INFORME INTERVENIR FASE ll

Lady Sofia Bernal Poveda

Michel Carolina Jimenez Berrio
Miguel Angel Loaiza Cedeño
Danna Michel Lozano Martinez
Maria Solanyi Mendoza Espinel

Ficha: 3065219

Instructor: Alex Peña Sierra

Servicio Nacional de Aprendizaje

Tecnologo Gestrion Administrativa
Intervenir Fase ll
2025
 Actividades Inicio I II III IV V VI Vll
Busquedad de empresa
Avances de entregable
producir
Borrador de matriz
pestel
Borrador de matriz Dofa
Creacion de codigo de
etica
Reconocimiento de
punto ecologico
Presentacion de pyme
Creacion de matriz
pestel
Creacion de matriz dofa
Instrumentos y
recoleccion de
informacion Pyme

Entregable producir
documentos
Entregable procesar la
informacion
Creacion de Informe
ejecutivo
Sustentacion fase I:
Diagnostico
Entregable intervenir
Desarrollo Folleto en
ingles
Entrega Folleto en
Ingles
Desarrollo Formatos Pre
- Selección
Desarrollo Formatos
Selección

Desarrollo de
Actividades de
Capacitacion

Entregable Formatos de
Coordinacion para el
Talento Humano
 Desarrollo Blog de
Comunicación Interna y
Externa (Clientes)
Vlll lX X
 MATRIZ PES
PLAZO
FACTOR DETALLE
Corto Plazo

Los cambios en las normativas establecias por

el gobierno requieren ajusten en los
procedimientos legales de la empresa.

Las normativas colombianas, supervisadas

por el INCONTEC, exigen la presentacion de
POLITICO documentacion como facturas, informes y
actas.

Decreto 1076 de 2015: Unico reglamento del

sector de comercio, reune una serie de
normas que regulan las actividades
industriales, incluidas aquellas relativas a la
fabricacon y comercializacion de productos
como el calzado.

Las condiciones economicas del comercio

permiten obtener insumos sin afectar los
costos de produccion, promoviendo un
crecimiento estable de ingresos.

La competencia de productos y el bajo poder

adquisitivo afectan la demanda de calzado,
especialemente en segmentos de menor
ingreso, si el consumo cae, las ventas se ven
ECONOMICO afectadas X
Fluctuaciones en los precios de materias
primas para la fabricacion de calzado.
 Cumplir con las normativas de las
regulaciones implica costos en auditorias y
actualizacion de manuales de procedimiento.

Las tendencias y habitos de consumo influyen

en las preferencias y estilos de vida de los
clientes, para adaptarse estrategias sociales y
tecnologicas para aumentar consumo.

SOCIAL
Los niveles educativos y la capacitacion
X
continua del personal son fundamentales
para que adquieran el conocimiento y las
habilidades necesarias en la fabricacion y
comercializacion de calzado.

La empresa del sector calzado, deben aplicar

protocolos efectivos de atencion al cliente y
mantenerse informados sobre las tendencias
del mercado.

La adopcion de nuevas herramientas

tecnolgicas permiten mejorar la gestion
administrativa y optimizar el uso de
plataformas para la comercializacion de
calzado.

Tener la infraestructura tecnologica que

TECNOLOGICO garantice la actualizacion de los software,
redes y sistemas de informacion.
X
TECNOLOGICO X

Una optimizacion en el recibo y despacho de

informacion en los procesos administrativos
para cumplir con las politicas institucionales
de la organización.

Las regulaciones ambientales estrictas sobre

emisiones, reciclaje y suo de energias
renovables favorecen al adoptar practicas
sostenibles y gestionar los residuos.

Los consumidores prefieren cada vez mas

productos sostenibles, incentivando a usar
materiales ecologicos en el calzado.
ECOLOGICO

Ley de 1993. A partir de esta ley implica que

cualquier proceso industrial, incuido el de
produccion de calzado, debe cumplir con
normaivas ambientales. Esto puede
involucrar la gestion de residuos, emisiones y
otros impactos ambientales durante la
fabricacion.

