FECHA
INSTITUTO PROTELCO LTDA D_____/M______/A______
GUIA DE APRENDIZAJE SEMANA 4
DOCENTE: MATERIA:
CICLO: Taller No. 4: Planeación en Colombia
Marlon Monsalve Administración I
CODIGO: NOMBRES COMPLETOS:
Semana 4. Implementación y Evaluación de la Planeación en Colombia
4.1 Contexto
En un plan de implementación, también conocido como plan estratégico, se detallan los pasos que debe seguir
un equipo para lograr una meta u objetivo compartidos. Este plan incluye información sobre la estrategia, los
procesos y las acciones a seguir, y cubre todas las partes del proyecto, desde el alcance hasta el presupuesto
y mucho más. En esta guía, analizaremos qué es un plan de implementación y cuáles son los pasos a seguir
para crear uno.
4.2 ¿Cuál es el propósito de un plan de implementación?
Un plan de implementación es un documento en el
que se detallan los pasos que debe seguir un equipo
para lograr una meta u objetivo compartidos. La
planificación de la implementación es la
contrapartida del plan estratégico. Si en el plan
estratégico se detallan las estrategias que se usarán
para cumplir con un objetivo específico, en el plan de
implementación se describe paso a paso cómo se
alcanzará ese objetivo.
El propósito de contar con un plan de
implementación es garantizar que el equipo pueda
responder quién, qué, cuándo, cómo y por qué se
lleva a cabo el proyecto antes de avanzar a la etapa
de ejecución. En pocas palabras, es el plan de
acción con el que se transforma a la estrategia en
tareas específicas.
Para saber si tu plan de implementación es efectivo,
puedes entregárselo a alguien fuera de tu equipo y
ver si pueden comprender el proyecto en su
totalidad. Tu plan de implementación no debe dejar
ninguna pregunta sin respuesta.
4.3 Cómo crear un plan de implementación:
Para que un plan de implementación sea integral y beneficie al equipo del proyecto, es esencial seguir pasos
muy específicos y tener en cuenta los componentes correctos. Cumplir con los siguientes pasos para crear un
plan correctamente y evitar que haya brechas en tu estrategia.
4.3.1. Define los objetivos
El primer paso en el proceso de implementación es definir los objetivos. Determina lo que esperas lograr cuando
tu proyecto esté finalizado, por ejemplo, si esperas ganar un nuevo cliente de marketing o renovar tu estrategia
de contenido interno. Comenzar con los objetivos de tu proyecto en mente puede ayudarte a desarrollar un plan
de proyecto de manera más eficiente.
Consejos a tener en cuenta:
Haz preguntas: Al definir tus objetivos, seguramente surjan preguntas en el equipo sobre el proyecto como:
¿Qué estamos tratando de lograr con este proyecto? ¿Qué entregables esperamos obtener? ¿Quiénes son
las partes interesadas con las que compartiremos los entregables del proyecto?
Lleva adelante una lluvia de ideas sobre los riesgos potenciales del proyecto: Si bien realizarás una
evaluación detallada de los riesgos más adelante, como parte de tu plan de implementación, identificar los
riesgos potenciales desde un principio te dará una idea más realista de lo que puedes lograr.
Lee: Cómo redactar objetivos de un proyecto que sean eficaces (incluye ejemplos)
4.3.2. Realiza una investigación
Una vez que tengas una idea general de los objetivos del proyecto que quieres lograr, puedes perfeccionar aún
más esos objetivos realizando diferentes investigaciones como entrevistas, encuestas, grupos de sondeo u
observaciones. Recomendamos realizar esta investigación con expertos en el área, ya sean miembros del
equipo o participantes externos. Los resultados de esta investigación deberían incluir una idea más cabal del
cronograma, el presupuesto y los colaboradores relevantes del proyecto.
Consejos a tener en cuenta:
Colabora usando herramientas compartidas: La colaboración es más sencilla cuando cuentas con las
herramientas de comunicación adecuadas para hacerlo. Usa una herramienta de colaboración en equipo para
compartir los objetivos del proyecto y recibir los comentarios de todos los colaboradores, independientemente
de donde trabajen.
4.3.3. Identifica los riesgos
Durante el paso uno de la estrategia de implementación, se llevó a cabo una lluvia de ideas sobre los posibles
riesgos del proyecto. En el paso tres, enumerarás todos los riesgos que pueden afectar tu proyecto, como por
ejemplo, vacaciones y licencias con goce de sueldo, restricciones presupuestarias, falta de personal, etc.
