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MANUAL DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO

Política de ingreso de información de usuarios

SISTEMA DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN

BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO DE MEDELLÍN PARA AMÉRICA LATINA
RED DE BIBLIOTECAS AREA METROPOLITANA
BIBLIOTECAS FUNDACIÓN RATÓN DE BIBLIOTECA

SUBSECRETARIA DE LECTURA, BIBLIOTECAS Y PATRIMONIO

MEDELLÍN

2024

Elaboró

JARRISON MAURICIO JARAMILLO GÓMEZ

Articulador de Servicios Bibliotecarios
Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín

ANGELLO GEOVANI CORREA CORREA

Ejecutivo de Soporte Técnico
Janium

Revisó y Aprobó

LUZ ESTELA PEÑA GALLEGO

Líder de Proyecto
Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín
Subsecretaría de Lectura Bibliotecas y Patrimonio
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ACTUALIZACIONES

LORENA CASTAÑEDA LÓPEZ

Articuladora de Servicios Bibliotecarios
Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín

ANGELLO GEOVANI CORREA CORREA

Ejecutivo de Soporte Técnico
Janium

Para esta segunda versión de la actualización del manual, se han realizado modificaciones
en los siguientes temas: Alertas de préstamo “pasar por alto”, privilegios de cuentas para
promotores y gestores de servicios. También se incorpora el préstamo de equipos para
usuarios desde las Salas TIC, junto con anexos sobre prefijos, notas TIC y el flujo del
préstamo de equipos.
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PRESENTACIÓN

Pensar en la prestación de un servicio que materializa el derecho al libre acceso a

la información y, que se desarrolla en las bibliotecas a través de acciones como el
registro de usuarios y préstamo de material informativo; suponen la fundamentación
conducente a la consolidación de procesos enmarcados en múltiples variables que
obedecen al contexto y a diversas dinámicas que este imprimen en la cotidianidad,
sobre todo, en el mundo que circunscribe el manejo de la información, cuyo
crecimiento vertiginoso conlleva al desarrollo de un estado vanguardista donde
prima el interés por permitir el acceso a una información pertinente y acorde con los
territorios.

Por este motivo, sin desconocer los aportes acumulados y las construcciones
previas a este ejercicio de formulación de un manual que integre y homologue las
prácticas para el registro de información de usuarios y movimientos respecto de la
circulación de información en la base de datos que se utiliza actualmente, se
presenta a continuación los resultados de un proceso de construcción colectiva, que
aplica al procedimiento que se desarrolla desde las bibliotecas del Sistema De
Bibliotecas Públicas De Medellín, la Biblioteca Pública Piloto De Medellín Para
América Latina, la Red De Bibliotecas Fundación EPM y las Bibliotecas de
Fundación Ratón de Biblioteca.

Contenido
Introducción .................................................................................................................................... 8

Forma de acceso ............................................................................................................................. 8

Barra de herramientas .................................................................................................................... 9

Menú principal .............................................................................................................................. 10

USUARIOS ...................................................................................................................................... 10

Búsqueda de usuarios ............................................................................................................... 11

Búsqueda por ID del usuario ..................................................................................................... 11

Búsqueda por número de cuenta e identificador alterno ........................................................ 13

Búsqueda por nombre............................................................................................................... 14

Por Política en el Ingreso de la Información: ............................................................................ 14

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Uso de comodines en búsqueda por nombre ........................................................................... 16

Creación de usuarios ................................................................................................................. 17

Información general .................................................................................................................. 18

Domicilio.................................................................................................................................... 22

Acceso ....................................................................................................................................... 23

Consulta y edición de datos generales del usuario ................................................................... 25

Asignación de domicilios ........................................................................................................... 26

Modificación de domicilios ....................................................................................................... 28

Borrado de domicilios ............................................................................................................... 29

Vinculación de Fotografía y Acta de Compromiso al usuario ................................................... 30

Creación de notas para usuario .................................................................................................... 38

Creación de notas extendidas para usuario .............................................................................. 42

Préstamos...................................................................................................................................... 47

Pantalla ...................................................................................................................................... 47

Información del usuario, ........................................................................................................... 48

Campo de código de barras y notas, ......................................................................................... 48

Lista de material prestado en la sesión activa, ......................................................................... 48

Lista de material en poder del usuario al iniciar la sesión activa, ............................................. 48

Lista de préstamos acumulados (histórico de préstamos), ...................................................... 48

Procedimiento de préstamo ......................................................................................................... 49

Alertas de préstamo ...................................................................................................................... 51

Alerta al intentar prestar un material ya prestado ................................................................... 51

Alerta al intentar prestar un material no registrado................................................................. 51

Alerta por número máximo de préstamos en uno de los perfiles de usuario .......................... 52
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Alerta por privilegios vencidos en uno de los perfiles de usuario ............................................ 52

Alerta por tener materiales vencidos........................................................................................ 52

Alerta por tener el usuario un nivel de acceso inferior al material .......................................... 53

Opción “pasar por alto” ................................................................................................................ 53

Devoluciones ................................................................................................................................. 54

Pantalla ...................................................................................................................................... 54

Información sobre el usuario, ................................................................................................... 54

Campo de código de barras y préstamo en sala, ...................................................................... 55

Lista de material devuelto en la sesión activa, ......................................................................... 55

Historial de devoluciones de un material, ................................................................................ 55

Procedimiento de devolución ....................................................................................................... 55

Devolución de un préstamo vencido ........................................................................................ 56

Devolución de un material apartado/reservado ....................................................................... 56

Materiales en tránsito ............................................................................................................... 57

Renovaciones ............................................................................................................................ 57

Procedimiento de renovación 1 (Renovar ítem) ....................................................................... 58

Procedimiento de renovación 2 (Renovar usuario) .................................................................. 59

Alerta sobre el límite de renovaciones permitidas ................................................................... 60

Multas ........................................................................................................................................... 61

Creación de multas administrativas .......................................................................................... 62

Borrado de multas administrativas ........................................................................................... 64

Apartados/Reservas ...................................................................................................................... 65

Apartados/Reservas desde el catálogo al público .................................................................... 65

Apartados/Reservas desde Circulación ..................................................................................... 67

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Despliegue de usuario ............................................................................................................... 68

Información personal del usuario: ............................................................................................ 68

Información de circulación: ....................................................................................................... 68

Solicitudes ..................................................................................................................................... 69

Responder solicitudes ............................................................................................................... 69

Revisar solicitudes ..................................................................................................................... 71

Ver solicitudes contestadas....................................................................................................... 72

Actualizar cambio de domicilio ................................................................................................. 72

Búsqueda avanzada....................................................................................................................... 74

Impresión de papeletas ................................................................................................................. 75

Papeletas de préstamo.............................................................................................................. 75

Papeletas de devolución ........................................................................................................... 76

Papeletas de renovación: .......................................................................................................... 76

Papeletas de pagos y condonaciones de multas ....................................................................... 77

Anexos .................................................................................................................. 77

Códigos de biblioteca para utilizar en las Notas de usuario ......................................................... 77

Área Metropolitana: .................................................................................................................. 78

BPP y Filiales .............................................................................................................................. 79

Ratón de Biblioteca ................................................................................................................... 79

Centros de Documentación, Repositorios, CRAM ..................................................................... 79

Bibliotecas de Proximidad ......................................................................................................... 79

Parques Biblioteca ..................................................................................................................... 80

Prefijos para Equipos Salas TIC...................................................................................................... 81

Grupo de Bibliotecas: Área Metropolitana ............................................................................... 81

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Grupo de Bibliotecas: BPP y Filiales .......................................................................................... 81

Grupo de Bibliotecas: Ratón de Biblioteca................................................................................ 82

Grupo de Bibliotecas: Casa de la Literatura, Centros de Documentación, Repositorios, CRAM

................................................................................................................................................... 82

Grupos de Bibliotecas: Proximidad ........................................................................................... 82

Grupo de Bibliotecas: Parques Biblioteca ................................................................................. 83

Códigos para asignar las notas de los usuarios Salas TIC .............................................................. 84

Flujo Préstamo de Equipos de Cómputo Salas TIC ........................................................................ 84

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Introducción

Este manual presenta las funciones que integran el módulo de Circulación y Préstamo del
Sistema Janium, incorporando a éstas las Políticas de Ingreso de Información del SBPM,
BPP y Filiales, Ratón de Bibliotecas las Bibliotecas del Área Metropolitana.
En estas secciones se muestra el acceso a dicho módulo, así como la descripción
de la barra de herramientas y del menú principal. Además, se proporciona
información detallada para realizar la gestión de las siguientes funciones:
 Creación y modificación de usuarios.
 Préstamos.
 Devoluciones.
 Renovaciones.
 Multas.
 Apartados/Reservas de ejemplares.
 Despliegue de información del usuario.
 Consultas y solicitudes de usuario.

Forma de acceso

El ingreso al módulo se realiza a través de internet, usando cualquiera de los

navegadores que existen en este momento (Internet Explorer, Google Chrome,
Mozilla Firefox o Safari, entre otros).

El enlace para el ingreso al sistema es: [Link]

Una vez que la URL es reconocida, aparece la pantalla de acceso al sistema, donde
se debe escribir un número de cuenta y contraseña autorizados.
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Barra de herramientas

Este elemento se presenta en primer plano al ingresar al módulo. El despliegue de

las opciones que lo componen varía dependiendo de cuál se esté ejecutando en
ese momento.

A continuación, se describen en detalle las opciones de la barra de herramientas:

Préstamo: acceso a la pantalla de gestión de préstamos para el usuario introducido.

Devolución: acceso a la pantalla de gestión de devoluciones para el usuario

introducido.

Renovación: acceso a la pantalla de gestión de renovaciones de ejemplares para

el usuario introducido.

Usuarios: acceso a la pantalla de administración de usuarios.

Multas: acceso a la pantalla de administración de multas.

Apartado: acceso a la pantalla de gestión de apartados /reservas para el usuario

introducido.

Despliegue de usuario: acceso a la pantalla de consulta de toda la información

asociada con el usuario introducido.

Solicitudes: acceso a la pantalla de administración de solicitudes de usuarios.

Búsqueda avanzada: acceso a la opción de búsqueda avanzada del catálogo al

público.

Chat: acceso a la opción de chat (solamente aplica para BPP y sus Filiales.

Terminar: función que permite cerrar la sesión activa de trabajo.

Ayuda: acceso a la página de ayuda del sistema Janium (en este caso, al presente
manual.
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Menú principal

La pantalla principal de gestión del módulo de Circulación presenta el siguiente

diseño:

Nota importante

Para empezar a trabajar con el módulo de Circulación hay que identificar

previamente al usuario cuya información se tratará.

USUARIOS
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Esta sección del módulo está relacionada con la administración de usuarios y en

ella se ejecutan las funciones de búsqueda, creación, modificación y borrado de los
mismos. Además, también se puede vincular una fotografía y/o acta de compromiso
al usuario, o crear notas internas informativas para usar los operadores del módulo.

Independiente de esta sección es Despliegue del usuario, cuyo uso principal es

mostrar la información de circulación global vinculada al usuario seleccionado.

