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MANUAL DE COMPRAS

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MANUAL DE COMPRAS

I. CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha Responsable

II. INTRODUCCIÓN
En Plantaciones Nahualate se genera la necesidad de adquirir bienes y servicios para satisfacer
los requerimientos de los procesos productivos y administrativos de la organización. El
departamento de Compras debe realizar las gestiones necesarias para que los procesos estén
abastecidos y que los proveedores cumplan los requisitos de acuerdo a los productos y servicios
adquiridos. En el presente manual se establecen políticas y lineamientos para mejorar el
desempeño del proceso de compras.

III. OBJETIVOS
 Describir las actividades para la selección y aprobación de los proveedores.
 Describir las actividades para realizar compras de bienes y servicios requeridos en la
organización.

IV. ALCANCE
Compras de bienes y servicios para abastecer las unidades productivas de la organización.

V. RESPONSABLES

 Gerente General:
Establecer las políticas y lineamientos para realizar el proceso de compras de bienes y
servicios requeridos en la organización
 Gerente Administrativo Financiero:
Responsable de autorizar las actividades para realizar las compras de los bienes y
servicios requeridos por la organización.
 Encargado de Compras:
Realizar las actividades para adquirir bienes y servicios de acuerdo a las especificaciones
establecidas por los encargados de los procesos en la organización.
 Auxiliar de Compras:
Actualizar los registros requeridos para realizar el proceso de compras de acuerdo a las
políticas y lineamientos establecidos.

VI. DEFINICIONES RELACIONADAS

Fecha de elaboración: 09/12/2020
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Compras Internacionales: Se refieren a la compras de Bienes Materiales y Servicios que se

realizan a las empresas proveedoras multinacionales, ya que por su grado de complejidad o
especificación los materiales o servicios no se encuentran disponibles en el mercado nacional.
Compras Locales: Se refieren a la compras de Bienes Materiales y Servicios que se realizan a las
empresas proveedoras regionales o cercanas a nuestras Instalaciones.
Compras locales: Se refieren a la compras de Bienes Materiales y Servicios que se realizan a las
empresas proveedoras a nivel nacional.
Cotización: es un documento en donde se detalla el precio de un bien o servicio para el proceso
de compra o negociación. Es el proceso cuando un cliente pide a cierta empresa que le indique el
valor de un pedido de mercancía.
Dynamics NAV Sistema Contable: Es un software desarrollado por Microsoft Corp., que permite
integrar la gestión financiera, ventas, compras y almacenes de la empresa, llamado sistema
contable.
Orden de compra: solicitud escrita a un proveedor para adquirir o comprar determinados
productos o servicios

Procedimiento: secuencia de actividades encadenadas para obtener un resultado previamente

establecido.
Proveedor: empresa o persona Jurídica o natural, que suministra productos, servicios o
información.
Requisición: es un documento que permite la realización de una solicitud de adquisición de un
producto o servicio a nivel interno de una organización. Esta requisición es generada por un
sector de la entidad y debe ser aprobada por el gerente de operaciones. Seguidamente se
traslada al Departamento de Compras para iniciar con el proceso.

VII. PROCESO DE SELECCIÓN Y APROBACION DE PROVEEDORES

Fecha de elaboración: 09/12/2020

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Actividad Descripción Responsable

¿Qué? ¿Cómo? ¿Quién?
1. Seleccionar Los proveedores de bienes y servicios realizan propuestas a Gerencia
proveedores la Gerencia correspondiente y por medio de negociaciones General
se autoriza para que sean admitidos en el proceso de
compra por medio de una cotización.
2. Aprobar Las propuestas de los proveedores serán evaluadas junto a Gerencia
proveedores la documentación del expediente. Si la propuesta cumple General
con las políticas y lineamientos de la organización la Encargada de
Gerencia correspondiente realiza la aprobación. Compras
Posteriormente se crea como proveedor en el sistema de
contabilidad NAV y se agrega al registro Listado de
Proveedores Aprobados REAF-CM-001 (anexo 1).
3. Mantener Los proveedores aprobados deben presentar la siguiente Encargada y
expedientes documentación para el expediente: Auxiliar de
- Cotizaciones actualizadas Compras
- RTU (Registro Tributario Unificado), no mayor a un
año de extendido.
Para productos agroquímicos, además de lo anterior:
- Ficha técnica y Hoja de seguridad
- Registros de MAGA
Los expedientes se actualizarán cada año o cuando se
realicen nuevas negociaciones con la Gerencia.
El control de los expedientes se realiza por medio del
registro Listado de Proveedores Aprobados REAF-CM-001
(anexo 1).
4. Evaluar Los proveedores deben ser evaluados cada año. Por medio Encargada y
proveedores del registro Evaluación de Proveedores REAF-CM-002 se Auxiliar de
califica el proveedor y los resultados se interpretan de la Compras
siguiente manera:
Calificación Tipo de Proveedor Acción
80 - 100 Puntos A Reevaluar c/año
79 - 60 Puntos B Reevaluar en próxima
compra
Menos de 60 Descalificado No volver a comprar en 6
meses
Los proveedores de bienes y servicios que influyen la
calidad e inocuidad del producto deberán mantenerse
como tipo A.
Los proveedores descalificados deberán ser evaluados y
obtener una calificación A o B para reiniciar las compras.
Al finalizar la evaluación los resultados se anotan en el
registro de Proveedores Aprobados.
5. Visitar a Los proveedores de bienes y servicios que influyen en la Gerencia de

