HOSPITAL GENERAL SAN JUAN DE DIOS Versión: 03
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL No. de folios:
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS
Elaborado por:
Gustavo Adolfo Martìnez
Nombre:
Herrera
Puesto Jefe del Departamento de
funcional Inventarios
que ocupa:
Fecha: Noviembre 2018
Firma:
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ÍNDICE
CONTENIDO PÁG.
1. Introducción 3
2. Objetivos del Manual 4
3. Campos de Aplicación del Manual 4
4. Antecedentes Históricos 5
5. Base Legal 6
6. Misión y Visión 9
6.1 Misión
6.2 Visión
7. Valores del Departamento 10
8. Usuarios Internos y Externos 10
8.1 Internos
8.2 Externos
9. Objetivos del Departamento 11
10. Funciones del Departamento 12
11. Estructura Organizacional del Departamento 13
12. Organigrama Estructural del Departamento 14
13. Descripción general y perfil de puestos 15
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1. INTRODUCCIÓN
El siguiente manual pertenece al Departamento de Inventarios, siendo un
instrumento de guía y consulta en la ejecución de las diversas actividades que
serán de referencia para hacer las modificaciones para hacer más eficaz y
eficiente en el proceso de administración en el Departamento de Inventarios en
donde se está consciente de las necesidades de la mejor el proceso de verificación
y control de todo el activo fijo de los diferentes servicios de este centro asistencial
y mejorar los procesos para cumplir con nuestras funciones. Por lo consiguiente
el presente manual contiene la misión, visión, objetivos, y funciones así como las
atribuciones de cada uno de los puestos.
El presente manual será utilizado como una herramienta de trabajo con la
finalidad de orientar y que sea una base de consulta de cada una de las funciones
asignadas al Departamento de Inventarios.
El Manual de funciones y Organización del Departamento de Inventarios,
contribuirá a la prestación de un servicio con calidad y mantenimiento de niveles
elevados de transparencia en el área de administración de activos fijos y bienes
fungibles del Hospital General “San Juan de Dios”.
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2. OBJETIVOS DEL MANUAL
1. Contar con un instrumento administrativo que dé a conocer los elementos que
dan fundamento a la organización y funcionamiento del Departamento de
Inventarios.
2. Presentar la estructura organizacional de los cargos del Departamento de
Inventarios.
3. Definir las principales funciones del Departamento de Inventarios.
4. Describir las atribuciones de los puestos del Departamento de Inventarios.
5. Garantizar el control sistematizado del registro de los bienes adquiridos por el
Hospital General “San Juan de Dios”, así como su resguardo de responsabilidad
correspondiente.
6. Mejorar la calidad y eficiencia de las actividades realizadas en el
Departamento de Inventario de este Centro Asistencial, mediante la
formalización y estandarización de los métodos de trabajo, así como la
presentación de normas internas que regulen los procedimientos establecidos.
3. CAMPOS DE APLICACIÓN DEL MANUAL
El presente manual será aplicado con el fin mantener el adecuado funcionamiento
de todos los procesos que se realizan dentro del Departamento de Inventarios del
Hospital General San Juan de Dios.
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4. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Fecha exacta de cuando se creó el Departamento no existe, pero se cuenta con
registros de años anteriores y se estima que pudo haber sido a partir de 1926,
con el nombre de Patrimonio Institucional.
El inventario es una forma de mantener el control oportuno de los activos, para
ser parte de las actividades de la institución, para así tener un desarrollo
óptimo y generar un registro integral de los activos.
El concepto de inventario hoy en día es un término cotidianamente utilizado,
dentro de las instituciones sin importar su tamaño pero cuándo se puede hablar
de la aparición de este concepto desde la antigüedad para llevar un registro, de
distribución y cuidado de los activos, creando así una herramienta para uso de
registros.
Con el adelanto tecnológico y diversificado surgieron sistemas para manejo de
inventarios, incrementando el uso de estas herramientas.
