UNIDAD II

OBJETIVOS
* Caracterizar los Documentos Comerciales más usuales, que se utilizan para probar y
registrar diferentes operaciones comerciales.
* Diferenciar entre Formularios y Comprobantes, reconociendo la aplicación de cada uno de
ellos.
* Identificar los elementos intervinientes en la cobertura de las distintas operaciones.

CONTENIDO
- Introducción.
- Clasificación de los Datos según su Fuente.
- Distinción entre Formulario y Comprobante.
- Instrumentos Públicos y Instrumentos Privados: concepto.
- Papeles de trabajo: concepto.
- Documentos comerciales: concepto, características, funciones, clasificación.
- Documentos comerciales más usuales.
- Orden de Compra
- Nota de Venta
- Remito.
- Factura.
- Ticket.
- Nota de Débito
- Nota de Crédito.
- Recibo.
- Resumen de Cuenta
- Nota de Crédito Bancaria.
- Cheque.
- Pagaré.
Documentos Comerciales
El Proceso Contable debe “alimentarse” con los datos captados referidos a las distintas
operaciones o transacciones realizadas por el ente y a otros hechos económicos que de alguna
manera lo afectan.

Es decir: generan DATOS alimentan

En general, los DATOS son aspectos referidos a hechos económicos relacionados con el ente que
no se usan corrientemente en el proceso de toma de decisiones, y que suelen tomar la forma de
registros que se imprimen y archivan sin intento de recuperarlos al tiempo de optar por un curso de
acción determinado.
Clasificación de los Datos según su Fuente

OPERACIONES O
TRANSACCIONES
Generan DATOS Alimentan Proceso Contable
OTROS HECHOS
ECONÓMICOS

Clasificación de los Datos según su Fuente

• Datos originados fuera del ente
• Datos originados dentro del ente
Todos los datos relaciones con hechos económicos en los que interviene el ente, pueden llegar al
Proceso Contable por vía oral o por vía escrita (medio impreso predeterminado) se llama
FORMULARIO.
Cuando un formulario se completa con los datos requeridos por el Proceso Contable, respecto a un
hecho económico, se transforma en un COMPROBANTE y actúa como fuente de datos.
Los comprobantes pueden ser confeccionados por el ente, en cuyo caso se los denomina
comprobantes propios, o bien pueden ser confeccionados por terceros ajenos al ente, recibiendo
en este caso el nombre de comprobantes de terceros.
Comprobantes propios pueden ser PROPIOS de uso interno.
de uso externo.
De TERCEROS
En el primer caso informan al ente sobre hechos ocurridos dentro del mismo; en el segundo caso,
los comprobantes salen del ámbito del ente siendo de utilidad tanto para su Proceso Contable
como para el Proceso Contable del tercero a quien van dirigidos.
Instrumentos Privados
Son las escrituras que llevan la firma de los otorgantes y que hacen plena fe de su contenido
respecto de las partes y de sus sucesores a título universal, luego de que la firma haya sido
reconocida o se la tenga por reconocida en virtud de la ley.
Ejemplos de Instrumentos Privados: los contratos de locación, los boletos de compra-venta, etc.
Papeles de Trabajo El término “Papeles de Trabajo” es propio de Auditoría y es todo respaldo
informal de una registración contable.
Ejemplos de Papeles de Trabajo: Planillas de Liquidación de Sueldos.
Planillas de Diferimiento de Seguros.
Detalles de Arqueos realizados.
Fotocopias de Documentos Comerciales, etc.
Documentos Comerciales
Los Documentos Comerciales son comprobantes de operaciones o transacciones comerciales, que
se emiten para probar las operaciones mercantiles realizadas y registrar las mismas en los Libros
de Contabilidad.
Características
a) Respaldan hechos económicos con incidencia patrimonial para el ente.
b) Constituyen un medio de prueba por escrito de la relación comercial establecida.
c) Permiten individualizar clase de operación que respaldan (compras, ventas, pagos, cobros, etc.)
d) Dan nacimiento al Proceso Contable.
Funciones
a) Contable (Datos necesario para efectuar los registros en Libros de Contabilidad)
b) Jurídica, (Constituyen un medio de prueba escrito de los hechos económicos que respaldan)
c) Control (Permiten individualizar a las partes de las operaciones o transacciones, estableciendo
responsabilidades)
Clasificación
SEGÚN QUIEN LOS EMITE PROPIOS