Cumplimiento de la normativas de gestion

documenta NTC 185, GTC 185, Normativa 002
de 2000 que exigen la correcta elaboracion,
codificacion y achivo de documentos
empresariales.

LEGAL

Las obligaciones de capacitacion y evaluacion

basados en la ISO 10001 - 1004, con las
normativas de calidad, que demandan
personal capacitado para capacitar y auditar
los procesos.
 Codigo Sustantivo del trabajo: Ley 100 de
1993 en materias de seguridad social y salud
en el trabajo que aseguran condiciones
laborales adecuadas.
MATRIZ PESTEL
PLAZO
IMPACTO
Mediano Plazo Largo Plazo

Positivo: El cumplimiento de las normativas

proporcionan estabilidad economica a la
empresa, permitiendo mayor inversion
planificada, aunque con costos iniciales que
deben gestionarse.

Negativo: Cambios bruscos en las

X normativas gubernamentales pueden
aumentar los costos operativos de la
empresa en la ciudad.

Positivo: Un entorno politico predecible

favorece la planificacion, el crecimiento
sostenible y la proyecciona a largo plazo,
aunque requiere informacion precisa del
sector industrial en Colombia.

Positivo: Esta impulsada por una demanda

en temporadas altas, mejorando la
rentabilidad de la empresa en su comercio.

Negativo: Esto puede reducir la rentabilidad

de la empresa sino se ajustan las estrategias
X de mercado.

Negativo: Estas fluctuaciones pueden

aumentar los costos de produccion y afectar
la competitividad de la empresa.
 Negativo: Una mala planificacion financiera
puede generar inestabilidad en los estados
financieros de la empresa.

Positivo: La adaptacion a los habitos de

consumo permite desarrollar productos
atractivos al mercado.

Negativo: Ignorar las tendencias de

consumo puede resultar en productos
desactualizados, reduciendo la
competitividad y las ventas.

Positivo: Un personal bien capacitado

mejora la calidad de los productos,
permitiendo responder a las necesidades
cambiantes de los clientes y mantenerse
competitivo.

Negativo: La falta de capacitacion pude

reducir la eficiencia operativa , afectando la
satisfaccion del cliente ante la competencia
del mercado.

Negativo: No seguir las tendencias del

mercado puede llevar una perdida de
relevancia y una disminucion en la demanda
de los productos de Erson.

Positivo: La integraciòn de tecnologias

digitales facilita la venta en linea y amplia el
alcance, generando nuevas oportunidades
de negocio.

Positivo: Una insfraestructura actualizada

X mejora la eficiencia operativa y reduce
costos, permitiendo no tener perdidas
operativas.
 X

Negativo: Los procesos documentales

ineficientes pueden generar retrasos en la
produccion y entrega de calzado, afectando
la satisfaccion del cliente.

Positivo: Cumplir con estas regulaciones

mejora la reputacion ante consumidores
conscientes del medio ambiente y asegura
el cumplimiento normativo.

Positio: Se puede alinear la produccion con

estas preferencias puede aumentar las
X ventas y una mejora con el medio ambiente.

Positivo: Cumplir con esta ley evita

sanciones y reduce el impacto ambientar
mejorando la eficiencia operativa.

Negativo: Riesgo de encarecimiento de

materias primas y problemas en la cadena
de suministros de acuerdo a los
proveedores.

Positivo: La empresa cumple con la

normativa de seguridad y salud en el
trabajo, asi evitando problemas legales por
parte de colaboradores o entidades
reguladoras , ademas de tener actualizado
los sistemas de informacion.

