Unidad 2 Métodos del desarrollo de Software

Actividad Integradora
Propuesta de desarrollo de software

Ivan Alejandro Ramirez Jiménez

Guadalajara 03 de marzo de 2020

Resumen Ejecutivo:
El presente proyecto se propuso como objetivo general presentar una propuesta de
diseño de un sistema de información para el seguimiento de ventas para una industria de
manufactura.

Este diseño será utilizado por la organización plásticos toyo como parte de su estrategia
competitiva, para un mejor manejo y logro de los objetivos para su gestión comercial.

Considerando que brindar una solución a la problemática actual de seguimiento a las

ventas de una empresa requiere de un sistema de información y partiendo del hecho de
que los sistemas de información están cambiando la forma en que operan las
organizaciones actuales, se planteó una investigación de tipo exploratoria (documental y
de campo) basada en “exploración, incursión” en la propia organización (Plásticos toyo)
que permitiera identificar los aspectos informáticos utilizados como parte de su gestión
comercial y como factor para optimizar su éxito.

El desarrollo de este trabajo tiene una particular importancia por conjugar diferentes
áreas del conocimiento; su estructuración y evaluación de la información se construyó
sobre la base de la información relativa a la administración comercial de las empresas y
la información que se obtuvo en la empresa en estudio.

Con la realización de este proyecto, como propuesta de solución al problema planteado se

logró la identificación del control y seguimiento del plan de ventas de la empresa en la
actualidad y el planteamiento del diseño del sistema SISEVEO hasta el diagrama de
bloque del sistema que posiciona, con mayor ventaja, a la empresa ante el control de sus
operaciones.

FASE DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Planteamiento del problema:

Hoy en día, toda empresa, independientemente del sector industrial en el cual participa,
debe poseer una estrategia competitiva que le permita sacar provecho de la informática.
Esta estrategia puede ser explícita o implícita, bien sea porque es el resultado de un
proceso de planificación o porque surgió como consecuencia de las actividades de sus
diferentes departamentos funcionales. Durante años, la función de la informática dentro
de las empresas fue considerada por la alta gerencia como una herramienta para apoyar
las funciones operativas. La perspectiva actual y lo que se perfila para el futuro tiende a
cambiar radicalmente este enfoque. Actualmente, los sistemas de información son vistos
como áreas de oportunidades para lograr ventajas en el terreno de los negocios, ya que
pueden representar un diferencial o valor agregado con respecto a los competidores.

El uso de la informática está cambiando la forma de hacer negocios, permitiendo mejores

controles de las operaciones, tal y como lo indica O’Brien (2001). La tecnología de
información está reestructurando las bases de los negocios, el servicio al cliente, las
operaciones, las estrategias de producto, de mercadeo e inclusive la distribución depende
de la tecnología de información. Es importante preguntarse si las empresas en Venezuela
están utilizando la tecnología de información de manera efectiva.

Específicamente para el área comercial o también conocida como área de ventas y

mercadeo, la informática se ha utilizado para automatizar procesos, mejorar la
comunicación y el flujo de información entre las funciones de venta, las otras funciones
de la empresa y los clientes. Según Kotler (1989) toda empresa cuyo objetivo final sea o
no el lucro, debe contar con un cuerpo de ventas generalmente encabezado por un
gerente o director del área comercial, para quienes uno de los mejores indicadores para
evaluar su gestión es el índice de ventas, su plan de ventas y verificar si ese plan se está
cumpliendo.

Los orígenes de las ventas se remontan prácticamente al inicio de la historia. Desde el

trueque y buhoneros hasta las complejas estructuras y los modernos sistemas de
transferencias de pagos, las ventas han sido y son parte fundamental en la evolución
social del hombre. Las compañías, actualmente, se han vuelto más específicas acerca de
los objetivos de ventas y las actividades de su personal. Según Kotler (1989) el arte de
vender, como se refieren algunas personas, representa el momento en que se concreta el
ciclo de fabricar y entregar el producto al cliente. Con base a las ventas, la organización
define lo que son sus ingresos y establece finalmente su posición financiera. La
preparación del plan de ventas y el logro de los objetivos planteados, permitirá a la
organización tomar mejores decisiones sobre logística, producción y flujos financieros.

La importancia que se le da a la informática en las empresas de los EEUU y Europa,

evidencia que existen beneficios significativos cuando se obtienen resultados mediante un
proceso explícito de formulación de una estrategia de ventas. Existen diferentes autores
que se han dedicado al estudio de los sistemas de información estratégicos, y por ende
existe una variedad de conceptos. Como referencia se considerará a Wiseman, (1988),
citado por Cohen (2000), a fin de vincular estrategia y sistemas de información.

Wiseman define a los sistemas de información estratégicos como el uso de la tecnología

de información para apoyar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a
su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva, o bien para reducir la
ventaja de sus rivales.

En Guadalajara existe una gran influencia de las filosofías gerenciales norteamericanas y

europeas en las formas de conducir nuestras organizaciones. Se puede decir que en
nuestro país existe cultura de planificación y de control de gestión tanto en el sector
público, como el privado. Por ello, es lógico pensar que el nivel de influencia europea o
norteamericana depende del vínculo de la organización con esa cultura, ya que existen
empresas de diversos orígenes en nuestro país, así como existen niveles de adaptación, o
lo que coloquialmente se llama tropicalización.

