REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
NÚCLEO CARACAS

PRÁCTICA PROFESIONAL.
RÈGIMEN: SEMESTRE.
PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO (MODALIDAD PASANTÍAS CORTAS)

Fecha de presentación de la propuesta: 28 de agosto de 2025.

1. DATOS DE RECONOCIMIENTO.

1.1. Fecha de la propuesta de pasantías:

Período de la Práctica Profesional: marzo-mayo.
Fecha Inicio: 09 de abril de 2025.
Fecha de Culminación: 26 de junio de 2025.
Duración: 11 Semanas ó 360 horas.
1.2. Identificación del Estudiante:
Nombre y Apellido del Estudiante: Sebastian Louis Arraiz Figuera.
Nº de C.I.: V-30769320.
Localización: La California Norte, Av. Brusellas, Calle Paris, Res. Rio Orinoco, Piso 9,
Apto 91.
Teléfono (s): 04149292436.
Correo electrónico: [email protected].
Carrera que cursa: TSU. en Análisis y Diseño de Sistemas, turno: diurno.
1.3. Identificación de la Organización donde realizará la pasantía:
Nombre de la Empresa u Organización: UNEFA.
Registro de Identificación Fiscal (R.I.F.) de la Empresa u Organización: G-200062975.
Ubicación geográfica de la Empresa u Organización: Av. La Estancia, con Av. Caracas y
Calle Holanda, Edif. UNEFA, Chuao, Caracas (10.482968047739327, -
66.8532720189467).
1.4. Identificación del Tutor de la Organización:
Apellido(s) y Nombre(s) del Tutor Organizacional: Elias José Fuentes Garcia.
Cargo que ocupa: Jefe de la Unidad de Operaciones.
Unidad en la cual labora: Coordinacción de las TIC´S Unidad de Operaciones.
Localización: UNEFA, PISO 1.
Teléfono (s): 412-6788663.
Correo electrónico: [email protected].
1.5. Identificación del Tutor Académico:
Apellido(s) y Nombre(s) del Tutor Académico:Johanny Rafael Perez Guzman.
Cargo que desempeña:Docente.
Localización:UNEFA, Piso 10
Teléfono (s):04127182866
Correo electrónico:[email protected]
1.6. Identificación del Representante de la Coord. De Prácticas Profesionales:
Apellido(s) y Nombre(s) de la Supervisora Académica:Maria Gabriela Zambrano .
Cargo que desempeña:Coordinadora de Practicas Profesionales.
Localización:UNEFA, Piso 4
Teléfono (s):No tiene
Correo electrónico:[email protected]
2. Presentación del Plan de Trabajo (Pasantías Cortas solamente para Carreras
Largas de Término):

 Breve descripción de lo que se espera realizar:

Se propuso diseñar un sistema de información que optimice el proceso de gestión de
los documentos, solicitudes, audiencias entre otros, que van dirigidos al Rectorado
.
 Área de aplicación:
Coordinacion del Area Administrativa Rectorado UNEFA, PISO 8.
 Objetivos a alcanzar:
o General:
1. Diseño de un Sistema de Información para la Gestión y Control
de los documentos que van dirigidos al Rectorado de la
UNEFA..
o Específicos:

Realizar el levantamiento de información que permitirá dimensionar

el diseño propuesto.

1. Diagnosticar en base a la información recolectada cual es la

situación actual del rectorado en cuanto a la gestión de los
documentos que a ella llegan.

