CONTRATO DE ACCESO A DATOS POR CUENTA DE TERCEROS
En _______________________________, a ______ de ____________________ de ____________.
REUNIDOS
De una parte, {Razon Social empresa} con CIF {NIF empresa} y domicilio social en {Domicilio
empresa} – {Codigo postal empresa} –{Poblacion empresa}– {Provincia empresa} (en adelante, el
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO).
Y de otra parte, {Razon social}, con CIF {NIF} y domicilio social en {Domicilio} – {Codigo postal} –
{Poblacion} - {Provincia} (en adelante, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO).
EXPONEN
1. Que ambas partes se reconocen capacidad legal suficiente para suscribir el presente Contrato.
2. Que el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO ha contratado los servicios del ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO y que más adelante se detallan.
3. Que la prestación de los servicios se realizará (i) en los locales del responsable del tratamiento; (ii) en
los locales del encargado del tratamiento. Asimismo, el encargado del tratamiento puede incorporar
datos del responsable del tratamiento en sus sistemas.
4. Que de conformidad con el artículo 28 del REGLAMENTO (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016
del Parlamento Europeo y del Consejo relativo a la Protección de las personas físicas en lo que
respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de los mismos, y el artículo 33
de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los
derechos digitales, ambas partes convienen en suscribir el presente Contrato, el cual aceptan
expresamente y de acuerdo a las siguientes:
CLÁUSULAS
I. Objeto del encargo
Mediante las presentes cláusulas se habilita a la entidad {Razon social} , encargada del tratamiento, para
tratar por cuenta de {Razon Social empresa}, responsable del tratamiento, los datos de carácter personal
necesarios para prestar los servicios solicitados y enviar comunicaciones comerciales; Legitimación:
Ejecución de un contrato, interés legítimo del Responsable.
El tratamiento consistirá en: Ejecutar un contrato entre ambos.
II. Identificación de la información afectada
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, {Razon
Social empresa} , responsable del tratamiento, pone a disposición de la entidad {Razon social}, encargada
del tratamiento, la información que se describe a continuación:
a) Datos identificativos de los destinatarios (clientes, potenciales clientes y trabajadores, entre
otros)
III. Duración
La duración del presente acuerdo es: Indefinida.
IV. Obligaciones del encargado del tratamiento
El encargado del tratamiento, y todo su personal se obliga a:
a) Utilizar los datos personales objeto del tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para
la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
b) Tratar los datos de acuerdo a las instrucciones del responsable del tratamiento.
Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o
cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados
miembro, el encargado informará inmediatamente al responsable.
c) Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas
por cuenta de cada responsable, que contenga:
1. El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por
cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del
encargado y del delegado de protección de datos.
2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
3. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización
internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y,
en su caso, de las transferencias indicadas en el artículo 49, párrafo segundo del RGPD, la
documentación de garantías adecuadas.
4. Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:
i. La seudonimización y el cifrado de datos personales.
ii. La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia
permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
iii. La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma
rápida, en caso de incidente físico o técnico.
iv. El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las
medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d) No comunicar datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del
responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles.
El encargado puede comunicar datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable,
de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de
forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a
comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.
Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización
internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembro que le sea aplicable,
informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que el Derecho lo
prohíba por razones importantes de interés público.
e) No se autoriza al encargado para subcontratar ninguna de las prestaciones que formen parte del
objeto de este contrato y que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios
auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del encargado. Si fuera
necesario subcontratar algún tratamiento, este hecho se deberá comunicar previamente y por
escrito al responsable, con una antelación de 30 días, indicando los tratamientos que se
pretenden subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y
sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta
su oposición en el plazo establecido. El subcontratista, que también tendrá la condición de
encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en
este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable.
Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo encargado
quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad, etc.)
y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos
personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de
incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente
responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
f) Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido
acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
g) Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometen de forma
expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad
correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
h) Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la
obligación establecida en el apartado anterior.
i) Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas
autorizadas para tratar datos personales.
j) Asistir al responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:
1. Acceso, rectificación, supresión y oposición.
2. Limitación del tratamiento.
3. Portabilidad de los datos.
4. A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de
perfiles).
k) Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de
los datos.
l) Notificación de violaciones de la seguridad de los datos:
El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en
cualquier caso, antes del plazo máximo de 24 horas las violaciones de la seguridad de los datos
personales a su cargo de la que tenga conocimiento, juntamente con toda la información
relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. Esta comunicación se realizará
de la siguiente forma: Enviando un correo electrónico al responsable.
