ESTUDIO DE CASO: MODELADO DEL PROCESO DE

INSCRIPCIONES Y SEGUIMIENTO ACADEMICO PARA

UNA UNIDAD EDUCATIVA
I. FASE DE LA CONCEPCION
1. PROBLEMA:

¿Cómo mejorar el control en el proceso de inscripciones, seguimiento académico y cobro

de pensiones en la Unidad Educativa X?

2. OBJETO:

El objeto de estudio necesario a conocerse constituyen los sistemas de gestión cliente

/servidor y via web

3. CAMPO DE ACCION:

El campo de acción al ser un subconjunto o subsistema del objeto de estudio el mismo se

constituye en el modelado de un sistema de información cliente/servidor para la
automatización del proceso de inscripciones, seguimiento académico y cobro de
pensiones de la Unidad Educativa X

4. OBJETIVO:

El objetivo del presente caso de estudio constituye: Modelar un sistema cliente / servidor
para el control del proceso de inscripciones, seguimiento académico y cobro de pensiones
de la Unidad Educativa X que mejore el control de la unidad

5. DESCRIPCION DEL PROCESO ACTUAL:

Se tiene a una Unidad Educativa X, particular la cual inicia sus actividades académicas cada
gestión al mando del director de la unidad educativa quien es colaborado de manera
directa por la secretaria en la parte administrativa. Al inicio de cada gestión académica el
director durante la etapa de organización verifica la disponibilidad de ítems, la capacidad y
estado de la infraestructura para determinar la cantidad de cursos y sus paralelos, que se
ofertara a los padres de familia interesados; en función a esto realiza la contratación y
designación de profesores, así mismo en función a esto realiza los horarios y recibe
informes de los profesores como de la secretaria. Una vez realizado este proceso de
planificación de la gestión se procede a realizar el proceso de inscripciones que está a
cargo de la secretaria de la unidad quien previamente a iniciar las inscripciones publica los
requisitos de la misma en pizarrón para conocimiento de los interesados, una vez
realizado esto se inicia el proceso de inscripción verificando la existencia de los requisitos
que deben ser presentados por los padres o tutores legales de los estudiantes, una vez
verificado se procede a aperturar el kardex del estudiante si este fuera nuevo o actualizar
el mismo si este fuera estudiante regular, posteriormente se procede al cobro de la
pensión correspondiente y a la emisión de factura si es que el tutor así lo desea, una vez
concluido el proceso de inscripciones la secretaria emite listas de estudiantes por curso y
entrega a cada profesor. La Secretaria cada mes procede al cobro de pensiones y a la
emisión de informes de cobros. Iniciadas las actividades académicas los profesores son los
encargados de llevar el proceso enseñanza aprendizaje emitiendo informes de
calificaciones cada trimestre los cuales son centralizados por la secretaria en un boletín
trimestral que se entrega a los padres de familia, finalmente a fin de gestión en función a
dichos boletines se elaboran las libretas de calificaciones que son elaboradas por la
secretaria y autorizadas por el director.

6. MODELO DE NEGOCIO
6.1. Identificación de actores:En función a la descripción del sistema actual se
tienen los siguientes actores

INTERNOS

Director Secretaria Profesor Padre/Tutor Estudiante

EXTERNOS

[Link]ón de actores: La especificación se realiza para cada actor siguiendo el

siguiente formato:

NOMBRE (ACTOR) Director

ROL Realiza la Gestión Administrativa
TIPO Primario – Activo –Interno
FUNCIONES • Organizar (Designar) horarios
• Controlar Items
• Determinar Número de plazas
• Designar profesores
• Gestionar, determinar cantidad de cursos y paralelos
• Controlar, Verificar capacidad de infraestructura
• Recibe informes
NOMBRE (ACTOR) Secretaria
ROL Apoyar en el trabajo administrativo
TIPO Primario – Activo –Interno
FUNCIONES • Verificar requisitos
• Controlar Kardex de estudiantes
• Emitir listados
• Emitir Boletín de Calificaciones
• Emitir libreta
• Realizar cobro de pensiones
• Emitir Factura
• Gestionar (Entregar) informe de cobros

