Costs management

Dirección de Proyectos
MPM, Ing. Luis E. Arteaga Untiveros
[email protected]

Unidad N°: II
“Desde tu ser descubre tu hacer” Semana N°: 5
Anónimo

Objetivos de aprendizaje

1 Comprender la importancia de la Gestión de

los Costos

2
Entender los procesos clave de la Gestión de
los costos y las buenas prácticas para su
aplicación.

1
Agenda

Importancia de la Gestión de los Costos

Procesos de la Gestión de los Costos

Aspectos Clave

Importancia de la Gestión de los Costos

La labor de
planificación de
Establece los Su función
la gestión de los Considera un
procesos principal se
costos se monitoreo
relacionados vincula en el propicia en las permanente
con la establecimiento primeras etapas para revisar la
planificación, de los costos de
del proyecto, ejecución de los
estimación, los recursos permitiendo gastos de
determinación y requeridos para establecer un proyecto y para
control de los llevar a cabo las
referente para controlar su
costos para el actividades del cada proceso en efectividad
proyecto. proyecto. la gestión de los
costos.

2
La Gestión de Costos…

Incluye los procesos necesarios para que el proyecto

se pueda completar dentro del presupuesto
aprobado.

Gestión de los Costos del Proyecto

3
Procesos de la Gestión de Costos

Controlar los
Costos
Determinar el
Presupuesto

Estimar los
Costos

Planificar la
gestión de los
costos

Planificar la Gestión de los Costos

4
Planificar la Gestión de los Costos

Plan de Gestión de los Costos

Nombre del Proyecto

Explicación detallada Plan de Gestión de Costos

Código
Página
de la forma cómo se
llevará a cabo la Enfoque gestión de costos
gestión de los costos
Reglas para la estimación de costos
Definición de los Unidades de medición
parámetros para Recurso Unidad de medida
realizar las mediciones
Tipos de estimación
y estimaciones
Tipo Formulación Nivel de precisión
Definición de los
Explicación de los
Pautas para el establecimiento de la línea base umbrales de control
criterios a considerar
para monitorear el
para el establecimiento
Reglas para medir el desempeño de los costos desempeño.
de la línea base de
costos
Umbrales de control
Alcance Variación Acción de control Referencia los
Explicación de los formatos a utilizar y la
parámetros de medición Formatos de informes frecuencia de
del valor ganado. presentación
Procedimientos de control de cambios en el costo
Explicación del
procedimiento
empleado para el
cambio de los costos

5
 Estimar los costos

Estimar los Costos

Estimar los Costos es el

proceso que consiste en
desarrollar una aproximación
de los recursos monetarios
necesarios para completar las
actividades del proyecto.

La estimación de costos es
una predicción basada en la
información disponible en un
momento dado. Incluye la
identificación y consideración
de diversas alternativas de
cómputo de costos para
iniciar y completar el proyecto

6
Estimar los Costos

Importancia de las Principales Entradas

Plan de gestión de costos permite mediante la documentación conocer los
1 métodos empleados para la estimación de los costos.

Línea base del alcance (el enunciado del alcance, la EDT y el diccionario de la
2 EDT) permite determinar lo que incluye el proyecto y las restricciones que
presenta.

3 Cronograma del proyecto permite establecer las actividades y recursos

necesarios, a través de la línea del tiempo.

4 Plan de gestión de los recursos permite determinar los recursos humanos y

físicos necesarios, incluyendo el costos asociado.

5 Registro de riesgos permite relacionar los costos asociados a gestión del

mismo a lo largo de la vida del proyecto.

Activos de los procesos de la organización brindan referentes en cuanto las

6
políticas de estimación de costos, posibles plantillas de estimación de costos,
históricos y entre otros, que podrían ser beneficiosos para crear estimados en
el proyecto actual.

7
Rangos para la Precisión de Estimados

1 2 3
ROM Estimación Estimado
Estimado de definitivo:
aproximado del presupuesto: -5% + 10%
orden de -10% + 25%
Magnitud:
-25% + 75%

Técnicas de estimación de costos (1)

Juicio Experto
• Guiado por la información histórica, el juicio de expertos
aporta una perspectiva valiosa sobre el ambiente y la
información procedentes de proyectos similares anteriores.

• El juicio de expertos también puede utilizarse para

determinar si es conveniente combinar métodos de
estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.

8
Técnicas de estimación de costos (2)
Estimación Análoga

• Esta estimación utiliza los valores de parámetros como el

alcance, el costo, el presupuesto y la duración, o medidas
de escala tales como el tamaño, el peso y la complejidad
de un proyecto anterior similar, como base para estimar
el mismo parámetro o medida para un proyecto actual.

