ORGANIZACIÓN Y PREPARACIÓN DE
REUNIONES
“CONVENCIONES”
La organización de congresos, convenciones y conferencias es un aspecto
fundamental para garantizar el éxito de estos eventos.
Estas reuniones son oportunidades valiosas para compartir conocimientos,
establecer redes de contacto y promover el intercambio de ideas en
diversos campos profesionales. Para lograr resultados positivos, es esencial
una planificación estratégica sólida.
LA IMPORTANCIA DE UNA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
La planificación estratégica implica definir los objetivos del evento,
identificar al público objetivo y establecer un plan detallado que incluya el
programa, la logística y la promoción adecuada. Un enfoque estratégico
asegura que se tomen en cuenta todos los aspectos clave del evento,
desde la selección del lugar y la fecha hasta la elección de los ponentes y
el desarrollo de actividades complementarias.
La planificación estratégica también permite anticipar posibles desafíos y
establecer medidas para enfrentarlos, asegurando así un evento exitoso.
GESTIÓN EFICIENTE DE RECURSOS Y LOGÍSTICA
Una gestión eficiente de recursos y logística es otro factor crucial en la
organización de congresos, convenciones y conferencias. Estos eventos
suelen involucrar a un gran número de participantes, lo que requiere una
cuidadosa coordinación para garantizar un flujo eficiente de personas,
materiales y servicios. Algunos aspectos a considerar incluyen la reserva y
preparación de espacios adecuados, la contratación de proveedores
confiables, la gestión del transporte y alojamiento de los asistentes, y la
planificación de la alimentación y las pausas adecuadas.
La logística también abarca la implementación de tecnología y equipos
necesarios para el desarrollo del evento, como sistemas de sonido,
proyección audiovisual, conexión a internet y soporte técnico. Además, es
importante contar con un equipo de personal capacitado y comprometido,
encargado de atender las necesidades de los participantes y resolver
cualquier eventualidad que pueda surgir.
Una gestión eficiente de recursos y logística no solo contribuye a la
comodidad y satisfacción de los asistentes, sino que también permite que el
evento se desarrolle de manera fluida y sin contratiempos. Esto genera una
impresión positiva en los participantes y contribuye al logro de los objetivos
planteados para el congreso, convención o conferencia.
En conclusión, la organización de congresos, convenciones y conferencias
requiere una planificación estratégica sólida y una gestión eficiente de
recursos y logística. Estos eventos ofrecen oportunidades únicas para el
intercambio de conocimientos y la creación de redes profesionales, por lo
que es fundamental asegurar su correcto desarrollo.
Localizar un sitio
Una vez decidida la forma del acto, hay que elegir un lugar, un sitio. El
lugar de celebración no es sólo un lugar, sino un conjunto de posibilidades,
que pueden no sólo modificar, sino incluso cambiar el formato del evento.
El único consejo es que no te fíes únicamente de las opiniones del ejecutor
a la hora de elegir un lugar de celebración, sino que siempre veas los
lugares en persona (planea viajar durante 1 o 2 días), haz fotografías de
todas las instalaciones, de todas las habitaciones en las que se alojarán tus
invitados, prueba el menú, recoge todas las listas de precios. Si se trata de
un lugar en las regiones, pregunte a sus distribuidores (hotel, sala de
conferencias), si es en el extranjero, busque reseñas y pregunta a personas
que hayan estado allí.
Planificar detalladamente el evento
Una vez que conozcas todos los elementos básicos que formarán parte de
tu evento, deberás elaborar un plan detallado para el mismo.
Cuanto más grande sea el evento, más a fondo se preparan los planes y
más documentos específicos tendrás que hacer.
Esta es una lista parcial de los documentos que están presentes cuando se
prepara una convención de distribuidores para una de tus empresas:
1. Plan general del evento, el documento principal del organizador,
donde se refleja minuto a minuto el evento de tres días.
Los siguientes elementos están presentes:
• Fecha y hora
• Fases concretas del evento: por ejemplo, concurso, conferencia,
tiempo libre, banquete, mesas redondas, salida, etc.
• Preparación: lo que hay que hacer antes del evento para que no
salga mal
• Descripción: una breve descripción del evento en sí
• Persona responsable: la persona responsable de la realización del
evento
• Lista de asistencia: las personas que participan en la realización
del proceso del evento y que informan al responsable del mismo.
