PROCEDIMIENTO PROFESIOGRAMA
Elaborado por: Coord. HSE – Johana Karolina Reyes
Revisado por: Coordinador SGI –María Angélica Prieto
Aprobado por: Coordinador SGI – Juan S. Arteaga
Código: SGI-PT-24
PROCEDIMIENTO PROFESIOGRAMA Versión: 01
Fecha: 13/06/2023
Contenido
1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................ 3
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................................................... 3
3. ALCANCE ................................................................................................................................. 3
4. DEFINICIONES ......................................................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES .............................................................................................................. 4
5.1. Empleador ....................................................................................................................... 4
5.2. Médico especialista ocupacional .................................................................................... 5
5.3. El colaborador ................................................................................................................. 5
5.4. Responsables HSE ........................................................................................................... 6
6. REQUISITOS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS EXÁMENES MÉDICOS ........................................ 6
6.1. Selección de proveedor .................................................................................................. 6
6.2. Diagnóstico de condiciones de salud .............................................................................. 8
6.3. Examen médico ocupacional de ingreso......................................................................... 8
6.4. Examen médico ocupacional periódico .......................................................................... 9
6.5. Examen médico ocupacional de egreso o retiro............................................................. 9
7. EXPOSICIÓN A RIESGOS SEGÚN EL PERFIL DE CARGO ............................................................ 9
8. CONTROL Y SEGUIMIENTO...................................................................................................... 9
9. REFERENCIA NORMATIVA ..................................................................................................... 10
10. CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................................... 11
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1. OBJETIVO GENERAL
Definir los exámenes médicos de ingreso, periódico y de egreso o retiro para los
colaboradores de la organización; teniendo en cuenta los requisitos establecidos por la
normatividad legal vigente y por nuestros clientes para poder ejecutar actividades en los
proyectos y servicios en óptimas condiciones de salud de nuestro personal.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Definir los exámenes médicos laborales para el personal administrativo y operativo de
la organización de acuerdo con el perfil de cargos.
• Definir los paquetes de exámenes necesarios para las tareas específicas y de alto
riesgo del personal técnico operativo de la Gestión de proyectos de acuerdo con el rol
a desempeñar.
• Establecer la periodicidad para la realización de dichos exámenes para el personal
administrativo y técnico operativo de la gestión de proyectos.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los colaboradores administrativo y técnico operativos de
gestión de proyectos de XPAC SAS en su ciclo de vida laboral dentro de la organización.
4. DEFINICIONES
• Examen médico ocupacional: Acto médico mediante el cual se interroga y examina a
un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar la
existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición. Incluye anamnesis,
examen físico completo con énfasis en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas
clínicas y paraclínicas, tales como: de laboratorio, imágenes
diagnósticas, electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir un el
diagnóstico y las recomendaciones.
• Examen ocupacional de preingreso/ingreso: Son aquellas que se realizan para
determinar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su
contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto,
acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo.
• Examen ocupacional periódico: Se realizan con el fin de monitorear la exposición a
factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales,
permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor
o por la exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar
enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo.
• Examen ocupacional de egreso/retiro: Aquellas que se deben realizar al trabajador
cuando se termina la relación laboral. Su objetivo es valorar y registrar las condiciones
de salud en las que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.
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• Examen médico por reubicación: Este tipo de examen médico se practica a aquellos
trabajadores que sufren algún menoscabo de su condición de salud como
consecuencia de una enfermedad de origen laboral, de un accidente de trabajo o de
una enfermedad general, la cual le impide desempeñarse apropiadamente en el cargo
u oficio que desempeñaba previamente. En este examen, además de una muy buena
evaluación médica, debe evaluarse apropiadamente las condiciones de riesgo del oficio
desempeñado y de otros oficios en los cuales el trabajador pudiera
laborar sin riesgo de agravar su estado de salud, con el fin de identificar el oficio más
apropiado a sus actuales condiciones físicas y psicológicas.
• Examen médico post incapacidad o de reintegro laboral: Examen que se realiza a
los trabajadores que por algún motivo han estado ausentes de su trabajo por un periodo
prolongado (se sugiere más de 30 días) a causa de un Accidente de Trabajo,
Enfermedad Laboral, Accidente Común u otros problemas relacionados con la salud y
debe reintegrarse laboralmente, también se le realizará al trabajador que
independientemente del tiempo de incapacidad haya sido atendido por eventos que
requirieren hospitalizaciones o cirugías complejas.
