CARGA DE INFORMACIÓN DE ESTUDIANTES, INVESTIGADORES,

ACADÉMICOS Y GESTORES, EN EL SISTEMA DE GESTIÓN.

Es importante mencionar que para poder cargar la postulación de

estudiantes, investigadores, académicos, y/o gestores, se debe crear y
asociar en el sistema la “Unidad Académica” (UA), para luego poder
crear la “Carrera”, y las “Materias” que cursará el estudiante durante su
movilidad.
El procedimiento es el mismo que se venía realizando en las
Convocatorias de PILA Virtual. Si previamente han cargado información
en el sistema para otras convocatorias, podrán utilizarla o modificarla.

A continuación compartimos nuevamente el procedimiento:

Pasos a seguir: Convocatoria PILA Presencial 1-2024.

Para crear la Unidad Académica (UA) y asociar las carreras de su

Institución deberá realizar los siguientes pasos: Administración >
Convocatorias > Crear y asociar

Para este caso deberá seleccionar Convocatoria PILA Presencial 1-2024.

Tanto el País como la Institución salen seleccionados automáticamente.

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PASO 1: Creación de las Unidades Académicas

En el caso que la Institución posea cargada una UA, se podrá seleccionar

ingresando el símbolo asterisco (*) o también podrá ingresar parte del
nombre de la UA para seleccionarla.
En el caso que la Institución no tenga cargada la UA, deberá pulsar el botón
“Nueva Unidad Académica” para agregarla.

Luego de pulsar “Nueva Unidad Académica” se completan los datos del

formulario para el correcto registro y se marca como “Activo”.

 Nota: El carácter de “Activo” permitirá visualizar su oferta en los

procesos de consultas.

Se agrega como ejemplo para este caso la UA “Ingeniería” y se pulsa el

botón “Agregar”.

Se puede observar en el listado a continuación, que ya se encuentra

asociada la nueva UA a la Institución:

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Para eliminar y modificar las “Unidades Académicas”

Esta operación se encuentra en: Tablas Maestras > Unidades

Académicas:

Eliminar: Puede “Eliminar” la UA desde el botón “Papelera”

Si se pulsa el botón “Papelera”, se genera un aviso que indica si desea

eliminar el registro, al “Aceptar” quedará eliminada la UA.

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Modificar: Entrando a la “lupa” también se mostrará la opción de
“Eliminar” y a su vez podrá “Modificar” el nombre o si se encuentra
“Activa” o no.

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PASO 2: Cargar y asociar las carreras a la UA correspondiente

Para la “Carrera” funcionará igual que para la “Unidad Académica”,

primero se listarán todas las carreras que ya estén guardadas y podrá
seleccionar la que corresponda.

Si no tiene una Carrera registrada para esa UA se deberá cargar desde

“Nueva Carrera”.

Se completa el formulario con la información correspondiente y luego se

marca como Activa y por último se selecciona “Agregar”.

 Nota: El carácter de “Activo” permitirá visualizar su oferta en los

procesos de consultas.

El ejemplo es “Ingeniería Industrial”

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Ya se encuentra creada la Carrera y lista para ser asociada a la UA
correspondiente:

Una vez ya agregada y seleccionada la UA y la Carrera se procede a

“Asociar”.

Aparece un recuadro indicando que “Se ha asociado la carrera a la

convocatoria” y se pulsa el botón “Aceptar”.

Para eliminar y modificar las “Carreras”:

Esta operación se encuentra en: Tablas Maestras > Carrera

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Eliminar: Puede “Eliminar” la Carrera desde la “papelera”

Si se pulsa el botón eliminar, aparecerá un recuadro que indica si desea

eliminar el registro.

Modificar: Entrando a la “lupa” también se le mostrará la opción de

“Eliminar” y a su vez podrá “Modificar” el nombre de la carrera o si se
encuentra “Activa” o no.
Recuerde que de acuerdo a la acción que realice debe presionar “Guardar”.

Visualizar Carreras y UA cargadas previamente

Para ver las Carreras y UA asociadas a la Convocatoria, puede hacerlo

desde la siguiente operación: Carga de datos > Carreras.

Puede hacer la búsqueda utilizando los distintos campos que se muestran

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Como ejemplo se puede visualizar que la Carrera “Ingeniería Industrial” está
asociada a la Unidad Académica “Ingeniería” en la Universidad Buenos
Aires.