• Documentos y materiales: necesarios para la organización. Por
ejemplo, para los asientos en los autobuses, para la asignación de
habitaciones, etc.
2. Plan de Eventos con una lista de tareas a realizar por el ejecutor
3. Programa del evento y plan de conferencias para los invitados
4. Asignación de habitaciones
5. Lista de teléfonos móviles de los distribuidores
6. Lista de las matrículas de los coches de los invitados, que se
entregará a los responsables de seguridad
7. Señalización y rotulación
8. Formatos de invitaciones para invitados con indicaciones de
cómo llegar
9. Un formulario para registrar la lista final de participantes (ya que
no todos los invitados están dispuestos a asistir)
10. Un formulario de encuesta para identificar el interés en
determinados temas
11. Menús para el desayuno, la comida y, sobre todo, el banquete
12. Lista de nominaciones para los premios durante el banquete
Evidentemente, la lista no está completa y será diferente para cada
organizador. Para preparar el evento, además de la experiencia, se
requiere siempre la misma tarea: repasar mentalmente todo el evento
desde el primer hasta el último momento.
Equipo para el evento y asignación de funciones
Todo organizador sabe que es difícil hacer algo grande sin un equipo. Por
eso, aunque hayas elaborado un borrador de tu evento, tienes que tener
claro quién te ayudará a dirigirlo. Las personas deben ser competentes,
moralmente estables. Es necesario que haya un número suficiente de
personas para el evento; por eso, al hacer un plan detallado, asegúrate de
que no haya la misma persona en dos lugares al mismo tiempo. Asegúrate
de prever las emergencias: debe haber una persona que se encargue de
la protección contra los golpes o que asista la emergencia, personas que
se encarguen de los premios, etc.
Un punto importante es que no te olvides de organizar una reunión con los
organizadores antes del evento, para repasar todo de nuevo y resolver las
cuestiones difíciles.
CONVENCIONES
La empresa YAMBAL S.A. realizara la reunión en el departamento de La Paz
para lanzar los productos de tratamiento facial elaborado con elementos
naturales.
ANTES DE LA REUNIÓN
Líder de equipo: Carlos Gallegas (gerente general)
OBJETIVOS
❖ Alcanzar objetivos en busca de nuevos clientes.
❖ Atraer empresas que tengan interés en la marca
❖ Aumentar las ventas del nuevo producto.
PREPARACIÓN
El evento se realizará en fecha de 20 de mayo del 2023 en horas 17:00 pm
en inmediaciones del “Hotel Alexander”
PARTICIPANTES
➢ Carlos Gallegas (Gerente General)
➢ Gloria Irene Kasa Copana (secretaria)
➢ Cristal Laura Ibáñez (Asistente Personal)
➢ Jhoisy Amaru Balboa (jefe De Ventas)
➢ Gabriel Andy Zarate (jefe De Relaciones Publicas)
➢ Fernando Tapia Gonzales (jefe Administrativo)
➢ Jisel Ilaya Mamani (Coordinadora De Eventos)
ORGANIZACIÓN
La reunion se realiza a horas 05:00pm
DISTRIBUCION
✓ El gerente general estará encargado de liderar la reunión
✓ La secretaria estará encargada de repartir los documentos a los
miembros de esta reunión.
✓ La asistente ayudara en lo que pida el gerente general.
✓ El jefe de ventas y administrativo, estarán a cargo de dar el informe
sobre la venta del producto nuevo y cuantas ganancias tendrá de
esta.
✓ El jefe de relaciones publicas juntos con la de jefa de coordinación de
eventos, informaran como y cuando se realizara el lanzamiento del
nuevo producto.
DURANTE DE LA REUNIÓN
La estructura típica de un orden del día incluye:
1. Bienvenida, a los participantes de la reunion
2. Revisión de cada tema que se desea tratar en la reunión.
Como ser lanzamiento de nuestro producto que es el tratamiento
facial de elementos naturales.
3. Posible debate de otros temas que quedaron fuera del orden del
día.
En hay habrá preguntas dudas de cómo será el lanzamiento y si
habrá ganancias o no.
4. Acuerdo.
En aquí se vera si aceptan apoyar a lanzar nuevo producto.
5. Cierre de la reunión.
DESPUES DE LA REUNIÓN
Agradecimiento por la asistencia y atención y mostrarles una meta
concreta sobre nuestros objetivos de la venta del producto nuevo.
