CORRESPONDENCIA COMERCIAL

SUMARIO :

INTRODUCCIÓN GENERAL:

LA DOCUMENTACIÓN QUE PRECEDE A LA ORDEN

LA COMANDA

LA ACUSADA RECEPCIÓN DE LA ORDEN

LAS RECLAMACIONES

LOS REGLAMENTOS

LAS RELACIONES CON LOS TRANSPORTISTAS

LA CORRESPONDENCIA CON LOS BANCOS

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

INTRODUCCIÓN GENERAL:
I-Definición de la correspondencia comercial:

La correspondencia comercial es el conjunto de cartas que los comerciantes intercambian

entre ellos y con terceros no comerciantes en ocasión de las operaciones comerciales.

II-La importancia de la correspondencia comercial:

Una empresa solo puede funcionar correctamente si intercambia
información con su entorno, es decir, tanto con el personal como con
sus socios externos (clientes, proveedores, bancos, transportistas, aseguradoras,
administraciones, etc.).
La comunicación en la empresa puede ser interna o externa:
- una comunicación es interna cuando la información se intercambia dentro de
de la empresa entre las personas de diferentes departamentos por ejemplo. Puede ser oral
(teléfono, entrevista) o escrita (nota de servicio o información, informe)
informe...)
- una comunicación es externa cuando la información se intercambia con
personas externas a la Empresa. También puede ser oral o escrita (cartas
documentos comerciales: albarán; orden de compra…)

A pesar del desarrollo de Nuevas Tecnologías de la Información y de la

La comunicación (NTIC), el envío de cartas sigue siendo un medio de comunicación muy común y el
el medio más seguro de comunicarse a larga distancia. Así, la carta es ante todo un medio de
comunicación

Una carta también constituye un contrato comercial. Hoy en día, los contratos son
frecuentemente concluidos por teléfono, pero la carta presente en la comunicación telefónica
la ventaja de tener una PRUEBA ESCRITA: « « Las palabras se van, los escritos permanecen » para
decir que la escritura es una memoria infalible, un contacto personal que exige un trabajo de
reflexión, por lo tanto es más nítido, más preciso.
Además, una comunicación telefónica, por importante que sea, siempre es
confirmada por carta.
A este respecto, para poder desempeñar su papel de prueba en el tiempo y en el espacio los

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las correspondencias comerciales deben ser clasificadas y conservadas durante 10 años: es

la prescripción decenal. Ejemplo: el: pedido, las cartas de compromiso ...
La carta también es una tarjeta de presentación para la empresa, ya que contribuye a la
construcción de una imagen de marca en beneficio de la misma: mediante una presentación
personalizada, la empresa hace su propia promoción.
El estilo de redacción por su claridad, su corrección, da testimonio de la seriedad y la eficacia de
la sociedad.

Por otro lado, la escritura suele ser el medio de comunicación más barato: no hay pérdida
de tiempos en desplazamientos, costo de transmisión reducido. Testimonio escrito, la carta es un
apoyo a los negocios.

III-Las características de una carta comercial:

La correspondencia es el arte de presentar y clasificar las ideas motrices en un orden.

lógica, apropiarlas a los imperativos técnicos de la circunstancia y expresarlas
con corrección, concisión y eficacia. Así la carta debe ser:
a) Claire :
Para ser perfectamente comprendido por el interlocutor y no obligarlo a preguntar más
explicaciones adicionales, una carta debe ser clara. La claridad se obtiene mediante el uso de
palabras simples y la ordenación lógica de las ideas. Debe elegir la palabra o
la expresión adecuada para que su pensamiento sea bien comprendido.
b) Completa:
Debes abordar el tema completamente y responder a todas las solicitudes de tu
correspondiente.
c) Conciso :
No diga más que lo que es interesante, para no ahogar lo principal en un verborrea de la que
el único efecto es distraer.
Pero no acorten la carta eliminando detalles importantes.
d) Correcto :
El estilo debe ser claro, conciso y directo. Debe respetar las reglas de la expresión francesa.
de la sintaxis, de la ortografía, de la puntuación, de la acentuación.
Cortesía
Como una conversación oral, una carta debe ser cortés. Debe tener en cuenta

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de la personalidad del corresponsal. Por lo tanto, es necesario adaptar su estilo a la calidad del

corresponsal.
Tu estilo será:
Frío y metódico para una administración,
Más cálido para un cliente,
Requerido y protocolario para un superior jerárquico.

Así que piensa detenidamente antes de escribir sobre la personalidad probable del
destinatario o al carácter de las funciones que cumple.
Esto con el fin de evitar:

de choque
de perturbar la confianza,
o de dispersar su atención.

IV-La presentación normalizada de la carta comercial :

La carta comercial, a diferencia de otros tipos de cartas (carta personal o
La carta administrativa debe respetar un cierto formalismo.
A- El papel :
El formato de la carta comercial está estandarizado. De hecho, la norma estándar prevé un
El papel de formato A4 es de 21 x 29,7 cm. El original es de papel bastante fuerte y
blanco de preferencia. Los dobles son en papel de seda de colores claros.
B- Contenido de la carta:
La carta comercial consta de seis (06) zonas
Zona 1: El encabezado:
Esta zona contiene la información sobre el remitente de la carta. Esta información
son :
. El nombre o la razón social: es la denominación del remitente.
. La forma jurídica y el capital social cuando se trata de una persona jurídica
(Sociedad Comercial, Empresa, Establecimiento). Cuando se trata de una persona
física se menciona saprofesión o su calidad.
. La dirección completa y la ciudad
. El Registro de Comercio (RC): es el número de matrícula que asigna
a las personas físicas o jurídicas la calidad de comerciante o a ciertos agrupamientos

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la calidad de persona moral.

Este número de matrícula es un código compuesto por tres (03) elementos.

Ejemplo :RC : 99B512
Los dos (02) primeros dígitos representan el año de matriculación en
registro de comercio: 1999
La letra alfabética representa la categoría: A=para las personas físicas;
B=para las sociedades comerciales; C=para los GIE; D=para las Sociedades Civiles.
Los últimos números representan el número de orden en el registro de
comercio.
. El Cuenta Corriente Bancaria (CCB) o Postal (CCP)
. El Número de Identificación Nacional de Empresas y Asociaciones (NINEA)
. Los números de teléfono, fax, apartado postal y dirección de correo electrónico.
Zona 2 y 6: En realidad, la zona 2 contiene información publicitaria.
como el logotipo y el lema de la empresa y la zona 6 contiene información
complementarios como las direcciones de las sucursales; los 2enúmeros de teléfono o
de cuenta corriente ; etc.
Sin embargo, en el marco de la formación, estas 2 zonas permanecen vacías.
Zona 3 : La suscripción o "estrella" :
Esta zona contiene la información sobre el destinatario de la carta.
si el destinatario es una persona física :
Escriba antes del nombre, Señores, Señora o Señorita en letras completas. El nombre
puede, de hecho, ser abreviado.
Ejemplo: Señor Ch. DIOP

Nunca escribas el nombre de la profesión antes del apellido, a menos que se trate de un título.
Ejemplo :
Doctor FALL
Maître NDIOR para los abogados

En el caso general, el nombre de la profesión se coloca después del apellido.

Ejemplo :
Señores KEBE

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Epicier
Cada vez que la función es conocida, indíquela sin error separándola.
correctamente del nombre de la persona:
Ejemplo :
Señor COLY Señor FAYE
Jefe de personal Director comercial de la Sociedad…

Deberá reproducir siempre el título utilizado en la suscripción para la denominación y

en la fórmula de cortesía.

Si el destinatario es una persona jurídica:

Escriba exactamente y completamente la denominación de la empresa, no la acorte.
en ciertos casos, muy limitados, donde un acrónimo, escrito en mayúsculas separadas por puntos y
conocido por todos, le fue sustituido por los usos.
Ejemplo :
[Link] ; S.D.E

Evite confundir la razón social, denominación jurídica, con la enseña.

denominación de fantasía.
La dirección del destinatario debe ser completa y no contener abreviaturas.
Escriba por completo:
las palabras: calle, bulevar, avenida, plaza...
El nombre de la calle

EL NOMBRE DE LA CIUDAD, EN MAYÚSCULAS, ANTECEDIDO DEL NÚMERO DE CÓDIGO POSTAL

eventualmente El nombre del país, si la carta está dirigida al extranjero.
Ejemplos :
Señor DIALLO Señor DURAND
15 avenida Blaise Diagne 15, rue Pernety
12500 DAKAR 75014 PARÍS - FRANCIA
Zona 4: Se le llama zona de referencias y contiene:
1- Las referencias en sí mismas que son indicaciones en carta que nos
informan sobre el asunto tratado. Se distingue:
- V/Réf. (Sus referencias) : referencias de la carta a la que se responde.

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- N/Réf. (Nuestras referencias) : referencias dadas por el remitente a la carta que envía.
En general, las referencias se forman:
las iniciales del redactor o del jefe de servicio, firmante de la carta,
las iniciales de la mecanógrafa,
de un número de registro.
Las referencias son indispensables para dirigir la carta al servicio o a la persona
preocupada.
2- La ciudad de salida de la carta y la fecha:
Son indispensables. La fecha, por ejemplo, indica el punto de partida de un contrato.
3-El objeto:
Indique el hecho o el documento que motiva la carta. Puede resumirlo en pocas palabras.
sujeto de la carta.
Ejemplo :
Objet: Llamada de oferta

Asunto: Pedido
4-Pièces jointes et annexes :
Estas menciones deben inscribirse debajo del objeto o al final de la carta, en el margen de
gauche et en toutes lettres : Pièces Jointes - Annexes.
Estas indicaciones permiten una doble verificación de los documentos que acompañan la
carta en el momento del envío y en el momento de la llegada de la carta.
el cuerpo de la carta
Ella incluye:
1-La denominación o título de cortesía:
Siempre debe haber conformidad entre la suscripción y la denominación.
"Señor, Señora, Señorita o Señores" deben escribirse en su totalidad.
Sí, en la suscripción usted ha indicado el título de cortesía, deberá ser repetido en
la denominación así como en la fórmula de cortesía.
2- El texto propiamente dicho:
Es la redacción de la carta en sí, su objetivo es ser entendida por su destinatario.
Por eso, la redacción debe ser simple, clara y precisa.
El vocabulario utilizado debe permitir traducir claramente las ideas expresadas.

3- La firma :

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Deben aparecer dos menciones mecanografiadas: el nombre y la función del firmante.

Un espacio entre estas dos menciones permitirá la firma propiamente dicha o garabato.
N'indiquez pas Messieurs ou Madame, mais le prénom ou simplement l'initiale du
nombre
Ejemplo :
El jefe de personal : Où P. GOUDIABY
(Firma) (Firma)
P. GOUDIABY El jefe de personal
4- El post-scriptum
El posdata es una adición, generalmente muy corta, a la carta, precedida de
letras P.S. y colocada después de la firma.
Se puede justificar por una información recibida en el último minuto que se comunica
al destinatario.

V-La redacción de la carta:

El texto de la carta comercial varía esencialmente con su objeto. No se redacta
de la misma manera una carta de pedido y una carta de envío de cheque, un acuse de
recepción de un pedido y una reclamación tras una entrega defectuosa.
Pero algunas reglas generales se aplican para comenzar o terminar una carta.
1) Los comienzos de las letras:

El comienzo de una carta es importante porque es el primer contacto con el destinatario:

es la introducción y varía según la situación de comunicación.

si se escribe por primera vez al destinatario, se recomienda

de abordar inmediatamente el tema de la carta:
Ejemplos:
«Por favor, envíenme, a la brevedad posible, los siguientes artículos…»

Por favor, envíenme su catálogo sobre mobiliario de oficina...

« Por favor, encuentre adjunto un cheque N°... de la CBAO por un monto de ... correspondiente a
su factura N°...

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si se responde a una carta recibida, es habitual acusar recibo de la

carta recordando la fecha y, si es posible, el asunto:
Ejemplos:
Hemos recibido su carta del 15 de mayo en la que nos ha
commandé…»

«Acusamos recibo de su carta del 24 de agosto por la cual…»

«Nos complace informarle…»

Le agradecemos por el pedido N° 123 que tuvo la amabilidad de realizar el 23

mayo pasado.

« En respuesta a su carta del 5 de enero, nos complace informarle que le

acordamos un descuento del 2% por pago al contado de sus facturas.

Estamos sorprendidos por el contenido de su carta del 3 de junio.

si se confirma una carta anterior, es necesario recordar los hechos

anterior:
Ejemplos :
«Por nuestra carta del … le solicitábamos que …»

« Les hemos solicitado el 15 de mayo pasado, si podrían proporcionarnos… »

Le solicitamos que encuentre adjunta una copia de nuestra carta del... que usted no ha recibido.
probablemente no recibida.

2) Las finales de letras

Una carta generalmente termina con una conclusión y con una formula de cortesía
seguimiento de la firma.
La conclusión
En esta parte de la carta, se expresa al destinatario lo que se espera de él.
expresa con mayor frecuencia un deseo o una esperanza.
Ejemplo :
Deseamos que esta propuesta reciba su aprobación.

Estoy a su entera disposición para una entrevista.

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Esperamos que sea posible para usted dar una respuesta favorable a nuestra oferta. Nos
les agradecemos de antemano.

Le agradezco de antemano que me mantenga informado sobre el seguimiento dado a

este asunto.

Lamentamos este incidente y estamos convencidos de que nuestras buenas relaciones no se verán afectadas.
no sufrirán.
La fórmula de cortesía
Debe adaptarse al correspondiente. Varía:
- con la naturaleza de las relaciones que el firmante de la carta tiene con el destinatario
(relaciones jerárquicas, comerciales o amistosas),
- con el objeto de la carta.
Aquí hay algunos ejemplos de fórmulas de cortesía comúnmente empleadas:

Si conoces bien al corresponsal:

«Por favor, acepten, señores, la expresión de mis mejores sentimientos.»