Por otro lado, en el entorno mexicano es imposible ignorar la influencia e importancia de

las tecnologías de información y comunicación (TIC) en todos los órdenes de la vida y
particularmente en la forma de hacer negocios y la gestión de las organizaciones. De una
forma u otra México se inserta dentro de la nueva llamada economía digital, que es
aquella que nace cuando los sectores productivos asimilan y aprovechan las TIC y que
según el PNUD (2002) se caracteriza por una manera diferente de hacer negocios, de
manejar procesos gerenciales y de crear valor.

Dentro de la economía Mexicana se toma al sector bancario como uno de los que más ha
invertido en automatización y digitalización de sus procesos, seguido de los medios de
comunicación, pero casi todos, si no todos, los sectores industriales han evolucionado en
este sentido; es decir, prácticamente no hay sector industrial en México donde de una u
otra forma las TIC no hayan significado un cambio en los procesos de las organizaciones
que componen dichos sectores Los sistemas de información desempeñan un papel
esencial en la toma de decisiones para el éxito comercial de una empresa. Proporcionan
la infraestructura de información que una organización necesita para obtener
operaciones eficientes, administración efectiva y ventaja competitiva. O’Brien (2001)
plantea que los sistemas de información deben sustentar las estrategias y los procesos
empresariales, las estructuras y la cultura de una empresa; su eficiencia no debe medirse
sólo en términos de minimizar los costos, tiempos y recursos, sino también por la
efectividad de la tecnología de información en el respaldo de estrategias, facilitando sus
procesos, intensificando sus estructuras y su cultura e incrementando el valor comercial
de la empresa en un entorno empresarial dinámico.

Según O’Brien (2001) los sistemas de información desempeñan tres papeles claves en
cualquier organización: respaldar operaciones empresariales, respaldar la toma de
decisiones y respaldar la ventaja competitiva estratégica. Con respecto a esta última, los
sistemas estratégicos de información utilizan las tecnologías de información para
desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una
ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta en su industria. Su
utilización permite lograr importantes mejoras, pues se automatizan los procesos
operativos de las empresas, se proporciona información de apoyo al proceso de toma de
decisiones y se facilita el logro de ventajas competitivas, mediante su implementación en
las empresas

El contar con un sistema que permita diariamente evaluar el nivel de ventas de la

empresa, de manera que se puedan efectuar las acciones correctivas para lograr el
cumplimiento de las metas propuestas, e impacto en las otras áreas administrativas, es
una herramienta que incide en los resultados de las empresas. Como ejemplo a lo
anteriormente planteado, se podría considerar las empresas que pertenecen a la industria
del plástico en México. de empresas; de 500 empresas activas en 1998, hoy día se
estiman sobre 220 el número de empresas que continúan operando. Si bien son varios los
factores que han incidido en el sector, no pueden obviarse el hecho que la economía del
país según datos del Banco Central de México, ha mostrado un PIB con tendencia
negativa en los últimos años 1999: -7,2%, 2000: 3,2%, 2001: 2,7% y 2002: -8,9%, lo cual
presenta un entorno de decrecimiento y reducción de mercado. fundada hace 5 años.
Esta empresa es parte de una organización multinacional con 45 años trabajando en el
sector industrial vidrio, que decidió incursionar en el sector plástico. A pesar de la crítica
situación del sector en el que se desenvuelve, ha presentado en los últimos años un
crecimiento gradual de sus ventas en 60%. Esto resultados permiten describirla como
una empresa exitosa, pero que en proceso de evolución requiere, como otras empresas
del sector industrial plásticos, de un sistema que le permita tener un mejor control de sus
ventas. Por tanto, es relevante el uso de la informática como factor que pudiera
optimizar su éxito. Sobre la base de lo anteriormente presentado, y partiendo del hecho
de que los sistemas de información están cambiando la forma en que operan las
organizaciones actuales, se planteó la ejecución de un trabajo cuyo enfoque se orientó a
analizar la problemática actual de la empresa y proponer como solución el diseño de un
sistema de control de seguimiento de ventas, que permita un mejor manejo y logro de los
objetivos de la gestión comercial Plásticos.

Justificación e importancia:

El presente trabajo pretende ser un aporte al conocimiento específico de la tecnología de

información y su aplicación en México por parte de una organización. El desarrollo del
trabajo tiene una particular importancia por conjugar diferentes áreas del conocimiento,
haciendo énfasis en la informática y la gestión comercial de la organización. Todos estos
conocimientos son llevados a la práctica en un caso específico.

Se evidencia la importancia de la presente investigación porque brinda información que

podrá ser utilizada por diferentes empresas de manufactura, en la implementación y
revisión de su estrategia informática y su gestión comercial, y a partir de ésta
replantearse su situación estratégica comercial.

Este trabajo es relevante porque se realiza el análisis y diseño de un sistema de

información para el seguimiento de las ventas de una empresa de manufactura del sector
plásticos dentro del contexto mexicano; la concepción del sistema, su aprovechamiento y
su uso contribuyen al desarrollo de la informática por parte del sector plástico y el sector
manufacturero en general.

