Protocolo individual
ISABEL CRISTINA NARVAEZ PEREZ
Descripción del texto o actividad a realizar.
La facturación y gestión de cartera en salud es un proceso crucial para el
éxito financiero de las instituciones prestadoras de servicios médicos. Se trata de
un conjunto de actividades que abarcan desde la generación de facturas por los
servicios prestados hasta el cobro efectivo de las cuentas por cobrar. Una gestión
eficiente de la cartera de clientes es esencial para garantizar el flujo de caja, la
sostenibilidad financiera de la institución y la continuidad de la atención médica de
calidad.
Se describe la importancia de ejercer una adecuada facturación y gestión
de cartera en salud, para que los recursos de las instituciones en salud se logren
encontrar en óptimas condiciones para brindar un servicio oportuno
Palabras claves.
● Facturas
● Glosas
● Ingresos
● Historias clínicas
Objetivos de las lecturas o actividad a realizar.
• Objetivo General: Asegurar la facturación adecuada y la gestión eficiente
de la cartera en el sector salud para maximizar los ingresos, mejorar el flujo
de caja, y garantizar la sostenibilidad financiera de las instituciones
prestadoras de servicios médicos.
Objetivos Específicos.
● Implementar procedimientos precisos para la codificación y registro de
servicios prestados.
● Desarrollar estrategias efectivas para minimizar el número de cuentas
en mora y facilitar el cobro oportuno.
● Utilizar tecnologías avanzadas para la facturación electrónica y la
gestión de cartera.
● Capacitar al personal en normativas y procedimientos de facturación y
gestión de cartera.
● Fortalecer la comunicación y colaboración con entidades
aseguradoras y pacientes para asegurar un proceso de facturación y
gestión de cartera más fluido.
● Asegurar que todos los servicios prestados sean facturados
adecuadamente para maximizar los ingresos de la institución.
● Implementar estrategias efectivas para minimizar el número de
cuentas en mora, facilitando el cobro oportuno y reduciendo pérdidas
financieras.
Conceptos claves y definiciones
● Conciliación en salud: Mecanismo flexible o alternativo que
involucra la participación del Prestador y de la Aseguradora, para
resolver las no conformidades encontradas en una atención
médica con la finalidad de llegar a un acuerdo entre las partes.
● Cobranza: Procedimientos y estrategias utilizadas para
garantizar el cobro efectivo de las cuentas por cobrar, a través
de diferentes canales como llamadas telefónicas, correos
electrónicos, y visitas personales.
● Facturas: Las facturas son documentos legales que detallan los
servicios médicos prestados a un paciente y los costos
asociados. Se utilizan para cobrar a los pacientes o a las
entidades aseguradoras por los servicios recibidos.
● Glosas: Las glosas son observaciones o rechazos
parciales/totales que hacen las aseguradoras o entidades
responsables del pago (como EPS en algunos países) sobre una
factura presentada por una institución de salud. Su objetivo es
cuestionar, corregir o negar el pago de ciertos valores por falta
de justificación, errores administrativos o falta de soportes.
● Ingresos: En el contexto clínico, los ingresos se refieren al
registro o admisión de un paciente en una institución de salud
para recibir atención médica. Pueden ser ingresos hospitalarios
(internación) o ambulatorios (consulta externa, urgencias, etc.).
Resumen de la(as) lecturas
Importancia de la facturación precisa: Una facturación adecuada
asegura la correcta codificación y registro de los servicios prestados, lo cual es
esencial para maximizar los ingresos y cumplir con las normativas vigentes.
Gestión eficiente de la cartera: Se enfatizó la necesidad de un manejo
adecuado de las cuentas por cobrar para reducir la morosidad y optimizar el capital
de trabajo. Esto incluye el seguimiento continuo de las cuentas, la realización de
cobros oportunos y la implementación de estrategias para prevenir la morosidad.
Tecnologías y herramientas: El uso de tecnologías modernas, como
software de facturación electrónica y sistemas de gestión de cartera, se consideró
fundamental para mejorar la eficiencia de estos procesos.
