TUTORIAL MANEJO DE EXCEL BASICO – V.

2016
 TUTORIAL EXCEL

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a
partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos
sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información.

Características de Excel: Hojas de cálculo

Una de las características principales de Excel, es que en su pantalla principal se

muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas, de
esta manera se le da forma a una celda, que básicamente es la intersección de una
columna y una fila.

La celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la
columna y un número que nos permite identificar la fila en la que podemos estar
trabajando. Por ejemplo, la celda señalada en la siguiente imagen tiene una
dirección o nombre de A1

En cada celda podemos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo

habíamos dicho anteriormente. Una manera fácil de identificar si un dato es
numérico o es un texto, es validando en la celda el tipo de dato que introducimos.
Generalmente los datos tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos
se alinean a la derecha.

De esta manera, Excel reconoce que tipo de dato estamos ingresando en una celda,
si es numérico o es un dato alfanumérico.

Crear un documento en Excel

Un libro es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo para ayudarle a
organizar los datos. Puede

crear un libro desde un libro en blanco o una plantilla.

Crear un libro

1. Seleccione Archivo > Nuevo.

2. Seleccione Libro en blanco.

Trabajar con hojas en un libro

De forma predeterminada, aparece una hoja de cálculo en un libro, pero puede

agregar más, cambiarles el

nombre o eliminarlas, según sea necesario.

Insertar una hoja de cálculo

1. Siga uno de estos procedimientos:

· En la pestaña Hoja, seleccione . Se agregará una nueva hoja de cálculo a la

derecha
Seleccione Inicio > Insertar > Insertar hoja.

· Haga clic con el botón derecho en una hoja, haga clic en Insertar y, en la el

cuadro Insertar cuadro, seleccione Hoja de cálculo.

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja de cálculo cuyo
nombre desea

cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

2. Escriba un nuevo nombre para la Hoja y, después, presione Entrar.

Eliminar una hoja de cálculo

1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja que desea eliminar.

2. Haga clic en Eliminar.

3. Si la hoja está vacía, se eliminará, pero si contiene datos, aparecerá un mensaje

emergente.

Seleccione Eliminar para confirmar la eliminación.

Ocultar una hoja de cálculo

1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja que desea ocultar.

2. Haga clic en Ocultar.

Insertar o eliminar filas o columnas

Pequeños cambios en el diseño de la hoja de cálculo pueden suponer grandes

mejoras en legibilidad. Inserte

y elimine filas, columnas y celdas para organizar la hoja de cálculo.

Insertar una columna o fila

1. Seleccione la letra de la parte superior de una columna para seleccionar toda la

columna, o seleccione el número de fila para seleccionar una fila.

2. Seleccione la pestaña Inicio > Insertar > Insertar columnas de hoja.

O bien, haga clic con el botón derecho en la letra de la columna o en el numero de

una fila y

seleccione Insertar.
Eliminar una columna o fila

1. Seleccione la columna o fila a eliminar.

2. Seleccione la pestaña Inicio > Eliminar > Eliminar columnas de hoja.

O bien, haga clic con el botón derecho en la letra de la columna o en el numero de

una fila y

seleccione Eliminar.

Insertar una celda

1. Seleccione una celda o un rango de celdas.

2. Haga clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas y elija Insertar.

3. En el cuadro Insertar, seleccione una opción:

  Desplazar las celdas hacia la derecha: desplaza las celdas a la derecha a fin
de dejar espacio para las nuevas celdas.
 Desplazar las celdas hacia abajo: desplaza las celdas hacia abajo a fin de
dejar espacio para las nuevas celdas.
 Insertar toda una fila: inserta una nueva fila.
 Insertar toda una columna: inserta una nueva columna.

Ocultar filas y columnas

Muestre u oculte filas o columnas en la hoja de cálculo para mostrar únicamente los
datos que necesita ver

o imprimir.

Seleccionar filas o columnas

1. Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

Ocultar filas o columnas

1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.