5. BASE LEGAL
El manual de Organización y Funciones del Departamento de Inventarios, se
fundamenta en las siguientes leyes y marcos regulatorios de las gestiones en
salud pública:
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Constitución Política de la República de Guatemala
Artículo 94. Obligación del Estado, sobre salud y asistencia social. El Estado
velará por la salud y la asistencia social de todos los habitantes. Desarrollará, a
través de sus instituciones, acciones de prevención, promoción, recuperación,
rehabilitación, coordinación y las complementarias pertinentes a fin de
procurarles el más completo bienestar físico, mental y social.
Artículo 95.- La salud, bien público. La salud de los habitantes de la Nación es
un bien público. Todas las personas e instituciones están obligadas a velar por su
conservación y restablecimiento.
Artículo 194.- Funciones del ministro. Cada ministerio estará a cargo de un
ministro de Estado, quien tendrá las siguientes funciones:
a. Ejercer jurisdicción sobre todas las dependencias de su ministerio; f. Dirigir,
tramitar, resolver e inspeccionar todos los negocios relacionados con su
ministerio.
DECRETO NÚMERO 31-2002 DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE
GUATEMALA, LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS,
REFORMADO POR EL ACUERDO NÚMERO A-57-2006 DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE CUENTAS
Artículo 39. Sanciones.
Numeral 3. Falta de manuales de funciones y responsabilidades de clases de
puestos y de normas y procedimientos el equivalente al 25% del 100% de su
salario mensual.
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ACUERDO 09-03 DEL JEFE DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS,
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL,
REFORMADO POR EL ACUERDO NÚMERO A-57-2006 DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE CUENTAS
NORMA 1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la
elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y
procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.
Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que
existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada
implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada
puesto de trabajo.
ACUERDO GUBERNATIVO NO. 115-99, REGLAMENTO ORGÁNICO INTERNO
DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIAL SOCIAL.
ARTICULO 73. Organización de los establecimientos públicos en salud. La
organización y funciones de los establecimientos públicos de salud quedaran
contempladas en el Manual de Organización y Funciones de los diferentes
establecimientos del Ministerio de Salud a ser aprobados mediante Acuerdos
Ministeriales.
Acuerdo Ministerial SP-M-1051-2002 Funciones y Responsabilidades de
Directores, Gerentes Administrativos financieros de Áreas de Salud y
Hospitales Nacionales
Articulo 10. Dirección de Hospitales: Las direcciones de los hospitales
nacionales, para la realización de sus actividades tendrán las funciones siguientes:
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10.14 Planifica, organiza, dirige y supervisa al personal del hospital en la
ejecución de la prestación de servicios.
Modelo de Atención y Gestión de Hospitales Solidarios, Coordinación de
Modernización y Desarrollo de la Red Hospitalaria Nacional, Viceministerio
de Hospitales, Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
3.6.1.8 Subdirección de Recursos Humanos uno de los pilares fundamentales de
la Cultura del Modelo de Atención y Gestión de Hospitales Solidarios, es el
fortalecimiento del recurso humano, con el fin de cambiar la actitud del
trabajador y fomentar el trabajo en equipo. Para el logro de lo anterior, la
Subdirección de Recursos Humanos, centra su atención en tres áreas esenciales:
la administración de recursos humanos, no solamente como los trámites
tradicionalmente realizados, sino como un ente facilitador de las acciones y
mantenimiento de personal. Aunado a ello, el seguimiento a los procesos
desconcentrados de reclutamiento y selección del MSPAS, cuyo objetivo es
promover inicialmente las nuevas ofertas, dentro del personal del hospital;
desarrollo de recursos humanos, esto dependerá de la capacidad de resolución
del hospital y se subdividirá en capacitación (todos los hospitales) y formación
(hospitales escuela). La Subdirección de Recursos Humanos será la responsable
de la gestión administrativa y metodológica de las dos áreas (formación y
capacitación), en concordancia con lo establecido a nivel central. El trabajo dentro
del hospital, debe ser orientado por las necesidades detectadas por la Dirección
Ejecutiva, la Gerencia Administrativa Financiera y las otras Subdirecciones y
basado en el seguimiento de formación y capacitación individual, para evitar la
sub y sobre utilización del personal del hospital y; Relaciones Laborales, como el
vínculo de armonía y resolución de conflictos entre los trabajadores de salud,
para el buen funcionamiento del hospital y la consecución de los resultados
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esperados del Modelo de Atención y Gestión de Hospitales Solidarios. Cabe
mencionar que la Subdirección de Recursos Humanos del hospital solidario, con
sus áreas de trabajo, tiene su razón de ser y se orienta a la satisfacción del
trabajador. La subdirección de Recursos Humanos, sustentada en lo anterior,
dirigirá sus esfuerzos hacia el fomento de la carrera administrativa y hacia el
desarrollo de un clima favorable para el trabajador, que se refleje en la atención al
paciente, basada en lo humano y de calidad.
