Microsoft Excel
Índice:
1. Excel.
2. Libro de Trabajo
3. Operando con Excel
Excel
Introducción a los elementos de Excel
Primer tema: encuadre general
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar
operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para
realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo,
no te preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de cálculo es un
programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e
intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la
cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.
Características de Excel.
En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.
Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y
las filas por números 1,2,3,...
En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.
En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la Banda de opciones
puedes ver la fórmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de
lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16.
También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en
cualquier parte de la hoja de cálculo, incluso podríamos haber puesto un
gráfico con el logotipo de la ferretería.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para
utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones
básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas mucho más partido podrás
sacar de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos
a partir de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta
y en forma de barras que se ven en las encuestas.
Dos formas básicas de iniciar Excel.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega
un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista
con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero
del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre
Microsoft Excel, y se iniciará el programa. O desde el icono de Excel del
escritorio.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla
que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede
no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en
cada momento, como veremos más adelante.
Las Barras
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre
provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos. En el extremo de la derecha están los botones
para minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de
Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.
Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona
Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que
iremos viendo a lo largo del curso:
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa
agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las
operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que
se pueden crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las
más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como
hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones
no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el
momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada
para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada
pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta
forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder
a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran
semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si
haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará
para ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones
quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer
clic en cualquier pestaña.
El Botón Office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver
las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar,
Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes acceder desde el
modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.
Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre
ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no
aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento
actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de
diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como
la opción Abrir.
Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un
triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder
a otro listado de opciones.
Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las opciones de
administración de la base de datos.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde
estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda,
dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer
clic en los triángulos.
Libro de Trabajo
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador
los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel
automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la
Barra de título en la parte superior de la ventana verás cómo pone Microsoft
Excel - Libro1.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro
irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si
empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente
Libro3, y así sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar
los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que
el archivo ya se encuentra guardado. Un libro de trabajo está formado por
varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas
puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel
encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas
nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por
ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían
agruparse en un sólo libro.
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener
un libro de trabajo. Es una necesiten realizar cálculos u operaciones con
ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y
1.048.576 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada
columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de
un conjunto de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra
con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número
de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1
por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás
comprobar todo lo explicado anteriormente.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica
porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa
y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que
es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una
unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de
operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las
distintas formas de definir un rango.
Movimiento rápido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por
defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las
distintas hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la
hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la
Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces
clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. Si el número
de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de
los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer
clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no
tendrán ningún efecto.
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear
los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda
activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en la siguiente
imagen:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres
métodos que te explicamos a continuación:
• INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda
activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
• TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada,
es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la
derecha.
• CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón valor para introducirlo en la
celda de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el pero la
celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar
el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así
no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía. Si hemos
introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo
detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o
no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo
raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para
encontrar el error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté
escribiendo o más tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error,
se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el
carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una
posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a
validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,
Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de
Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de
la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre
el botón Aceptar.
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se
desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que
pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la
barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la
información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se
selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
Tipos de datos
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que
podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo.
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir
son:
1-Valores Constantes, es decir, un dato que se introduce directamente
en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto
2-Números
Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y
los signos especiales + - ( ) / % E e . €.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un
número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un
número negativo, lo cual es típico en contabilidad.
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo,
3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos
como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata
como una coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al
número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas
desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera
como símbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4,
6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con
números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa
automáticamente a anotación científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
3-Fecha U Hora
Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la
forma en que deseas que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las
horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y
2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin
embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre
dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.
4-Texto
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y
escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros
caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una
celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes
que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el
texto se almacena únicamente en la primera celda. El texto aparece,
por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Operando con Excel
Fórmulas.
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias
a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,
+, -, Seno, Coseno, etc...
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:
OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos.
Ejemplo: + - / % ^
OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que conten
gan texto. Ejemplo:
OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y
proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la
comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda
referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
Operador de rango indicado por dos puntos ":", se emplea para indicar un
rango de celdas. Ejemplo: A1:G5
Operador de unión indicado por una coma ",", une los valores de dos o más
celdas. Ejemplo: A1, G5
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la
misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se
conoce como prioridad de los operadores.
Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la
resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.
Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que
están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se
mantiene la prioridad normal de los operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una
categoría, se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a
continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de
operadores lógicos.
Los operadores de comparación tienen, todos, la misma prioridad, es decir
que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de
prioridad (de mayor a menor):
Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación
es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo
modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma
expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de
izquierda a derecha. El operador de concatenación de cadenas de
caracteres (&) no es realmente un operador aritmético pero es prioritario
respecto a todos los operadores de comparación.
Funciones
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta
un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un
resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta
Excel nos mostrará un mensaje de error.
1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.
No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),
fórmulas o funciones.
3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma
";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Más adelante veremos cómo utilizar funciones.
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se p
roduzca un error.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el
aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos
aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con
un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá
saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se
mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a
continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula
de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas
adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas). Si
no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que
modificarla o no podríamos utilizar la opción
Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que
desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda
#TEXTO , siendo
TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por
ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente
o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de
operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una
fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no
se interceptan. También en estos casos, la celda, como en el caso
anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior
izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos
visto antes.
Tarea vamos a aplicar lo trabajado, desarrolla el siguiente trabajo práctico.
Ejercicio 2 Excel Formatos-Formulas básicas
1) Ingresar los datos en una hoja de Excel como se muestra en la figura,
Posteriormente realizar los puntos que se detallan a continuación:
2) Insertar como título de la misma (en una primera fila) el siguiente texto
“Colegio Amor S.A” en fuente Comic Sans de 18 ptos y color rojo.
3) Realizar las siguientes mejoras de aspecto a dicha planilla:
a) Aplicar a los títulos de las columnas fuente Courier 12 ptos (o similar) y
color azul Centrar en sus celdas los rótulos de las mismas.
b) Aplicar bordes y sombreado para mejorar la presentación de la planilla.
c) Aplicar formato de celda Fecha a los datos de la columna Fecha Nac.
(por ej: 12-12-75).
d) Aplicar formato de celda Peso ($) a los datos de la columna Sueldo, con
separador de miles y 2 posiciones decimales.
4) Al final de la columna Sueldo totalizar los valores y una celda libre más
abajo calcular el promedio de los mismos redondeando el resultado en un
decimal.
5) Al final de esta planilla, en una columna rotulada como Premio, calcular
el 5% del Sueldo para cada uno de los empleados.
6) Nombrar la Hoja1 como Empleados y eliminar las hojas sin uso de este
libro.
7) Al final de las hojas existentes en este libro, agregar una nueva hoja
nombrada como Liquidación. En dicha hoja copiar sólo las columnas
Apellido y Sueldo de los empleados.
8) En dos celdas libres de la hoja Liquidación, obtener el mayor y
menor sueldo de los empleados. A la derecha de estas celdas agregar texto
que describa dichos valores.
9) Y sube al espacio de entrega.
Tarea: Excel Formato-Formulas básicas