2. Haga clic con el botón derecho en la selección y, después, seleccione Ocultar.

Mostrar filas o columnas

1. Seleccione las columnas adyacentes a las columnas ocultas.

2. Haga clic con el botón derecho en la selección y, después, seleccione Mostrar.

Control del tamaño, color y tipo de fuente

Aplique formato a las celdas para hacer que destaquen con fuentes, tamaños de
fuente, colores y bordes.
Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como
moneda, porcentajes o fechas.

1. Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el
formato.

2. Haga clic en la pestaña Inicio y después haga clic en la flecha en el

cuadro General.

3. Seleccione un formato de número.

Operaciones matemáticas en Excel

Con Excel podemos realizar operaciones matemáticas simples como por

ejemplo: sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/). Para poder realizar cálculos
matemáticos en Excel, solo debemos poner un (=) o el signo (+) al inicio de la celda,
seguido de la fórmula que deseamos ejecutar.

SUMA =A1+A2 suma los valores de las celdas A1 y A2.

RESTA =A1-A2 resta el valor en A2 de A1.

MULTIPLICACIÓN =A1*A2 multiplica los valores en A1 y A2.

DIVISIÓN =A1/A2 divide el valor de A1 por A2.

Formas de agregar valores en una hoja de cálculo

Una forma rápida y sencilla de agregar valores en Excel es usar Autosum. Solo tiene
que seleccionar una celda vacía directamente debajo de una columna de datos. A
continuación, en la pestaña Fórmula, haga clic en Autosum > Suma. Excel
detectará automáticamente el rango que se va a suman. (Autosum también puede
funcionar horizontalmente si selecciona una celda vacía a la derecha de las celdas
que se suman).
En Excel podemos escribir fórmulas muy grandes o de acuerdo a lo que
necesitemos, solo debemos respetar el límite de caracteres por celda que es de
32,767 en las versiones de Excel más recientes.

Además, algo muy útil que podemos hacer en la hoja de cálculo al momento de
escribir fórmulas, es referenciar celdas para aplicar sus valores dentro de la
operación aritmética que estemos realizando

Fórmulas y funciones en Excel

Para sacarle el máximo provecho a Excel podemos realizar cálculos más avanzados
utilizando las funciones de Excel, las cuales nos ayudan a efectuar cálculos sobre
nuestros datos numéricos o alfanuméricos. Al realizar funciones con nuestros datos
en Excel, la fórmula se va a comportar casi como si fuera un asistente nuestro, ya
que nos irá indicando los pasos a realizar dentro de la función, para entregarnos el
resultado correcto.

Por ejemplo, al ejecutar la función Promedio se nos muestra un ayudador que

indica los pasos o datos que deben ir dentro de la fórmula.
Al indicarle los datos numéricos para este caso, nos devolverá el promedio de los
valores que hayamos ingresado, como lo podemos visualizar en la siguiente
imagen.
La función MAX y MIN

La función MAX de Excel puede indicar cuál es el valor numérico más grande en un
rango de celdas. Opuesto a la función MAX, está la función MIN, la cual devuelve el
valor numérico más pequeño en rango de celdas.

Crear una Fórmula MAX

1. Hacer clic en la celda donde se desea agregar la fórmula.

2. Hacer clic en la flecha del botón Suma.

3. Seleccionar MAX.
 1. Si es necesario hacer clic en el rango de celdas deseado.

2. Hacer clic en el botón Introducir o presionar Enter.

Excel agrega la fórmula MAX y muestra el número más grande del rango
especificado.

BUSCAR (función BUSCAR)

Use BUSCAR, una de las funciones de búsqueda y referencia, cuando necesite

buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en
una segunda fila o columna.

Por ejemplo, supongamos que sabe el número de pieza para una parte automática,
pero no sabe el precio. Puede utilizar la función BUSCAR para devolver el precio en
la celda H2 al introducir el número de la parte automática en la celda H1.
Use la función BUSCAR para buscar una sola fila o columna. En el ejemplo anterior,
estamos buscando los precios en la columna D.