• Historia clínica ocupacional: conjunto único de documentos privados, obligatorios y
sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones
de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados
por el equipo de saludque interviene en su atención. Puede surgir como resultado de
una o más evaluaciones médicas ocupacionales. Contiene y relaciona los antecedentes
laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida
laboral, así como resultados de mediciones ambientales y eventos de origen laboral.
• Perfil de cargo: Es la información con que cuenta el empleador acerca de las
capacidades y condiciones físicas y mentales que debe tener un trabajador que va a
desempeñar o se encuentra desempeñando determinado cargo o labor, en relación con
los factores de riesgo a los que está o va a estar expuesto en el desarrollo de sus
funciones y medio ambiente de trabajo.
• Pruebas complementarias: Conjunto de exámenes específicos de acuerdo a los
factores de riesgo, que ayudan a la detección temprana de las alteraciones de salud,
contribuyendo a la precisión del diagnóstico y al seguimiento.
• Prueba psicológica para espacios confinados:
• Reintegro laboral: Consiste en la actividad de reincorporación del trabajador al
desempeño de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de
competitividad, seguridad y confort, después de una incapacidad temporal o
ausentismo, así como también, actividades de reubicación laboral temporal o definitiva
o reconversión de mano de obra.
5. RESPONSABILIDADES
5.1. Empleador
• Ordenar la realización de los tipos de evaluaciones médicas de preingreso periódicas
por su ocupacional o de egreso y de otro tipo de evaluaciones médicas ocupacionales
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tales como post incapacidad, post reintegro, para identificar condiciones de salud que
puedan verse agravadas o que puedan interferir en la labor o afectar a terceros debido
a situaciones particulares.
• Informar al médico que realice las evaluaciones médicas pero ocupacionales sobre los
perfiles de cargo describiendo en forma breve las tareas y el medio en el que se
desarrollará su labor.
• En caso en que se realice la contratación, deberá adaptar las condiciones de trabajo y
medio laboral según las recomendaciones sugeridas en el reporte certificado resultante
de la evaluación médica pre ocupacional.
• Realizar evaluaciones médicas al trabajador cada vez que este cambio de ocupación y
ello implique cambio de medio ambiente laboral de funciones tareas o exposición a
nuevos o mayores factores de riesgos en los que detecte un incremento de su magnitud
intensidad o frecuencia.
• Informar al trabajador sobre el trámite para la realización de la evaluación médica
ocupacional de egreso
• Elaborar y presentar el correspondiente reporte a las entidades administradoras en
caso de que al realizar la evaluación de egreso se encuentren una presunta enfermedad
profesional o secuelas de eventos profesionales (no diagnosticados), las cuales
deberán iniciar la determinación de origen.
• Realizar las evaluaciones médicas ocupacionales específicas de acuerdo con los
factores de riesgo a los cuales esté expuesto el trabajador según las condiciones
individuales que presente.
5.2. Médico especialista ocupacional
• Respetar la reserva de la historia clínica ocupacional y solo remitir al empleador el
certificado médico indicando las restricciones existentes y las recomendaciones o
condiciones que se requiere adaptar para que el trabajador pueda desempeñar la labor
• Ser especialista en medicina del trabajo o Seguridad y salud en el trabajo con licencia
vigente, siguiendo los criterios definidos en el programa de salud ocupacional, los
sistemas de vigilancia epidemiológica, o los sistemas de gestión.
• Informará al trabajador el resultado de las pruebas o valoraciones complementarias.
• Entregar al trabajador copia de cada una de las evaluaciones médicas ocupacionales
practicadas dejando la respectiva constancia de su recibo.
• En caso de diagnosticar enfermedad común o profesional debe remitir al trabajador a
los servicios de atención en salud que se requieran.
5.3. El colaborador
• Cumple con las recomendaciones emitidas por el médico tratante.
• Continúa asistiendo a su tratamiento médico, reportando al encargado de Seguridad y
Salud en el Trabajo, las correspondientes constancias de asistencia a las valoraciones
médicas y tratamientos de rehabilitación.
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• Reportar a su jefe inmediato cualquier cambio en su estado de salud que tenga que ver
con el evento por el que se realizó gestión de reintegro, que se presente durante y
después del cumplimiento de las recomendaciones médicas.
5.4. Responsables HSE
• Una vez recibida la indicación por parte de gestión humana para la previa contratación
del aspirante, programar con antelación los exámenes en la ciudad de residencia donde
se encuentre ubicado el trabajador y dar las instrucciones dadas por la entidad o por el
médico especialista para la adecuada realización de dichos exámenes por los canales
de comunicación autorizados por XPAC.
