EV04. INFORME.
INVENTARIO DOCUMENTAL
APRENDIZ
HAROLD YESID TOPA SANCHEZ
CC.1.061.740.089
ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
(3208551)
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
(SENA)
TUNJA – BOYACA
2025
INFORME
INVENTARIO DOCUMENTAL
El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y
detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de
las series documentales y que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la
Administración Pública a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de
sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
Es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades
documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales.
Tiene como objetivo facilitar el control, la consulta y el acceso a los documentos, obliga a las
entidades a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones,
de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases asi:
1. ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la
entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que
produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión
de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado,
desvinculación.
6. HOJA No: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total
de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos
correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el
número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada
uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, sub-series o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado
al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de
entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de
conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados
en ejercicio delas funciones asignadas.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita.
(Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960.
En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se
anotará s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignará el número asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrará las unidades de conservación diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.
14. SOPORTE: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación registra un índice de
consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y
registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta
columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas,
resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos (faltantes,
saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes
documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o
cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer
lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5
fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de
cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas
y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar
programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico
(ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable
de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
ARGUMENTO LEGAL
La Ley 594 de 2000 establece en su Artículo 26: “Inventario documental. Es obligación de
las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes fases.”
El Acuerdo 038 de 2002 (septiembre 20), desarrolla el artículo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000 “ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los
servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a
las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello
implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.”,
El Acuerdo No. 042 de 2002 (octubre 31) “establece los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
El Acuerdo No. 042 de 2002 (octubre 31) en su Artículo séptimo establece Las entidades
de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto
con su instructivo.
Ley 734 de 2002, artículos 324, numeral 5 sobre la Custodia y cuidado de la
documentación; articuló 35, numeral 13: prohibición de causar daño documental.
Acuerdo AGN 038 de 2002 sobre la responsabilidad del servidor público frente a los
documentos y archivos.
Decreto 2578 de 2012, artículo 24 reglamenta la entrega mediante inventario, de los
documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas
cuando dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales.
Decreto 2609 de 2012, artículo 3: es responsabilidad de los servidores y empleados
públicos, y de los contratistas aplicar las normas sobre la gestión documental.
FORMATO DE NOVEDADES TRASFERENCIA PRIMARIA
INFOME DE ACOMPAÑMIENTO TRASFERENCIA PRIMARIA
FORMATO DE RECEPCION TRASFERENCIA PRIMARIA
FUID CAJA (FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL CAJA)
FUID CARPETA (FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
CARPETA)
ACTA DE TRASFERENCIA DOCUMENTAL