A un cliente:
«Por favor, acepten, señores, la expresión de mis sentimientos devotos (o muy...
dévoués). »

A un proveedor :
« Les ruego, señores, que acepten mis saludos distinguido. »

A un superior jerárquico: no se habla de dedicación a un

superior jerárquico, no se le invita a recibir sino a aceptar.

A un égal :
«Por favor, crean, señores, en la seguridad de mis mejores sentimientos.»

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

VI-ALGUNOS CONSEJOS:
Una carta comercial debe ser fácilmente comprendida por el destinatario. Para ello:
Las ideas deben estar bien ordenadas:
Antes de redactar una carta, busca las ideas que deseas expresar, luego
establezca un plan que le permita clasificar las ideas en un orden lógico.

La carta debe estar escrita en francés correcto, sin errores de ortografía, de estilo o de
frappé
Las frases pueden ser simples: utiliza frases cortas, que son las más fáciles de
construir.
No dude en dividir en dos una frase que considere demasiado larga. Utilice los
palabras que son exactas, si es necesario, verificadas en un diccionario.
Por ejemplo :
- No se dice recubrir una deuda, sino recuperar una deuda.
- No se dice un rayo bien surtido, sino un rayo bien abastecido
(achalandé significa « que tiene muchos clientes », y no muchos artículos).
- No se dice purificar una cuenta, sino apurar una cuenta.
Evite las repeticiones y no olvides la puntuación.

La carta debe presentar una serie de cualidades

Enuncie exactamente los hechos, sea preciso.
Escriba en términos prudentes, medidos y reflexivos.
Tenga en cuenta la personalidad del destinatario, por lo tanto, redacte la carta en términos educados.

courtois.
Una carta, incluso redactada en términos enérgicos, puede y debe seguir siendo cortés.

La carta comercial debe estar bien presentada:

Las cartas comerciales son, en general, escritas a máquina, y se recomienda
de tener la cuenta más grande de la disposición normalizada.
La carta debe tener una presentación agradable.

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

EJERCICIOS DE APLICACIÓN CON CORRECCIONES

1) Asocia cada tipo de suscripción con la denominación que corresponde.
1. Señor Director;
2. Señor DIONE;
3. Señora SENE;
4. Establecimiento JUPITER;
5. Sociedad REAL ;
6. Señor Jefe de Servicio de Ventas;
7. Compañías de Agua
8. El Chenil de París.

a. Señores;
b. Señor Jefe de Servicio;
c. Madame;
d. Señores ;
e. Señor Director.

2) ¿Qué denominaciones elegirá en cada uno de los siguientes casos?

1. El Director de Personal de los Grandes Almacenes de Printemps;
2. Un comerciante minorista;
3. Un abogado ;
4. Un cliente bien conocido.
5. La directora de una escuela.

3) La fórmula de cortesía debe adaptarse al corresponsal.

Asocie la fórmula de cortesía al destinatario.
1. Un proveedor
2. Su superior jerárquico;
3. Un cliente
4. Un muy buen cliente;
5. Una cliente
6. Una persona con la que se mantiene una relación de simpatía;
7. Una importante personalidad del servicio público (juez, por ejemplo).

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

a. Le rogamos acepte... la expresión de nuestros sentimientos devotos.

b. Agradézcame, ... la expresión de nuestros sentimientos distinguidos.

c. Cordiales saludos.
d. Le rogamos acepte... nuestros saludos.
e. Les ruego que crean... en mi alta consideración.
f. Le agradecemos … nuestras mejores salutaciones.
g. Le ruego acepte... la expresión de mis sentimientos respetuosos.
h. Le rogamos que acepte, ... nuestras respetuosas salutaciones.

i. Le agradecemos, ... nuestras saludos apresurados.

4) La siguiente carta contiene errores de contenido y errores de estilo. Comente.

estas errores y proponga una nueva redacción.

Hotel de la Renacimiento

3, avenida Lamine Guéye

DAKAR

Dakar,
el 18 de junio de 2012

Señores el Gerente,
En vista de una cita con los señores el Director de la Sociedad X... el 10 de julio a las 9
horas, vengo a pedirles que me reserven una habitación para la noche del 9 al 10.

Si falta el lugar, les pido que me avisen a tiempo a la dirección ci-

debajo. También tomaré en su hotel la comida del mediodía del 10.

Con mis agradecimientos anticipados, les saludo atentamente, señores el Gerente.

apresuradas.
Firma
Dirección

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

LA CORRESPONDENCIA QUE PRECEDE A LA ORDEN: LA

SOLICITUD DE INFORMACIÓN
El pedido responde a una oferta del vendedor que puede adoptar dos formas:

el comprador solicita la oferta:

. al lanzar una licitación (anuncio oficial en la prensa, carta a

proveedor...),

. solicitando una cotización para el suministro de un bien o servicio específico

(instalación de interfonos en una residencia colectiva, por ejemplo)

. o solicitando una documentación completa (catálogo, folleto, muestra,

lista de tarifas...)

el vendedor hace una oferta espontánea (envío de información, teléfono...).

I) La solicitud de documentación
Es una carta simple que permite a una empresa solicitar el envío de
documentación acerca de:
- La naturaleza de los artículos: solicitud de catálogo;
- La calidad de los artículos: demanda de muestras;
- El valor de los artículos: solicitud de precio.

Esta documentación puede tratar sobre:

- Un artículo particular;
- Varios artículos;
- La gama completa de fabricación.

El cliente debe dirigirse a varios proveedores para tener la posibilidad de elegir uno.
quien hará la mejor oferta.
En general, el plan de la solicitud de documentación es el siguiente:

Solicitar el envío de la documentación (catálogo, muestra, precio o presupuesto).

Esperar recibirlos a la mayor brevedad y agradecer.

Fórmula de cortesía.

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Caso práctico: solicitud de catálogo

Los Establecimientos Ndiaye y Hermanos especializados en la venta de piezas de repuesto de
todas las marcas desean renovar su stock. A este efecto se dirige a su proveedor "La
Sénégalaise de l’automobile » concesionario de varias marcas de coches en
Sénégal para obtener su catálogo más reciente.
Redactar la solicitud de catálogo

Redacción de la carta del cliente:

Asunto: solicitud de catálogo

Señores,

Le solicitamos que nos envíe su catálogo más reciente sobre

su última llegada de piezas de repuesto.

Esperamos recibir este documento a la brevedad y le agradecemos.

Veuillez agréer, Messieurs, nos sentiments distingués.

El director

La respuesta del proveedor:

Plan de la lettre :
Acusar recibo de la solicitud de documentación (catálogo, muestra, precio) y
agradecimiento.

Enviar la documentación especificando el modo de envío (adjunto; bajo este pliego; bajo pliego)
separé

Especificar las condiciones generales de venta (modalidades de entrega; modalidades de

pago; posible descuento

Esperar recibir un pedido firme del cliente a la mayor brevedad posible

Fórmula de cortesía

Redacción de la carta:

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Asunto :
V/petición de catálogo

Señores,

Hemos recibido su solicitud de catálogo de... respecto a nuestras piezas de repuesto y

le agradecemos el interés que tiene en nuestros productos.

Encontrará en un sobre separado nuestro catálogo 2012 relacionado con nuestras últimas llegadas y
Aprovechamos esta ocasión para precisar nuestras condiciones de venta que son las
siguientes :

. Entrega en una semana con portes pagados,

. Reglamento al recibir la mercancía por cheque;
. Descuento del 2%

Esperamos que le sea posible confiarnos su orden para la ejecución de la cual

los mejores cuidados serán reservados

Les ruego, señores, que acepten la expresión de nuestros sentimientos devotos.

El director
II) La llamada de oferta:

La empresa compra a otros lo que necesita para trabajar: materia prima,

suministros y materiales de oficina, mercancías...
Algunas de estas compras son repetitivas y se realizan con los proveedores habituales.
Por otro lado, algunos son excepcionales (por ejemplo, materiales inmobiliarios), la empresa
debe entonces dirigir una convocatoria de ofertas o solicitud de precios en la que define:
- Las características técnicas del producto, del servicio.
- Las cantidades a entregar.
- La fecha límite de la oferta.
- Eventualmente las condiciones de embalaje y transporte.

Esta carta enviada a varios proveedores potenciales les permite a estos últimos hacer
conocer los precios y las condiciones de venta que podría otorgar si se le hiciera el pedido
confiada. Estas condiciones también pueden ser impuestas.

Caso práctico:

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

La empresa Warner y Cía lanza una convocatoria para el suministro de 5 ordenadores

portátiles; 5 impresoras y diversos software. Se dirige a varios proveedores.
TAF: Redactar la solicitud de oferta.

Plan de la lettre :
. Lanzar una convocatoria para la provisión de artículos (hacer una lista).

. Solicitar que se den a conocer los precios propuestos.

. Solicitar las condiciones de entrega y de pago ofrecidas (o imponer las

condiciones de entrega y de pago que se desean

. Precise la fecha límite de respuesta.

. Ponerme a disposición del proveedor para cualquier información adicional

Redacción de la carta:

Asunto :
Suministro de material de oficina

Señores,

Lanzamos una llamada de oferta para el suministro de:

- 5 ordenadores portátiles, marca Acer, equipados con un disco duro de 500 GB, procesador
2.3GHz, dúo núcleo, 4 GB de RAM, pantalla de 15.6’’ LED.
- 3 impresoras láser
- 5 programas de office 2010
- 5sistemas operativos Windows 7

Por favor, háganos conocer sus propuestas precisas: material, plazos de entrega, precio: esto
último se entiende entrega e instalación del material y del software incluidos.

Normalmente pagamos a nuestros proveedores a 30 días fin de mes de entrega.

Su respuesta deberá llegar a nosotros antes del 1élnoviembre próximo.

Nos ponemos a su disposición para cualquier información adicional.

Les ruego que acepten, señores, nuestros saludos distinguidos.

El director

Respuesta del proveedor:

Plan de la lettre

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

. Acuso recibo de la convocatoria de ofertas y agradezco haber sido consultado.

. Dar todas las precisiones sobre:
oLos precios y las rebajas otorgadas
la entrega
El pago
. Esperar ser encargado del pedido y asegurar al cliente de la buena ejecución de
esta
. Fórmula de cortesía.

Aplicación: redactar la carta de respuesta del proveedor

III) La contrapropuesta del comprador eventual

El cliente, después de haber recibido las respuestas de los proveedores, debe estudiarlas para elegir el

proveedor que le ofrece la mejor oferta, es decir, aquella que combina la mejor calidad
mejores precios.
Por lo tanto, es del interés de todo comprador considerar cuidadosamente las propuestas.
recibidas de los proveedores antes de realizar el pedido. Así podrá ser conducido a
formular contra propuestas para solicitar:
Una reducción del plazo de entrega: una necesidad urgente puede motivar una solicitud
de reducción del plazo de entrega, especialmente para artículos de temporada.
Una reducción del precio
Una aclaración de ciertos detalles (reprogramación del plazo de pago,
insistí en la calidad, la presentación…

a) La carta del cliente :

En general, la carta de contrapropuesta del cliente debe respetar el siguiente esquema:
. Acusar recibo de la respuesta del proveedor,
. Manifestar su interés por la calidad de los artículos,
. Anunciar la contrapropuesta (reducción del plazo, reducción del precio...)
. Anunciar los detalles del pedido eventual,
. Mencionar las condiciones generales de venta inalteradas,
. Esperar recibir la aprobación del proveedor para confirmar el pedido
. Fórmula de cortesía
Ejemplo: La solicitud de reducción del precio
Caso práctico:

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

« Les Tissus 2000 » han recibido muestras de los Establecimientos « Tout Laine ». Ellos son
interesados en la calidad y la novedad de ciertos artículos pero debido a las condiciones
actuales del mercado, estiman que los precios son demasiado altos. No consentirán a
reanudar su pedido habitual solo si el proveedor les concede condiciones más
ventajosas y más precisamente una entrega en ocho días.

Redacción de la carta:
Asunto:
V/ precios actuales (o solicitud de reducción de precio)

Señores,

Hemos examinado con la mayor atención las muestras que nos ha enviado.
dirigidos.

La calidad de algunos de sus tejidos nos ha interesado especialmente, pero sus precios nos
parecen demasiado altos debido a las condiciones actuales del mercado.

Estaríamos dispuestos a confiarle el pedido a continuación si aceptara...

acordar una reducción sustancial del precio

- Réf. 640, 200 m de jersey de laine, couleur noire,

- Réf. 850, 100 m de terciopelo marrón,
- Réf. 940, 100 m de basin pour teinture.

Debido a la alta demanda de nuestra clientela, estos artículos nos serían expedidos bajo
ocho días con sus condiciones habituales de entrega.
Estos tejidos deben ser estrictamente conformes a las muestras proporcionadas.

Esperamos que la antigüedad de nuestras relaciones le incentive a concedernos condiciones

ventajosas que nos permitirán confirmar este pedido.

Agradecemos, señores, nuestros mejores saludos.

El director

b) La respuesta del proveedor

El proveedor que recibe la contrapropuesta del cliente debe dar su respuesta en los

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

plazos más breves. Así puede aceptar o rechazar la propuesta de este último.

La aceptación de la contrapropuesta:
Asunto:
V/carta del ...
Señores,
Tenemos el placer de acusar recibo de su carta mencionada en el asunto por la cual nos
solicite la reducción de precios para los siguientes artículos:

oRéf. 640, 200 m de jersey de lana, color negro,

oRef. 850, 100 m de terciopelo marrón,
oRéf. 940, 100 m de estanque para tintura.