Búsqueda de usuarios

Desde la pantalla de administración de usuarios es posible buscar registros de

usuarios por: ID del usuario, número de cuenta, identificador alterno y nombre. Estas
búsquedas tienen como objetivo tener como registro activo al usuario requerido,
para después poder desplegar, modificar o borrar su información.

Nota: es importante aclarar y para evitar usuarios duplicados en el sistema, siempre

buscarlos antes de crearlos por nombre (campo), es decir, apellidos y nombres,
pues es posible que se hayan inscrito con tarjeta de identidad cuando eran menores
y ahora lo estén realizando por cédula cuando ya son mayores de edad.

Búsqueda por ID del usuario

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El ID del usuario es el número asignado de forma automática por el sistema a cada

usuario. Este número es único e irrepetible, por lo que no puede usarse para otro
usuario y no puede modificarse por los operadores del módulo.

El ID del usuario no aparece en la ficha de introducción de datos. Para verlo, es

necesario acceder a la sección Datos generales del usuario, mediante el botón
Generales.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Usuarios de la barra de herramientas del módulo.

 Escribir el ID del usuario en el campo de texto correspondiente de la sección

Selección de usuario. Hacer clic en el botón Buscar.

 El sistema muestra el nombre del usuario como registro activo.

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Búsqueda por número de cuenta e identificador alterno

El número de cuenta es el dato principal por el cual es identificado el usuario para

poder registrarle operaciones en el módulo de Circulación (préstamos,
devoluciones, etc.). Además, es el que usa el propio usuario para ingresar a
Servicios al usuario. Puede ser alfanumérico y tener una longitud de hasta 320
caracteres. Por otro lado, debe ser único; es decir, dos personas diferentes no
pueden tener el mismo número de cuenta. Cabe mencionar que es sensible a
mayúsculas y minúsculas (el número de cuenta PRUEBA es diferente al número de
cuenta prueba).

En cuanto al identificador alterno, como su nombre indica, es otro elemento

complementario que puede ser usado para identificar a un usuario. También puede
ser alfanumérico, tener una longitud de 320 caracteres y deber ser único.

Por las políticas de ingreso de la información tanto el número de cuenta y el

identificador alterno debe ser el Número de Documento del Usuario (Cédula de
Ciudadanía o Extranjería, Tarjeta de Identidad, Registro Civil, Pasaporte, PEP, PPT,
etc.)

Nota: La Cédula de Ciudadanía del Usuario extranjero no es la Cédula de

Extranjería.

Ejemplos:

 Cédulas venezolanas
 Cédulas ecuatorianas
 Cédulas mexicanas, etc.

El procedimiento por seguir es el siguiente:

(Tomamos como ejemplo una búsqueda por número de cuenta)

 Hacer clic sobre la opción Usuarios de la barra de herramientas del módulo.

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 Seleccionar la opción de búsqueda deseada y escribir el dato en el campo

de texto correspondiente de la sección Selección de usuario. Hacer clic en el
botón Buscar.

El sistema muestra el nombre del usuario como registro activo.

Búsqueda por nombre

En este sentido, en primer lugar, la institución debe elegir la forma de escritura que
va a ser utilizada para registrar los nombres de sus usuarios, ya que el método de
búsqueda que lleva a cabo el sistema es alfabético.

Por ejemplo, si se decide registrar los nombres con el orden Apellido(s), Nombre(s)
no será posible hacer búsquedas comenzando con el nombre del usuario (como
María, Juan, José) al no ser éste el primer dato del campo. Ahora bien, no es
necesario introducir el nombre completo del usuario para ejecutar la búsqueda,
bastando con una parte del término.

Esta opción debe ser la primera herramienta para identificar y hacer la

verificación de la existencia de un usuario en la base de datos.

Por Política en el Ingreso de la Información:

Los usuarios se deben crear APELLIDOS y NOMBRES completos, en mayúscula

sostenida separados por una coma (,).

Las instituciones se ingresan de manera normal también en mayúsculas sostenidas

y sin coma (,).
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Nota: no se utilizan los acentos, diéresis, guiones, paréntesis.

Ejemplos:

 PEREZ, JUAN CARLOS

 GOMEZ GUTIERREZ, LUIS CARLOS
 CASTAÑO GUERRA, MARIA
 INEM JOSE FELIX DE RESTREPO
 UVA NUEVO AMANECER

El procedimiento a seguir es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Usuarios de la barra de herramientas del módulo.

 Escribir el nombre del usuario en el campo de texto correspondiente de la

sección Selección de usuario. Hacer clic en el botón Buscar.

Se despliega una ventana emergente con la lista de usuarios coincidentes con los
términos introducidos. Hacer clic sobre el número de cuenta deseado.
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 El sistema transfiere la información a la pantalla anterior y muestra el

nombre del usuario como registro activo.

Uso de comodines en búsqueda por nombre

En esta opción de búsqueda de usuarios, se puede usar el símbolo de truncamiento

* (asterisco) como comodín cuando se dude del término que se desea encontrar, o
cuando se quiera realizar una búsqueda amplia de usuarios.

Los comodines pueden utilizarse de dos formas:

 Colocados al comienzo de la raíz del término.

En el ejemplo se está buscando la cadena *varez, es decir todos los usuarios que
comienzan no se sabe por qué letras y que tengan el término varez

 Colocados al final de la raíz del término.

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Creación de usuarios

Esta opción permite crear nuevos registros de usuarios del sistema. Para esto hay
que asignar un número de cuenta a cada uno. Existen cuatro formas de crear
usuarios en el sistema Janium:
 Función Creación de usuarios en el módulo de Circulación (la que nos ocupa
aquí).
 Carga masiva de usuarios en el módulo de Circulación.
 Complemento “auto-registro” de usuarios.
 API de creación de usuarios.
El procedimiento por seguir para la primera de ellas es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Usuarios de la barra de herramientas del módulo.

 Escribir el número de cuenta del usuario en el campo de texto de la sección

Crear usuario. Hacer clic en el botón Crear.
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 Se despliega la ficha de información del usuario. Introducir los datos

correspondientes y hacer clic en el botón Aceptar.
Los tipos de datos que se pueden encontrar aquí son los siguientes:

Información general

 Número de cuenta: elemento de identificación del usuario asignado en el

paso anterior. Aquí solamente se visualiza.

Nota: Los usuarios de Tulas viajeras se deben de ingresar con el NIT y si

dicho NIT ya existe se agrega un guion y un número, en cuyo caso será
consecutivo.
Ejemplos:
Institución: BIBLIOTECA PUBLICA PILOTO SEDE CENTRAL
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NIT: 890980150-1
No. de cuenta: 8909801501
Institución: BIBLIOTECA PUBLICA PILOTO FILIAL JUAN ZULETA FERRER
NIT: 890980150-1
No. de cuenta: 8909801501-1
Institución: BIBLIOTECA PUBLICA PILOTO FILIAL SAN JAVIER LA LOMA
NIT: 890980150-1
No. de cuenta: 8909801501-2
Y así de manera consecutiva por cada sede que tenga.
Como NO se debe hacer:
Institución: BIBLIOTECA PUBLICA PILOTO SEDE CENTRAL
No. de cuenta: 890980150-1
Institución: BIBLIOTECA PUBLICA PILOTO FILIAL JUAN ZULETA FERRER
No. de cuenta: 890980150-1-1
Institución: BIBLIOTECA PUBLICA PILOTO FILIAL SAN JAVIER LA LOMA
No. de cuenta: 890980150-1-2
Para los usuarios de Tulas viajeras se crean en las notas extendidas lo
siguiente:

Referencia 1: La persona delegada por el representante legal para hacerle

seguimiento al material prestado; si el representante legal es quien va a hacer
el responsable del préstamo de los materiales se deja este campo vacío y se
coloca como fiador.

Referencia 2: no se registra información alguna

Fiadores: Representante legal o delegado oficialmente quien firma el acta de
compromiso.
Persona Natural o Jurídica: Se debe seleccionar Jurídica, recuerden que
por default aparece Natural. (afecta las estadísticas si no es cambiada).
Nota: A las Instituciones (Tulas viajeras) no se les debe asignar fecha de
nacimiento.

Para los integrantes del equipo de trabajo con el rol de Promotores de

Lectura.
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El número de cuenta se compone del documento de identidad y al final del

documento las letras PROM en mayúscula sostenida.
Ejemplo:
No. de cuenta: 71393520PROM
No. de cuenta: 43234258PROM
Nota: Las cuentas PROM pueden prestar un mismo título para el caso de
Clubes de Lectura.
Para los integrantes del equipo de trabajo con el de Gestor de Servicios.
El número de cuenta se compone del documento de identidad y al final del
documento las letras SERV en mayúscula sostenida.
Ejemplo:
No. de cuenta: 71393520SERV
No. de cuenta: 43234258SERV
Permite prestar a Gestores de Servicios Bibliotecarios materiales que deben
sacar de la Unidad de Información en el marco de diferentes actividades.

 Estado del usuario: situación administrativa en la que se encuentra el

usuario y que define su relación con la institución. Algunos estados pueden
ser: OK, que indica que el usuario no tiene ningún problema con la institución;
Bloqueado por multas, que indica que el usuario debe multas y no puede
realizar ningún préstamo o solicitud a la institución a menos que un operador
autorizado lo permita; Suspendido, que indica que el usuario no tiene ningún
derecho hasta que se haya resuelto su situación; Bloqueado y suspendido,
que indica que el usuario, además de estar bloqueado por tener alguna multa,
ha sido suspendido.
 Nombre: nombre completo del usuario. Siguiendo las políticas de la
institución, debe ingresarse de forma normalizada para que, al buscarlo, la
lista de usuarios no muestre información contradictoria o incompleta. Se debe
de introducir siempre el(los) apellido(s) separados por coma (,) y luego el(los)
nombre(s). todos con mayúsculas, siempre se hace de la misma manera. Por
ejemplo: GUEVARA HERNANDEZ, ANA.

o Es de anotar que NO hay espacios entre el apellido y la coma (,) y

que, si existe un espacio entre la coma y el primer nombre, se debe
tomar tal cual se encuentra en el documento.

Perfil del usuario:

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Una institución puede agrupar a sus usuarios para diferenciarlos y otorgarles

mayores o menores privilegios. Cada grupo es un perfil, y cada usuario puede
tener más de un perfil si es necesario (el sistema lo permite, pero por política
TODOS nuestros usuarios deben de poseer un solo perfil). Por ejemplo, puede
pertenecer a una institución que tiene convenio de Tulas Viajeras (Tulas viajeras)
o un Promotor de Lectura (Promotores de lectura) como usuario Normal o
Empleado de alguna de nuestras Unidades de Información (Red de Bibliotecas
de Medellín) y como empleado que utiliza cualquiera de los módulos de Janium
(Staff).

 Identificador alterno: número de identificación, adicional al ID y al número

de cuenta, que puede utilizarse cuando no se conoce o no se puede disponer
de este último. Este identificador alterno es el mismo documento de identidad
utilizado en el Número de Cuenta.

 Perfil del usuario: elemento que determina cómo se le prestarán al usuario

los diferentes materiales de la institución. Cada perfil tiene sus propios
parámetros respecto del número de materiales a prestar, apartados que se
pueden realizar o fechas de vencimiento de privilegios.

 Biblioteca: biblioteca a la que pertenece el usuario.