Asimismo, este proyecto muestra una manera de solucionar el problema práctico de cómo
una empresa de manufactura puede sacar provecho de las tecnologías de información en
la formulación de su estrategia comercial. Es decir, ayuda a llenar un vacío cognitivo en
las empresas con relación al problema del conocimiento sobre el uso de la informática
más allá del manejo de la información. Igualmente, busca brindar un aporte que dé luz a
los cambios gerenciales de los nuevos tiempos, a los cuales no escapan las empresas que
actúan en el mercado mexicano. Las tecnologías de información permiten acelerar las
actividades de la empresa y por tanto su interacción con su entorno y con el proceso en sí
mismo. Indudablemente que la informática, día a día, gana vigencia y el presente trabajo
la ubica como un elemento crítico estratégico para el éxito de la gestión empresarial. El
manejo de la información permite a las empresas definir estrategias sobre bases más
sólidas, y por tanto tomar decisiones más acertadas. Como resultado se busca facilitar su
uso y penetración, y documentar las razones por las cuales una empresa debe contar con
una estrategia de sistemas de información. Para la empresa en la que se basa el proyecto,
éste tiene una importancia mayor, dado que permite resolver un problema específico y
lograr una mejora de la gestión comercial. Para ello, se identifica una situación con
oportunidad de mejora, se cuenta con el uso de los sistemas de información como ventaja
estratégica y se llega a una nueva situación deseada que posicione con mayor ventaja a la
empresa ante el control de sus operaciones.

Objetivo General y Objetivos Específicos:

Objetivo general:

La propuesta de diseño del sistema de información SISEVEO siglas de Sistema de

Seguimiento de Ventas, tiene como objetivo general analizar y diseñar un sistema de
información que permita el control y seguimiento de las ventas de la empresa Owens
Illinois Plásticos.

Objetivos específicos:

Analizar el sistema actual de ventas Plásticos

Identificar las necesidades, problema a resolver, es decir, la problemática actual en el

control y seguimiento del plan de ventas de la empresa.

Plantear el diseño del sistema SISEVEO hasta el diagrama de bloque del sistema como
propuesta de solución al problema.

Marco Teórico:

El presente capitulo hace referencia a los aspectos teóricos y conceptuales que

permitieron desarrollar el proyecto, con énfasis en las áreas de administración de
empresas, de análisis y diseño de sistemas de información, las cuales constituyen los
elementos más importantes relacionados con el núcleo temático de la investigación. Para
la construcción del diseño del sistema propuesto se consideró la metodología de
desarrollo de sistemas ACOSIAN propuesta por el Profesor de la Cátedra de Análisis y
Diseño de Sistemas en el postgrado de Sistemas de Información de la UCAB, Jesús
Ramírez, según su guía no publicada “Análisis y diseño de sistemas de información”. Los
conocimientos sobre el área de administración de empresas se soportan sobre diferentes
autores dentro de los cuales se destaca Kotler.

Aspectos relativos al área de administración de empresas y la gestión comercial:

A fin de disponer de un entendimiento amplio de la operación de la organización en

estudio, es necesario la definición de los aspectos relativos al área de administración de
empresas y la gestión comercial, dado que los mismos constituyen parte de las bases
necesarias para los objetivos que se plantea este trabajo.

La propuesta de este trabajo es el diseño de un sistema de seguimiento de ventas. La

venta es el proceso de pasar bienes y servicios de las manos de quienes los producen a
las de aquellos que más se beneficiarán usándolos. El concepto de venta sostiene que los
consumidores no comprarán el volumen suficiente de productos de la empresa, a no ser
que se emprenda un gran esfuerzo de promoción y ventas.

Por otra parte, la gestión de ventas es responsabilidad de la Dirección comercial, esta

última es conformada por el personal de la empresa.

Aspectos relativos al área de sistemas de información:

La propuesta de este trabajo es de carácter informático, por tanto, la importancia de

desarrollar dentro del Marco Teórico los aspectos relativos al área de sistemas de
información sobre los que se basa el proyecto.

El objetivo de este trabajo se centra en el diseño de un sistema de información. Sin

sistemas no existirían las organizaciones. Basándonos en la definición clásica de
sistemas: conjunto de partes relacionadas entre sí con un objetivo en común, podemos
afirmar que para que un ente se precie de organizado debe previamente cumplir con el
concepto anterior.

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí, con el

fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema
de información no incluye necesariamente un equipo electrónico. Sin embargo, en la
práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”. Es una
combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicación y
recursos de datos que reúne, transforma y disemina información en una organización.

Los sistemas de información se caracterizan por un conjunto de actividades básicas que

debe cumplir, dentro de estas se incluyen las siguientes: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida.

La entrada de información es el proceso mediante el cual el sistema de información toma

los datos que requiere para procesar la información. Las unidades típicas de entrada de
datos a las computadoras son las estaciones de trabajo, las cintas magnéticas, las
unidades de disquete, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles
al tacto, el teclado, el Mouse, entre otras.

El almacenamiento de información es una de las actividades o capacidades más

importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema
puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información
suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.
El procesamiento de información es la capacidad del sistema de información para
efectuar cálculos, de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.

La salida de información es la capacidad de un sistema de información para sacar

información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida
son las impresoras, estaciones de trabajo, disquetes, cintas magnéticas, la voz, entre
otros.