Negativo: La necesidad de actualiza

sistemas, capacitar personal y adecuar
procesos puede aumenta los costos
operativos.
 Negativo: La necesidad de actualiza
sistemas, capacitar personal y adecuar
procesos puede aumenta los costos
operativos.
 5 FUERZAS
No. FACTOR

1 RIVALIDAD ENTRE COMPETIDORES

2 PODER DE LOS CLIENTES

3 PODER DE LOS PROVEEDORES

4 AMENAZA DE NUEVOS COMPETIDORES

4 AMENAZA DE NUEVOS COMPETIDORES

5 AMENAZA DE PRODUCTOS SUSTITUTOS

 5 FUERZAS DE PORTER
PESTEL DOFA

Fortaleza: En los procesos documentales y

operativos permite a Erson mejorar su eficiencia y
cumplir con normativas, lo que puede diferenciarla
Politico/Tecnologico: Las regulaciones de competidores menor organizados.
gubernamentales y los avances tecnologicos
exigen a las empresas del sector calzado,
optimizar procesos administrativos y operativos
para mantenerse competitivos Debilidad: Los altos costos de inversion en
tecnologia y capacitacion pueden limitar la
capàcidad de Erson para competir con empresas
mas innovadoras.

Fortaleza: Cumplir con estandares de calidad y

responsabilidad social fortalece la imagen de
Social/Tecnologico: Los consumidores son mas Erson.
exigente, demandan calidad, responsabilidad y
transparencia, influenciados por el acceso a
informacion a traves de plataformas difitales con
el producto y la empresa. Debilidad: La falta de protocolos para la atencion
al cliente puede disminuir la confianza y la lealtad
de los consumidores hacia Erson.

Fortaleza: La existencia de un mercado amplio de

proveedores permite a Erson negociar mejores
precios y condiciones.
Tecnologico/Economico: La tecnologia facilita el
acceso a informacion sobre precios de manterias
primas, pero las fluctuaciones economicas pueden
aumental el poder adquisito de ellas.
Debilidades: Los altos costos de materias primas
puede incrementar el poder de negociacion de
estos, afectando los cotos de produccion de Erson.

Fortalezas: Los procesos y el cumplimiento

normativo de Erson actuan como barrera de
entrada, dificultando la llevada de nuevos
Politica/Legal: Las normativa en base a la competidores en su sector.
organización de los procesos administrativos,
formalizacion de empresas y exigencias
tecnologicas actuan como barreras para nuevas
empresas en el sector del calzado.
Debilidad: Los costos y formacion constante
pueden facilitar la entrada de competidores con
mayor capacidad financiera.
 Politica/Legal: Las normativa en base a la
organización de los procesos administrativos,
formalizacion de empresas y exigencias
tecnologicas actuan como barreras para nuevas
empresas en el sector del calzado.
Debilidad: Los costos y formacion constante
pueden facilitar la entrada de competidores con
mayor capacidad financiera.

Debilidad: La incapacidad de adaptarse a las

nuevas tendencias de moda pude hacer que los
productos de Erson sean menos atractivos al
Social/Tecnologico: Los cambios constantes en las mercado
tendencias de moda y las preferencias por
producto de calidad certificada, impulsados por
avances tecnologico lo representan como una
amenaza. Fortaleza: Erson puede diferenciarse ofreciendo
calzado de alta calidad con mejores certificaciones
que cumplan con las expectativas de los
consumidores.
R
CONCLUSION

La rivalidad en el sector del calzado es alta debido a

la dinamica del mercado, donde la eficiencia
operativa, la innovacion tecnologica y el
cumplimiento normativo es clave para mantener su
posicion.

El poder de negociacion de los clientes es alto por lo

que Erson debe priorizar la calidad y una
comunicación efectiva para justificar sus precios y
fidelizar a su clientela.

Erson puede reducir el poder cuando diversifica sus

fuentes y estableciendo contratos a largo plazo,
aunque la dependencia de tecnologias y las
fluctuaciones economicas prodian aumentar los
costos y las condiciones impuestas.

El cumplimiento de todo por parte de Erson actua

como barrera para mantener su competitividad,
pero el apoyo economico podria permitirles superar
estos obstaculos, aumentando la competencia para
Erson.
 El cumplimiento de todo por parte de Erson actua
como barrera para mantener su competitividad,
pero el apoyo economico podria permitirles superar
estos obstaculos, aumentando la competencia para
Erson.

