DOCENTE: Nidia María Duarte Garavito GRADO: DECIMO 05
GUIA: N°32
ÁREA: Técnica Asistencia Administrativa DURACIÓN: 2 SEMANAS
CONCEPTO: Unidad de Correspondencia ASIGNATURA: Gestion de Documentos
FECHAS: 3 al 14 de Agosto
LOGRO: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la
organización.
ORIENTACIONES
1. Lectura de la Guía.
2. Leer con atención, concentración la guía.
3. Copiar la guía y desarrollarla en el cuaderno en forma ordenada: responder las preguntas
alusivas al tema.
TALLER
1. ¿Teniendo en cuanta la definición de unida de correspondencia, cual
considera que es su misión?
2. ¿Enumere tres funciones que usted considere principal de las unidades
de correspondencia?
3. ¿Que se estableció en la ley 594 de 2000?
4. Elabore un mapa mental sobre la Unidad de Correspondencia.
5. Elabore un crucigrama con los equipos que se requieren en la unidad de
correspondencia.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan
los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios
de las diferentes dependencias.
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos
de gestión, centrales e históricos.
OBJETIVOS
La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y
distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan, proveniente
de diferentes fuentes externas, así como la generada por todas las dependencias
que conforman al organismo.
Ordenar y conservar la documentación en trámite desde su producción hasta su
destino final.
Impedir la dispersión, supresión y eliminación de los documentos vitales.
Coordinar actividades archivísticas y procedimentales de acuerdo con las
políticas que en el sentido se establezcan por el comité de archivo.
Preparar las trasferencias documentales primarias de acuerdo con las normas
establecidas por el Archivo General de la Nación.
Facilitar y controlar el préstamo de documentos, acceso y consulta en el archivo
histórico central.
Crear la ventanilla como un eje central del programa de Gestión Documental.
Disminuir la multiplicidad documental en las áreas de trabajo.
FUNCIONES
Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución
interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la institución y la
administración del sistema de correo.
Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
Seleccionar, clasificar, ubicar los fondos documentales se acuerdo a la
categorización y clasificación de los archivos que se establece en la ley 594 de
2000 y las disposiciones generales emitidas por el Estado
Conocer las actividades de la empresa, los servicios que presta y los
funcionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar
la correcta distribución de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se
especifica el destinatario.
Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes
documentos.
Clasificar las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su
distribución.
Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las
comunicaciones de la empresa
No tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales
como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y, en
general, todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen de la
organización.
Hacer el seguimiento a las comunicaciones de la empresa e informar sobre
documentación no atendida o anormalidades en el proceso, en primera
instancia, a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a
las directivas de la institución.
Tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una
imagen positiva.
SERVICIOS
La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación, distribución de las comunicaciones de tal manera
que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de Gestión
Documental
SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Recepción de correspondencia
Radicación de correspondencia
Distribución de la comunicación al área correspondiente
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
1. NUMERICO
2. ALFABETICO
3. CRONOLOGICO
4. ASUNTOS O TEMATICOS
5. GEOGRAFICO
EQUIPOS QUE SE REQUIEREN EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
El computador
La impresora
El escáner
El fax
La fotocopiadora
El teléfono
El reloj
La máquina de escribir
ELEMENTOS DE ESCRITORIO
Clips-metálico,
Ganchos de cosedora
Perforadora
Cosedora
Carpetas Sobres-Manila, ventanilla, carta, oficio
Lapiceros
Taja lápiz
Borrador Tapete acrílico
Cinta mágica
Lápiz
Sellos – radicado, recibido, despacho, fecha, copia
Cortapapel Hojas papel
guillotina rótulos
Archivadores formatos de registro
Resaltadores
Tijeras
Microfilmadora
Saca ganchos
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos
por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna
el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública
o privada, en el transcurso de su gestión.
CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.