Le informamos que debido a la confianza que ha depositado en nuestra empresa

estamos dispuestos a ofrecerle un descuento del 2% sobre las tarifas.

Nuestro beneficio se verá así reducido al mínimo estricto, pero esperamos que esto
contribuirá a hacer de nosotros su proveedor privilegiado para sus pedidos futuros.

Les rogamos, señores, que acepten la expresión de nuestros sentimientos devotos.

El director

el rechazo de la contra propuesta

El proveedor debe tener argumentos para justificar su negativa. Debe intentar
persuadir a su cliente que al persistir en sus exigencias estaría actuando en contra de sus intereses y

que le es imposible reducir su margen de beneficio sin perjudicar la calidad de los

artículos.

Asunto:
V/carta del...

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Señores,

Hemos recibido correctamente la solicitud de reducción de precio del... corriente respecto a los artículos
siguientes :

- Réf. 640, 200 m de jersey de laine, couleur noire

- Ref. 850, 100 m de terciopelo marrón,
- Ref. 940, 100 m de balsa para tintura.

Siendo una empresa seria, nuestros beneficios se reducen al mínimo estricto y una
la reducción del precio no perjudicaría la calidad de nuestros artículos.

Por lo tanto, lamentamos no poder satisfacerle y nos

contamos con su comprensión.

Agradecemos, señores, la expresión de nuestros sentimientos dedicados.

LA ORDEN

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

La operación de compra-venta, por la cual un vendedor se compromete contractual a entregar un

bien determinado a una fecha acordada y el comprador a pagar por este bien y a recogerlo
la entrega se lleva a cabo en tres etapas que dan lugar a un intercambio de documentos
la orden, la entrega y el pago.

La orden es la concreción del acuerdo celebrado entre un proveedor y su cliente.

Tan pronto como el proveedor y el comprador acuerden los bienes a entregar y el precio a pagar,
y antes incluso de que tenga lugar la entrega, hay venta, es decir, transferencia de propiedad,
y el comprador se convierte en propietario del bien.

El pedido, para evitar cualquier ambigüedad sobre su contenido, debe proporcionar los
indicaciones siguientes :
el nombre o designación de la cosa solicitada o del servicio a proporcionar con la
cantidad, la referencia del catálogo;
el precio unitario
el plazo o la fecha de entrega ;
el modo de envío (franco de porte, porte pagado, porte a pagar);
el medio de transporte (por carretera, por ferrocarril, por mar o por aire);
la facturación (número de facturas necesarias) ;
el modo de pago (al contado o a crédito) y el medio de pago (carta de
cambio, cheque bancario, en efectivo, transferencia bancaria...)

I- Los modos de realización del pedido:

El pedido puede realizarse de diversas maneras:
oralmente: por teléfono o en persona (por prudencia y para poder disponer
de pruebas en caso de litigio, se recomienda enviar una confirmación por escrito al
proveedor).
carta de pedido: firmada por el comprador, constituye un elemento de
prueba incontestable.
correo electrónico
partélex: aunque no firmado, este documento (telegrama), que contiene los elementos
de identificación del remitente y del destinatario y va acompañado de una autorización de
la transmisión es una buena prueba.
orden de compra: este documento es un impreso con el encabezado del comprador
portant las menciones de identificación que le conciernen (razón social, dirección, RCS...) y que
indique la fecha, las referencias de las mercancías solicitadas, las cantidades, el precio

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

unitario, etc.
par bulletin de commande: este impreso, diseñado por el proveedor y que lleva los
menciones al respecto (razón social, dirección, RC...) son completadas por el comprador.
Presenta la ventaja de facilitar la venta y es muy utilizado por empresas cuyas
acompaña el envío de catálogo o documentación.

a) El uso del teléfono, del telegrama, del télex:

Esta forma de comandar se está utilizando cada vez más, pero exige que la
la orden debe ser confirmada por carta.
Ejemplos :
Telegrama :
EXPEDICIÓN URGENTE DE 2000 KG DE AZÚCAR EN POLVO EN SACOS DE 50 KG.

Télex
POR FAVOR, ENTREGUENOS 2000 KG DE AZÚCAR EN SACOS DE 50 KG.
CONDICIONES DE VENTA PROPUESTAS EL...
AGRADECIMIENTOS

b) La utilización de la letra
La carta de pedido, ya sea que anuncie el pedido o lo confirme, debe incluir todos
la información útil para los proveedores para la posterior ejecución del pedido.
Está mal redactada cuando el proveedor se ve obligado a solicitar, posteriormente,
información complementaria.
La carta de pedido debe incluir:
La cantidad, la naturaleza y las características de los artículos pedidos. Si usted está en
posesión del catálogo del proveedor, utilice las designaciones indicadas y los
números de referencias correspondientes.
Los precios unitarios (en principio, sin impuestos).
El plazo de entrega.
El lugar de entrega.
El modo de envío: quién pagará los costos de transporte y quién los soportará.
riesgos: porte a cargo, porte pagado o franco de porte.
Las modalidades de pago: fecha de pago, modo de pago y medio de
reglamento.
Estudio de caso:

veintitrés
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

LA SOCIEDAD INFORMÁTICA DE CAYOR ha recibido de su proveedor UMOU INFORMÁTICA

una documentación completa sobre las diferentes marcas de ordenadores así como sus
condiciones generales de venta.
Con el fin de satisfacer a su clientela en Thiès, decide renovar su stock.
dirigiéndose a la orden a continuación:
05 ordenadores portátiles de marca Acer, referencias A600, a 300000 F la unidad.
06 ordenadores portátiles de marca Dell, referencia D510 a 350000 F la unidad.
15 ordenadores de escritorio de diversas marcas a 200000 F la unidad.

Las condiciones retenidas son las siguientes:

Entrega en ocho días por carretera con portes pagados;
Reglamento en dos (02) plazos: ½ al recibir la mercancía y el saldo
par traite à 60 jours fin de mois de livraison ;
Descuento del 5%.

TAF: Redactar la carta de pedido.

Plan de la carta de pedido

Acusar recepción de la documentación y de las condiciones de venta.

Pasar pedido en:

Enumerando los artículos.
oEt indicar la cantidad, la designación, la referencia y, opcionalmente, el precio.

Precise las condiciones generales de venta (modalidades de entrega y de pago).

Esperar una buena ejecución de su orden.

Fórmula de cortesía

Ejemplo de carta

24
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Asunto :
Pedido n°20

Señores,

Hemos recibido su documentación completa sobre sus diferentes productos.

así como sus condiciones de venta y se lo agradecemos.

Le pasamos el pedido a continuación:

- 05 ordenadores portátiles de la marca Acer, referencias A600, a 300000 F la unidad;

- 06 ordenadores portátiles de marca Dell, referencia D510 a 350000 F la unidad;
- 15 ordenadores de escritorio de diversas marcas a 200000 F cada uno.

Debido a la alta demanda de nuestra clientela, deseamos que la entrega se realice

sous huitaines par route en port payé.
El pago en dos (02) plazos se realizará de la siguiente manera:
- La mitad al recibir la factura por cheque;
- Y el saldo por letra a 60 días fin de mes de entregas.
Se ha previsto un descuento del 5%.

Esperamos que dedique sus mejores cuidados a la ejecución de nuestro pedido.

Reciban, señores, la expresión de nuestros sentimientos distinguidos.

El director

Si se trata de la confirmación de un pedido realizado por teléfono, telegrama o télex,

puedes comenzar así la carta:
Le confirmamos el pedido que le hicimos hoy por teléfono y que
comprende los siguientes artículos:…

Párrafos ideas para la redacción de un pedido:

25
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

«Le solicitamos que nos entregue …»

« Por favor, envíenos las siguientes mercancías:... »

Le rogamos que tome nota del siguiente pedido:…

« Por favor, entregue los artículos que se indican a continuación bajo las condiciones habituales: …»

«Por favor, devuélvanos bajo las condiciones indicadas en su carta del ... los artículos a continuación:
…»

«Nos permitimos insistir en la importancia que otorgamos al respeto de la fecha.

de entrega. »

« Debido al nivel actual de nuestros stocks, contamos con el cumplimiento estricto de las condiciones.
previstas para la entrega y se lo agradecemos.

c) El uso de la orden de compra:

El bono de pedido es un impreso con membrete del comprador. A menudo se crea en

26
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

varios ejemplares; un ejemplar enviado al proveedor, los demás quedan en

el comprador. Su trazado permite aún una presentación completa y precisa de la
orden.

Caso práctico:
La empresa todo para la vestimenta gestiona una cadena de tiendas de prêt-à-porter en Senegal.
Esta Sociedad Anónima con un capital de Cien Millones de FCFA, está ubicada en el 19, avenida de

Negocios en Dakar.
CCB : N° 95 20 400/BICIS ; CCP : 72 82 Dakar ; Tel : 33 823 36 15 ; Fax : 33 823 15 18 ;
BP : 18 22 Dakar ; RC : 05 B 452.
Para satisfacer la alta demanda de su clientela situada en Thiès, hace un pedido el
07 de diciembre en la « GENERALE DE CONFECTION », N° 715 SODIDA, Dakar, para
su boutique que está en esta ciudad, 3, plaza de Francia.
Este orden se refiere a los artículos que siguen:
•Réf. Pn4 ; 10 docenas de pantalones negros a 84 000F la docena ;
•Réf. C18 ; 10 docenas de camisas a 10 000 F la camisa ;
•Réf. B33 ; 30 pares de gemelos a 3 000 F ;
•Réf. Cr71 ; 50 corbatas a 5 000 F la corbata.
Estos artículos se entregarán 2 semanas a partir de la fecha de pedido por parte del
proveedor cuya factura en 2 ejemplares será pagada de la siguiente manera:
- La mitad a la entrega por cheque bancario;
- El saldo a 30 días fin de mes de entrega por letra.

TAF: Presente el pedido de la Sociedad 'TODO PARA LA VESTIMENTA'

……………………………………………………..………………………………………………………..
…………………………………………….…………………………………………….

27
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

……………………………………………………………………………….
BP:…………………………… RC:…………………………………
TEL:…………………………. CCB:………………………………..
FAX:………………………… CCP:................................
CORREO ELECTRÓNICO:…………………….. NINEA:……………………………

Como continuación a nuestra solicitud de precio N°… les ……………………………………………………….

hagamos un pedido de los suministros indicados en
Dirección:…………………………………………
tabla a continuación bajo las siguientes condiciones
………………………………………………………….

CONDICIONES DE ENTREGA……..……....
PLAZO DE ENTREGA………………………………….. PEDIDO
MODO DE ENVÍO…………………………………. N°……………………………………...
DESTINATARIO SU OFERTA DEL..................

FACTURACIÓN A……………LE……………………..
MÉTODO DE PAGO
Ref. Designaciones Unidad Cantidad PU Importe Observaciones

d) Utilización del boletín de pedido :

28
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

El boletín de pedido es un impreso con encabezado del proveedor y permite una

Presentación muy clara y completa de los elementos del pedido. Se encuentran
boletines de pedido a completar en los catálogos de las empresas de venta por
correspondencia. Los representantes de comercio se los entregan a sus clientes.

LA ENTREGA DE LAS MERCANCÍAS PEDIDAS

37, Calle de las Industrias

LA SENEGALAISE DE PAPETERIE BP : 894–Dakar

Tel. : 33822-15-22
33821-39-95
CCB : CL : 59406–CCP : 04895-Dakar
DAKAR–SENEGAL

CLIENTE
TARIFA N° 0803
……………………………………………………………………
Fecha de entrega deseada……………………..
…
A…………………..Le………………………………………
Dirección:………………………………………………………………
…
BOLETÍN DE PEDIDO Ciudad:……………………………………………………………………
…
Tel:………………………………..
….
Cantidad
Ref. Designación de los artículos Unidades de Precio unitario solicitado
precio

1050 Bloc de notas Gran Modelo El paquete 3 000

1051 Bloc-notes Petit Modèle El paquete 1 500
2020 Cuaderno grandes cuadrados GM El100pcartón 8 600
2021 Cuaderno grandes cuadros GM El200p cartón 10 000
2022 Cuaderno de grandes cuadros GM El 300p
cartón 22 000
2023 Cuaderno de cuadrados pequeños PMEl 100p
cartón 4 000
Cuaderno de cuadros pequeños PM 200pEl 2024
cartón 8 000

Responsable Sello y firma

Nombre: …………………………………………………………………….
Calidad

29
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

La entrega constituye la segunda etapa de la operación de compra-venta. Es una de las

obligaciones del vendedor nacidas del contrato de venta.

Desde un punto de vista jurídico, la entrega no significa la transferencia de la mercancía del

domicilio del vendedor al del comprador, pero simplemente a disposición, ya que el
el vendedor no está obligado a transportar la mercancía.

De hecho, ya sea que el proveedor transporte la mercancía él mismo o que contrate a

un transportador.

I- Los documentos de la entrega.

Varios documentos circularán en esta etapa de la operación:
- El buen(boletín o albarán) de entrega: este documento, elaborado por el
vendedor en la preparación de la entrega, acompaña la mercancía y se entrega a
el comprador, por el repartidor, en la entrega de la mercancía.
Contiene la información esencial sobre el envío: fecha de entrega, nombre del cliente,
dirección de entrega y detalles de las mercancías entregadas (naturaleza, referencia, cantidad).

Por lo general se establece en dos ejemplares, uno conservado por el cliente y el otro sirve
de bon de recepción.