Esta amenaza es debido a las alternativas en el

mercado, Eson debe diferenciarse mediante la
calidad, la innovacion y la adaptacion a las
tendencias para mantener su competitividad.
 DOFA
DEBILIDADES OP

Adoptar una propuesta doc

Falta de actualizacion de los manuales de procesos administrativos conforme a
documentacion, los actos
las politicas internas de la organización.

Deficiencias en el proceso de atencion al cliente, debido a la falta de clasifiacion Implementar un informe que e
de clientes y el mal control de agendamientos de citas, por no implementar un organización, clasificacion y a
sistema CRM 200 y el Acuerdo 02

Un protocolo en la atencion al
Falta de personal capacitada para la gestion documental, lo que generar
traves de medios tecnologico
sobrecarga de tranajo y errores en la clasificacion y archivo de documentos.
politi

Ausencia de una plataforma para el analisis de informacion en el uso de datos La existencia de las teorias ad
para las funciones de los cargos en la empresa. permitan analiza

Falta de aplicación de las herramientas adecuadas en planeacion estrategica, Utilizar plataformas en la

estructura organizacional, mapa de procesos, manual de funciones dentro de la informacion, ademas de man
empresa. gestion

Falta de integracion entre el area contable y el personal capacitado para el uso

de datos contables para el control administrativo mediante herramientas de
recoleccion de informacion financiera.

FORTALEZA
 El incumplimiento de la nor
Cumple con las normativas de calidad de gestion de calidad, seguridad y proceso
salud en el trabajo, ademas cuenta con los recursos tecnologicos de Ley 222 de 1995 establece
oficina con la politica de la organización. mensuales vigentes (SMLMV

El incumplimiento de las norm

satisfacción del cliente puede a
p
Dispone de protocolos adecuados para la atencion al cliente interno y externo,
cumpliendo con los estandares del portafolio de productos de la empresa.
En el código de Comercio don
salarios mínimos legales vigent

Los cambios cosntantes en la

procedimientos archivisticos y
Implementa tecnicas de clasificacion y archivo que facilitan la busqueda de
informacion, asegurando el cumplimiento de requisitos legales ante clientes, Ley General de Archivos - Ley 5
proveedores y entes de control. las cuales prevén multas de ha
en c

La falta de actualización de l
exponen a la orga
Cuenta con un diseño de recoleccion de datos sobre procedimientos
administrativos, que permite aplicar estrategias para mejorar la toma de Estado Tributario y Dirección d
decisiones en la organización. salarios mínimos legales vi
fina

Cuenta con las normativas tributaruas y laboralees para la elaboracion de

documentos contables, garantizando la confiabilidad de la informacion
financiera.
FA
OPORTUNIDADES

Adoptar una propuesta documental basada en la GTC 185 para mejorar la

documentacion, los actos administrativos y la gestion de calidad de la
organización.

mplementar un informe que establezca procedimientos administrativos para la

organización, clasificacion y archivo de documentos, conforme a la Ley 594 de
200 y el Acuerdo 027 de 2000 sobre gestion documental.

Un protocolo en la atencion al cliente, para mejorar las expectativas del cliente a

traves de medios tecnologicos, de acuerdo con los estandares de calidad y las
politicas de la organización.

La existencia de las teorias administrativas y herramientas administrativas que

permitan analizar los procedimientos de la empresa.

Utilizar plataformas en la nube para optimizar procesos y gestionar la

informacion, ademas de mantenerse al dia con las normas tributaras para la
gestion contable y administrativa.

AMENAZA
 El incumplimiento de la normativa NTG 185 puede derivar en sanciones o
procesos legales que establece la:

Ley 222 de 1995 establece multas de hasta 100 salarios mínimos legales
mensuales vigentes (SMLMV) para quienes incumplan con los requisitos de
documentación

El incumplimiento de las normas ISO 10001 - 10004 en la gestión de calidad y

atisfacción del cliente puede acarrear clausulas penales en contratos y demanda
por parte de clientes.

En el código de Comercio donde se pueden establecer penalidades de hasta 50

salarios mínimos legales vigentes (SMLMV) por incumplir los protocolos para los
clientes.

