CAPÍTULO 5 Preguntas de repaso

1. Distinguir entre una solicitud de compra y una orden de compra.

La requisición de compra se prepara y se envía a la función de preparación de la orden de compra para iniciar el
proceso de compra

La orden de compra (PO) se prepara para cada proveedor:

una copia del PO se envía al proveedor
se envía una copia a la función de cuentas por pagar (AP) configurada para su archivo temporal en el AP
archivo pendiente
se envía una copia oculta a la función de recepción de mercancías, donde se retiene hasta que los inventarios
llegar.
la última copia se archiva en el archivo de órdenes de compra abiertas/cerradas.

2. ¿Cuál es el propósito de un departamento de compras?

El departamento de compras recibe las requisiciones de compra, las clasifica por proveedor y las prepara.
un PO multiparte para cada proveedor. Las copias se envían a:
Vendedor
AP
recibiendo,
procesamiento de datos
archivo del departamento de compras

3. Distinguir entre un archivo de cuentas por pagar y un archivo de vales por pagar.
El archivo AP consiste en el paquete AP que incluye la orden de compra, el informe de recepción y la factura. Una vez que este paquete
se reconcilia en el archivo, la organización puede registrar la obligación.

Sistema de pagos de subvoucher, el departamento de cuentas por pagar utiliza vouchers de desembolso en efectivo y
mantiene un registro de vales. Después de que el empleado de cuentas por pagar realiza la conciliación de tres vías, él o ella prepara
un comprobante de desembolso de efectivo para aprobar el pago. El secretario de cuentas por pagar archiva el desembolso de efectivo.

voucher, junto con documentos de soporte, en el archivo de cuentas por pagar

4. ¿Cuáles son los tres pasos lógicos del sistema de desembolsos de efectivo?

Identificar las obligaciones pendientes - El proceso de desembolsos de efectivo comienza en el departamento de Cuentas por Pagar.

identificando los elementos que han llegado a su vencimiento. Cada día, la función de cuentas por pagar revisa el archivo de cuentas por pagar abierto (o

archivo de vales a pagar) para tales artículos y envía la aprobación de pago en forma de un vale
paquete (el vale y/o documentos de soporte) al departamento de desembolsos de efectivo.
Preparar desembolso de efectivo - El empleado de desembolsos de efectivo recibe el paquete de vales y
revisa los documentos para asegurarse de que estén completos y sean precisos en lo clerical. Para cada desembolso, el

el empleado prepara un cheque y registra el número del cheque, el monto en dólares, el número de comprobante y

otros datos pertinentes en el registro de cheques, que también se llama el diario de desembolsos de efectivo

Actualizar registro de cuentas por pagar - Al recibir el paquete de vales, el empleado de cuentas por pagar elimina la responsabilidad al

cargando la cuenta subsidiaria de cuentas por pagar o registrando el número de cheque y la fecha de pago en el
 registro de vales. El paquete de vales se archiva en el archivo de vales cerrado, y un resumen de cuenta
está preparado y enviado a la función de libro mayor.

(El objetivo principal de este sistema es asegurar que solo los acreedores válidos reciban el pago y que los montos
los pagos son puntuales y correctos)

5. ¿Qué asientos de diario del libro mayor activa el sistema de compras? ¿De cuál?
¿De qué departamentos surgen estas entradas de diario?
El archivo de factura del proveedor activa el diario de compras y el subdiario de cuentas por pagar, actualizando el subdiario de inventario.

libro mayor y libro mayor general para el archivo de factura

6. ¿Qué dos tipos de exposiciones puede cerrar la supervisión cercana del departamento de recepción?

reducir?
Falta de una inspección adecuada de los activos - Cuando los bienes llegan del proveedor, los asistentes de recepción
debe inspeccionar los artículos para verificar las cantidades y condiciones adecuadas (daños, deterioro, etc.). Para esto

razón, el empleado receptor recibe una copia oculta de la orden de compra original del departamento de compras. Inspeccionando

y contar los artículos recibidos protege a la empresa de pedidos incompletos y mercancías dañadas.
El robo de activos - Procedimientos de inspección inadecuados junto con supervisión insuficiente pueden crear

una situación que es propicia para el robo de inventarios en tránsito

8. ¿Qué pasos de verificación independiente realiza el departamento de libro mayor?

Recibe vales de diario e informes resumidos del control de inventario, Cuentas por Pagar y efectivo

pagos. Desde estas fuentes, la función del libro mayor verifica que las obligaciones totales
registrado igual a los inventarios totales recibidos y que las reducciones totales en AP son iguales al total

desembolsos de efectivo.