Forma vectorial

La forma vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o una columna

(denominado vector) un valor y devuelve un valor desde la misma posición en un
segundo rango.

Sintaxis

BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; [vector_resultado])

La sintaxis de la forma vectorial de la función BUSCAR tiene los siguientes

argumentos:

 valor buscado Obligatorio. Es el valor que busca la función BUSCAR en

el primer vector. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico
o un nombre de referencia que se refiere a un valor.

 Vector_de_comparación Obligatorio. Es un rango que solo contiene una

fila o una columna. Los valores del vector_de_comparación pueden ser
texto, números o valores lógicos.

Importante: Deben colocar los valores del vector_de_comparación en orden

ascendente: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo
contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y
en minúsculas es equivalente.
  vector_resultado Opcional. Un rango que solo contiene una fila o una
columna. El argumento vector_result debe tener el mismo tamaño
que vector_de_comparación. Debe tener el mismo tamaño.

Ejemplo con Vectores

Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y
calificaciones y de los cuales deseo encontrar la calificación de alguno de ellos con
tan solo especificar su nombre.

En la celda F1 colocaré el nombre del alumno y en la celda F2 la función

BUSCAR la cual me ayudará a obtener su calificación. Desarrollemos la fórmula
paso a paso:

1. Introducir la función BUSCAR y especificar el primer argumento que es el

valor buscado.

=BUSCAR(F1,

2. Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizará la

búsqueda:

=BUSCAR(F1, A2:A6,

3. El último argumento será el rango que tiene los resultados que deseo obtener
y que en este ejemplo son las calificaciones en C2:C6:
=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)

Observa cómo la función BUSCAR regresa la calificación que corresponde al

nombre buscado.

Si quieres conocer todas las funciones de Excel disponibles, puedes hacer clic en
la pestaña Fórmulas y se mostrarán todas las funciones que podemos aplicar en la
hoja de cálculo. La siguiente imagen nos muestra algunas de las funciones de la
categoría de funciones lógicas que podemos ejecutar en el Excel.
Gráficos en Excel

Al utilizar gráficos, podemos generar nuestros propios reportes con una mejor
interpretación y sentido de nuestros datos. Por ejemplo, podemos crear una gráfica
para validar las ventas durante un periodo de tiempo y conocer de manera visual
qué productos se han vendido más y cuáles tienen menor rotación.

Los tipos de gráficos disponibles en Excel son los siguientes:

 Columnas

 Líneas

 Circular

 Barras

 Áreas

 XY Dispersión

 Cotizaciones

 Superficie

 Radial

 Cuadro combinado
Usar filtros

Los filtros proporcionan una forma rápida de buscar y trabajar con un subconjunto
de datos en un rango o

tabla. Al filtrar una lista, oculta temporalmente algunos de los datos para poder
concentrarse en aquellos que

desea.

Filtrar datos

1. Seleccione una celda dentro de los datos que quiere filtrar.

NOTA: Antes de filtrar los datos, asegúrese de que no hay columnas o filas vacías.

2. Seleccione la pestaña Inicio > Ordenar y filtrar > Filtro.

O bien, seleccione la pestaña Datos > Filtro.

2. Seleccione la flecha desplegable de filtro de la columna que desea filtrar.

Desactive Seleccionar todo, en la parte superior del árbol de datos, y active los
filtros que desee haciendo clic.

Imprimir un documento

Desde un mismo lugar, puede ver el aspecto que tendrá un documento impreso,
configurar las opciones de

impresión e imprimir un archivo.

1. En la pestaña Archivo > Imprimir.

2. Escriba el número de copias que desea imprimir en el cuadro Copias.

3. En Impresora, asegúrese de que está seleccionada la impresora que desea.

4. En Configuración, se encuentran seleccionados los valores de configuración de

impresión

predeterminados para la impresora. Si desea cambiar algún parámetro, haga clic en

el mismo y
seleccione otro nuevo.

5. Pulse Imprimir