Capacitación y conocimiento: La capacitación del personal y el
conocimiento de las normativas y contratos vigentes se identificaron como factores
clave para evitar errores y mejorar la eficiencia de los procesos de facturación y
gestión de cartera.
La facturación cumple un papel fundamental en toda entidad que trabaje
con recaudo, La facturación se conoce como el conjunto de actividades que nos
permiten liquidar la prestación de servicios de salud que conllevan a la atención
de usuarios en una institución de servicios de salud. Se define como gestión de
cartera el conjunto de acciones y estrategias implementadas para administrar las
cuentas por cobrar, es decir, el dinero que se debe a las instituciones por servicios
prestados. La facturación en salud cuenta con los siguientes elementos claves
para la buena implementación de los procesos:
• DATOS DEL PACIENTE
• SERVICIOS
• PRESTADOR.
• CODIGOS CUP
• PRECIOS
Su importancia precisa es asegurar que las instituciones reciban los pagos
correspondientes a los servicios prestados, lo que es crucial para su
sostenibilidad financiera.
Los elementos claves de la gestión de cartera son:
SEGUIMIENTO DE CUENTAS.
COBRANZA.
ANALISIS DE MORA.
La importancia de la gestión de cartera es mejorar el flujo de caja de la
institución, reducir el riesgo financiero y asegurar que se mantenga la calidad en
la atención al paciente.
El proceso inicia desde la generación de la factura hasta el cobro efectivo
de las cuentas por cobrar.
Es muy importante conocer los contratos (en fichas técnicas) por parte de
todos los involucrados es para nuestro concepto uno de los mejores puntos de
apoyo en el mejoramiento del proceso de facturación, el desconocimiento de
ellos es el principal causante de errores, glosas, objeciones y devoluciones.
El proceso de facturación consta de las siguientes etapas:
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS: El contrato es un acuerdo, el
compromiso, pacto o convenio que se da como consecuencia del proceso de
negociación entre 2 partes, obligándose mutuamente a cumplir.
ADMISIÓN DEL USUARIO: Al momento del ingreso del paciente a la
institución se inicia la atención con la recepción por el servicio de admisiones que
es el responsable de identificación, validación de derechos y clasificación. Se
identifica el responsable del pago, se continúa con la solicitud de documentos
soportes para el cobro de la cuenta en cada uno de los casos a la entidad
responsable del paciente, por ejemplo, EPS c, EPS s, ARL, Aseguradoras, Planes
complementarios, planes cruce cobertura, FOSYGA.
PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y ELABORACIÓN DE REGISTROS
ASISTENCIALES Y/O ADMINISTRATIVOS: Con el uso de las nuevas
tecnologías (TICS), El proceso de facturación dio un giro de 180°, los
funcionarios del área de facturación son los directamente encargados del
cargue de todos los datos a la factura digital mediante los procesos de
solicitud u ordenamiento, registro de la atención en salud, administración de
medicamentos o utilización de insumos.
LIQUIDACIÓN Y ELABORACIÓN DE LAS FACTURAS
A diario se debe cargar las prestaciones, medicamentos, etc. Se elabora la
prefectura de acuerdo al convenio o las normas establecidas, con la base tarifaria
o en el contrato o ley.
Es necesario tener presente el manual tarifario para el análisis de los datos
contenidos, también es necesario tener la normativa legal y los acuerdos de
voluntades vigentes entre las partes. Se produce posteriormente a emitir la factura
definitiva o liquidación individual para el usuario.
IMPRESIÓN Y/O RECOLECCIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTES
La documentación que será el soporte de la factura, incluye las
autorizaciones, registros asistenciales de salud y los insumos, registros de
formatos para cada paciente.
El paquete conformado por facturas, los soportes de atención, los soportes
de autorizaciones convenio y los RIPS, es a partir de ahora denominado para
efectos prácticos como (cuentas médicas).
PREPARACIÓN DE LA CUENTA: En este paso se reciben las facturas-
cuentas médicas, realizadas durante el periodo determinado, se debe realizar la
auditoría previa con el fin de detectar los posibles errores y la corrección de los
mismos. Verificada su calidad se le da visto bueno y armada cada cuenta
correspondiente a cada entidad responsable del pago y discriminada por periodo;
cuentas que posteriormente se envían al área responsable de la radicación.