DE TERCEROS

SEGÚN SU EFECTO REGISTRABLES

CONTABLE NO REGISTRABLES

SEGÚN EL TIPO DE Relacionados directamente con la compraventa de bienes y servicios.

OPERACIONES O Relacionados indirectamente con la compraventa de bienes y serv.

TRANSACCIONES QUE REFLEJAN Documentos relacionados con operaciones financieras.

1) Según quién los emite: a) Propios= También conocidos como copias de documentos
entregados a terceros, es decir aquellos que, habiéndose confeccionado en más de un ejemplar, el
original fue entregado a la contraparte de la relación comercial y la/s copia/s se conservan en el
ente con la finalidad de proceder a su registro, control, consulta y archivo.
b) De terceros= Son aquellos comprobantes emitidos por otros entes y que se reciben a efectos de
controlar y registrar las transacciones mercantiles realizadas con los mismos para posteriormente
ser archivados dando así cumplimiento a disposiciones legales y fiscales.
2) Según su efecto contable:
a) Registrables = Son aquellos que respaldan hechos que de una forma u otra modifican el
Patrimonio del ente y consecuentemente deben ser registrados.
b) No registrables = Son aquellos que respaldan hechos que no originan variación patrimonial
alguna, por lo que no deben ser registrados.
3) Según el tipo de operación o transacción que reflejan:
a) Documentos directamente relacionados con la compra-venta de bienes y servicios:
* Orden de Compra * Nota de Venta * Remito * Factura *Ticket
b) Documentos indirectamente relacionados con la compra-venta de bienes y servicios:
* Nota de Débito * Nota de Crédito * Recibo * Resumen de Cuenta
c) Documentos relacionados con operaciones financieras:
* Nota de Crédito Bancaria * Cheque * Pagaré
Documentos Comerciales Más Usuales
Orden de Compra
Es el Documento Comercial que respalda el pedido de determinadas mercaderías solicitadas por el
comprador al vendedor. En él se detalla:
a) Con relación al comprador: * Nombre y Apellido o Razón Social.
* Domicilio Comercial
* Fecha de emisión
* Numeración correlativa
* Firma
Exceptuando la fecha de emisión y la firma, los demás contenidos deben estar preimpresos.
b) Con relación al vendedor: * Nombre y Apellido o Razón Social
* Domicilio comercial
c) Con relación a los efectos solicitados: * Cantidad y descripción
* Precio unitario
* Condiciones de pago
* Condiciones de entrega
La O. Compra no obliga a las partes a registrar, es un hecho No Contabilizable.
Nota de Venta
Es el Documento Comercial emitido por el vendedor, en base a un pedido formulado por el
comprador y en el que se detallan los efectos solicitados como así también el precio, las
condiciones de pago y la forma de entrega. Exceptuando la fecha de emisión y la firma, los demás
contenidos deben estar preimpresos.
a) Con relación al vendedor: - Nombre y Apellido o Razón Social.

