TEMA 4 RR.HH.

Aplicación de los procedimientos

administrativos relativos a la selección de recursos
humanos.
2.- Planificación de los recursos humanos.
Toda empresa necesita, previa a la selección y contratación de personal, realizar una
planificación adecuada. La planificación, consiste en definir unos objetivos concretos,
por ejemplo la producción de la empresa para ese ejercicio económico, diseñando
sistemas para conseguir dichos objetivos, así como cuantificar medios necesarios
(recursos humanos, económicos, materiales, etc .) para la consecución de dichos
objetivos y establecer plazos de tiempo determinados.

En el departamento de recursos humanos también se llevan a cabo actividades

de planificación para prevenir y anticiparse a situaciones futuras, tanto en
términos cualitativos (tipos de puestos de trabajo) como cuantitativos (número
de trabajadores), para poder establecer así la plantilla ideal.

La planificación es una herramienta necesaria en la empresa para el buen

funcionamiento y el éxito de la misma.

2.1.- Evaluación de las necesidades

de recursos humanos.
Para proceder a realizar la planificación de la plantilla, es necesario evaluar las
necesidades de la empresa, esto no es ni más ni menos que, analizar el
conjunto de medidas basadas en el estudio de los antecedentes de personal de
la empresa (que serán orientativos) y de los programas y previsiones futuras de
ésta, que tienden a determinar:

Las necesidades de personal de la

empresa. El coste que va a suponer
este personal.
El plazo en que se va a necesitar dicho personal (si es de forma temporal o
definitiva).

La planificación de plantillas no necesariamente implica un incremento de ésta,

sino que en ocasiones puede suponer una disminución o incluso quedarse como
estaba, pero con un ajuste en función de las necesidades actuales de la
empresa.

2.2.- Análisis de los puestos de trabajo.

En cuanto a la descripción del puesto de trabajo, ésta consiste en detallar las
funciones, tareas y actividades que se desarrollan en todos y cada uno de los
puestos de la empresa, especificando:

Formación
necesaria.
1
 Experiencia
necesaria.
Responsabilidad.
Características ambientales. Recursos a usar.

Una buena descripción del puesto de trabajo debe

permitir: 1. Identificar el puesto de trabajo.

2. Definir su razón de ser, así como sus fines.
3. Describir sus funciones y actividades.

2.3.- Métodos y técnicas de análisis de los

puestos de trabajo.
La persona encargada de analizar los puestos de trabajo, puede ser externa a la
empresa (por encargo de la misma) o perteneciente a la misma, en cualquier
caso.

Los datos del puesto pueden obtenerse de varias formas. Los métodos más
comunes para analizar puestos son:

Entrevistas.
Cuestionario
s.
Observación.
Diarios.

Entrevistas: el analista preguntará a los empleados y gerentes en forma

individual respecto al puesto que revisa y posteriormente elaborará las
conclusiones pertinentes.

Cuestionarios: el analista elabora y distribuye cuestionarios con las preguntas

que considere para obtener información sobre las obligaciones y tareas
desempeñadas en el puesto, propósito del mismo, entorno físico,
requerimientos para desempeñar el puesto ( habilidad, educación, experiencia,
requerimientos físicos y mentales), equipo y materiales utilizados y aspectos
especiales de salud y seguridad.

Observación: el analista puede utilizar la observación directa de las actividades

que realizan las personas que desempeñan los puestos a analizar y registrarlas
de forma estandarizada. Algunas organizaciones graban los puestos en video
para su estudio posterior.

Diarios: se puede solicitar de las personas que desempeñan el puesto, que

lleven un diario de sus actividades durante un ciclo laboral.

3.- Determinación del perfil profesional.

Antes de contratar un nuevo empleado es de gran importancia saber claramente
qué es lo que buscamos en esta persona para que desarrolle su puesto
efectivamente, una herramienta indispensable para este motivo es el perfil de
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puesto.

El perfil de puesto es, a grandes rasgos, un documento donde incluye la

información del puesto a cubrir, así como las habilidades, destrezas, actitudes,
formación, experiencia..., que necesita tener
la persona de nuevo ingreso (si no trabajaba anteriormente en la empresa) o
interna (trabaja en la empresa, pero en otro puesto diferente) para que cubra
exitosamente una posición dentro de la empresa.

Responsabilidades:

Descripción general del puesto.

Principales tareas relacionadas con el
puesto. Nombre del cargo.
Si es posición nueva o de
reemplazo. Número de personas
a cargo.
Posición dentro del

organigrama. Cuál será su

poder de decisión.

Responsabilidad del puesto.

Metas u objetivos generales del puesto.
Cómo se va a evaluar el desempeño del puesto.
Dentro de los planes de sucesión de la empresa, que proyección tendría
el posible ocupante del puesto.