• La estimación análoga es más confiable cuando el

proyecto anterior es similar, no sólo en apariencia sino en
los hechos, y cuando los miembros del equipo del
proyecto responsables de efectuar los estimados poseen
la experiencia necesaria.

Técnicas de estimación de costos (3)

Estimación Paramétrica
• La estimación paramétrica utiliza una relación estadística
entre los datos históricos y otras variables (p.ej., pies
cuadrados en la construcción) para calcular una estimación
de parámetros de una actividad tales como costo,
presupuesto y duración.

• La estimación paramétrica de costos puede aplicarse a todo

un proyecto o a partes del mismo, en conjunto con otros
métodos de estimación.

9
Técnicas de estimación de costos (4)
Estimación Ascendente

• La estimación ascendente es un método para estimar los

componentes del trabajo. El costo de cada paquete de
trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de
detalle. El costo detallado luego se resume o “acumula” en
niveles superiores para fines de información y seguimiento.

• En general, la magnitud y complejidad de la actividad o del

paquete de trabajo individual influyen en el costo y la
exactitud de la estimación ascendente de costos.

Técnicas de estimación de costos (5)

Estimación por tres valores
La exactitud de las estimaciones de costos de una actividad única puede
mejorarse tomando en consideración la incertidumbre y el riesgo.
Se utilizan estimaciones por tres valores para definir un rango aproximado del
costo de la actividad:

• Más probable (cM). El costo de la actividad se basa en una evaluación

realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y cualquier gasto
previsto.
• Optimista (cO). El costo de la actividad se basa en el análisis del mejor
escenario posible para esa actividad.

• Pesimista (cP). El costo de la actividad se basa en el análisis del peor

escenario posible para esa actividad.

10
Técnicas de estimación de costos (6)
Estimación por tres valores
Se puede calcular el costo Esperado (CE) , mediante el uso de una
fórmula, en función de la distribución asumida de los valores dentro del
rango de las tres estimaciones.
Dos de las fórmulas más utilizadas son las distribuciones triangular y
beta. Las fórmulas son las siguientes:

• Distribución triangular. cE = (cO + cM + cP)/3

• Distribución Beta ( del análisis PERT tradicional).

cE = (cO + 4cM + cP)/6

Las estimaciones de costos basadas en tres valores con una

distribución determinada proporcionan un costo esperado y despejan el
grado de incertidumbre sobre el costo esperado.

Determinar el presupuesto

11
Determinar el presupuesto

Sumar costos estimados de las actividades o

paquetes de trabajo para establecer una línea
base de coste total, a fin de medir el rendimiento
del proyecto.

Determinar el Presupuesto

12
Elementos para la Determinación del Presupuesto

Controlar los costos

13
Controlar los Costos

Asegurar la
utilización del
control integrado
Verificar que los de cambios.
desembolsos no
excedan la
Seguir financiación
periódicamente autorizada.
los avances de
Gestionar e influir costos del
sobre los cambios proyecto

Controlar los Costos

14
Gestión del Valor Ganado

Gestión del Valor Ganado (EVM) se emplea para medir el

desempeño del proyecto respecto a línea base del
desempeño (alcance, cronograma y costos).

• Valor Planificado (PV) determina a la fecha el valor

estimado del trabajo que se tiene planificado realizar

• Valor Ganado (EV) determina a la fecha el valor

estimado de trabajo que se ha realizado.

• Costo Real (AC) o también denominado costo total,

determina a la fecha el costo real del trabajo realizado.

Gestión del Valor Ganado

• Presupuesto hasta la Conclusión (BAC) permite
determinar de cuánto fue el presupuesto para el total
del proyecto.

• Estimación a la Conclusión (EAC) se desarrolla a

partir de una proyección, la cual permite determinar el
valor que se espera que cueste el proyecto en total.

• Estimación hasta la Conclusión (ETC) se utiliza un

punto de referencia para determinar mediante una
proyección cuanto mas se espera que cueste terminar
el proyecto.

• Variación a la Conclusión (VAC) permite analizar a la

fecha la posible fluctuación que se puede presentar al
terminar el proyecto.

15
Gestión de valor ganado
Presupuesto del proyecto
Estimación a
Reserva de gestión la conclusión
(EAC)

Presupuesto hasta
la conclusión
(BAC)
Costos reales o
actuales (AC) Valor planificado
(PV)
Valores acumulados

Valor ganado
(EV)

Tiempo Fecha de análisis

Indicadores para el Análisis de Valor Ganado

Fórmula para
Nombre Fórmula Interpretación
determinar EV

(+) por debajo del presupuesto

Variación de Costo CV = EV – AC (-) sobrecosto o por encima del EV = CV + AC
presupuesto

(+) es adelantado respecto del

Variación del cronograma (-)
SV = EV – PV EV = SV + PV
Cronograma (-) es retrasado respecto del
cronograma

¿Cuántos soles se obtienen por

Índice de Desempeño de cada sol gastado?
CPI = EV / AC EV = CPI x AC
Costo >1 es más eficiente que lo
planeado

Índice de Desempeño del Porcentaje de progreso

SPI = EV / PV EV = SPI x PV
Cronograma >1 progresa más que lo planeado

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 Estimación de la Conclusión al Terminar EAC
Fórmula Uso
Se utiliza cuando no ha ocurrido ninguna variación en BAC o igual
EAC = BAC / CPI
tasa de gasto.