Fecha de elaboración: 09/12/2020

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proveedores calidad e inocuidad del producto serán evaluados por Calidad

medio de visitas técnicas planificadas siguiendo los
lineamientos establecidos en el manual MAF-GR-01. Los
resultados deberán adjuntarse en el expediente del
proveedor.

Fecha de elaboración: 09/12/2020

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VIII. PROCESO DE COMPRAS

Actividad Descripción Responsable

¿Qué? ¿Cómo? ¿Quién?
1. Solicitar Para adquirir un bien, se solicita a Bodega y si está en Encargados de los
bienes y existencia se despacha por medio de una “salida” procesos
servicios asignando al centro de costo correspondiente.
Si en el inventario de la bodega correspondiente no hay
existencia se emite una “requisición” (anexo 3) de compra
y se envía al departamento de compras para iniciar la
gestión.
Cuando se requiere de un servicio, se solicita vía correo
electrónico al departamento de compras con las
especificaciones y autorizaciones aplicables.
2. Recibir Los días para recibir requisiciones de las bodegas son lunes Encargada y
requisición y martes. Eventualmente existen urgencias y deben Auxiliar de
gestionarse el día que se presenten según las necesidades Compras
de los procesos.
3. Revisar Luego de recibir las requisiciones en su orden se realiza la Encargada y
requisición revisión que consiste en: Auxiliar de
- Identificar los bienes requeridos Compras
- Asignar el proveedor que cumple con los
requerimientos
- Realizar cotizaciones cuando sea necesario según
existencias de los proveedores y precios
- Verificar datos generales: fecha, correlativo,
firmas, códigos, etc.
4. Realizar Consiste en solicitar a los proveedores que presenten Encargada de
cotización ofertas de los bienes y servicios requeridos. Compras
Puede ser necesario solicitar más de una cotización para Auxiliar de
asegurar el mejor precio del bien o servicio. Si son compras Compras
menores se realizaran en establecimientos que puedan
surtir más de un producto.
5. Seleccionar De acuerdo a las cotizaciones se selecciona el proveedor Encargada de
Proveedor que cumpla las necesidades de la organización. Compras
Algunos proveedores críticos mantienen sus propuestas Gerencia General
para un periodo determinado en la cotización.
6. Crear al Los proveedores nuevos se crearán en el sistema contable Encargada y
proveedor NAV, en la opción “proveedores” eligiendo la categoría que Auxiliar de
corresponda al bien o servicio. Se llenan los campos Compras
requeridos:
nombre, dirección, NIT, forma de pago, moneda y se graba
la información en el sistema contable NAV generando el

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código del proveedor.

7. Realizar En el módulo de compras del sistema de contabilidad NAV Encargada y
orden de se generan las órdenes de compra en la opción: “pedidos Auxiliar de
compra de compra”. Al sistema se ingresan en los campos: Compras
correlativo, fecha y proveedor (nombre y código).
En el área de descripción se ingresan los datos del
producto solicitado: el código, cantidad, bodega asignada y
precio.
El precio corresponde a la cotización presentada.
Puede ser necesario anotar observaciones en el campo de
la descripción para facilitar el proceso de entrega del
producto a las bodegas correspondientes.
Después de verificar que la información ha sido ingresada
correctamente se genera la orden de compra (anexo 4) en
el sistema contable NAV y se guarda en formato PDF,
almacenándola en la carpeta correspondiente con el
número correlativo y nombre del proveedor.
8. Enviar orden La orden de compra en formato PDF es enviada al Encargada y
de compra al proveedor para que pueda hacer la entrega de los bienes o Auxiliar de
proveedor servicios en la bodega y/o unidad productiva establecida. Compras

9. Seguimiento Para asegurar que el proceso de compra ha finalizado se Encargada y

de la compra realiza una revisión en el sistema contable NAV verificando Auxiliar de
que los bienes o servicios hayan sido recibidos en: Compras
 Bodega de tránsito zona 15
 Bodegas de Finca
Así mismo se debe verificar que los bienes y servicios
recibidos en las bodegas sean ingresados en el inventario
de la cuenta correspondiente para poder entregar a los
usuarios finales en los procesos.