Condiciones de trabajo:

Intensidad de viajes, si los hay.

Secretarias o staff a su
cargo.

Factores especiales que tenga el trabajo (fábrica, ruido,

temperatura...) Horario de trabajo.
Ciudad o sitio de trabajo.

Ten en cuenta, que el éxito está en la adecuación de la persona al puesto.

4.- Sistemas de selección de personal.

A la hora de seleccionar el personal de una empresa, no lo podemos hacer de
forma arbitraria, todo lo contrario, tendremos que tener en cuenta criterios
coherentes que se adecúen a las necesidades de los puestos a cubrir.

A continuación veremos los puntos en los que nos tenemos que detener, estos son:

1. Fuentes de reclutamiento.

3
 2. Fases del proceso de
selección. 3. Documentación y
procedimientos.

Veamos cada uno de ellos.

4.1.- Canales o fuentes de reclutamiento.

¿En qué consiste el reclutamiento? ¿Cuáles son las fuentes de reclutamiento?

Se llama reclutamiento a los medios de los que se sirve una organización o

empresa para atraer candidatos adecuados a sus necesidades.

Cuando se inicia el proceso de reclutamiento y visto que ese puesto no lo puede

ocupar alguien de la organización que esté ocupando otro puesto actualmente
(hay ocasiones en las que un trabajador de la empresa puede ajustarse muy
bien al perfil del puesto, esto se podrá hacer siempre que no suponga una
degradación del mismo y conlleve que se le rebaje de categoría profesional),
acudiríamos a las fuentes de reclutamiento, en primer lugar, las fuentes
internas y posteriormente, las fuentes externas.

El proceso de selección se considera independientemente del de reclutamiento.

En el reclutamiento en determinados puestos – directivos o mandos intermedios –

tiene que ser minucioso y hay que obviar variables como tiempo y coste. El
puesto de trabajo para el cual estamos haciendo la selección de personal es tan
estratégico para la empresa que tiene que hacerse con la mayor de las
garantías.

Uno de los canales de reclutamiento puede ser la candidatura espontánea. El coste

de este tipo de campaña es nulo ya que la base de datos se va actualizando
continuadamente y la base de datos se puede ampliar de una manera muy
fácil.

Otro método de reclutamiento es la base de datos interna de la empresa, cuya

misión es la recogida de las candidaturas espontáneas de la empresa aunque la
principal desventaja es que no abrimos las puertas al talento externo.

Los canales de reclutamiento externo son los portales de empleo ajenos a la

empresa, páginas de empleo, redes sociales, ferias de empleo, eventos, blogs y
contenido multimeda donde se promocionen a los editores o coeditores, etc.

Por regla general, las personas que están en busca de un empleo utilizan más
de un canal.

El reclutador también puede recurrir a compañías especializadas en la detección de

personal. Estas compañías pueden dividirse en:

Agencias de empleos. Establecen un puente entre las vacantes de sus

clientes y los candidatos que obtienen mediante publicidad o mediante
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 ofertas espontáneas. El pago a la agencia puede provenir de la compañía
contratante o del candidato. Una tarifa común es un mes de sueldo del
empleado o el 10 % de su ingreso anual.

De identificación de personal de nivel ejecutivo. Solamente contratan ciertos

recursos humanos específicos, a cambio de un pago cubierto por la
compañía contratante. Algunas compañías se especializan en buscar
personal de nivel ejecutivo, en tanto otras lo hacen en la identificación de
técnicos o científicos. Estas empresas operan mediante búsquedas activas
entre los empleados de otras organizaciones. Estas prácticas han sido
cuestionadas a nivel ético.

Instituciones educativas. Las universidades, las escuelas técnicas y otras

instituciones académicas son una buena fuente de candidatos jóvenes que
harán moderadas peticiones de salarios.

Asociaciones profesionales. Muchas asociaciones profesionales establecen

programas para promover el pleno empleo entre sus afiliados. Los
profesionales que pertenecen en forma activa a una asociación tienden a
mantenerse muy actualizados en su campo.

Sindicatos. Es práctica común de muchos sindicatos llevar relaciones

actualizadas de sus afiliados, especificando incluso su disponibilidad
laboral.

4.2.- Las fases del proceso de selección.

Los procesos de selección de personal varían de unas empresas a otras, ya que
las grandes empresas u
organizaciones suelen realizar procesos de selección más complejos que las
pequeñas empresas. Las diferentes pruebas que nos podemos encontrar en un
proceso de selección son:

Pruebas profesionales: Se utilizan para comprobar si el candidato posee los

conocimientos necesarios para el desempeño adecuado del puesto de
trabajo. Van desde exámenes o pruebas de conocimientos teórico-
prácticos hasta test para medir la capacidad de método.