NOMBRE (ACTOR) Profesor

ROL Gestionar el proceso académico
TIPO Primario – Activo –Interno
FUNCIONES • Llevar el seguimiento Académico
• Emitir Calificaciones

NOMBRE (ACTOR) Estudiante

ROL Estudiar
TIPO Secundario – Pasivo- Externo
FUNCIONES • Adquirir Conocimiento
• Aplicar Conocimiento
• Asistir a clases
• Respetar reglamento
• Cumplir con las actividades académicas

NOMBRE (ACTOR) Padre/Tutor

ROL Responsable legal del estudiante
TIPO Secundario – Pasivo – Externo
FUNCIONES • Recibir calificaciones (boletín, libreta)
• Entrega requisitos
• Pagar Pensiones
[Link] de casos de uso Inicial:
Director Realizar ges tion adm inis trativa

<<include>>

Padre/Tutor

Secretaria controlar ins cripciones

<<include>>

Es tudiante

Profes or Ges tionar PEA

6.4. Diagrama de Casos de Uso Expandido

DIAGRAMA DE CASOS DE USO EXPANDIDO PARA REALIZAR GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Secretaria
<<extend>>

Emitir Lista de Estudiantes por

curso
<<extend>>
Solicita Informes
Controlar Items

<<include>>
Emitir Boletin de Calificaciones
Profesor

Director
Designar profesores

Controlar capacidad de<<include>> <<include>>

infraestructura
<<include>>

Designar horarios
Designar cursos y paralelos
DIAGRAMA DE CASOS DE USO EXPANDIDO PARA CONTROLAR INSCRIPCIONES

Publicar Requisitos

Verificar Requisitos

<<include>>

Secretaria

Administrar Kardex

<<include>>
Profesor

<<extend>>
Emitir Listados de estudiantes por
curso Realizar Cobro de Pensiones Emitir Factura Padre/Tutor
DIAGRAMA DE CASOS DE USO EXPANDIDO PARA GESTIONAR PEA

Realizar Seguimiento Academico

Profesor

Emitir calificaciones
 6.5. ESPECIFICACION DE CASOS DE USO

Caso de Uso Controlar Inscripciones

Actores Secretaria, Padre/tutor

Propósito Realiza la inscripción del estudiante y registra el cobro de

pensiones

Resumen La secretaria registra las inscripciones y lleva el control de cobro

de pensiones mensuales además de centralizar las calificaciones

Pre-requisito Realizar gestión administrativa

Curso normal de eventos

Padre/tutor Secretaria

1. Solicita información de [Link] requisitos de inscripciones habilitando caso de uso

requisitos Publicar requisitos en el pizarrón del establecimiento

[Link] padre/tutor solicita la [Link] plaza y se habilita el Curso Alterno CA1, sino existe
inscripción de un estudiante plaza disponibles se llama a E1, si existe plaza se habilita el
Caso de uso Verificar Requisitos, si falta algún requisito se
habilita E1; si se presentan todos los requisitos se habilita Caso de
Uso Administrar Kardex, y se procede al registro del cobro de
pensiones en el Caso de Uso Realizar Cobro de Pensiones; si el
tutor así lo desea se entrega factura por la pensión habilitando el
Caso de Uso Emitir Factura.
[Link] vez culminado el periodo de inscripciones se procede a
emitir listados habilitando el Caso de Uso Emitir Listados de
Estudiantes por curso

Cursos Alternos CA1: Verifica el curso y revisa si existen reservas de plazas.

