Microsoft Power BI Desktop
En este módulo introduciremos los principales componentes de Power BI Desktop. En primer
lugar, veremos cómo conectarnos a diferentes fuentes de información, por ejemplo, archivos
Excel y CSV. Luego, veremos cómo transformar los datos con la herramienta Query Editor,
esto con el objetivo de llevarlos al formato adecuado para su posterior visualización. Además,
veremos cómo relacionar las distintas tablas cargadas a través de sus llaves primarias y
foráneas. Finalmente, veremos cómo visualizar los datos con el objetivo de responder
preguntas del negocio. En resumen, en este módulo veremos el flujo que se debe seguir para
la construcción de un reporte.
Todos los ejemplos adjuntos en esta lectura son construidos utilizando la base de datos
Adventure Works (Microsoft, 2016), la cual fue utilizada en el video tutorial y viene adjunta
en los recursos del módulo.
Cargar datos
En esta sección veremos cómo conectarnos a diferentes fuentes de información, en particular
a archivos Excel y CSV. Los archivos Excel pueden tener múltiples pestañas, lo importante es
que las pestañas que se desean cargar tengan una estructura tabular. Lo mismo aplica a los
archivos CSV, que a diferencia de los archivos Excel son archivos de texto plano, en donde los
campos vienen separados por algún carácter, etc.
Para cargar una fuente de datos existen dos caminos. En primer lugar, desde la barra de
herramientas seleccionando Obtener datos lo que es ilustrado en la Figura 1.
Alternativamente, dando click a Archivo y luego Obtener datos. En ambos casos el menú
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desplegable es el mismo. En este menú se puede escoger el origen de la fuente a importar,
la cual puede ser un archivo Excel, CSV, entre otros.
Figura 1: Menú de obtención de datos en Power BI Desktop.
Cargar archivos Excel
Si se escoge como fuente de datos Excel se abrirá un menú desplegable como el mostrado en
la Figura 2. Luego se debe escoger la fuente de datos que se desea abrir y dar click en Abrir,
tras esto se abrirá un menú como el mostrado en la Figura 3. Finalmente, se debe seleccionar
las pestañas a cargar del archivo y dar click en Cargar.
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Figura 2: Seleccionar archivo Excel a importar en Power BI Desktop.
Figura 3: Seleccionar las pestañas de un archivo Excel a cargar en Power BI Desktop.
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Cargar archivos CSV
En el caso de un archivo CSV el procedimiento es bastante similar. En primer lugar, se escoge
como origen CSV, luego se escoge el archivo a cargar, tras esto se abrirá una ventana como
la ilustrada en la Figura 4. En segundo lugar, se debe seleccionar el archivo CSV a abrir y dar
click en Abrir, tras esto se abrirá una ventana como se muestra en la Figura 5. En este caso
Power BI reconoce de forma automática el separador “|” que viene en el archivo, el cual es
conocido como Pipe. Finalmente, se debe dar click en Cargar.
Figura 4: Seleccionar archivo CSV a importar en Power BI Desktop.
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Figura 5: Cargar archivo CSV en Power BI Desktop.
Menú de Datos
Los archivos cargados se pueden observar en el menú Datos que se encuentra a la izquierda.
Esto se ilustra en la Figura 6. En esta vista se pueden explorar los datos de las distintas tablas
cargadas, como también aplicar filtros, ordenar las filas por algún campo y otras operaciones
que se verán en más profundidad en el siguiente módulo.
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Figura 6: Vista de tablas de datos cargadas en Power BI Desktop.
Transformar datos
En ocasiones los datos no se encuentran preparados en el formato deseado para extraer
alguna estadística o generar una visualización. En dichos escenarios visualizar los datos sin
haber realizado un preprocesamiento puede llevar a conclusiones erróneas, como debido a
un error en el tipo de datos no mostrar los productos más vendidos. Para transformar los
datos Power BI cuenta con la herramienta Query Editor. Esta herramienta permite editar las
fuentes cargadas sin modificar las fuentes originales de información, manteniendo así la
integridad de los datos.