COMPTOIR COMERCIAL DEL SUR

SA con un capital de 50 000 000 F

30
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

24, Rue du Commerce–DAKAR

894 RC : 72 B 407
33 820-47-47 CCB : SGBS : 92 52 631
33 820-25-20 CCP : 0046279/Dakar-Peytavin
Correo electrónico: comsud@[Link] NINEA : SN-03714247

VOS Pedido N° Fecha

REF ENTREGA
NOS N° de registro
REF de la orden N° ………………
Expedición Fecha N° de entrega
Peso total Nombre de paquete Ciudad de salida
Le ……………………………..
Anotación
Referencia Objeto de la entrega
Unidad Cantidad PU Monto destinatario

CUADRO RESERVADO AL DESTINATARIO

Este día a ....... horas ....... min, los

mercancías detalladas, arriba,

A…………………le……………………. 20…….

Firma

- El bono de recepción: este documento, que generalmente es un duplicado del bono de

la entrega, es firmada por el comprador al recibir la mercancía, tras la verificación de la

31
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

conformidad de estas últimas con las que están descritas en el albarán y

reservas eventuales, luego devuelto al vendedor que lo conserva como prueba de la
buena ejecución del pedido.

II- Los costos de envío.

Toda entrega conlleva costos y riesgos (accidente, daño...) y es apropiado de
Especificar, al realizar el pedido, quién se hará cargo de ellos.
La entrega se puede realizar:

- En puerto de carga: los gastos de transporte de las mercancías son a cargo del comprador
(cliente) quien los paga a la llegada.
- en puerto pagado: el vendedor (proveedor) paga los gastos al transportista en el origen
de la mercancía y puede, eventualmente, refacturarlas al comprador.
- franco domicilioo franco de puerto: los gastos de envío son cubiertos por
el vendedor.
- franco de embalaje: el vendedor asume los gastos de embalaje a veces especificando
una límite.
- franco de puerto y embalaje: los costos de transporte y embalaje son cubiertos
por el vendedor.
- franco gare de départoud'arrivée: los gastos son asumidos por el vendedor
hasta el lugar indicado, y luego por el comprador hasta el lugar de destino.
- franco fábrica: el comprador asume todos los gastos de transporte de la
mercancía que se pone a su disposición en la fábrica o en el almacén del vendedor.
- vagón franco: los gastos de transporte de la fábrica o del almacén hasta la estación de
El costo de salida así como los gastos de carga en el tren son responsabilidad del vendedor.

III-Las cartas de acuse de recibo

El proveedor debe acusar recibo del pedido para informar al cliente que él

32
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

la acepta, la rechaza o la acepta con condiciones de modificaciones.

Este paso es muy importante porque todos los documentos establecidos podrán servir en caso de
litigio.
Entonces, una vez recibido el pedido, se transmite a los servicios que se encargarán de
Ejecutarlo. Por lo tanto, estos últimos deben verificar:

si la redacción del bono, del boletín o de la carta de pedido permite la ejecución

de la orden sin necesidad de solicitar información adicional al
cliente
si las condiciones de precio, entrega y pago corresponden a las propias
propuestas o si puede aceptar las condiciones propuestas por el comprador;
si los artículos solicitados están disponibles en stock.

El proveedor y el cliente están de acuerdo en las condiciones del pedido y de su

ejecución, el proveedor envía al cliente una carta de acuse de recibo de la
pedido; el cliente sabe entonces que puede contar con el suministro de mercancías.

Si el proveedor no acepta las condiciones propuestas por el cliente, lo informa

rápidamente este último y le presenta nuevas propuestas.

También puede suceder que el proveedor rechace un pedido.

1- El proveedor acepta el pedido y da su acuerdo:

Se pueden enviar dos tipos de cartas:
La carta de confirmación:
Ella informa al cliente que su pedido ha sido recibido y que todas las disposiciones
se tomarán para su buena ejecución. Esta carta no es obligatoria a menos que él
se trata de una orden:
pasada por teléfono
pasada desde el extranjero
Oqui requiere un plazo más o menos largo para su ejecución.
NB: Se envía antes del envío de las mercancías.
El plan de la carta será el siguiente:

33
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

. Acuse de recibo del pedido y agradecimientos por la confianza demostrada;

. Resumen breve o detallado del pedido;

. Afirmación de que el pedido se ejecutará con cuidado;

. Garantizar una buena ejecución de la orden recibida

. Fórmula de cortesía.

Caso práctico :
El 08 de junio, el señor KEBE, gerente de una sala de juegos en Saint-Louis, pasó la
pedido a continuación a su proveedor en Dakar:
- 5 baby-foot «Junior»
- 3 baby-foot «Junior» reforzado
- 1 baby-foot «Deporte»
- 4 aletas.
Este último, para tranquilizarlo, le envía una carta de confirmación.

TAF: Redactar la carta de confirmación.

Ejemplo :
Asunto :

34
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

v/orden n° 12

Caballeros,

Hemos recibido su pedido n° 12, del 8 de junio pasado y se lo agradecemos.

Le entregaremos en quince días:

- 5 baby-foot «Junior»
- 3 baby-foot «Junior» reforzado
- 1 futbolín «Deporte»
- 4 aletas

Nos ocuparemos de la expedición y esperamos que su clientela lo aprecie.

calidad de nuestros productos.

Les ruego, señores, que acepten la expresión de nuestros sentimientos devotos.

« Firma »

El aviso de envío
Después de la orden, las mercancías son objeto de una entrega del proveedor al cliente.

Esta entrega puede ser realizada directamente por el proveedor, si este último ha organizado un
servicio de entrega con sus propios vehículos, o a través de un transportista
routier, por ferrocarril, por mar o por avión.

La entrega siempre va acompañada de un albarán en doble ejemplar que el

el cliente firma cuando toma posesión de las mercancías.

El envío del aviso de envío es una muestra de cortesía hacia el cliente.

Cuando el transporte debe durar varios días, el proveedor informa al destinatario de

el envío de mercancías.
La factura a menudo se adjunta al aviso de envío.

Plan de la lettre :
. Acusar recibo y agradecer el pedido recibido;

35
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

. Avisar al cliente del envío de las mercancías;

. Enviar la factura (y la posible letra de cambio);
. Esperamos haber dado plena satisfacción;
. Fórmula de cortesía.

Ejemplo :
Asunto :
Aviso de envío
Adjuntos-Anexos
1 factura n° 210

Señores,

Hemos recibido su pedido n°… referente a … y le agradecemos de

el interés que usted muestra por nuestros productos.

Le enviamos hoy por ferrocarril los artículos que usted nos ha hecho el favor de
ordenar el 24 de junio.

Las mercancías están repartidas en cinco cajas con los números 210, 211, 212, 213,
215, y etiquetadas a su nombre.

Se prestó la mayor atención al embalaje de estos artículos.

Le adjuntamos la factura n°… por un importe de … F que le agradecemos.

ajustar recepciones por cualquier medio a su conveniencia.

Esperamos que esté satisfecho y que le sea posible seguir con nosotros.
favoriser de sus órdenes.

Por favor, acepte, señores, la expresión de nuestros sentimientos devotos.

Firma

2- El pedido no puede ser ejecutado por el proveedor:

A veces, el proveedor no puede ejecutar el pedido por las siguientes razones:

36
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

faltan precisiones en el buen, el boletín o la carta de pedido;

el plazo de entrega solicitado es demasiado corto
el artículo ya no se fabrica;
los precios han sido modificados y el cliente debe ser avisado.

Faltan precisiones en el pedido

El plan de esta carta será el siguiente:
. Acusar recepción del pedido y agradecer;
. Exponer la dificultad que se presenta;
. Propuesta de solución ;
. Promesa de que el pedido será ejecutado con cuidado;
. Fórmula de cortesía.

El proveedor no debe insistir en el olvido que ha tenido el cliente, para no ofenderlo.

b) Aviso de retraso en la entrega

¿Qué debe hacer el proveedor en caso de que el plazo de entrega solicitado por el cliente sea
¿Demasiado corto?

. Acuse de recibo del pedido y agradecimiento;

. Presentar sus disculpas;
. Indique la razón del retraso;
. Especificar la fecha posible de entrega;
. Esperar la comprensión del cliente y pedirle que confirme su pedido.
. Fórmula de cortesía.

El cliente no está obligado a aceptar un plazo de entrega más largo, puede cancelar su
orden.

Párrafo de ideas:

37
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Lamentamos no poder entregarle en la fecha prevista...

la orden).

De hecho, nuestro stock está actualmente agotado debido al éxito de este artículo entre
nuestra clientela.

2. Lamentamos tener que aplazar la entrega de ... hasta el ... ya que el fabricante se ha encontrado
en la obligación de alargar sus propios plazos de entrega debido a un aflujo considerable
de pedidos.

3. Debido a dificultades técnicas que han provocado retrasos en la entrega del fabricante, no podemos
no disponemos actualmente de ...

Nuestro stock se reconstituirá normalmente el ... y podremos a partir de esa fecha

efectuar el envío de los artículos pedidos.

4. Le agradeceríamos que tuviera a bien notificarnos su acuerdo para este aplazamiento.

de la fecha de entrega.

5. Le rogamos que confirme su pedido lo antes posible.

6. Por favor, indíquenos lo antes posible si nuestra propuesta le conviene.

7. Esperamos sus instrucciones sobre cómo proceder con su pedido.

c) El artículo ya no se fabrica y el stock se ha agotado

Caso práctico:
Recibes un pedido para un refrigerador, 180 litros, marca FRIGEX, ref. 305
del catálogo.

Este modelo no se fabrica desde hace 6 meses y ya no existe en stock. Debe

informar al cliente sobre la suspensión de la fabricación de este refrigerador y proponerle un modelo
en reemplazo.

El plan de la carta será el siguiente:

. Acusar recibo del pedido y agradecer;

38
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

. Avisar que la fabricación de este modelo está parada;

. Proponer otro modelo en reemplazo e insistir en las ventajas de este
nuevo producto
. Anunciar la documentación adjunta a la carta;
. Pedir al cliente que confirme el pedido;
. Fórmula de cortesía.

Ejemplo de redacción:
Asunto :
V/orden n°...

Señores,

Hemos recibido su pedido n° 125 del 15 de junio, relacionado con un refrigerador FRIGEX,
180 litros, referencia 305.

Lamentamos informarle que la fabricación de este aparato ha cesado desde

le ...

Además, vendimos el último refrigerador de este tipo que aún teníamos en.
stock, hace solo unos días.

Podemos proporcionarle rápidamente y a precios apenas superiores al refrigerador de

180 litros, más perfeccionado que el FRIGEX ya que cuenta con un conservante.

Adjunto encontrará los folletos publicitarios sobre las marcas que le hemos
consejos y los precios correspondientes.

Deseamos que sea posible que nos entregue próximamente su nuevo pedido.
Esté seguro de que se llevará a cabo rápidamente con el máximo cuidado.

Les rogamos que acepten, señores, la expresión de nuestros sentimientos devotados.

« Firma »

d) Los precios han sido modificados:

Pueden presentarse dos soluciones:

39
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

El proveedor puede enviar las mercancías solicitadas, acompañando la

entrega de una carta explicativa y de la factura;
Avisar al cliente sobre el aumento antes del envío de las mercancías y preguntarle
confirmación del pedido.

El plan de la carta será el siguiente:

. Acuse de recibo del pedido y agradezco;
. Informar al cliente sobre los nuevos precios aplicados;
. Solicitar confirmación del pedido;
. Promesa de que el pedido se realizará con cuidado y en los detalles;
. Fórmula de cortesía.

3- El proveedor rechaza el pedido en los siguientes casos:

El artículo ya no se fabrica, por lo que el proveedor no tiene un artículo de reemplazo.
ofrecer
El proveedor está sobrecargado de pedidos y no puede aceptar nuevos;
El proveedor no confía en la solvencia de la persona que le ha enviado
la orden.

En este último caso, la verdadera razón de la negativa a aceptar el pedido no aparecerá.

en la carta. De hecho, es difícil escribir a un comerciante en quien no se tiene confianza
en él.

Por lo tanto, hay que encontrar otra razón: abundancia de órdenes, imposibilidad de fabricar,
imposibilidad de aceptar las condiciones propuestas etc.

Ejemplo :
Asunto :

40
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

v/orden n°…

Señor,

Acuso recibo de su carta del … pidiéndome que le proporcione …

No puedo, debido a la importancia de los pedidos ya recibidos, comprometerme a entregarte estos.

artículos antes de un plazo muy largo y creo preferible rechazar su pedido.

Créeme que lo lamento mucho.

Por favor, acepten, señores, mis saludos distinguidos.

« Firma »

LAS RECLAMACIONES

41
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

En las relaciones entre cliente y proveedor, pueden surgir conflictos que encuentran su
orígenes en la mala ejecución de sus compromisos por una u otra parte.

De hecho, el comprador puede no estar satisfecho con la forma en que se ha ejecutado su orden. Él
puede entonces enviar a su proveedor una carta de reclamación en los siguientes casos:

el plazo de entrega no se respeta

la entrega no es conforme al pedido o a la oferta,
los artículos son entregados defectuosos o dañados,
la factura no corresponde al precio acordado.

Las cartas de reclamación adquieren entonces un carácter contencioso, es decir que los
hechos que los motivan pueden convertirse en materia de juicio.

Los incidentes deben ser constatados en el momento de la entrega ya que el cliente debe verificar los

artículos en presencia del repartidor, y emitir sus reservas, en su caso, en el boletín de

entrega.

Las reservas realizadas en la recepción deben ser confirmadas al proveedor por carta
recomendada en los 3 días hábiles que siguen a la entrega.

I- Las cartas de reclamación :

1ercas : retraso en la entrega

Un retraso en una entrega puede tener consecuencias desagradables para el cliente:
venta no realizada por falta de mercancía, inconveniente, parada de fabricación...

Según el caso, el cliente puede presentar una reclamación simple por retraso en la entrega o
una carta de requerimiento.

a) La reclamación simple por retraso en la entrega

Esta carta está dirigida al proveedor cuando no hay gravedad ni de
consecuencias desfavorables para el cliente.