PASO 3: Carga de datos de asignaturas dentro de cada carrera

Nota: Proporcionar la información que se solicita en cada solapa. Todos los

casilleros que se encuentren marcados con un asterisco (*) se consideran
obligatorios.

Esta operación se encuentra en: Carga de Datos > Carrera

Seleccionando únicamente el casillero de "Convocatoria" podrá visualizar

todas las UA que se hayan creado, o también puede seleccionar buscando
por UA deseada. La Institución sale seleccionada automáticamente.

En este ejemplo, se encuentra cargada en la “Convocatoria del Pila

Virtual”, la UA Ingeniería y la Carrera Ingeniería Industrial para la
Universidad de Buenos Aires. Se usa la lupa para cargar las materias
de cada carrera.

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En la Solapa “Principal”, se rellenan los campos correspondientes al
Director/Coordinador de la carrera ingresando desde el botón .

En la solapa “Calendario Académico”, procedemos a completar todos los

campos que son obligatorios.

 Nota: El campo llamado “Fecha notificaciones” hace mención a la

fecha de selección de estudiantes y envío de cartas de aceptación.

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En la solapa “Carga de Materias”, Se completa la información del
formulario y se pulsa el botón “Agregar”.

Estaría agregada la materia y se pueden seguir agregando tantas materias

sean requeridas por carrera. Una vez agregada la materia, deberán
completar lo referente al proceso de evaluación accediendo desde el botón
que se encuentra al lado de la lupa.

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Después de creadas tantas Materias sean necesarias se presiona
“Guardar” y se puede “Volver” o “Salir” del sistema.

La solapa “Otros” solicitamos tengan a bien completarla en caso de ser

necesario o también puede ser utilizada para dejar asentado cualquier
observación importante sobre la carrera correspondiente.

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CARGA POSTULACIÓN ESTUDIANTES – INSTITUCIÓN DE
ORIGEN:

La carga de datos de los estudiantes debe realizarla la Institución de

Origen.

Se debe ingresar a la pestaña de Carga de datos > Estudiantes

Deberá hacer clic en el botón “Agregar”, en el margen inferior derecho.

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Deberá seleccionar la Convocatoria actual: “2024-1 PILA Presencial”, y
completar los datos personales y de domicilio del estudiante.

Los datos de la Institución de origen salen por defecto. Deberá seleccionar la

“Unidad Académica de Origen” y la “Carrera”. Las opciones que
aparecerán son las asociadas a la convocatoria actual.

Los datos de la Institución de destino que aparecerán serán los que fueron
cargados anteriormente por las Coordinaciones Nacionales de acuerdo al
concentrado de plazas. Solo aparecerán las Instituciones con las cuales
comparten plazas de estudiantes.
Deberán completar “País de destino” e “Institución de destino”.

La “Unidad Académica Destino” y “Carrera Destino” deberán ser

seleccionadas por la Institución de destino.

Deberá escribir las “Asignaturas a Cursar” por el estudiante, y completar

con los datos de “Contacto de Emergencia”

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El casillero que aparece con la leyenda “Confirmación de Datos del
Estudiante” lo deberá marcar la Institución de destino para confirmar
los datos del estudiante, y las materias propuestas por la Institución de
origen.

Como Institución de Origen podrán adjuntar la siguiente documentación:

“Contrato de Estudios”, y “Modificaciones al Contrato de Estudio”, en
archivos formato pdf.
Desde la opción “Otros” podrán adjuntar documentación en todo tipo de
formato.

Si lo creen necesario, pueden incluir una observación para la Institución de

Destino.

Una vez finalizada la carga deberán “Guardar”.

Se deberá aguardar que la Institución de Destino confirme el check con

los datos del estudiante. Se recomienda enviar un correo a la
Institución informando que los datos han sido cargados, para agilizar el
proceso.

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Una vez que se confirman los datos ya no se podrá modificar la primera
solapa de la ficha del estudiante. Excepcionalmente podrán solicitar la
habilitación de la ficha para modificar algún dato, contactando a la
Coordinación de su país.

Al confirmar los datos la Institución de Destino, se habilitará la solapa

“Asignaturas a Reconocer”. La Institución de origen deberá completar esa
solapa.