Plásticos toyo

La empresa para la que se desarrolló el proyecto es Plásticos toyo Esta es una empresa
filial de una multinacional de larga trayectoria en la producción de envases plásticos,
desde 1955, cuyas ventas anuales son aproximadamente US$ 1.8MM cifra que la coloca
entre las mayores empresas productoras de empaques plásticos. La empresa en México
es relativamente nueva, ya que inició operaciones hace 5 años en el país con la
producción de un producto para un cliente: los envases del shampoo Herbal.

Actualmente plásticos cuenta con una plataforma de producción de 6 máquinas, con un

potencial de transformación de las resinas PET y HDPE de 2.500 toneladas año, entre
ambas. Esta empresa se podría considerar como una mediana empresa que posee una
nómina de 60 personas, entre personal obrero y empleados. Plásticos ha incrementado
gradualmente su portafolio de productos y clientes. Hoy día comercializa una variedad de
envases plásticos para las industrias de cuidado del hogar, cuidado personal, y cuidado
de la salud, además de transportadores de envases. La empresa comenzó sus clientes, y
hoy día cuenta con 9, y de 1 producto hoy día comercializa 20. Para atender sus
necesidades de crecimiento y mejorar el control de la operación del área comercial, OIPV,
por medio de su gerencia comercial, manifestó la necesidad de contar con un sistema
automatizado de seguimiento de ventas. Hasta la fecha, esta operación que se realiza de
manera manual, ha afectado a la empresa al no contar con información oportuna y
precisa para tomar decisiones.

El problema planteado por la gerencia comercial de OIPV es cómo lograr información

actualizada y oportuna sobre las ventas de la empresa; dicho problema toma mayor
relevancia dado que cada inicio de mes se envía a la casa matriz de la empresa un
estimado sobre las ventas que se esperan en ese período, lo cual sirve para proyectar
resultados financieros de la empresa, según requerimiento de la casa matriz.

La solución que se busca con el sistema propuesto es poder brindar información

actualizada, precisa y oportuna sobre las ventas de OIPV con el propósito de tomar
decisiones y aplicar medidas de control que permitan lograr la meta de ventas
comprometida para el mes. Por ejemplo, si en determinado período se detecta que las
ventas de la empresa están por debajo de lo estimado para el mes y que no se va a lograr
la meta, el sistema permitiría detectar qué cliente o cuál producto no ha cumplido con su
cuota del mes. La gerencia comercial podría en ese momento iniciar un proceso para
corregir, bien sea por falta de inventario del producto, o porque los despachos a un
cliente están suspendidos por falta de pago de su crédito. Es decir, el sistema brinda a
la gerencia comercial de OIPV opciones para mejorar su gestión.

FASE DE ANÁLISIS DEL PROYECTO

Aspectos comerciales y administrativos de OIPV considerados para el desarrollo del

proyecto:

Para que OIPV pueda ejecutar una venta, los clientes deben colocar en la coordinación de
ventas una orden de compra (OC).

Luego de recibir y revisar la OC (datos del cliente, producto, cantidad, precio) la

coordinación de ventas envía una confirmación al cliente.

Las órdenes de compra, que colocan los clientes, pueden ser mensuales, trimestrales o
semestrales. En cualquier caso, el primer mes es un mes en firme; es decir, que no está
sujeto a variaciones.

Si las OC son de carácter trimestral o semestral las mismas serán complementadas con
un plan de despachos que será enviado por el cliente.

La orden de compra debe indicar: el precio de venta, cantidades y características del

producto requerido, fecha requerida para el despacho, así como los datos del cliente.

La coordinación de ventas elaborará un estimado trimestral de ventas, sobre la base de

las OC colocadas por los clientes y sus planes de despachos. En estos estimados, el
primer mes indica el compromiso del cliente y los sucesivos son para efectos de
planificación de producción por parte de la gerencia de manufactura de OIPV.

El estimado de ventas, preparado por la coordinación de ventas, debe ser aprobado por la
gerencia comercial y detalla en miles de unidades por cliente, la cantidad de producto a
vender durante el mes.

La gerencia de manufactura evalúa qué productos deben ser despachados en el mes,

basándose en el estimado de ventas. Además, revisa los niveles de inventario de cada
producto incluido en el estimado y planifica la producción de aquellos productos cuyos
inventarios no están completos; es decir, tienen inventario insuficiente, o no hay
inventarios de esos productos. La gerencia de manufactura consulta a la gerencia
comercial para determinar prioridades en el programa de producción, en caso de
conflicto o incapacidad de producción.

Análisis del sistema:

Esta fase del proyecto se centra en el ¿qué?; es decir, busca dar respuesta a lo que se
quiere lograr con el proyecto. Es la fase en la que definimos los requisitos, necesidades y
funcionalidades del sistema.

IS - Identificación del sistema:

SISEVEO: Sistema de Seguimiento de Ventas Owens.

NI - Necesidad identificable:

Por medio de entrevistas realizadas a los usuarios, se levantó información que permitió
identificar la siguiente necesidad:
Poder contar de manera actualizada con los resultados de la gestión diaria de ventas de
la empresa.

Estimados de venta mensuales a vender por cliente.

Inventarios de productos por cliente.

Ventas acumuladas en el mes por cliente.

Estatus de crédito por cliente

DSS – Descomposición del sistema en subsistemas:

En esta parte se presenta la representación jerárquica de la función global de la empresa

para la cual se está desarrollando el análisis.

La empresa, por ser una organización todavía joven, tiene una estructura básica con un
total de 60 personas en nómina.