Plan de la lettre

42
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

. Recordar el pedido y si es posible el acuse de recibo del proveedor

. Recordar la importancia de la fecha fijada
. Constatar el retraso y sus posibles consecuencias
. Solicitar la entrega lo antes posible
. Esperar obtener satisfacción
. Fórmula de cortesía

Ejemplo :
Asunto :
N/pedido del 25 de abril

Señores,

Usted debía entregarnos el 15 de mayo pasado los artículos que forman parte de nuestro pedido n°
540 del 25 de abril.

Estos artículos de los que tenemos una necesidad urgente aún no están en nuestra posesión.
cualquier retraso adicional nos causaría una molestia seria, debido a
compromisos que hemos asumido con nuestra clientela.

Le agradeceríamos que nos informara por correo de la fecha

a la que procederán a su envío.

Contamos con su envío inmediato y les rogamos que acepten, señores, nuestros saludos.
distinguées.

« Firma »
Aplicación
La sociedad Kane et Cie ubicada en el 22, rue de Paris en Saint-Louis ha pasado, desde el 20 de marzo, una

pedido de 2500 kg de leche a la SATREC.

Or, la fecha de entrega prevista para el 05 de abril, y confirmada por el proveedor ha pasado
desde, sin que el proveedor haya reaccionado.
TAF: Redactar la carta de reclamación.

43
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Un retraso en la entrega puede tener sin embargo consecuencias desagradables para

el cliente: venta no realizada; molestia; detención de la fabricación. Es una carta redactada con un
ton beaucoup plus sévère et qui peut amener à la mise en demeure.
Plan de la carta
. Rappelé la commande y del acuse de recibo si lo hay;
. Stock actualmente inexistente (demanda urgente de los clientes);
. Pérdida posible de clientes que podrían dirigirse a otros proveedores;
. Solicita la entrega inmediata y prioritaria de los artículos;
. Evoque la posibilidad de pedir a otro proveedor;
. Esperanza de una entrega en el menor tiempo posible;
. Fórmula de cortesía.

Ejemplo :
Asunto :
N/commande del 15 de abril

Señores,

Dando seguimiento a nuestra solicitud del 13 de mayo, venimos una vez más a expresarles nuestra
sorpresa de haber estado sin noticias de su parte al respecto.
Nos sorprende aún más que por su carta del 15 del presente mes, nos fijara
una nueva fecha de entrega para el 19 de este mes.

Basándonos en su promesa y a la espera de un envío puntual, no habíamos tomado

ninguna otra disposición para garantizar el suministro de nuestro stock actualmente
inexistente.

Nuestra clientela nos reclama cada día de manera urgente los artículos esperados sin que
podamos darle satisfacción.
Le dejamos a usted la responsabilidad de las consecuencias que este retraso puede acarrear.

Por lo tanto, nos vemos obligados a solicitarle que nos lo haga saber por regreso del
courrier si vous êtes disposés à tenir, à brève échéance vos engagements en acceptant d’ores
y ya el principio de una compensación por el daño causado.

Si no les fuera posible enviarnos las mercancías, nos veríamos obligados a...
en procurer ailleurs al costo del día pidiéndole el pago de la diferencia de
precio.

Nos veremos obligados a ello si en los 3 días siguientes no nos ha manifestado sus
intenciones respecto al cumplimiento de sus compromisos.

Esperamos recibir las mercancías lo antes posible.

Le rogamos, señores, que acepten nuestros sentimientos distinguidos.

44
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

« Firma »
b) La notificación de requerimiento

La mise en demeure es el último paso del procedimiento amistoso pero también la

primer paso indispensable del procedimiento judicial. Es la última advertencia.

Plan de la lettre
. Recordar los hechos básicos (contrato celebrado, incumplimiento ...)
. Exponer la situación que resulta
. Poner al proveedor en incumplimiento de entrega
. Expresar su voluntad de obtener satisfacción por vía legal en caso de no ejecución
. Fórmula de cortesía

Asunto :
Requerimiento

Señores,

El 16 de mayo, le enviamos una carta de reclamación por retraso en la entrega y usted

no creyeron que debían darle la continuación esperada.

Sin embargo, les habíamos informado que el incumplimiento de sus compromisos nos
colocaría en una situación muy delicada con respecto a nuestra clientela habitual.

Por lo tanto, le exhortamos a informarnos dentro de las 48 horas sobre su intención de nosotros
dirigir a más tardar en ocho días las mercancías objeto de nuestro pedido del
15 de abril.

En el caso de que su respuesta no nos haya llegado a tiempo, podríamos

considerar que renuncias a cumplir con tus compromisos y entonces te demandaremos
presentar una acción por daños y perjuicios ante el tribunal competente.

Les ruego, señores, que reciban nuestros mejores saludos.

« Firma »

45
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Aplicación :
La tienda CERES, 25, avenida Amadou Assane NDOYE ha enviado a «Todo Para el Exhibidor»,
km, 2.5 ruta de Rufisque a Dakar, el pedido de los siguientes artículos:
- réf. 350, seis (6) maniquíes hombre
- réf. 840, cinco (5) maniquíes mujer.
Artículos pedidos el 5 de abril, entregables el 12 del mismo mes. El 15 de abril, el cliente no habiendo

No recibí los artículos, llama al proveedor que promete una entrega para el 20. Informemos.
que los artículos están previstos para la disposición de un escaparate y el escaparatista ha reservado la

jornada del 5 de mayo para el cliente, su horario está demasiado ocupado.

La entrega del 20 no se realizó y el cliente envía una carta de reclamación y exige una
entrega inmediata de los artículos.
TAF: Redactar la carta de requerimiento

2ecas : Entrega no conforme

En este caso, el cliente reclama la falta de conformidad de la entrega y devuelve la
comando a expensas del remitente. También puede solicitar conservar la
mercancía a cambio de una reducción llamada «descuento».

Caso práctico
Los Establecimientos "TOURE" han enviado una carta de reclamación a su proveedor.
« TISSU FALL & FILS » respecto a su entrega del 23 de mayo. De hecho, dos piezas de tejido
L89 y L86 que figuran en el albarán no eran conformes a las muestras recibidas
del proveedor antes del pedido. Sin embargo, están dispuestos a conservar los
artículos a cambio de un descuento.

TAF: Redactar la carta de reclamación.

Plan de la carta
. Acusar recibo de la entrega
. Constatar la no conformidad que motiva la reclamación especificando los detalles
. Especificar la naturaleza y la importancia del daño causado
. Solicitar la reparación del daño e informar sobre el retorno de las mercancías o
pedir un descuento para conservar los artículos.

46
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

. Esperar las instrucciones del proveedor y esperar que el problema no se repita.

más
. Fórmula de cortesía.

Ejemplo :

Asunto :
Su entrega del 28 de mayo

Señores,

Acabamos de recibir su envío de tela anunciado en su carta del 28 de mayo y le

en agradecimientos.

Lamentamos informarle que esta entrega no nos satisface.

que parcialmente.

De hecho, hemos constatado que dos prendas de algodón que figuran en su factura debajo de los
las referencias L89 y L86 no son conformes a las muestras presentadas por ustedes
representantes.

Encontrará bajo este pliego muestras tomadas de estos tejidos. Por lo tanto, será posible
de constatar su diferencia con las referencias indicadas arriba.

Se trata sin duda de un error atribuible a su servicio de envío. Le

seríamos entonces obligados a tener la amabilidad de hacernos llegar las telas correspondientes a nuestra
pedido a cambio de las telas enviadas por error.

Sin embargo, estaríamos dispuestos a conservar estos últimos para evitarle nuevos gastos.
de envío y gastos de devolución siempre que consienta un descuento sustancial sobre el
precio.

Esperamos sus instrucciones y esperamos que esta situación no se repita.

Le rogamos, señores, que acepten la expresión de nuestros sentimientos distinguidos.

« Firma »

3ycas: mercancías defectuosas

Usted ha recibido un pedido hecho por un repartidor y constata que los
las mercancías están dañadas aunque el paquete parecía intacto. Usted envía una
carta de reclamación a la empresa a la que realizó el pedido para

47
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

encontrar reparación. Esta reparación puede consistir en un reemplazo de los artículos

defectuoso o la concesión de descuentos si a pesar de la defectuosidad el producto todavía puede ser

utilizado por el cliente.

Cas pratiques :

Lors de la réception de sa commande n°135 le 07 mai concernant 5000 tee-shirts

destinados a los días de puertas abiertas del 25, 26, 27 de junio, la empresa « NTIC SERVICE »
constate de tareas importantes sobre los 854 artículos.

El cliente envía una carta el 08 de mayo al proveedor para invitarlo a reemplazar los productos
deteriorados.

TAF: Redacta las cartas de reclamación.

Plan de la lettre
. Acusar recibo de la entrega especificando la fecha
. Constatar tras la verificación que los artículos están dañados
. Determinar el perjuicio sufrido, evaluarlo en valor si es posible.
. Determinar la responsabilidad
. Solicitar reparación del perjuicio (reemplazo o descuento)
. Esperar obtener satisfacción.
. Fórmula de cortesía.

Redacción de la carta
Asunto:
Nuestro pedido

Señor,

He recibido el 07 de mayo un envío de su empresa con respecto a mi

pedido de 5000 camisetas.

Sin embargo, al proceder con la verificación, me di cuenta al abrir los paquetes, que la
la mercancía estaba dañada porque 854 camisetas tienen manchas importantes. Y al verme
refiriéndose a su factura, los daños ascienden a 854000 F.

Dado que no he notado nada anormal en el aspecto exterior del paquete que parecía
intacto, el transportista me parece estar fuera de causa.

Así, los bienes que les he comprado siendo inutilizables, les pido que por favor
proceder a un intercambio para respetar los términos del contrato de venta que tenemos
conclu para esta transacción.

48
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Espero obtener satisfacción y le ruego acepte, Señor, la expresión de nuestro respeto.

distinguées.

« Firma »
4ecas: Reclamación relacionada con un error de facturación
Al recibir una factura, esta siempre debe ser atendida con atención.
controlada. Cuando el cliente detecta una anomalía, se le lleva a hacer una
reclamación ante el proveedor.
Toda factura recibida debe ser verificada. Primero hay que asegurarse:
que las mercancías facturadas corresponden a las mercancías ordenadas y
recibidas (ver duplicado del pedido y guía de entrega)

que los precios unitarios son exactos (ver el duplicado de la orden de compra o tarifa);

que los totales son exactos (refacer las operaciones)

que las condiciones de venta son las condiciones habituales o convenidas, en particular
las modalidades de entrega y de pago así como los descuentos eventuales (ver doble
del bono de pedido o la ficha del proveedor.

Cuando se detecta un error, se debe presentar una reclamación al proveedor.

retornando la factura errónea y solicitando la emisión de una nueva factura.
Sin embargo, la demanda varía según el error detectado en la verificación:

Si los elementos del cálculo (precio/calidad) son erróneos o si hay un error de

cálculo, el cliente solicita la cancelación de la factura errónea (el cliente devuelve la
factura) y el envío de una nueva factura.

Si el proveedor ha omitido un descuento prometido, el cliente solicita el envío de una

factura de abono.

Plan de la carta
. Acuse de recibo de la factura especificando la fecha y el número
. Enunciar el error constatado
. Anunciar el regreso de la factura y solicitar la emisión de una nueva.
factura o de una factura de abono

49
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

. Esperar una regularización rápida de la cuenta y agradecer;

. Fórmula de cortesía.

Caso práctico
Se ha constatado un error en la factura que los Ets GARNIER han enviado a
INTERMARCHE. Este último señala esto y solicita una factura de crédito. De hecho, el
el monto de la factura es superior a lo que debería ser.
TAF : Redactar la carta de reclamación.

Redacción de la carta
Asunto :
Su factura N° 65/03
Pièces jointes-anexos
- bon de livraison
- factura

Señores,

Hemos recibido correctamente su factura n° 65/03 del 10 de marzo correspondiente a nuestro pedido
n° 51/02, de un monto de 875625 F.

Durante la verificación de esta, hemos constatado que nos había facturado 3 lotes de
10 esmaltes de uñas a juego; ref. 410A a 100,000 F el lote IVA incluido, es decir, un total de 300,000 F en lugar de
2 lotes efectivamente entregados, es decir, normalmente 200,000 F.

Adjunto encontrará una fotocopia del albarán de entrega y una de su factura que le
permitirá constatar el error.

Le agradeceríamos que nos enviara una factura de crédito de 100,000 F en concepto de

rectificación de este error.

Esperamos obtener satisfacción lo antes posible.

Por favor, acepten, señores, la expresión de nuestros sentimientos distinguidos.

« Firma »

50
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Consejos de redacción
En la primera carta de reclamación, el tono es amable. En cambio, si el proveedor
no reacciona a esta primera carta, el tono de una segunda carta de reclamación será
más seco, sin dejar de ser tranquilo y educado

Expresiones a utilizar: en una carta de reclamación, las expresiones firmes y

afirmativas, tales como
« Observamos un error de facturación » son preferibles a las fórmulas
dudosos como « parece que hay un problema » o a las fórmulas agresivas
como « Estamos muy descontentos »
« Te has equivocado » que prohíben el diálogo y la resolución del problema.

II- Las respuestas a las cartas de reclamación

Al recibir una carta de reclamación, el proveedor realiza una verificación para
saber si la reclamación está fundamentada o no.
a) La reclamación está fundada:
No se busca justificarse por todos los medios,
Nos disculpamos dando una explicación sincera y concisa de las causas del incidente.
Nunca culpar a un colaborador.
Proponer una reparación del perjuicio.