Crear un registro de riesgos es una excelente estrategia para definir los riesgos potenciales del proyecto. Esta
herramienta te ayudará a priorizar los riesgos del proyecto y prepararte según corresponda. También puedes
realizar un análisis FODA, para identificar las debilidades o amenazas que puedan afectar al proyecto.
Consejos a tener en cuenta:
Sé flexible y proactivo: La identificación de los riesgos es más que una simple estrategia de preparación. Si
durante esta etapa del plan de implementación identificas los riesgos que puedes prevenir, entonces podrás
tomar las medidas necesarias para hacerlo. Una de las posibles medidas podría ser ajustar los objetivos iniciales
del proyecto.
Lee: El proceso de gestión de riesgos de proyectos en 6 pasos claros
4.3.4. Programa los hitos
Programar los hitos del proyecto es un paso importante en el proceso de planificación ya que estos puntos de
verificación te ayudan a dar seguimiento al progreso del proyecto durante la ejecución. Los hitos funcionan como
métricas, son una forma de medir qué tan lejos has avanzado en tu proyecto y cuánto te queda por hacer.
Te recomendamos usar un diagrama de Gantt para poder visualizar los hitos del proyecto y mantener a todo el
equipo encaminado. Con un diagrama de Gantt, puedes diseñar visualmente tu cronograma de implementación
y mostrar cuánto tiempo crees que tomará cada tarea.
Consejos a tener en cuenta:
Deja espacio para los imprevistos: Las cosas no siempre salen como las planificas, incluso si haces todo lo
que está a tu alcance para cumplir con el cronograma. En lugar de establecer hitos ajustados y no poder
cumplirlos, deja espacio para poder reprogramar el cronograma en caso de ser necesario y así garantizar que
el proyecto se mantenga en curso.
Define las dependencias con claridad: Las dependencias son tareas que no se pueden realizar hasta que se
finalicen otras tareas. Definir claramente las dependencias te ayuda a mantener los proyectos en curso y a
alcanzar los hitos establecidos.
4.3.5. Asigna tareas y responsabilidades
Todo plan de acción debe incluir una lista de responsabilidades asignadas a los diferentes miembros del equipo.
Si asignas responsabilidades, podrás evaluar el desempeño y supervisar de cerca el progreso de los miembros
del equipo. Una matriz RACI puede ser una herramienta de gestión de proyectos eficaz para definir claramente
los roles y las responsabilidades.
La asignación de responsabilidades es diferente a la asignación de tareas individuales. Un miembro del equipo
puede ser responsable de supervisar la revisión del proyecto, mientras que otros tres miembros pueden ser
responsables de entregar y comunicar el proyecto a los distintos equipos para su revisión. Al momento de
asignar tareas y responsabilidades, asegúrate de establecer expectativas claras.
Consejos a tener en cuenta:
La comunicación es la clave: Recomendamos aprovechar el momento de asignación de roles,
responsabilidades o tareas como una oportunidad para resaltar las fortalezas de cada miembro del equipo y
comunicar por qué eliges a ese compañero para que cumpla con ese rol determinado.
Usa una herramienta compartida para dar seguimiento a las responsabilidades: El uso de una herramienta
compartida, como un software de gestión de proyectos, facilita que los miembros del equipo tengan mayor
claridad sobre quién está haciendo qué y para cuándo.
4.3.6. Asigna los recursos
La asignación de recursos es uno de los métodos más efectivos para minimizar el riesgo. Si puedes planificar
con anticipación los recursos que necesitas para tu proyecto y asegurarte de que estarán disponibles, evitarás
el riesgo de quedarte sin recursos en la mitad del proyecto. Si descubres que no tienes suficientes recursos en
este paso del proceso de implementación, puedes ajustar tu proyecto en consecuencia antes de que inicie.
Los recursos pueden incluir dinero, personal, software, equipamiento y otros materiales físicos o técnicos. El
tiempo también puede ser un recurso, ya que los miembros del equipo que necesitas para llevar a cabo el
proyecto pueden estar trabajando en otros proyectos.
Consejos a tener en cuenta: Al momento de identificar los recursos disponibles para tu proyecto, hazte las
siguientes preguntas:
¿Qué nivel de prioridad tiene el proyecto?
¿Quiénes están disponibles para trabajar en este proyecto?
¿Qué presupuesto o herramientas están disponibles?
¿Qué recursos adicionales necesitamos?
¿Quién debe aprobar el plan de asignación de recursos?