 Vigencia: fecha en que expiran los privilegios del usuario (préstamo,

renovación, solicitudes, etc.), es decir, es la fecha cuándo se les debe de
actualizar los datos.
Por política la vigencia de los perfiles utilizados es:
Red de Bibliotecas de Medellín: 6 meses
Promotores de Lectura: al 31 de diciembre del año en curso.
Tulas Viajeras: al 31 de diciembre del año en curso.

 Categoría 1 de usuario: categoría para clasificar al usuario y utilizarla en

Informes o estadísticas. (Profesión del usuario)

 Categoría 2 de usuario: segunda categoría para clasificar al usuario y

utilizarla en informes y estadísticas. (Nivel de escolaridad): actualmente NO
se debe diligenciar dicho campo; TODOS los niveles de escolaridad se
migraron a las Notas Extendidas del usuario, es decir, se debe dejar en
blanco.

● Límite préstamos: número de préstamos que se le pueden hacer al usuario.

En este campo no se registra información; ya que los límites de préstamo se
definen por política desde el Mapa de Circulación.
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Domicilio

 Tipo domicilio: en este campo se registra el domicilio Local.

 Domicilio: calle, carrera y número del domicilio del usuario.
Ejemplos:
CARRERA 64 # 50 - 32
CARRERA 64 B # 50 A SUR 32
CARRERA 64 # 50 SUR 32 INT. 507
CARRERA 64 # 50 SUR 32 INTERIOR 507
CARRERA 64 # 50 - 32 BLOQ. 5 APTO. 302
CARRERA 64 # 50 - 32 BLOQ. 5 APARTAMENTO 302
Nota: En las carreras y las calles no se utilizan abreviaturas, para los bloques,
apartamentos, interiores, etc. se permiten utilizar abreviaturas y se deben terminar
en punto (.), es opcional si se utiliza la abreviatura o no.

 Barrio: división territorial donde se encuentra el domicilio del usuario.

 Corregimiento/Ciudad/Municipio: ciudad del domicilio del usuario.

 Código postal: código postal del domicilio del usuario. (Se deja vacío dicho
campo)

 Teléfono: número de teléfono de contacto del usuario, se debe ingresar con

el indicativo.

Ejemplos:
604 2 11 22 33
604 2 11 22 332/310 2 11 22 33

Notas: recuerden que el campo celular en las Notas Extendidas es para el

envío de mensajes de texto, por lo cual se debe de colocar en el Domicilio y
en su respectivo campo, si ya posee el número de teléfono fijo se separa con
un slash (/).

Por política ya se aceptan números de celular tanto en el usuario que se está

inscribiendo como en cada una de las referencias aportadas.

 E-mail: cuenta de correo electrónico de contacto del usuario. Esta cuenta se

utilizará para enviar notificaciones por parte de la institución.
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Todos los correos electrónicos (por política), se deben de ingresar en

minúsculas, si el usuario posee más de uno se separan por comas y un
espacio. Si el usuario no posee correo este campo se deja vacío.

Ejemplos:

micorreo@[Link]
micorreo@[Link], micorreo2@[Link]

Nota: Recuerden que el teléfono fijo es local, no sirve de otro municipio diferente
al Área Metropolitana, es decir, no se pueden números de Amalfi, San Pedro de
los Milagros, Turbo, etc.

Acceso

 Password: conjunto de 6 a 15 caracteres alfanuméricos. En este campo se

ingresa el mismo Número de Cuenta del usuario, es decir, su número de
documento de identidad sin puntos.

 Confirma password: contraseña ingresada en el campo anterior. Esta

acción forma parte del proceso de validación de esta.

 Nivel de acceso: nivel de seguridad que tendrá asignado el usuario. Este

campo relacionará al usuario con un nivel que le permitirá ver registros y
campos bibliográficos que tengan el mismo nivel. Si un registro o campo tiene
un nivel de seguridad igual o menor al del usuario, éste podrá verlos en el
catálogo al público. Si el nivel es mayor, el usuario no podrá verlos. Estos
niveles se pueden modificar de acuerdo con las políticas de la institución. El
nivel de acceso para este caso siempre será Público

 Función: campo que determina el ámbito de actuación y las acciones que el

usuario podrá realizar con base en él y en el nivel de acceso elegido. Siempre
será Catálogo al público

 Valor 1, Valor 2 y Valor 3: campos destinados a usos futuros del sistema.

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El sistema muestra de nuevo la información registrada para su verificación. Hacer

clic en el botón Aceptar.

 El sistema regresa a la pantalla de administración de usuarios con el nombre

del usuario creado como registro activo.
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Consulta y edición de datos generales del usuario

Es posible realizar consultas y cambios en algunas de las informaciones ya

recogidas en el registro del usuario.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Usuarios de la barra de herramientas del módulo.

 Buscar al usuario en cuestión por ID del usuario, número de cuenta

/identificador alterno o nombre.

 Teniendo al usuario como registro activo, hacer clic en el botón Generales de

la sección Datos generales del usuario.

 El sistema muestra la pantalla de USUARIOS. Hacer clic sobre el botón

Actualizar, en caso de que se necesiten modificar los datos de alguno de los
campos permitidos (nombre, estado y tipo de domicilio). Por políticas, sólo se
puede modificar el campo Nombre. Para guardar los cambios, dar clic de
nuevo en el botón Actualizar.

Creación y/o edición de perfiles de usuario

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Se tienen cuatro perfiles configurados en el sistema: Red de Bibliotecas Medellín,

Tulas viajeras, Promotores de lectura y Staff.

Según las políticas, los perfiles Red de Bibliotecas Medellín, Tulas viajeras y
Promotores de Lectura, Gestores de Servicios se utilizan para cada usuario, ya sea
Instituciones Educativas, Promotores de Lectura o cualquier usuario que requiera
los servicios de nuestras Unidades de Información.
Si se equivocan en la creación del usuario y se requiere cambiar el perfil deben de
solicitar apoyo a soporte para dicho cambio.

Nota: Este procedimiento se hace sin que el usuario tenga préstamos vigentes,
multas y/o sanciones y no se quiera perder su historial de préstamo. (si dicho usuario
a eliminar el perfil posee un historial por favor notificarlo al Administrador del
Sistema siguiendo el conducto regular para ello)

Asignación de domicilios

En el sistema Janium, es posible registrar la información de hasta cuatro domicilios

para un mismo usuario. En este sentido, el sistema establece cuatro categorías:
Local, Lugar de Origen, Particular, Temporal; para nuestro caso y puesto que los
datos adicionales se capturan en las Notas Extendidas del Usuario, solamente
utilizamos el domicilio Local.

El procedimiento por seguir es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Usuarios de la barra de herramientas del módulo.

 Buscar al usuario en cuestión por ID del usuario, número de cuenta

/identificador alterno o nombre.

 Teniendo al usuario como registro activo, hacer clic en el botón Domicilios de

la sección Edición de domicilios.
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 Se despliega la pantalla de gestión de domicilios para el usuario activo. Elegir

el tipo de domicilio que se desea crear (Local) y hacer clic sobre el botón
Crear. (Hay que considerar que no se pueden crear dos domicilios del mismo
tipo), para el caso nuestro aparece el local cuando el usuario no tiene
domicilios creados, de lo contrario aparece en blanco.

La siguiente imagen es cuando ya posee el domicilio (Evitar dar clic en crear cuando
aparece en blanco, de lo contrario puede quedar con error el usuario y no se
desplegará la información de manera correcta)

 Escribir los datos correspondientes y hacer clic en el botón Crear.

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Modificación de domicilios

El sistema Janium también permite realizar cambios en la información registrada en

el domicilio (o domicilios) del usuario.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Usuarios de la barra de herramientas del módulo.

 Buscar al usuario en cuestión por ID del usuario, número de

cuenta/identificador alterno o nombre.

 Teniendo al usuario como registro activo, hacer clic en el botón Domicilios de

la sección Edición de domicilios.

 Se despliega la pantalla de gestión de domicilios para el usuario activo. Hacer

clic sobre el ID del domicilio cuyos datos se desean modificar.
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 En el formulario de edición, realizar los cambios correspondientes y hacer

clic en el botón Actualizar.

Borrado de domicilios

Si fuera necesario, es posible borrar una dirección específica del registro del
usuario.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Usuarios de la barra de herramientas del módulo.

 Buscar al usuario en cuestión por ID del usuario, número de cuenta

/identificador alterno o nombre.

 Teniendo al usuario como registro activo, hacer clic en el botón Domicilios de

la sección Edición de domicilios.
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 Se despliega la pantalla de gestión de domicilios para el usuario activo. Hacer

clic sobre el ID del domicilio cuyos datos se desean borrar.

 En el formulario de edición, hacer clic en el botón Borrar para ejecutar la

acción (el sistema pedirá confirmación de la misma).

Vinculación de Fotografía y Acta de Compromiso al usuario

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La fotografía que es asociada al registro de un usuario se ve en las funciones de

préstamo, devolución y despliegue del usuario, para permitir una identificación
adecuada del mismo. Si el usuario no posee fotografía, el sistema muestra una
silueta como foto.
El procedimiento a seguir es el siguiente:
 Hacer clic sobre la opción Usuarios de la barra de herramientas del módulo.

 Buscar al usuario en cuestión por ID del usuario, número de cuenta

/identificador alterno o nombre.
 Teniendo al usuario como registro activo, hacer clic en el botón Fotografías
de la sección Fotografía del usuario.

 Se despliega la pantalla de asignación de objetos digitales para el usuario

activo. Hacer clic sobre el botón Crear
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 En el formulario que aparece, el sistema por intermedio de una mejora

realizada crea las URL Imagen (ruta donde quedará la fotografía del usuario
en el servidor) y la URL (ruta donde quedará el Acta de Compromiso del
usuario en el servidor), por lo cual no es necesario realizar ninguna acción.

Presionar el botón Actualizar si se desea editar la información de este (Si es

que el usuario no aceptó la toma de la foto). Hacer clic de nuevo en el botón
Actualizar para guardar los cambios. De lo contrario hacer clic en el botón
Cancelar.

Los campos requeridos son URL imagen (en éste se coloca la ruta de donde va a
quedar la Fotografía del Usuario en el servidor) y URL (en éste, se coloca la ruta
donde va a quedar el Acta de Compromiso del usuario en el servidor)

Nota: Todos los usuarios deben de poseer el Acta de Compromiso en PDF y en

la última versión de ésta.
 El sistema muestra la pantalla de edición de registros de objetos digitales.
Dar clic en el icono Subir objetos ubicado a la izquierda del campo URL y
URL imagen respectivamente; para el caso de las actas de compromiso se
verifica que sea formato PDF. El peso del archivo no supera los 500 kb y no
se escanea como imagen.
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 En la ventana emergente que aparece, hacer clic en el botón Examinar (o

Seleccionar archivo, dependiendo del explorador del usuario) para proceder
a seleccionar el archivo a transferir en el equipo local.

 Una vez hecho lo anterior, la ruta y el nombre del archivo se muestran en el

campo de texto de la ventana emergente ya mencionada. Hacer clic en el
botón Transferir.
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 Finalmente, el sistema despliega el mensaje de transferencia exitosa. Hacer

clic sobre el botón Continuar para concluir el proceso.