Excepciones E1: Se procede a cancelar la inscripción del estudiante y concluye

el caso de uso
Caso de Uso Publicar requisitos

Actores Secretaria

Propósito Informar a padres y estudiantes sobre requisitos para las

inscripciones

Resumen La secretaria publica los requisitos necesarios que deben

presentarse al momento de inscribir a un estudiante

Pre-requisito Ninguno

Curso normal de eventos

Secretaria

1. Escribe en pizarrón el listado de todos los siguientes requisitos para registrar a un alumno:
Certificado de Nacimiento actualizado, Libreta de calificaciones de la gestión pasada, RUDE si es
alumno nuevo; si es alumno antiguo solo libreta de calificaciones de la última gestión.

Cursos Alternos Ninguno

Excepciones Ninguno

Caso de Uso Verificar Requisitos

Actores Secretaria, Padre/tutor

Propósito Verifica la existencia de documentos necesarios para la

inscripción

Resumen Verifica la presentación física de los requisitos necesarios para la

inscripción de un estudiante y su validez

Pre-requisito Ninguno

Curso normal de eventos

Padre Secretaria

1. Entrega 2. Verifica la existencia de los documentos necesarios para la inscripción

requisitos en caso de ser estudiante nuevo: el Certificado de Nacimiento que se
encuentre actualizado, la existencia de la libreta aprobada de la última
gestión escolar con las firmas y sellos correspondientes en original, la
entrega del RUDE en formulario oficial del ministerio de educación que
 contenga toda la información necesaria del estudiante y tutor. En caso de
ser un alumno antiguo solo la presentación de la libreta aprobada de la
pasada gestión si es que este hubiera sido recogida, sino se revisara el
kardex del estudiante de la gestión pasada; se existiese alguna
documentación falsificada, no original o faltase presentar algún requisito
se habilita la excepción E1

Cursos Alternos Ninguno

Excepciones E1: Se procede a cancelar la inscripción del estudiante y concluye el caso de

uso

Caso de Uso Administrar Kardex

Actores Secretaria, Padre/tutor

Propósito Registrar la inscripción, aperturando un kardex del estudiante.

Resumen Llevar el registro y control de toda la información personal y

académica de un estudiante

Pre-requisito Verificar requisitos

Curso normal de eventos

Secretaria Padre/tutopr

1. Si el estudiante es nuevo procede a aperturar un 2. Brinda información sobre datos

nuevo Kardex, donde archiva los documentos personales como dirección,
solicitados como requisitos Certificado de teléfono nombre de los padres y
Nacimiento, Libreta de calificaciones, RUDE, otros en caso de ser estudiante
además de la boleta de control de pago de nuevo o si existiesen datos a ser
pensiones y los boletines de calificaciones. Si el actualizados como dirección o
estudiante es antiguo se actualiza su Kardez con la teléfono.
actualización de datos personales si fuese
necesario además agregando la última libreta de
calificaciones si se hubiese recogido durante la
última gestión.
Cursos Alternos Ninguno
 Excepciones E1: Se procede a cancelar la inscripción
del estudiante y concluye el caso de uso

[Link] DE OBJETOS

Profesores Directores +Contrata Secretarias

+Designa 1
+Regenta 1..*
*..*
Curso Item
Factura

+Cancela +Tiene1..* +Tiene

10..1 *..1 Apoderado
Pensiones Estudiantes

+lleva
*..*

Materias

+tiene
*..*

Calificaciones

Prim Bim Seg Bim Terc Bim 4to Bim

7. MODELO DE REQUERIMIENTOS
7.1. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

ITERACION 1: SUBSISTEMA ADMINISTRACION

Control de Horarios Evidente
Control de Items Evidente
Designar profesores Evidente
Administrar ambientes Evidente
Designar plazas, cursos y paralelos Evidente
Llevar bitácora Evidente
Emitir libreta de calificaciones Evidente
Control de comunicados Evidente
Ver sugerencias y quejas Evidente
Control de cantidad de inscritos Oculto