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El Query Editor se puede abrir de dos formas. En primer lugar, cuando se cargan los datos,
dando click a Transformar como se muestra en la Figura 3 y 5. En segundo lugar, desde la
vista de Datos, seleccionando los tres puntos a la derecha de la tabla que se desea
transformar y dando click a Editar consulta. Esto es ilustrado en la Figura 6. Finalmente, en
la Figura 7 se muestra el Query Editor y sus opciones.
Figura 6: Abrir el Query Editor en Power BI Desktop.
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Figura 7: El Query Editor en Power BI Desktop.
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Query Editor aplica un montón de operaciones a los datos, estas operaciones quedan
registradas en el menú PASOS APLICADOS que se encuentran a la derecha de la aplicación.
Los pasos realizados se pueden revertir dando click al símbolo X como se muestra en la Figura
7.
Figura 7: Registro de pasos aplicados en el Query Editor.
Algunas de las principales funcionalidades de Query Editor se muestran en la Figura 8.
Figura 8: Principales funciones del Query Editor.
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A continuación, se detallan algunas de las principales funcionalidades de Query Editor.
1. Manipulación de Filas: La manipulación de filas se divide principalmente en tres
menús. En primer lugar, está el menú Quitar filas se puede escoger un método de
eliminación de filas, estos son eliminar las primeras N filas, las últimas M filas, filas
con todos los valores en blanco, filas duplicadas o eliminar filas de forma alterna bajo
algún patrón. En segundo lugar, está el menú Conservar filas, este presenta las
mismas funcionalidades que el menú anterior, con la diferencia que en vez de eliminar
conserva aquellas las filas seleccionadas y el resto las elimina. Por último, existe un
pequeño menú que por defecto muestra el siguiente mensaje: “Usar la primera fila
como encabezado”, esto significa que la primera fila del archivo será el encabezado
de las columnas, esta opción se puede cambiar por “Usar encabezado por primera
fila”, la cual agregará una nueva fila con nombres por defecto en las columnas, por
ejemplo, “Columna 1”.
2. Manipulación de Columnas: La manipulación de columnas se divide principalmente
en tres menús. En primer lugar, está el menú Elegir columnas, la principal
funcionalidad es escoger las columnas que se utilizarán en la elaboración del reporte
y quitar la información que no será utilizada. También permite ir directamente a una
columna específica, función bastante útil cuando se trabaja con tablas con una gran
cantidad de columnas. En segundo lugar, está el menú Quitar columnas, la cual tiene
una funcionalidad similar al menú anterior, solo que en este caso se especifican las
columnas que se eliminarán en vez de las que se conservarán. Por último, si se
selecciona una columna y se da click derecho se desplegará un menú que muestra un
montón de opciones, donde la mayoría ya se encuentran disponibles en la barra de
herramientas. Una opción que no se encuentra en la barra de herramientas es la
opción de cambiar el nombre de la columna.
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3. Reemplazar valores: El menú “Reemplazar los valores” permite reemplazar valores
específicos de las columnas seleccionadas por un determinado valor. En la Figura 8 se
reemplazan los puntos por comas en la columna ProductSubcategoryKey.
4. Cambiar el tipo de dato: En el menú tipo de datos se puede cambiar el tipo de datos
de las columnas seleccionadas. En la Figura 10 se muestra cómo se cambia el tipo de
datos de la columna ProductSubcategoryKey (tras haber reemplazado los puntos por
coma) desde tipo “Texto” a “Número entero”.
Figura 9: Reemplazar valores con Query Editor.
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Figura 10: Cambiar el tipo de dato de una columna con Query Editor.
Para reflejar los cambios se debe dar clic a la opción Cerrar y aplicar que se encuentra en la
esquina superior izquierda.