Notas:

● El tamaño de la foto del usuario es de 152 pixeles por 177 pixeles; (pueden
editarla en el Paint), fotografía tomada a dos pasos de la cámara con lugar
señalado en Circulación y Préstamo que registre el perfil frontal del usuario
quien no deberá portar elementos que impidan la identificación plena de sus
rasgos faciales tomada de la cintura hacia arriba.

Ejemplos de fotografías no permitidas:

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Manera de recortar la fotografía en Paint de Windows (antes de subirla al

servidor)

1. Dar clic derecho sobre la fotografía del usuario

2. En el menú contextual ir a Abrir con y dar clic sobre Paint

3. Se abre el programa Paint con la foto del usuario, si es necesario recortar la

fotografía debe dar clic sobre Seleccionar que aparece en la barra de
herramientas del Paint y seleccionar y dejando el botón izquierdo del mouse
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selecciona el área que desea de la fotografía y por último le da clic en

Recortar que aparece al lado derecho de Seleccionar:

4. Cambiar el tamaño: para realizar el cambio de tamaño damos clic en Cambiar

tamaño, una vez dado clic se abre una nueva pantalla con las opciones de
cambiar tamaño y sesgar

Para la opción de Cambiar tamaño:

1. Se selecciona Píxeles

2. Se quita la marca de Mantener relación de aspecto

3. Se cambia el valor que aparece en Horizontal por 152
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4. Se cambia el valor que aparece en Vertical por 177

5. Clic en Aceptar
6. Guardar la imagen
7. Cerrar el Paint

● El Acta de Compromiso se debe escanear en escala de grises y sin espacios

en blanco a su alrededor; y ser anexada al registro para poder acceder al
servicio. Se siguen los mismos pasos de subir la fotografía del usuario.

Notas: Para el caso de las Actas de Compromiso se verifica que sea formato
PDF. El peso del archivo no supera los 500 kb y no se escanea como imagen.

Ejemplo de Usuario con Fotografía asociada

Ejemplo de Usuario con Acta de compromiso asociada (El espacio en gris es

para que se pueda observar la margen que se dejó al digitalizar que es todo
lo blanco del Acta)
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Creación de notas para usuario

Estas notas informativas son privadas, es decir, no pueden ser vistas por los
usuarios desde el catálogo al público. La intención de ellas es incluir datos
relevantes que los operadores del módulo deban tener en cuenta. Las notas se
despliegan en las funciones de préstamo, devolución y despliegue del usuario.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Usuarios de la barra de herramientas del módulo.

 Buscar al usuario en cuestión por ID del usuario, número de cuenta

/identificador alterno o nombre.
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 Teniendo al usuario como registro activo, hacer clic en el botón Notas de la

sección Notas del usuario.

 Se despliega la pantalla de creación de notas para el usuario activo. Escribir

el número de orden (no es necesario que la numeración sea consecutiva) en
el campo de texto correspondiente y hacer clic sobre el botón Crear.

 El sistema muestra la pantalla USERNOTES, en la que se debe introducir el

texto deseado para la nota en el campo destinado para ello y hacer clic sobre
el botón Crear.
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Las Notas de usuarios principales y que todos deben de tener son:

NOTA 0: para aquellos usuarios que firmaron el Acta de Compromiso y que por
temas de tiempo no se asocia de una vez al usuario. Cuando se asocia la
correspondiente Acta la nota se debe eliminar. Es importante aclarar en este
punto que todos los usuarios no pueden estar más de 8 días sin tener enlazada
el Acta de Compromiso desde el momento de su creación.

NOTA 1: para todos los usuarios nuevos y/o han actualizado los datos.

La manera correcta para la creación de notas y de acuerdo con las políticas que se
tienen es:

 Nombre e inicial del primer apellido del operador de circulación quien crea la
nota:
 Iniciales de la Unidad de Información. (ver Anexo con las iniciales de cada
una de las Unidades de Información)
 Fecha de la nota sin espacios
 Hora de la nota sin el cero para las horas menores a 12 y sin los dos puntos
(:) seguida de AM o PM
 Descripción de la Nota

Todos los campos son separados por espacio, guion, espacio, en mayúscula
sostenida, sin acentos y NO deben de terminar en puntos (.).

Ejemplos:
Nota 0: ANGELLO C - BPP - 20240229 - 118 PM - FIRMO ACTA
Nota 1: LUZ C - PBDO - 20240129 - 200 PM - CREO USUARIO
Nota 1: OLGA B - BPLF - 20240319 - 900 AM - ACTUALIZO DATOS
Nota 2: JUAN P - BPLF - 20240319 - 1015 AM - LIBRO EL PRINCIPITO RAYADO

No se recomienda copiar y pegar la nota desde el archivo PDF al sistema porque

los guiones pueden ir como carácter especial y/o doble guion.

Para los casos de seguimiento a morosos, la estructura de la nota es:

 Ultima llamada
 Fecha de la última llamada
 Iniciales de la Unidad de Información (ver Anexo con las iniciales de cada
una de las Unidades de Información)
 Nombre e inicial del primer apellido del operador de circulación quien crea la
nota
 Total, de llamadas realizadas
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Todos los campos separados por espacio, guion, espacio, en mayúscula sostenida,
sin acentos y NO deben de terminar en puntos (.).

Ejemplo:

NOTA 2: ULTIMA LLAMADA - 20190529 - BPLF - OLGA B - TOTAL DE LLAMADAS

REALIZADAS 6

Aclaración: a partir de la identificación de la última llamada realizada, se puede

indicar en la nota otro dato correspondiente al contacto generado con el usuario,
como dejar el recado con algún familiar; de igual manera, la nota registrada para la
gestión de morosos corresponderá a la última acción realizada por alguna de las
bibliotecas que realice la gestión y el total de llamadas acumulativo.

Ejemplo:

NOTA 2: ULTIMA LLAMADA - 20190529 - BPLF - OLGA B - TOTAL DE LLAMADAS

REALIZADAS 7 - RECADO CON LA MAMA

IMPORTANTE: a partir de la fecha de implementación del presente documento, las

unidades de información deberán iniciar el proceso de depuración de notas al
usuario.

No se recomienda copiar y pegar la nota desde el archivo PDF al sistema porque

los guiones pueden ir como carácter especial y/o doble guion.

Notas Adicionales:

 Si la nota 2 del usuario ya existe y no es de seguimiento a morosos, se debe

asignar la nota siguiente.

 Si haciendo depuración de usuarios y/o llamada a morosos se identifica

un usuario que ha fallecido, se debe crear una multa administrativa sin ítem
y con fecha de vencimiento de la suspensión indefinida, adicional agregar en
la nota de seguimiento a morosos (si aplica) que el usuario ha fallecido, si no
es moroso se crea una nueva nota informando que el usuario ha fallecido.

 Si el usuario fallecido tiene material en su poder y éste ya no se puede

recuperar, el operador de Catalogación debe de cambiar el estado y nivel de
acceso del ejemplar a: "Descartado Perdida por préstamo" y 3
respectivamente.
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 El material por ningún motivo se debe descargar, es decir, se deja cargado

al usuario hasta el momento en que realicen el proceso de reposición del
material y todo lo que conlleva.

Ejemplo:

NOTA 2: ULTIMA LLAMADA - 20201008 - BPLF - OLGA B - TOTAL DE LLAMADAS

REALIZADAS 7 - USUARIO FALLECIDO

 Los operadores de circulación deben dejar una nota en el perfil del usuario
que ingrese a la Sala TIC y que solo haya proporcionado una referencia,
indicando: "Solo tiene una referencia". Esta nota se tendrá en cuenta en caso
de que este mismo usuario desee prestar material bibliográfico, lo que
implicará que proporcione la segunda referencia.

Creación de notas extendidas para usuario

Estas notas informativas al igual que las anteriores, son privadas, es decir, no
pueden ser vistas por los usuarios desde el catálogo al público. Su intención es
incluir datos adicionales en el registro del usuario como referencias, sexo, tipo de
documento, lugar de estudio y/o trabajo, número de celular para enviar SMS con
vencimiento de material o reservas, fecha de nacimiento, etc.

Notas:

● Los usuarios podrán tener en sus referencias números de contactos de

telefonía fija o celular pero siempre deberá contar como mínimo una
referencia con telefonía fija.

● Para los usuarios que son personas Jurídicas (Tulas Viajeras) no deben de
llenar el campo de Fecha de Nacimiento, éste debe dejarse en blanco.

Los campos de las Notas Extendidas son:

● Tipo de identificación (tipo_identificación). Lista desplegable donde se debe

seleccionar el tipo de documento del usuario(a).

● País de nacimiento (nacionalidad). Lista desplegable donde se debe

seleccionar el país de nacimiento del usuario.

● Nivel Educativo (nivel_educativo). Lista desplegable donde se debe

seleccionar el nivel educativo del usuario.
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● Etnia (etnia). Lista desplegable donde se debe seleccionar la etnia del

usuario.

● Comuna (comuna). Lista desplegable donde se debe seleccionar la comuna

del usuario.

● Sexo del usuario (sexo). Género del usuario

● Fecha de nacimiento (nacimiento). Calendario donde se debe seleccionar la

fecha de nacimiento del usuario. Por defecto presenta la fecha actual.

● Número de celular del usuario (Sin espacios). (celular). Campo para ingresar
el número de celular del usuario sin espacios. Este campo se diligencia
cuando el usuario acepta el envío de SMS. No está relacionado con la nota
extendida Autorizo recibir información del SBPM

● Nombre referencia (Nombres completos y primer apellido; todo en mayúscula

sostenida) (referencia) Nombres, Parentesco, Teléfono del domicilio y
autorización del tratamiento de Datos Personales de la referencia.

● Nombre referencia (Nombres completos y primer apellido; todo en mayúscula

sostenida) (referencia2), Nombres, Parentesco, Teléfono del domicilio y
autorización del tratamiento de Datos Personales de la referencia.

● Nombre del fiador (Nombres completos y primer apellido; todo en mayúscula

sostenida) (fiadores), Nombre, Parentesco, Teléfono y autorización del
tratamiento de Datos Personales del Fiador.

● Empresa donde trabaja (En mayúscula sostenida) (trabajo): Nombre del lugar
de trabajo del usuario

● Institución donde estudia (En mayúscula sostenida) (estudio). Nombre del

lugar donde estudia el usuario.

● Persona Natural o Jurídica (naturaleza). Se identifica si el usuario es una

persona natural o jurídica.

● Persona con discapacidad (discapacidad). Lista desplegable donde se debe

seleccionar si el usuario posee alguna discapacidad física.
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● Autorizo recibir información del SBPM (autorizo_publicidad). Si el usuario

autoriza recibir información del Área de Comunicaciones del SBPM.

● Autorizo a tomar la fotografía (autorizo_fotografia). Si el usuario autoriza

tomarse la fotografía para el registro.

● Caja de Compensación Familiar (caja_compensacion). Caja de

Compensación Familiar del usuario.

● Cuando un usuario se autoregistra aparece una nota adicional informando

que el usuario es autoregistrado.

● En algunos usuarios después de la Fecha de Nacimiento aparece la edad del

usuario, no es una etiqueta editable, solamente informativa.
El procedimiento por seguir es el siguiente:
 Hacer clic sobre la opción Usuarios de la barra de herramientas del módulo.

