Universidad
Andina del Cusco
Rosmery Castro Huaman
RECEPCIÓN DE
SOLICITUD DE
PRODUCTOS.
01 ¿QUE ES?
Es el punto de partida del proceso de compras.
Se trata del momento en el que un área de la
empresa detecta la necesidad de adquirir
insumos, repuestos, materiales o servicios.
02 CÓMO FUNCIONA
El área solicitante elabora un
documento de solicitud que
especifica claramente lo
requerido: cantidad,
características técnicas, plazos y
justificación de la compra.
Esta solicitud es enviada al área
de logística o compras, donde se
revisa y valida que la necesidad
sea real y esté justificada.
03 IMPORTANCIA
Permite que las compras se
realicen de manera organizada,
evitando adquisiciones
innecesarias o fuera de
presupuesto. Además, garantiza
que todas las solicitudes tengan
un respaldo documental.
https://blogs.upn.edu.pe/posgrado/que-es-la-gestion-de-
compras-funciones-y-procesos
Selección de
proveedores
01. QUE ES
Es el proceso de identificar y elegir a
los proveedores más adecuados
para cubrir la necesidad planteada
en la solicitud.
02. proceso
Se realiza un análisis del mercado
para identificar proveedores
potenciales. La selección se lleva
a cabo con base en criterios
objetivos como:
Precio y condiciones
económicas.
Calidad y cumplimiento de
estándares.
Tiempos de entrega y
capacidad de respuesta.
Reputación, trayectoria y nivel
de servicio.
Condiciones de pago y
flexibilidad comercial.
Se selecciona al proveedor que ofrezca la mejor relación calidad-
precio y que cumpla con los estándares de la organización.
03. Importancia
Elegir al proveedor correcto
es fundamental para asegurar
la continuidad operativa de la
empresa. Una mala elección
puede generar retrasos,
sobrecostos o problemas de
calidad.
Esta fase busca asegurar la elección de la opción
que ofrezca la mejor relación costo-beneficio para la
empresa.
Emisión de
la orden de
compra
Es el documento formal que
confirma y autoriza la compra
de los productos o servicios al
proveedor seleccionado.
Cómo funciona
El área de compras genera
una orden de compra, que
contiene información
detallada: nombre del
proveedor, productos
solicitados, cantidades,
precios unitarios, valor total,
condiciones de pago y
plazos de entrega.
Este documento funciona
como un contrato entre la
empresa y el proveedor,
garantizando seguridad
para ambas partes.
Se envía al proveedor como
confirmación oficial de la
compra
Importancia
La orden de compra formaliza el
proceso y evita confusiones, ya
que establece por escrito todos
los términos y condiciones de la
transacción.
Seguimiento y
recepción de
compras
1
Es la etapa en la que
se monitorea la
entrega del pedido y
se recibe físicamente
el producto o servicio.
proceso
El área de logística
realiza un seguimiento
para verificar que el
proveedor cumpla con
los plazos acordados.
Al recibir la mercadería, el
almacén debe comprobar
que lo entregado
corresponde a lo
solicitado en la orden de
compra (cantidad, calidad
y especificaciones).
Inspección de los
productos al momento
de la recepción,
verificando cantidad,
calidad y condiciones
acordadas.
Si existen errores o
incumplimientos, se
gestiona la devolución,
reemplazo o reclamo.
importancia
Este control asegura
que la empresa reciba
exactamente lo que
necesita, evitando
pérdidas por
productos
defectuosos o
entregas incompletas.
LIQUIDACIÓN DE FACTURAS
Es el procedimiento
administrativo y contable
mediante el cual se realiza
el pago al proveedor por la
compra realizada.
Tras la recepción satisfactoria de los
bienes o servicios, el área contable
procede con la validación de la factura.
Se comprueba que los datos coincidan
con la orden de compra y la recepción
de mercancía. Posteriormente se
autoriza el pago según los plazos
acordados.
Este paso fortalece la transparencia
financiera y consolida la relación con
el proveedor.
Características:
El área de contabilidad recibe la
factura del proveedor.
Se verifica que la factura coincida
con la orden de compra y con lo
recibido en el almacén.
Una vez confirmado, se procede al
pago según lo pactado: al contado, a
crédito, en cuotas o bajo otros
términos.
Finalmente, se registra la operación
en los libros contables.
Importancia:
Permite cumplir con las obligaciones financieras de la empresa,
fortalece la relación con los proveedores y evita problemas
legales o comerciales por retraso en pagos.
Mantenimiento de
registros
¿Qué es ?
En la última etapa se archiva
toda la documentación
relacionada con el proceso:
requisiciones
órdenes de compra
facturas
comprobantes de pago
reportes de recepción.
Cómo funciona
Se guardan solicitudes de
compra, órdenes emitidas,
facturas, comprobantes de pago,
contratos y registros de recepción.
Estos documentos se almacenan
en físico y/o digital para facilitar
consultas futuras.
También sirven para realizar
evaluaciones periódicas de los
proveedores.
Importancia
Garantiza transparencia y
control en el proceso de
compras. Además, es esencial
para auditorías internas y
externas, así como para tomar
mejores decisiones en
adquisiciones futuras.
La conservación ordenada de
registros permite:
Facilitar auditorías y controles
internos.
Analizar el historial de compras y
desempeño de proveedores.
Mejorar la toma de decisiones en
futuros procesos.