Modelo de datos
Power BI trabaja bajo el modelo entidad-relación (Codd, 1969). Una entidad es algo que
puede ser descrito. Este es básicamente una “cosa” con atributos específicos, por ejemplo,
una persona, una tienda, un producto, etc. En un modelo entidad-relación toda la
información es almacenada en tablas. En este modelo existe una columna conocida como la
llave primaria, la cual es única para cada entrada en la tabla. Típicamente, estas llaves son
números, tal que el nuevo registro tiene por llave la llave del último registro más uno. Para
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relacionar dos tablas es necesario que una tabla cuente con una columna que tenga
información de la llave primaria de la otra tabla, a esta columna se le conoce como llave
foránea. Por ejemplo, se tiene una tabla producto y una tabla subcategoría de producto, en
este caso cada producto pertenece a una única subcategoría, por lo que la tabla producto
debe tener una columna que indique a qué subcategoría pertenece el producto. El ejemplo
anterior es ilustrado en la Figura 11, en esta figura se muestra la notación 1-N (o 1-*), la cual
se refiere a que un producto tiene una única subcategoría y una subcategoría puede tener
más de un producto.
Figura 11: Relación entre tabla producto y subcategoría de producto a través de llave primaria y foránea .
En la pestaña Modelo se pueden ver las tablas cargadas y sus relaciones. Esto es ilustrado en
la Figura 12. Cuando se cargan tablas Power BI automáticamente infiere la relación entre
estas a partir de los nombres y el tipo de dato de las columnas. En el ejemplo anterior la tabla
Fact Internet Sales cuenta con la llave foránea ProductKey y la llave primaria de la tabla
Dim_Product lleva el mismo nombre.
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Figura 12: Modelo de datos de las tablas Fact Internet Sales y Dim_Product.
Si no se realizan las transformaciones descritas en la sección anterior sobre la tabla
Dim_Product la relación entre las tablas Dim_Product_Subcategory y Dim_Product no se
detecta de manera automática. Esto se debe a que la llave foránea está en formato texto en
la tabla Dim_Product, en cambio en la tabla Dim_Product_Subcategory tiene tipo número
entero. Para establecer la relación entre ambas tablas se debe arrastrar el campo
ProducSubcategoryKey de la tabla Dim_Product_Subcategory hacia el campo con el mismo
nombre en la tabla Dim_Product. Esto es ilustrado en la Figura 13. Adicionalmente, se puede
realizar la misma acción seleccionando el menú desplegable de alguna de las tablas, luego
dar click en Administrar relaciones, tras esto se abrirá una nueva ventana, luego se debe dar
click en Nuevo, abriéndose así una nueva ventana como se muestra en la Figura 14.
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Figura 13: Crear relación entre dos tablas a través de arrastre.
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Figura 14: Crear relación entre dos tablas a través del menú de administración de relaciones.
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Visualización
Una visualización es una representación gráfica de los datos. En Power BI Desktop existen
diferentes tipos de visualizaciones las cuales son ilustradas en el menú de visualizaciones en
la Figura 15.
Figura 15: Menú de visualizaciones de Power BI Desktop.
Para crear una visualización en Power BI se debe escoger una visualización del menú. Por
defecto esta visualización no mostrará ningún tipo de información. En el menú de
Visualizaciones se muestran los elementos del gráfico que deben ser completados con los
campos disponibles en el menú Campos para que la visualización muestre algún tipo de
información.
A continuación, se detallan algunas de las visualizaciones más usadas disponibles en el menú.
Gráfico de barra
Los gráficos de barra sirven para mostrar una cantidad sobre un conjunto de categorías. En
estos gráficos el tamaño de la barra es proporcional a la cantidad que se pretende visualizar.
Para generar un gráfico de barras el procedimiento es el siguiente. En primer lugar, se escoge
del menú de visualizaciones la opción Gráfico de columnas apiladas. En segundo lugar, se
debe arrastrar un campo categórico y un campo con alguna cantidad. Por ejemplo,
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ModelName de la tabla Dim_Product y SalesAmount de la tabla Fact Internet Sales, los cuales
son arrastrados al elemento Eje y Valores respectivamente. Esto es ilustrado en la Figura 16.