• Informar de manera inmediata al coordinador del área de Seguridad y Salud en el
trabajo y/o de gestión humana, el nombre y estado de los trabajadores que reporten
alteraciones de salud o tratamientos en curso, en quienes se sospechen alteraciones
de salud de origen laboral, así como también de aquellos que se encuentren en proceso
de calificación de origen de enfermedades por parte de la EPS, y de los que ya se
encuentran en controles y seguimiento por parte de la ARL.
• Efectuar y/o verificar el cumplimiento de las recomendaciones específicas señaladas
por el especialista tratante y/o del médico ocupacional o laboral, para los trabajadores
en cuanto a ubicación y a restricciones laborales.
6. REQUISITOS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS EXÁMENES MÉDICOS
Para la implementación del proceso de evaluaciones médicas ocupacionales, es necesario
tener en cuenta el cumplimiento de los siguientes requisitos generales con base en la
normatividad vigente y requisitos legales.
6.1. Selección de proveedor
Se aplicará el respectivo procedimiento administrativo para la selección del proveedor de las
valoraciones médicas ocupacionales y de los paraclínicos o complementarios de monitoreo
respectivos ya sea una persona natural o una institución prestadora de servicios
de salud ocupacional, véase en el GL-MA-01 COMPRAS Y CONTRATACIÓN. Consúltelo
haciendo clic aquí.
• Verificar que las evaluaciones médicas ocupacionales sean realizadas por médicos
especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente
en salud ocupacional.
• Una vez seleccionado el proveedor se deberá informar al médico que realice las
evaluaciones médicas sobre los perfiles del cargo profesiograma, describiendo en
forma breve las tareas y el medio en el que se desarrolla la labor, especificando los
factores de riesgo a los que está o estará expuesto el trabajador en razón a su oficio.
• Igualmente se deben suministrar los indicadores epidemiológicos existentes sobre el
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comportamiento del factor de riesgo y condiciones de salud de los trabajadores, en
relación con su exposición.
• Informar a los trabajadores sobre el trámite para la realización de las evaluaciones
médicas ocupacionales de forma verificable, por correo corporativo o personal, por los
medios sociales autorizados por la empresa (WhatsApp), de ser necesario por llamada
telefónica.
• Para realizar la evaluación médica y las pruebas complementarias se deberá solicitar
al trabajador su consentimiento informado, el cual será el entregado por el centro de
atención.
• Se deberá garantizar la remisión del trabajador a la EPS respectiva, si se encuentra una
presunta enfermedad laboral o secuelas de eventos profesionales o cualquier
enfermedad común que requiera manejo y seguimiento específico.
• El médico evaluador deberá entregar al trabajador copia de cada una de las
evaluaciones médicas ocupacionales practicadas, dejando la respectiva constancia de
su recibo.
• El médico especialista deberá generar el certificado médico de aptitud individual como
resultado de la valoración, indicando las restricciones existentes y las recomendaciones
o condiciones que se requiere adaptar para que el trabajador pueda desempeñar la
labor.
• Los hallazgos específicos y resultados de los exámenes ocupacionales y pruebas
complementarias relacionados con los riesgos ocupacionales existentes se
consignarán en los formatos que suministre el proveedor, que aseguren el suministro
de la información pertinente y necesaria para alimentar los Sistemas de vigilancia
Epidemiológica y programas de Prevención y Promoción que se tienen implementados.
• Asegurar el cumplimiento de la normatividad vigente en relación con el manejo, reserva
y confidencialidad de la historia clínica ocupacional y en general de los
documentos, exámenes o valoraciones clínicas o paraclínicas, garantizando el archivo
adecuado de acuerdo con la ley y su custodia en las IPS
de Salud ocupacional respectivas, por lo tanto esta información no se podrá guardar o
archivar en la hoja de vida o carpeta del trabajador ni podrá comunicarse o darse a
conocer a ningún nivel de la organización. Para tal efecto, las entidades o los médicos
contratados por XPAC para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales, deberán
guardar su custodia después de su realización (Res. 1918/09). En caso de cambiar de
gestor de los exámenes ocupacionales, se gestionará el traslado de las historias al
nuevo proveedor de servicio, garantizando siempre la confidencialidad en el proceso.