Pruebas situacionales: Engloban un conjunto de pruebas en las que se pone

al candidato en diferentes situaciones reales o simuladas basadas en
experiencias relacionadas con el perfil profesional solicitado por la
empresa.

Una vez finalizada la primera fase, que sería la de aplicación de las pruebas de
selección, el proceso continuaría con:

1. Entrevista de selección: Una vez finalizadas las pruebas de selección, se

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 seleccionan un número reducido de candidatos que continuarán en el
proceso de selección
pasando a realizar una entrevista. Esta entrevista en la práctica suele
realizarse por el responsable del Departamento de Personal o por el
superior directo del futuro trabajador. En algunos casos se realiza más de
una entrevista de selección, siendo la última y la decisiva con el Director
General de la empresa.

2. Oferta de precontrato: Una vez que la empresa ha seleccionado al candidato

adecuado, ha comprobado las referencias aportadas por el candidato, se
estipulan las condiciones del contrato y se establece así un compromiso
previo de la empresa de cara a la contratación, aunque dicho acto no tiene
todavía los efectos del contrato de trabajo.

3. Revisión médica: Salvo que sea para puestos de trabajo muy específicos,
esta fase generalmente no se lleva a cabo.

4. Contratación: La empresa procede a contratar al trabajador realizando

todos los trámites necesarios en la Oficina de empleo y en la Seguridad
Social y estableciendo un período de prueba de acuerdo con la legalidad
vigente.

5. Incorporación, acogida y adaptación: Esta incorporación lleva consigo una

serie de trámites administrativos relativos a la contratación pero además
conlleva la necesidad de la existencia en la empresa de un plan de acogida
e incorporación del nuevo personal. Este plan debe contemplar las
acciones necesarias para que el nuevo trabajador pueda conocer la
empresa y el personal que en ella trabaja.

6. Control del proceso de selección: Posteriormente la empresa irá

comprobando la eficacia del proceso de selección utilizando para ello
diferentes instrumentos, como son la evaluación del desempeño o el
control del absentismo.

4.3.- Documentación y procedimientos.

La documentación generada en la selección del personal o recursos humanos de
una empresa, depende del procedimiento empleado para la misma, así como de
las fuentes de las que se hayan obtenido los datos para el reclutamiento y
selección del mismo.

En términos generales, diremos que la documentación empleada comúnmente es:

Anuncios en prensa.
Ofertas de empleo.
Cartas de presentación de los autocandidatos o candidatos
espontáneos. Currículum vitae de los candidatos.
Pruebas psicotécnicas.

Pruebas de
conocimiento. Pruebas
6
 situacionales.
Entrevistas con la cumplimentación de
cuestionarios. Oferta de precontrato.
Informe
médico.
Contrato.

5.- Elaboración de la oferta de empleo.

Una vez determinado el perfil profesional del puesto o puestos de trabajo a
seleccionar, se procederá a elaborar la oferta de empleo, donde se harán constar:

Los requisitos que han de cumplir los candidatos a dicho puesto: edad,
formación académica, experiencia profesional, etc.
Las características propias del puesto/puestos ofertados.
Los datos de la empresa que ofrece el puesto/puestos de trabajo.

Y no podemos olvidar:

La forma de contacto, dirección, etc., donde los interesados han de remitir

su solicitud al puesto.
En ocasiones, en dicha oferta también viene reflejado el sueldo
aproximado, dependiendo, también es verdad de donde se publique dicha
oferta, pues esto se puede hacer por distintos medios: prensa, Servicio
Público de Empleo Estatal ( SEPE), empresas de trabajo temporal (ETT),
agencias de colocación, Internet, etc.

6.- Recepción de candidaturas.

Una vez recibidas las candidaturas de los aspirantes al puesto o los puestos
ofertados, el departamento de recursos humanos procederá a una preselección
a fin de reducir el conjunto de candidatos iniciales, comprobando si las
solicitudes cumplen los requisitos de la oferta.

Dichas solicitudes se clasificarán en tres grupos:

Desestimadas: candidatos que no cumplen los requisitos exigidos por la

compañía.

Dudosas: en las que la empresa solicitante pedirá aclaración acerca de

los puntos que necesite.

Solicitudes que cumplen los requisitos: a estas personas se les comunicará

su inclusión en el proceso de selección.
7.- Desarrollo de las pruebas de selección.
La empresa ya ha seleccionado a los candidatos y procede al desarrollo de las
pruebas de selección, que habrán sido comunicadas a los mismos previamente,
se seguirá el siguiente protocolo:
7
 1. Se debe citar a los candidatos, indicando el lugar, fecha y hora de la
entrevista o pruebas.
2. Deben de tener un documento o formato para la calificación.En él se irán
valorando los distintos aspectos que la empresa y organización considere
oportuno.
3. Debe actuar en forma sencilla y cordial, con el fin de dar confianza al
candidato. 4. Conviene recibir lo más amablemente que se pueda al
candidato.
5. Tratar de observar, lo mejor que podamos, personalidad, reacción, cultura,
etc.