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IX. POLITICAS Y LINEAMIENTOS DE CONTROL

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Lineamientos Criterios de control

Proveedores Aprobados  Propuestas aprobadas por Gerencia
Proveedores evaluados  Calidad del Producto o Servicio
 Precio del Producto o Servicio
 Servicio
Expedientes actualizados  Cotizaciones reciente
 RTU no mayor a un año de extendido.
Para agroquímicos:
 Ficha técnica
 Hoja de seguridad
 Registro de MAGA
Proveedores Críticos  Afectan directamente la calidad e
inocuidad del producto
 Seleccionados mediante análisis de riesgos
por el encargado de Calidad

X. ACCIONES CORRECTIVAS

¿Cuándo? Acción Correctiva Responsable

¿Qué hacer? ¿Quién?
El proveedor no ha completado la No se ingresará al sistema Encargada de
información requerida para evaluar el contable NAV. compras
expediente y ser aprobado
El proveedor no ha actualizado la Se le notifica y se establece un Auxiliar de compras
información requerida para asegurar plazo
la calidad de los bienes y servicios
adquiridos
La cotización presentada no cumple No se tomará en cuenta Gerencia
con las políticas y lineamientos
establecidos por la gerencia y
encargados de los procesos
Los bienes o servicios no han sido Se contactará al proveedor y si Encargada de
entregados en el tiempo establecido persiste el atraso se compras
en la orden de compra comunicará a la gerencia para
que tome la decisión si es
necesario solicitar a otro
proveedor el bien o servicio.

XI. DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO

El documento será almacenado en la Gerencia Administrativa Financiera y el responsable de
realizar su distribución es el encargado de compras.

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XII. FRECUENCIA
El presente documento será actualizado de acuerdo a los cambios detectados conforme a su uso.

XIII. ANEXOS
Anexo 1: Registro Listado de Proveedores Aprobados REAF-CM-01
Anexo 2: Registro Evaluación de Proveedores REAF-CM-02
Anexo 3: Requisición de compra
Anexo 4: Orden de Compra

ANEXO 1: Registro Listado de Proveedores Aprobados REAF-CM-01

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REGISTRO
REAF-CM-001
LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS

PROVEEDOR PRODUCTO EXPEDIENTE EVALUACION DE PROVEEDORES

¿Impacto en la Ficha Hoja Registro OBSERVACIONES

Producto / Servicio Registro en NAV Cotización RTU Evaluación Calificación Interpretación
Nombre del Proveedor calidad e inocuidad? técnica MSDS MAGA
No. Descripción si / no Código Fecha Fecha √ √ Fecha Fecha Punteo Punteo

ANEXO 2: Registro Evaluación de Proveedores REAF-CM-02

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Registro de Evaluación a Proveedores REAF-CM-002

Nombre del Proveedor:

Producto/Servicio:

Fecha: Evaluación Inicial Reevaluación

Calificación: 10 Muy Bien 7 Bien 5 Regular 4-0 Malo

A EVALUACION DE CALIDAD
No. Criterios Puntuación Calificación
El producto o servicio cumple las especificaciones requeridas
1
para el uso previsto. 10
El producto o servicio posee certificaciones que acrediten la
2
calidad e inocuidad. 10
El producto o servicio provee respaldo técnico cuando se
3
necesita garantizar la calidad e inocuidad. 10
El producto o servicio mantiene actualizado los registros
3
regulatorios nacionales de acuerdo al uso previsto. 10

Subtotal 40 0

B EVALUACION DE PRECIO

Criterios Puntuación Calificación

No.
El proveedor entrega propuesta económica de acuerdo a las
1
necesidades de la organización y se mantienen razonables. 10
El proveedor cotiza de acuerdo a los precios establecidos en el
2
mercado nacional. 10
El Proveedor mantiene márgenes de negociación para mejorar
3
los precios. 10

Subtotal 30 0

C EVALUACION DE SERVICIO

Criterios Puntuación Calificación

No.

1 La entrega del producto o servicio se realiza de acuerdo a las

necesidades de la organización: lugar, tiempo, flexibilidad. 10
La comunicación con el proveedor es fluida y abierta para
2
hacerle saber las necesidades de la organización. 10
El proveedor atiende las oportunidades de mejora y
3
proporciona una respuesta de las mismas. 10

Subtotal 30 0

CALIFICACION TOTAL 100 0

RESULTADO Proveedor A X Proveedor B Descalificado

ANEXO 3: Requisición de compra

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ANEXO 4: Orden de Compra del sistema NAV

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