Plan general para respuestas a reclamaciones justificadas

. Acusar recibo de la carta y lamentar el incidente señalado;
. Reconocer la validez de la reclamación y explicar las causas del incidente;
. Presentar sus disculpas;
. Proponer una reparación;
. Formular la esperanza de que un incidente así no se repita más;
. Fórmula de cortesía.

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Caso práctico:
Las Ets GARNIER han examinado la solicitud de INTERMARCHE. De hecho, la factura
comportaba un error, por lo tanto, envían una factura de abono.

Redacción de la carta:

Asunto:
Nuestra factura n° 65/03

Señora,

Acusamos recibo de su carta del 12 de marzo relativa a nuestra factura n°

65/03.

De hecho, se produjo un error de entrada y un lote de esmaltes de uñas, ref. 410A le ha sido
facturé en sus.

Le rogamos que nos disculpe y le adjuntamos una factura de abono de

100 000 F.

Nos aseguraremos de que en el futuro no se repita un incidente así.

Le solicitamos, señora, que acepte la expresión de nuestros sentimientos devotos.

« Firma »

b) La reclamación no está fundada:

Cuando la reclamación no está fundamentada, el proveedor intenta hacérselo entender a su
cliente. Es una carta bastante delicada porque no es fácil hacer que alguien acepte
que está equivocado. Por lo tanto, será necesario aportar pruebas, justificaciones sin ...
partir de una cortesía perfecta.

Plan general para respuestas a reclamaciones infundadas:

. Acusar recepción de la carta de reclamación;
. Expresar la sorpresa causada por la reclamación del cliente;
. Asegurar al cliente que se ha hecho lo necesario para determinar la causa del perjuicio;
. Informar al cliente que no se puede acceder a su solicitud;

52
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

. Liberar su responsabilidad;
. Consentir excepcionalmente algunos beneficios
. Expresar la esperanza de mantener las relaciones
. Fórmula de cortesía.

Aplicaciones
1- Un ordenador adquirido con 6 meses de garantía no da satisfacción. Usted escribe
al proveedor dándole detalles precisos sobre el mal funcionamiento de esto
máquina. El proveedor le envía algunos consejos y le informa sobre el paso del
técnico.
TAF : Redactar las dos cartas

2- Un cliente le informa de la inmovilización como resultado de un incidente de funcionamiento.

el material que usted le entregó. La investigación a la que pudo proceder, después
examen del material, se estableció que el accidente fue causado por un error inexcusable de

maniobra por parte de un aprendiz.

Díganle al cliente que no pueden, en consecuencia, aceptar la responsabilidad de la que él
quería cobrarte bajo el pretexto de que el plazo de garantía aún no había expirado.

TAF : Redactar las dos cartas

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

EL REGLAMENTO

La última etapa de la operación de compra-venta es el pago, el abono que se realiza.

el comprador al proveedor. La fecha y las condiciones del pago son generalmente
mencionadas en la factura.
Se utilizan dos modos de pago: el pago al contado y el pago a
terme (ouà crédito).

El pago al contado se puede realizar de tres maneras:

. a la orden.
. a la entrega.
. dentro de las dos semanas siguientes a la entrega: se habla de un conteo de uso.
Existen varios métodos para pagar en efectivo:
•en efectivo: para compras pequeñas, ya que la ley establece un límite, y contra entrega
de un recibo.
•cheque bancario: es un escrito por el cual una persona (el girador) da
el orden a una entidad bancaria (letra) de entregar o pagar a la vista, a su favor
o en beneficio de un tercero (el beneficiario), una cierta suma a retirar de su cuenta.
Los cheques son de varios tipos y se distinguen especialmente:
- el cheque cruzado: son los cheques proporcionados por los bancos a sus clientes y que
solo pueden ser cobrados por un banco u otra institución financiera
asimilé.
el cheque de banco: se trata de un cheque emitido por un banco sobre sus propios
cajas o en otro banco. Por lo tanto, ofrece una garantía contra el riesgo comercial. Él
sin embargo no protege del riesgo bancario (el banco debe ser solvente).
- el cheque certificado: el banquero certifica al beneficiario que la provisión, es decir,
decir que los fondos correspondientes a la suma indicada en el cheque existen y los bloquea,
garantizando así el pago.
- el cheque visado: para este tipo de cheque, el banquero indica al beneficiario, en

54
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

momento de la emisión, que la provisión existe, pero no está bloqueada y por lo tanto no hay
sin garantía de pago.

Para disponer de los fondos, el beneficiario encarga a su banco que cobre el importe del
cheque a cargo del girado al endosarlo (en general, por firma simple en el dorso del
cheque); el banco del beneficiario se convierte entonces en el endosatario.

Si la cantidad depositada en la cuenta es inferior al monto del cheque, se emite un

cheque sin fondos.
•parvirement: es una orden dada por el cliente a su banco para debitar su
cuenta de una cierta suma y acreditar a otra cuenta.
•cheque postal: es un escrito por el cual el titular de una cuenta corriente
postalouCCP(el tirador) da la orden a su centro de cheques postales (letiré) de
pagar una cierta suma a un beneficiario.

El pago a plazos:
Es raro que las compras importantes en el comercio se paguen al contado y
Generalmente, los proveedores otorgan un plazo de pago a sus clientes.

El pago a crédito se realiza mediante títulos de crédito llamados efectos de

comercio que normalmente está reservado para las negociaciones comerciales.
Estos títulos constituyen una obligación de pagar en una fecha determinada de antemano
(el vencimiento), una cierta suma a una persona designada. Son negociables y
deben cumplir con una forma que obedece a una regulación estricta.

Se distinguen varios medios de pago más o menos utilizados con frecuencia:

•la letra de cambio: comúnmente llamada "letra", es un título (un escrito) por
cual una persona (el tirador o acreedor) da la orden a otra persona (el
tiré) de pagar una suma de dinero en una fecha determinada (el vencimiento) a la orden de un
beneficiario designado.

Muy a menudo, el girador se designa a sí mismo como beneficiario. En este caso, el girador y
los beneficiarios están confundidos.

La letra de cambio se presenta al librado para aceptación, después de su emisión.

55
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

generalmente, acompaña la factura).

La traite permite a un vendedor conceder plazos a un adquirente.

Ella también autoriza a un banco (el beneficiario) a constatar su deuda con respecto a un
cliente o darle crédito aceptando la letra.
Muy a menudo, el beneficiario de la letra puede obtener los fondos correspondientes a su
monto pero disminuido por un agio (interés + comisión del banco + gastos) por
anticipación en la expectativa, es decir, cediéndola ante un establecimiento
bancario.

•El billet à ordre es un título por el cual una persona, llamada el suscriptor,
se compromete a pagar a otra llamada beneficiario, una suma de dinero en una fecha
determinada, el plazo. Es una promesa de pagar.

Al igual que en la letra de cambio, el tenedor del pagaré puede:

cobrarlo a su vencimiento.
cargar un banco del encaje a vencimiento (la domiciliación).
descontarlo en su banco.
- endosarlo, y por lo tanto transmitirlo, a nombre de un nuevo beneficiario.

I- La facturación :
Cuando el cliente recibe la mercancía relacionada con su pedido, debe pagar el precio.
en los lugares y fechas estipulados. El proveedor deberá enviarle la factura previamente.
correspondiente a esta entrega.

La factura es un documento que representa la prueba contable de uncomprao de una venta

de productos o de servicios.

Para el proveedor, la factura es unadeudaresultado de la venta de un bien, hacia su

cliente que se beneficiará del objeto de la venta.

56
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Es obligatoria en las operaciones de venta, especialmente entre comerciantes. La

la factura proporciona el detalle de las mercancías y los precios correspondientes, los descuentos,

gastos y impuestos, la entrega, el pago, etc.

La factura debe ser emitida en al menos dos copias: el original para el cliente, el
doble para el vendedor.

Ejemplo de factura. HÁZLO

MOSTRADOR
COMERCIAL DEL SUR
SA con un capital de 50 000 000F
24, Rue du Commerce–Dakar
BP: 894 RC : 72 B 40
Tel: 33 820-47-47 CCB: SGBS: 92 52 631
33 820-25-20 CCP : 0046279/Dakar-Péytavin
Correo electrónico: comsud@[Link] NINEA : SN-03714247

VOS Pedido N° Fecha

REF FACTURA N°.............
NOS N° de registro
REF de la orden A………………
Expedición Fecha N° de bono de entrega
Peso total Nombre del paquete Ville de départ
Le ……………………………
Anotación
Ref. Objeto de la facturación Unidad Cantidad P.U. Cantidad destinatario

57
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

CUADRO RESERVADO AL DESTINATARIO

NETO A PAGAR

Método de pago:

II- Las situaciones diversas relacionadas con el reglamento:

1) El reglamento es normal

Carta de acompañamiento de un cheque

Asunto :
Envío de cheque
Adjuntos-Anexos
1 cheque

Señor,

Por favor, encuentre adjunto, en pago de su factura n°… del ... un cheque n°... emitido sobre la
banco ... y por un monto de ... F.

Deseándole una buena recepción, le saluda atentamente, Señor.

Señor,

Hemos recibido su carta del ... así como el cheque n°... del banco ... de un
monto de ... en pago de nuestra factura nº…

Le agradecemos y acreditamos su cuenta con esta cantidad.

Le solicitamos, Señor, que acepte nuestras salutaciones distinguidas.

Correspondencia relativa a la letra de cambio

Asunto :
Envío de letra de cambio

Adjuntos-Anexos
1 tratado

Señor,

58
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Le rogamos que encuentre adjunta, para aceptación, una letra de cambio a la fecha de vencimiento.
du ..., en règlement de nuestra factura n°... del…

Le agradeceríamos que nos devolviera este efecto lo antes posible.

plazos.

Agradeciéndole de antemano, le rogamos acepte, Señor, nuestros sinceros

saludos.

« Firma »

2) La solicitud de prórroga de pago:

Las cartas solicitando plazos de pago son delicadas porque son incómodas. El cliente
quien se encuentra en una situación difícil está en la imposibilidad de saldar su deuda a la
fecha prevista.

Las causas de esta situación pueden ser diversas:

La venta de productos;

La falta de cumplimiento de sus propios deudores que "no honran sus vencimientos";

La baja de ventas debido a la coyuntura, dificultades encontradas en la profesión;

Cargas importantes (adquisición de material, reorganización de talleres);

Casos de fuerza mayor (incendio, huelga, inundación);

Si es el caso, causas personales: enfermedad.

El plan de esta carta será el siguiente:

. Recordar el compromiso de pago acordado;

. Expresar sus lamentos por no poder asegurar el pago;
. Exponer luego claramente y sin detalles innecesarios su situación;
. Solicitar excepcionalmente la prórroga;
. Formular una propuesta;
. Esforzarse por convencer al proveedor;
. Fórmula de cortesía.

Caso práctico:

59
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Los establecimientos ROMARIN tienen actualmente algunas dificultades de pago y no

pueden hacer frente a todos sus reglamentos. Piden a algunos de sus acreedores
de informar la fecha prevista de pago.

60
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Asunto:
Solicitud de prórroga de plazo

Señores,

El 30 de mayo próximo vence la letra de cambio por un monto de 3.000.000 F, que

usted nos ha disparado en liquidación de su factura n° 475.

Lamentamos informarle que no nos será posible hacer frente a esto.

pago.

Las dificultades de tesorería no nos permiten actualmente pagar esta suma.

De hecho, mi banco acaba de informarme sobre la falla de uno de mis más importantes.
clientes.

Por lo tanto, la provisión con la que contábamos para hacer frente al vencimiento de fin de
mes, nos hace falta.

A este título completamente excepcional, le pedimos que prorrogue nuestro plazo de un

mes.

Esperamos que la regularidad de nuestros pagos anteriores le permita que nos

dar satisfacción.

Les ruego, señores, que acepten nuestras mejores salutaciones.

El director

61
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Párrafos ideas para una solicitud de prórroga de pago:

1erpárrafo

Lamentamos informarle que no nos será posible asegurar el

reglamento de la letra emitida el ... en pago de su factura n°...

Lamentamos sinceramente tener que informarles que no podremos hacer frente

al pago de su letra de cambio al ... emitida en cumplimiento de su factura n°...

2eParágrafo :

Debido a una falla importante en una de las cadenas de fabricación, el nivel de

nuestra producción y por lo tanto nuestras ventas han disminuido considerablemente, lo que ha tenido consecuencias
inmediatas sobre nuestra tesorería.

Nuestra banco acaba de informarnos de la falla de uno de nuestros más importantes

clientes; por lo tanto, la provisión en la que contábamos para hacer frente al vencimiento de
fin de mes, nos hace falta.

3e Párrafo

Nos permitimos solicitar, excepcionalmente, un aplazamiento de este

efecto en...

Le solicitamos que, excepcionalmente, nos conceda un plazo de pago de 60

días para su factura n°…

Le agradeceríamos mucho que pudiera anular la letra de cambio en

... y crear una nueva a ... todos los gastos e intereses de demora a nuestro cargo.

4ePárrafo :

Esperamos que la regularidad de nuestros pagos anteriores le permita...

responder favorablemente a nuestra solicitud y se lo agradecemos.

Cuando un cliente honesto parece momentáneamente incómodo, el proveedor tiene interés en

mostrar conciliador

Sea aceptando excepcionalmente y pura y simplemente el aplazamiento del

pago

Sea aceptando el aplazamiento solo para una fracción de la deuda, por ejemplo la
mitad.

62
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Plan de la respuesta positiva :

Acusé de recibo de la carta del cliente;

Concedido de manera excepcional, indicar las razones del acuerdo;
Esperanza de que el plazo de pago adicional permitirá al cliente restablecer su
situación
Fórmula de cortesía.