A la visualización anterior se le puede aplicar filtros, para ello es necesario escoger alguna de
las dimensiones del gráfico en el menú Filtros, tras esto se desplegará un menú en donde se
puede especificar el filtro. Por ejemplo, mostrar los modelos que superan el millón de ventas.
Figura 16: Gráfico de barras en Power BI Desktop.
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Figura 17: Filtros en Power BI Desktop.
Mapa
Los mapas se utilizan para segmentar cantidades por regiones. A continuación, se explica el
paso a paso para crear un mapa. Escoger Mapa coroplético del menú de visualizaciones,
luego escoger un campo que represente un territorio y otro una cantidad, estos campos
deben ser arrastrados a Ubicación e Información sobre herramientas respectivamente. Por
ejemplo, para obtener las ventas por país se puede arrastrar el campo SalesTerritoryCountry
de la tabla Dim_Sales_Territory y el campo SalesAmount de la tabla Fact Internet Sales. Esto
es mostrado en la Figura 18.
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Figura 18: Mapa coroplético en Power BI Desktop.
Los mapas se suelen colorear en función de una paleta de colores, así el color de una región
se relaciona de manera proporcional con el valor de la cantidad observada. Los colores de las
visualizaciones se encuentran en el menú formato como se muestra en la Figura 19. En este
menú se encuentra el submenú Colores de datos si se da click en fx se despliega una ventana
como la mostrada en la Figura 20 en la cual se puede crear una escala de colores en función
de los valores de un campo. En la Figura 21 se muestra el resultado de crear una escala en
función de SalesAmount, en este caso una mayor intensidad de azul indica que esa región
presenta un valor más alto de SalesAmount.
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Figura 19: Submenú Colores de datos en Power BI Desktop.
Figura 20: Ventana para crear escalas de colores en función de un campo.
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Figura 21: Mapa coroplético tras especificar una paleta de colores en función de un campo.
Tarjeta
En general, todas las visualizaciones de Power BI poseen un tooltip, es decir, al pasar el mouse
sobre una región de la visualización se muestra una descripción, por ejemplo, una cifra. Una
forma de mostrar cifras en duro de forma directa es a través de tarjetas, las cuales son
comúnmente utilizadas para mostrar indicador claves del desempeño (KPIs). Por ejemplo, en
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la Figura 22 se muestran las ventas totales.
Figura 22: Tarjeta en Power BI Desktop.
Segmentación de datos
La segmentación de datos también conocido como Slice es una herramienta que sirve para
cambiar el comportamiento de las visualizaciones filtrando por categorías. Por ejemplo, en
un mapa que muestra las ventas por país con un Slice se puede filtrar para que muestre las
ventas por una determinada categoría de producto. Esto es ilustrado en la Figura 23.
Figura 23: Segmentación de datos de un mapa coroplético en Power BI Desktop.
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Leyenda, etiquetas y títulos
Los principales elementos informativos de un gráfico son los títulos de los ejes y del gráfico.
En el menú Formato se pueden editar estos elementos, donde algunas de las acciones que
se pueden realizar son cambiar el estilo de letra, el color, el tamaño o el texto. Por ejemplo,
en la Figura 24 se edita el nombre de los títulos de un gráfico de barra que muestra las ventas
por categoría de producto.
Figura 24: Títulos de un gráfico en Power BI Desktop.
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Referencias
Microsoft (2016). Adventure Works.
[Link]
serversamples/releases/download/adventureworks/
E, F. Codd, E. F. (1969). Derivability, redundancy and consistency of relations stored in large
data banks. Research Report, IBM.
Microsoft (2020). Power BI documentation. [Link]
POWER BI: Microsoft Power BI Desktop 25