Representación Jerárquica General de Plásticos

Figura #1

En la figura #1 se puede observar la representación jerárquica general de Plásticos,

donde se aprecia una organización encabezada por una Gerencia General, que reporta
directamente a la casa matriz y a la cual le reportan 4 gerencias: Recursos Humanos,
Comercial, Manufactura y Finanzas. A estas gerencias, a su vez, reportan las
coordinaciones de área, según se indica a continuación.

Gerencia de Recursos Humanos: Es la encargada del manejo del personal y relaciones

institucionales.

Gerencia Comercial: Es la responsable de las ventas, despachos a clientes y desarrollo

de mercado y nuevos productos. A la Gerencia Comercial reportan las coordinaciones de
venta y mercadeo, donde mercadeo es responsable del desarrollo de nuevos productos, y
la de venta es responsable de las ventas de la compañía.

Gerencia de Manufactura: Esta gerencia es responsable de la producción de los

productos, su calidad y el manejo de inventarios. A la Gerencia de Manufactura reportan
la coordinación de producción y la coordinación de calidad.

Gerencia de Finanzas: Esta gerencia es responsable del proceso administrativo de la

operación, sistemas de información, costos operativos, planificación, logística que incluye
la función de compras y el departamento de crédito.

Gerencia
FFiigguurr
Comercial
aa ##33

Asistente

Coordinación Coordinación

De ventas de Mercadeo

Dpto. de despachos
Figura # 2

Representación Jerárquica de la Gerencia Comercial de Plásticos

La figura #2 presenta la representación jerárquica de la Gerencia Comercial de OIPV. A

la gerencia comercial reporta la Coordinación de Mercadeo responsable del desarrollo de
nuevos productos y nuevos clientes, así como de la planificación estratégica del área
comercial. También a la Gerencia Comercial reporta la Coordinación de Venta,
responsable por las ventas de los productos que fabrica OIPV; a la coordinación de ventas
le reporta el departamento de despachos, el cual es responsable de coordinar el envío y
transporte de los productos vendidos a los clientes En los anexos del trabajo se
encuentran las figuras A2 y A3, en las cuales se puede observar con más detalle el
organigrama de las gerencias de Finanzas, y Manufactura, incluyendo los entes que las
componen y sus funciones.

AM: Análisis de Módulos:

Seguidamente, se procedió a la delimitación funcional del sistema, tomando en cuenta el

modelo corporativo de la organización. Este aspecto se enfoca en aquellas actividades
referidas al sistema de información que se está analizando. Nos concentramos en las
funciones de Ventas, Manufactura y Financiera que son las involucradas en el sistema
que se está analizando. En la figura #3 se representa la función de ventas, la cual se
explica a continuación. En los anexos se encuentran las figuras A4 y A5, las cuales
representan la función de manufactura y financiera, respectivamente.
La función de venta se inicia con la colocación de la orden de compra de un cliente, la
cual es recibida por la coordinación de ventas. En dicho pedido debe indicarse el precio al
que se está comprando, el cual debe coincidir con el listado de precios de OIPV. Así
mismo, las OC sólo pueden ser colocadas por clientes registrados en OIPV. La
coordinación de ventas recibe y revisa la solicitud y los datos del cliente antes de
procesar la orden. Una vez confirmada la OC se procede con su ejecución, es decir, el
despacho de las mercancías lo cual constituye una labor principal en la función de ventas.
Una vez que la coordinación solicita que se procese la OC, se procede a revisar los
inventarios de productos para coordinar el despacho, y el departamento de despacho al
confirmar la existencia de inventario procede con la facturación del producto, para lo
cual lo debe autorizar el sistema. Este suministra la autorización de proceder con el
pedido y culminar con el despachos si no existe conflicto con el cliente y su pedido; en
caso contrario, se le informa la razón por la cual no puede ejecutarse el pedido.

Función

de ventas

Colocación Despacho

pedidos mercancías

Lista precios Registro

Inventarios Facturación
productos clientes

Coordinación Dpto. de

de ventas despachos

Datos Requerimientos Autorización

Cliente Cliente pedido

Actividades de la función de Plásticos

Figura # 3
 PRB: Determinación del problema:

Para la determinación del problema y entender las necesidades del usuario es importante
plantear el resultado del análisis del estudio de campo realizado, del cual podemos
abstraer lo siguiente:

Existe un proceso de control de ventas, pero no es eficiente en la labor de seguimiento y

control de las ventas, ya que este proceso no está automatizado, no es actualizado
adecuadamente, lo que tiene como resultado que no se disponga de información
oportuna y certera. Los departamentos, ante el vacío de información, entran en
conflictos dado que cada uno tiene metas diferentes, por ejemplo, el departamento
comercial quiere vender y sólo se entera que los clientes están bloqueados al momento de
facturar el producto.

Aunque sí se maneja información critica para el control de las ventas, no es de utilidad,

ya que generalmente presenta errores de cálculos conceptuales; esto afecta de manera
negativa en la toma de decisiones y en el análisis de la información en general. En el
sección de este trabajo sobre modelo conceptual de módulos, se presentan los diagramas
de flujo con la información relativa al control y seguimiento de las ventas, levantada del
trabajo de campo.

La organización en consenso considera que el proceso de control y seguimiento de ventas

es susceptible de mejoras, entre las cuales se destaca su automatización en un sistema de
información que consolide y permita mantener actualizada la información requerida.

Entre las ventajas de automatizar el proceso se encuentran el manejo objetivo, veraz y

oportuno de la información; aceleración en la toma de decisiones, y oportunidades de
aplicación de medidas correctivas del proceso de venta.

La mejora en el proceso de control y seguimiento de ventas impactará de manera

positiva de varias formas en la empresa; como por ejemplo, un mejor control de la
gestión que se traduce en una empresa más eficiente, segura y confiable. Los diferentes
departamentos manejarán la misma información y al mismo tiempo. Esto permitirá una
integración entre ellos y mejorará la comunicación. Se le podrá brindar una mejor
atención a los clientes.

Después de hacer el análisis sobre el trabajo de campo, del sistema de información, de

entender los requerimientos del cliente y tomar en cuenta la lógica y el conocimiento
obtenido sobre la organización, se determinó el siguiente problema:

La gerencia comercial necesita conocer de manera actualizada y oportuna la información

detallada del acumulado de ventas del mes, para compararlo con su plan de ventas y
poder tomar acciones correctivas. Se requiere entonces conocer los detalles de ventas
por cliente y por producto.

PRP: Proposición de soluciones:

A fin de solucionar el problema planteado se sugiere considerar una solución informática.

Esta consiste en el desarrollo e implementación de un sistema de seguimiento de ventas
denominado Sistema de Seguimiento de Ventas Owens (SISEVEO).

FAC: Factibilidad:

Se considera que el desarrollo propuesto es factible de ejecutar bajo los siguientes

parámetros:

Factibilidad Técnica: La tecnología requerida puede integrarse y aprovechar la

plataforma tecnológica existente en la organización. El personal de la organización se
encuentra familiarizado con la tecnología y la misma es de amplio uso y confiabilidad
reconocida en el mercado.

Factibilidad Operativa: Los requerimientos de operación son sencillos y no requieren de

personal adicional para su puesta en marcha y ejecución.

Factibilidad Económica: Se considera que la solución requiere de un presupuesto

reducido si se considera que no hay que adquirir hardware y que su costo está vinculado
al desarrollo del software y entrenamiento respectivo.

DOFA: Diagrama de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas:

En la figura # 6, que se muestra a continuación, se presenta el análisis DOFA. Las

fortalezas y debilidades están dirigidas al interior de la organización y las oportunidades
y amenazas están influenciadas por el ambiente externo de la misma. El análisis DOFA
está referido al impacto a causar con la implantación del sistema propuesto.

Como oportunidades se puede destacar una mejor gestión de ventas que se traducirá en
el logro de metas de ventas. Como debilidades resalta el costo del sistema, la curva de
aprendizaje y la aceptación o rechazo al cambio del sistema de trabajo actual.

Análisis DOFA SISEVEO

 Oportunidades
Debilidades Cumplimiento de objetivos
Control de la operación
Implementación Mejora de respuesta y
Curva de aprendizaje seguimiento a clientes
Aceptación Resolución de conflictos
Costos

Fortalezas Amenazas

Plataforma Veracidad de la información

tecnológica Enfoque despachos / ventas
Personal Conflictos por intereses
experimentado intra-departamentales
Bajo nivel de
dificultad
Figura # 4

PSW: Plan de Software:

En esta sección del análisis se presentará lo que se denomina el plan de software, el cual
incluye los detalles de las actividades y responsabilidades de ejecución de la solución.

Objetivo: Proponer la implementación del sistema SISEVEO.

Fecha de Ejecución: Una vez que la directiva de la empresa apruebe el proyecto y su

presupuesto, el tiempo estimado de implementación es de 12 semanas.

Responsables: Coordinación de sistemas de plásticos y quien presenta la propuesta.

FASE DE DISEÑO

Diseño del Sistema:

En esta fase se responde al ¿cómo?, ¿como se va a lograr el objetivo propuesto para el

sistema? Se sintetiza el todo en partes, para presentar la concepción del nuevo sistema.
Se determinará y diseñará los procesos para materializar los requerimientos. El diseño es
la fase del desarrollo donde se define cómo resolver el problema de control y
seguimiento de las ventas de OIPV, con la propuesta informática de automatización que
se presenta en este proyecto.

RQ: Requerimientos del sistema:

Lo primero que debe diseñarse son las salidas del sistema, pues de estas es donde el
usuario principal y la gerencia comercial de OIPV, comprobará el cumplimiento de las
especificaciones del sistema SISEVEO. De acuerdo con las necesidades identificadas en la
fase de análisis del proyecto, se determinaron los siguientes requerimientos:

Reportes impresos y consultas por pantallas en los PC de ventas actualizadas, es decir, a

la fecha de solicitud del reporte:

Por cliente

Por producto

Reportes impresos y consultas en pantallas de clientes cuyas ventas para el período se

encuentren por debajo de su estimado de ventas para ese período.

Reportes impresos y consultas en pantalla de productos cuyas ventas para el período se

encuentren por debajo de su estimado de ventas para ese período.

Consulta en pantalla y reporte impreso del comparativo de ventas reales, versus

estimados del mes en un momento determinado.
 De/S: Descripción de salidas:

Sobre la base de lo anterior se plantea que los requerimientos exigidos por el proyecto
sean atendidos a través de dos tipos de salidas: a) consultas por pantalla y b) reportes. La
estructura, formato, y elementos de composición básica son similares; la idea es que la
información en las consultas por pantalla pueda también ser obtenida en los reportes
impresos, con la diferencia de las opciones y requerimientos que cada una de estas
alternativas pueda ofrecer al usuario para hacer una consulta especifica. Sobre la base de
esta información se proponen en esta fase de diseño, específicamente, las siguientes
salidas para el sistema:

Consulta por pantalla de ventas actualizadas por cliente:

Plásticos

Consulta
Cliente: por pantalla de ventas acumuladas en elFecha
mes por cliente:
consulta:
Código Cliente: Mes:

Estimado Ventas
Producto ventas mes reales mes % Diferencia

Total:

Salir: Imprimir: Siguiente:

Figura # 5

En la figura #5 se presenta la consulta por pantalla de las ventas actualizadas por

cliente. En ésta se identifica el cliente sobre el que se basa la consulta, también se indica
la fecha de la consulta. Para cada cliente consultado se presentan los productos del
cliente, el estimado por producto de las ventas para
el mes, las ventas reales del producto y el porcentaje de diferencia entre el estimado y las
ventas reales. Se presenta también la totalización de los valores anteriores, con la
posibilidad de salir de la consulta, imprimirla o pasar a la pantalla siguiente.

Consulta por pantalla de ventas actualizadas por producto:

Owens-Illinois Plásticos

Consulta por pantalla de ventas acumuladas en el mes por producto:

Producto: Fecha consulta:

Código Producto: Mes:

Estimado Ventas
Cliente ventas mes reales mes % Diferencia

Total:

Salir: Imprimir: Siguiente:

Figura # 6

En la figura # 6 se presenta la consulta en pantalla de las ventas acumuladas en el mes

por producto. En ella se identifica el producto, y la fecha. Esta funciona para aquellos
productos que se venden a más de un cliente. La consulta permite ver los clientes a los
que se les vende el producto, el estimado de ventas para el mes del producto para dicho
cliente, las ventas reales del producto para dicho cliente y el porcentaje de diferencia
entre el estimado y las ventas reales. Se presenta también la totalización de los valores
anteriores, con la posibilidad de salir de la consulta, imprimirla o pasar a la pantalla
siguiente.

Página 5
Reporte impreso de clientes por debajo de su estimado de ventas:

Plásticos Fecha Consulta:

Reporte clientes por debajo de estimado de ventas / mes:

Ventas Ventas
Cod. estimadas reales Bloqueado por
Cliente Cliente mes mes % Dif. credito Comentarios

Figura # 7

En la figura # 7 se presenta el reporte impreso de los clientes que se encuentran por

debajo del estimado de ventas. El objetivo de este reporte es presentar al usuario los
clientes que no están cumpliendo con su estimado de ventas, a fin de que la gerencia
pueda tomar las acciones correctivas que considere pertinente. En él se indica la fecha
de emisión del reporte y se listan los siguientes datos: Clientes, estimado de ventas para
el cliente, ventas reales del cliente y el porcentaje de diferencia entre las dos columnas
anteriores. Para cada cliente hay dos columnas adicionales, en las cuales se indica si en
cliente está bloqueado por crédito o si por otra razón no se está cumpliendo el estimado.

Página 5
Reporte impreso de productos por debajo de su estimado de ventas:

Plásticos Fecha Consulta:

Reporte productos por debajo de estimado de ventas / mes:

Ventas Ventas
Cod. estimadas reales
Producto Producto mes mes % Dif. Inventario Comentarios

Figura #8

En la figura #8 se presenta el reporte impreso de los productos que se encuentran por

debajo del estimado de ventas. El objetivo de este reporte es presentar al usuario los
productos que no están cumpliendo con su estimado de ventas, a fin de que la gerencia
pueda tomar las acciones correctivas que considere pertinente. En él se indica la fecha de
emisión del reporte y se listan los siguientes datos: productos, estimado de ventas para
el producto, ventas reales del producto y el porcentaje de diferencia entre las dos
columnas anteriores. Para cada producto hay dos columnas adicionales, en las cuales se
indica si hay en inventario y la cantidad, o si por otra razón no se está cumpliendo el
estimado.

Página 5
Consulta en pantalla y reporte comparativo de ventas reales, versus estimados del mes:

Total
Estimado Ventas
Productos ventas mes reales mes %
Diferencia

Total
Estimado Ventas
Clientes ventas mes reales mes %
Diferencia

Figura # 9

En la figura #9 se presenta la consulta por pantalla del comparativo, o porcentaje de

cumplimiento de las ventas reales por producto y clientes y su estimado de ventas. En él
se indica la fecha de la consulta, y se puede observar el total de clientes, el estimado de
ventas y las ventas reales, así como, el porcentaje de cumplimiento del estimado. Esta
pantalla actúa como resumen que consolida las ventas y su porcentaje de cumplimiento.
Se brinda, también, las opciones en la pantalla de salir de la consulta, o imprimir la
misma.

Nor: Estructuras Normalizadas:

En el proceso de normalización se definieron 7 entidades para el diseño del sistema.

