SEMANA 09
TEMA: Estructura del Organigrama
OBJETIVOS
Conoce los tipos de organigramas que puede adoptar una empresa
para el logro de los objetivos empresariales
CONTENIDOS TEMÁTICOS
Definición
Finalidad
Funciones
Requisitos
Ventajas
Desventajas
Contenido
Tipos
ORGANIZACIÓN Y CONSTITUCION DE EMPRESAS - V SEMESTRE 1
ESTRUCTURA DEL ORGANIGRAMA.
Definición:
Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento
jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la
empresa. Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración
del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así
como también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las
diversas partes de un componente organizacional.
El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las
ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción práctica.
Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes.
Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo,
un autor define el organigrama de la manera siguiente:
Finalidad Del Organigrama:
Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo
siguiente:
a. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus
respectivos niveles jerárquicos.
b. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan
en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
c. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
Los cargos existentes en la compañía.
Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
Como la autoridad se le asigna a los mismos.
Funciones del Organigrama:
Para la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la
empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y
actualizaciones.
Para el área de organización y sistema:
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Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad
de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a
través de los manuales de organización.
Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de
descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación,
seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
Requisitos de un organigrama:
Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda
que no contenga un número excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto, en
vez de ayudar a la estructura administrativa de la empresa, puede producir
mayores confusiones. Por ellos, los cuadros deben quedar separados entre sí
por espacios separados.
Ventajas del Organigrama:
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que
sobresalen las siguientes:
Obliga a sus autores aclarar sus ideas
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una
larga descripción.
Muestra quién depende de quién.
Desventajas del Organigrama:
No obstante, las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al
usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:
Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por
fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de
información.
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era,
más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan
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actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los
organigramas se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con
el status.
Contenido del Organigrama:
Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un
autor, estos son sus principales contenidos:
Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye
generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina.
Nombre del funcionario que formuló las cartas.
SIMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN
ORGANIGRAMA
1.- Sobre las líneas llenas o estructurales
Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales
señalan especialización y correlación.
2.- Sobre las Líneas de puntos o discontinuas:
Son aquellas que indican relación de coordinación funcional y relaciones
de autoridad funcional.
Se usan líneas discontinuas para indicar unidades temporales
3.- De las figuras geométricas
La proporción de la figura deberá ser de 2 : 3 o de 1 : 3
Se utiliza un solo color (negro)
Se escriben en ellas sin abreviaturas
discontinuo
tiene autonomía relativa.
Tipos de Organigramas
A. Por su Forma:
1. Organigrama Vertical. Cada puesto subordinado a otro se representa
por cuadros en un nivel inferior, ligado por líneas que representan la
comunicación de responsabilidad y autoridad; son las gráficas más
usadas, fácilmente comprensibles.
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2. Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos
niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se
requeriría hacerse organigramas muy alargados
3. Organigrama Circular. Está formado por un cuadro central que
corresponde a la autoridad máxima en la empresa,
4. Organigrama Radial. Usada por las mismas organizaciones circulares
5. Organigrama Escalar. Consiste en señalar con diferentes sangrías en el
margen izquierdo los diferentes niveles jerárquicos.
Ventajas:
B. Por su contenido:
1. Estructural.- Describe la estructura orgánica de la empresa.
2. Funcional.- Es el cual describe el departamento y sus funciones
principales
3. De personal. - Es el cual detalla en cada rectángulo del organigrama lo
siguiente.
a. Nombre del puesto o cargo
b. Nombre de la persona que lo desempeña
c. Código del rango
C. Por su finalidad comunicativa
1. Sintético.- Se le conoce también como global o general, en el cual se
gráfica los órganos más importantes.
2. Analítico.- Se le conoce también como detallado, específico, en el cual se
gráfica todos los órganos de la empresa.
IMPORTANCIA DEL ORGANIGRAMA
Tanto en grandes como en pequeñas empresas, así como en negocios
unipersonales un organigrama bien definido facilita la gestión tanto del día a
día como la organización estratégica.
En el caso de un negocio unipersonal, el organigrama definirá los diferentes
roles que el empresario debe asumir en cada momento.
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