 Buscar al usuario en cuestión por ID del usuario, número de cuenta

/identificador alterno o nombre.
 Teniendo al usuario como registro activo, hacer clic en el botón Notas
Extendidas de la sección Notas del usuario.
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 Se despliega la pantalla de creación de notas para el usuario activo.

Para grabar las notas capturadas, se debe pasar el puntero del mouse sobre una
de las llaves y dar clic en Guardar y cerrar registro.

Nota: la verificación telefónica de cada dato del usuario para la solicitud de registro,
tanto de él directamente, como de cada persona consignada como referencias se
hace inmediatamente; se posterga si los datos no se confirman en su totalidad o
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que el usuario no puede esperar el tiempo para verificar, en este caso el tiempo
máximo para concluir su registro será de dos días hábiles. Si pasado este tiempo
los datos no son verificables se debe contactar al usuario telefónicamente o por
correo electrónico para que rectifique la información suministrada.

Si el usuario no ha sido registrado en el momento de la solicitud, se contacta

después en los tiempos establecidos para completar el registro, así que se le
notifique por correo electrónico, la aprobación del registro y su clave de acceso al
módulo virtual de servicios al usuario del catálogo en línea.

Muchas veces al momento de realizar actualizaciones de usuarios las notas

extendidas toda la información de una referencia está en un único campo

En la siguiente imagen se pueden observar la lista de opciones que se pueden

aplicar a cada una de las etiquetas de las Notas Extendidas.

Ejemplo:

El paso por seguir es pasar el puntero del mouse sobre la llave que aparece al lado
derecho de la etiqueta que está incompleta y dar clic en repetir etiqueta, el formulario
se actualiza y se procede a llevar cada uno de los datos a la casilla correspondiente
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y por último volver a pasar el puntero del mouse sobre la etiqueta mala y dar clic en
eliminar etiqueta

Para grabar las notas capturadas, se debe pasar el puntero del mouse sobre una
de las llaves y dar clic en Guardar y cerrar registro.

Préstamos

Estos procesos consisten en inscribir al usuario solicitante, utilizando su número de

cuenta, y al material solicitado, a través de su número de código de barras, en un
registro de préstamo. El sistema asigna la fecha y hora de devolución
correspondiente considerando el mapa de circulación configurado, que engloba, a
su vez, los datos sobre: perfil del usuario, tipo de material, biblioteca prestataria,
biblioteca del usuario y regla de circulación (periodo de préstamo + multa asociada).

Los préstamos son en cantidad de días, dependiendo de las políticas definidas por
la institución, y se realizan cuando el usuario tiene un estado OK y el material está
Disponible para ser prestado. El alcance de este parámetro lo define el reglamento
de circulación y préstamo homologado que establece total de 16 materiales por 10
días con derecho a dos renovaciones. Para el caso de préstamo por extensión
bibliotecaria (Tulas Viajeras) es de 2 meses sin renovaciones. Las cuentas de
Promoción de Lectura y Servicios Bibliotecarios prestan en periodos desde enero
con fecha de vencimiento en todo caso hasta el 30 de noviembre sin renovaciones.
Por lo general, un usuario tiene el estado OK cuando:
 No tiene multas monetarias pendientes de pago.
 No tiene suspensiones administrativas.
 No tiene préstamos vencidos.
 Puede tener materiales en préstamo (todavía no vencidos).
 Puede tener materiales reservados.
 No han expirado sus privilegios de usuario.
A su vez, también de forma genérica, un material se considera Disponible cuando:
 La institución ha decidido que circule y sea accesible (ya sea alojado en
salas, estanterías o depósitos no abiertos al público).
 No ha sido reservado por algún usuario.
 Tiene un nivel de seguridad asociado menor o igual al nivel del usuario que
lo solicita.

Pantalla
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Versión. 3

La pantalla de Préstamo se compone de cinco secciones:

Información del usuario,

que muestra lo siguiente:
- Fotografía del usuario.
- Número de cuenta.
- Nombre y apellidos del usuario.
- Biblioteca, perfil y vigencia del usuario.

Campo de código de barras y notas,

que muestra lo siguiente:
- Campo de texto para escribir el código de barras del material.
- Notas informativas vinculadas al usuario.

Lista de material prestado en la sesión activa,

que muestra lo siguiente:

- Código de barras y biblioteca del ejemplar.

- Clasificación, título y autor.
- Número de cuenta del usuario, biblioteca del usuario y perfil.
- Fecha y hora de préstamo.
- Fecha y hora de vencimiento.
- Número de cuenta del operador de Circulación.

Lista de material en poder del usuario al iniciar la sesión activa,

que muestra lo siguiente:

- Código de barras y biblioteca del ejemplar.

- Clasificación, título y autor.
- Número de cuenta del usuario, biblioteca del usuario y perfil.
- Fecha y hora de préstamo.
- Fecha y hora de vencimiento.
- Número de cuenta y biblioteca del operador de Circulación.
- Renovaciones efectuadas.

Lista de préstamos acumulados (histórico de préstamos),

que muestra lo siguiente:
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- Código de barras y biblioteca del ejemplar.

- Clasificación, título y autor.
- Número de cuenta del usuario, biblioteca del usuario y perfil.
- Fecha y hora de préstamo.
- Fecha y hora de vencimiento.
- Fecha y hora de devolución.
- Número de cuenta y biblioteca del operador de Circulación responsable del
préstamo.
- Número de cuenta y biblioteca del operador de Circulación responsable de la
devolución.
- Renovaciones efectuadas.

Nota:
El usuario puede prestar hasta cinco (5) materiales en forma simultánea por diez
(10) días cada uno.

A partir del cuarto (4) préstamo consecutivo que realice (ver la cantidad de visitas
a visitas a las bibliotecas ver las notas del usuario), podrá acceder a dieciséis
(16) materiales en forma simultánea por diez (10) días cada uno.

Los usuarios nuevos inscritos en la biblioteca con el tipo de documento Pasaporte

solo pueden llevar tres (3) materiales.

Los operadores de Circulación y Préstamo del Parque Biblioteca Nororiental

provisionalmente poseen el privilegio de Asignar la Fecha de Vencimiento de
manera Manual.

Procedimiento de préstamo

- Hacer clic sobre la opción Préstamo de la barra de herramientas del módulo.

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- En el cuadro que aparece, escribir el número de cuenta del usuario en el

campo correspondiente y hacer clic en el botón Aceptar.

Leer el código de barras del material que se prestará.

Al llevar a cabo la acción anterior, los datos del préstamo registrado se despliegan
en la lista Material prestado en la sesión.

IMPORTANTE: a partir de la fecha de implementación del presente documento, se

puede configurar los mapas y/o políticas para el préstamo de Equipos de Cómputo
(PC de Escritorio, Portátiles, Tabletas, etc.)

El servicio está configurado inicialmente en las Unidades de Información de: BPP y

sus Filiales, Parques Biblioteca, Bibliotecas de Proximidad, Casa de la Literatura
San Germán y Centro de Documentación Musical El Jordán

El procedimiento para realizar el préstamo en las salas virtuales es exactamente

igual al que se realiza con los materiales bibliográficos. Ver el anexo del flujo de
trabajo para el préstamo de Equipos.

Dentro de las políticas, se asigna como código de barras de cuatro dígitos que se
construye de la siguiente manera:

Los primeros dos números se asigna de acuerdo con la Unidad de Información; el

tercero y cuarto son los números correspondientes al equipo en el Control Cyber,
ejemplo:

El Centro de Documentación El Jordán posee 5 equipos para el préstamo de los

mismos al usuario:
El prefijo de la Unidad de Información es: 47
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De acuerdo con lo anterior, los códigos con los que se prestarían los equipos serían:
4701, 4702, 4703, 4704, 4705.

Se Anexa al final del manual los prefijos asignados a cada Unidad de

Información.

Es posible que durante la jornada se presenten algunos casos relevantes y/o

novedades con los usuarios que se encuentran en las Salas TIC, para lo cual, se
anexan los códigos a utilizar para crear las Notas respectivas para los mismos.

Alertas de préstamo

Alerta al intentar prestar un material ya prestado

Puede ocurrir que un usuario solicite en préstamo un material que ya esté en
posesión de otra persona. Ante esta situación, la medida ideal es que la biblioteca
detenga el material para investigar por qué esta físicamente disponible, pero en el
sistema está registrado como prestado.

El posible mensaje de alerta es el siguiente:

Alerta al intentar prestar un material no registrado

Cuando un usuario solicita en préstamo un material cuyo código de barras no está

registrado, el sistema presenta la alerta correspondiente. El mismo aviso se
presenta cuando el número de código de barras fue escrito de forma equivocada.

La medida ideal en este caso es que la biblioteca detenga el material para confirmar
si el número de código de barras ha sido escrito correctamente al intentar registrar
el préstamo. Si es necesario, tendría que ser remitido al área de Control Bibliográfico
para su búsqueda en la base de datos bibliográfica.

El posible mensaje de alerta es el siguiente:

 Cód. MA-
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Alerta por número máximo de préstamos en uno de los perfiles de usuario

Como ya se ha explicado, un usuario puede tener asignados varios perfiles para

diferentes bibliotecas, esto implica que puede obtener materiales en préstamo
utilizando cualquiera de ellos.

En el momento de la solicitud, el sistema revisa el número máximo de préstamos

que puede obtener el usuario para cada uno de sus perfiles. Si en alguno ya se ha
alcanzado este límite, se alerta al operador de dicha situación. No obstante, el
sistema continuará registrando los siguientes préstamos en otro perfil disponible.
Es por esta razón que por política ningún usuario puede tener más de un perfil.

El posible mensaje de alerta es el siguiente:

Alerta por privilegios vencidos en uno de los perfiles de usuario

Cabe la posibilidad de que los privilegios o permisos establecidos por la institución

para alguno de los perfiles de un usuario pierdan su vigencia por algún motivo. Si
se produce esta circunstancia, el sistema muestra el aviso correspondiente y utiliza
otro perfil disponible para seguir registrando los préstamos.

El posible mensaje de alerta es el siguiente:

Alerta por tener materiales vencidos

 Cód. MA-
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Es posible que el usuario intente llevar en préstamo algún material teniendo libros
vencidos.

El posible mensaje de alerta es el siguiente:

Alerta por tener el usuario un nivel de acceso inferior al material

Para permitir el préstamo de material al usuario es necesario que desde el módulo

de Catalogación se verifiquen el nivel de acceso del Registro como del ítem.

Opción “pasar por alto”

Al intentar registrar un préstamo de material puede presentarse algún impedimento

que evite continuar el proceso. Las restricciones principales que pueden producirse
son las siguientes:

 Usuario bloqueado por multa.

 Usuario bloqueado por multa o préstamos vencidos que requiere el servicio
de la sala TIC.
 Usuario con privilegios vencidos.
 Usuario con máximo de préstamos registrados.
 Usuario con préstamos vencidos.
 Usuario con total de préstamos registrados.
 Material que no circula (no se presta).
 Material con nivel de acceso mayor al autorizado al usuario.
 Material apartado por otro usuario.
 Usuario con máximo de préstamos por tipo de material.
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Para todas estas situaciones es posible, si la institución lo autoriza, registrar el

préstamo del material, en cualquier caso. Para llevar a cabo esto es necesario que
haya un operador del módulo con privilegios de “pasar por alto”. Estos permisos se
configuran al definir los operadores del módulo en la política Privilegios del staff de
circulación del módulo de Administración.