El proveedor puede rechazar la extensión del plazo, ya sea porque él mismo debe enfrentar
a plazos o porque el cliente está registrado como «mal pagador». Al cual
cas, la carta será muy firme pero cortés.

Plan de la respuesta negativa

Recordatorio de la solicitud del cliente;

Rechazo del proveedor y justificación del rechazo;

Deseo que el pago se realice en la fecha prevista;
Fórmula de cortesía.
Ejemplo :

Señor,

Usted me ha solicitado, mediante su carta del ..., aplazar del ... al ... el pago de mi
factura de ... ascendiendo a ...

De hecho, es la tercera vez en dos años que solicitan a nuestra empresa un aplazamiento.
de plazo y me es imposible considerando mis propios compromisos, posponer a
nuevo la fecha de su pago.

Lamento no poder aceptar su propuesta.

Por lo tanto, deseo que puedan pagar la letra de cambio que será ...
presentada a su banco.

Le agradezco, Señor, mis saludos distinguido.

« Firma »

63
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Cuando el deudor ha firmado, es decir, cuando ha firmado un pagaré.

situaciones a considerar:
- La trata no ha sido ni descontada, ni endosada a la orden de un acreedor, el efecto permanecerá
entonces la propiedad del proveedor-tirador. En este caso, el deudor que tiene dificultades
la tesorería solicitará una prórroga de plazo.
- Si el título está en circulación (negociado o endosado), ya no es propiedad.
del tirador que ya no puede cancelarlo. Pero para permitir que su cliente cumpla
la fecha límite, puede hacerle un adelanto de fondos.

Por avance de fondo, se debe entender que el acreedor paga al deudor la suma
necesaria para el pago del efecto en el día de su vencimiento. Al mismo tiempo, él gira sobre sí mismo

una nueva letra cuyo monto estará compuesto por el nominal del efecto inicial aumentado de
gastos e intereses de demora.

Ejemplo1: la carta está en la cartera

Asunto :
V/carta del...

Señor,
Acusamos recibo de su carta mencionada en el asunto solicitando prorrogar por dos
(02) meses, el vencimiento de la letra de cambio de 500000 F a finales de octubre, que hemos girado
sobre usted en el pago de nuestras provisiones de septiembre pasado.

Nos es posible, excepcionalmente, aceptar su propuesta. El efecto no siendo

todavía en circulación, simplemente prorrogamos el vencimiento.

Según sus instrucciones, creamos una nueva letra a finales de diciembre por un importe de
520 000 F incluyendo, además del monto inicial, los gastos e intereses por demora.

Nos complace haber podido ofrecerle una solución favorable y le pedimos

de aceptar, Señor, nuestros saludos urgentes.

« Firma »

64
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Ejemplo2: la carta está en circulación

Asunto :
Avance de fondos

Señor,

Por su carta del 28 de septiembre pasado, nos hace saber que no le será
posible hacer frente al vencimiento de la deuda por un monto de 500000 F, aceptado por
usted en pago de nuestra factura de septiembre pasado.

Lamentamos saber que se encuentra en una situación temporal difícil y estamos totalmente
dispuestos a servirle considerando que siempre ha honrado sus
compromisos hacia nosotros.

Sin embargo, nos es imposible cancelar el efecto que actualmente se encuentra en

circulación.

Pero para permitirle el pago en la fecha de vencimiento, realizamos una transferencia del
montante a su CCP en Dakar.

Al mismo tiempo, le enviamos un nuevo efecto a finales de diciembre de 520 000 F,

comprendiendo además los gastos e intereses de demora.

Le agradeceríamos que nos devolviera la letra después de la aceptación.

Esperamos haber sido de ayuda y le rogamos acepte, Señor, la seguridad de nuestros

sentimientos devotos.

El director

65
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

3) Recordatorio de reglamento:

Cuando constate que un cliente no ha pagado una factura en la fecha acordada, usted
le enviaré una carta de recordatorio.

El tono de esta carta debe permanecer simple y cortés, ya que se trata de un simple recordatorio de
pago que no debe herir a un cliente susceptible. El cliente puede haber simplemente
omis de régler la factura.

Ejemplo :

Señor,

Adjunto encontrará una copia de nuestra factura n°... que le enviamos el ...
que debías pagar con cheque bancario.

En espera de un pronto reglamento de su parte, le rogamos acepte, Señor,

reciba un cordial saludo.

Firma

Si el cliente no paga, se impone el envío de una segunda carta de recordatorio.

en esta segunda carta, la solicitud de pago se vuelve más urgente: hay un plazo entonces
fijo.

El tono sigue siendo correcto pero se vuelve claramente más firme.

Ejemplo

Señor,

Nuestro servicio contable nos informa que su cuenta sigue siendo deudora de una suma de ...
correspondiente a nuestra factura n°...

Estamos convencidos de que simplemente se trata de un olvido de su parte.

En consecuencia, nos veremos obligados a solicitarle que nos envíe esta suma
por retorno de correo por cualquier medio que le convenga.

En espera de esto, le saludamos atentamente, Señor.

« Firma »

66
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Si el cliente aún no cumple, mediante una tercera carta, breve, redactada de un

ton sec, exigirás un pago rápido.

Ejemplo :

Señor,

Nos permitimos recordarle nuestras cartas del ... y del ... que quedaron sin respuesta.

Estamos muy sorprendidos de no haber recibido aún el pago de ... F que debían.
hacer el ... en pago de nuestra factura n°...

Esperamos que esté dispuesto a saldar su deuda por devolución de correo.

Le rogamos, Señor, que acepte nuestras salutaciones distinguidas.

« Firma »

Si el cliente todavía no se decide a pagar, le enviará una cuarta

carta recomendada con acuse de recibo, redactada en términos enérgicos, el
previniendo el uso próximo de medios de coerción: se trata de una puesta en
demeure de payer.

Ejemplo :

Señor,

Les recordamos nuestras cartas de ... que han quedado sin respuesta y relacionadas con el impago de
su parte de nuestra factura n° del ...

Lamentamos informarle que si esta suma no nos llega antes del ...
nos veremos obligados a tomar las medidas necesarias en pago de
nuestro acreedor.

A partir de esta fecha y sin nuevo aviso de nuestra parte, transmitiremos su expediente a
nuestra agencia de recuperación de impagos.

Le rogamos acepte, señor, nuestros saludos distinguidos.

Firma

67
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

LAS RELACIONES CON LOS TRANSPORTISTAS

Las empresas, al igual que los particulares, a menudo utilizan los servicios de los transportistas:

El ferrocarril para el transporte por vía férrea;

Empresas y compañías de transporte por carretera para el transporte por carretera;
Empresas y compañías de transporte marítimo;
Compañías de transporte aéreo para el transporte en avión.

Cada transporte de mercancías está regido por un contrato celebrado entre el expedidor y el
transportista, contrato en el que interviene el destinatario.
El remitente completa una declaración de envío, en un impreso que se le proporciona.
por el transportista, y recibe de este un recibo que materializa el contrato de
transporte.

El destinatario reconoce, a la llegada de las mercancías, haberlas recibido firmando un

bordereau de livraison

El transportista es responsable de los daños o faltantes ocurridos durante el

transporte, del retraso en la entrega, de la pérdida total de las mercancías, excepto en
los casos siguientes:

fuerza mayor
vice propio de la cosa transportada
por culpa del remitente.

I- Avariados o faltantes:

El destinatario siempre tiene, al recibir, la posibilidad de verificar el embalaje y el

contenido de un paquete.

Si por alguna razón estas precauciones no pueden ser tomadas, el

El destinatario formula reservas en el albarán de entrega que debe firmar.

Ejemplo de reserva:

«Prise de livraison el ... a las 15 horas, bajo reserva de la presencia en el desembalaje de un agente del

transportista.

El destinatario Señor...

68
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Esta anotación significa que, si durante el desembalaje realizado después de la salida del agente
del transportista se puede notar, por ejemplo, la rotura de un objeto, se interrumpe
inmediatamente el desembalaje y se avisa al transportista para enviar un agente para
constatar el hecho.

En el caso de faltantes o daños constatados en la recepción, las reservas realizadas son

evidentemente más precisas.

El plan de la carta a enviar al transportista en caso de daños o faltantes es el

siguiente

Rappel de l’expédition
Dañado o faltante constatado al momento de la recepción,
Cuestionamiento de la responsabilidad del transportista, solicitud de indemnización,
Esperanza de una pronta resolución del incidente,

Fórmula de cortesía.
Párrafos de ideas:

1élpárrafo
Le ... le hemos entregado ... el paquete que usted entregó é ... el ...
Les recordamos que el ... sus servicios han asegurado el transporte de ... Paquetes desde
... hasta...
2 párrafo :
e

El control realizado en la recepción permitió constatar...

El empleado encargado de la recepción constató que...
Durante la recepción, nuestros empleados observaron, en presencia del repartidor, que...
3epárrafo :
Le confirmamos las reservas realizadas por el encargado en la hoja
de firma.
Le confirmamos las reservas formuladas en la hoja de firmas en cuanto a
el estado de las mercancías recibidas.
4eparágrafo :
Su responsabilidad está comprometida, le rogamos que nos envíe a título
de daños y perjuicios, la suma de ... F correspondiente a...
Los daños se produjeron durante el transporte, le agradeceríamos que nos transfiriera,
por reparación del daño sufrido, la suma de ... correspondiente a…
Le responsabilizamos por estos daños y le pedimos que los repare.
prejuicio sufrido al nosotros abonar la suma de… F
5epárrafo
Contamos con un reglamento rápido de este incidente y se lo agradecemos.
Contamos con su acuerdo y esperamos su reembolso.
Esperamos que un incidente así no se repita más.

69
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

II- El retraso en la entrega

El transportista es responsable de la llegada de las mercancías en el plazo determinado por el

contrato, fuera de los casos de fuerza mayor legalmente constatados.

En caso de retraso, el destinatario pone en mora al transportista, por carta.

recomendada, de entregar las mercancías y formula reservas respecto al perjuicio
que sufre. El retraso puede impedir la realización de ventas, por lo tanto de beneficios.

El destinatario tiene derecho a reclamar una indemnización por el daño así sufrido.

Ejemplo

Señor,

Se me avisó el ... que se me había hecho un envío compuesto por ... paquetes con destino a ...
le ..., en gare de ..., por la Sociedad...

Me presenté esta mañana a ... horas en la estación de... para recoger estos
Paquetes. Me dijeron que aún no habían llegado.

Por lo tanto, le notifico formalmente, de acuerdo con las disposiciones del artículo 1146 del Código
Civil, de entregarme estos paquetes en el menor tiempo posible y formule todas las reservas al
sujeto del perjuicio que me ha causado este retraso.

Le agradezco, Señor, la seguridad de mis sentimientos distinguidos.

« Firma »

El plan de este tipo de carta es el siguiente:

Condiciones de envío (fecha, número de bultos, procedencia, destino, fecha de

entrega)

Constatación del retraso,

Requerimiento formal,

Fórmula de cortesía.

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

III- Pérdida total de las mercancías:

El destinatario solicita entonces el reembolso del valor de la mercancía y, el

si es necesario, daños y perjuicios correspondientes al daño sufrido.

El plan de este tipo de carta es el siguiente:

Recordatorio de las correspondencias anteriores, condiciones del envío,

Constatación de la pérdida;

Solicitud de indemnización con justificación de la evaluación del perjuicio sufrido;

Formulación de reservas sobre el posible perjuicio futuro;

Fórmula de cortesía.

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

CORRESPONDENCIA CON LOS BANCOS

Los bancos son empresas, sociedades, instituciones que a menudo sirven

de intermediarios entre el vendedor y el comprador para realizar todas las operaciones de
reglamentos de negocios.

El papel del banco es el de:

Gestionar los fondos que recibe en depósito;

Asegurar pagos en nombre del depositante;

Prestar diversos servicios: alquiler de caja fuerte, compra y venta de valores mobiliarios,
encaissement de los dividendos y de los intereses relativos a estos valores.

Conceder préstamos a comerciantes y particulares, otorgarles créditos.

Registrar estos movimientos en las diversas cuentas de sus clientes.

1-Envío de un cheque para su cobro:

Esta carta es simple y debe ser muy precisa.

Ejemplo :
Asunto :
Envío de cheque

Señor Director,

Por favor, encuentre adjunto un cheque n°..., emitido por el Crédit Lyonnais, fechado el ... y por un monto de
... F.

Le ruego que lo cobre y abone su importe a mi cuenta n°…

Con mis agradecimientos, le saluda atentamente, Señor Director, la expresión de mis

sentimientos los mejores.

« Firma »

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

2-Error constatada en el extracto del estado de cuenta enviado por el banco:

El titular de la cuenta debe informar lo antes posible sobre los errores que haya podido
constatar en el extracto de cuenta que le envía el banco.

Ejemplo :
Asunto:
N/ estado de cuenta del …

Señor Director,

He recibido el extracto de mi Cuenta del ... relativo a las operaciones del mes de ...

Sin embargo, me permito señalar que este extracto no incluye el cobro.

del cheque n°... en el banco …, girado a mi orden el ... por el Señor ... (nombre y dirección),
Cheque que le he entregado el ... por un monto de ... F.

Se trata probablemente de un olvido; le agradecería que pudiera realizar los

investigaciones necesarias, para acreditar rápidamente su monto en el Crédito de mi cuenta.

Le ruego, señor director, que acepte mis agradecimientos anticipados, la expresión de

mis sentimientos distinguidos.

« Firma »

3- Dificultades relacionadas con el pago por cheque bancario entregado en

pago a acreedores

1ercas :

El banco dudó en pagar un cheque porque la firma que figura en este cheque no es
conforme a la que se depositó en el banco.

Señor Director,

He recibido su carta del ... preguntándome si podía pagar el cheque n°... de ... F
que he sacado de su banco en beneficio del Señor ...

