.1.4 además, se utiliza software de gestión documental, como Orfeo, para optimizar la
gestión, almacenamiento y consulta de los documentos, garantizando la eficiencia y
seguridad en su manejo.
El proceso de gestión documental realiza seguimiento a radicados, vencimientos de
radicados y préstamos de documentos, especialmente, se hace seguimiento a los
9 8.1
usuarios de Orfeo que generan más documentos y que se consideran críticos,
garantizando una gestión eficaz de la documentación.
Se ha logrado un ahorro significativo en el uso de carpetas cuatro aletas, mediante la
10 10.3 unificación de los expedientes de contratos marcos, lo que ha permitido una gestión
más eficiente y menos costosa de la documentación.
Cuando se presentan desviaciones en los inventarios, se realiza la verificación
correspondiente comparando con las salidas registradas, se hace reconteo físico y se
ajustan los sobrantes o faltantes por parte del Jefe de la División Financiera. Para el
11 8.7.1 corte del 31 de diciembre de 2025, se registró un sobrante de $1.149.615,19 y un
faltante de $5.349, equivalente al 0,002% del total de inventarios, según ajuste No. 94
del 26 de noviembre de 2024; estas diferencias son mínimas y no representan un
riesgo para el proceso.
se evidenció que el proceso de Almacén mantiene un control adecuado sobre los
bienes bajo su custodia, mediante la elaboración de actas para la baja de inventarios,
la ejecución de inventarios aleatorios mensuales y tomas físicas semestrales, el uso
12 8.5.1
de formatos controlados para la entrega de materiales, EPP, papelería y dotación, así
como el registro y trazabilidad de los movimientos a través del sistema SAP.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
N # DETALLE DE LA OPORTUNIDAD DE MEJORA RESPONSABLE
o. Norm
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a
Evaluar la conveniencia de mantener la publicación de plan
anua de compras, considerando su utilidad, trazabilidad,
cumplimiento normativo y valor para los usuarios internos o
1 7.5 Jefe Administrativo
externos. En caso contrario, podría valorarse actualizar o
retirar el contenido, evitando inconsistencias entre lo
declarado y lo ejecutado. (última publicación 2023)
Establecer y documentar el programa anual de
mantenimiento a instalaciones y equipos para el año 2025
alineándolo con las actividades del Plan General
2 7.1.3 Jefe Administrativo
(F11.MPA4), el cual define la frecuencia de cada actividad;
asimismo, es pertinente revisar y ajustar el plan general, si
se identifica que no refleja la ejecución real.
Actualmente, las actividades de mantenimiento preventivo
y correctivo a aires acondicionado, se vienen realizando
por parte del auxiliar de mantenimiento, sin que exista una
definición formal sobre la frecuencia actual. Es oportuno Jefe Administrativo,
3 7.1.3 verificar si el personal asignado cuenta con la competencia Jefe Talento
técnica requerida, caso contrario, la EEBP debería Humano
fortalecer su competencia o gestionar con un proveedor
especializado, a fin de asegurar la confiabilidad del equipo
y prevenir fallas operativas.
Se identificó que la camioneta PAK 167, actualmente
utilizada por la organización, cuenta con documentos
legales vigentes: SOAT hasta el 25/05/2025 y revisión
técnico-mecánica hasta el 16/06/2025, además de
evidencia de mantenimiento preventivo (cambio de llanta el
24/09/2024).
4 7.1.3 Jefe Administrativo
Sin embargo, el vehículo continúa registrado a nombre de
Bancolombia bajo figura de leasing, pese a que ya se
estaría gestionando su venta o cambio de titularidad. Esta
situación podría afectar procesos administrativos y de
control patrimonial.
Mantener la base de datos de proveedores actualizada,
incorporando una clasificación entre proveedores críticos y Jefe Administrativo
5 8.4.1 no críticos, con base en el impacto que puedan tener sobre Asistente de
la calidad, la continuidad del servicio o el cumplimiento de compras
requisitos legales.
Aunque el proceso contempla la evaluación de
proveedores y la notificación a aquellos clasificados como
“no confiables”, se evidenció que durante el año 2024 no
Jefe Administrativo
se generaron registros con esta calificación; sin embargo,
6 8.4.1 Asistente de
no se presentó el informe consolidado de evaluación de
compras
proveedores correspondiente a dicho periodo, lo cual
afecta la trazabilidad del seguimiento y mejora continua del
desempeño de los proveedores.
7 9.1.1 Mantener actualizado el registro de evaluaciones de Jefe Administrativo
proveedores, consolidar los resultados anualmente y Asistente de
documentar los análisis, incluso si no se presentan compras
proveedores con desempeño no conforme, a fin de
fortalecer la gestión del suministro y el cumplimiento del
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proceso.
Se evidenció que la Política de Gestión Documental
(versión 3.0) tiene como última actualización la fecha 20 de
agosto de 2020, sin que exista evidencia de revisiones
Asistente Gestión
8 7.5.3 posteriores. Aunque el documento se encuentra vigente,
Documental
no se ha verificado periódicamente su actualización, lo cual
podría afectar su alineación con los procesos actuales y los
cambios organizacionales.