6. MISIÓN Y VISIÓN
6.1 MISIÓN
Somos un departamento cuya misión es el resguardo de los bienes en documentos
y programas a través de un registro eficazmente con personal capacitado y
preparado para dicha tareas.
6.2 VISIÓN
Ser el departamento encargado de llevar un control muy estricto de los bienes,
tener todo registrado, codificado, clasificado, sistematizado, contamos con el
equipo adecuado y el personal capacitado para mayor calidad de registro y
control, también aplicando la base legal para evitar la sustracción y perdida de
los bienes, haciéndole conciencia a todo el personal de cuidarlos y darles el uso
correspondiente para lo que están asignados pues es su herramienta de trabajo,
coordinando las otras actividades administrativas que se tienen con otras
entidades relacionados con el activo fijo.
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7. VALORES DEL DEPARTAMENTO
1. Respeto
2. Trasparencia
3. Honradez
4. Responsabilidad
5. Lealtad
6. Compromiso
7. Compañerismo
8. USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
8.1 INTERNOS
Todos los Servicios, Secciones, Departamentos, Unidades que conforman el
Hospital General San Juan de Dios.
8.2 EXTERNOS
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
Ministerio de Finanzas Públicas.
Organización Panamericana de la Salud (OPS).
Entidades privadas Donantes de mobiliario y Equipo.
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9. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO
Objetivo General
1. Mejorar los procesos individualmente con relación a todas las actividades que
se lleva a cabo el en Departamento que va desde el ingreso del bien al Hospital
por medio del Almacén, su destino, registro, su codificación, ubicación.
2. Implementar controles de rotación de inventarios, niveles mínimos y
máximos, control de rotación.
3. Definición de atribuciones y funciones al personal para cada una de las
actividades de verificación de bienes.
4. Establecimiento de diagramas de flujo, manuales de normas y procedimientos
5. Control y fiscalización acorde a registros implementados.
Objetivos Específicos
1. Tener un control específico y actualizado de todo el activo fijo.
2. Evitar fuga o perdida de bienes.
3. Actualizar los inventarios periódicamente en todas las áreas del hospital.
4. Llevar el control de existencias de equipos e inmuebles.
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10. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
1. Realizar, verificar, y depurar los inventarios de todos los servicios del hospital,
elaborando tarjetas de responsabilidad de bienes, debidamente autorizadas
por la Contraloría General de Cuentas, operando en ellas también vales de
traslado de Bienes, sus bajas, y operando también los pedidos de almacén
donde especifica los bienes que se le dan a un servicio, debiéndose cargar a
tarjeta en base a dicho documento.
2. Elaborar informes de alzas y bajas y enviarlos a la contabilidad del Estado
detallando los movimientos del año.
3. Velar por el buen cuidado de los bienes de la institución y responsabilizar al
personal que no tenga un control de los mismos, para que no sean objeto de
mal uso, destrucción, perdida o robo en el área que se encuentren ubicados.
