TRANSFERENCIAS
1. ¿Que importancia tienen las transferencias
documentales en el ciclo vital de los documentos?
Permite el transito ordenado y controlado de los
documentos a los largo del tiempo, según su uso, valor y
vigencia administrativa, para que cuando se vaya a buscar
un documento se encuentre correctamente y que cada
documento haya tenido su respectivo tramite.
Ejemplos Garantiza la organización
asegura la conservación
Facilitan el acceso
cumple lo legal
2. ¿que instrumentos archivísticos son
necesarios para llevara acabo
transferencias documentales?
Tablas de retención documental.
planilla de control
inventarios documentales
metadatos de preservacion y descriptivos
3. Cuales principios archivísticos son
necesarios para el cumplimiento de las
transferencias documentales
Se debe tener en cuenta los siguientes principios:
Principios de procedencia
Principio de orden original
Ciclo vital del documento
Principio de conservación
Auntenticidad y principio de legalidad
4. ¿que valores archivísticos se
observan en la preparacion de las
transferencias docuemntales?
Durante el proceso se identifica el valor administrativo
Ejemplo
1. valor primario ( administrativo, legal,
de los documentos para determinar si ya han cumplido
fiscal contable) antes de transferir, se revisa
su función, se reconoce su valor legal y fiscal
que los documentos ya cumplieron su
asegurándose que tengan evidencia útil en caso de
función inmediata en las oficinas.
procesos judiciales o financieros, se valora su contenido 2.valor secundario ( histórico, científico,
informático e histórico considerando su importancia cultural ) durante la preparación, se
como fuente de consulta y su valor evidencial. identifican aquellos documentos que,
además de haber cumplido su función
administrativa, conservan importancia para la
memoria institucional y social
5. que beneficios que trae la realizacion de las
transferencias en las entidades.
El fácil acceso a la documentación, evita guardar
documentos de mas en el archivo histórico, permite tener
un control de la documentación evitando perdidas o la
acumulación de documentos innecesarios.
Ejemplos Optimización del espacio fisico y digital
Conservación adecuada de los
documentos
reducción de costos
MUCHAS
GRACIAS