- Domicilio Comercial
- Fecha de emisión
- Numeración correlativa
- Firma
b) Con relación al comprador: - Nombre y Apellido o Razón Social
- Domicilio comercial
- Firma (cuando el Documento se confecciona en su presencia)
c) Con relación a los efectos solicitados: - Cantidad y descripción
- Precio unitario
- Condiciones de venta
- Condiciones de entrega
Es un hecho No Contabilizable, por lo que es un Documento No Registrable.
Remito
Es el Documento Comercial emitido por el vendedor y acompaña a la mercadería entregada al
comprador; con su firma, el comprador da su conformidad de lo recibido, se usa para confrontación
Remito/Factura. Por su parte, para el vendedor es una constancia firme de haber entregado lo
solicitado, con él puede exigir el pago. Es el elemento base para la confección de la Factura.
a) Con relación al vendedor: - Nombre y Apellido o Razón Social.
- CUIT del vendedor
- Letra X y leyenda “Documento no valido como factura”
- Domicilio Comercial
- Fecha de emisión
- Numeración correlativa
b) Con relación al comprador: - Nombre y Apellido o Razón Social
- Domicilio comercial
- Firma
c) Con relación a los efectos vendidos: - Cantidad y descripción
- Número de Nota de venta o Número de Orden de Compra.
-Condiciones de entrega.
Factura
Es el Documento Comercial confeccionado por el vendedor, locador o prestador, en base a las
mercaderías remitidas al comprador o a los servicios prestados al locatario o prestatario y por
medio del cual se le efectúa a éste el correspondiente cargo.
a) Con relación al vendedor, locador o prestador del servicio:
• Nombre y Apellido o Razón Social.
• CUIT del Vendedor
• Condición ante el IVA
• Letra A- B- C - M según corresponda
• Domicilio Comercial
• Fecha de emisión
• Numeración correlativa
b) Con relación al comprador, locatario o prestatario del servicio:

• * Nombre y Apellido o Razón Social

• * CUIT del Comprador en caso de no ser consumidor final
• Condición ante el IVA.
• Domicilio comercial.
c) Con relación a los efectos vendidos (o servicios prestados):

• Cantidad y descripción de la mercadería (o descripción del servicio).

• Precio unitario (en general no se consigna en el caso de venta de servicios).
• Importe de la operación.
• Condiciones de la operación.
La FACTURA tiene el carácter de Registrable y origina un cargo o débito en la cuenta del cliente.
De los contenidos enunciados anteriormente, ingresan al Proceso Contable los siguientes:
Libros del vendedor, locador o prestador del servicio: Fecha de emisión, Nombre y Apellido o
Razón Social del comprador, locatario o prestatario, Número de orden del Documento, Importes de
la operación.
Libros del comprador, locatario o prestatario del servicio: Fecha de emisión, Nombre y Apellido o
Razón Social del vendedor, locador o prestador, Número de orden del Documento, Importes de la
operación, Tratando de venta de servicios el comprador recibe el nombre de locatario o prestatario
y el vendedor recibe el nombre de locador o prestador
Todas las facturas, así como los remitos, deben tener determinado diseño y cumplir con los
requisitos establecidos por la Dirección General Impositiva. (DGI)
Ticket
La facturación de operaciones al contado, se pueden efectuar mediante máquinas registradoras
que emitan Tickets, que deben contener como mínimo, los siguientes datos:
a) Con relación al vendedor:

• Nombre y Apellido o Razón Social

• CUIT del Vendedor
• Condición ante el IVA
• Domicilio comercial
 • Fecha de emisión
• Numeración Correlativa
Esta aclaración es válida también para la Nota de Débito y para la Nota de Crédito.
b) Con relación al comprador: Leyenda “a consumidor final”
c) Con relación a los efectos vendidos:

• Cantidad y descripción.
• Importes de la operación.
Este documento tiene el carácter de Registrable como la Factura.
Notas de Débito
Es el Documento Comercial confeccionado por el vendedor, locador o prestador, para efectuar al
cliente algún cargo o débito en su cuenta corriente, originado con posterioridad a la emisión de la
Factura.
Tiene el mismo sentido que la Factura, en cuanto aumenta el saldo adeudado por el cliente.
Se emite, por ejemplo, ante las siguientes situaciones:

• Importes consignados de menos en una Factura por error u omisión.