4. Tener un control total de bienes que posee el hospital, actualizando los saldos
para la legalización de los mismos.
5. Levantar actas cuando ocurran perdida de bienes, o traslado a otras entidades.
6. Elaboración de la Memoria General de Inventarios.
7. Llevar un control de los donativos al hospital.
8. Elaborar los reportes del Fin 1 y 2.
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9. Llevar el reporte anualmente a la contabilidad y bienes del Estado.
10. El personal cuenta con su horario normal de almuerzo comprendido entre las
12:00 y 13: horas no se interrumpe la atención a las personas.
11. Asistir a la recepción de bienes inventaríales al almacén.
12. Cada oficial de inventarios es responsable de sus áreas de trabajo asignadas
debiéndolas tener actualizadas en su inventario, tener al día sus archivos y
documentación concerniente a sus unidades de trabajo.
13. Elaborar mensualmente informes de los activos fijos para la Unidad de libre
Acceso a la Información.
14. Ingreso de bienes al Sistema del Sicoin Web.
11. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO
1. Dirección Ejecutiva
1.1. Gerencia Administrativa Financiera
1.1.1. Jefatura de Inventarios
1.1.1.1. Oficiales de Inventarios
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12. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTAMENTO
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE
INVENTARIOS
Dirección Ejecutiva
Gerencia
Administrativa
Financiera
Jefatura de
Inventarios
Activos Fijos
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13. DESCRIPCIÓN GENERAL Y PERFIL DE PUESTOS
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS
El departamento de Inventarios es el responsable de efectuar los registros
correspondientes en el inventario institucional y colocación de la etiqueta de
identificación correspondiente, para que los activos fijos puedan ser entregados
oportunamente a las dependencias solicitantes.
1. JEFE DE INVENTARIOS
Correlativo o código: DI-01
Nombre del puesto: Jefe de Inventarios
Nombre funcional del Jefe de Inventarios
puesto:
Jefe Inmediato: Gerente Administrativo Financiero
Subalternos: Oficiales de Inventarios
Objetivo del puesto: Control de los Activos Fijos de la Institución
Funciones y atribuciones principales:
No. Descripción
1 Realizar, verificar, y depurar los inventarios de todos los servicios del
hospital, elaborando tarjetas de responsabilidad de bienes, debidamente
autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, operando en ellas
también vales de traslado de Bienes, sus bajas, y operando también los
pedidos de almacén donde especifica los bienes que se le dan a un servicio,
debiéndose cargar la tarjeta en base a dicho documento.
2 Elaborar informes de alzas y bajas y enviarlos a la contabilidad del Estado
detallando los movimientos del año.
3 Velar por el buen cuidado de los bienes de la institución y responsabilizar
al personal que no tenga un control de los mismos, para que no sean
objeto de mal uso, destrucción, perdida o robo en el área que se
encuentren ubicados.
4 Tener un control total de bienes que posee el hospital, actualizando los
saldos para la legalización de los mismos.
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5 Levantar actas cuando ocurran perdidas de bienes, o traslado a otras
entidades.
6 Elaborar la Memoria General de Inventarios.
7 Llevar un control de los donativos al hospital.
8 Elaborar los reportes del Fin 1 y 2.
9 Llevar el reporte anualmente a la contabilidad y bienes del Estado.
10 Asistir a la recepción de bienes inventariables al almacén.
11 Elaborar mensualmente informes de los activos fijos para la Unidad de
Acceso a la Información Pública.
12 Ingresar bienes al Sistema del Sicoin Web.
Responsabilidades:
Bienes Escritorio, silla, archivos, vitrina, armario y mesas.
Equipo Computadora, impresora, grabadores, etiquetadoras,
maquinas de escribir y teléfonos.
materiales Hojas, tarjetas de responsabilidad, libros móviles,
marcadores, lapiceros, lápices, fails, ganchos, y demás
útiles de oficina.