Para llevar a cabo el préstamo de equipos, es necesario que haya un operador del módulo
TIC con privilegios de "pasar por alto". Estos permisos se configuran al definir los operadores
del módulo en la política de Privilegios de Cuentas TIC.

Sobre el procedimiento a seguir: en el momento de identificar al usuario o material

en la sección de Préstamo, el sistema revisa los estados de ambos para detectar si
existe alguna restricción. En caso de haberla, se despliega la alerta correspondiente
agregando la opción Pasar por alto en la pantalla.
A continuación, el operador con privilegios de “pasar por alto” puede escribir el
código de barras del material a prestar, además de su número de cuenta y
contraseña para autorizar el registro del préstamo. No obstante, es importante
mencionar que el uso de esta opción no elimina la restricción existente sobre el
usuario o el material, por lo que, al intentar registrar otro movimiento, el sistema
avisará nuevamente de ella a través de alertas.
Por política solamente cuenta con permisos de Pasar por Alto al Coordinador de
Servicios al Público de la BPP y Articulación de Servicios Bibliotecarios.

Devoluciones
Estas acciones consisten en registrar la entrega en la biblioteca de un material
prestado. Cuando se registra la devolución de dicho material antes de su fecha y
hora de vencimiento no se genera ninguna sanción (monetaria o administrativa) al
usuario.

Pantalla

La pantalla de Devolución se compone de tres secciones:

Información sobre el usuario,
 que muestra lo siguiente:
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o Número de cuenta y nombre completo del usuario.

o Notas informativas asociadas al usuario.

Campo de código de barras y préstamo en sala,

 que muestra lo siguiente:
o Campo de texto para escribir el código de barras.
o Cuadro de selección para préstamo en sala.

Lista de material devuelto en la sesión activa,

 que muestra lo siguiente:
o Código de barras y biblioteca del ejemplar.
o Clasificación, título y autor.
o Número de cuenta del usuario, biblioteca del usuario y perfil.
o Fecha y hora de préstamo.
o Fecha y hora de vencimiento.
o Fecha y hora de devolución.
o Número de cuenta y biblioteca del operador de Circulación
responsable del préstamo.
o Número de cuenta y biblioteca del operador de Circulación
responsable de la devolución.
o Renovaciones efectuadas.

Historial de devoluciones de un material,

 que puede ser consultado introduciendo el código de barras del ítem.

Procedimiento de devolución
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 Hacer clic sobre la opción Devolución de la barra de herramientas del

módulo.

 Escribir el número de código de barras del material en el campo de texto de

la sección destinada para ello y hacer clic en el botón Aceptar.

 Al llevar a cabo la acción anterior, se despliegan los datos del usuario que
tenía vinculado el material en préstamo y la información del registro de
devolución.

Devolución de un préstamo vencido

Cuando se devuelve un material cuyo período de préstamo ha expirado, el sistema

avisa de tal situación y, además, ejecuta la multa monetaria o suspensión
administrativa correspondiente dependiendo de las políticas de circulación
aplicadas por la institución.

El posible mensaje de alerta es el siguiente:

Devolución de un material apartado/reservado

Un usuario puede solicitar el apartado/reserva de un material que se encuentre

Prestado. Esto significa que, al registrar la devolución del material, este queda
reservado para el usuario solicitante siguiente evitando que otros usuarios lo puedan
pedir en préstamo, durante el tiempo que la institución haya definido para estos
casos. Además, el sistema avisa de la mencionada circunstancia.

El posible mensaje de alerta es el siguiente:

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Materiales en tránsito

El estado En tránsito es un estado especial que guardan los materiales cuando

alguno de ellos es devuelto por un usuario en una biblioteca distinta a la que
pertenece el material originalmente.

Generalmente, el sistema asigna y quita de forma automática este estado; sin

embargo, algunos clientes lo utilizan para marcar ciertos materiales de forma
manual para indicar que dichos materiales no están disponibles, aunque esta no es
para nada su finalidad. El que un material tenga estado En tránsito no impide que
éste pueda ser prestado a un usuario, ya que puede ocurrir que el material haya
sido devuelto a la biblioteca de origen más rápido de lo esperado y se colocara en
la estantería de forma inmediata (no sería conveniente que un usuario tuviera que
esperar a que el tiempo en tránsito se cumpla, si ya tiene el material en sus manos).

En relación con este estado, se deben definir correctamente las políticas: Privilegios
del staff de Circulación (parámetro comandos circulación) o Bibliotecas del sistema
(parámetro biblioteca).

Renovaciones

Consisten en la ampliación del período de préstamo de un material por la misma

cantidad de días u horas utilizadas en el momento del préstamo original. Para que
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las renovaciones queden registradas en el sistema deben cumplirse las siguientes

condiciones:

 En las políticas de circulación de la institución deben estar autorizadas las

renovaciones de préstamos.

 El préstamo no debe estar vencido.

 El usuario no debe estar bloqueado por multa económica o sanción

administrativa (suspendido).
 El material no debe estar reservado previamente por otro usuario.

 El usuario debe tener sus privilegios vigentes.

Existen cuatro formas de registrar una renovación:

 En el módulo de Circulación, sección Renovación, opción Renovar ítem.

 En el módulo de Circulación, sección Renovación, opción Renovar usuario.

 En el catálogo al público, sección Servicios al usuario, opción Información del

usuario.

 En la búsqueda rápida la opción de renovación.

NOTA: estas dos últimas son efectuadas por el usuario de manera directa usando
sus datos de conexión (número de cuenta y contraseña).

Procedimiento de renovación 1 (Renovar ítem)

Se utiliza cuando el usuario solicita la renovación de un único material.

 Hacer clic sobre la opción Renovación de la barra de herramientas del

módulo.
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 Escribir el número de código de barras del material en el campo de texto de

la sección destinada para ello y hacer clic en el botón Aceptar.
 Al llevar a cabo la acción anterior, se despliegan en la parte inferior de la
pantalla los datos del usuario y del material renovado, con la nueva fecha y
hora de vencimiento, además del número de renovaciones efectuadas.

Procedimiento de renovación 2 (Renovar usuario)

Se utiliza cuando el usuario solicita la renovación de dos o más materiales. De esta

manera, se pueden realizar todos los procesos en una sola transacción.

 Hacer clic sobre la opción Renovación de la barra de herramientas del

módulo.

 Escribir el número de cuenta del usuario en el campo de texto de la sección

destinada para ello y hacer clic en el botón Aceptar.
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 Al llevar a cabo la acción anterior, se despliega la lista de los materiales que

tiene prestados el usuario. Hacer clic en los cuadros de selección de aquellos
ejemplares que se deseen renovar y, a continuación, en el botón renovar

situado en la parte superior derecha de la pantalla.

 Para terminar, el sistema genera el mensaje informando de la ejecución de

las renovaciones. Hacer clic en el botón Aceptar.

Alerta sobre el límite de renovaciones permitidas

En las políticas de circulación se define el número de renovaciones permitidas

cuando el material no ha sido apartado por otro usuario y el préstamo se encuentra
vigente. Esta cifra determina las veces que un usuario puede solicitar la renovación
de un material que tiene prestado.

Cuando se ha registrado el número máximo de renovaciones, el sistema avisa al

operador del módulo sobre esta situación y no registra la renovación solicitada.

En la opción Renovar ítem, el posible mensaje de alerta es el siguiente:

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En la opción Renovar usuario, al desplegar el sistema la lista de materiales

prestados al usuario, a la izquierda de cada uno se muestra la indicación Límite
renovaciones. Esto significa que no es posible registrar la renovación del material
que tenga asociada dicha indicación.

Si se intenta registrar la renovación, en cualquier caso, el posible mensaje de alerta

es el siguiente:

Multas

El sistema Janium permite gestionar las multas monetarias y las sanciones

administrativas relacionadas directamente con las acciones de préstamo y
devolución. La ejecución de estas multas relacionadas con la devolución de un
material vencido se realiza de forma automática, sin la intervención de un operador
del módulo, ya que se aplican de forma directa los parámetros definidos en las
políticas de circulación. Para llevar a cabo estos procesos, el sistema revisa fecha
y hora de vencimiento y fecha y hora de devolución, determinando el tiempo
transcurrido entre una y otra para calcular la sanción correspondiente.

La mora en la devolución del material prestado, será́ sancionada de manera

administrativa; teniendo en cuenta que por cada día de retraso son dos días de
suspensión. En caso de que el retraso en la devolución sea superior a 15 días, la
sanción máxima de tiempo será́ de 30 días.

Por otro lado, la institución puede crear multas monetarias o sanciones

administrativas de otro tipo. Esto ocurre cuando es necesario crear una multa que
el sistema no puede gestionar (como pueden ser, por ejemplo, los daños al
mobiliario). Ante estas situaciones no controladas, la institución debe diseñar una
sanción dependiendo de la gravedad de lo ocurrido y, por lo tanto, debe definir la
cantidad económica o en tiempo que se aplicará al usuario.
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La creación de multas también puede ser vista como cobro de servicios que la
institución ofrece a los usuarios y que no pueden ser gestionados automáticamente
por el sistema, como las tareas de fotocopiado o digitalización de documentos.
Ahora bien, al crear una multa o sanción quizá se necesite escribir el código de
barras del material relacionado con esta. Esto se determina en la configuración de
las razones de multa, que son los motivos por los cuales la institución genera algún
cobro por multa, sanción o servicio.

En este sentido, hay razones que solicitan escribir el código de barras para crear la
sanción, multa o servicio (por ejemplo: vencimiento de préstamos o daños a
materiales y dispositivos), mientras que puede haber otras razones por la cuales no
sea obligatorio escribir el código de barras (como daños a las instalaciones).

Por política, todas las Unidades de Información tienen Multas Administrativas, por
lo cual se han ocultado el pago y condonación de multas monetarias, de igual
manera no se explican las mismas.
Creación de multas administrativas

La creación de este tipo de sanciones puede requerir el código de barras del

material relacionado, dependiendo de la definición de la política Razón de multa
hecha por la institución.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Multas de la barra de herramientas del módulo.

 Escribir el número de cuenta del usuario en el campo de texto de la sección

Creación de multas.
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Escribir el número de código de barras del material en el campo de texto

correspondiente.

 Seleccionar el asunto relacionado con la sanción en el menú desplegable

Razón multa. Hacer clic sobre el botón Crear.

 Se despliega la pantalla de creación de multas. Elegir el periodo deseado en

la lista destinada para ello (los periodos que pueden ser seleccionados son:
horas, días, fecha e indefinido, en función de los valores establecidos por la
institución).

Escribir la cifra específica de sanción administrativa relacionada con el periodo

elegido. Hacer clic en el botón Crear.

El sistema muestra el mensaje informando de la creación de la multa. Hacer clic

sobre el botón Aceptar.