Los cambios cosntantes en la legislacion exigen actualizacion frecuentes en los

rocedimientos archivisticos y los sistemas de gestion documental de acuerdo a:

Ley General de Archivos - Ley 594 de 2000 y otras normativas complementarias,

as cuales prevén multas de hasta 30 Salarios mínimos legales vigentes (SMLMV)
en caso de incumplimiento.

La falta de actualización de las normativas contables, tributarias y laborales

exponen a la organización a sanciones administrativas,

Estado Tributario y Dirección de pueden imponen multas que alcanzan hasta 80

salarios mínimos legales vigentes (SMLMV) en materia de la información
financiera de la empresa.
 DOFA
DEBILIDADES OP

Falta de documentacion basada en la GTC 185 en los actos documentales Adoptar una propuesta doc
administrativos documentac

Modelos de Capacitacion desactualizados, generando brechas en el desarrollo Diseño de modelos de capacit

de competencias del talento humano empresa

Metodos de comunicación clientes internos y externos poco efectivos, causando Adoptar unos modelos digitale
fallas en la satisfaccion de necesidades y externos, fortale

Implementar un informe qu
Falta de personal capacitada para la gestion documental, lo que generar
archivo de documentos, con
sobrecarga de tranajo y errores en la clasificacion y archivo de documentos.
20000 s

Ausencia de una aplicación de las herramientas adecuadas en planeacion

estrategica, estructura organizacional, mapa de procesos, manual de funciones La existencia de las teoria
dentro de la empresa.

falla del software contable para el control administrativo mediante Actualizar un software contab
herramientas de recoleccion de informacion financiera. dia con las norm

FORTALEZA

Cumple con las normativas de gestion de calidad, seguridad y salud en el El incumplimiento de la GTC 18
trabajo.

Segunro la Resolucion 0312 de

Aplicación de los modelos de capacitacion que pomuevan el desarrollo de los indica que la ausencia de cap
colabvoradores y mejoren su desempeño puede generar sanciones y
trabaja
 La omisión de información ha
Cuenta con un diseño de recoleccion de datos sobre procedimientos
sancionada bajo la Ley 222 de
administrativos, que permite aplicar su planeacion estrategica.
información) y la Ley 158

Cuenta con las normativas tributaruas y laboralees para la elaboracion de La falta de actualización de l
documentos contables, garantizando informacion financiera. exponen a la orga
FA
OPORTUNIDADES

Adoptar una propuesta documental basada en la GTC 185 para mejorar la

documentacion y los actos administrativos.

Diseño de modelos de capacitacion continuo adaptado a las necesidades de la

empresa y a los cambios del entorno

Adoptar unos modelos digitales para mejorar la interaccion con clientes internos
y externos, fortaleciendo las relaciones empresariales.

Implementar un informe que establezca procedimientos de clasificacion y

archivo de documentos, conforme a la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 027 de
20000 sobre gestion documental.

La existencia de las teorias para analizar los procesos administrativos.

Actualizar un software contable para la informacion financiera y mantenerse al

dia con las normativas contables y administrativas

AMENAZA

El incumplimiento de la GTC 185 puede derivar en sanciones o procesos legales.

egunro la Resolucion 0312 de 2019 del (SG - SST) y el Decreto 1072 de 2015 nos
indica que la ausencia de capacitacion y entrenamiento en seguridad laboral
puede generar sanciones ya que obligan a las empresas a capacitar a los
trabajadores en riesgos laborales
La omisión de información hacia entes de control o clientes internos puede ser
ancionada bajo la Ley 222 de 1995 (deberes de administradores y revelación de
información) y la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales).