Condiciones de trabajo
Lugar de trabajo Área de Mantenimiento, Parqueo de Pediatría.
Jornada de trabajo: 8:00 a 16:00 horas.
Riesgos: Contacto en áreas de riesgo y de manejo de químicos,
por lo activos que allí se encuentra.
Contagios nosocomiales
Contaminación en bodegas con bienes contaminados
y/o en mal estado.
Esfuerzo:
Mental 45%
físico 55%
Especificaciones del puesto según el Manual de Clasificación de Puestos
Educación: Perito Contador u otra similar.
Experiencia: Mínimo un año.
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2. OFICIAL DE INVENTARIOS
Correlativo o código: DI-01
Nombre del puesto: Oficial de Inventarios
Nombre funcional del Oficial de Inventarios
puesto:
Jefe Inmediato: Jefe de inventarios
Subalternos: No aplica
Objetivo del puesto: Control de los Activos Fijos de la Institución
Funciones y atribuciones principales:
No. Descripción
1 Realizar, verificar, y depurar los inventarios de todos los servicios del
hospital, elaborando tarjetas de responsabilidad de bienes, debidamente
autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, operando en ellas
también vales de traslado de bienes, sus bajas, y operando también los
pedidos de almacén donde especifica los bienes que se le dan a un servicio,
debiéndose cargar a tarjeta en base a dicho documento.
2 Velar por el buen cuidado de los bienes de la institución y responsabilizar
al personal que no tenga un control de los mismos, para que no sean
objeto de mal uso, destrucción, pérdida o robo en el área que se
encuentren ubicados.
3 Tener un control total de bienes de las áreas asignadas, actualizando los
saldos para la legalización de los mismos.
4 Elaborar la Memoria General de Inventarios.
5 Llevar un control de los donativos al hospital.
6 Llevar el reporte anualmente a la contabilidad y bienes del Estado.
7 Asistir a la recepción de bienes inventariables al almacén.
8 Ingresar los bienes al Sistema del Sicoin Web.
Responsabilidades:
Bienes Escritorio, silla, archivos, vitrina, armario y mesas.
Equipo Computadora, impresora, videograbadores,
etiquetadoras, máquinas de escribir y teléfonos.
materiales Hojas, tarjetas de responsabilidad, libros móviles,
marcadores, lapiceros, lápices, fails, ganchos, y demás
útiles de oficina.
Condiciones de trabajo
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL No. de folios:
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS
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Lugar de trabajo Área de Mantenimiento, Parqueo de Pediatría.
Jornada de trabajo: 7:00 a 15:00 y 8:00 a 16:00 horas.
Riesgos: Contacto en áreas de riesgo y de manejo de químicos,
por lo activos que allí se encuentra.
Contagios nosocomiales
Contaminación en bodegas con bienes contaminados
y/o en mal estado.
Esfuerzo:
Mental 45%
físico 55%
Especificaciones del puesto según el Manual de Clasificación de Puestos
Educación: Perito Contador u otra similar.
Experiencia: Mínimo un año.
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HOSPITAL GENERAL SAN JUAN DE DIOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS
El presente Manual de Organización y Funciones ha sido elaborado a requerimiento
de las autoridades del Hospital General San Juan De Dios, con la finalidad de
satisfacer las necesidades de trabajar en un ambiente de orden y armonía.
Previo a su implementación fue objeto de validación con el personal involucrado, lo
cual es indispensable para su observancia.
En virtud de lo expuesto, el Manual de Organización y Funciones entra en vigencia a
partir del mes de noviembre de 2018, sustituyendo los documentos utilizados antes
de esa fecha, los cuales ya han sido considerados en el presente documento.
AUTORIZADO:
Licda. María de los Ángeles Lemus Portillo
Gerente Administrativa Financiera
Licda. Aura Leticia del Cid Ramírez
Subdirectora a.i. de Recursos Humanos
Dr. Edwin Genaro Bravo Marroquín
Director Ejecutivo del Hospital General San Juan de Dios
