ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (3150925)
APRENDIZ: Reinaldo Ayala Navarro
Actividad: Línea de tiempo “Importancia de los Archivos"
Instructora: María Eugenia Granados Rodríguez
Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA 2024
INTRODUCCIÓN
Este ensayo se enfoca en la importancia de los archivos donde se debe plasmar la
terminología archivística teniendo en cuenta la base de su origen, su evolución, las
cualidades, categorización, aplicación en el medio actual y su clasificación.
ARGUMENTACIÓN
Un archivo es fundamental en la evolución científica, social y política de la humanidad. Esta
representa la conservación de los documentos y consulta de la información, en la actualidad
el archivo es funcional y de fácil manejo su consulta ya que los medios tecnológicos facilitan
a un mas su modo de búsqueda.
Los archivos aparecen con los primeros imperios. Los utilizaban como herramienta con la
que controlaban la población y las riquezas. Las culturas que más aportes realizaron al
seguimiento documental estar los egipcios estos reflejaban en los tempos del clérigo donde
las inscripciones iban dirigidas a la doctrina, esto también ocurría en chira e india. En Roma
y Grecia dejar por escrito testamentos y otros documentos lo dejaban en vestigios, en
madera y en mármol. Los arcadios, sumerios y babilonios los tallaban en pieles, en madera
y mármol complementos metálicos tallaban en arcillas blandas escrituras con instrucciones
en forma de cuña.
Los archivos, principalmente tiene tres funciones importantes que son: recoger, conservar
y servir.
En la actualidad la información puede estar contenida en papel o cualquier otro soporte
digital ya sean medios legibles o por sistemas operativos los cuales sor parte importante de
los recursos de la información ya que estos se pueden evidenciar en su forma original para
el desarrollo histórico de su misión, función y actividades. su importancia parte del valor que
tiene para la ciencia y tecnología, social, desarrollo económico, comunidad, investigación y
la administración. Los archivos que se conservan se recopilan y difunden información
registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de las
actividades que se realizar.
Los archivos sor creados por personas e instituciones que desarrollan sus propias tareas y
sus fines, cualquier empresa o entidad deben diligenciar documentos donde quede registro
de recibidos, verificaciones pendientes, llevar registro de las investigaciones pendientes,
toma de decisiones, respuestas tramites y demandas de orden legal, fiscal o administrativo
a requerimientos de personas
LOS ARCHIVOS SON CLASIFICADOS SEGÚN SU ORGANIZACIÓN O USO:
Según su ciclo vital:
Estos archivos se clasifican según con el tiempo que se le asigne a cada una de las etapas
que son:
A. Archivo histórico: Estos se transfieren desde el archivo central al archivo de
conservación permanente. se clasifican por: Archivo general de la nación , Archivo
general del departamento, Archivo general del municipio y Archivo general del distrito.
B. Archivo central: En esta agrupación de documentos son los que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestión que aporta cada dependencia; su consulta no es
frecuente, pero siguen vigentes.
C. Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y
disponible para consultas administrativas de toda la organización.
Por su organización:
Es otra de las variables que definen la clasificación de los archivos que la empresa elije y
maneja para que la información sea centralizada o descentralizada o descentralizada con
control central.
1. Centralizada: Son los que se ubican en una sola estructura, quiere decir, sin mediar el
departamento que haya generado la documentación, todos los archivos resguardados
por un solo organizador con la finalidad de que los mismo puedan ser ubicados con
facilidad en un solo espacio.
2. Descentralizada: Esta permite la clasificación de los archivos por departamentos para
manejar su propio archivo, quiere decir que acorde a su sistema cada uno de los
departamentos que compone la organización pueden crear y mantener resguardado los
documentos que creen y modifiquen siendo ellos mismo los responsables de la seguridad
y la comunicación de estos.
3. Descentralizado con control central: Esta es la combinación de los dos sistemas
anteriores, el trámite de la documentación esta centralizado es allí donde reposa la
rotación de la información, la diferencia está en que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de la correspondencia despachada estas podrían destruirse
manualmente en su mayoría por encontrarse en el archivo central.
Según su uso:
Este se clasifica según el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales
requeridas por la organización.
a) Archivo activo: Estos son regularmente vistos por las personas por la relevancia de la
información, por la fecha de la creación o su modificación, estos son considerados
importantes.
b) Archivo semiactivo: Estos contienen la información que puede ser de relevancia, pero la
consulta de estos no se realiza constantemente, quiere decir que son archivos que tienen
información importante pero que no son de consulta cotidiana.
c) Archivo histórico o permanente: Este contiene información vital y va conformando su
historia, este se denomina archivo inactivo ya que su consulta es baja. Además, contiene
información que es útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
Estos tienen que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a una
organización de manera que para su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad ya que cuenta con herramientas sustentables de la información que genera,
ya que es patrimonio invaluable del conocimiento institucional, las características que los
componen son:
1) Económicos: ahorran costos que se derivan del tiempo y personal empleado para la
búsqueda de un documento.
2) Simples: Identifican el contenido de la información de manera sencilla.
3) Funcionales: permiten que la operación archive y consulte la documentación de manera
eficiente
4) Exactos: Nos permiten que la clasificación de los documentos sea precisa para evitar
equivocaciones en el momento de archivar.
5) Técnicos: nos permite registrar las situaciones al momento de la toma de decisiones de
forma responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
CUALIDADES DE LOS ARCHIVISTAS
Estos tienen unas características esenciales que deben acompañar la eficacia del archivista
en los cuales se resumen los siguientes aspectos.
Orden: que nos permite mantener control y ubicación de estos.
Responsabilidad: Esta tarea es de dedicación y actualización
Puntualidad: Hace referencia a cuando soliciten algún archivo pueda ser entregado de
manera inmediata ya que debe ser una disponibilidad inmediata de los archivos.
Cordialidad: El funcionario que sea responsable del archivo debe tener buena disposición
en el momento que se le solicite información en cuanto a la búsqueda y suministro de los
documentos.
Sigilo profesional: Estas son las personas que desarrollan fundones administrativas
secretariales o archivísticas y deben ser reservadas con el manejo de la información por el
grado de confidencialidad que estos conllevan.
Concentración: Debe manejarse en la ejecución en las actividades de archivo ya que debe
realizarse minuciosamente para con esto evitar errores que impidan cumplir con la función.
CONCLUSIONES
Esto nos permite mantener una información ágil, dado que las bases de datos y las
herramientas informáticas de la actualidad en una entidad sor muy útiles para todo tipo de
necesidad, ya que nos permite generar una búsqueda rápida de los archivos, de igual marera
con el paso del tiempo se han tenido que adaptar a las modificaciones en cuarto a la creación
de documentos en la valoración, selección, preservación, acceso uso de estos. Sir
dejar atrás el más importante de los documentos de archivo que son los que están
plasmados como evidencia histórica y son tratados con mucha delicadeza para conservar su
preservación.
✓ El archivo conserva información verídica.
✓ El archivo genera información eficaz y contundente.
✓ El archivo es funcional de fácil manejo para la consulta.
✓ El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la conservación
de los documentos.
✓ El archivo es fundamental en la evolución cultural, social y científica de la
humanidad.
BIBLIOGRAFÍA
[Link]
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