Este cheque ha sido firmado por mi mano; por lo tanto, no hay razón para no pagarlo.

Soy muy sensible a la precaución que ha tomado y se lo agradezco.

Por la presente, le agradezco, Señor Director, la expresión de mis sentimientos distinguidos.

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

2ecas :

El banco informa a su cliente que uno de los cheques que ha emitido no puede ser pagado por falta de

provisión.

Señor Director,

He recibido su carta del ... por la cual me informa que el cheque nº ... de ... F que
j'aitiré sur votre agence le… au profit de Monsieur ..., ne peut être payé par insuffisance de
provisión.

Esta información me sorprende. De hecho, le he entregado el ... para su cobro, una carta
de cambio de ... F pagadero el ... y domiciliado ...

Me sorprende que su monto no se haya abonado a mi cuenta.

Le pido que realice las investigaciones necesarias y espero que ellas

llegarán rápidamente.

Dado que esta letra de cambio ha sido aceptada, le ruego que proceda a regularizar el pago sin demora.
el cheque de Monsieur … Cualquier retraso sería perjudicial para mi crédito.

Le agradezco de antemano y le ruego acepte, Señor Director, la seguridad de

mis sentimientos distinguidos.

« Firma »

4- Información comercial :
Para ampliar su clientela y aumentar el volumen de su facturación, es necesario que el
comerciante otorga crédito.

Pero antes de concederlo a una empresa que no conoce, es prudente dirigirse a

una agencia especializada o generalmente a un banco para obtener información
sobre la solvencia, la experiencia comercial, el crédito, la lealtad y la reputación de la
sociedad en cuestión.

La costumbre exige que los correspondentes se comprometan mutuamente a la discreción.

plus absoluto.

Para proteger esta información de cualquier divulgación, imprudencia o indiscreción

de la parte de terceros, es norma indicar el nombre y la dirección de la empresa correspondiente
en una pequeña ficha adjunta a la carta de solicitud.

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Ejemplo de carta dirigida al banco

Señor Director,

Aprovechando nuestras antiguas y cordiales relaciones comerciales, nos permitimos

hacer uso de su amabilidad así como de su discreción, para obtener información
sobre la casa cuyo nombre figura en el documento adjunto.

Esta casa nos hizo un pedido por un monto de ... F pagadero a 3 meses.

Debido a esta solicitud de crédito que me crea un descubierto apreciable, estamos

deseoso de saber cuál es la situación general de esta casa y el crédito del que dispone
goza.

Nos aseguramos, por supuesto, de nuestra total discreción y, agradeciéndoles de antemano por el
Le servicio que nos presta, le rogamos, Señor Director, acepte la expresión
de nuestros sentimientos distinguidos.

« Firma »

Respuesta del banco

Señor,

Le agradecemos la confianza que nos demuestra a través de su carta del ...

aceptamos con gusto proporcionarle la información solicitada.

Esta casa, mencionada en la ficha adjunta, goza en la plaza de una excelente reputación y, gracias
a una progresión constante de su cifra de negocios, se beneficia de un crédito ilimitado.

Su chef es un hombre hábil y emprendedor, lleno de recursos y extremadamente honesto.

qui, gracias a transformaciones sucesivas y a métodos de organización y venta, ha
puede extender la radiación de sus negocios.

Hemos trabajado con esta empresa durante muchos años y siempre hemos tenido que nosotros
en felicitar desde todos los puntos de vista.

Esperando haberles sido útiles, le rogamos acepte, Señor, nuestros sinceros

saludos.

Firma

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

EJERCICIOS
Ejercicio 1 :
Con motivo del final del año escolar 2010, el Liceo Técnico Mamba GUIRASSY,
situado en Lawal Tamba - Kédougou, desea recompensar a sus mejores alumnos. El director
escrito el 05 de junio en la Librería CLAIRAFRIQUE, en el 12, Avenida Cheikh Anta Diop–Dakar,
para pedirle una documentación completa sobre sus diferentes colecciones de
libros y diccionarios para un pedido eventual.
Estimado proveedor, Por la presente, solicitamos la documentación necesaria para proceder con nuestra evaluación. Agradeceríamos recibir cualquier información que pueda ser útil, incluyendo catálogos, especificaciones técnicas y condiciones de servicio. Quedamos a la espera de su pronta respuesta. Atentamente, [Su Nombre] [Su Empresa]

Ejercicio 2 :
Extracto del planning de entrega de AGRO - SUMINISTRO, 42, avenida Blaise Diagne–
Dakar
Restaurante les
Nombre Auberge le BEDIK Hotel el PARADIS
DELICIAS del SUR
El 28/05/2010 Del 31/05/2010 El 03/06/2010
50 kg de fonio 30 kg de fonio 100kg de fonio
Ordenar
30kg de más 10 kg de maíz 20 kg de maíz
60 kg de cebollas 40 kg de cebollas 50 kg de cebollas
Factura n°135 Factura n°136 Factura n°137
Reglamento Transferencia postal desde Transferencia bancaria desde Cheque desde
recepción recepción recepción
Entrega 07/06/2010 11/06/2010
Precio Cebollas 400F/kg Fonio 1000F/kg Mais 300/kg

La empresa tiene la costumbre de informar a sus clientes sobre el envío de su pedido 72h
antes de la fecha de entrega.
El 08 de junio de 2010 ella envía una carta a su cliente, en el 18, Avenida Lamine GUEYE–
Dakar, para notificarle sobre el envío de los productos.
TAF: Redacta la carta al cliente

Ejercicio 3 :
Los TISSUS NOFLAYE, Km3 - Ruta de Rufisque en DAKAR, reciben a COUTUREMATY
situado en el mercado central de Kaolack, una carta de reclamación el 20 de mayo sobre su
última entrega.
De hecho, el 10 de mayo, sobre los cinco paquetes ref. 621S, entregados por TRANSPORT SY, Avenida
Gambetta en Dakar, tres (03) contenían tejidos manchados. Grandes manchas de un
líquido negruzco y grasoso que ha atravesado las cajas de embalaje, hacen inutilizables los
nueve (09) piezas de tela que corresponden a estos paquetes, tela que el cliente sostiene en
disposición del proveedor y que solicita el reemplazo.
LOS TEJIDOS NOFLAYE habían empaquetado los artículos utilizando cajas gruesas,
especialmente reforzados en los puntos críticos.

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

TRABAJO A REALIZAR: Redacte la respuesta de los TEJIDOS NOFLAYE en la forma normalizada.

Ejercicios 4:
Ustedes están a cargo de organizar la recepción de la estrella Vaideihi en su barrio, el
15 de enero de 2010. Para el éxito del evento, decides vestir a algunos niños.
de tejido a nombre de la estrella. Así, usted hace un pedido el 02 de este mes de 1000m de esto.
tissu auprès de LA GENERALE DU TISSU sise au 41, Avenue Faidherbe–Dakar de. Vous
fije la entrega a más tardar el 10 de enero.
El 07 de enero, lamentablemente te enteras de que la estrella no pasará más por tu
barrio, por falta de tiempo. Entonces escribes una carta a tu proveedor para cancelar
la orden, este último se niega por razones que usted precisará.

TAF: Redacte las dos (2) cartas.

Ejercicio 5:

Expedidor :
COLOBANE FRIPPERIE
Capital social : 2 000 000F
Dirección: Rond point Colobane - Dakar
Destinatario :
LA GENERALE DU VETEMENT
Dirección: 145, Avenida Victor HUGO–París

Señores, hemos recibido esta mañana su envío del 15 de enero, que incluye: 45 vestidos
fillettes, talla 5 años, ref 89; 39 trajes pequeños para niños, talla 10 años ref 99.

Refiérase a nuestro pedido n° 903 del 05 de enero, encontrará el doble ci–

junto, y verán que esta entrega no está destinada para nosotros.

Le pedimos que nos envíen los artículos lo antes posible.

Comandados. Le agradeceríamos que nos informara de su decisión respecto a la ropa.
recibos, que nos es imposible conservar. Les saluda atentamente, señores,
distinguées.

TAF: Haga una presentación estandarizada insertando el texto en su ubicación.

normal. Completarás la información que falta y presentarás el texto en
respetando las normas comerciales.

Ejercicio 6 :
Usted trabaja en la SENEGALAISE DES TRANSPORTS, ubicada en Dakar, en la 22, Avenida
Bourguiba. Está especializada en el transporte de mercancías en el interior de
territorio.
A raíz de una entrega que la mencionada sociedad ha realizado en nombre de
KAOLACKOISE AUTOMOBILE, 12, plaza de la Gare de Kaolack, usted recibe de esta
carta anotada a continuación:

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Asunto: Solicitud de indemnización

Señores,
El 04 de este mes, me entregó un contenedor que contiene 250 neumáticos "GAINE" que me pertenecían.
enviado por THIAROYE AUTOMOBILE a Dakar.
A la llegada pude constatar durante el desembalaje que faltaban diez (10) neumáticos.
De un precio unitario de 25 000F, como lo atestigua la factura de mi proveedor de la cual adjunto copia.
Adjunto. Por lo tanto, he sufrido un perjuicio de 250000F.
La pérdida se produjo durante el transporte, le agradecería que me enviara esto
sume en el menor tiempo posible.
Les ruego, señores, que acepten mis saludos distinguidos.

Anotación del Director: rechazo

TAF
Redacte la respuesta del transportista, tendrá en cuenta las anotaciones de su
Director, basándose en las disposiciones del código de obligaciones civiles y
comerciales(COCC).
Disposiciones del artículo 665 del COCC:
En caso de avería o pérdida parcial al recibir los objetos transportados, toda
la acción contra el transportista es nula, si en los cinco días, excluyendo los días festivos
que siguen al de la recepción, el destinatario no ha notificado al transportista, por acto
extrajudicial o por carta recomendada, su protesta motivada.

Ejercicio 7:
La sociedad SENTEX ubicada en el 18, Avenida Blaise Diagne - DAKAR, ha leído el anuncio en un
diario, que la empresa SALEH ubicada en Km3 Ruta de Rufisque Dakar, importa de India
diferentes modelos de telas en Sari.
Deseando lanzarse a la venta de este producto actualmente en auge en el mercado,
SENTEX escribió a esta empresa para solicitar sus precios y condiciones de venta.
Trabajo a realizar: Redactar la carta de SENTEX en la forma normalizada, usted
completarán eventualmente las menciones faltantes.
Ejercicio 8 :
La empresa LA GENERALE DE NEGOCE, situada en el 22, Avenida General De Gaulle–
SAINT-LOUIS, ha hecho un pedido de 250 cajas desde el 10 de febrero pasado
limonadas la gazelle a la SOBOA ubicada en la Ruta del Arsenal - Dakar.
La fecha de entrega prevista del 10 de enero, confirmada por el proveedor, ha pasado.
desde hace más de 10 días sin que el proveedor haya reaccionado, a pesar de un recordatorio con fecha del
15 de febrero.
Trabajo a hacer: Redactar la carta de reclamación del cliente del 24 del presente mes, a quien se debe este retraso.
no permite cumplir con sus obligaciones. Pide una entrega en una semana o a
defecto una resolución del contrato.

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 CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Exercice 9
La POTERIE DES NIAYES, situada en 18, Avenida Lamine GUEYE - DAKAR, está especializada
en la venta de jarrones y utensilios diversos de terracota.
El 10 de febrero de 2011, Transport THIAM y hijos entrega 800 jarrones a la Poterie des Niayes.
Los artículos provienen de la empresa SENART, 25 Avenida Cheikh Ahmadou Bamba en
Kaolack.
Después de la descarga, el gerente de la alfarería de Niayes constata que sobre 800 artículos
livrados, 40 jarrones presentan anomalías de fabricación. Formula las reservas de uso
sobre el recibo de envío y el 15 del corriente, envía una carta de reclamación.
Trabajo por hacer:
Redacte esta carta en la forma normalizada completando eventualmente los
menciones faltantes.
Ejercicio 10 :
Al recibir su pedido n°135 de 5000 camisetas destinadas a
jornadas de puertas abiertas del 25, 26, 27 de mayo de 2010, la empresa "NTIC service" constata
tareas importantes sobre los 854.
El cliente escribe el 08 de mayo al proveedor para invitarlo a reemplazar los productos.
deteriorados.
No habiendo recibido la respuesta de su proveedor, el cliente le dirige de nuevo una
carta de recordatorio el 12 de mayo.
El 17 de mayo, la empresa, que aún no ha recibido respuesta de su proveedor, le envía una
carta de requerimiento.
TAF: Redacta las cartas al proveedor.
Ejercicio 11 :
La sociedad « KEDO- FONIO » situada en el 35, calle B. DANSOKHO, Dinguesso, KEDOUGOU
desea hacer su promoción con motivo del gran "Magal" de Touba. Para ello, ella
pase la orden el 03 de enero en « TAMBA- SERIGRAPHE » ubicado en TAMBACOUNDA de
camisetas para vestir a sus comerciales y distribuir al público.
Orden :
-100 camisetas de talla XL Ref. 09867SZ a 1300F la una.
-70 camisetas de talla L Ref. 06574TR a 11OOF la unidad.
-90 camisetas de talla XXL Ref. 06785XS a 1400F la unidad.
Condiciones :
Pago por cheque al recibir las mercancías
Entrega a más tardar el 18 01 2011, plazo de rigor
El cliente quisiera un descuento del 2% sobre el monto a pagar.
Debido a un evento imprevisto (que usted especificará), la empresa ya no puede
recepcionar todos los artículos; ella envía de nuevo una carta el 11 03 20011 a su
proveedor para reducir su pedido a la mitad.
TRABAJO A REALIZAR: Redactar una de las cartas del 03 01 2011 y 11 03 2011.

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