Se evidenció que la Tabla de Retención Documental (TRD)
no cuenta con un registro visible del control de cambios
Asistente Gestión
9 7.5.2 entre las versiones disponibles, específicamente entre el
Documental
sistema Almera (versión 1) y el formato que figura como
versión 3.0.
Se identificó que el procedimiento PR5.MPA4 Gestión
Documental, cuya última actualización data del año 2015,
no contempla con claridad la exclusión de áreas que no Asistente Gestión
10 7.5.3
generan documentos en soporte papel y, por tanto, no Documental
hacen parte del proceso de Transferencia Documental
(TR).
Aunque se evidencian avances en la campaña institucional
“Cero Papel”, liderada con apoyo del proceso ambiental y
formalizada mediante la Circular No. 2024100000579 del
03/10/2024, se identificó que las Tablas de Retención
Documental (TRD) no se encuentran actualizadas en el
Asistente Gestión
11 7.5.2 sistema de gestión documental ORFEO.
Documental
La falta de actualización limita la trazabilidad y alineación
con los objetivos de la campaña, especialmente
considerando que su carga está proyectada para el primer
semestre de 2025
Es necesario ajustar los perfiles de competencia para los
cargos de Gestor Documental y Apoyo a Gestión
Documental, asegurando que ambos cuenten con las
competencias definidas en el manual de descripción de Jefe Talento
12 7.2
cargos; en caso de no cumplir con estos requisitos, la Humano
empresa debería asegurar que el personal reciba la
formación necesaria para alcanzar las competencias
requeridas.
Se tiene definido el riesgo de pérdida de datos físicos
(archivos documentales) y se ha asignado el Plan de
Recuperación ante Desastres como control para este
riesgo, sin embargo, se considera que este control no es el Asistente Gestión
13 6.1
más adecuado, ya que el Plan de Recuperación ante Documental
Desastres está más orientado a la recuperación de
sistemas electrónicos y no aborda de manera específica la
protección y recuperación de los archivos físicos.
14 8.4 Desde el año anterior, se inició el proceso de eliminación Asistente Gestión
de documentos; sin embargo, a pesar de haber Documental
transcurrido aproximadamente un año, esta actividad no ha
sido ejecutada, es necesario evaluar las causas del retraso
y tomar las acciones correspondientes para completar el
proceso de eliminación de documentos de manera
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eficiente, alineado con la normativa interna y las mejores
prácticas en gestión documental.
Realizar una reinducción personalizada a aquellos usuarios
de Orfeo que, al radicar una comunicación de respuesta, la
registran erróneamente como de entrada. Este error puede Asistente Gestión
15 7.2
generar confusión en el seguimiento y clasificación de la Documental
documentación, afectando la eficiencia del proceso de
gestión documental.
Solicitar a soporte técnico de Orfeo una revisión del
sistema para ajustar la funcionalidad de los vencimientos.
No toda la documentación debe generar días de
vencimiento, especialmente cuando se evidencia
Asistente Gestión
16 7.5 correspondencia archivada bajo el concepto de
Documental
"comunicado de consulta". En estos casos, no debería
registrarse un vencimiento por no respuesta oportuna, ya
que no corresponde a una acción pendiente en términos de
gestión documental.
En la muestra tomada de órdenes y contratos de compra
de bienes y servicios, y tras la revisión de los expedientes
físicos y electrónicos, se evidenció que en algunos casos
Jefe Administrativo
las hojas de control no registran los carritos de compra
17 7.5.3 Asistente de
correspondientes. Adicionalmente, algunos carritos de
compras
compra no se encuentran ni en físico ni en digital, y en
ciertos documentos no se ha marcado la casilla que indica
si el soporte está en físico (F) o electrónico (E).
Revisar la información documentada del proceso de
almacén, ya que se identificaron documentos sin cambios
18 7.5.2 de versión desde los años 2018, 2019 y 2020, lo que Almacenista
podría comprometer la vigencia y pertinencia de los
contenidos frente a las condiciones actuales de operación.
Revisar el cálculo del indicador "Porcentaje de Desviación
Almacenista/
de Inventarios", ya que el semáforo de seguimiento no está
¨Profesional de
reflejando la medición correctamente, debido a que no está
19 9.1.1 Calidad y
considerando la variable “B” definida en el cálculo, lo que
Planeación
impacta la visualización y la correcta interpretación de los
Estratégica.
resultados.
NO CONFORMIDADES
No
Requisito relacionado: ISO 9001:2015, numeral 10.2.1 Responsable
.
Se evidenció el incumplimiento del cronograma de transferencia
documental establecido en la Circular No. 20242120000749 del
17/01/2024 y en el procedimiento PR5.MPA4 Gestión Documental, Asistente
1 específicamente en el numeral 9, el cual establece como plazo límite el Gestión
mes de noviembre para la ejecución de dicha actividad. El incumplimiento Documental
de este requerimiento ha sido recurrente durante los dos últimos años
(2024-2025)
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
CONFORMIDADES OPORTUNIDADES DE NO CONFORMIDADES
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MEJORA
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Firma del auditor líder: Firma del Auditado:
