Manual de

Imagen
Institucional
Registraduría Nacional
del Estado Civil

Brand book
Guía de manejo
de marca
2021
 La Registraduría Nacional del Estado Civil, es una entidad pública, cuya
PRESENTACIÓN imagen se ha caracterizado por la solidez, seriedad y transparencia, así como
por un alto sentido del servicio óptimo al colombiano. El manual de imagen
MANUAL DE IMAGEN INSTITUCIONAL institucional recoge los atributos mencionados, la línea gráfica, sus formas
REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL de uso y aplicación en las diferentes piezas de comunicación visual.

Este manual será de uso exclusivo para los funcionarios de la Entidad.

Usuarios

Funcionarios de las 1056 Registradurías Municipales, 45 Registradurías

Especiales, 54 Registradurías Auxiliares, 32 Delegaciones Departamentales,
Registraduría Distrital y Oficina Central.

Usos

Para efectos del cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de

Imagen Institucional, las dependencias que mantengan material documental
impreso con características anteriores, deben agotar sus existencias y
proceder a implementar la nueva imagen corporativa, de manera obligatoria
a partir de la fecha de adopción del presente manual, como lo establece la
Resolución 4564 del 20 de mayo de 2021.
TABLA DE CONTENIDO

SECCIÓN 1 SECCIÓN 2 SECCIÓN 3

ESCUDO ESLOGAN PAPELERÍA

Escudo 9 Eslogan 25 Hoja Membrete 31 Carné parqueadero 36

Tipografía 1 Escudo 10 Tipografía Eslogan 26 Pie de página 32 Carné personal 37
Tipografía 2 Escudo 11 Plano técnico 27 Membrete elecciones 33 Carné supernumerarios 37
Plano técnico 12 Positivo - Negativo 27 Sobre sin ventanilla 33 Carné contratistas - Fondo 38
Área de seguridad 13 Boletín de prensa 34 Carné prensa 39
Positivo - Negativo 14 Carpeta 34 Actas Administrativas 40
Formas de interrelación 15 Tarjeta de Presentación 35 Carta 43
Usos incorrectos 16 Otros documentos 35 Circular 46
Co-Branding 17 Memo ágil 35 Anexo 1 - Código org. interna 49
Sistema de color primario 18 Rótulo marcación de CD 36 Memorando 50
Sistema de color secundario 19 Cartelera impresa 36 Resoluciones 53
Tipografías
Complementarias 20
Bandera 22

SECCIÓN 4 SECCIÓN 5 SECCIÓN 6 SECCIÓN 7

SEÑALÉTICA APLICACIÓN APLICACIÓN TEXTIL FONDOS ADSCRITOS A LA
EN MEDIOS DIGITALES REGISTRADURÍA NACIONAL DEL
ESTADO CIVIL

Fachadas de registradurías 58 Página web 65 Uniformes Fondo Rotatorio 90

Señalética 60 Redes sociales 66 Camisa manga larga 82 Fondo Social de Vivienda 91
Variación de color 61 Red social interna 72 Camisa manga corta 82
Aviso para atención al Otras Piezas Camisetas polo RNEC 83
público, por tipo de servicio 61 Cartelera digital 73 Camisetas polo prensa 84
Firmas para correos 74 Chaleco 85
Afiches 75 Gorra 86
Pendones 76 Peto 86
Plantillas para PPT 78 Chaleco Udapv 87
Avisos imantados Brigada de emergencia 87
para vehículos 79
• Escudo
• Tipografía 1 Escudo

1
• Tipografía 2 Escudo
• Plano técnico
ESCUDO
• Área de seguridad
• Positivo - Negativo
• Formas de interrelación
• Usos incorrectos
• Co-Branding
• Sistema de color primario
• Sistema de color secundario
• Tipografías complementarias
• Bandera
 9

ESCUDO

Se mantiene uno de los elementos representativos de nuestro Escudo

Nacional: El Cóndor de los Andes, denominado “el ave eterna”,
que denota fuerza y poderío, cubriendo el nombre de la “República de
Colombia”, que representa el Estado colombiano y finaliza con el nombre de
la “Organización Electoral”.

El cóndor habita en las más altas cumbres de las cordilleras de los Andes,
por ello, aparece en el centro superior del título de “Registraduría Nacional
del Estado Civil”, como representación de equilibrio, transparencia,
organización y respeto, entre otros principios y valores adoptados en el
compromiso ético de la entidad.

La corona de laurel que acompaña el Cóndor, de acuerdo con las

mitologías griega y romana, significa valor y grandeza. Es además
sinónimo de historia y tradición.

Este escudo se ha mantenido en su esencia desde los inicios de la

Registraduría Nacional del Estado Civil.
10 Manual de Identidad Institucional

TIPOGRAFÍA 1 ESCUDO

La fuente usada
en el escudo es

Benguiat BK BT:

Nota: El escudo no se debe rediseñar. De acuerdo con el tamaño que se requiera, se

ajustará de uno de los cuatro vértices proporcionalmente.
 11

TIPOGRAFÍA 2 ESCUDO

La fuente usada
en texto interno
del escudo es

Palatino linotype:

Nota: El escudo no se debe rediseñar. De acuerdo con el tamaño que se requiera, se

ajustará de uno de los cuatro vértices proporcionalmente.
12 Manual de Identidad Institucional

PLANO TÉCNICO
El plano técnico tiene como objetivo principal mantener fielmente las Para ello se muestra la retícula de trazo de cada uno de estos elementos, con
proporciones de los elementos básicos del escudo institucional de la el fin de evitar posibles alteraciones o deformaciones.
Registraduría.
 13

ÁREA DE SEGURIDAD
Se debe tener en cuenta esta área para que otros objetos, textos u otros
elementos de la composición no estén tan cerca del escudo y permitan una
correcta lectura del mismo.

Área de
seguridad

Otro escudo Otro escudo

o logo o logo

Distancia mínima entre elementos

14 Manual de Identidad Institucional

POSITIVO - NEGATIVO Uso en negativo

El uso del escudo en negativo no es recomendable, salvo en casos
Uso en positivo excepcionales en los cuales se haga absolutamente indispensable y se
justifique por la especificidad de la pieza en la cual va a ser aplicado.
El uso del escudo en positivo es la forma recomendable y más estética para
la aplicación de este en las diferentes piezas gráficas y documentos, ya que
tiene mayor legibilidad que el uso en negativo.

Uso en positivo del escudo con el azul primario (ver página 18), este color es
uno de los permitidos para la interacción con el escudo.

Uso en negativo, escudo blanco sobre fondo azul primario (ver página 18),
este color es uno de los permitidos para la interacción con el escudo.
 15

FORMAS DE INTERRELACIÓN
El escudo es inseparable, no debe desagruparse. De acuerdo con el espacio se En los siguientes ejemplos, los textos complementarios son: “Encuentro con
adecuará proporcionalmente. Por tanto, esta será la única versión: la democracia” y “Mesa 14” que deben estar en fuente Soberana Sans.

ESPACIO VERTICAL

II
Encuentro
por la
democracia

ESPACIO HORIZONTAL

Reducción mínima MESA

14
2.3 x 1.5 cm

Ver (página 17) Co-branding.

16 Manual de Identidad Institucional

USOS INCORRECTOS
A continuación se ilustran algunos ejemplos de uso incorrecto. Se eliminan por completo las anteriores versiones del escudo.
NO se deben usar las siguientes aplicaciones:

NO ALTERAR PROPORCIONES NO UTILIZAR COLORES U OTROS ESCUDOS

NO ALTERAR NO ELIMINAR NO UTILIZAR COLORES U OTROS ESCUDOS

LA TIPOGRAFÍA ELEMENTOS BÁSICOS

DELEGACIÓN DEL META

 17

CO-BRANDING
En cuanto a la interrelación en co-brandings, tendremos en cuenta nuestro
valor X (en este caso el escudo de la Registraduría Nacional del Estado Civil,
como unidad de medida), en el que ambos logos que se unifiquen estan
separados por X, pero el medianil que los relaciona iría ajustado a ½ valor de
X. Otro punto a destacar es que la medianil debe ir con cabezotes circulares, o
en su defecto con terminaciones de punta de flecha circulares, no pueden ser
terminaciones rectas en las astas.
Media X
18 Manual de Identidad Institucional

SISTEMA DE COLOR PRIMARIO

Las únicas versiones autorizadas para la aplicación del escudo son: blanco,
negro, azules y verdes institucionales.

COLOR PRIMARIO CMYK COLOR PRIMARIO

AZUL OSCURO AZUL CLARO

CÓDIGOS DE COLOR CÓDIGOS DE COLOR

CMYK C100 M53 Y0 K65 RGB CMYK C100 M75 Y24 K0

Pantone Pantone 540C Pantone Pantone 2955C
RGB R0 G48 B87 RGB R10 G74 B131
Web #003057 Web #0a4a83

TONOS DE COLOR TONOS DE COLOR

Matiz Matiz

100% 75% 50% 100% 75% 50%

DEGRADADO DEGRADADO

DEGRADADO PARA COMPOSICIONES

 19

SISTEMA DE COLOR SECUNDARIO

Cuando se aplique color en otras piezas se utilizará el verde institucional

con sus variaciones y/o dos colores complementarios.

CMYK COLOR SECUNDARIO COLOR PRIMARIO

VERDE NARANJA

CÓDIGOS DE COLOR CÓDIGOS DE COLOR

RGB CMYK C80 M0 Y40 K0 CMYK C0 M74 Y100 K0

RGB R4 G246 B232 RGB R235 G93 B11
Web #04f6e8 Web #eb5d0b

TONOS DE COLOR TONOS DE COLOR

Matiz Matiz

100% 75% 50%

100% 75% 50%
DEGRADADO

DEGRADADO
20 Manual de Identidad Institucional

TIPOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

La tipografía complementaria es aquella que acompaña el escudo en avisos,

folletos, plegables, afiches y demás elementos de uso publicitario.

En general se utiliza la fuente Soberana Pro en sus versiones light, regular, bold
y black con su respectiva .

En caso de utilizar otra fuente se debe aplicar de manera moderada para

guardar uniformidad con el diseño.
 21

TIPOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

Para la elaboración de cartas, circulares, memorandos, resoluciones y demás

documentos administrativos, se utilizará fuente Arial en sus versiones normal,
negrilla o cursiva.
22 Manual de Identidad Institucional

BANDERA 100% logo en 40%

La bandera, símbolo de la identidad y pertenencia institucional, está 60%

compuesta por tres franjas de color en posición horizontal, que Blanco
Pantone
representan la transparencia, la responsabilidad y la verdad de la labor de 000c
la Registraduría Nacional.
5%
La primera franja es de color blanco, símbolo de una institución garante de Verde
Pantone

la democracia y transparente con la ciudadanía. 326 C

En segundo lugar, como eje central, se encuentra la franja verde, insignia

de la responsabilidad de la Registraduría. 35%
Azul

100%
Pantone
540 C

100%

Por último, como soporte de la bandera, está la franja

de color azul, asociada con la seriedad y el compromiso
con verdad. Este color, además, acentúa la naturaleza
innovadora y tecnológica de la Registraduría del siglo XXI.

Para efectos del cumplimiento de las normas establecidas

en este Manual de Imagen Institucional, se procede a
implementar la nueva bandera de manera obligatoria a partir
de la fecha de expedición del manual, como lo establece la
Resolución 4563 del 20 de mayo de 2021.
 2
ESLOGAN

• Eslogan
• Tipografía eslogan
• Plano técnico
• Positivo / Negativo
 25

ESLOGAN

El próximo cuatrienio, La RNEC se propone dar un salto estructural que Esta es una iniciativa consciente en profundizar y ampliar la modernización
le permita actualizar y optimizar sus capacidades en todas las regiones, de la entidad en términos de automatización de procesos, digitalización de
departamentos y municipios del país, para así atender y dar respuesta productos, portabilidad de sistemas informáticos y por supuesto mejora
de manera cada vez más adecuada y satisfactoria a las necesidades y de la atención y servicio a los usuarios (en cuanto agilidad, oportunidad y
demandas que los ciudadanos de las democracias del siglo XXI tienen. acceso de los servicios que presta la entidad).

Este propósito fundamental define a la Registraduría del siglo XXI.

26 Manual de Identidad Institucional

TIPOGRAFÍA ESLOGAN
La fuente que se utiliza en el escudo es ANTONIO - Regular
 27

PLANO TÉCNICO POSITIVO - NEGATIVO

El plano técnico tiene como objetivo principal mantener fielmente las El uso de la imagen en negativo no es recomendable, salvo en casos
proporciones de los elementos básicos del logotipo de la Registraduría excepcionales en los cuales se haga absolutamente indispensable y se
del siglo XXI. justifique por la especificidad de la pieza dónde va a ser aplicado.

Para ello se muestra la retícula de trazo de cada uno de los elementos,

con el fin de evitar posibles alteraciones o deformaciones.

13x

X/2

13X
 3
• Hoja Membrete • Carné parqueadero PAPELERÍA
• Pie de página • Carné personal
• Membrete elecciones • Carné supernumerarios
• Sobre sin ventanilla • Carné contratistas - Fondo
• Boletín de prensa • Carné prensa
• Carpeta • Actas Administrativas
• Tarjeta de Presentación • Carta
• Otros documentos • Circular
• Memo ágil • Anexo 1 - Código org. interna
• Rótulo marcación de CD • Memorando
• Cartelera impresa • Resoluciones
 31

HOJA MEMBRETE

El escudo debe ir centrado en la parte superior como único elemento en el

encabezado. La dimensión establecida del escudo en hoja membrete, es
inmodificable:

4cm

2,5cm

A continuación, se indican los parámetros de ubicación del escudo y pie de

página en documentos administrativos
2 cm

1,5cm 1,5cm
32 Manual de Identidad Institucional

PIE DE PÁGINA

Contiene los siguientes datos, distribuidos en tres renglones centrados en Segundo renglón: dirección, ciudad, teléfonos con indicativo, código postal
tamaño 9 y fuente Arial Regular. Segundo renglón: página web.

Primer renglón: se escribe en negrilla el nombre de la dependencia: Lado derecho: ESLOGAN DEL PERIODO EN CURSO
Delegación Departamental de..., Registraduría Distrital de..., Registraduría Línea curva: Se utilizará una línea curva del color verde complementario
Auxiliar de..., Registraduría Especial de... o Registraduría Municipal de... como apoyo visual y elemento conector.
con su respectivo departamento. Para oficinas internas: Despacho de...,
Gerencia de..., etc.
 33

MEMBRETE ELECCIONES SOBRE SIN VENTANILLA

El escudo de la Registraguría debe ir justificado en la parte izquierda a En la cara frontal debe ir el escudo justificado a la izquierda como único
15mm del borde de la hoja y del mismo tamaño del membrete principal, elemento en el encabezado, a un centímetro del borde superior. En la parte
estará acompañado del logo de las correspondientes elecciones en el inferior, justificado a la derecha, debe ir: dirección, ciudad, teléfono con
encabezado. La dimensión establecida del escudo en hoja membrete, es indicativo y correo electrónico.
inmodificable:

4cm
4,5cm

2,5cm 2,5cm

3cm

Registraduría Nacional del Estado Civil

Tel: (1) 220 7689 Conm: 220 2880
Av. El Dorado No. 46-20 Bogotá D.C.
34 Manual de Identidad Institucional

Boletín CARPETA
de prensa
Las carpetas deben imprimirse en papel esmaltado de 300 gr.

Tamaño: 225 x 290 mm con un bolsillo de 60 mm de alto

Código: COFT03 - Versión:1 - Página: 1 de 2 - No. 114 de 2020

Bogotá, 1 de enero de 2022

Dsdsdsdsddsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsd
sdsdsdsdsdsdsdsddsdsdsdsdsds
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Dsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsds

dsdsdsdsdsds

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ssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsss
dsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssds
dsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdss

Boletín
de prensa elecciones

Código: COFT03 - Versión:1 - Página: 1 de 1 - No. 114 de 2020

Bogotá, 1 de enero de 2022

Dsdsdsdsddsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsd
sdsdsdsdsdsdsdsddsdsdsdsdsds
sdsdsdsdssds
Dsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsdsds

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ssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsssdsdsdsdsdsss
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 35

TARJETA DE PRESENTACIÓN OTROS DOCUMENTOS

El tamaño de será de 90 mm x 50 mm, llevará el escudo de la entidad Piezas como: rótulos, etiquetas, memo ágil y demás elementos
centrado a una distancia de 5mm del borde superior y con un tamaño de 20 corporativos, deben incluir el escudo de la Regístraduría en color negro.
mm x 13 mm y debajo de este la información personal que será distribuida
en dos partes, (la única fuente tipográfica permitida es Soberana Sans).
MEMO ÁGIL
- Primera parte: El nombre del funcionario y debajo el cargo.
- Segunda parte: En el primer renglón el correo electrónico, en el segundo
renglón la dirección y código postal, en el tercer renglón el número de
teléfono de la entidad y la (s) extención (es), en el cuarto renglón el
número de celular, y el quinto renglón llevará la ciudad y el departamento. MEMO ÁGIL
(únicamente en las tarjetas para Bogotá, dirá Bogotá - Colombia).
Las tarjetas de presentación se deben imprimir en papel blanco.

PARA:
ASUNTO:

Su estudio y concepto
Proyectar respuesta para mi firma
Responder directamente y enviar copia
Encargarse del asunto e informarme
Coordinar con
Su información y archivar Devolver
Para su Vo. Bo.
90 mm Hablar conmigo
Investigar
Urgente
Otros

Observaciones:
36 Manual de Identidad Institucional

RÓTULO MARCACIÓN DE CDs Carné

parqueadero funcionarios

CARTELERA IMPRESA
 37

CARNÉ PERSONAL

Para la elaboración del carné personal se deberá tener en cuenta el tipo de

vinculación, relación contractual o laboral del portador.

Funcionarios de planta
En la cara frontal, el carné contiene los siguientes campos: escudo, eslogan,
foto, nombres y apellidos, cargo, cédula y en la parte inferior en una franja
azul se indica la sede a la cual pertenece el funcionario. En la cara posterior
se encuentran las indicaciones para el caso de pérdida del carné, escudo
en color negro, línea gris en marca de agua de izquierda a derecha la firma
del Registrador Nacional del Estado Civil.

Características del carné:

Color: Policromía - Dimensión total: 86 x 54 mm. - Formato: Vertical

Supernumerarios
En la cara frontal, el carné contiene los siguientes campos: escudo, eslogan, foto,
nombres y apellidos, cargo, cédula, en la parte inferior en una franja amarilla
se indica el tipo de contrato (supernumerario) y la fecha de vencimiento, en
el fondo una abstracción del escudo en marca de agua. En la cara posterior
se encuentran las indicaciones para el caso de pérdida del carné, escudo en
color negro, línea gris en marca de agua de izquierda a derecha la firma del
Registrador Nacional del Estado Civil; la firma del Registrador Distrital y/o
Delegado Departamental.

Características del carné:

- Color: Policromía - Dimensión total: 86 x 54 mm - Formato: Vertical

38 Manual de Identidad Institucional

Carné contratistas
En este grupo se encuentran los carné para personas externas a la entidad:
contratistas, apoyo contratistas, pensionados, comisión contraloría, Fondo
rotatorio entre otros. En la cara frontal el carné contiene los siguientes
campos: escudo, foto, nombres y apellidos, cédula, fecha de vencimiento
y mosaico al fondo con escudos en marca de agua. En la cara posterior
se encuentran las indicaciones para el porte del carné, escudo el color en
color negro y la firma del Registrador Nacional del Estado Civil.

Características del carné:

Color: Policromía - Dimensión total: 86 x 54 mm. - Formato: Vertical

Nota: Se debe tener presente si el carné identificará a un funcionario

que prestará su servicio en alguno de los fondos adscritos a la RNEC, ya
que el escudo de la entidad debe ser reemplazado por el del fondo que
Foto 1 corresponda según el caso como en la (foto 1).
 39

Carné prensa

En este grupo se encuentran los carné para personal de prensa:

En la cara frontal el carné contiene los siguientes campos: escudo, foto,
nombres y apellidos, cédula, fecha de vencimiento y mosaico al fondo
con escudos en marca de agua. En la cara posterior se encuentran las
indicaciones para el porte del carné, escudo en color en color negro y la
firma del Registrador Nacional del Estado Civil.

Características del carné:

Color: Policromía - Dimensión total: 86 x 54 mm. - Formato: Vertical

40 Manual de Identidad Institucional

ACTAS ADMINISTRATIVAS

Instructivo para la elaboración de actas administrativas: c) Denominación del documento: después del título a tres interlíneas
se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a
Objeto: Este instructivo establece y unifica los requisitos para la elaboración continuación el número consecutivo que le corresponda. No se utiliza el
de actas administrativas, teniendo en cuenta la Norma Técnica NTC 3394 símbolo de número (#) o la abreviatura (No.).
de Icontec.
d) Fecha: contra el margen izquierdo a tres interlíneas de la palabra ACTA
Definición se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión
- Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,).
una reunión.
e) Hora: contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la palabra FECHA
Aspectos generales se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la
- Tamaño de papel: Oficio (ancho: 21,59 cm - alto: 33,02 cm) reunión.
- Márgenes: - Superior 4 cm
- Inferior 3 cm f) Lugar: contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la palabra HORA,
- Lateral izquierdo 4 cm se escribe la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos
- Lateral derecho 3 cm puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.
- Fuente y tamaño: Arial - 12 pts
g) Asistentes: contra el margen izquierdo a dos interlíneas del lugar se
Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos, en escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida
el cual se consignen: acciones, responsables de las mismas y fechas límite de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación de los nombres con
de cumplimiento. mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña
cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el
Componentes: orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía
en orden alfabético por apellidos.
a) Escudo: imagen que identifica a la entidad. Se ubica dentro del
encabezado a 9 cms horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y a - En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía o
1 cm vertical desde el borde superior. diferentes empresas se seguirá un orden alfabético por entidades.
- En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión,
b) Título: es el nombre de la reunión y su naturaleza. Se ubica a tres el orden alfabético se aplica por dependencias. Si hay varias personas de
interlíneas del escudo en mayúscula sostenida, centrada, destacada una misma dependencia se anotan en orden jerárquico.
con negrilla.
 41

- Representaciones. En la lista de asistentes es necesario aclarar l) Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra
cuando una persona lleva la representación de otra. Dicha persona CONVOCATORIA, contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida
se anota dos veces; como asistente y como representante. seguida de dos puntos (:), a tres interlíneas del último renglón del texto.
- Cuando los asistentes pasan de 15, se elabora una lista aparte, que A continuación se anotan la fecha y la hora de la próxima reunión. En
se incluye como primer anexo en el acta. caso de cambiar el lugar se indica el nuevo sitio de la reunión.

h) Invitados: a continuación de asistentes, a dos interlíneas del último m) Nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables
nombre se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula se escribe en mayúscula sostenida, a seis interlíneas de la última línea
sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con
nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. mayúscula inicial y sin centrar.

i) Ausentes: contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y - En caso de varios firmantes sus nombres se escriben a seis interlíneas
seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra AUSENTES, si los hay, a uno del otro, distribuidos por pares. Si el número de firmas es impar, el
dos interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia último se centra.
es justificada o no.
Firma de los responsables: toda acta lleva la firma de los responsables, de
j) Orden del día: contra el margen izquierdo a tres interlíneas del último las cuales mínimo dos aparecen en la página donde finaliza el texto.
nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL
DÍA seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas y contra el margen n) Anexos: documento o elemento que acompaña el acta administrativa.
izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una
inicial, identificando con números arábigos. Si el tema requiere de dos información, éstos se detallan en el documento y se adjuntan al acta. A
o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el dos interlíneas de los firmantes y contra el margen izquierdo se escribe
margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan el vocablo Anexo o Anexos con mayúscula inicial seguida de dos puntos
dos interlíneas. (:). Al frente de los dos puntos y a dos espacios se enuncia la cantidad
de hojas que componen el Anexo.
k) Desarrollo: contra el margen izquierdo a tres interlíneas del último
tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO ñ) Transcriptor: es la persona responsable de digitar el documento. A dos
seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas de este enunciado y interlíneas de la firma de los firmantes o del enunciado de anexos si los
contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con hay, y en estilo de fuente cursiva se escribe el nombre con mayúscula
número arábigo. inicial, seguido de la letra inicial en mayúscula del primer apellido. El
tamaño de la fuente para este componente es ocho.
- El primer tema puede ser la verificación del quórum o lectura,
discusión y aprobación del acta anterior. o) Rúbrica: por seguridad, el funcionario o los funcionarios competentes
- En el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior” se indica que intervienen en la elaboración del acta, pueden colocar su rúbrica en
si fue aprobada o se anotan las modificaciones que se presenten. cada una de las hojas, en la parte inferior izquierda.
42 Manual de Identidad Institucional

Ejemplo de acta: Todos los documentos de correspondencia interna

como externa deben llevar el código de organización
interna correspondiente (ver Anexo 1, Página 49), así
como su consecutivo.
9 cm 9 cm

4 interlíneas 4 interlíneas

3 interlíneas

3 interlíneas 3 interlíneas
2 interlíneas
2 interlíneas
6 interlíneas
2 interlíneas
2 interlíneas
2 interlíneas

3 interlíneas
2 interlíneas

3 interlíneas
2 interlíneas
2 interlíneas

Todos los documentos ilustra-

dos en este manual deben ser
diligenciados conforme a las
indicaciones dadas y estas no
deben ser modificadas.
 43

CARTA
Aspectos generales d) Datos del destinatario: se dirigen en forma personalizada, es decir, a
un funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía
- Tamaño de papel: Carta a la jefatura responsable. Se escribe a cuatro interlíneas de la fecha y
- Márgenes: - Superior: 4 cm contra el margen izquierdo, indicando:
- Inferior: 3 cm
- Lateral izquierdo: 4 cm - Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial; ejemplo:
- Lateral derecho: 3 cm Señor, Doctor, Ingeniero.
- Fuente y tamaño: Arial - 12 pts. - Nombre del destinatario: se ubica a interlineación sencilla del
tratamiento, contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida y
Firmas responsables sin negrilla. De preferencia se escriben los dos apellidos.
Los cargos que por competencia podrán firmar cartas son: Registrador - Cargo: se escribe a interlineación sencilla del destinatario, contra el
Nacional del Estado Civil, Secretario Privado, Secretario General, margen izquierdo, con mayúscula inicial y sin negrilla.
Registradores Delegados, Gerentes, Delegados Departamentales, - Entidad o empresa: se anota a interlineación sencilla del cargo,
Registradores Distritales, Directores, Jefes de Oficina y quienes ejerzan contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial y sin negrilla, con la
las funciones de Coordinadores en los grupos de trabajo. denominación más ampliamente más conocida, es decir, razón social.
- Dirección o apartado: Y utiliza una de las dos. Se anota a interlineación
Componentes sencilla de la entidad o empresa, cargo contra el margen izquierdo,
con mayúscula inicial y sin negrilla.
a) Escudo: imagen que identifica a la entidad. Se ubica dentro del - Nombre de la ciudad: se identifica la ciudad donde se ubica la dirección
encabezado a 9 cms horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y del destinatario por su nombre, aún tratándose de correspondencia
a 1 cm vertical desde el borde superior. local. Se escribe a interlineación sencilla de la dirección o apartado,
contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial y sin negrilla País: si
b) Numeración: es el número de referencia consecutivo de la la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma
correspondencia interna. Le debe anteceder el código alfabético del línea de la ciudad, separándola por coma (,).
nivel jerárquico superior inmediato, seguido del código que identifica a
la dependencia donde se genera el documento. (Ver Anexo 1: Códigos e) Asunto: constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en
Organización Interna). Se escriben en mayúsculas sostenidas, ubicados máximo cuatro palabras con mayúscula inicial y sin subrayar. A tres
contra el margen izquierdo y separándolos con un guion. Se escribe a interlíneas de los datos del destinatario, se ubica el vocablo Asunto
tres interlíneas del escudo. La numeración del consecutivo la asigna la seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la síntesis del documento.
dependencia donde se origina el documento.
f) Saludo: para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros
c) Fecha: son los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de el apellido seguido de dos puntos (:). Como saludo independiente se
envío. Se escriben a tres interlíneas del número contra el margen escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay
izquierdo. En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y asunto y a dos interlíneas cuando lo hay.
año sin separarlo con punto.
44 Manual de Identidad Institucional

g) Texto: es el cuerpo de la comunicación. Se inicia a tres interlíneas misma entidad, se omite la empresa. Si son varios destinatarios deben
del asunto o el saludo independiente, cuando los hay. Se escribe en ir alineados verticalmente con respecto a la ubicación del primero. Se
alineación justificada a interlineación sencilla entre renglones y doble utiliza interlineación sencilla.
entre párrafos. Se redacta en primera persona del plural (nosotros)
porque representa a un grupo, así se trate de un único firmante. En lo m) Transcriptor: Es la persona responsable de digitar el documento. A
posible se trata un solo tema por carta. dos interlíneas de la firma del remitente o del último renglón escrito, y
en estilo de fuente cursiva se escribe el nombre con mayúscula inicial,
h) Páginas subsiguientes: el encabezado se ubica a 1 cm del borde seguido de la letra inicial en mayúscula del primer apellido. El tamaño
superior de la hoja. El primer párrafo de las páginas subsiguientes se de la fuente para este componente es ocho. Si la persona que firma es
inicia a cuatro interlíneas del escudo (este se ubica en la misma posición la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del
que se indica para la página inicial). La última página debe contener transcriptor. Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma,
como mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida. sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo.

i) Despedida: expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del n) Pie de página: son los datos de la dependencia a la cual pertenece el
texto, contra el margen izquierdo. Se presenta una expresión breve funcionario responsable de la firma del documento. Se compone de tres
seguida de coma (,). renglones, separados a interlineación sencilla y centrado.

j) Firma del remitente: el nombre del remitente se escribe contra el - En el primer renglón se escribe el nombre de la dependencia,
margen izquierdo a seis interlíneas de la despedida, con mayúscula Delegación Departamental, Registraduría Distrital, Auxiliar, Especial
sostenida. El cargo se escribe a interlineación sencilla, con mayúscula o Municipal, con su respectivo departamento, en Negrilla.
inicial y sin centrar. El funcionario responsable firma encima del nombre - En el segundo, se anotan los datos de la ubicación de la dependencia,
mecanografiado con tinta negra. en orden de dirección, ciudad y teléfonos de contacto con indicativo
y página web.
k) Anexos: documento o elemento que acompaña la carta. Si se requieren - En el tercer renglón se escribe el eslogan de la Registraduría Nacional
se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlíneas de la firma del Estado Civil
del remitente y contra el margen izquierdo se escribe el vocablo Anexo
o Anexos con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). Al frente de Nota: La fuente utilizada para el Pie de página es: Arial, en tamaño 9.
los dos puntos y a dos espacios se enuncia la cantidad de hojas o tipo
de anexo. ñ) Rúbrica: por seguridad, el funcionario o los funcionarios competentes
que intervienen en la elaboración de la carta, pueden colocar su rúbrica
l) Copia: a dos interlíneas de la firma del remitente o del anexo (si lo hay) en cada una de las hojas, en la parte inferior izquierda.
contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere,
sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Al frente y a dos espacios de
los dos puntos se relacionan los destinatarios así: tratamiento, nombre,
cargo y entidad o empresa, pero si se dirige a un funcionario de la
 45

Ejemplo de carta:

9 cm

3 interlíneas

3 interlíneas
Todos los documentos de correspondencia interna
4 interlíneas como externa deben llevar el código de organización
interna correspondiente (ver Anexo 1, Página 49), así
como su consecutivo.

3 interlíneas

2 interlíneas

3 interlíneas

3 interlíneas

6 interlíneas

2 interlíneas
2 interlíneas
2 interlíneas

Todos los documentos ilustrados en este manual

deben ser diligenciados conforme a las indicaciones
dadas y estas no deben ser modificadas.
46 Manual de Identidad Institucional

CIRCULAR

Instructivo para la elaboración de circulares Aspectos generales

Objeto - Tamaño de papel: Carta

Este instructivo establece y unifica los requisitos para la elaboración de - Márgenes: - Superior: 4 cm
circulares, teniendo en cuenta la Norma Técnica Colombiana NTC 3234 - Inferior: 3 cm
de Icontec. - Lateral izquierdo: 4 cm
- Lateral derecho: 3 cm
Definición - Fuente y tamaño: Arial - 12 pts

Circular: comunicación interna o externa de carácter general o normativo, La circular Interna o externa no lleva saludo.
con el mismo texto o contenido dirigido a varios destinatarios.
Componentes
Clasificación: De acuerdo con los destinatarios las circulares se
clasifican en: a) Escudo: imagen que identifica a la entidad. Se ubica dentro del
- Circular externa: comunicación con el mismo texto, dirigida en encabezado a 9 cms horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y
forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para a 1 cm vertical desde el borde superior.
diferentes destinatarios, con el fin de dar a conocer información de
carácter institucional. b) Ubicación del título: a partir del escudo, a tres interlíneas se ubica la
- Circular interna: comunicación con el mismo contenido utilizada palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada, destacada con
para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas negrilla y espaciada.
generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de Nota: Para el caso de la elaboración de circulares externas, se adiciona la palabra
interés común. EXTERNA, con las mismas especificaciones descritas anteriormente para el título.

Firmas responsables c) Numeración: es el número de referencia consecutivo e independiente

de la numeración utilizada para la correspondencia interna. Le debe
Las circulares externas solo podrán ser firmadas por el Registrador Nacional anteceder el código alfabético del nivel jerárquico superior inmediato,
del Estado Civil. Los cargos que por competencia podrán firmar circulares seguido del código que identifica a la dependencia donde se genera el
internas son: Registrador Nacional del Estado Civil, Secretario Privado, documento. (Ver Anexo 1: Códigos Organización Interna). Se escriben
Secretario General, Registradores, Delegados, Gerentes, Delegados en mayúsculas sostenidas, centradas y separándolos con un guion a
Departamentales, Registradores Distritales, Directores y Jefes de Oficina. dos interlíneas de la palabra CIRCULAR. Esta numeración es asignada
por la Secretaría General de la entidad.
Nota: para el caso de circulares que se generen en el nivel desconcentrado, cada
Delegación Departamental llevará su propia numeración consecutiva.
 47

d) Fecha: son los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha espacios se enuncia la cantidad de hojas que componen el Anexo o tipo
de envío. Se escriben a tres interlíneas del número contra el margen de anexo.
izquierdo. En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año
sin separarlo con punto. l) Transcriptor: es la persona responsable de digitar el documento.
A dos interlíneas del cargo del remitente o del último renglón escrito, y
e) Destinatario: persona o grupo de personas a quien se dirige la en estilo de fuente cursiva se escribe el nombre con mayúscula inicial,
comunicación. Se escribe a tres interlíneas de la fecha y contra el margen seguido de la letra inicial en mayúscula del primer apellido. El tamaño de
izquierdo; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la fuente para este componente es ocho.
la circular.
m) Pie de página: son los datos de la dependencia a la cual pertenece el
f) Asunto: constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro funcionario responsable de la firma del documento. Se compone de tres
palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo renglones, separados a interlineación sencilla y centrado.
Asunto con mayúscula inicial y seguida de los puntos (:).
- En el primer renglón se escribe el nombre de la dependencia,
g) Texto: es el cuerpo de la comunicación. Se inicia a cuatro interlíneas Delegación Departamental, Registraduría Distrital, Auxiliar, Especial
del grupo destinatario o del asunto. Se escribe en alineación justificada o Municipal, con su respectivo departamento, en Negrilla.
a interlineación sencilla y doble entre párrafos. Se redacta en tercera - En el segundo, se anotan los datos de la ubicación de la dependencia,
persona del singular. en orden de dirección, ciudad y teléfonos de contacto con indicativo
y página web.
h) Páginas subsiguientes: el encabezado se ubica a 1 cm del borde - En el tercer renglón se escribe el eslogan de la Registraduría Nacional
superior de la hoja. El primer párrafo de las páginas subsiguientes del Estado Civil.
se inicia a cuatro interlíneas del encabezado. La última página debe Nota: La fuente utilizada para el Pie de página es: Arial regular, en tamaño 9.
contener como mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida. Las
páginas subsiguientes llevan logotipo. n) Rúbrica: por seguridad, el funcionario o los funcionarios competentes
que intervienen en la elaboración de la circular, pueden colocar su
i) Despedida: expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del rúbrica en cada una de las hojas, en la parte inferior izquierda.
texto, contra el margen izquierdo. Se presenta una expresión breve
seguida de coma (,).

j) Remitente: el nombre se sitúa a seis interlíneas después de la

despedida en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo. El cargo
se anota a una interlínea del nombre con mayúscula inicial.

k) Anexos: documento o elemento que acompaña la circular. Si se

requieren se detallan en el texto. A dos interlíneas del cargo y contra el
margen izquierdo se escribe el vocablo Anexo o Anexos con mayúscula
inicial seguido de dos puntos (:). Al frente de los dos puntos y a dos
48 Manual de Identidad Institucional

Ejemplo de circular:

3 interlíneas
2 interlíneas
Todos los documentos de correspondencia interna
3 interlíneas
como externa deben llevar el código de organiza-
ción interna correspondiente (ver Anexo 1, Página
3 interlíneas
49), así como su consecutivo.
3 interlíneas

4 interlíneas

2 interlíneas
3 interlíneas

6 interlíneas

2 interlíneas
2 interlíneas

Todos los documentos ilustrados en este manual

deben ser diligenciados conforme a las indicaciones
dadas y estas no deben ser modificadas.
 49

Anexo 1 - Códigos Organización Interna

1. Despacho Registrador Nacional del Estado Civil DRN 5. Gerencia Administrativa y Financiera DRN-GAF
• Oficina de Comunicaciones y Prensa DRN-OCP • Dirección Administrativa GAF-DA
• Oficina de Control Interno DRN-OCI • Grupo Almacén e Inventario DA-GAI
• Oficina de Control Disciplinario DRN-OC • Grupo Gestión Documental y Archivos DA-GGDA
• Secretaria Privada DRN-SP • Grupo Gestión de Correspondencia DA-GGC
• Grupo Mantenimiento y Construcciones DA-GMC
2. Secretaría General DRN-SG • Grupo Transportes DA-GT
• Oficina de Planeación SG-OP • Grupo Compras DA-GC
• Oficina Jurídica SG-OJ • Dirección Financiera GAF-DF
• Grupo Asesorías en Conceptos y Consultas OJ-GACC • Grupo Gestión Financiera DF-GGF
• Grupo Defensa Jurídica OJ-DJ • Grupo Pagaduría DF-GPG
• Grupo Control y Atención a Tutelas OJ-CAT • Grupo Contabilidad DF-GC
• Grupo de las Solicitudes de Conciliación OJ-SC • Grupo Presupuesto DF-GP
• Grupo de la Acción de Repetición OJ-AR • Grupo Control de Recaudos DF-GCR
• Grupo Cobros Coactivos OJ-GCC
6. Gerencia del Talento Humano DRN-GTH
3. Registraduría Delegada en lo Electoral DRN-RDE • Grupo Desarrollo Integral del Talento Humano GTH-DITH
• Dirección de Censo Electoral RDE-DCE • Grupo Salarios y Prestaciones GTH-P y S
• Dirección Gestión Electoral RDE-DGE • Grupo Carrera Administrativa Especial GTH-CAE
• Grupo Registro y Control GTH-R y C
4. Registraduria Delegada para el Registro Civil • Grupo de Viáticos GTH-Víaticos
y la Identificación DRN-RDRCI
• Dirección Nacional de Registro Civil RDRCI-DNRC
• Grupo Jurídica DNRC-GJ 7. Gerencia de Informática DRN-GI
• Grupo Informática DNRC- GI • Grupo Integración y Gestión GI-GIG
• Grupo Tarjeta de Identidad DNRC-GTI • Grupo Desarrollo y Programación GI-GDP
• Grupo Servicio Nacional de Inscripción DNRC-GSNI • Grupo Operación y Comunicaciones GI-GOC
• Dirección Nacional de Identificación RDRCI-DNI
• Grupo Recepción DNI-GR 8. Fondos Adscritos a la RNEC
• Grupo Validación e Individualización DNI-GVI • Fondo Rotatorio FRR
• Grupo Producción y Envíos DNI-GPE • Fondo Social de Vivienda FSV
• Grupo Novedades DNI-GN
• Grupo Soporte Técnico e Informático DNI-GSTI
• Grupo de Servicio de Información Ciudadana DNI-GSIC
• Grupo Cedulación en el Exterior DI-GCE
• Grupo Archivos de Identificación DNI-GAI
50 Manual de Identidad Institucional

MEMORANDO
Componentes
Instructivo para la elaboración de memorando
a) Escudo: imagen que identifica a la entidad. Se ubica dentro del
Objeto encabezado a 9 cms horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y a
1 cm vertical desde el borde superior.
Este instructivo establece y unifica los requisitos para la elaboración de
memorandos, teniendo en cuenta la Norma Técnica Colombiana NTC b) Ubicación del título: a partir del escudo, a tres interlíneas se ubica la
3397 de Icontec. palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida, centrada, destacada
con negrilla y espaciada.
Definición
c) Numeración: es el número de referencia consecutivo de la
Memorando: comunicación escrita de carácter interno que se utiliza para correspondencia interna. Le debe anteceder el código alfabético del
transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales nivel jerárquico superior inmediato, seguido del código que identifica a
o regionales. la dependencia donde se genera el documento. (Ver Anexo 1: Códigos
Organización Interna). Se escriben en mayúsculas sostenidas, ubicados
Aspectos generales contra el margen izquierdo y separándolos con un guión a dos interlíneas
de la palabra MEMORANDO. La numeración del consecutivo la asigna la
- Tamaño de papel: Carta dependencia donde se origina el documento.
- Márgenes: - Superior: 4 cm
- Inferior: 3 cm d) Fecha: son los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha
- Lateral izquierdo: 4 cm de envío. Se escriben a tres interlíneas del número contra el margen
- Lateral derecho: 3 cm izquierdo. En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año
- Fuente y tamaño: Arial - 12 pts sin separarlo con punto.

La circular Interna o externa no lleva saludo. El memorando no se dirige a un e) Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación. Se escribe
grupo, es personalizado. a tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo se ubica la
preposición PARA en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Al
Firmas responsables: Los cargos que por competencia podrán firmar frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial. Estos
memorandos son: Registrador Nacional del Estado Civil, Secretario Privado, datos incluyen el tratamiento, nombre y cargo. Este último separado
Secretario General, Registradores Delegados, Gerentes, Delegados por coma.
Departamentales, Registradores Distritales, Directores, Jefes de Oficina,
Asesores y quienes ejerzan las funciones de Coordinadores en los Grupos f) Remitente: son los datos de la persona que firma el documento. A dos
de trabajo. interlíneas de la palabra PARA y contra el margen izquierdo, se ubica la
preposición DE en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al
frente se anota el cargo del remitente con mayúscula inicial.
 51

g) Remitente o destinatario no titular: si la persona a quien se dirige o n) Copia: a dos interlíneas de la firma del remitente o del anexo (si lo hay)
quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace la aclaración contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere,
correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula (E.) sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Al frente y a dos espacios de los
seguida de punto. dos puntos se relacionan los destinatarios así: tratamiento, nombre y
cargo. Si son varios destinatarios deben ir alineados verticalmente con
h) Asunto: constituye la síntesis del contenido del memorando, expresada respecto a la ubicación del primero. se utiliza interlineación sencilla.
en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial. A dos interlíneas
de la preposición DE y contra el margen izquierdo se ubica el vocablo o) Transcriptor: es la persona responsable de digitar el documento. A dos
ASUNTO en mayúscula sostenida, seguida de los puntos (:). Al frente se interlíneas de la firma del remitente o del último renglón escrito, y en
anota la síntesis del documento. estilo de fuente cursiva se escribe el nombre con mayúscula inicial,
seguido de la letra inicial en mayúscula del primer apellido. El tamaño
i) Texto: es el cuerpo de la comunicación. Se inicia a cuatro interlíneas del de la fuente para este componente es ocho. Si la persona que firma es
ASUNTO. Se escribe en alineación justificada a interlineación sencilla y la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del
doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular. En lo transcriptor. Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma,
posible se trata un solo tema por memorando. sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo.

j) Páginas subsiguientes: el encabezado se ubica a 1 cm del borde superior p) Pie de página: son los datos de la dependencia a la cual pertenece el
de la hoja. El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia a funcionario responsable de la firma el documento. Se compone de tres
cuatro interlíneas del encabezado. La última página debe contener renglones, separados a interlineación sencilla y centrado.
como mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida. Las páginas
subsiguientes llevan logotipo. - En el primer renglón se escribe el nombre de la dependencia,
Delegación Departamental, Registraduría Distrital, Auxiliar,
k) Despedida: expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del Especial o Municipal, con su respectivo departamento, en negrilla.
texto, contra el margen izquierdo. Se presenta una expresión breve - En el segundo, se anotan los datos de la ubicación de la dependencia,
seguida de coma (,). en orden de dirección, ciudad y teléfonos de contacto con indicativo
y página web.
l) Firma del remitente: el nombre del remitente se escribe contra el - En el tercer renglón se escribe el eslogan de la Registraduría
margen izquierdo a seis interlíneas de la despedida, con mayúscula inicial. Nacional del Estado Civil.
El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado
con tinta negra. q) Rúbrica: por seguridad, el funcionario o los funcionarios competentes
que intervienen en la elaboración del memorando, pueden colocar su
m) Anexos: documento o elemento que acompaña el memorando. Si rúbrica en cada una de las hojas, en la parte inferior izquierda.
se requieren se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos
interlíneas de la firma del remitente y contra el margen izquierdo se
escribe el vocablo Anexo o Anexos con mayúscula inicial seguida de
dos puntos (:). Al frente de los dos puntos y a dos espacios se enuncia
la cantidad de hojas que imponen el Anexo o tipo de anexo.
52 Manual de Identidad Institucional

Ejemplo de memorando:

3 interlíneas

2 interlíneas
Todos los documentos de correspondencia interna
3 interlíneas como externa deben llevar el código de organización
interna correspondiente (ver Anexo 1, Página 49), así
3 interlíneas como su consecutivo.
2 interlíneas
2 interlíneas
4 interlíneas

2 interlíneas

6 interlíneas

2 interlíneas
2 interlíneas
2 interlíneas

Todos los documentos ilustrados en este manual

deben ser diligenciados conforme a las indicaciones
dadas y estas no deben ser modificadas.
 53

RESOLUCIONES

c) Numeración: es el número de referencia consecutiva e independiente

Se elaborarán con el formato y características de diseño establecidas en de la numeración utilizada para la correspondencia interna. A con-
el anterior manual. tinuación de la palabra RESOLUCIÓN se escribe la abreviación “No.”
destacada en negrilla y centrada, enseguida se anota el número de la
Instructivo para la elaboración de resoluciones Resolución y se indica el año correspondiente.

Este instructivo establece y unifica los requisitos para la elaboración de Nota: para el caso de las resoluciones que firma el Registrador Nacional del Estado Civil,
resoluciones la numeración será asignada por la Secretaría General. Para el caso de las resoluciones
expedidas por funcionarios que tengan dicha facultad, la numeración la asignará la
Definición dependencia que la genere.

Resolución: acto administrativo, orden o decisión de autoridad gubernativa d) Fecha: son los datos del día, mes (en minúscula) y año sin separarlo
expedida por el funcionario competente. con punto. Se escribe centrado entre paréntesis a interlineación sencilla
de la palabra Resolución.
Aspectos generales
e) Título: es el texto que indica la finalidad de la resolución. Se escribe
- Tamaño de papel: Oficio - 21.5 cm x 33 cm centrado a dos interlíneas de la fecha.
- Márgenes: - Superior: 2 cm
- Inferior: 2 cm f) Responsable: es el cargo del funcionario competente para proferir la
- Lateral izquierdo: 2 cm Resolución. Se escribe a tres interlíneas en mayúscula sostenida, centrada,
- Lateral derecho: 2 cm destacada con negrilla. Debajo del responsable a interlineación sencilla
- Fuente y tamaño: Arial - 12 pts y centrada se anota la siguiente leyenda: “en ejercicio de sus facultades
legales, y “.
Componentes
g) Considerando: a tres interlíneas del responsable se escribe en
a) Escudo: imagen que identifica a la entidad. Se ubica dentro del mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla la palabra
encabezado a 8.4 cms horizontales desde el borde izquierdo de la hoja CONSIDERANDO seguida de dos puntos (:).
y a 1 cm vertical desde el borde superior.
h) Parte considerativa: es la parte que justifica la toma de una decisión
b) Ubicación del título: a tres interlíneas del escudo se escribe la palabra dentro de la resolución. Se escribe a tres interlíneas de la palabra
RESOLUCIÓN en mayúscula sostenida, centrada, destacada con negrilla. CONSIDERANDO e inicia con la palabra QUE. Se escribe en alineación
justificada a interlineación sencilla y doble entre párrafos.
54 Manual de Identidad Institucional

i) Resuelve: es la decisión adoptada mediante la resolución. A partir n) Páginas subsiguientes: En tamaño 10, se indica la continuidad del
del último renglón del considerando y a tres interlíneas se escribe en documento, el número de la resolución y el título de la misma, mediante
mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla la palabra la frase: Continuación de la Resolución No. “Por la cual…”.
RESUELVE seguida de dos puntos (:).
Nota: La última página debe contener como mínimo un artículo antes de la firma del
j) Parte resolutiva: corresponde a los enunciados que expresan las responsable.
decisiones adoptadas por el funcionario responsable mediante artículos.
Se escribe a tres interlíneas de la palabra RESUELVE e inicia con las o) Rúbrica: por seguridad, el funcionario o los funcionarios competentes
palabras ARTÍCULO PRIMERO en mayúscula sostenida y destacada con que intervienen en la elaboración de la resolución, pueden colocar su
negrilla seguida de dos puntos (:). Se escribe en alineación justificada rúbrica en cada una de las hojas, en la parte inferior izquierda.
a interlineación sencilla y doble entre párrafos. Para los artículos
siguientes se procede de igual forma.

k) Publicidad: se escribe las palabras, PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE o una combinación de estas de acuerdo
con la naturaleza y contenido de la resolución a tres interlíneas del
último renglón de la parte resolutiva en mayúscula sostenida, centrada
y destacada con negrilla. Para efectos de este manual, el uso de estos
vocablos, estará sujeto a revisión por parte de la Oficina Jurídica
correspondiente según el caso.

l) Lugar y fecha de expedición: contra el margen izquierdo y a dos

interlíneas de las palabras, PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
se indica el lugar (ciudad) y fecha de expedición de la resolución en
orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

m) Firma del responsable: es el nombre del responsable. Se escribe a seis

interlíneas del lugar y fecha de expedición con mayúscula sostenida,
centrada y destacada con negrilla. El cargo se anota a una interlínea del
nombre con mayúscula inicial. El funcionario responsable firma encima
del nombre mecanografiado con tinta negra.
 55

Ejemplo de resolución:
 4
SEÑALÉTICA

• Fachadas de registradurías
• Señalética
• Variación de color
• Aviso para atención al público,
por tipo de servicio
58 Manual de Identidad Institucional

Fachadas
de registradurías

La fachada en las instalaciones de la Registraduría Nacional del Estado En aquellas sedes cuya fachada esté construida con enchapes o
Civil, deben tener una presentación acorde a la imagen corporativa elementos similares, que no permitan la pintura en blanco, el aviso
definida en este manual. No debe compartirse con anuncios de externos, deberá ser ubicado en un lugar visible, tal y como se especifica en la
grafiti u otro tipo de avisos. imagen (foto 2).

En las Registradurías especiales y auxiliares que así lo permitan, el color Este aviso debe ser el que esté definido por el manual.
de la fachada deberá ser blanco y en un lugar visible se ubicará el aviso
que identifica la sede (foto 1).

foto 1
foto 2
60 Manual de Identidad Institucional

SEÑALÉTICA
La señalización es necesaria para identificar las diferentes dependencias
de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Se aplica de forma horizontal
y está compuesta por un cuadro de color verde institucional, con el escudo
en negativo, ubicado en la parte izquierda y franja blanca donde se ubica
el texto, correspondiente al mensaje de la señalización: oficinas, servicios,
etc. La fuente para el texto debe ser Soberana Sans
 61

Variación de color Aviso para atención al público,

por tipo de servicio

Puede usarse una variación en el color

de la señalética, esto dependerá de
la iluminación del recinto, se sugiere
este en ambientes oscuros.
 APLICACIÓN EN

5
• Página web
• Redes sociales
MEDIOS DIGITALES
• Red social interna
• Otras Piezas
• Cartelera digital
• Firmas para correos
• Afiches
• Pendones
• Plantillas para PPT
• Avisos imantados para vehículos
 65

PÁGINA
WEB

Siguiendo el 4.º objetivo del Plan Estratégico

2019-2023 de la entidad, la página web
ha evolucionado al tener una interfaz más
amigable con el usuario, además de prestar
servicios más accesibles y ser consecuente
con las necesidades de los colombianos.
66 Manual de Identidad Institucional

REDES
SOCIALES

FACEBOOK
Es una red social que siguiendo con los
lineamientos de la Registraduría del siglo XXI, ha
evolucionado para ser más interactiva con los
usuarios.
 67

REDES
SOCIALES

INSTAGRAM
Es una red social que ha logrado visibilizar
a la Registraduría del siglo XXI por medio
de sus publicaciones interactivas con los
colombianos, brindándoles la oportunidad
de expresar sus inquietudes respecto a los
procesos que desarrolla la entidad.
68 Manual de Identidad Institucional

REDES
SOCIALES

YOUTUBE
Ha adoptado un orden al tener todos los archivos
gráficos de la Registraduría del siglo XXI. Gracias
a esto, los colombianos tienen un acceso más
fácil y directo a la información más importante
de la entidad.
 69

REDES
SOCIALES

TWITTER
Gracias a la inmediatez de Twitter
y la posibilidad de interacción
minuto a minuto, esta red social ha
garantizado que la información más
importante de la Registraduría del
siglo XXI llegue a los colombianos
con la mayor brevedad posible.
70 Manual de Identidad Institucional

REDES
SOCIALES

LINKEDIN
La red LinkedIn de la Registraduría del siglo XXI se
ha transformado para mostrarle a los colombianos
los cambios que la entidad ha hecho en temas
corporativos; además de permitir interacciones por
medio de publicaciones y encuestas.
 71

REDES
SOCIALES
72 Manual de Identidad Institucional

RED
SOCIAL INTERNA

YAMMER
Yammer es la red social interna de la
entidad que alineada con los objetivos del
Plan Estratégico 2019-2023, ha incluido
a todos los funcionarios de la entidad
para que siempre estén informados de los
acontecimientos más importantes de la
Registraduría del siglo XXI.
 73

OTRAS PIEZAS

Cartelera digital
74 Manual de Identidad Institucional

FIRMAS PARA CORREOS

Firmas
directivos

Firmas
funcionarios
 75

AFICHES
Estas piezas gráficas apoyan la labor comu-
nicativa de la entidad, difunden mensajes
cortos y precisos como campañas internas o
comunicados especiales y temporales.