La falta de actualización de las normativas contables, tributarias y laborales

exponen a la organización a sanciones administrativas.
 DOFA CRUZA
ESTRATEGIA FO ES

F3 + O1: Aprovechar las técnicas de clasificación y archivo para adoptar una D1 + O1: Superar la falta de
propuesta documental basada en la GTC 185, desarrollando un sistema de propuesta documental basad
codificación documental estandarizado. trimestral pa

F1 + O2: Utilizar el cumplimiento de normativas de calidad para implementar un D3 + O2: Abordar la falta de
sistema que cumpla con la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 027 de 2000, creando implementando un sistema qu
un manual de gestión documental. de 2000, con un

F4 + O4: Usar el sistema de recolección de datos junto con teorías D5 + O4: Corregir la falta
administrativas modernas para desarrollar un mapa de procesos documentado aprovechando teorías adminis
que optimice los flujos de trabajo documentales. funcion

F2 + O3: Aprovechar los protocolos de atención al cliente para implementar un D2 + O3: Superar las deficienc
protocolo tecnológico, creando un registro digital de interacciones con clientes al cliente implementando
para facilitar el seguimiento. interacciones con

F6 + O5: Utilizar la capacidad para organizar eventos y plataformas en la nube D4 + O5: Mitigar la ausencia d
para realizar talleres virtuales de capacitación en gestión documental, utilizando plataformas en la
documentando prácticas en un repositorio. documental d

ESTRATEGIA FA E

F3 + A1: Aprovechar las técnicas de clasificación y archivo para mitigar el D1 + A1: Corregir la falta d
incumplimiento de la GTC 185 mediante un sistema de auditoría incumplimiento de la GTC 18
documental interna que revise el cumplimiento. actualice lo

F1 + A4: Utilizar el cumplimiento de normativas de calidad para contrarrestar los D3 + A5: Abordar la falta de p
cambios en la legislación mediante un protocolo de actualización documental evitar el incumplimiento de la
que ajuste los sistemas de archivo. capacitación qu
F2 + A2: Usar los protocolos de atención al cliente para evitar el incumplimiento D5 + A4: Superar la falta de
de las normas ISO 10001-10004 documentando un manual de procedimientos mitigar retrasos por cambios le
que cumpla con estos estándares. dinámica que

F4 + A5: Aprovechar el sistema de recolección de datos para mitigar el D2 + A3: Mitigar las deficiencia
incumplimiento de la Ley 594 de 2000 mediante un registro de datos que cliente para evitar penalidades
documente el cumplimiento de procedimientos archivísticos. en registr

F6 + A3: Utilizar la capacidad para organizar eventos para evitar penalidades por D4 + A2: Corregir la ausencia d
incumplimiento de protocolos de atención al cliente organizando talleres para evitar el incumplimiento de l
documentar y estandarizar protocolos. sistema de registro digita
FA CRUZADA
ESTRATEGIA DO

D1 + O1: Superar la falta de actualización de los manuales adoptando una

propuesta documental basada en la GTC 185, con un cronograma de revisión
trimestral para alinearlos con las normativas.

D3 + O2: Abordar la falta de personal capacitado para la gestión documental

mplementando un sistema que cumpla con la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 027
de 2000, con un programa de capacitación interna.

D5 + O4: Corregir la falta de herramientas en planificación estratégica

aprovechando teorías administrativas modernas para desarrollar un manual de
funciones y un mapa de procesos.

D2 + O3: Superar las deficiencias en la evaluación de desempeño de la atención

al cliente implementando un protocolo tecnológico que documente las
interacciones con clientes para evaluar el desempeño.

D4 + O5: Mitigar la ausencia de una plataforma para el análisis de información

utilizando plataformas en la nube para implementar un sistema de gestión
documental digital que centralice información.

ESTRATEGIA DA

D1 + A1: Corregir la falta de actualización de los manuales para evitar el

incumplimiento de la GTC 185 creando un equipo interno que documente y
actualice los manuales semestralmente.

D3 + A5: Abordar la falta de personal capacitado para la gestión documental y

evitar el incumplimiento de la Ley 594 de 2000 desarrollando un programa de
capacitación que documente prácticas de archivo.
 D5 + A4: Superar la falta de herramientas en planificación estratégica para
mitigar retrasos por cambios legislativos mediante un sistema de documentación
dinámica que actualice procesos rápidamente.

D2 + A3: Mitigar las deficiencias en la evaluación de desempeño de la atención al

liente para evitar penalidades documentando un sistema de evaluación basado
en registros digitales de interacciones.