Las excepciones al acceso a esta información de acuerdo con la ley son:
a) Por orden de autoridad judicial
b) Mediante autorización escrita del trabajador interesado, cuando éste la requiera
con fines estrictamente médicos
c) Por solicitud del médico o prestador de servicios en salud ocupacional, durante la
realización de cualquier tipo de evaluación médica, previo consentimiento del
trabajador, para seguimiento y análisis de la historia clínica ocupacional.
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d) Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la pérdida
de la capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.
6.2. Diagnóstico de condiciones de salud
Toda persona natural o jurídica que realice evaluaciones médicas ocupacionales de
cualquier tipo deberá entregar al responsable del SG SST de XPAC un informe sobre
el diagnóstico general de salud de la población trabajadora que valore, el cual se utilizará
para el cumplimiento de las actividades de los subprogramas de medicina preventiva y del
trabajo. Este diagnóstico de salud debe comprender como mínimo lo siguiente, de acuerdo
con la Resolución 2346 de 2007:
• Información sociodemográfica de la población trabajadora (sexo, grupos etéreos,
composición familiar, estrato socioeconómico)
• Información de antecedentes de exposición laboral a diferentes factores de riesgos
ocupacionales ergonómicos especialmente.
• Información de exposición laboral actual a riesgos ocupacionales según la
manifestación de los trabajadores y los resultados objetivos analizados durante la
evaluación médica. Tal información deberá estar diferenciada según áreas u oficios.
• Sintomatología reportada por los trabajadores.
• Resultados generales de las pruebas clínicas o paraclínicas complementarias a
los exámenes físicos realizados.
• Impresiones diagnósticas encontradas en la población trabajadora.
• Análisis y conclusiones de la evaluación.
• Recomendaciones
La información emitida en este documento deberá ser empleada para la intervención de los
principales riesgos detectados, mediante un proceso documentado de evaluación,
implementación y seguimiento de cada una de las recomendaciones con participación de
todos los niveles interesados, incluida la gerencia o representante de ésta.
6.3. Examen médico ocupacional de ingreso
Los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, que se realizarán antes de la
contratación de un trabajador o ante un cambio de ocupación y como requisito para su
vinculación, deberán cumplir con los criterios establecidos previamente, incluidos los
requisitos del perfil del cargo y con la información emitida por el médico especialista en
términos de concepto de aptitud para el cargo, restricciones (si las hay) y recomendaciones.
El departamento de gestión humana (selección de personal) y el líder del proceso
interesado en la vinculación del aspirante, de acuerdo con los criterios descritos, definirán
la contratación del aspirante o trabajador para el cargo definido, teniendo en cuenta el
cumplimiento de las restricciones y/o recomendaciones emitidas por el médico evaluador.
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6.4. Examen médico ocupacional periódico
Los exámenes médicos ocupacionales periódicos, se realizarán a todos los trabajadores
de acuerdo con el tipo, magnitud y frecuencia de exposición a cada factor de riesgo, así
como al estado de salud del trabajador. Se sugiere que se realice cada dos años al personal
administrativo de oficina y anualmente para el personal administrativo que asiste o
permanece en proyectos y para el personal de gestión de proyectos área técnica, sin
embargo, este concepto se revisará en la medida en que se actualicen o modifiquen las
condiciones de trabajo existentes, según los criterios definidos en los sistemas de vigilancia
epidemiológica y de manera individual cuando el nivel de riesgo lo amerite. Estas
valoraciones deberán dar como resultados unas recomendaciones individuales para el
trabajador la cuál será emitida para su firma en el GI-FR-17 ACTA RECOMENDACIONES
MEDICAS LABORALES, y un informe de condiciones de salud con un resumen de los
resultados estadísticos de los hallazgos. Se debe hacer promoción al cumplimiento de las
recomendaciones por parte del trabajador y se evaluará la implementación de las
recomendaciones emitidas en el informe de condiciones de salud. Si el médico especialista
remite al trabajador a la EPS, especialmente por causa de una presunta enfermedad
laboral, se deberá hacer seguimiento al cumplimiento por parte del trabajador del proceso
asistencial y de las recomendaciones. Consulte el acta haciendo click aquí
6.5. Examen médico ocupacional de egreso o retiro
El examen ocupacional de egreso o retiro se realizará a todos los trabajadores que se
retiren de XPAC con el objeto de verificar las condiciones de salud al momento de su retiro
y revisar si requieren remisión a la EPS (o ARL por sospecha de enfermedad laboral). Se
emitirá la solicitud de examen de egreso y si el trabajador renuncia al examen se debe dejar
constancia con copia a la hoja de vida.