2. Plantear los pasos adecuados que permitirán realizar el diseño

propuesto….
 Importancia del Trabajo a Desarrollar:
o Para la Institución:
1. Tener la digitalización de la gestión documental permitiendo mayor
eficiencia en la recepción, seguimiento y respuesta a las solicitudes,
reduciendo considerablemente el tiempo de espera para los usuarios.
Resuldando importante ya que en dicha area no se encuentra nada similiar y
se espera que implementado el sistema este agilice el proceso de gestion
documental
.
o Para el estudiante:
1. Proporcionar una mejor satisfacción en los estudiantes, militares y entes
administrativos, fortaleciendo la imagen institucional al demostrar un
compromiso con la modernización y la atención al público. Resutando
importante para el estudiante debido a que al momento de requerir alguna
aprobacion de cualquier documentacion que necesite el estudiante este
podra tener respuesta en un periodo de tiempo mas corto. .
 Etapas del Plan de Trabajo, actividades y tiempo estimado:
1. Semana 1-2: Levantamiento de Información y Análisis de Requerimientos
1. 2. -Actividad 1: Realizar entrevistas con las partes interesadas para
identificar necesidades.
2. 3. -Actividad 2: Recolección de datos a través de encuestas y análisis de
documentos existentes.
3. 4. -Actividad 3: Análisis de los datos para definir los requisitos funcionales y
no funcionales.
4. 5. Semana 3: Diseño Conceptual
5. 6. -Actividad 1: Creación de diagramas de flujo de trabajo para los
procesos clave.
6. 7. -Actividad 2: Diseño de la arquitectura del sistema, incluyendo la
estructura de la base de datos.
7. 8. -Actividad 3: Elaboración de un mapa del sitio y esquema de
navegación.
8. 9. Semana 4: Prototipado de la Interfaz de Usuario
9. 10. -Actividad 1: Desarrollo de wireframes para las pantallas principales del
sistema.
10. 11. -Actividad 2: Diseño de prototipos de alta fidelidad utilizando
herramientas de diseño UI/UX.
 11. 12. -Actividad 3: Revisión de los prototipos con usuarios clave para obtener
retroalimentación.
12. 13. Semana 5: Revisión y Ajustes del Diseño
13. 14. -Actividad 1: Incorporación del feedback recibido en los prototipos.
14. 15. -Actividad 2: Optimización de la interfaz para mejorar la usabilidad y
accesibilidad.
15. 16. -Actividad 3: Validación del diseño final con las partes interesadas.
16. 17. Semana 6-7: Documentación del Diseño
17. 18. -Actividad 1: Redacción de la documentación de diseño, incluyendo
especificaciones técnicas.
18. 19. -Actividad 2: Creación de guías de estilo para asegurar la coherencia
visual.
19. 20. -Actividad 3: Preparación de documentación para la transición a la fase
de desarrollo.
20. 21. Semana 8: Preparación y Presentación del Diseño
21. 22. -Actividad 1: Realización de sesiones informativas con el equipo de
desarrollo para la transferencia del diseño.
22. 23. -Actividad 2: Ajustes finales basados en las consultas del equipo de
desarrollo.
23. 24. -Actividad 3: Presentación final del diseño a las partes interesadas para
aprobación..
 Diagrama de Gantt::

Por Sebastián Louis Arraiz Figuera

Capitán Elias José Fuentes Garcia

Tutor Organizacional
2. Presentación del Proyecto:

2.1. Constitución del Proyecto:

 Identificación del Proyecto:

o Titulo: Diseño de un Sistema de Información para la Gestión y Control de los
documentos que van dirigidos al Rectorado de la UNEFA..
o Área de aplicación: UNEFA, PISO 8 Coordinacion del Area Administrativa del
Rectorado.
 Breve descripción de lo que se espera realizar:
Se propuso diseñar un sistema de información que optimice el proceso de gestión de
los documentos, solicitudes, audiencias entre otros, que van dirigidos al Rectorado
.
 Estímulo(s) que genera(n) el proyecto: problema(s), oportunidad(es) o requisito(s) de la
Organización:
Planteamiento del Problema
Planteamiento del Problema En la coordinación del rectorado de la Universidad
Nacional Politécnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana (UNEFA, Sede
Chuao), ubicado en el piso 8, se realiza la gestión de correspondencia de los
estudiantes , militares, administrativos, entes públicos, entre otros, por espera de
aprobación de parte del rector, a través de una plantilla en Excel, se hace el registro
de estás cartas que llega para fijarlas como recibidas, luego de esto la asistente
administrativa imprime una “planilla de control de correspondencia” que está junto
con la copia de la correspondencia, está es engrapada en el mismo documento,
estos los van almacenando en una carpeta hasta tener una cierta cantidad de
documentos para luego llevársela al Coordinador del área administrativa del
Rectorado el General Luis Alberto Galavis, el cual se encarga de llevar todo el
recopilado de las correspondencias al rector para su revisión, en la planilla de
correspondencia que lleva cada documento, el rector al momento de revisar las
cartas o solicitudes indica en esa misma planilla hacia que área administrativa se le
debe de dar respuesta y además de esto, tilda una instrucción a seguir en esa área.
Luego de esto las correspondencias ya revisadas con la planilla de correspondencia
llenada, el mismo Coordinador General recoge todas las correspondencias y las
vuelve a llevar a la coordinación, en dónde la asistente administrativa que se
encuentra se encarga de llenar las respuestas dadas por el rector en el Excel, que
tiene campos como fecha de recibido, de que trata la correspondencia, fecha de
revisado por el rector, área administrativa que debe dar respuesta y por último una
fecha propuesta o estimada para la respuesta definitiva del documento. Este método
manual presenta varias limitaciones, como la falta de eficiencia y agilidad en el
 proceso, lo que puede resultar en demoras en la respuesta a las solicitudes.
Además, el seguimiento y control de los documentos se vuelve complicado,
aumentando el riesgo de pérdida de información o de falta de claridad sobre el
estado de cada solicitud. Por lo tanto, se requiere diseñar un sistema de información
que optimice la gestión de los Correspondencias, documentos, cartas, solicitudes,
audiencias entre otros, que van dirigidos al Rectorado. . .
 Justificación del Proyecto:
Una vez implementado el presente diseño la institución podrá:
1. Tener la digitalización de la gestión documental permitiendo mayor eficiencia en
la recepción, seguimiento y respuesta a las solicitudes, reduciendo considerablemente el
tiempo de espera para los usuarios.
2. Proporcionar una mejor satisfacción en los estudiantes, militares y entes
administrativos, fortaleciendo la imagen institucional al demostrar un compromiso con la
modernización y la atención al público.
3. Incluir un marco claro para el control y seguimiento de los documentos, lo que
minimizará el riesgo de pérdida de información mejorando la trazabilidad de cada solicitud.
4. Reducir el uso de papel, lo que contribuirá a prácticas más sostenibles y a la
disminución de costos operativos asociados a la impresión y almacenamiento físico de
documentos...
 Importancia del Proyecto:
o Para la Organización:
Tener la digitalización de la gestión documental permitiendo mayor
eficiencia en la recepción, seguimiento y respuesta a las solicitudes,
reduciendo considerablemente el tiempo de espera para los usuarios.
Resuldando importante ya que en dicha area no se encuentra nada similiar y
se espera que implementado el sistema este agilice el proceso de gestion
documental.
o Para el estudiante:
Proporcionar una mejor satisfacción en los estudiantes, militares y entes
administrativos, fortaleciendo la imagen institucional al demostrar un
compromiso con la modernización y la atención al público. Resutando
importante para el estudiante debido a que al momento de requerir alguna
aprobacion de cualquier documentacion que necesite el estudiante este
podra tener respuesta en un periodo de tiempo mas corto. .
 Factores externos que probablemente influyen en el desarrollo del proyecto:
1. El tiempo, que solo se dispone de 8 semanas para la realización del diseño
propuesto
 2. Técnica, ya que no se dispone de todos los equipos informáticos requeridos para
el desarrollo del diseño propuesto
3. Económica, debido a que la institución no dispone de recurso monetario para
costear en su totalidad el diseño propuesto..