D4 + A2: Corregir la ausencia de una plataforma para el análisis de información y

evitar el incumplimiento de las normas ISO 10001-10004 implementando un
sistema de registro digital para analizar datos de atención al cliente.
ORGANIGRAMA
GRAMA
 MAPA DE PROC
Retroalimentacion y Mejora Continua

PROCESOS ESTRATEGICOS

PLANEACIÒN ESTRATEGICA GESTION COMERCIAL

Responsable: Gerente Responsable: Supervisor de Ventas

PROCESOS MISIONALES

NECESIDADES
DEL CLIENTE
GESTION DE CALIDAD: GESTION DE VENTAS
Responsable: Subgerente Responsables: Asesores Comerciale

PROCESOS APOYO

PRODUCCION/ FABRICACION/SERVICIOS
Responsables: Produccion

Retroalimentacion y Mejora C
A DE PROCESOS
alimentacion y Mejora Continua

PROCESOS ESTRATEGICOS

GESTION COMERCIAL GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA:

sponsable: Supervisor de Ventas Responsable: Contadora

PROCESOS MISIONALES

SATISFACCION
DEL CLIENTE
GESTION DE VENTAS GESTION DE RECURSOS HUMANOS
ponsables: Asesores Comerciales Responsable: Psicologa

PROCESOS APOYO

SERVICIO DE ALMACÈN, DISTRIBUCION Y CONTROL:

Respnsable: Superviso

Retroalimentacion y Mejora Continua

 MATRIZ DE EVALUACIÓN FACTORES INT

FACTORES INTERNOS CLAVE IMPORTANCIA CALIFICACION

PONDERACION EVALUACION

Oportunidades

Adoptar una propuesta documental basada en la

GTC 185 para mejorar la documentación, los
1 actos administrativos y la gestión de la
0.10 2
organización.

Implementar un sistema que cumpla con la Ley

594 de 2000 y el Acuerdo 027 de 2000 para
2 estandarizar los procedimientos administrativos, la
0.10 2
clasificación y el archivo de documentos.

Implementar un protocolo de atención al cliente

basado en medios tecnológicos para satisfacer las
3 crecientes expectativas de los clientes y cumplir
0.15 1
con los estándares de calidad del mercado.

Aprovechar teorías administrativas modernas y

4 herramientas tecnológicas para analizar y 0.10 1
optimizar los procedimientos internos de Erson.

Utilizar plataformas en la nube para optimizar

procesos y gestionar la información, además de
5 mantenerse al día con las normas tributarias para
0.10 1
la gestión contable y administrativa.

Amenazas

El incumplimiento de la normativa NTG 185 puede

derivar en sanciones o procesos legales que
establece la:
1 Ley 222 de 1995 establece multas de hasta 100
0.08 2
salarios mínimos legales mensuales vigentes
(SMLMV) para quienes incumplan con los
requisitos de documentación
 El incumplimiento de las normas ISO 10001 -
10004 en la gestión de calidad y satisfacción del
cliente puede acarrear clausulas penales en
contratos y demanda por parte de clientes.
2 0.07 2
En el código de Comercio donde se pueden
establecer penalidades de hasta 50 salarios
mínimos legales vigentes (SMLMV) por incumplir
los protocolos para los clientes.

Los cambios cosntantes en la legislacion exigen

actualizacion frecuentes en los procedimientos
archivisticos y los sistemas de gestion documental
de acuerdo a:
3 Ley General de Archivos - Ley 594 de 2000 y
0.08 2
otras normativas complementarias, las cuales
prevén multas de hasta 30 Salarios mínimos
legales vigentes (SMLMV) en caso de
incumplimiento.

La falta de actualización de las normativas

contables, tributarias y laborales exponen a la
organización a sanciones administrativas,
4 Estado Tributario y Dirección de pueden imponen
0.07 1
multas que alcanzan hasta 80 salarios mínimos
legales vigentes (SMLMV) en materia de la
información financiera de la empresa.