Si sigues estos pasos para crear tu plan de implementación, tendrás más posibilidades de lograr los objetivos
de tu proyecto. Incluir una lista de verificación en el plan de implementación también puede ayudarte a
garantizar una implementación exitosa.
4.4. Qué se debe incluir en un plan de implementación
Es esencial saber cómo crear un plan de implementación y qué elementos debe contener. Esta lista de
verificación incluye los seis puntos más importantes a considerar para planificar un proyecto exitoso.
4.5. Beneficios de contar con un plan de implementación
La planificación de la implementación tiene muchos beneficios, siendo el éxito del proyecto el más importante
de todos. Al implementar un plan de proyecto estableces una hoja de ruta para ejecutar tu proyecto sin
inconvenientes.
Otros beneficios de tener un plan de implementación:
Una mejor comunicación entre los miembros del equipo y los participantes clave
Una mejor organización y gestión de los recursos
Responsabilidades más claras para todos los colaboradores del proyecto
Cronograma y flujo de trabajo diario más estructurados
Colaboración simplificada entre los miembros del equipo
Pasar directamente a la fase de ejecución sin un plan de implementación es como subir al escenario para dar
un discurso sin haber preparado lo que vas a decir. La preparación es clave para un rendimiento óptimo.
4.6. Simplifica la planificación de la implementación con un software de gestión de proyectos
Conocer los pasos para la planificación de la implementación es la base de la gestión de proyectos. Un proyecto
bien planificado suele ser un proyecto exitoso.
El uso de un software de gestión de proyectos permite que todos los miembros del equipo y los demás
colaboradores clave puedan acceder al plan de implementación del proyecto. También puedes crear tu plan
usando un software en línea, lo que te permitirá modificarlo en tiempo real, y así poder mejorar los procesos a
medida que avanza el proyecto.
4.7. Ejemplos Generales
4.7.1. La Cámara Colombiana de la Construcción (CAMACOL) es una empresa que ha realizado estudios
sobre la planeación en Colombia.
Ejemplos de estudios de la CAMACOL
Manual de gobierno corporativo para PYMES del sector de la infraestructura (2019)
Informe de Productividad sector construcción de edificaciones (2018)
Importancia de la planeación empresarial
La planeación empresarial es un proceso que permite establecer objetivos, disminuir riesgos y la incertidumbre,
y generar un compromiso entre los miembros de la empresa.
Implementación de la estrategia
La implementación de la estrategia es el proceso de convertir el plan estratégico en acción. Por ejemplo, se
puede implementar un nuevo plan de marketing para aumentar las ventas.
Ejemplos de estrategias de empresas
Coca-Cola Femsa busca el crecimiento económico a través del uso eficiente de los recursos.
Grupo Bimbo se compromete a alcanzar las cero emisiones netas de carbono para 2050.
4.7.2. En Colombia, la implementación y evaluación de la planeación se realiza a través de diferentes
instrumentos y metodologías.
Evaluación de políticas públicas
Se utilizan métodos de investigación como la recopilación de datos cuantitativos y cualitativos.
Se realizan estudios de impacto.
Se analizan costos y beneficios.
Se evalúan las modalidades de apoyos alimentarios y transferencias monetarias.
Se evalúa el impacto de la Estrategia de Ingreso Mínimo Garantizado.
Se evalúan las operaciones e impacto del Sistema Distrital de Cuidado.
Se evalúan las operaciones y resultados del Fondo Cuenta Distrital de Innovación, Tecnología e Industrias
Creativas.
Planificación regional
El proceso de planificación se ha consolidado a nivel local, regional y nacional.
Se han generado nuevos elementos para la organización territorial.
Se han creado instrumentos para orientar el desarrollo y liderar los pasos al ordenamiento.
Planificación del país
El Departamento Nacional de Planeación (DNP) se encarga de planificar el desarrollo del país.
El DNP coordina, diseña y apoya en la formulación de políticas públicas.
El DNP planifica el presupuesto de los recursos de inversión.
Actividades de Proactividad
Terminado este modulo de Planeación te invito a:
1. Recopilar la información de los talleres 1,2,3 y 4; verificar los ejercicios realizados y
reestructurar el análisis de empresa, y ajustar los planes estratégicos, de implementación y
evaluación.
2. Organiza un glosario personal de las palabras técnicas y conceptos relevantes al tema
administrativo y contable.
3. Realiza un compromiso de manejo y actualización de software y/o aplicaciones relacionadas
con el tema de estudio que te servirán para tu vida personal, profesional y productiva.
¡¡¡Muchos éxitos!!!