2.2. Alcance preliminar del Proyecto

 Objetivo(s) a alcanzar:
o General:
1. Diseño de un Sistema de Información para la Gestión y Control
de los documentos que van dirigidos al Rectorado de la UNEFA.
o Específicos:

Realizar el levantamiento de información que permitirá dimensionar

el diseño propuesto.

1. Diagnosticar en base a la información recolectada cual es la

situación actual del rectorado en cuanto a la gestión de los
documentos que a ella llegan.

2. Plantear los pasos adecuados que permitirán realizar el diseño

propuesto….
 Especificaciones del Producto o Servicio esperado por la organización o comunidad:
o Requisito(s):

Funcionales:

- Registro de correspondencia.

- Consulta de documentos.

- Modificación de datos de documentos.

- Eliminación de documentos.

- Gestión de usuarios y roles.

- Generación de reportes de seguimiento.

No Funcionales:

- Interfaz de usuario intuitiva y accesible.

- Sistema seguro con autenticación de usuarios.

- Rendimiento eficiente para manejo de grandes volúmenes de datos.

- Soporte multilingüe..
o Característica(s):

-Digitalización completa del proceso documental.

- Acceso en tiempo real a la información.

- Notificaciones automáticas para seguimiento de solicitudes.

- Interfaz gráfica amigable y adaptable a diferentes dispositivos..
o Criterio(s) de Aceptación:

- El sistema debe permitir registrar y consultar documentos en menos de 5

segundos.

- La autenticación debe ser segura y permitir la recuperación de

contraseñas.

- Los usuarios deben poder generar reportes personalizados.

- La disponibilidad del sistema debe ser del 99.9%..

 Límites del Proyecto:

- Limitación en el presupuesto para adquisición de hardware.

- Tiempo limitado para el desarrollo, ajustado a 8 semanas.

- Restricciones técnicas debido a la infraestructura actual..

 Estudio de Factibilidad del Proyecto:

-Técnica: Evaluar la infraestructura existente y determinar las necesidades de

actualización.

-Económica: Análisis de costos y beneficios para justificar la inversión.

-Operativa: Determinar si el personal actual puede operar el nuevo sistema..