7. EXPOSICIÓN A RIESGOS SEGÚN EL PERFIL DE CARGO
Se tienen determinados los perfiles de cargo por cada uno de los roles en la organización, de ahí
salen las funciones para ser detalladas en la matriz de identificación de peligros y evaluación y
valoración de riesgos, donde se pueden extraer los riesgos asociados a estas actividades y definir
los exámenes requeridos para cada cargo.
En el formato del profesiograma se tienen definidos los exámenes requeridos de acuerdo con el tipo
de exposición y riesgo por cada cargo, véase en el SGI-FR-37 PROFESIOGRAMA.
8. CONTROL Y SEGUIMIENTO
Los exámenes ocupacionales tanto de ingreso como periódicos irán a una base de datos de
seguimiento y control, véase en, SGI-FR-15 MATRIZ DE EXAMENES MEDICOS
OCUPACIONALES, en ella reposarán los datos generales y específicos de los trabajadores de
acuerdo con su trayectoria en la organización, con el fin de mantener una trazabilidad y acceso a
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los indicadores de proceso que se requieren en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo.
Así mismo, para el control de las vigencias SGI-FR-86 Control de vigencias en la realización
oportuna de estos exámenes, se llevará una base de datos de información con el fin de mantener lo
mejor posible controlada la información con su periodicidad de acuerdo con la necesidad en cada
caso.
9. REFERENCIA NORMATIVA
• Ley 1562 de 2012: Por la cual se modifica el sistema de Riesgos Profesionales y se
dictan otras disposiciones en salud ocupacional.
• Resolución 2578 de 2012: por la cual se establecen lineamientos para el cumplimiento
de la Res. 1409 de 2012 expedida por el ministerio de trabajo, sobre trabajo en alturas,
y se dictan otras disposiciones.
• Resolución 1409 del 23 de Julio de 2012 del Ministerio de trabajo: por la cual se
establece el Reglamento de Seguridad para protección contra caídas en trabajo en
alturas.
• Resolución 1918 de 2009: Por la cual se modifican los artículos 11 y 17 de la Resolución
2346 de 2007 y se dictan otras disposiciones respecto a las evaluaciones médicas
ocupacionales y pruebas complementarias.
• Resolución 2346 del 11 de Julio de 2007, que “regula la práctica de evaluaciones
médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales”.
Esta resolución declara la obligatoriedad de todas las evaluaciones ocupacionales y da
los lineamientos para su realización y el reporte de sus resultados.
• Resolución 2646 de 2008 del ministerio de la Protección Social: Establece las
disposiciones y define las responsabilidades de los diferentes actores sociales en
cuanto a la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente
de la exposición a los factores de riesgo psicosocial en el trabajo, así como el estudio y
determinación de origen de patologías presuntamente causadas por el
estrés ocupacional.
• Resolución 1013 de 2008, mediante la cual el Ministerio de la Protección Social adopta
como referente obligatorio el uso de cinco nuevas guías de atención integral
de salud ocupacional basadas en la evidencia – GATISO. Resolución 2844 del 16 de
agosto de 2007, Mediante la cual el Ministerio de la Protección Social adopta como
referente obligatorio para el Sistema General de Riesgos Profesionales, el uso de las
Guías de Atención Integral de Salud Ocupacional basadas en la evidencia –
GATISO. Decreto 1295 de 1994: Establece la obligación del empleador de programar,
ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de salud ocupacional, en el cual se
contempla la realización de exámenes médicos (Art. 21 y 56).
• Resolución 6398 de 1991: Establece la obligatoriedad de las valoraciones
ocupacionales de ingreso.
• Resolución 1016 de 1989: En su numeral 1, artículo 10 establece la realización
de exámenes médicos, clínicos y paraclínicos para admisión, selección de
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personal, ubicación según aptitudes, cambios de ocupación, reingreso al trabajo y otras
relacionadas con los riesgos para la salud de los trabajadores.
• Decreto 614 de 1984 Establece que es obligación de los empleadores organizar y
garantizar el funcionamiento de un programa de salud ocupacional .
• Ley 23 de 1981: por la cual se dictan normas en materia de ética médica, establece
normas que obligan al manejo cuidadoso de la Historia Clínica.
• Código sustantivo del trabajo: En su artículo 57, numerales 7 y 65 declara la
obligatoriedad del empleador de ordenar la práctica de exámenes médicos pre
ocupacionales o de admisión a todos sus trabajadores.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
1 Versión inicial 13/06/2023
2
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