9. ¿Cuál(es) es(son) el(los) propósito(s) de mantener un archivo de proveedores válido?

El archivo de proveedores válidos contribuye tanto al control como a la eficiencia al listar solo aquellos proveedores.

aprobado para hacer negocios con la organización

ayuda a reducir ciertos esquemas de fraude de proveedores

11. ¿Cuál es el propósito de la copia oculta de una orden de compra?

Para obligar al empleado que recibe a contar e inspeccionar físicamente los inventarios antes de completar el
informe de recepción
12. Da una ventaja de utilizar un sistema de vales por pagar.
Permite a las empresas consolidar varios pagos al mismo proveedor en un solo comprobante

MATCH DE TRES VÍAS ADICIONAL - cuando llegue la factura, reconciliando la información financiera con el
informe de recepción y PO en el archivo pendiente de AP

P.D. Chicos, siento si no entendí al responder las preguntas a continuación, por eso solo las copié y pegué.
toda la información relacionada con esto hahahahahahhahah gracias por su consideración

7. ¿Cómo se puede reingeniar un sistema manual de desembolsos de efectivo de compras para reducir

discrepancias, ser más preciso y reducir costos de procesamiento?

REINGENIERÍA DEL SISTEMA DE COMPRAS/DISBURSOS DE EFECTIVO
El sistema automatizado descrito en la sección anterior simplemente replica muchos de los procedimientos
en un sistema manual. En particular, la tarea de Cuentas por Pagar de reconciliar documentos de soporte con facturas de proveedores es
intensivo en mano de obra y costoso. El siguiente ejemplo muestra cómo la reingeniería de esta actividad puede producir
ahorrosconsiderables.
La Ford Motor Company empleaba a más de 500 empleados en su departamento de cuentas por pagar en América del Norte.
El análisis de la función mostró que gran parte del tiempo de los empleados se dedicaba a reconciliar discrepancias.
entre las facturas de proveedores, los informes de recepción y las órdenes de compra. El primer paso para resolver el problema fue cambiar
el entorno empresarial. Ford inició acuerdos de socios comerciales con proveedores en los que acordaron en
avanzar en los términos de comercio como precio, cantidades a enviar, descuentos y plazos de entrega. Con estos
se eliminaron las fuentes de discrepancia, Ford reingenió el flujo de trabajo para aprovechar lo nuevo
el entorno. El diagrama de flujo en la Figura 5-17 representa las características clave de un sistema reingenierizado.

Procesamiento de Datos
Las siguientes tareas se realizan automáticamente.
1. Se busca en el archivo de inventario los artículos que han caído a sus puntos de reorden.
Se introduce un registro en el archivo de requisición de compra para cada artículo que se va a reabastecer.
Las requisiciones se consolidan según el número de proveedor.
4. La información de envío del proveedor se obtiene del archivo de proveedores válidos.
5. Se preparan órdenes de compra y se añaden al archivo de órdenes de compra abiertas.
6. Se envía una lista de transacciones de órdenes de compra al departamento de compras para su revisión.

Departamento de Recepción
Cuando llegan las mercancías, el empleado de recepción accede al archivo de la orden de compra abierta en tiempo real introduciendo el
Número de PO tomado de la lista de empaque. La pantalla de recepción, ilustrada en la Figura 5-18, luego solicita el
el empleado debe ingresar las cantidades recibidas de cada artículo en la orden de compra.

Procesamiento de datos
Las siguientes tareas se realizan automáticamente por el sistema.
1. Las cantidades de artículos recibidos se comparan con el registro de la orden de compra abierta, y se coloca un valor Y en un
campo lógico para indicar la recepción de inventarios.
2. Se añade un registro al archivo del informe de recepción.
3. Los registros auxiliares de inventario se actualizan para reflejar la recepción de los artículos de inventario.
4. La cuenta de control de inventario del libro mayor general se actualiza.
5. El registro se elimina del archivo de órdenes de compra abiertas y se añade al archivo de cuentas por pagar abiertas, y se establece una fecha de vencimiento para

el pago está establecido.

Cada día, se escanean los campos de FECHA DE VENCIMIENTO de los registros de AP para los elementos que deben ser pagados. Lo siguiente
se realizan procedimientos para los artículos seleccionados.