 Si se consulta de nuevo la ficha de información del usuario, se observa el

aviso relacionado con la multa.
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Borrado de multas administrativas

La institución puede determinar borrar las sanciones administrativas relacionadas

con un usuario. Al registrar esta acción, el usuario multado vuelve a tener su estado
OK y puede solicitar de nuevo materiales en préstamo.

Para el SBPM no se pueden borrar manualmente las multas administrativas, para

ello deben de comunicarse con la Articulación de Servicios Bibliotecarios.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Multas de la barra de herramientas del módulo.

 Escribir el número de cuenta del usuario en el campo de texto de la sección

Borrar multas administrativas. Hacer clic en el botón Borrar.

 El sistema muestra la lista de suspensiones asociadas al usuario. Hacer clic

en el botón Borrar de aquella que se quiera eliminar.

 Después de la acción anterior, aparece el mensaje informando del borrado

de la multa. Hacer clic en el botón Aceptar.

 Y, para finalizar, el mensaje confirmando que el usuario no tiene asignada

ningún tipo de sanción (si es el caso). Hacer clic en el botón Aceptar.
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Apartados/Reservas

Los usuarios interesados en obtener en préstamo un material que no está disponible

por estar prestado a otro usuario pueden registrar en el sistema un apartado/reserva
del mismo.

Al llevar a cabo esta acción, la petición queda en una “lista de espera” del material,
por lo que, al ser éste devuelto, queda reservado para el usuario solicitante por un
tiempo determinado establecido por la institución entre 2 a 5 días. Además, se
informa al usuario solicitante de la disponibilidad del material mediante
notificaciones por correo electrónico.

Durante el tiempo designado por la institución para mantener la reserva, el material

apartado no puede ser prestado a otro usuario, a menos que ésta determine lo
contrario a través de la función Pasar por alto > Material apartado.

Los apartados/reservas pueden ser gestionados desde el catálogo al público o

desde el módulo de Circulación.

Apartados/Reservas desde el catálogo al público

En este caso, el usuario es el responsable de gestionar la acción, sin la intervención

de un operador del módulo.

NOTA: El siguiente procedimiento se realiza desde el catálogo al público:

 En primer lugar, el usuario debe tomar nota del número de código de barras
del material que desea apartar.

 Hacer clic sobre la opción Servicios al usuario de la barra de herramientas

del catálogo.
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 Hacer clic sobre la opción Crear apartado de la pantalla de Servicios al

usuario.

 Escribir el número de cuenta (o identificador alterno) y la contraseña. Hacer

clic en el botón Entrar.

 Introducir el número de cuenta y el código de barras anotado con anterioridad

en los campos de texto correspondientes de la sección Creación de
apartados. Elegir la opción deseada para la selección del ítem (Esta copia).
Hacer clic en el botón Crear.

 El sistema despliega el mensaje El apartado de material fue realizado. Hacer

clic en el botón Aceptar.
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Apartados/Reservas desde Circulación

En esta opción, es el operador del módulo el que lleva a cabo la acción, por lo que
debe conocer el número de cuenta del usuario y el número de código de barras del
material a apartar.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Apartado de la barra de herramientas del módulo.

 Estando en la pantalla de Apartado, introducir en primer lugar el número de

cuenta del usuario.

 El sistema despliega una nueva pantalla donde el operador puede agregar

una nota con datos relevantes al Apartado (Usuario de X biblioteca, por favor
informar en la primera referencia, etc.). Dar clic en Crear.

 El sistema despliega el mensaje El apartado de material fue realizado. Hacer

clic en el botón Aceptar.
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Despliegue de usuario

Esta opción del módulo se compone de diferentes secciones ya que depende de la

información vinculada con el registro del usuario:

Información personal del usuario:

 Nombre.
 Fotografía.
 Estado.
 Fecha de creación del registro de usuario.
 Datos sobre perfiles asociados (número de cuenta, ID alterno, biblioteca, tipo
de perfil, vigencia, categoría 1 y categoría 2).
 Notas informativas.

Información de circulación:
 Préstamos.
 Multas.
 Apartados /Reservas.
 Solicitudes.
 Domicilios.
 Constancias.
 Otras notas. (Notas Extendidas)
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Solicitudes

Las solicitudes son mensajes que remiten los usuarios desde el catálogo al público.

Estos mensajes pueden ser creados por usuarios internos (aquellos que están
registrados en el sistema y tienen número de cuenta asignado) o por usuarios
externos (aquellos que no están registrados en el sistema). Por tanto, si la solicitud
se crea escribiendo un número de cuenta válido, se considera interna; si no tiene
número de cuenta se define como externa. En el módulo de Circulación se revisan
y responden las solicitudes nuevas, y se despliegan las ya respondidas.

Por otro lado, desde el catálogo al público, sección Servicios al usuario, puede ser
solicitada la actualización de los datos de domicilio, indicando la nueva información.
Así, esta opción también se considera una solicitud, puede gestionarse desde
Circulación.

Responder solicitudes

Esta acción se utiliza para los mensajes enviados por usuarios internos que no han
sido respondidos.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

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 Hacer clic sobre la opción Solicitudes de la barra de herramientas del módulo.

 Una vez en la pantalla de administración de solicitudes, hacer clic en el botón

Responder de la sección Usuarios internos.

 Se despliega la lista de solicitudes pendientes de respuesta. Hacer clic en el

cuadro selector situado a la izquierda de la fecha de la solicitud a responder.

 El sistema muestra los detalles de la solicitud elegida. Escribir la respuesta

correspondiente en el campo de texto destinado para ella. Hacer clic en el
botón Responder.

 Finalmente, se genera el mensaje que informa de que la solicitud ha sido

contestada con éxito y el sistema regresa a la lista de solicitudes pendientes
de respuesta.
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Revisar solicitudes

Esta acción se utiliza para gestionar los mensajes enviados por usuarios externos y
que no pueden ser respondidos a través del módulo de Circulación usando el
procedimiento para usuarios internos, al no existir en este caso un número de
cuenta vinculado.
El procedimiento a seguir es el siguiente:
 Hacer clic sobre la opción Solicitudes de la barra de herramientas del módulo.

 Una vez en la pantalla de administración de solicitudes, hacer clic en el botón

Revisar de la sección Usuarios externos.

 Se despliega la lista de solicitudes de usuarios externos para proceder a su

gestión.
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Ver solicitudes contestadas

Esta acción se utiliza para consultar las solicitudes contestadas a los usuarios
internos. El ordenamiento de la lista es cronológico de forma ascendente, es decir,
de la respuesta más antigua a la más reciente.
El procedimiento a seguir es el siguiente:
 Hacer clic sobre la opción Solicitudes de la barra de herramientas del módulo.

 Una vez en la pantalla de administración de solicitudes, hacer clic en el botón

Ver lista de la sección Solicitudes contestadas.

 Se despliega la lista de solicitudes respondidas a los usuarios internos, con

el ordenamiento ya indicado.

Actualizar cambio de domicilio

Como se ha explicado anteriormente, los usuarios internos pueden llevar a cabo

cambios en los datos relativos a sus domicilios asignados. Estas modificaciones
generan un registro de solicitud de cambio de domicilio, que es revisado desde el
módulo de Circulación por un operador.
 Cód. MA-
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El procedimiento a seguir es el siguiente:

 Hacer clic sobre la opción Solicitudes de la barra de herramientas del módulo.

 Una vez en la pantalla de administración de solicitudes, hacer clic en el botón

Actualizar de la sección Cambio de domicilio.

 Se despliega la lista de solicitudes de cambio de domicilio pendientes de

revisión. Hacer clic en el cuadro selector situado a la izquierda de la fecha de
la solicitud a responder.

El sistema muestra la información del domicilio actual registrado, así como la

modificada por el usuario. Hacer clic en el botón Actualizar para realizar el
cambio solicitado.
 Cód. MA-
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Versión. 3

 Finalmente, se genera el mensaje que informa de que la solicitud ha sido

procesada con éxito y el sistema regresa a la lista de solicitudes pendientes
de respuesta.

Nota: se debe de homologar la información después de realizado este cambio a las

políticas establecidas en el ingreso de la información.

Búsqueda avanzada
 Cód. MA-
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Versión. 3

Al igual que en el catálogo al público y en el módulo de control bibliográfico, desde

el módulo de Circulación también es posible acceder a la opción de Búsqueda
avanzada con el objetivo de recuperar cualquier tipo de información relevante que
sea necesaria.

Impresión de papeletas

El operador puede determinar la impresión de papeletas de circulación al registrar

las transacciones del módulo.

Se pueden imprimir papeletas para los siguientes procesos:

 Préstamos.
 Devoluciones.
 Renovaciones.
 Pagos de multas.
 Condonaciones de multas.

Papeletas de préstamo

Campos que se pueden imprimir

 Nombre del usuario.

 Número de cuenta.
 Biblioteca del usuario.
 Código de barras.
 Clasificación del ejemplar.
 Título.
 Autor.
 Número de ejemplar.
 Biblioteca del ejemplar.
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 Número de cuenta del operador de Circulación.

 Fecha y hora de préstamo.
 Fecha y hora de vencimiento.
 Campo de firma.
 Línea en blanco.

Papeletas de devolución

Campos que se pueden imprimir

 Nombre del usuario.

 Número de cuenta.
 Biblioteca del usuario.
 Código de barras.
 Clasificación del ejemplar.
 Título.
 Autor.
 Número de ejemplar.
 Biblioteca del ejemplar.
 Número de cuenta del operador de Circulación.
 Fecha y hora de vencimiento.
 Fecha y hora de devolución.
 Campo de firma.
 Línea en blanco.

Papeletas de renovación:
Campos que se pueden imprimir
 Nombre del usuario.
 Número de cuenta.
 Perfil del usuario.
 Biblioteca del usuario.
 Número de renovaciones.
 Código de barras.
 Clasificación del ejemplar.
 Título.
 Número de ejemplar.
 Biblioteca del ejemplar.
 Número de cuenta del operador de Circulación.
 Fecha y hora de vencimiento.
 Fecha y hora de renovación.
 Campo de firma.
 Cód. MA-
GECU-004 Manual
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 Línea en blanco.

Papeletas de pagos y condonaciones de multas

Campos que se pueden imprimir
 Nombre del usuario.
 Número de cuenta.
 Perfil del usuario.
 Biblioteca del usuario.
 Razón de la multa.
 Código de barras.
 Clasificación del ejemplar.
 Título.
 Autor.
 Número de ejemplar.
 Biblioteca del ejemplar.
 Monto/Cantidad.
 Estado de la multa.
 Número de cuenta del operador de Circulación.
 Fecha y hora de pago o condonación.
 Fecha y hora de vencimiento.
 Fecha y hora de devolución.
 Total, pagado o condonado.
 Campo de firma.
 Línea en blanco.

Anexos

Códigos de biblioteca para utilizar en las Notas de usuario

Se ha observado que cada una de las Unidades de información y/o cada uno de los
operadores de Circulación no tienen claro cómo abreviar las mismas, se ha optado
por PROPONER unos códigos para ser utilizados en las Bibliotecas del Área
Metropolitana, BPP y sus Filiales y las bibliotecas de la Fundación Ratón de
Biblioteca, esto con el fin de normalizar la creación de las notas.