Se utiliza cuando las variaciones actuales se consideran atípicas

EAC = AC + BAC - EV en relación al futuro. Es decir no se esperan variaciones para el
resto del trabajo.

Se utiliza cuando el estimado original presenta defectos

fundamentales o cuando el plan cambia significativamente.
EAC = AC + ETC ascendente
Por lo tanto se estima nuevamente el trabajo restante y se le suma
el costo ya incurrido.

Cuando las variaciones actuales se consideran típicas en relación

EAC = AC + (BAC - EV)
al futuro. Cuando las restricciones del cronograma del proyecto
(CPI x SPI)
influirán en la finalización del esfuerzo restante.

Otras fórmulas

Nombre Fórmula Interpretación

Estimación hasta la ETC = EAC – AC

¿Cuánto más costará el trabajo?
conclusión ETC = Volver a estimar

¿Qué tanto por encima o por debajo del

Variación a la conclusión VAC = BAC – EAC presupuesto estaremos al final del
proyecto?

Para mantenerse dentro del presupuesto,

TCPI = (BAC– EV)
¿qué ritmo debemos tener para el trabajo
(BAC – AC)
restante?
Índice de desempeño del
trabajo por completar
Para mantenerse dentro de la EAC actual,
TCPI = (BAC – EV)
¿qué ritmo debemos tener para el trabajo
(EAC – AC)
restante?

17
 Aspectos claves

Aspectos Clave
El plan de gestión de costos permite orientar cómo se realizará
 la estimación del presupuesto, así como su seguimiento y
monitoreo.

 Con la Estimación de los Costos se determina el monto de los

costos necesarios para llevar a cabo el trabajo del proyecto.

Determinar el presupuesto permite conocer la línea base de

 costos autorizada, la cual es uno de los referentes más
importantes para monitorear y controlar el desempeño del
proyecto.

El proceso de Controlar los Costos permite que se conozcan las

 mediciones respecto al progreso del trabajo, siendo útil para el
director del proyecto al momento de realizar proyecciones
confiables y determinar medidas correctivas para el proyecto.

18
 Preguntas tipo

Question 1
A pesar de que los interesados pensaban que había suficiente dinero en el presupuesto, a la
mitad del proyecto el índice de desempeño del costo (CPI) es de 0.7. Con el propósito de
determinar la causa primordial, varios interesados hacen una auditoría del proyecto y descubren
que el presupuesto de costo del proyecto se estimó de forma análoga. A pesar de que la suma de
los estimados de las actividades da como resultado el estimado del proyecto, los interesados
creen que algo faltó debido al modo en que se completó el estimado. ¿Cuál de las siguientes
opciones describe lo que hizo falta?

a) Se debe usar el SPI, no el CPI

b) Los costos estimados deben usarse para medir el CPI

c) Debió utilizarse la estimación ascendente

d) La historia pasada no se tuvo en cuenta

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 Question 2
¿Cuál de las siguientes opciones muestra la cantidad restante a ser gastada en el
proyecto basándose en la eficiencia actual del gasto?

a) Estimación a la conclusión

b) Variación de costos

c) Presupuesto restante

d) ETC

Next activities
a) Lectura
a) Teoría :
• Capítulos 7 de la Guía de los Fundamentos para la
Dirección de proyectos ( Guía del PMBOK) 6ta
Edición.
• Cadena crítica. Eliyahu Goldratt.

b) Trabajo de desarrollo:
a) Completar el plan de la gestión del costo

c) Trabajo de investigación:
a) Diferencia entre control calidad y aseguramiento de
la calidad.

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 Bibliografía consultada

o Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los

fundamentos para la dirección de proyectos. Sexta edición.
o Chamoun, Y. (2000). Administración profesional de proyectos:
la guía. Ed. McGrawHill.
o Horine, G.M. (2005). Gestión de proyectos informáticos.
Editorial Anaya Multimedia.
o Sánchez Garreta, S. (2003). Ingeniería de proyectos
informáticos. Actividades y procedimientos. Editorial Universitat
Jaumd.

MPM, Ing. Luis E. Arteaga Untiveros

[email protected]

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