Los cheques se imprimen automáticamente, se firman y se distribuyen a la sala de correo para su envío a los proveedores.
Los proveedores de EDI reciben el pago mediante transferencia electrónica de fondos (EFT). La EFT se discute en el apéndice a
Capítulo 12.
2. Los pagos se registran en el archivo de registro de cheques.
3. Los elementos pagados se transfieren del archivo de cuentas por pagar abierto al archivo de cuentas por pagar cerrado.
4. Los libros contables de cuentas por pagar y cuentas de efectivo se actualizan.
5. Los informes que detallan estas transacciones se transmiten a través de terminal a las cuentas por pagar y desembolsos de efectivo.
departamentos para revisión y archivo de gestión.

Porque la información financiera sobre las compras se conoce de antemano por parte del socio comercial
el acuerdo, la factura del proveedor no proporciona información crítica que no se pueda derivar de la recepción
informe. Al eliminar esta fuente de posible discrepancia, Ford pudo eliminar la tarea de reconciliar
facturas de proveedores con los documentos de apoyo para la mayoría de las transacciones de compra. Como resultado de su
Gracias al esfuerzo de reingeniería, Ford pudo reducir su personal de cuentas por pagar de 500 a 125.

10. ¿Cómo ayudan los sistemas de compra informatizados a reducir el riesgo de compra?
cuellos de botella?
CUELLE DE BOTTLENECK EN LAS COMPRAS. En este sistema automatizado, el departamento de compras está directamente involucrado
en todas las decisiones de compra. Para muchas empresas, esto crea trabajo adicional, lo que prolonga el retraso en el
proceso de pedido. Una gran cantidad de compras rutinarias podrían automatizarse, liberando así a los agentes de compras
de tareas rutinarias como preparar órdenes de compra y enviarlas a los proveedores. La atención puede luego concentrarse
en áreas problemáticas (como artículos especiales o aquellos en escasez), y el personal de compras puede ser reducido.

Preguntas de opción múltiple

1. ¿Qué documento ayuda a garantizar que los empleados que reciben realmente cuenten el número de
¿bienes recibidos?
a. lista de empaque
b. copia oculta de la orden de compra

c. aviso de envío
d. factura
B

2. Cuando se reciben los bienes y se ha preparado el informe de recepción, qué libro mayor
¿puede ser actualizado?

a. libro mayor de inventario de costo estándar

b. libro mayor auxiliar de inventario

c. libro mayor
d. libro mayor auxiliar de cuentas por pagar
RESPUESTA: A

3. ¿Cuál afirmación NO es correcta para un sistema de gastos con un adecuado control interno?

controles?
a. Los desembolsos en efectivo mantienen el registro de cheques.

b. Cuentas por pagar mantiene el libro auxiliar de cuentas por pagar.

c. Cuentas por pagar es responsable de pagar facturas.
d. Las cuentas por pagar son responsables de autorizar las facturas.
RESPUESTA: C

4. ¿Qué deberes deberían ser segregados?

coincidencia de requisiciones de compra, informes de recepción y facturas y autorización de pago

b. autorizar el pago y mantener el registro de cheques

c. escribir cheques y mantener el registro de cheques
d. autorizar el pago y mantener el libro mayor auxiliar de cuentas por pagar
RESPUESTA: B

5. ¿Qué documentos elegiría un auditor examinar de cerca para determinar

que todos los gastos incurridos durante el período contable han sido registrados como un
responsabilidad
a. facturas
b. órdenes de compra
c. solicitudes de compra
d. recibiendo informes
RESPUESTA: D

6. ¿Qué tarea aún requiere intervención humana en una compra/efectivo automatizados?

sistema de desembolsos?
a. determinación de los requisitos de inventario
b. preparación de una orden de compra
c. preparación de un informe de recepción
d. preparación de un registro de cheques

7. ¿Cuál de los siguientes departamentos no tiene una copia de la orden de compra?

a. el departamento de compras
b. el departamento receptor
c. cuentas por pagar
d. libro mayor
RESPUESTA: D

8. ¿Qué documento típicamente inicia el proceso de registrar un pasivo?

a. solicitud de compra
b. orden de compra
c. informe de recepción
d. factura del proveedor
RESPUESTA: D

9. ¿Cuál de las siguientes tareas NO debe realizar el empleado de desembolso de efectivo?

a. revisar los documentos de apoyo para su integridad y exactitud
b. preparar cheques
c. aprobar la responsabilidad
d. marcar los documentos de apoyo pagados
RESPUESTA: C

10. ¿Cuál de los siguientes es cierto?

a. La función de desembolso de efectivo es parte de cuentas por pagar.
b. Los desembolsos de efectivo son una función contable independiente.
c. Los desembolsos de efectivo son una función de tesorería.

d. La función de desembolso de efectivo es parte del departamento de libros contables.

RESPUESTA: C