En caso de que la prueba haya sido una entrevista, conviene cerrarla,

anunciándole que los resultados y decisión del candidato electo será
comunicado en un plazo determinado y de una forma determinada.

Por su parte, el candidato tendrá en cuenta las siguientes

consideraciones: 1. Debe de estar unos minutos antes de la

hora citada.
2. Debe de estar bien presentado, física y anímicamente.
3. Entra pidiendo permiso, y saludando (extendiendo la mano) a cada uno de
los miembros.
4. de la comisión (si es más de una persona la que le ha de
entrevistar). 5. Esperar, a que se le inviten a ubicarse o
sentarse.
6. Antes de responder a la primera pregunta, deberá agradecer la
oportunidad que le brindan.
7. Deberá contestar a las preguntas en forma serena y mirando al
entrevistador. 8. Despedirse muy cordialmente.

En ocasiones, las empresas pueden pedir referencias a los candidatos

finalistas que han superado todas las fases del proceso de selección
antes de tomar la última decisión. Es también frecuente presentar una
carta de referencia, en la que algún directivo de una anterior empresa
certifica y recomienda la validez profesional del candidato.

8.- Elección del candidato.

El resultado y conclusiones de la entrevista en relación al objeto de la misma,
deben ser redactados inmediatamente después de concluida, con objeto de no
omitir ninguna información que distorsione el resultado logrado. El informe debe
ser claro, concreto e inteligible para quien posteriormente tenga

necesidad de consultarlo. En algunas organizaciones están ya señalados los

puntos que debe contener la información en una forma diseñada al efecto.

La tarea del entrevistador no termina con la redacción del informe. Es

aconsejable que realice para sí mismo una crítica sobre la entrevista realizada
que conteste preguntas como las siguientes:

1. ¿Obtuve información necesaria antes de la

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 entrevista? 2. ¿Alcancé el objetivo?
3. ¿La entrevista se realizó de acuerdo con lo
planeado? 4. ¿Logré darle seguridad al
entrevistado?
5. ¿Conseguí el acercamiento
requerido? 6. ¿Me mostré tranquilo
y sin presiones?
7. ¿Presioné al entrevistado cuando fue necesario?
8. ¿El entrevistado estima que valió la pena la entrevista?

Con la información obtenida de cada una de las diversas fases del proceso de
selección, se procede a evaluar comparativamente los requerimientos del
puesto con las características de los candidatos. Hecho esto, se presenta el
resultado al jefe inmediato y, de ser necesario, al jefe de departamento o
gerente de área para su consideración y decisión final.

Es recomendable que la decisión final corresponda al jefe o jefes inmediatos del

futuro empleado, por ser los directos responsables de trabajo del futuro
subordinado; al departamento de selección de personal solamente le
corresponde un papel asesor en dicha decisión final.

Decimos que una entrevista es fiable cuando diferentes entrevistadores

coinciden en sus evaluaciones sobre un mismo candidato.

9.- Registro y archivo de la información y

documentación.
A continuación vamos a diferenciar los conceptos de archivo y de registro para
tener una idea clara de lo que hemos de hacer.

A. Concepto de registro: Existen varias acepciones para este término, pero

vamos a mencionar dos:
Lugar donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
Libros u otros medios donde será anotada y referida toda la
documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

La finalidad principal del registro es, en términos generales, tener control de

toda la documentación que entre y/o salga de la empresa u organización.

El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un

determinado escrito o documento además de:
Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la empresa u
organización en cuestión.
Tener conocimiento del destino final de un documento (sí ha sido
destruido o archivado).
Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de
consultarlo directamente ya que en el registro quedan anotados éstos.

B. Concepto de archivo: La palabra archivo, del latín archivium ( archivo),

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 presenta acepciones distintas:
Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo
que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también
semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos
documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc.,
donde se colocan).
La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la
Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen
referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es
la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas
adecuadas, dichas conjuntos de documentos para el cumplimiento de
los fines anteriormente mencionados. También se le da este nombre al
recibir, clasificar,
servicio custodiar
especializado y facilitar
(Servicio de documentos.
Archivo) cuya misión consiste en

Archivar es guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un

modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más
rápida posible cuando sea necesario.

El material de archivo más corriente lo constituyen: carpetas, archivadores tipo A-

Z, guías, etc.

Las funciones del archivo son:

La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos,

ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de
conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.

Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados.

Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los
asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra
rápidamente lo que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que

permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además
sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las
actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento
probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realización de un acto o la forma de hacerlo.

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