2.3. Plan de Desarrollo del Proyecto:

 Método(s) de Desarrollo del Proyecto:

Metodología Ágil: Uso de Scrum para iteraciones cortas y entrega continua de
partes funcionales del sistema..
 Programación del Proyecto:
o Ciclo de vida del Proyecto, alcance(s), etapa(s), actividad(es), recurso(s),
informe(s) periódico(s) de avance(s) y tiempo estimado:

Semana 1-2: Levantamiento de Información y Análisis de

Requerimientos

1. -Actividad 1: Realizar entrevistas con las partes interesadas para

identificar necesidades.

2. -Actividad 2: Recolección de datos a través de encuestas y

análisis de documentos existentes.

3. -Actividad 3: Análisis de los datos para definir los requisitos

funcionales y no funcionales.

4. Semana 3: Diseño Conceptual

5. -Actividad 1: Creación de diagramas de flujo de trabajo para los

procesos clave.

6. -Actividad 2: Diseño de la arquitectura del sistema, incluyendo la

estructura de la base de datos.

7. -Actividad 3: Elaboración de un mapa del sitio y esquema de

navegación.

8. Semana 4: Prototipado de la Interfaz de Usuario

9. -Actividad 1: Desarrollo de wireframes para las pantallas

principales del sistema.

10. -Actividad 2: Diseño de prototipos de alta fidelidad utilizando

herramientas de diseño UI/UX.

11. -Actividad 3: Revisión de los prototipos con usuarios clave para

obtener retroalimentación.
12. Semana 5: Revisión y Ajustes del Diseño

13. -Actividad 1: Incorporación del feedback recibido en los

prototipos.

14. -Actividad 2: Optimización de la interfaz para mejorar la

usabilidad y accesibilidad.

15. -Actividad 3: Validación del diseño final con las partes

interesadas.

16. Semana 6-7: Documentación del Diseño

17. -Actividad 1: Redacción de la documentación de diseño,

incluyendo especificaciones técnicas.

18. -Actividad 2: Creación de guías de estilo para asegurar la

coherencia visual.

19. -Actividad 3: Preparación de documentación para la transición a

la fase de desarrollo.

20. Semana 8: Preparación y Presentación del Diseño

21. -Actividad 1: Realización de sesiones informativas con el equipo

de desarrollo para la transferencia del diseño.

22. -Actividad 2: Ajustes finales basados en las consultas del equipo

de desarrollo.

23. -Actividad 3: Presentación final del diseño a las partes

interesadas para aprobación.

24. Ciclo de Vida del Proyecto

25. 1. Inicio:

26. - Definición del alcance y objetivos del proyecto.

27. - Identificación de las partes interesadas y asignación de roles.

28. 2. Planificación:

29. - Detalle del cronograma y asignación de recursos.

30. - Establecimiento de métricas de éxito y criterios de

aceptación.

31. 3.Ejecución:

32. - Desarrollo del diseño del sistema según los requisitos.

33. - Revisión continua y ajustes basados en el feedback de los

usuarios.
 34. 4.Monitoreo y Control:

35. - Seguimiento de avances conforme a cronograma.

36. - Resolución de problemas y ajustes necesarios en el diseño.

37. 5.Cierre:

38. - Entrega final del diseño y documentación asociada.

39. - Evaluación del proyecto y recopilación de lecciones

aprendidas.

40. Alcances

41. - Diseño completo del sistema de información, incluyendo

interfaz y arquitectura.

42. - Documentación exhaustiva del diseño y especificaciones

técnicas.

43. Etapas y Actividades

44. - Análisis: Recopilación de datos y definición de requisitos.

45. - Diseño: Creación de prototipos y arquitectura del sistema.

46. -Documentación: Redacción de guías y especificaciones

técnicas.

47. Recursos

48. -Herramientas: Software de diseño gráfico, herramientas de

prototipado, documentos de planificación.

49. Informes y Avances

50. - Informes semanales sobre el estado del proyecto.

51. - Reuniones de seguimiento cada dos semanas con el equipo..
o Diagrama de Gantt:

Por Sebastián Louis Arraiz Figuera

Capitán Elias José Fuentes Garcia

Tutor Organizacional
3. Resultados de la Evaluación por parte de la Universidad:

Se aprueba la propuesta de trabajo a realizar, presentada por el Bachiller , dicha

pasante asistió a las entrevistas correspondientes realizando las correcciones indicadas
por los Tutores y la Coord. De Prácticas Profesionales.

Decisión:

Fecha de la decisión: de enero del 20 .

Ing. . Ing. . Ing. .

Tutor Académico. Representante de la Coord. De Coordinación de Prácticas
Prácticas Profesionales. Profesionales

Nota: El desarrollo de la Pasantía Industrial está sujeta a la aprobación de la propuesta presentada.