*La solapa “Asignaturas a Cursar” deberá ser completada por la

Institución de Destino.

Con el logo deberá agregar la materia a reconocer. Únicamente saldrán

para seleccionar las materias asociadas a la convocatoria.

Podrán seleccionar estado “A reconocer”, “Anulada”, “Añadida”.

Si desean eliminar la materia cargada deberán hacer clic sobre la misma, y

con el logo se elimina. Si desean deshacer la última eliminación, podrán
hacerlo con el logo .

*Haciendo clic en el botón “Eliminar” se elimina la postulación del

estudiante*

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CARGA POSTULACIÓN INVESTIGADORES, ACADÉMICOS Y
GESTORES – INSTITUCIÓN DE ORIGEN:
La carga de datos de los investigadores, académicos y gestores, debe
realizarla la Institución de Origen.

Se debe ingresar a la pestaña de Carga de datos > Investigadores /

Académicos / Gestores

Hacer clic en el botón “Agregar”, en el margen inferior derecho.

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Se deberán completar los datos personales del investigador, académico o
gestor, de domicilio, del intercambio y de la institución de origen.

Para la postulación de Gestores, en el apartado Datos de la institución

de origen, sugerimos crear la “Unidad Académica Origen” y la “Carrera
Origen” con el mismo nombre, ejemplo: “Rectorado”.

En el apartado Datos de la institución de destino se deberán completar “País

de destino” e “Institución de destino”.
Los datos de la Institución de destino que aparecerán serán los que fueron
cargados anteriormente por las Coordinaciones Nacionales, de acuerdo al
concentrado de plazas. Solo aparecerán las Instituciones con las cuales
comparten plazas de investigadores, académicos o gestores.

Como Institución de origen deberán completar el apartado “Contacto de

Emergencia”.

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*Los datos “Unidad Académica Destino”, “Carrera destino” y
“Especialidad” (para el caso de Gestores será “Lugar Donde
Desempeñara Funciones”), deberán ser completados por la Institución de
Destino.

Como Institución de Origen podrán adjuntar distintos archivos formato .pdf.

Desde la opción “Otros” podrán adjuntar documentación en todo tipo de
formato.

Si lo creen necesario pueden incluir una observación para la Institución de

Destino.

Una vez finalizada la carga deberán “Guardar”.

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Deberá aguardar que la Institución de Destino confirme los datos del
Investigador/Académico/Gestor, desde la casilla “Confirmación de
Datos del Investigador/Académico/Gestor”.

Se recomienda enviar un correo a la Institución informando que los

datos han sido cargados, para agilizar el proceso.

Una vez que se confirman los datos ya no se podrán modificar.

Excepcionalmente podrán solicitar la habilitación de la ficha para
modificar algún dato, contactando a la Coordinación de su país.

CONFIRMACIÓN DE DATOS ESTUDIANTES - INSTITUCIÓN DE

DESTINO:
Deberá seleccionar la Convocatoria, País e Institución de Destino. Por
defecto en País e Institución de destino solo aparece para seleccionar lo
referente a la Institución.
Hacer clic en “Filtrar”.

Aparecerán todas las postulaciones realizadas por las Instituciones de

Origen. Desde la lupa se deberá ingresar para visualizar los datos de
cada estudiante postulado.

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Como Institución de destino deberá seleccionar la “Unidad Académica
Destino” y la “Carrera Destino”. Solo aparecerán las Unidades
Académicas y Carreras asociadas a la Convocatoria PILA Presencial 1-2024.

20
Como Institución de Destino podrán adjuntar la siguiente documentación:
“Carta de Aceptación”, “Certificado de estudios”, y “Ficha Informativa”, en
archivos formato .pdf.

Es importante mencionar que adjuntar la “Carta de Aceptación” es

obligatorio para la Institución de Destino.

Desde la opción “Otros” podrán adjuntar documentación en todo tipo de

formato.

Si lo creen necesario pueden incluir una observación para la Institución de

Origen, en la casilla “Observaciones”.

Si las “Asignaturas a Cursar (propuestas por la Institución de Origen)” están

correctas, se deberán confirmar los datos del estudiante, tildando el casillero
“Confirmación Datos de Estudiante”.

Al hacer clic, aparecerá el siguiente cartel que deberá confirmar:

Al confirmar los datos se habilitará la solapa “Asignaturas a Cursar”. La

Institución de Destino deberá completar esos datos.