RADICACIÓN DE LA CUENTA: Es el último paso del proceso de facturación, el
cual consiste en la preparación y presentación de cuentas a cobrar. Por medio de
este proceso se notifica a la entidad responsable del pago de la deuda.
GESTIÓN DE LA CARTERA: Es el seguimiento a la cuenta, esto incluye: El
manejo de objeciones, glosas, el control de la cartera y la aplicación de los
indicadores de gestión de cartera.
RECAUDO: El recaudo es lo que nos permite continuar cumpliendo con su
objetivo social de prestar servicios asistenciales. es necesario conocer qué
cuentas se están cancelando y la fecha en qué se está realizando cada pago para
determinar si existe o no cumplimiento en los plazos establecidos.
Metodología de trabajo (Cómo realizó la actividad)
La actividad colaborativa se realizó mediante una lectura detallada de los
documentos relacionados con la facturación y gestión de cartera en el sector
salud. Se destacaron los puntos más importantes y se analizó su impacto en el
proceso de recaudación de las instituciones de salud.
Se realiza lectura previa con referente al tema de facturación en salud y gestión
y cartera, La importancia que tiene esta para el proceso de recaudos en las
instituciones del sector salud.
Lectura y análisis: Cada participante realizó una lectura crítica de los
textos asignados.
Discusión grupal: Se llevaron a cabo discusiones grupales para
compartir ideas y puntos de vista sobre los temas tratados.
Síntesis y resumen: Se elaboraron resúmenes de las lecturas y
discusiones para consolidar la información relevante.
Redacción del informe: Se redactó un informe colaborativo que incluye
las conclusiones y recomendaciones basadas en las discusiones y análisis
realizados.
Conclusiones de la lectura o actividad.
La facturación en salud implica la correcta codificación y registro de los
servicios prestados a los pacientes, asegurando que se cumplan las normativas
vigentes y que se maximicen los ingresos. Un proceso de facturación eficiente no
solo mejora el flujo de caja, sino que también contribuye a la sostenibilidad
financiera de la institución de salud.
Por otro lado, la gestión de cartera se refiere al manejo y seguimiento de las
cuentas por cobrar, lo que incluye la gestión de pagos pendientes por parte de
pacientes y aseguradoras. Una buena gestión de cartera es fundamental para
reducir la morosidad, optimizar el capital de trabajo y garantizar que la
organización disponga de los recursos necesarios para operar adecuadamente.
En conjunto, una facturación precisa y una gestión efectiva de cartera permiten a
las instituciones de salud mantener su viabilidad económica, mejorar su servicio
al paciente y asegurar el acceso a atención médica continua. La implementación
de tecnologías adecuadas y prácticas administrativas eficientes en estos procesos
es clave para lograr estos objetivos.
Discusiones y recomendaciones.
Implementación de tecnologías modernas: Adoptar software de
facturación electrónica y sistemas de gestión de cartera para mejorar la
eficiencia y precisión de estos procesos.
Capacitación continua: Capacitar al personal en las normativas
vigentes y en el uso de herramientas tecnológicas para evitar errores y mejorar
la eficiencia.
Mecanismos de conciliación: Establecer mecanismos para resolver
discrepancias entre prestadores y aseguradoras de manera ágil y efectiva.
Mejora de la comunicación: Fortalecer la comunicación y colaboración
con las entidades aseguradoras y los pacientes para asegurar un proceso de
facturación y gestión de cartera más fluido.
Bibliografía.
1. Facturación y auditoría de cuentas en salud, De Mauricio
Leuro Martínez, Irsa Tatiana Oviedo Salcedo
2. Ministerio de Salud y Protección Social. (2022). Factura
electrónica en salud. Enlace
3. Harris, D. (2020). Successful Billing Strategies in the Hospital
Industry. Enlace
4. Ministerio de Salud (2022). Resolución 510 de 2022. Enlace
5. Martínez, M., & Oviedo, I. (2022). Proceso de admisión y
facturación. Enlace
6. Espinosa, C., & Franco, G. (2014). Diseño de procesos
para el departamento de admisiones en el Hospital León
Becerra en Guayaquil.