• Fletes abonados por el vendedor por cuenta le comprador.
• Intereses por pago diferido o mora en el pago.
Nota de Crédito
Es el Documento Comercial confeccionado por el vendedor, locador o prestador para efectuar al
cliente algún descargo o crédito en su cuenta corriente, originado con posterioridad a la emisión de
la Factura.
Tiene el sentido contrario al de la factura, en cuanto disminuye el saldo adecuado por el cliente.
Se emite por ejemplo, ante las siguientes situaciones:

• Importes consignados de más en una factura por errores en el cómputo de las cantidades de
artículos o en el precio unitario, o por error de cálculo al confeccionar la correspondiente
factura.
• Devoluciones efectuadas por el comprador.
Recibo
Es el Documento Comercial que respalda un pago y es emitido por el beneficiario del mismo.
a) Con relación a quien cobra:
• Nombre y Apellido o Razón Social
• Domicilio comercial.
• Cuit del vendedor
• Condición ante el IVA
• Fecha de emisión.
• Numeración correlativa.
b) Con relación a quien paga:
• Nombre y Apellido o Razón Social
• Domicilio comercial
 c) Con relación a la cobranza efectuada:
• Concepto por el cual se ha recibido.
• Importe.
• Detalle de los efectos recibidos.
• Firma del cobrador.
Dado que respalda un hecho Contabilizable, tiene el carácter de ser un Documento Comercial
Registrable.
De los contenidos enunciados anteriormente, ingresan al Proceso Contable los siguientes:
Libros del cobrador: Fecha de emisión, Nombre y Apellido o Razón Social del pagador, Número
de orden del Documento, Concepto por el cual se recibe el pago, Importe.
Libros del pagador: Fecha de emisión, Nombre y Apellido o Razón Social del beneficiario del
pago, Número de orden del Documento, Concepto del pago, Importe pagado.
Resumen de Cuenta
Es un Documento Comercial emitido por el acreedor conteniendo el detalle del movimiento de las
cuentas del deudor durante un período de tiempo determinado, lo que permite a ambas partes
verificar sus registros contables.
a) Con relación al acreedor (vendedor, locador o prestador del servicio):

• Nombre y Apellido o Razón Social.

• Cuit del vendedor
• Domicilio comercial.
• Fecha hasta la cual se emite el Resumen de Cuentas.
b) Con relación al deudor (Comprador, locatario o prestatario del servicio):

• Nombre y Apellido o Razón Social.

• Domicilio comercial.
c) Con relación al estado de la cuenta: Débitos y créditos.
Saldo.
Se trata de un Documento No Registrable, ninguno de sus datos ingresa al Proceso Contable.
Nota de Crédito Bancaria
Si bien existen distintas causas por las cuales se emite una Nota de Crédito Bancaria, nos hemos
de referir particularmente a la Boleta de Depósito. Este es el Documento Comercial confeccionado
por quien deposita una determinada suma de dinero en un banco; se utiliza para tal fin un
formulario suministrado por la institución bancaria, que se completa con el detalle de los valores a
depositar en cuenta corriente y que sellado y firmado por el cajero del Banco, se constituye en una
constancia de haber realizado el depósito.
a) Con relación al Banco:

• Razón social
• Cuit del Banco
• Sello y firma del cajero.
b) Con relación al depositante:
• Nombre y Apellido o Razón Social.
 • Tipo y número de cuenta.
• Domicilio Comercial.
• Firma.
c) Con relación a los valore depositados:
• Detalle.
• Importe total en número y letras.
• Lugar y fecha del depósito.
Es un Documento Comercial Registrable. De los contenidos enunciados anteriormente, ingresan al
Proceso Contable los siguientes:
Libros del Banco: Nombre y Apellido o Razón Social del depositante, Detalle de los valores
despositados; Importe del depósito, Fecha del depósito.
Libros del depositante: Fecha del depósito, Nombre del Banco, Detalle de los valores
depositados, Importe del depósito.
Cheque
Es una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados en cuentas corrientes o autorización para girar en descubierto.
El giro en descubierto supone una autorización emitida por el banco, limitada en cuanto al tiempo y
al monto, para librar cheques sin contar con la suficiente provisión de fondos.
¿Cuáles son los tipos de cheques que hay actualmente? Ahora existen dos tipos de cheques que
tienen formato similar: el común y el de pago diferido registrable.
Cheque común: no han cambiado sus características generales; sólo que ahora debe llevar
impreso el domicilio del librador.
Cheque de pago diferido registrable: es un “instrumento de crédito” y sirve para realizar pagos con
fecha diferida (posterior a la emisión).
Tienen mayor seguridad que los anteriores cheques comunes posdatados (llamados “cheques
voladores”). Adicionalmente la entidad bancaria puede avalar este cheque (asegurar su pago),
mediante la emisión de un certificado normativo de registro, el cual circulará en lugar del cheque.
¿Es necesario abrir una cuenta diferente para disponer de cheques de pago diferido?

• Sí, la cual habilitará al titular para emitir cheques hasta una suma previamente convenida
entre ambas partes.
¿Cuáles son los plazos por los que se pueden emitir cheques de pago diferido?

• Los plazos pueden variar entre 30 y 360 días.

¿Qué es un cheque al portador? ¿Hay límites para el monto de este tipo de cheque?

• Es un cheque que no lleva escrito el nombre del beneficiario. Actualmente este cheque no
tiene límites del monto.
¿Cuál es el plazo para cobrar o depositar un cheque común?

• El plazo es de 30 días corridos desde la fecha de su emisión.

¿Cuál es el plazo para registrar el cheque de pago diferido?
 • Este tipo de cheque debe ser registrado dentro de los 30 días de haberse emitido.
¿Qué se puede hacer cuando se recibe un cheque de pago diferido?
Se puede: a) Transferirlo mediante endoso antes de su registro y sólo por el lapso de 30 días.
b) Depositarlo para su registro en cualquier entidad financiera.
c) Registrarlo en la entidad financiera girada.
¿Qué pasa cuando una entidad financiera rechaza un cheque?

• La entidad puede asentar al dorso del cheque rechazado el número de la comunicación por
la cual se informó el rechazo al banco Central de la República Argentina. Si así no lo hiciere,
la entidad financiera responderá ante la persona perjudicada debiendo pagar el cheque y los
daños y perjuicios emergentes.
¿Qué es un cheque “cruzado”?

• Es el que lleva dos líneas paralelas transversales en la parte superior izquierda. Puede
transmitirse por endoso, pero nunca puede ser cobrado en la ventanilla del banco. Para
cobrarlo, se tiene que depositar en alguna cuenta corriente bancaria. Puede estar cruzado
“en general” o “en especial”; éste último lleva el nombre del banco donde deberá
depositarse.
Pagaré
Es una promesa escrita, pura y simple, por la cual una persona se obliga a pagar a otra, o a su
orden, una suma determinada de dinero en un plazo establecido en el mismo documento y en un
lugar determinado.
Es un documento transferible por endoso, lo que significa que, consignando su firma al dorso del
documento, el beneficiario transfiere la propiedad del mismo y en consecuencia el derecho de
cobrarlo al vencimiento.
Intervienen en relación a este documento, a saber:
El Librador o Firmante: Es la persona que firma el pagaré, obligándose a pagar la suma consignada
en el mismos, en el lugar y plazo establecido.
El Beneficiario: Es la persona que recibe el Pagaré de, manos del librador y a cuya orden está
extendido el mismo.
El Endosante: Es la persona que endosa el Pagaré, transfiriéndolo en consecuencia su propiedad y
el derecho de cobrarlo al vencimiento.
El Endosatario: Es la persona que recibe el Pagaré de manos del endosante, pasando a ser
tenedor del mismo y adquiriendo de esta manera el derecho de endosarlo nuevamente o cobrarlo a
su vencimiento.
Ya este tipo de comprobante es muy poco usado.