Estas entidades son las siguientes: 1) Cliente, 2) Orden de compra O/C, 3) Orden de
compra relacionada con producto, 4) Producto, 5) Factura, 6)

Factura relacionada con producto y 7) Pagos. A continuación, se presentan el detalle de

las entidades:

Cliente {Cod. Cliente, Nombre, Rif, Dirección, Teléfono, Estatus Cliente, Deuda Cliente

O/C {[Link], Cliente, Fecha de entrega, Dirección Entrega

O/C-R-Producto {Nro. OC, Cod. Producto, Cantidad

Página 5
Producto {Cod. Producto, Nombre, Descripción, Precio, Inventario, Producción

Factura {[Link], Cliente, Fecha, Monto

Factura–R-Producto {[Link], Cod. Producto, Cantidad, Precio

Pago {[Link], Tipo de pago, Cod. Cliente, Fecha Pago, Monto

Pago-R-Cliente {[Link], [Link], Monto Factura, Monto pago

MERL: Modelo Entidad Relación Lógico:

En la Figura # 10 se presenta el Modelo Entidad Relación Lógico del sistema.

El modelo de entidad relación lógico mostrado en la figura # 12, presenta la relación

entre las 7 entidades definidas en el proceso de normalización para lograr las salidas
propuestas para el sistema que se está proponiendo a OIPV.

Página 5
MERL:

Modelo Entidad Relación Lógico SISEVEO

Estimado
_ Ventas
_

|| Cliente |< O^/C > |

=
_ ^
Pro^ducto
_

P^ago ||
^
| ||

_
< Factura

Ventas
Reales
Figura # 12

Ein: Esquema de Incidencia:

Para la elaboración del esquema de incidencia, se desarrolló primero la carta

estructurada de datos CED que se presenta en la figura #13. Posteriormente se presenta
el esquema de incidencia del sistema en desarrollo, con base en la CED.

A continuación se presenta la carta estructurada de datos del sistema SISEVEO: Figura #

13 y en las figuras # 14 y # 15 el esquema de incidencia respectivo.

Página 5
Carta Estructurada de Datos: SISEVEO

SISEVEO
Figura # 13

Preparación Consolidación de Estatus Proceso de

Estimado Ventas ventas reales Cliente productos

Procesamiento Proceso
O/C de pagos Control de Producción
Procesamiento Despacho de Inventarios De productos
Facturas productos
Verificación y
archivo
Recepción de
pagos
O/C
Plan de
Producción

Recepción
O/C

Figura # 22

Esquema de Incidencia: SISEVEO

Impresión
En pantalla reportes

Consulta
Figura # 23

Página 5
Esquema de Incidencia: SISEVEO

Figura # 24

Figura # 15

Conclusiones:
Página 5
En general se puede concluir que los objetivos de este trabajo se cumplieron según
lo planteado, ya que se logró determinar cuál era la situación del proceso de
control y seguimiento de las ventas mensuales de la empresa Owens-Illinois
Plásticos, y cómo podría optimizarse. Para ello se contó con la participación del
personal entrevistado quienes intervinieron activamente en la determinación de
la situación actual y la situación deseada, en base a sus experiencias, necesidades
y sugerencias.

En relación con lo anteriormente expuesto se propuso y diseñó el sistema

SISEVEO hasta la etapa de diagrama de bloque como solución informática y de
automatización a dicho problema. Para ello, se desarrolló en detalle el análisis y
diseño de la solución bajo la metodología ACOSIAN.

La propuesta recomendada se caracteriza por ser sencilla, factible y de rápida

implementación, lo que asegura en gran parte su éxito. Esta propuesta, si bien se
ajusta específicamente a una empresa, puede servir de modelo para empresas de
manufactura de características similares a las de Owens-Illinois.

Cabe destacar que la sugerencia general de las personas que participaron en este
trabajo en calidad de entrevistados fue que se extendiera a otros procesos claves
dentro de cada una de sus unidades, con el objeto de optimizar los mismos y por
ende brindarle un mejor apoyo al cliente tanto interno como externo.

Como conclusión final debemos decir que uno de los elementos más importantes
para asegurar el éxito de un trabajo de ésta naturaleza, es el contar con el apoyo
de la alta gerencia, así como con las herramientas necesarias imprescindibles para
abordar el tema objeto de estudio.

Bibliografía:

Hernández, R., Fernández, C., Baptista, P. (2003). Metodología de la Investigación

(3ra. ed.). México. McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V.

Silberschatz, A., Korth, H., Sudarshan, S. (1998). Fundamentos de Base de Datos

(3ra. Ed.). España. McGraw-Hill Interamericana de España, S.A.U.

Kotler, Philip. (1989). Mercadotecnia ([Link].). Mexico. Prentice may

Hispanoamericana, S.A.

Cohen, D., Asín, E. (2000). Sistemas de Información para los Negocios, Un

Enfoque de Toma de Decisiones (3ra. ed.). México. McGraw-Hill Interamericana
Editores, S.A. de C.V.

O’Brien, J. (2001). Sistemas de Información Gerencial (4ta. ed.). Colombia.

McGraw-Hill Interamericana, S.A.

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD)

(2002). Informe sobre el Desarrollo Humano en Venezuela, Las tecnologías de

información y la comunicación al servicio del desarrollo. Caracas: Programas de
las Naciones Unidas para el Desarrollo.

Ramírez, Jesús. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Guía de clases del

Postgrado de Sistemas de Información de la UCAB no publicada.

McCarthy, E., Perreault. W., (2001). Marketing un Enfoque Global (13ra. Ed.).
México. McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V.

Página 5
Página 5