ITERACION 2: SUBSISTEMA INSCRIPCIONES

Registro de inscripciones Evidente
Emitir kardex de estudiantes Evidente
Emitir listado de estudiantes Evidente
Emitir boletines de calificaciones Evidente
Control de pensiones Evidente
Emitir facturas Evidente
Emitir informes de cobros Evidente
Control de pago de pensiones Oculto
Control de requisitos Oculto

ITERACIÓN 3: SUBSISTEMA SEGUIMIENTO ACADÉMICO

Controla calificaciones de cada trimestre Evidente
Emite calificaciones trimestrales Evidente
Ponderaciones de calificaciones Oculto

ITERACIÓN 4: SUBSISTEMA WEB

Mostrar acerca del colegio Evidente
Mostrar comunicados Evidente
Mostrar plan académico Evidente
Mostrar calificaciones Evidente
Registrar sugerencias y quejas Evidente
Mostrar materias y horarios Evidente
Registrar reservas Evidente
Control de ingresos oculto

7.2. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

• Documentación
• Seguridad
• Manual de Usuario

II. FASE: ELABORACION

8. MODELO DE ANALISIS
8.1. IDENTIFICACION DE ACTORES

Usuario

Persona
Administrador

Secretaria Estudiante
Profesor

8.2. ESPECIFICACION DE ACTORES

NOMBRE (ACTOR) Administrador (Director)
ROL Administra el sistema
TIPO Primario – Activo –Interno
FUNCIONES • Controla horarios
• Controla Items
• Control de Usuarios
• Control de profesores
• Control de plazas, cursos y paralelos
• Administra ambientes
• Ver sugerencias
• Control de bitácora
• Emite libreta de calificaciones

NOMBRE (ACTOR) Usuario (Secretaria)

ROL Controla el subsistema de inscripciones y pensiones
TIPO Primario – Activo –Interno
FUNCIONES • Registra inscripción
• Emite Kardex de estudiantes
• Emitir listados de estudiantes
• Control de pensiones
• Emite Factura
• Emite informe de cobros
NOMBRE (ACTOR) Usuario (Profesor)
ROL Controla subsistema de seguimiento académico
TIPO Primario – Activo –Interno
FUNCIONES • Control de calificaciones
• Emite Calificaciones

NOMBRE (ACTOR) Usuario (Padre/Tutor- Estudiante)

ROL Interactua con el subistema web
TIPO Primario – Activo –Interno
FUNCIONES • Registra sugerencias
• Ve calificaciones
• Ve materias y horarios
• Ver comunicados
• Realizar reservas

8.3. DIAGRAMA DE CASOS DE USO INICIAL

Ingresar Subsistema Administrador

<<include>>

Administrador

Validar sesion

<<include>>

<<include>>

Ingresar subsistema inscripciones

Usuario

<<include>>
Ingresar subsistema seguimiento
academico

Secretaria Estudiante
Profesor Ingresar subsistema web

Persona

8.4. DIAGRAMA DE CASOS DE USO EXPANDIDOS

 8.4.1. ITERACIÓN 1: SUBSISTEMA ADMINISTRACION

Controlar comunicados
Ver sugerencias y quejas
Generar Bitacora

Usuario Controlar Items

<<include>>
Emitir libreta de calificaciones

Administrador
Designar profesores

Administrar ambientes<<include>> <<include>>

<<include>>

Control de horarios
Designar plazas, cursos y
paralelos
 ITERACIÓN 2: SUBSISTEMA INSCRIPCIONES