Tamaño mínimo
1/8 de pliego, 250 x 350 mm

Tamáño reglamentario
Tabloide 280x432 mm

Tamaño máximo:
Pliego 700 x 1000 mm
76 Manual de Identidad Institucional

PENDONES

Estas piezas de comunicación apoyan

los distintos eventos y reuniones de
la entidad.

Tamaño mínimo
1.0 x 2.0 mts
77
78 Manual de Identidad Institucional

Guía para la elaboración

de diapositivas en power point

Objetivo

Presentar una imagen homogénea y única de la Registraduría, por parte de

todos los directivos y funcionarios en sus presentaciones institucionales.

Recomendaciones

- Recuerde que el contenido de las diapositivas es un resumen de su

presentación oral.

- Sea agradable y seguro en la presentación, hable con tono firme y

asegúrese que todo el público lo escucha.

- Ayúdese de un apuntador para explicar las diapositivas, especialmente

cuando se amplía en video beam.

- Puede colocar en pie de página, la fecha y el nombre del expositor.

- Títulos de los capítulos en minúscula, tamaño letra entre 28 y 36.

- Se pueden incluir logos de otras entidades cuando la presentación es

compartida.
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Avisos imantados
para vehículos

Objetivo

Identificar a la entidad y su misión específica en campo.

Recomendaciones

- Ubicar los avisos imantados en las puertas delanteras.

Tamaño reglamentario:

55 cm x 32.8 cm
 • Uniformes
APLICACIÓN

6
• Camisa manga larga
• Camisa manga corta TEXTIL
• Camisetas polo RNEC
• Camisetas polo prensa
• Chaleco
• Gorra
• Peto
• Chaleco Udapv
• Brigada de Emergencia

Los uniformes para el área de mantenimiento y servicios generales

seguirán siendo los mismos.
82 Manual de Identidad Institucional

UNIFORMES
Camisa Camisa
manga larga manga corta
En el caso de prendas distintivas, como camisetas, chalecos, gorras y La camisa manga corta debe ser de color blanco o azul índigo.
otras piezas de visibilidad institucional, el escudo deberá ir en negro o
blanco. La camisa manga larga debe ser de color blanco o azul índigo. El escudo debe ir a la altura del pecho, al lado izquierdo, y debe
tener un tamaño de 70 mm de ancho, a proporción. El eslogan debe estar
El escudo debe ir a la altura del pecho, al lado izquierdo, y debe al lado derecho y a la misma altura del escudo, y también debe medir
tener un tamaño de 70 mm de ancho, a proporción. El eslogan debe estar 70 mm, a proporción.
al lado derecho y a la misma altura del escudo, y también debe medir 70 mm,
a proporción.
 83

Camisetas Polo
Registraduría

Las camisetas deben tener el escudo a la altura del pecho, a lado

izquierdo, y el eslogan al lado derecho. Además, la manga debe
llevar escrito el departamento al cual pertenece el funcionario. El
tamaño del escudo y el eslogan debe ser de 80 mm de ancho, en
proporción. Si la camiseta esblanca, se debe imprimir en positivo;
si la camisera es azul, se debeimprimir en negativo.
84 Manual de Identidad Institucional

Camisetas Polo
Prensa

En el caso de prendas distintivas, como camisetas de

visibilidad institucional, el escudo debe ir en negro o
en blanco.
 85

Chaleco

En el caso de los chalecos, para que tengan visibilidad institucional, el

escudo debe ir en blanco.
86 Manual de Identidad Institucional

Gorra Peto

Será una prenda distintiva que llevará el escudo de la entidad, el eslogan Identificará a los funcionarios que prestan servicio o apoyo fuera de la
vigente y el nombre del departamento al cual pertenece la delegación o la entidad, por ejemplo, en elecciones y otros eventos.
oficina a la cual pertenezca el funcionario.
El escudo de la entidad debe ir en color blanco, estar ubicado al costado
El color de la gorra puede ser blanco o azul índigo, y el de las imágenes, Izquierdo, a la altura del pecho, y medir 10 cm. El eslogan debe estar
blancas o azul oscuro, según el contraste. ubicado en la parte posterior, a 12 cm del cuello, debe medir 22 cm y ser
de color blanco.
 87

Chaleco Udapv Brigada de emergencia

Será una prenda distintiva que llevará el escudo de la entidad, el eslogan Contará con dos prendas de color verde: una gorra y un chaleco. La gorra
vigente y logo de la Udapv. tendrá estampado en la parte derecha el escudo de la entidad, en un
tamaño de 70 mm; en la parte izquierda debe ir el eslogan, también de 70
El color del chaleco es azul. El escudo y los logos deben ser estampados en mm, y al frente debe estar el logo de la brigada, de 80 mm de diámetro.
color blanco. Tanto el logo de la Udapv como el eslogan de la parte frontal
deben tener un ancho de 100 mm. El escudo de la espalda debe tener 280 mm El chaleco tendrá en la parte izquierda, a la altura del pecho, el logo de la
de ancho. brigada, de 60 mm de diámetro, y debajo de este, las iniciales P.M.U.

Al lado derecho, también a la altura del pecho, debe ir el escudo de la

entidad, cuyo ancho debe ser de 100 mm. En la parte posterior deben
ir las siglas P.M.U. y el cargo de la persona designada para el evento.
En total, el gráfico debe tener un ancho de 280 mm.
 Fondos adscritos a la
Registraduría Nacional

7
del Estado Civil

• Fondo Rotatorio
• Fondo Social de Vivienda
90 Manual de Identidad Institucional

FONDO ROTATORIO
Su aplicación debe mantener las mismas reglas del escudo institucional
de la Registraduría Nacional del Estado Civil, es decir debe ubicarse como
único elemento centrado un centímetro del borde superior de la papelería
administrativa
Registraduría Nacional
del Estado Civi

El logosímbolo del Fondo Rotatorio se aplica en color negro

Assi omnimetusam faccusame

Venditis ducimpo rescium .

Ihiciendit a pro corerum quiduciun t dem ipsam harcia t qui delicipsaes eosseditior e pa quis qui nem es et
quos molupt a simincia culpa cus.

gnimusci a coris earunt quae pa ipsus ciis consed et vent, tempos eos dolor i sapedigendit quo ipsunt
laccabo. Soluptasi dolumquund i beatus ipiet ea nest qui dis est aut dolupta doluptatu r sam, od quis rem
fuga. Itam ressi voluptatur?

5X quam, sunturibea nulpa cum et, unt.

x/2

Registraduría Nacional Dirección - teléfono s (con indicativo) - código postal – ciudad - Correo electrónico

del Estado Civil

X

11X
 91

FONDO SOCIAL DE VIVIENDA

El logosímbolo del Fondo Social de Vivienda, tiene una combinación de colores
entre negro y verde institucional .

15x

Fondo Social de Vivienda

Dirección - teléfono s (con indicativo) - código postal – ciudad - www.registraduria. gov.co
ESLOGAN DE LA ADMINI STRACIÓN EN VIGENCIA
92 Manual de Identidad Institucional