No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad
constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
Si se dispone de ella, se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales,
inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados
afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales
afectados.
2. El nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos o del otro punto de
contacto en el que pueda obtenerse más información.
3. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos
personales.
4. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la
seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para
mitigar los posibles efectos negativos.
Corresponde al encargado del tratamiento comunicar las violaciones de la seguridad de los datos
a la Autoridad de Protección de Datos.
La comunicación contendrá, como mínimo, la información siguiente:
1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales,
inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados
afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales
afectados.
2. Nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto
en el que pueda obtenerse más información.
3. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos
personales.
4. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la
seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para
mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la
información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
m) Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto
relativas a la protección de datos, cuando proceda.
n) Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad
de control, cuando proceda.
o) Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el
cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las
inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
p) Implantar las medidas de seguridad siguientes:
Medidas de seguridad de acuerdo con la evaluación de riesgos realizada por el responsable del
tratamiento:
1. Entorno seguro: los locales donde se tratan los datos deben contar con medios mínimos de
seguridad como extintores, alarmas, etc..
2. Funciones y obligaciones del personal: las funciones y obligaciones de cada uno de los
usuarios o perfiles de usuario con acceso a datos y a los sistemas estarán claramente
definidas y documentadas.
3. Control de acceso: el personal sólo accederá a aquellos datos y recursos que precise para el
desarrollo de sus funciones. Se deberán establecer mecanismos para evitar que un usuario
pueda acceder a recursos con derechos distintos de los autorizados.
4. Identificación y autenticación: se establecerá un sistema que permita la identificación
inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de
información, y la debida autenticación para verificar la identidad del usuario.
5. Almacenamiento seguro de soportes y documentos: los dispositivos de almacenamiento de
los soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, deberán disponer de
mecanismos que obstaculicen su apertura, mediante llaves u otros medios similares.
6. Software anti-malware: en los ordenadores y dispositivos donde se realice el tratamiento
automatizado de los datos personales se dispondrá de un sistema anti-malware que evite, en
la medida de lo posible, el robo y la destrucción de la información y datos.
7. Copias de respaldo: se realizarán copias de respaldo periódicamente, en función del
volumen y de la frecuencia de actualización de los datos.
8. Destrucción y reutilización de equipos y soportes: los desechos informáticos, de cualquier
tipo, que puedan contener datos personales, deberán ser eliminados o destruidos de forma
segura para garantizar que no se va a poder acceder a ellos.
9. Traslado seguro de soportes y documentos: cuando los soportes y/o documentos salgan fuera
de los locales de tratamiento, se adoptarán las medidas necesarias para impedir la
sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante el transporte.
10. Acceso a través de redes de comunicaciones: los accesos a los datos de carácter personal
realizados a través de redes de comunicaciones, sean o no públicas, deberán realizarse de
forma segura.
En todo caso, deberá implantar mecanismos para:
1. Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los
sistemas y servicios de tratamiento.
2. Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de
incidente físico o técnico.
3. Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y
organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
4. Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.
q) Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al
responsable.
r) Destino de los datos una vez finalice la prestación de los servicios:
Destruir los datos, una vez cumplida la prestación. Una vez destruidos, el encargado debe
certificar su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al responsable del tratamiento.
No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente boqueados,
mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
V. Obligaciones del responsable del tratamiento
Corresponde al responsable del tratamiento:
a) Entregar, o permitir el acceso, al encargado los datos a los que se refiere la cláusula II de este
documento.
b) En su caso, realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las
operaciones de tratamiento a realizar por el encargado.
c) Realizar las consultas previas que corresponda.
d) Velar, de forma previa y durante el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del
encargado.
e) Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.
Y en prueba de aceptación y conformidad con todos y cada una de las cláusulas estipuladas, obligándose
al cumplimiento de todo lo acordado, lo firman por duplicado en el lugar y fecha del encabezamiento del
presente contrato.
Fdo. {Razon Social empresa} Fdo. {Razon social}