Emitir Listados de estudiantes por Registrar Inscripciones

curso
Profesor <<include>>

Secretaria

Usuario
Emitir Boletin de Calificaciones Emitir Kardex Estudiantil

<<include>>
<<include>>

<<extend>>

Emitir informes de cobros Controlar Pensiones Emitir Factura

8.4.2. ITERACIÓN 3: SUBSISTEMA SEGUIMIENTO ACADEMICO

Realizar Seguimiento Academico

<<include>>

Profesor

Emitir calificaciones
 8.4.3. ITERACIÓN 4: SUBSISTEMA WEB

Ver plan academico

Persona
Registrar reservas
Acerca del colegio

Ver comunicados
Ver horarios y materias
Usuario

Ver calificaciones

Realizar sugerencias y quejas

 8.5. ESPECIFICACION DE CASOS DE USO

Caso de Uso Validar sesión

Actores Administrador, Usuario

Propósito Verifica cuenta y contraseña del actor que maneja el sistema

Resumen Verifica cuenta y contraseña de los actores presentes en la Unidad Educativa y controla
las sesiones de cada uno

Pre-requisito Ninguno

Curso normal de eventos

ACTOR: SISTEMA
Administrador,
Usuario

1. Ingresa su
cuenta y
contraseña
[Link] cuenta y contraseña: Si Cuenta=Administrador y corresponde contraseña
habilita el caso de uso Ingresar Subsistema Administrador; Si Cuenta=Inscripciones y
corresponde contraseña habilita el caso de uso Ingresar Subsistema Inscripciones; Si
Cuenta=Profesor y corresponde contraseña habilita el caso de uso Ingresar Subsistema
Seguimiento Académico;Si se ingresó a la página web de la Unidad Educativa y
Cuenta=Apoderado o Estudiante y corresponde contraseña habilita el caso de
usoIngresar Subsistema Web; sino corresponde solicita nuevamente el ingreso de
cuenta y contraseña y habilita el CA101

Cursos Alternos CA101: Verifica por dos veces más la correspondencia de cuenta y contraseña; si no se
verifica correspondencia hasta una tercera oportunidad se cierra el sistema,
bloqueando acceso.

Subflujos No tiene
}Iteración 1: Subsistema Administrador

Caso de Uso Ingresar Subsistema Administrador

Actores Administrador

Propósito Habilitar el menú principal de la iteración 1, subsistema administrador

Resumen Una vez verificada la sesión se procede a habilitar la ventana de trabajo del
Administrador

Pre-requisito Validar sesión

Curso normal de eventos

ACTOR: Administrador SISTEMA: Iteración 1- Subsistema Administrador

1. Inicia el subsistema previa

verificación de su sesión en el caso
de uso Validar sesión
2. Muestra el menú de trabajo:
S1: Usuarios
S2: Items
S3: Designar Profesores
S4: Plazas – cursos - paralelos
S5: Libretas de Calificaciones
S6: Comunicados
S7: Sugerencias y Quejas
S8: Bitacora
S9: Ambientes
S10: Salir

Cursos Alternos No tiene

Subflujos S1: Llama al Caso de uso Controlar Usuarios

S2: Llama al Caso de Uso Control de Items
S3: Llama al Caso de Uso Designar profesores
S4: Llama al Caso de Uso Designar plazas, cursos y paralelos
S5: Llama al Caso de Uso Emitir libreta de calificaciones
S6: Llama al Caso de Uso Controlar comunicados
 S7: Llama al Caso de Uso Ver sugerencias y quejas
S8: Llama al Caso de Uso Generar bitacora
S9: Llama al Caso de Uso Administrar ambientes
S10: Sale del subsistema O CIERRA SESION

Caso de Uso Controlar Usuarios

Actores Administrador, usuarios

Propósito Administrar los datos personales del personal de la UE

Resumen Permite registrar, modificar, buscar los datos ya sea de los profesores, como de
los padres, estudiantes o la secretaria como del Administrador

Pre-requisito Ninguno
Curso normal de eventos

ACTOR: Administrador ACTOR: Usuario SISTEMA: Iteración 1- Subsistema Administrador

1. Ingresa a la
opción Usuarios
3. Abre la ventana para el control de Usuarios

2. Brinda donde se permite realizar operaciones con los datos

información de personales, habilitando las opciones:
datos
S11: Nuevo
personales
S12: Guardar
S13: Buscar
S14: Actualizar
S15: Dar de Baja
S16: Imprimir identificador
S17: Cerrar