TOTAL 1
N FACTORES INTERNOS

CALIFICACION VALOR
EVALUACION

2 0.20

2 0.20

1 0.15

1 0.10

1 0.10

2 0.16
2 0.14

2 0.14

1 0.08

1.27
 MATRIZ DE EVALUACIÓN FACTORES INT

FACTORES INTERNOS CLAVE IMPORTANCIA CALIFICACION

PONDERACION EVALUACION

Fortalezas

Cumple con las normativas de calidad, gestión,

seguridad y salud en el trabajo, y cuenta con
1 recursos tecnológicos de oficina alineados con las
0.10 4
políticas de la organización.

Dispone de protocolos adecuados para la atención

al cliente interno y externo, cumpliendo con los
2 estándares del portafolio de productos de la
0.09 3
empresa.

Implementa técnicas de clasificación y archivo que

facilitan la búsqueda de información, asegurando
3 el cumplimiento de requisitos legales ante clientes,
0.08 3
proveedores y entes de control.

Cuenta con un sistema de recolección de datos

sobre procedimientos administrativos, que permite
4 aplicar estrategias para mejorar la toma de
0.09 4
decisiones en la organización.

Garantiza la confiabilidad de la información

financiera mediante la correcta elaboración de
5 documentos contables, cumpliendo con las
0.09 4
normativas tributarias y laborales.

Debilidades

Falta de actualización de los manuales de

1 procesos administrativos conforme a las políticas 0.09 2
internas de la organización.

Deficiencias en la evaluación de desempeño de la

atención al cliente, debido a la falta de
2 clasificación de clientes y el mal control de 0.11 1
agendas de citas, por no implementar un sistema
CRM.
 Falta de personal capacitado para la gestión
documental, lo que genera sobrecarga de trabajo
3 y errores en la clasificación y archivo de
0.10 2
documentos.

Ausencia de una plataforma para el análisis de

4 información en el uso de datos para las funciones 0.08 1
de los cargos en la empresa.

Falta de aplicación de las herramientas

adecuadas en planificación estratégica, estructura 0.11 2
5 organizacional, mapa de procesos, manual de
funciones dentro de la empresa.

TOTAL 1
ÓN FACTORES INTERNOS

CALIFICACION VALOR
EVALUACION

4 0.36

3 0.27

3 0.27

4 0.36

4 0.36

2 0.16

1 0.11
2 0.18

1 0.1

2 0.16

2.33
 MATRIZ IE

Y X
EFI EFE Burbuja
2.33 1.27 1.80

EFI EFE
4

1
4 3 2 1
 MATRIZ PEYEA
POSICION ESTRATEGIA INTERNA
Fuerza Financiera (1 Peor, 6 Mayor )
1 Confianza de la organización 5
2 Eficiencia administrativa 3
3 Cumplimiento normativo 4
4 Capacidad de adaptación 2
5 Satisfacción del cliente interno 3
Total 17
Promedio 3.4
Ventaja Competitivad (-6 Peor, -1 Mejor)
1 Infraestructura propia de la empresa -3
2 Capital de trabajo e innovacion -4
3 Utilidad de tecnologia -2
4 Flujos de efectivo -3
5 Conocimiento de mercado -4
Total -16
Promedio -3.2

FE FA VC FI
3.4 -2.8 -3.2 -3.4

PEYEA
5

4
Conservadora
3

0
-5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3

-1

-2

-3

-4
 -1

-2

Defensiva -3

-4

-5
TRIZ PEYEA
POSICION ESTRATEGIA INTERNA
Estabilidad en el Ambiente (1 Peor, -6 Mayor )
1 Cambios tecnológicos -5
2 Precios de los productos competidores -4
3 Barreras para entrar en el mercado -4
4 Presión competitiva -5
5 Demanda de los clientes y proveedores 4
Total -14
Promedio -2.8
Fuerza de la Industria (1 Peor, 6 Mejor)
1 Aprovechamiento de recursos 2
2 Acceso a nuevas tecnologías 4
3 Acceso a nuevos mercados 4
4 Oportunidad de crecimiento 2
5 Oportunidad de expansión 3
Total 15
Promedio 3

X Y
0.6 -0.2

Agresiva

2 3 4 5

Competitiva