De otro lado, los códigos aquí utilizados para las Unidades de Información:
Bibliotecas de Proximidad, Parques Biblioteca y Centros de Documentación (SBPM)
SON DEFINITIVOS
 Cód. MA-
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Versión. 3

El motivo es que dependiendo del operador que esté ingresando la nota no tienen
muy claro el nombre ingresar:

Ejemplos:

Parque Biblioteca León de Greiff – La Ladera

Se han observado notas con: PBLGLL, PBLL

Parque Biblioteca San Cristóbal: PBSC, PBFBSC, BPFB

Filial San Javier La Loma: BPPLALOMA, BPP FILIAL LA LOMA, SJL

Biblioteca del Área: BPMG

Área Metropolitana:

BIBLIOTECAS AREA METROPOLITANA

Nombre de la Biblioteca Código Propuesto
AREA - BARBOSA - ISOLDA ECHAVARRIA BPIE
AREA - BELLO - MARCO FIDEL SUAREZ BPMFS
AREA - BIBLIOTECA CONCEJO DE ITAGÜI BPCDI
AREA - BIBLIOTECA COPACABANA BPCO
AREA - CALDAS - FRANCISCO JOSE DE CALDAS BPFJC
AREA - CENTRO DE DOCUMENTACION AREA METROPOLITANA CDAM
AREA - CONTRALORIA GENERAL DE MEDELLIN CDCGM
AREA - GIRARDOTA - ALBERTO AGUIRRE CEBALLOS BPAAC
AREA - LA ESTRELLA - BERNARDO ARANGO MACIAS BPBAM
AREA - SABANETA - JUAN CARLOS MONTOYA MONTOYA BPJCM
 Cód. MA-
GECU-004 Manual
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BPP y Filiales

BPP Y FILIALES
Nombre de la Biblioteca Código Propuesto
BPP - FILIAL CARLOS CASTRO SAAVEDRA - FLORENCIA BFTP
BPP - FILIAL JUAN ZULETA FERRER - CAMPO VALDES BFJZF
BPP - FILIAL SAN ANTONIO DE PRADO - SAP BFSAP
BPP - FILIAL SAN JAVIER LOMA - SAN JAVIER LA LOMA BFSJL
BPP - SEDE CENTRAL - CARLOS E. RESTREPO BPP

Ratón de Biblioteca

BIBLIOTECAS RATON DE BIBLIOTECA

Nombre de la Biblioteca Código Propuesto
RATON DE BIBLIOTECA - EL RAIZAL BPR
RATON DE BIBLIOTECA - LA ESPERANZA BPLE
RATON DE BIBLIOTECA - VILLA GUADALUPE BPVG
RATON DE BIBLIOTECA - VILLATINA BPV

Códigos definitivos Bibliotecas de Proximidad, Parques Biblioteca y Centros de Documentación

(SBPM)

Centros de Documentación, Repositorios, CRAM

SISTEMA DE BIBLIOTECAS
Nombre de la Biblioteca Código
SBPM - CENTRO DE DOCUM. AMBIENTAL - TEL. 263-96-75 CDA
SBPM - CENTRO DE DOCUM. PLANEACION MUNICIPAL CDPM
SBPM - CENTRO DE DOCUMENTACION BUEN COMIENZO CDBC
SBPM - CENTRO DE DOCUMENTACION EL JORDAN CDMJ
SBPM - CENTRO DE DOCUMENTACION INDER CDI
SBPM - REPOSITORIO DIGITAL SECRETARIA DE SALUD RDSS
SBPM -CASA DE LA MEMORIA- TEL. 520 20 20 Ext. 128 CRAM

Bibliotecas de Proximidad
 Cód. MA-
GECU-004 Manual
MA-GECU Manual de Circulación y Préstamo
Versión. 3

BIBLIOTECAS DE PROXIMIDAD
Nombre de la Biblioteca Código
PROXIMIDAD - ALTAVISTA BPALT
PROXIMIDAD - AVILA BPAV
PROXIMIDAD - BIBLIOTECA DE NUEVO OCCIDENTE BPNO
PROXIMIDAD - CASA DE LA LITERATURA BPCL
PROXIMIDAD - FERNANDO GOMEZ MARTINEZ BPFGM
PROXIMIDAD - GRANIZAL BPGR
PROXIMIDAD - LA FLORESTA BPFL
PROXIMIDAD - LIMONAR BPLI
PROXIMIDAD - PALMITAS BPPAL
PROXIMIDAD - POBLADO BPPOB
PROXIMIDAD - POPULAR BPPO
PROXIMIDAD - SANTA CRUZ BPSC
PROXIMIDAD - SANTA ELENA BPSE
PROXIMIDAD - VIZCAYA BPVIZ

Parques Biblioteca

PARQUES BIBLIOTECA
Nombre de la Biblioteca Código
PB - BELEN PBBL
PB - DOCE DE OCTUBRE PBDO
PB - ESPAÑA - SANTO DOMINGO PBSD
PB - ESTANCIAS PBEST
PB - FERNANDO BOTERO - SAN CRISTOBAL PBSCR
PB - JOSE HORACIO BETANCUR - SAN ANTONIO DE PRADO PBSAP
PB - LEON DE GREIFF - LA LADERA PBLL
PB - MANUEL MEJIA VALLEJO - GUAYABAL PBGU
PB - PRESBITERO JOSE LUIS ARROYAVE - SAN JAVIER PBSJ
PB - TOMAS CARRASQUILLA - LA QUINTANA PBLQ
 Cód. MA-
GECU-004 Manual
MA-GECU Manual de Circulación y Préstamo
Versión. 3

Prefijos para Equipos Salas TIC

A continuación, se presenta la lista de Prefijos utilizados para la designación de los

códigos de barras

para cada una de las Unidades de Información.

Es de aclarar que aparecen el listado de todas las Unidades activas en Janium, aunque
ellas no tengan configuradas reglas, equipos, etc., para su préstamo desde el mismo.

Grupo de Bibliotecas: Área Metropolitana

Unidad de Información Prefijo

AREA - BARBOSA - ISOLDA ECHAVARRIA 02
AREA - BELLO - MARCO FIDEL SUAREZ 03
AREA - BIBLIOTECA CONCEJO DE ITAGÜI 04
AREA - BIBLIOTECA COPACABANA 05
AREA - CALDAS - FRANCISCO JOSE DE CALDAS 06
AREA - CENTRO DE DOCUMENTACION AREA METROPOLITANA 07
AREA - CONTRALORIA GENERAL DE MEDELLIN 08
AREA - GIRARDOTA - ALBERTO AGUIRRE CEBALLOS 09
AREA - LA ESTRELLA - BERNARDO ARANGO MACIAS 10
AREA - SABANETA - JUAN CARLOS MONTOYA MONTOYA 11

Grupo de Bibliotecas: BPP y Filiales

 Cód. MA-
GECU-004 Manual
MA-GECU Manual de Circulación y Préstamo
Versión. 3

Unidad de Información Prefijo

BPP - SEDE CENTRAL - CARLOS E. RESTREPO 12
BPP - FILIAL CARLOS CASTRO SAAVEDRA – FLORENCIA 13
BPP - FILIAL JUAN ZULETA FERRER - CAMPO VALDES 14
BPP - FILIAL SAN ANTONIO DE PRADO – SAP 15
BPP - FILIAL SAN JAVIER LOMA - SAN JAVIER LA LOMA 16

Grupo de Bibliotecas: Ratón de Biblioteca

Unidad de Información Prefijo

RATON DE BIBLIOTECA - EL RAIZAL 40
RATON DE BIBLIOTECA - LA ESPERANZA 41
RATON DE BIBLIOTECA - VILLA GUADALUPE 42
RATON DE BIBLIOTECA - VILLATINA 43

Grupo de Bibliotecas: Casa de la Literatura, Centros de Documentación,

Repositorios, CRAM

SISTEMA DE BIBLIOTECAS DE MEDELLIN

Unidad de información Prefijo

SBPM - CASA DE LA LITERATURA SAN GERMAN 30
SBPM - CENTRO DE DOCUM. AMBIENTAL - TEL. 263-96-75 44
SBPM - CENTRO DE DOCUM. PLANEACION MUNICIPAL 45
SBPM - CENTRO DE DOCUMENTACION BUEN COMIENZO 46
SBPM - CENTRO DE DOCUMENTACION EL JORDAN 47
SBPM - CENTRO DE DOCUMENTACION INDER 48
SBPM - REPOSITORIO DIGITAL SECRETARIA DE SALUD 49
SBPM - CASA DE LA MEMORIA- TEL. 520 20 20 Ext. 128 50

Grupos de Bibliotecas: Proximidad

BIBLIOTECAS DE PROXIMIDAD

Unidad de Información Prefijo

PROXIMIDAD - ALTAVISTA 27
PROXIMIDAD - AVILA 28
 Cód. MA-
GECU-004 Manual
MA-GECU Manual de Circulación y Préstamo
Versión. 3

PROXIMIDAD - FERNANDO GOMEZ MARTINEZ 31

PROXIMIDAD - GRANIZAL 32
PROXIMIDAD - LA FLORESTA 33
PROXIMIDAD - LIMONAR 34
PROXIMIDAD - PALMITAS 35
PROXIMIDAD - POBLADO 36
PROXIMIDAD - POPULAR 37
PROXIMIDAD - SANTA CRUZ 38
PROXIMIDAD - SANTA ELENA 39

Grupo de Bibliotecas: Parques Biblioteca

PARQUES BIBLIOTECA

Unidad de Información Prefijo

PB - BELEN 17
PB - ESTANCIAS 18
PB - FERNANDO BOTERO - SAN CRISTOBAL 19
PB - GABRIEL GARCIA MARQUEZ - DOCE DE OCTUBRE 20
PB - JOSE HORACIO BETANCUR - SAN ANTONIO DE PRADO 21
PB - LEON DE GREIFF - LA LADERA 22
PB - MANUEL MEJIA VALLEJO - GUAYABAL 23
PB - NORORIENTAL 24
PB - PRESBITERO JOSE LUIS ARROYAVE - SAN JAVIER 25
PB - TOMAS CARRASQUILLA - LA QUINTANA 26
PB - NUEVO OCCIDENTE - LUSITANIA 29
 Cód. MA-
GECU-004 Manual
MA-GECU Manual de Circulación y Préstamo
Versión. 3

Códigos para asignar las notas de los usuarios Salas TIC

A continuación, se dan los códigos a utilizar para por los operadores de Salas TIC cuando se deban
agregar notas a los diferentes usuarios.

Código Descripción
TIC-001 Usuario viendo contenido sexual explícito
TIC-002 Usuario viendo contenido de violencia explícita
TIC-003 El usuario es agresivo
TIC-004 Usuario bajo los efectos de sustancias psicoactivas y/o bebidas alcohólicas
TIC-005 Contacto indebido con usuarios menores de edad
TIC-006 Usuario con suplantación de identidad
TIC-007 Detrimento de los equipos
TIC-008 Descarga y/o instalación de Software indebido
TIC-009 Intento de hurto
TIC-010 Ruido constante en la sala
TIC-011 Consumo alimentos en la sala

Flujo Préstamo de Equipos de Cómputo Salas TIC

Cód. MA-
GECU-004 Manual
MA-GECU Manual de Circulación y Préstamo
Versión. 3