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Con el logo deberá agregar las materias a cursar. Únicamente saldrán
para seleccionar las materias asociadas a la convocatoria.

Podrán seleccionar estado “A Cursar”, “Anulada”, “Añadida”.

Si desean eliminar la materia cargada deberán hacer clic sobre la misma, y

con el logo se elimina. Si desean deshacer la última eliminación, podrán
hacerlo con el logo.

Se recomienda enviar un correo a la Institución de Origen informando

que los datos han sido confirmados, y cargados en la solapa
“Asignaturas a Cursar”, para agilizar el proceso de carga en la pestaña
“Asignaturas a Reconocer”.

En caso de querer “Guardar” los cambios realizados, sin confirmar el check

con los datos del estudiante, aparecerá el siguiente cartel:

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Deberá indicar en la casilla “Observaciones” los cambios que debe
modificar la Institución de Origen. Luego podrá “Guardar”.

Deberá aguardar que la Institución de Origen realice los cambios solicitados

para luego ingresar nuevamente, y confirmar el check con los datos del
estudiante.

Se recomienda enviar un correo a la Institución de Origen informando

los datos que debe modificar, para agilizar el proceso.

Una vez que se confirman los datos ya no se podrá modificar la primera

solapa de la ficha del estudiante. Excepcionalmente podrán solicitar la
habilitación de la ficha para modificar algún dato, contactando a la
Coordinación de su país.

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CONFIRMACIÓN DE DATOS INVESTIGADORES, ACADÉMICOS Y
GESTORES - INSTITUCIÓN DE DESTINO:

Ingresar a la pestaña Carga de datos > Investigadores / Académicos /

Gestores

Deberá seleccionar la Convocatoria, País e Institución de destino. Por

defecto en País e Institución de destino solo aparece para seleccionar lo
referente a la Institución.
Hacer clic en “Filtrar”.

Aparecerán todas las postulaciones realizadas por las Instituciones de

origen. Desde la lupa deberán ingresar para visualizar los datos de cada
investigador, académico o gestor postulado.

24
Como Institución de destino deberá completar en el apartado Datos de la
Institución de Destino, la “Unidad Académica Destino”, y la “Carrera
destino”.

*Para la postulación de Gestores, sugerimos crear la “Unidad

Académica Destino” y la “Carrera Destino” con el mismo nombre,
ejemplo: “Rectorado”.

*En el caso de la postulación de Investigadores y Académicos, deberán

describir la “Especialidad”.

*En el caso de Gestores, Deberán describir el “Lugar Donde Desempeñará

Funciones”.

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Luego deberá confirmar los datos del gestor/académico/investigador
marcando el casillero “Confirmación de Datos del
Gestor/Académico/Investigador”.

Como Institución de destino podrán adjuntar documentación en archivo

formato .pdf.
Desde la opción “Otros” podrán adjuntar documentación en todo tipo de
formato.

Es importante mencionar que adjuntar la “Carta de Aceptación” es

obligatorio para la Institución de Destino.

Si lo creen necesario pueden incluir una observación para la Institución de

destino.

Una vez finalizada la carga deberán “Guardar”.

Se recomienda enviar un correo a la Institución de Origen informando,

que se han confirmado los datos de la postulación, para agilizar el
proceso.

Una vez que se confirman los datos ya no se podrán modificar.

Excepcionalmente podrán solicitar la habilitación de la ficha para
modificar algún dato, contactando a la Coordinación de su país.

En caso de que la Institución de Origen haya adjuntado documentación la

podrán descargar desde el botón “Descargar”.

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Si desean modificar algún archivo subido, lo podrán realizar haciendo clic en
el casillero “Cambiar el Archivo”.

En caso de querer “Guardar” los cambios realizados sin confirmar los datos
del investigador/académico/gestor, aparecerá el siguiente cartel:

Deberá indicar en la casilla “Observaciones” los cambios que debe

modificar la Institución de Origen. Luego podrá “Guardar”.

Se recomienda enviar un correo a la Institución de Origen informando

que debe realizar cambios en la postulación, para agilizar el proceso.
Una vez que haya realizado los cambios sugeridos, se deberán confirmar los
datos del gestor/académico/investigador marcando el casillero
“Confirmación de Datos del Gestor/Académico/Investigador”.

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