Cursos Alternos CA102: Valida los campos texto y numéricos

Subflujos S11: Habilita un nuevo registro en la tabla usuarios, permite ingresar los datos
de un nuevo usuario
S12: Permite guardar los datos ingresados del usuario previa validación con el
curso CA102
 S13: Permite buscar los datos de un usuario en función a su nombre completo o
CI
S14: Permite actualizar los campos de un usuario previa búsqueda mediante el
subflujo S13 y validación con el curso CA102
S15: Permite dar de baja a un usuario y no eliminarlo de la base de datos previa
búsqueda con el subflujo S13
S16: Permite imprimir el gafete del personal de la UE
S17: Permite salir de la ventana
Iteración 2: Subsistema Inscripciones

Caso de Uso Registrar inscripción

Actores Secretaria, padre/tutor

Propósito Administrar los datos personales del estudiante de la UE

Resumen Permite registrar, modificar, buscar los datos del estudiante de la UE

Pre-requisito Ninguno
Curso normal de eventos

ACTOR: Secretaria ACTOR: padre SISTEMA: Iteración 2- Subsistema Inscripciones

1. Ingresa a la
inscripciones
2. Entrega 3. Abre la ventana para el registro de insccripciones
requisitos CI, donde se permite realizar operaciones con los datos
formulario de
personales, habilitando las opciones:
solicitud con
datos S18: Nuevo
personales S19: Guardar
S20: Buscar
S21: Actualizar
S22: Dar de Baja
S23: Imprimir Carnets
S24: Cerrar ventana

Cursos Alternos CA103: Valida los campos texto y numéricos

Subflujos S18: Permite ingresar los datos de un nuevo estudiante

 S19: Permite guardar los datos ingresados del estudiante previa validación con el
curso CA103
S20: Permite buscar los datos de un estudiante en función a su nombre completo o
CI
S21: Permite actualizar los campos de un estudiante previa búsqueda mediante el
subflujo S20 y validación con el curso CA103
S22: Permite dar de baja a un estudiante y no eliminarlo de la base de datos previa
búsqueda con el subflujo S20
S23: Permite imprimir el Carnet estudiantil
S24: Permite salir de la opción volviendo a la ventana principal

8.6. DIAGRAMA DE CLASES

8.6.1. DIAGRAMA DE CLASES ENTIDAD
8.6.2. DIAGRAMA DE CLASES FRONTERA
ITERACION 1:
ITERACION 2:

ITERACION 3:
 8.6.3. IDENTIFICACION DE CLASES CONTROL

Verificar Sesion Validar Texto ValidarNumero Verificar Cursos

Verificar choques Control escritura Verificar disponibilidad Control lectura

horario

Calculo prom bim estral Control ponderaciones Calcular calificacion Calcular prom anual

Control plazas Calculo monto pension Verificar pension Generar No Factura

Administrar

8.7. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

Administrador Padre/Tutor Profesor Secretaria Sistema

Ingresa al
Sistema

Autentifica Cuenta
Ingresa al verifica cuenta
Solicita sistema y contraseña
inscripcion Siino existe cuenta
Solicita Registro en
Subsistema Administrador

Si existe cuenta

Si es secretaria Despliega menu de

Ingresa al
Inscripciones
Sistema

Si es administrador Si es profesor

Despliega el menu
del administrador Despliega menu Subsistema
Seguimiento

Control
Registro
Pensiones
Inscripciones Boletin
calificacion
Control de
calificaciones

Bitacora
Sihay alumnosinscritos
Emitir Administrar Designar Comunicad Administrar Plazas cursos Ver
Emitir
Libretas Items Profesores os ambientes y paralelos Sugerencia
Factura
Emitir
Kardex
Emitir Listas
Si esfinde se bimestre estudiantes

Emitir
Control calificaciones
horarios
Si es fin de mes

Emitir informe
de cobros